Office365 Outlook マニュアル 目 次 1.Office365 の 利 用 準 備... 2 (1) 電 子 メールとは... 2 (2)Office365 へのアクセス... 2 (3)Office365 へのサインイン... 3 (4)Office365 のサインアウト... 6 2.Office365 の 使 い 方 ( 基 礎 )... 7 (1)Office365 ウィンドウの 画 面 構 成... 7 (2) 電 子 メールの 作 成 と 送 信... 9 (3) 電 子 メールを 読 む... 10 (4) 電 子 メールの 返 信... 11 (5) 電 子 メールの 転 送... 13 (6)ファイルの 添 付 と 復 元 (ダウンロード)... 14 3.Office365 の 使 い 方 ( 応 用 )... 18 (1) 電 子 メールの 整 理... 18 (2) 電 子 メールの 振 り 分 け... 20 (3)アドレス 帳 の 利 用... 25 (4) 署 名... 28 (5)メーリングリスト... 29 2015 年 3 月 20 日 版 1
1.Office365 の 利 用 準 備 目 的 本 学 で 使 用 している 電 子 メールソフト Office365 の 利 用 準 備 を 行 う 今 後 の 学 生 生 活 を 送 る 上 で 電 子 メー ルは 欠 かせないツールである Office365 へのサインインを 行 い メールの 送 受 信 そしてサインアウトができ るようになることを 目 指 す (1) 電 子 メールとは 電 子 メールとはコンピュータを 介 してメッセージを 交 換 できるシステムのことである 郵 便 と 比 べるとメッセージの 届 く 時 間 が 速 いこと 届 いたメールを 簡 単 に 再 利 用 できること メッセージにアプ リケーションソフトウェアで 作 成 したデータ ワープロ 文 書 や 画 像 などを 一 緒 に 送 れることなどの 特 徴 があ る また 電 話 と 比 べ 相 手 の 動 作 思 考 などを 妨 げることもない 電 子 メールを 利 用 するには コンピュータの 利 用 者 ID とドメイン 名 を 使 う あて 先 の 一 例 を 挙 げれば username@pu-kumamoto.ac.jp となり 利 用 者 ID( 学 生 の 場 合 :g 学 籍 番 号 )とドメイン 名 (pu-kumamoto.ac.jp)を@で 区 切 る 電 子 メールソフトは 数 多 くあるが 今 回 は 本 学 で 利 用 されている Office365 を 一 例 として 説 明 する (2)Office365 へのアクセス Office365 を 利 用 するためには Web ブラウザを 利 用 してサーバにアクセスする 必 要 がある 下 記 のアドレスにアクセスすると,Office365 のサインイン 画 面 が 表 示 される Office365 の URL http://mail.office365.com 2
(3)Office365 へのサインイン Office365 にアクセスすると ユーザ ID とパスワードの 入 力 画 面 が 表 示 されるので メールアドレスを 入 力 す る メールアドレスは ユーザ ID@pu-kumamoto.ac.jp 学 生 の 場 合 ユーザ ID は g 学 籍 番 号 となる 次 の 画 面 でユーザ ID とパスワードを 入 力 し サインイン ボタンをクリックする 3
サインインをして 以 下 の 画 面 が 表 示 されたら Outlook をクリックする 初 回 のみタイムゾーンの 設 定 画 面 が 表 示 されるので 設 定 を 行 う 4
タイムゾーン 設 定 をして 以 下 の 画 面 が 表 示 されたら Outlook をクリックする 設 定 すると 以 下 の 画 面 が 表 示 される 5
(4)Office365 のサインアウト サインアウトするには Office365 ウインドウ 右 上 方 にある ユーザボタン をクリックし サインアウト を 選 択 する 6
