目 次 1. 報 告 業 務 増 大 の 背 景 2. 部 門 報 告 集 計 業 務 における 課 題 3. 報 告 書 集 計 システム のご 紹 介 4.まとめ

日 常 の 報 告 業 務 に 潜 む ムダむ ムダ をなくすためには? 基 幹 業 務 システム ワークフローでは 実 現 できない 業 務 効 率 改 善 のポイント 株 式 会 社 日 立 情 報 システムズ 新 製 品 推 進 プロジェクト 本 部 清 水 伸 洋

目 次 1. 報 告 業 務 増 大 の 背 景 2. 部 門 報 告 集 計 業 務 における 課 題 3. 報 告 書 集 計 システム のご 紹 介 4.まとめ

目 次 1. 報 告 業 務 増 大 の 背 景 2. 部 門 報 告 集 計 業 務 における 課 題 3. 報 告 書 集 計 システム のご 紹 介 4.まとめ

1. 報 告 業 務 増 大 の 背 景 (1) 情 報 処 理 領 域 の 拡 大 IT 利 用 の 分 散 化 により 情 報 処 理 の 領 域 は 大 きく 拡 大 しています 不 定 期 非 定 型 業 務 に 領 域 が 拡 大 するにつれ 自 動 化 された 情 報 処 理 から 手 作 業 での 情 報 処 理 が 大 幅 に 増 加 しています 非 定 型 の 業 務 処 理 パターンや 処 理 サイクルが 流 動 的 な 情 報 処 理 部 門 別 計 画 実 績 収 集 業 務 部 門 別 予 算 実 績 見 通 しの 集 計 基 幹 システムでは 対 応 できない 実 績 の 集 計 キャンペーンの 計 画 実 績 の 集 計 経 費 関 連 予 算 実 績 見 通 しの 集 計 等 部 門 別 の 明 細 を 集 約 する 業 務 アンケートの 集 計 資 格 試 験 の 申 込 集 計 社 内 斡 旋 品 の 申 込 集 計 ISO 活 動 計 画 実 績 報 告 イベント 開 催 時 の 来 場 者 の 明 細 集 計 等 電 子 メール 等 で 収 集 集 計 されている 業 務 定 期 処 理 ( 日 月 年 等 ) 基 幹 業 務 の 情 報 処 理 販 売 在 庫 管 理 生 産 管 理 経 理 給 与 ホスト サーバのDBを 中 心 とした 基 幹 業 務 システム 等 ワークフロー 情 報 処 理 各 種 申 請 業 務 届 出 査 定 審 査 グループウェア(ワークフロー)システム 不 定 期 処 理 ( 随 時 ) 定 型 の 業 務 -1-

(2) 部 門 報 告 集 計 業 務 増 大 の 背 景 スピード 経 営 変 化 する 集 計 方 法 全 社 横 断 業 務 の 増 加 激 変 する 経 済 環 境 への 対 応 速 報 でよいので すぐに 報 告 がほしい 情 報 の 切 り 口 ( 項 目 集 計 方 法 )が 頻 繁 に 変 わる マトリックス 組 織 プロジェクト ISO 等 全 社 活 動 部 門 報 告 集 計 業 務 の 増 大 スプレッドシート メール+ ワープロ 文 書 連 絡 集 計 -2-

目 次 1. 報 告 業 務 増 大 の 背 景 2. 部 門 報 告 集 計 業 務 における 課 題 3. 報 告 書 集 計 システム のご 紹 介 4.まとめ

2. 部 門 報 告 集 計 業 務 における 課 題 (1) 報 告 書 収 集 集 計 業 務 の 流 れ( 電 子 メール 運 用 の 場 合 ) 本 社 本 庁 等 の 取 り 纏 め 部 門 Excel 作 成 定 型 帳 票 非 定 型 帳 票 メール 作 成 宛 先 の 入 力 メール 本 文 の 作 成 Excelの 添 付 メール 送 信 各 拠 点 の 担 当 者 へ 進 捗 状 況 の 確 認 報 告 書 送 付 のフォロー メール 受 信 パソコン 保 存 確 認 切 貼 り 作 業 もしくは Excelのマクロ 機 能 等 による 集 計 作 業 集 計 ( 未 着 信 確 認 ) 各 部 門 拠 点 メール 受 信 報 告 書 の 訂 正 依 頼 等 パソコン 保 存 確 認 入 力 メール 送 信 -3-

