大 学 情 報 データベースシステム EXCEL 一 括 登 録 マニュアル
目 次 1. 大 学 情 報 データベースシステムの 使 用 方 法 について... 1 1.1.EXCEL 一 括 登 録... 1 1.2.EXCEL ダウンロード... 2 1.2.1. 検 索 条 件 の 指 定 プレビュー... 3 1.2.2.EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 あり)... 5 1.2.3.EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 なし)... 7 1.2.4. 検 索 条 件 の 保 存... 9 1.2.5.タイプ 別 検 索 条 件 の 指 定 方 法... 9 1.3.EXCEL アップロード... 10 1.3.1.EXCEL 一 括 登 録 ファイルの 作 成 方 法... 10 1.3.2. 一 括 登 録 の 実 行... 14
1. 大 学 情 報 データベースシステムの 使 用 方 法 について 1.1.EXCEL 一 括 登 録 大 学 情 報 データベースシステムでは 新 規 追 加 編 集 削 除 を 同 時 に 一 括 で 行 うことができる 機 能 を 用 意 しました EXCEL 一 括 登 録 の 利 用 上 での 注 意 点 EXCEL 一 括 登 録 ではエラーチェックと 登 録 を 同 時 に 行 います チェック 内 容 に 関 しては それ ぞれの EXCEL 一 括 登 録 ファイル 内 の 入 力 説 明 を 参 照 してください チェック 結 果 がエラーの 場 合 は 登 録 されずにエラー 内 容 の 一 覧 が 画 面 上 に 表 示 されます エラーの 場 合 は 全 てのデータが 登 録 されません ファイル 形 式 は EXCEL97-2003 形 式 (.xls)のみです EXCEL2007 OpenOffie.org Cl をお 使 いの 方 は EXCEL97-2003 形 式 (.xls)で 保 存 してください 1
1.2.EXCEL ダウンロード EXCEL ダウンロードは 大 学 情 報 データベースシステム 上 に 登 録 されている 教 職 員 基 礎 データ 教 職 員 集 計 データを EXCEL 一 括 登 録 用 のテンプレートで 出 力 する 機 能 です 出 力 範 囲 出 力 順 序 を 各 々のカテゴリで 設 定 することができます 検 索 条 件 の 指 定 は CSV ダウンロードとは 一 部 異 なる 箇 所 がありますので ご 注 意 ください ここでは 教 職 員 基 礎 データのダウンロードを 例 に 説 明 します 1)メインメニュー 画 面 からの 教 職 員 基 礎 データ ボタンをクリックしてください 図 1:メインメニュー 画 面 2) 教 職 員 基 礎 データ 初 期 画 面 の のメニューに 各 領 域 毎 のデータ 登 録 用 メニューが 表 示 され ます 領 域 部 分 をクリックすることにより メニューの 折 りたたみが 可 能 です 図 2: 教 職 員 基 礎 データ 初 期 画 面 2
1.2.1. 検 索 条 件 の 指 定 プレビュー 教 職 員 基 礎 データをダウンロードする 際 に 検 索 条 件 表 示 順 を 各 々のカテゴリで 設 定 すること ができます また 出 力 結 果 をダウンロードする 前 に 画 面 上 で 表 示 (プレビュー)して 確 認 する ことができます 登 録 されている 全 データを EXCEL に 出 力 する 場 合 は 検 索 条 件 を 指 定 せずに 1.2.2.EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 あり)へ 進 んでください 論 文 を 例 に 説 明 します d e f h g 図 3:ダウンロードファイル 設 定 画 面 3
1)d の 検 索 条 件 表 示 チェックボックスで 検 索 条 件 の 表 示 非 表 示 を 選 択 できます ( 非 表 示 になっても 以 前 修 正 した 検 索 条 件 は 変 わりません) 2) の 項 目 名 では ファイル 項 目 と 言 語 項 目 以 外 の 全 ての 項 目 名 が 表 示 されます EXCEL ダウンロードでは 全 項 目 が 出 力 されるため の 出 力 でチェックをはずしても 無 効 とな ります EXCEL ダウンロードでは の 出 力 の 設 定 は 不 要 です 3) の 検 索 条 件 では 出 力 する 条 件 や 範 囲 を 項 目 毎 に 設 定 します 検 索 条 件 は 項 目 の 種 類 により 様 々な 様 式 で 表 示 されます それぞれの 検 索 条 件 の 指 定 の 仕 方 については 1.2. 5.タイプ 別 検 索 条 件 の 指 定 方 法 を 参 照 してください 4)g の 表 示 順 で 並 べ 替 え 順 序 を 指 定 します fに 並 べ 替 える 項 目 の 優 先 順 位 ( 半 角 数 字 ) e に 並 べ 替 えの 方 向 ( 昇 順 もしくは 降 順 )を 指 定 してください 5)hの プレビュー ボタンをクリックすると ダウンロードされるファイルのイメージを 画 面 上 に 表 示 することができます 図 4:ダウンロードファイル 設 定 プレビュー 画 面 4