2.Office365 の 使 い 方 ( 基 礎 ) 目 的 電 子 メールの 送 受 信 方 法 や 転 送 ファイルを 添 付 する 方 法 など 電 子 メールのやり 取 りの 基 礎 を 習 得 する (1)Office365 ウィンドウの 画 面 構 成 サインインすると 以 下 の フォルダー 受 信 トレイ その 他 等 の 画 面 が 表 示 される 受 信 トレイ は 新 規 に 到 着 したメールが 入 るフォルダ 送 信 済 みアイテム は 送 信 したメールが 入 るフォル ダ ユーザが 作 成 したフォルダは 受 信 したメールを 振 り 分 けて 保 存 するためのフォルダである ウインドウ 中 央 の 部 分 には 選 択 されたフォルダ 内 のメール 情 報 ( 件 名 送 信 者 送 信 日 時 受 信 日 時 )の 一 覧 が 表 示 される 件 名 や 送 信 者 をクリックすると メール 本 文 がページ 右 部 に 表 示 される 7
また その 他 を 選 択 すると お 気 に 入 り や 自 分 の ID の 受 信 トレイ 等 のフォルダが 表 示 される 8
(2) 電 子 メールの 作 成 と 送 信 メールの 送 信 方 法 1) ページ 左 上 の 新 規 作 成 をクリックするとメール 作 成 用 の 新 しいウィンドウが 右 側 に 表 示 される 2) 宛 先 CC 件 名 を 指 定 する 各 欄 をクリックすると 入 力 できる 状 態 を 示 すカーソルが 点 滅 するので それぞ れ 書 き 込 む なお 宛 先 や CC 欄 は 過 去 に 入 力 したことがあるメールアドレスは 入 力 しはじめると 一 覧 表 示 される 間 違 って 入 力 したアドレスも 表 示 されるため 注 意 すること 宛 先 には メールアドレスを 半 角 で 指 定 すること 複 数 の 宛 先 を 指 定 する 場 合 はメールアドレスを ; (セミコロン)で 区 切 る(または 一 つ 目 のアドレスを 入 力 し 終 わった 際 に Enter を 押 すと 自 動 的 に ; が 入 力 される) CC には 作 成 したメールを 第 三 者 に 知 らせておきたい 場 合 にその 宛 先 を 指 定 する( 宛 先 同 様 ; で 区 切 れば 複 数 の 宛 先 を 指 定 することが 可 能 である) 件 名 には 用 件 を 簡 潔 に 書 く( 日 本 語 が 使 用 できないこともあるので 注 意 ) 3) 件 名 の 下 の 広 い 欄 ( 本 文 入 力 スペース)をクリックし メッセージ( 本 文 )を 書 き 込 む 4) 本 文 作 成 後 宛 先 の 上 にある 送 信 アイコンをクリックすると 送 信 できる 9
宛 先 の 違 い 電 子 メールを 送 るときに 使 う 宛 先 には 3 つの 種 類 がある それぞれの 意 味 は 以 下 の 通 り 1 宛 先 そのメールを 最 も 読 んでもらいたい 人 に 送 信 する 場 合 2CC 返 事 を 要 求 しないけれども 宛 先 に 送 ったメールの 内 容 を 知 っておいて 欲 しい 人 に 送 信 したい 場 合 3BCC 同 じメールを 送 信 するが 宛 先 や Cc を 送 った 人 にメールアドレスを 通 知 したくない 場 合 宛 先 CC に 書 いたメールアドレスは そのメールアドレスに 届 いた 電 子 メールのヘッダ 部 には 全 て 表 示 されて しまい 互 いのメールアドレスを 教 えてしまうことになる BCC を 使 えば お 互 いのメールアドレスを 公 開 することなく 同 じ 内 容 のメールを 一 度 に 送 ることが 可 能 とな る BCC を 表 示 するには 画 面 上 部 の をクリックし BCC を 表 示 を 選 択 する (3) 電 子 メールを 読 む Office365 ウインドウ 中 央 部 の 受 信 トレイで 対 象 のメール 情 報 をクリックするとページ 右 側 に 内 容 が 表 示 され る 10
