甲南大学　Office365の使い方

2015/10/03 情 報 システム 室 (Version 1.2) 甲 南 大 学 のパソコンには 環 境 復 元 機 能 が 入 っています パソコン 教 室 などで 行 っ た 設 定 は 一 度 ログオフすると 元 に 戻 ります ご 注 意 ください このマニュアルは Windows 7/Internet Explorer の 環 境 を 基 に 作 成 しています OS やブラウザが 異 なる 場 合 は 環 境 にあわせて 操 作 してください Office365 のソフトウェア 要 件 は 以 下 の URL を 参 照 してください http://office.microsoft.com/ja-jp/help/ha102817357.aspx 目 次 I. Office365 にサインインする P. 1 II. 電 子 メールを 使 う P. 3 III. OneDrive を 使 う P. 6 IV. Skype を 使 う P. 10 V. Office ソフトのインストール P. 14

I. Office365 にサインインする Office365 は 基 本 的 に Web ブラウザから 利 用 します ホームページを 見 ることができ る 端 末 ならば パソコンや スマートフォン タブレットなどで 利 用 できます Office365 を 利 用 するためのアカウント パスワードは 甲 南 大 学 情 報 教 育 システムを 利 用 するとき のユーザーID パスワードと 同 じものです 1. 初 回 サインイン 1 InternetExplorer や Safari などの Web ブラ ウザを 起 動 し Office365 のポータルである https://portal.office.com/ を 開 きます 参 考 情 報 システム 室 ホームページ http://www.konan-u.ac.jp/system/ からも サインインできます MyKonan の 画 面 左 下 にある お 気 に 入 りタ イトル から メールを 読 む リンクをクリ ックしてもサインインできます 2 メールアドレス(ユーザーID@s.konan-u.ac.jp)と パスワード(MyKonan など にログインするときのパスワード)を 入 力 し サインイン をクリックします ユーザーID 初 期 パスワードは 入 学 時 のガイダンス 等 で 案 内 があります 間 違 っ た メ ー ル ア ド レ ス ( ユ ー ザ ID@s.konan-u.ac.jp 以 外 のメールアドレスなど)を 入 力 して 右 画 面 が 表 示 された 場 合 は 次 ページの 回 復 手 順 で 再 度 サインイン 操 作 をしてください 1

回 復 手 順 (a) Office365 のポータルである https://portal.office.com/ を 開 きます Microsoft account からサインアウトし 職 場 または 学 校 から 割 り 当 てられた Office365 ユーザーID でサインインしてください の 表 示 をクリ ックします (b) アカウントからサインアウトしました と 表 示 され そのまま Office365 のサインイン 画 面 が 表 示 されます しばらく 待 っても Office365 のサインイン 画 面 が 表 示 さ れ な い 場 合 は 手 動 で https://portal.office.com/を 開 いてください (c) 間 違 ったアカウント 情 報 が 表 示 されている 場 合 は アカウント 表 示 の 右 上 にある をクリックし プルダウンメニューから 破 棄 をクリックします + 別 のアカウントを 使 用 する をクリック すると Office365 にサインインするときの アカウントを 新 しく 設 定 できます (d) Office365 のサインイン 画 面 が 表 示 されるの で 甲 南 大 学 から 付 与 された 正 しいメールア ドレス(ユーザ ID@s.konan-u.ac.jp)とパス ワードを 入 力 し サインイン をクリック します 2.パスワードを 変 更 する 情 報 教 育 システムのパスワード 変 更 システム 利 用 することで Office365 を 含 む 情 報 教 育 システム 全 体 のパスワードを 一 括 変 更 で きます パソコン 教 室 などの 自 由 利 用 パソコンにログインし デス クトップ 上 の パスワード 変 更 画 面 アイコンをダブルクリックし て パスワードを 変 更 します Office365 の 画 面 からは パスワード 変 更 はできません 2

II. 電 子 メールを 使 う Office365 のメールは Web メールですので パソコンやスマートフォンなどのホームペ ージを 見 ることができる 端 末 であれば どこからでも 利 用 できます 1.Outlook 画 面 を 開 く 1 Office365 にサインインすると Outlook 画 面 が 表 示 されます 表 示 されない 場 合 は 画 面 左 上 の マーク(ナビゲーション)をクリ ックするとメニューが 表 示 されますので メ ール を 選 択 して 下 さい 2.メールを 受 信 する 1 左 側 の 画 面 の フォルダー 受 信 トレイ をクリックすると 中 央 の 画 面 に 受 信 メール の 一 覧 が 表 示 されますので 見 たいメールを クリックして 下 さい フォルダー をクリックし その 他 > をクリックすると 受 信 トレイや 送 信 済 みアイテムなどのメニューが 展 開 されます 3.メールを 送 信 する 1 画 面 左 上 の 新 規 作 成 をクリックします 2 宛 先 にメールアドレスや 名 前 を 入 力 しま す 宛 先 や 右 側 に 表 示 される + をクリ ックして アドレス 帳 からメールアドレスを 探 すこともできます CC も 同 様 に 入 力 し ます 3 メール 本 文 と 件 名 を 入 力 した 後 送 信 をク リックすると メールが 送 信 されます ファイルを 添 付 する 時 の 操 作 は 次 ページ4 を 参 照 3