1.2.2.EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 あり) 1.2.1. 検 索 条 件 の 指 定 プレビュー で 設 定 した 検 索 条 件 で EXCEL ファイルをダウ ンロードします EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 あり) でダウンロードした EXCEL ファイ ルは 既 に 登 録 されているデータの 編 集 や 削 除 にお 使 いください 1) の EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 あり) ボタンをクリックすると 登 録 されているデ ータを 含 む EXCEL ファイルをダウンロードします 図 5:ダウンロードファイル 設 定 プレビュー 画 面 注 意 点 EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 あり)ではダウンロードするデータ 件 数 が 多 い 場 合 は エ ラーになる 場 合 があります エラーになる 場 合 は 検 索 条 件 をできるだけ 絞 ってデータを 出 力 してください また EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 あり)でダウンロードした EXCEL ファイルでは 新 規 登 録 用 の 入 力 領 域 は 100 件 分 のみの 出 力 となります データの 編 集 削 除 の 必 要 の 無 い 場 合 は EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 なし)で EXCEL ファイルをダウンロ ードしてください 5
2)ファイルのダウンロード 画 面 が 表 示 されます データを 保 存 せずに 閲 覧 する 場 合 は の プ ログラムで 開 く を 選 択 して の OK ボタンをクリックしてください データを 保 存 す る 場 合 は の ファイルを 保 存 する を 選 択 して の OK ボタンをクリックしてくださ い ダウンロードを 中 止 する 場 合 は d の キャンセル ボタンをクリックしてください d 図 6:ファイルのダウンロード 画 面 3) の 保 存 先 でファイルの 保 存 場 所 を 選 択 し の 保 存 ボタンをクリックします ファ イル 名 を 変 更 する 場 合 は ファイル 名 に 任 意 のファイル 名 を 入 力 します 図 7: 論 文 のサンプル( 名 前 を 付 けて 保 存 ) 6
1.2.3.EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 なし) 1) の EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 なし) ボタンをクリックすると 登 録 されているデ ータを 含 まない EXCEL ファイルをダウンロードします EXCEL ダウンロード(データ 抽 出 なし) でダウンロードした EXCEL ファイルは 新 規 データ 登 録 用 としてお 使 いください 図 8:ダウンロードファイル 設 定 プレビュー 画 面 2)ファイルのダウンロード 画 面 が 表 示 されます データを 保 存 せずに 閲 覧 する 場 合 は の プ ログラムで 開 く を 選 択 して の OK ボタンをクリックしてください データを 保 存 す る 場 合 は の ファイルを 保 存 する を 選 択 して の OK ボタンをクリックしてくださ い ダウンロードを 中 止 する 場 合 は d の キャンセル ボタンをクリックしてください d 図 9:ファイルのダウンロード 画 面 7
3) の 保 存 先 でファイルの 保 存 場 所 を 選 択 し の 保 存 ボタンをクリックします ファ イル 名 を 変 更 する 場 合 は ファイル 名 に 任 意 のファイル 名 を 入 力 します 図 10: 論 文 のサンプル( 名 前 を 付 けて 保 存 ) 8
1.2.4. 検 索 条 件 の 保 存 別 紙 ( 大 学 情 報 データベースシステムダウンロードマニュアル) 参 照 1.2.5.タイプ 別 検 索 条 件 の 指 定 方 法 別 紙 ( 大 学 情 報 データベースシステムダウンロードマニュアル) 参 照 9