(4) 電 子 メールの 返 信 返 信 はメールの 差 出 人 に 返 事 を 書 きたい 場 合 に 利 用 する 返 信 の 特 徴 は 相 手 の 宛 先 を 指 定 する 必 要 がない( 自 動 的 に 設 定 してくれる)ので 手 続 きが 簡 単 になり 宛 先 の キー 入 力 の 間 違 いもなくなる また 差 出 人 のメール 内 容 を 引 用 してメッセージを 構 成 できる 利 点 がある 返 信 の 手 順 1) 返 信 する 相 手 のメールを 選 択 している 状 態 ( 反 転 表 示 )にする 2) 返 信 ボタンをクリックし 返 信 メール 編 集 ウィンドウを 開 く 3) 本 文 に 返 事 のメッセージを 書 き 送 信 ボタンをクリックし 返 信 する ( 相 手 のメール 本 文 や 差 出 人 情 報 が 引 用 されて 表 示 されるので 不 必 要 な 部 分 は 削 除 し メッセージを 書 き 加 えればよい ) 11
受 信 したメールに 複 数 の 宛 先 や Cc が 入 っていた 場 合 全 員 に 返 信 ボタンをクリックすると 全 ての 宛 先 や Cc にメールを 返 信 することができる 12
(5) 電 子 メールの 転 送 メールの 転 送 とは 届 いたメールの 内 容 を 第 三 者 に 伝 える 場 合 に 利 用 する 機 能 である 転 送 の 手 順 1) 転 送 するメール 本 文 を 右 側 に 表 示 させた 状 態 で 右 上 の 転 送 をクリックする 2) メール 送 信 ウインドウが 表 示 されるので 転 送 する 宛 先 や 件 名 を 指 定 し メッセージを 加 えて 送 信 す る なお メールを 転 送 する 場 合 には メールの 内 容 を 第 三 者 に 公 開 するのでプライバシーの 問 題 を 認 識 し ておく 必 要 がある 13
(6)ファイルの 添 付 と 復 元 (ダウンロード) データファイルをメールに 添 付 するには テキスト 以 外 のデータ 文 書 画 像 など をメールに 添 付 して 送 ることができる 添 付 して 送 るには 相 手 が 同 じアプリケーションソフトを 持 っていないと 添 付 したファイルを 扱 うことが 出 来 ないので ファイルを 送 る 際 には 相 手 に 確 認 しておく 必 要 がある また 大 きなサイズのファイルを 送 るとネットワークやメールサーバー 等 に 負 荷 をかけ 過 ぎる 場 合 があるので ファイルを 分 割 するか 圧 縮 ソフトでファイルを 圧 縮 して 送 る 必 要 がある (ただし 分 割 して 送 ったファイルを 相 手 のメールソフトが 復 元 できない 場 合 あるいは 圧 縮 ファイルを 解 凍 で きない 場 合 があるので 相 手 に 確 認 を 取 った 方 がよい ) 手 順 1) メール 作 成 ウインドウで 添 付 ファイルの 挿 入 ボタンをクリックすると 挿 入 する 種 類 が 選 択 できるの で 添 付 ファイル をクリックする 2) 以 下 の 設 定 ウインドウが 表 示 されるので パソコン 内 や USB などの 場 合 コンピューター をクリックす る 14
3) ファイルの 選 択 ダイアログが 表 示 されるので 添 付 するファイルを 選 択 して 開 く ボタンをクリックする 4) 以 下 の 画 面 が 表 示 されるので 添 付 ファイルとして 送 信 をクリックする 15
5) 添 付 ファイル 欄 にファイル 名 が 表 示 される その 後 通 常 のメール 作 成 の 要 領 でメールを 作 成 し 送 信 する 添 付 されたファイルのダウンロード 受 信 したメールに 添 付 ファイルがある 場 合 には メール 情 報 に 添 付 ファイルアイコン(クリップの 形 をしたアイ コン)が 表 示 される ダウンロードは 以 下 の 手 順 で 行 う 1) 添 付 されたファイルのファイル 名 右 横 の をクリックする 16
2) ダウンロード というメニューが 出 るのでクリックする 3) ファイルのダウンロード 方 法 を 確 認 してくるので 必 ず 保 存 をクリックし ダウンロード 後 は 必 ず 閉 じる をクリックする ここで 開 く や ファイルを 開 く などをクリックするとウィルスに 感 染 する 可 能 性 があるので 絶 対 にク リックしないこと 17