4. 送 信 するメールにファイルを 添 付 する 1 メールの 入 力 画 面 の 上 に 表 示 されている 添 付 をクリックします 2 自 分 のパソコンに 保 存 されているファイルを 添 付 する 場 合 は 左 側 のメニューの コンピュ ーター をクリックしてください 3 エクスプローラが 開 きますので 添 付 するフ ァイルを 選 択 し 開 くをクリックしてくださ い 4 次 に 添 付 ファイルとして 送 信 を 選 択 して ください 5 ファイルが 添 付 されましたので 送 信 をク リックしてメールを 送 信 して 下 さい 6 上 記 1~5の 操 作 方 法 以 外 に エクスプローラ から 添 付 したいファイルをメールの 本 文 の 部 分 に 直 接 ドラッグ&ドロップする 方 法 もあり ます 5.メールに 返 信 する 1 返 信 するメールを2の 操 作 で 右 側 の 画 面 に 表 示 し 画 面 上 の <- 返 信 - 全 員 に 返 信 のいずれかをクリックします 2 本 文 にメッセージを 書 いて 送 信 をクリッ クします 4

6. 仕 分 けルールを 設 定 する 1 メールの 表 示 画 面 の 右 上 の の 部 分 をク リックするとメニューが 表 示 されますので ルールの 作 成 を 選 択 して 下 さい 2 新 しい 受 信 トレイルール の 設 定 画 面 が 表 示 されますので 仕 分 けルールを 入 力 して 画 面 上 の OK をクリックして 下 さい 7.メールを 携 帯 に 転 送 する 1 メールの 画 面 右 上 の 設 定 ボタン( 歯 車 マーク) をクリックし 表 示 されるメニューの オプ ション を 選 択 します 2 画 面 左 側 に 表 示 されるオプションメニューの アカウント 転 送 を 選 択 します 3 右 側 の 転 送 設 定 画 面 で 転 送 を 開 始 する を 選 択 し 転 送 先 のメールアドレスを 入 力 した 後 画 面 上 の 保 存 をクリックします 転 送 したメールが Office365 にも 残 るよう に 転 送 されたメッセージのコピーを 保 持 す る にチェックすることを 推 奨 します 4 携 帯 で 迷 惑 メールフィルターの 設 定 をしてい る 場 合 は 転 送 されたメールが 受 信 できるよ うに 設 定 してください 8.パソコンやスマートフォンなどからの 利 用 パソコンやスマートフォン(iPhone/Android など)のメールソフトからも Office365 を 利 用 することができます スマートフォンのメールソフトの 設 定 方 法 については 情 報 システム 室 のホームページをご 参 照 下 さい 5

III. OneDrive を 使 う OneDrive は Microsoft 社 が 提 供 しているオンライン ストレージ サービスです イ ンターネット 上 にファイルを 保 存 することで インターネットにつながっていれば どこ からでもファイルの 保 存 や 編 集 などができます パソコン 教 室 から OneDrive にデータをア ップロードし 自 宅 に 帰 ってダウンロードする などの 使 い 方 ができます Office365 の SharePoint Online と 連 携 することで 他 のユーザーとファイルを 共 同 編 集 することもできます 保 存 できる 容 量 は1TB です 在 学 中 は 自 由 に 利 用 することができ ます 1.OneDrive 画 面 を 開 く 1 Office365 にサインインした 後 画 面 上 部 のナ ビゲーションから OneDrive をクリックし ます 初 めてアクセスした 時 には サービス 開 始 のメッセージが 表 示 されることがあります 2.フォルダーを 新 規 作 成 する 1 新 規 作 成 をクリックして 新 しいフォル ダー をクリックします 2 フォルダーの 名 前 を 入 力 して 作 成 をクリ ックします 3 フォルダーが 作 成 されます 4 作 成 したフォルダーをダブルクリックすると フォルダー 内 に 移 動 します 画 面 上 部 に 現 在 のフォルダー 階 層 が 表 示 されます 上 位 フ ォルダーに 移 動 したい 時 には 移 動 したいフ ォルダー 名 をクリックします 6