1.3.EXCEL アップロード EXCEL アップロードは 大 学 情 報 データベースシステム 上 に 登 録 されている 教 職 員 基 礎 データ 教 職 員 集 計 データ 各 利 用 者 が 独 自 に 管 理 している 業 績 データを EXCEL 一 括 登 録 用 のテンプレ ートで 新 規 追 加 編 集 削 除 を 同 時 に 一 括 で 行 う 機 能 です ここでは 教 職 員 基 礎 データのアップロードを 例 に 説 明 します 1.3.1.EXCEL 一 括 登 録 ファイルの 作 成 方 法 EXCEL ファイルを 保 存 する 場 合 は 必 ず EXCEL97-2003 形 式 (.xls)で 保 存 してください 一 括 登 録 用 の 論 文 EXCEL ファイルを 例 に 説 明 します 図 11: 論 文 のサンプル 一 括 登 録 ファイルの 作 成 について 10 行 目 まではデータベースでの 処 理 上 必 要 な 項 目 となりますので 変 更 を 行 わないでくだ さい データは 11 行 目 から 入 力 してください データベースでの 処 理 時 通 常 のデータの 場 合 は1 行 をデータ1 件 として 処 理 します デー タの 形 式 がマトリクス 表 組 みを 使 用 している 場 合 は 複 数 行 をデータ1 件 として 処 理 します の 列 の シリアル NO 更 新 日 時 はデータベースでの 処 理 上 必 要 な 項 目 となります のでセル 内 への 入 力 編 集 セルの 削 除 は 行 わないでください の 必 須 入 力 です と 記 述 してある 列 は 必 須 項 目 となりますので 必 ず 入 力 してくださ い の 任 意 入 力 です と 記 述 してある 列 は 任 意 項 目 です シートの 追 加 コピー 削 除 は 行 なわないでください ファイル 名 またはパス(フォルダ 名 )に 日 本 語 などの 2 バイト 文 字 が 含 まれる 場 合 一 括 登 録 に 失 敗 する 可 能 性 があります 日 本 語 を 含 まない( 半 角 英 数 字 )ファイル 名 フォルダ 名 に 変 更 後 登 録 してください 10
1) 機 能 によっては 複 数 のデータの 中 から 該 当 するデータを 選 択 するリスト 選 択 などの 項 目 があ る 場 合 があります そのような 機 能 に 関 しては Dt シート 以 外 に の 入 力 規 則 シ ートが 存 在 する 場 合 があります 入 力 規 則 シートはデータを 入 力 する 際 に などのように データを 絞 り 込 んで のデータ 欄 から 必 要 なデータをコピーして Dt シートに 貼 付 け( 入 力 )することができます データ 量 が 多 い 場 合 等 に 有 効 に 活 用 してください データが 入 力 されている 一 番 右 側 の 列 がデータ 欄 になります 図 12: 入 力 規 則 シートのサンプル(リスト 選 択 ) 2) 機 能 によっては 複 数 のデータの 中 から 該 当 するデータを 選 択 する 組 織 入 力 などの 項 目 がある 場 合 があります そのような 機 能 に 関 しては Dt シート 以 外 に の 入 力 規 則 シー トが 存 在 する 場 合 があります 入 力 規 則 シートはデータを 入 力 する 際 に などのようにデ ータを 絞 り 込 んで の 組 織 名 から 必 要 な 組 織 名 称 をコピーして Dt シートに 貼 付 け( 入 力 )することができます データ 量 が 多 い 場 合 等 に 有 効 に 活 用 してください データが 入 力 されている 一 番 右 側 の 列 がデータ 欄 になります 図 13: 入 力 規 則 シートのサンプル( 組 織 選 択 ) 11
3)シートの 11 行 目 以 降 にデータを 入 力 します 新 規 追 加 の 場 合 は のように 入 力 してください の 削 除 フラグ シリアル NO 更 新 日 時 の 列 はデータベースでの 処 理 上 必 要 な 項 目 となりますので 新 規 追 加 の 場 合 は 入 力 変 更 削 除 は 行 わないでください 図 14: 論 文 のサンプル( 新 規 追 加 ) 更 新 の 場 合 は のように 入 力 してください の 削 除 フラグ シリアル NO 更 新 日 時 の 列 はデータベースでの 処 理 上 必 要 な 項 目 となりますので 更 新 の 場 合 は 入 力 変 更 削 除 は 行 わないでください 図 15: 論 文 のサンプル( 更 新 ) 削 除 の 場 合 は の 削 除 フラグの 列 の 空 白 セルに を 選 択 してください の シリアル NO 更 新 日 時 の 列 はデータベースでの 処 理 上 必 要 な 項 目 となりますので 削 除 の 場 合 は 入 力 変 更 削 除 は 行 わないでください 図 16: 論 文 のサンプル( 削 除 ) 削 除 フラグはデータがセル 上 に 出 力 ( 更 新 データのみ)されている 行 のみ 入 力 が 可 能 で す それ 以 外 の 場 合 はセルが 保 護 されているため 入 力 することができません 12