3.Office365 の 使 い 方 ( 応 用 ) 目 的 何 度 もメールのやり 取 りを 行 うと 受 信 箱 に 大 量 の 電 子 メールが 溜 まる このような 場 合 には 必 要 のない 電 子 メールを 削 除 したり フォルダを 使 った 振 り 分 けなどにより 整 理 をする 必 要 がある ここでは そのような 方 法 に 加 え アドレス 帳 の 利 用 や 署 名 の 仕 方 など 電 子 メールをより 効 果 的 に 使 う 方 法 を 習 得 する (1) 電 子 メールの 整 理 届 いたメールが 増 えるにしたがい メールを 整 理 しないと 収 拾 がつかなくなる メールを 整 理 するには 削 除 する 方 法 とフォルダに 振 り 分 けて 分 類 する 方 法 がある 届 いたメールを 保 存 しておけばメールの 内 容 を 再 利 用 することもできるので 便 利 である 削 除 メールを 削 除 するには 削 除 済 みアイテム フォルダへ 移 動 する 削 除 済 みアイテム フォルダへの 移 動 は 削 除 したいメールを 右 クリックし 削 除 もしくはメールを 選 択 した 状 態 ( 右 側 で 該 当 メールの 内 容 が 表 示 されている)で, (その 他 の 処 理 ) 削 除 を 選 択 する また 削 除 したいメールをドラッグし 削 除 済 みアイテム フォルダに 移 しマウスを 離 す(ドロップする)こと でもできる 18
なお 実 際 にメールが 削 除 されるのは 削 除 済 みアイテム フォルダを 右 クリックし フォルダーを 空 にする を 選 択 した 場 合 である 削 除 される 前 であれば 削 除 済 みアイテム にあるメールを 右 クリックし 移 動 もしくはドラッグアンドドロ ップで 再 び 移 動 し 復 活 させることもできる 19
(2) 電 子 メールの 振 り 分 け フォルダにメールを 振 り 分 ける 場 合 には 振 り 分 け 設 定 を 行 う 時 に 新 しいフォルダを 作 成 するか あらかじめフ ォルダを 作 成 しておくこともできる 振 り 分 け 方 法 には 手 動 と 自 動 とによる 分 類 がある 振 り 分 けの 手 順 は 以 下 の 通 りである フォルダの 作 成 方 法 フォルダを 作 成 するには Office365 メール 画 面 左 の 欄 のユーザ 名 を 右 クリックし フォルダーの 新 規 作 成 を クリックする また 受 信 トレイ やその 他 のフォルダを 右 クリックして フォルダーの 新 規 作 成 を 行 うと それぞれのフォルダの 中 に 新 しいフォルダを 作 成 することができる 新 規 フォルダ 作 成 ダイアログが 左 欄 に 表 示 されたら フォルダ 名 を 入 力 する 20
メールの 振 り 分 け 方 法 手 動 でメールを 振 り 分 ける 場 合 は メール 情 報 一 覧 を 表 示 している 時 点 で 対 象 のメールをドラッグし 振 り 分 け るフォルダへ 移 動 し マウスのボタンを 離 す(メールをドロップする) 自 動 的 に 振 り 分 けを 行 う 場 合 は あらかじめ 振 り 分 ける 条 件 を 指 定 しておく 必 要 がある メールの 振 り 分 けは, メールの 受 信 を 確 認 した 時 点 で 自 動 的 に 行 われる 振 り 分 けの 条 件 は ヘッダ 情 報 の 差 出 人 (From)に 含 まれる 文 字 列 などを 利 用 できる 自 動 的 にメールを 振 り 分 ける 条 件 の 設 定 方 法 1) 画 面 右 上 のネジ 型 のアイコンをクリックし, アプリの 管 理 をクリックする 2) 左 側 のオプションメニューが 表 示 されたら メールの 整 理 をクリックする 受 信 トレイのルール で + マークを 押 し 受 信 メッセージに 対 する 新 しいルールを 作 成 する を 選 択 する(これ 以 外 にも 自 分 の 目 的 に 合 ったルールを 作 成 することができる) 21