3.ファイルをアップロード ダウンロードする 1 OneDrive にファイルをアップロード( 保 存 ) するときには アップロード をクリックし ます 2 エクスプローラが 開 きますので アップロード したいファイルを 選 択 し 開 く をクリック します 3 OneDrive からファイルをダウンロードすると きには ファイル 名 の 横 の を 右 クリ ックします 4 表 示 されたメニューの 一 番 上 の ダウンロード をクリックすれば ファイルがダウンロードさ れます ご 自 分 のパソコンの 場 合 は ファイルは ダ ンロード フォルダにダウンロードされます 4.OneDrive のファイルを 閲 覧 編 集 削 除 する 1 ファイルを 閲 覧 するには ファイル 名 をクリッ クします 2 Word Excel PowerPoint のデータであれば 閲 覧 した 後 に 編 集 ができます Word 文 書 の 場 合 は 文 書 の 編 集 から Word Online で 編 集 を 選 択 すると ブラウザ 画 面 上 で 編 集 でき ます Online 編 集 したデータは Office365 で 自 動 的 に 保 存 されます データの 保 存 ボタンは ありません 7

3 元 のファイル 一 覧 画 面 に 戻 るには 画 面 左 上 のナビゲーションの 下 に 表 示 されてい る 自 分 の 名 前 をクリックします 4 ファイルを OneDrive から 削 除 するには 削 除 したいファイル 名 の 横 の を 右 クリッ クし 表 示 されたメニューの 削 除 をクリッ クします 5 削 除 をクリックすると ファイルがごみ 箱 に 移 動 します 6 ファイルを 完 全 に 削 除 するには 左 側 のメニュ ーの ごみ 箱 をクリックし 右 上 の ごみ 箱 を 空 にする をクリックします 5.ほかのユーザーとファイルを 共 有 する 1 OneDrive のファイル 一 覧 画 面 を 表 示 し 共 有 欄 のアイコンをクリックします 誰 とも 共 有 されていないファイルは 自 分 のみ と 表 示 されています 2 左 側 のメニューの ユーザーの 招 待 をクリ ックします 3 共 有 したいユーザーのメールアドレスを 入 力 します 招 待 メールを 送 信 しない 場 合 は 下 の オプションの 表 示 から 電 子 メール 招 待 状 を 送 信 する のチェックを 外 します 4 アクセス 許 可 レベルを 編 集 可 能 表 示 可 能 から 選 択 します 表 示 可 能 にした 場 合 は 共 有 相 手 はファイルを 開 くことができま すが 編 集 や 保 存 はできません 5 右 下 の 共 有 ボタンをクリックします 6 共 有 相 手 は 左 側 のメニューの 自 分 と 共 有 をクリックすると 共 有 されたファイルにア クセスできます 8

6.Office ファイルを 共 同 編 集 する 1 OneDrive の 自 分 と 共 有 をクリックすると 共 有 されたファイルの 一 覧 が 表 示 されます 編 集 するファイル 名 をクリックします 自 分 が 共 有 元 の 場 合 は ドキュメント か ら 編 集 するファイルを 開 きます 2 Word 文 書 の 場 合 は 文 書 の 編 集 から Word Online で 編 集 をクリックします 3 他 のユーザーが 編 集 している 場 合 は 画 面 右 上 に 表 示 されます それぞれのユーザーが 編 集 した 内 容 が 他 の ユーザーに 反 映 されるタイミングは アプリケ ーションによって 異 なります 保 存 は Office365 によって 自 動 的 に 行 われます 9

IV. Skype を 使 う Skype は 在 席 情 報 (プレゼンス) インスタントメッセージ(IM) オンライン 会 議 の スケジュールと 実 施 参 加 などのサービスを 提 供 しています パソコンに Skype のソフ トウェアをインストールすれば 様 々な 機 能 を 利 用 できます(ソフトウェアのインストール は Ⅴ.Office ソフトのインストールを 参 照 してください) ブラウザ 上 では Office365 の Outlook 上 でのみ インスタントメッセージなどの 機 能 を 利 用 できます なお 甲 南 大 学 のパソコンには Skype のソフトウェアはインストールされていません 必 要 に 応 じて 各 自 のパソコンにインストールして 利 用 してください 以 下 の 手 順 は ブ ラウザ 上 で 利 用 するときの 手 順 です 1. 在 席 情 報 (プレゼンス) 1 Office365 にサインインした 後 画 面 上 部 のナ ビゲーションから メール をクリックしま す 2 画 面 右 上 の 人 の 形 のアイコンをクリックして IM に サインイン をクリックします 3 IM にサインインしたあと 画 面 右 上 のアイコンをクリ ックして 在 席 情 報 (プレゼンス)を 変 更 できます 4 プレゼンスを 表 示 させない 場 合 は IM からサインア ウト をクリックします 10