(2) 部 門 ごとの 課 題 取 り 纏 め 部 門 電 子 メールでの 収 集 切 り 貼 り 作 業 が 大 変 また ミスもおきやすい 拠 点 における 作 業 進 捗 状 況 が 簡 単 に 把 握 できない 収 課 集 したExcelファイルを 題 集 計 する 為 に 高 度 なマクロ 機 能 等 の 知 識 が 必 要 ワークフローやプログラムの 作 りこみでは 業 務 の 追 加 改 変 に 都 度 コストと 時 間 が 掛 かる 各 報 告 部 門 報 告 書 類 が 多 く 期 限 管 理 が 大 変 である 各 報 告 書 を 誰 がどこまで 作 成 しているのか わからない -4-

(3)グループウェアの 業 務 適 用 領 域 グループウェア( 情 報 の 交 換 と 共 有 ) 電 子 メール 組 織 内 外 のメッセージ 交 換 ツール 電 子 掲 示 板 通 知 事 項 の 掲 載 様 式 集 掲 載 等 スケジュール 管 理 個 人 チームのスケジュール 管 理 ファイル 管 理 共 有 ファイルのバージョン 管 理 等 ワークフロー 各 種 申 請 承 認 業 務 の 電 子 化 多 拠 点 多 部 門 からの 報 告 書 の 提 出 管 理 集 計 業 務 -5- グループウェアで は 対 応 しきれない 領 域

目 次 1. 報 告 業 務 増 大 の 背 景 2. 部 門 報 告 集 計 業 務 における 課 題 3. 報 告 書 集 計 システム のご 紹 介 4.まとめ

3. 報 告 書 集 計 システム のご 紹 介 製 品 のコンセプト 本 社 本 部 等 の 取 り 纏 め 部 門 は 各 拠 点 の 作 業 状 況 提 出 状 況 が リアルタイムに 確 認 できる 収 集 したExcel( 別 ファイル)をExcelの 高 度 な 知 識 が 無 くても 簡 単 に 集 計 できる 報 告 書 の 重 要 度 に 応 じ 報 告 する 側 の 閲 覧 者 ( 作 成 者 ) 承 認 者 ( 提 出 者 ) が フレキシブルに 設 定 できる 現 行 のExcelマクロの 資 産 流 用 や 集 計 後 のExcel 二 次 加 工 等 可 能 な フレキシブルなシステム ( 指 定 したホルダに 部 門 番 号 +ファイル 名 にて 自 動 収 集 ) -6-

システム 概 略 図 本 社 本 部 等 の 取 り 纏 め 部 門 から 複 数 拠 点 に 対 し 報 告 の 依 頼 ~ 回 収 ~ 集 計 の 一 連 の 業 務 を 自 動 化 報 告 の 進 捗 状 況 も 可 視 化 されます 拠 点 ( 支 店 営 業 所 等 ) 本 社 本 部 等 の 取 り 纏 め 部 門 2 報 告 依 頼 3Web 上 で 報 告 書 提 出 支 店 報 告 書 イントラネット 1 集 計 ツール 設 定 報 告 依 頼 先 提 出 締 切 日 等 の 設 定 4 提 出 状 況 の 確 認 5 報 告 書 自 動 集 計 支 店 報 告 書 本 店 営 業 部 報 告 書 集 計 表 ( 全 店 合 計 表 ) 東 京 支 店 横 浜 支 店 -7-

報 告 依 頼 ~ 集 計 までの 流 れ( 全 体 概 略 ) 本 社 本 部 等 の 取 り 纏 め 部 門 1 集 計 ツールの 設 定 : 見 出 し 位 置 集 計 領 域 等 の 設 定 2 報 告 依 頼 : 提 出 依 頼 先 提 出 期 限 等 の 設 定 4 提 出 状 況 の 確 認 報 告 書 提 出 依 頼 支 店 等 の 拠 点 3 報 告 書 の 作 成 報 告 書 提 出 5 報 告 書 の 集 計 -8-

提 出 者 権 限 閲 覧 者 ( 作 成 者 ) 権 限 付 与 の 考 え 方 利 用 者 の 所 属 職 位 で 機 能 制 限 致 します 例 : 社 内 斡 旋 品 の 申 込 集 計 本 社 - 総 務 部 支 店 取 り 纏 め 担 当 者 報 告 依 頼 ( 提 出 者 制 限 なし) 支 店 長 副 支 店 長 イントラネット 課 長 係 長 担 当 閲 覧 作 成 提 出 庶 務 提 出 可 能 例 : 年 度 予 算 書 の 集 計 本 社 - 営 業 推 進 部 ( 取 り 纏 め) 支 店 取 り 纏 め 担 当 者 報 告 依 頼 ( 提 出 者 制 限 あり) 内 容 確 認 修 正 支 店 長 上 長 承 認 依 頼 イントラネット 副 支 店 長 課 長 係 長 提 出 庶 務 担 当 閲 覧 作 成 可 能 ( 提 出 不 可 能 ) -9-