3) 名 前 : に 振 り 分 け 設 定 を 表 す 名 称 を 入 力 する メッセージの 到 着 時 および: の を 押 し 自 分 の 設 定 したい 振 り 分 け 設 定 に 合 うものを 選 ぶ こ こでは 例 として 次 の 単 語 が 送 信 者 のアドレスに 含 まれている 場 合 を 選 択 する 4) 単 語 または 語 句 の 指 定 を 行 うダイアログが 表 示 されたら pu-kumamoto.ac.jp などのように 入 力 を 行 う + をクリックすると 下 段 に 移 動 するので OK を 押 す 22
5) 次 に 実 行 する 処 理 : の を 押 し メッセージを 次 のフォルダに 移 動 する を 選 択 する フォルダの 選 択 ダイアログが 表 示 されるので メールを 移 動 させるフォルダを 選 択 し OK をクリックする もしく は フォルダーの 新 規 作 成 をクリックし 新 しくメールを 振 り 分 けるフォルダを 作 成 することもできる 23
6) ルールの 入 力 が 完 了 したら 保 存 をクリックする 設 定 後 保 存 ボタンをクリックするとフィルタリ ングリストに 設 定 項 目 が 表 示 される ここで 適 用 する 振 り 分 け 設 定 にチェックを 入 れると, 新 しく 来 たメ ールを 自 動 的 に 各 フォルダに 振 り 分 けてくれる 24
(3)アドレス 帳 の 利 用 アドレス 帳 はメール 作 成 時 点 で 宛 先 設 定 を 容 易 にし 入 力 ミスを 防 ぐ 機 能 を 持 っている 利 用 するには あらかじめメールアドレスに 名 前 をつけて 登 録 しておく 必 要 がある Office365 では 左 上 にある office365 メニューを 押 すと 表 示 される People から 登 録 を 行 う または 左 上 にあるメニュー を 押 すと 表 示 される People から 登 録 を 行 う 25
People をクリックすると 左 上 に 表 示 される 新 規 作 成 選 択 する ダイアログが 表 示 されるので 連 絡 先 の 作 成 を 選 択 する 姓 名 メールアドレスなど 必 要 な 項 目 を 入 力 し 保 存 をクリックする ( 姓 名 メールアドレスを 入 力 す ると 表 示 の 欄 は 自 動 的 に 入 力 される ) 26
新 規 宛 先 がアドレス 帳 に 作 成 されたことを 確 認 する アドレス 帳 に 登 録 した 宛 先 は,メール 作 成 の 際 に 宛 先 に 名 前 もしくはアドレスの 一 部 を 入 力 すると 自 動 的 に 補 完 表 示 されるので, 目 的 の 宛 先 をクリックする 27
(4) 署 名 電 子 メールでは 末 尾 に 差 出 人 の 署 名 ( 名 前 住 所 電 話 番 号 など)を 書 き 込 んで 送 る 習 慣 がある 署 名 を 作 成 するには,Office365 では 画 面 右 上 のネジ 型 のアイコンから アプリの 管 理 を 選 択 する 左 側 のオプションメニューから 設 定 を 選 び メール タブを 開 くと 電 子 メールの 署 名 欄 が 表 示 されるので 署 名 内 容 を 記 入 する 送 信 メッセージに 自 動 的 に 署 名 を 追 加 したい 場 合 は 記 入 欄 の 下 にチェックを 入 れる 入 力 が 完 了 したら 保 存 をクリックする 28
新 しいメールを 作 成 すると 自 動 的 にメッセージ 欄 に 入 力 した 署 名 情 報 が 反 映 される (5)メーリングリスト メーリングリストへの 参 加 電 子 メールの 利 用 方 法 にメーリングリスト(ML)がある これは ある 特 定 のアドレスにメールを 送 ると そのアドレスに 登 録 しているメンバー 全 員 にメールが 配 送 され るシステムである 受 け 取 ったメールに 返 事 を 書 けばその 全 員 に 返 信 されるので ある 特 定 のグループによる 情 報 交 換 や 議 論 が 可 能 となる ( 発 信 者 だけに 質 問 や 意 見 を 送 るときは 返 信 ではなく 新 しいメール でメールを 送 らなければならない ) 29