2. インスタントメッセージ(IM) 1 IM を 送 りたいユーザーのプレゼンス 情 報 を クリックして 連 絡 先 カードを 表 示 します 例 えば 受 信 メールの 表 示 画 面 で 送 信 者 の 名 前 をクリックすると 送 信 者 のプレゼンス 情 報 が 表 示 されます 2 インスタントメッセージを 送 信 します のアイコン をクリックします 3 右 のウィンドウが 開 くので 下 の 入 力 欄 に 送 信 したいメ ッセージを 入 力 し Enter キーを 押 します 4 相 手 にメッセージが 送 信 され 画 面 上 部 のメッセージ 表 示 欄 に 履 歴 が 表 示 されます 同 様 に 相 手 からのメッセ ージも メッセージ 表 示 欄 に 表 示 されます メッセージのやり 取 りを 終 えるときには ウィンドウの 閉 じるボタンをクリックします ほかのユーザーからメッセージが 届 くと 画 面 右 上 に 通 知 ウィンドウが 表 示 されます 通 知 ウィンドウをク リックすると メッセージ 画 面 が 表 示 されます 11

3. オンライン 会 議 を 利 用 する ブラウザの Outlook 画 面 で オンライン 会 議 を 利 用 することができます オンライ ン 会 議 を 利 用 するには ヘッドセットや Web カメラなどが 必 要 です 甲 南 大 学 のパソ コンには 基 本 的 にヘッドセットなどは 備 え 付 けられていないので 各 自 で 必 要 に 応 じて 用 意 してください 1 Office365 にサインインした 後 画 面 上 部 の ナビゲーションから 予 定 表 をクリックし ます 2 新 規 作 成 をクリックします 3 イベント 出 席 者 開 始 日 時 などの 必 要 事 項 を 入 力 し オンライン 会 議 の 設 定 をクリッ クします 4 右 のウィンドウが 開 いたら 閉 じる をクリックします 元 の 画 面 に 戻 るので 送 信 をクリックします 5 予 定 表 に オンライン 会 議 の 予 定 が 登 録 されま す ほかの 出 席 者 には オンライン 会 議 の 案 内 メー ルが 送 信 され 予 定 表 にも 同 じオンライン 会 議 の 予 定 が 表 示 されます 12

4. 会 議 に 参 加 する 1 画 面 上 部 のナビゲーションから 予 定 表 を クリックします 2 参 加 するオンライン 会 議 をクリックします 3 開 いたメニュー 画 面 から 参 加 をクリッ クします 4 Office365 ユーザーである 場 合 はサインイ ンしてください ボタンをクリックします 5 オンライン 会 議 画 面 が 表 示 されます オンライン 会 議 画 面 が 表 示 されない 場 合 は 画 面 の 指 示 に 従 って 操 作 してください Skype を 利 用 するには Microsoft が 提 供 す るプラグインのインストールが 必 要 です 13

V. Office ソフトのインストール Office365 では オンラインでの 利 用 のほか 利 用 者 用 のオプションとして 無 償 で 自 分 のパソコンに 最 新 版 の Office(Office365 ProPlus)をインストールできます 1ユーザー あたり 5 台 のパソコン(Windows または Mac)までインストール 可 能 です Office365 ProPlus は 現 行 の 最 新 製 品 版 Office と 機 能 は 同 等 ですが 今 後 Office の 最 新 バージョンがリリースされると インストールできる 製 品 もその 最 新 版 が 提 供 されます ( 過 去 のバージョンの Office は 使 用 できません) インストール 完 了 後 1か 月 に1 度 インターネット 経 由 で 自 動 的 に Microsoft へのライ センス 認 証 が 行 われます そのため 1か 月 に1 度 はインターネットに 接 続 して Office を 利 用 するようにしてください 認 証 が 行 われなかった 場 合 は 一 定 期 間 後 に 機 能 制 限 モー ドになり 新 規 作 成 編 集 はできなくなります Office365 ProPlus でインストールした Office は 在 学 中 のみ 利 用 可 能 です 1.Office ソフトのインストール 1 Office365 にサインインした 後 画 面 右 上 の 歯 車 アイコンをクリックし Office365 の 設 定 をクリックします メールや OneDrive の 画 面 からの 場 合 でも 同 様 に 右 上 の 歯 車 アイコンをクリックして 下 さい 2 ソフトウェア をクリックします 3 インストール をクリックします 4 インストーラーの 指 示 に 従 って インストール してください 14