初 期 画 面 各 部 門 拠 点 取 り 纏 め 部 門 -10-

報 告 依 頼 ~ 集 計 までの 流 れ( 詳 細 ) 本 社 本 部 等 の 取 り 纏 め 部 門 1 集 計 ツール を 利 用 し 領 域 の 設 定 を 行 います 集 計 パターンは 3パターンです 部 署 別 一 覧 集 計 集 計 ツールの 設 定 : 見 出 し 位 置 集 計 領 域 の 設 定 集 計 結 果 グループ 別 (エリア 等 )や 全 部 署 の 総 合 計 も 簡 単 に 設 定 でき 集 計 可 能 -11-

部 署 別 リスト 集 計 集 計 ツールの 設 定 : 見 出 し 位 置 等 の 設 定 集 計 結 果 見 出 し 位 置 の 設 定 だけで 全 部 署 の 明 細 が 集 計 されます -12-

全 部 署 串 刺 し 集 計 集 計 ツールの 設 定 : 集 計 領 域 等 の 設 定 集 計 結 果 見 出 しを 含 めた 範 囲 指 定 のみで 串 刺 し 集 計 -13-

2 報 告 依 頼 : 報 告 要 求 先 提 出 期 限 等 の 設 定 を 行 います 1 報 告 書 名 の 入 力 2 提 出 依 頼 先 の 指 定 プルダウンから 事 前 に 登 録 した グループで 選 択 も 可 能 -14-

3 提 出 者 制 限 の 設 定 報 告 書 の 拠 点 側 提 出 者 を 役 職 で 制 限 することが 可 能 4 閲 覧 者 制 限 の 設 定 報 告 書 の 拠 点 側 閲 覧 者 を 役 職 で 制 限 することが 可 能 5 提 出 期 限 日 の 設 定 6 報 告 サイクルの 設 定 7 報 告 ファイルの 指 定 集 計 ツール にて 情 報 設 定 した ファイルを 選 択 拠 点 へ 報 告 依 頼 -15-

応 用 機 能 ~ 部 署 別 展 開 機 能 集 計 ツールの 設 定 : 見 出 し 位 置 集 計 領 域 等 の 設 定 東 京 支 店 大 阪 支 店 名 古 屋 支 店 該 当 部 署 へ 報 告 依 頼 部 署 コードの 指 定 によりデータを 部 署 ごとに 自 動 判 別 ファイルを 分 割 し 該 当 部 署 に ファイルを 送 信 報 告 依 頼 する -16-

支 店 等 の 拠 点 3 報 告 書 の 作 成 : 報 告 書 ごとに 依 頼 元 部 署 提 出 期 限 等 の 内 容 が 一 目 で 確 認 できます 報 告 業 務 一 覧 の 確 認 報 告 書 の 作 成 提 出 報 告 書 の 提 出 補 足 本 部 側 で 送 信 者 権 限 が 設 定 された 報 告 書 上 長 への 承 認 依 頼 の 実 施 -17-

本 社 本 部 等 の 取 り 纏 め 部 門 4 提 出 状 況 の 確 認 5 報 告 書 の 集 計 提 出 状 況 の 確 認 集 計 各 拠 点 か ら の 報 告 書 の 提 出 -18-

機 能 概 略 本 部 報 告 依 頼 作 成 報 告 書 定 義 (フォーマット 集 計 パターン 等 ) 依 頼 先 指 定 報 告 サイクルの 設 定 支 店 報 告 書 作 成 提 出 機 能 上 長 承 認 機 能 ( 任 意 設 定 ) 報 告 書 提 出 履 歴 管 理 作 業 状 況 確 認 ( 各 報 告 書 のログ 情 報 ) 提 出 状 況 作 業 状 況 確 認 報 告 差 戻 し 再 送 報 告 書 集 計 集 計 パターン 設 定 と 自 動 集 計 部 店 別 一 覧 集 計 部 店 別 リスト 集 計 全 部 店 串 刺 し 集 計 管 理 者 マスタメンテナンス 全 部 門 報 告 書 依 頼 提 出 状 況 確 認 応 用 機 能 ~ 部 店 別 展 開 機 能 -19-

システム 構 成 図 電 算 部 門 サーバ ファイル 回 収 フォルダ DB 入 力 シート 報 告 書 提 出 イントラネット 提 出 依 頼 提 出 状 況 確 認 集 計 集 計 後 支 店 等 の 拠 点 本 社 本 部 等 の 取 り 纏 め 部 門 PC(ブラウザ) PC(ブラウザ) PC(ブラウザ) PC(ブラウザ) PC(ブラウザ) -20-