4)データの 入 力 が 完 了 したら の ファイル ボタンをクリックし の 名 前 を 付 けて 保 存 ボタンをクリックします 図 17: 論 文 のサンプル(ファイルの 保 存 ) 5) の 保 存 先 でファイルの 保 存 場 所 を 選 択 し の 保 存 ボタンをクリックします ファイル 名 を 変 更 する 場 合 は の ファイル 名 に 任 意 のファイル 名 を 入 力 します 図 18: 論 文 のサンプル( 名 前 を 付 けて 保 存 ) 作 成 した 一 括 登 録 ファイルのアップロードの 詳 細 については 1.3.2. 一 括 登 録 の 実 行 を 参 照 してください 13
1.3.2. 一 括 登 録 の 実 行 論 文 一 括 登 録 を 例 に 挙 げ 説 明 します 1)メインメニュー 画 面 から の 教 職 員 基 礎 データ をクリックしてください 図 19:メインメニュー 画 面 2)サブメニューの 研 究 活 動 から の 論 文 をクリックしてください 図 20: 教 職 員 基 礎 データ 初 期 画 面 14
3) 論 文 一 覧 画 面 から の 一 括 登 録 ボタンをクリックしてください 一 括 登 録 ボタンは 一 括 登 録 対 象 になっている 画 面 のみ 表 示 されます 図 21: 論 文 一 覧 画 面 4) の 参 照 ボタンをクリックし 一 括 登 録 ファイルを 選 択 してください の 一 覧 に 戻 る ボタンをクリックすると 論 文 一 覧 画 面 に 戻 ります 図 22: 論 文 データ 一 括 登 録 画 面 15
5) 一 括 登 録 ファイルの 保 存 先 を の ファイルの 場 所 で 選 択 します の ファイル 一 覧 より 一 括 登 録 ファイルを 選 択 し の 開 く ボタンをクリックします 図 23: 論 文 データ 一 括 登 録 画 面 (ファイル 参 照 ) 6) 一 括 登 録 ファイルが 正 しく 選 択 されていることを 確 認 し の アップロード ボタンをク リックしてください 一 括 登 録 ファイルの 確 認 処 理 が 行 なわれ 論 文 データ 一 括 登 録 の 結 果 表 示 画 面 が 表 示 されます 一 括 登 録 ファイルを 選 択 し 直 す 場 合 には 再 度 参 照 ボタンを クリックし 先 で 述 べた 一 連 の 作 業 を 行 なってください 図 24: 論 文 データ 一 括 登 録 画 面 (ファイル 参 照 後 ) 16
7) 一 括 登 録 ファイルの 確 認 処 理 が 行 なわれ ファイルのアップロードの 結 果 が 表 示 されます 正 常 にアップロードが 行 なわれない 場 合 は のメッセージが 表 示 されます の! ボタ ンをクリックすると の 一 括 登 録 に 関 するエラーの 詳 細 が 表 示 されます の 閉 じる ボ タンをクリックするとエラー 詳 細 画 面 が 閉 じます 一 件 でもエラーがある 場 合 は 一 括 登 録 処 理 は 行 われません 図 25: 論 文 データ 一 括 登 録 の 結 果 表 示 画 面 ( 失 敗 ) 8) 各 データに 対 するエラーの 詳 細 を 表 示 する 場 合 は の! ボタンをクリックします の 閉 じる ボタンをクリックするとエラー 詳 細 画 面 が 閉 じます 一 括 登 録 ファイルを 作 成 し 直 してから 再 度 アップロード 作 業 を 行 なってください の エラーのみ 表 示 する リンクをクリックすると エラーとなったデータの 検 査 結 果 が データの 妥 当 性 検 査 結 果 ( 一 覧 )に 表 示 されます 図 26: 論 文 データ 一 括 登 録 の 結 果 表 示 画 面 (すべての 結 果 を 表 示 する) 17
9) の すべての 結 果 を 表 示 する リンクをクリックすると 全 てのデータの 検 査 結 果 がデー タの 妥 当 性 検 査 結 果 ( 一 覧 )に 表 示 されます 図 27: 論 文 データ 一 括 登 録 の 結 果 表 示 画 面 (エラーのみ 表 示 する) 10) 正 常 にデータのアップロードが 行 われた 場 合 は このような 画 面 が 表 示 されます の アップロード 画 面 に 戻 る ボタンをクリックするとアップロード 画 面 に 戻 ります の 一 覧 に 戻 る ボタンをクリックすると 一 覧 画 面 に 戻 ります 図 28: 論 文 データ 一 括 登 録 の 結 果 表 示 画 面 18