稼 働 環 境 (1)サーバ 項 目 1 OS 2 WEBServer 3 DB Server 4 MainMemory (2)クライアント 項 目 1 OS 2 WebBorwser 3 表 計 算 など 4 Memory Windows 2000 2003Server Cosminexus tomcat Microsoft SQL Server 2005 無 償 DB(SQL2005 Express Edition) 2GB 以 上 Windows2000 XP Vista Microsoft InternetExproler 5.5 6 7 環 境 Microsoft Excel2000 など 本 部 支 店 間 統 一 バージョンでの 運 用 を 推 奨 ただし 本 部 にて 集 計 を 実 行 するPCについては Excel2000 以 降 が 必 須 となります 256MB 以 上 を 推 奨 環 境 5 クライアント ユーザ 権 限 (3)ネットワーク 項 目 1 プロトコル システム 初 回 アクセス 時 ActiveX の 組 込 が 必 須 となります 組 込 の 際 の 権 限 は PowerUserまたはAdministratorとなります (Vistaの 場 合 は Administratorのみ) TCP/IP 2 HTTPプロトコル イントラネット 内 でHTTPプロトコル NetBiosが 使 用 可 能 であること 環 境 -21-

導 入 事 例 流 通 業 ( 小 売 チェーン):90 店 舗 (1) 定 量 効 果 : 本 部 側 の 集 計 作 業 の 時 間 のみにて 算 出 サイクル 対 象 報 告 書 数 1 報 告 書 あたりの 作 成 時 間 ( 単 位 : 時 間 ) 年 間 所 要 時 間 数 ( 単 位 : 時 間 ) 週 次 3 3 432 月 次 15 3 540 年 次 20 4 80 随 時 10 3 30 計 1,082 年 間 ;1082 時 間 の 効 率 化 (1 日 実 働 8 時 間 として 135 日 の 効 率 化 ) (2) 定 性 効 果 (a) 作 業 状 況 提 出 状 況 確 認 がリアルタイムで 確 認 可 能 になり 拠 点 への 連 絡 督 促 時 間 が 低 減 できた (b) 自 動 集 計 により 切 り 貼 りによるミスが 無 くなった (c)excelの 高 度 な 知 識 も 不 要 となり 集 計 の 効 率 化 における 部 門 間 格 差 も 平 準 化 できた (d) 部 門 別 報 告 書 の ReportConnectionⅡ への 統 合 により 拠 点 側 も 独 自 の 期 限 管 理 も 不 要 となり 提 出 漏 れも 低 減 できた -22-

導 入 実 績 こんな 企 業 団 体 にご 活 用 いただいております 銀 行 信 用 金 庫 信 用 組 合 JA 損 害 保 険 会 社 生 命 保 険 会 社 総 合 スーパーストア 酒 小 売 業 (チェーン) 自 動 車 ディラー 生 活 協 同 組 合 商 社 携 帯 電 話 販 売 会 社 県 商 工 会 連 合 会 -23-

目 次 1. 報 告 業 務 増 大 の 背 景 2. 部 門 報 告 集 計 業 務 における 課 題 3. 報 告 書 集 計 システム のご 紹 介 4.まとめ

4.まとめ 拠 点 からの 情 報 収 集 レポーティングのスピードアップと 正 確 性 の 向 上 リアルタイムな 進 捗 管 理 が 可 能 1 本 部 での 報 告 集 計 業 務 の 効 率 化 正 確 性 の 向 上 報 告 業 務 の 作 成 報 告 依 頼 集 計 がエンドユーザーにて 運 用 可 能 報 告 書 別 に 各 支 店 の 作 業 開 始 状 況 提 出 状 況 をリアルタイムに 確 認 が 可 能 Excelの 高 度 な 知 識 が 無 くても 収 集 した 報 告 書 の 集 計 設 定 を 簡 単 に 作 成 可 能 電 子 メールのように 添 付 ファイルを 切 り 出 し 保 存 する 等 の 作 業 は 発 生 せず 新 旧 様 式 の 間 違 いも 防 止 2 拠 点 側 での 報 告 計 画 進 捗 状 況 の 可 視 化 各 拠 点 での 報 告 書 の 期 限 管 理 が 可 能 報 告 書 の 部 署 別 参 照 や 提 出 期 限 順 参 照 による 報 告 漏 れ 防 止 -24-

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ご 清 聴 ありがとうございました 株 式 会 社 日 立 情 報 システムズ 新 製 品 推 進 プロジェクト 本 部 清 水 伸 洋