本 書 はクラウド 型 Dynamics CRM Online に 基 づいておりますが 設 置 型 の Dynamics CRM 2013 についてもほぼすべての 内 容 が 適 用 できます 一 部 以 下 の 機 能 につきましては クラウド 型 Dynamics CRM Online にのみ

Microsoft Dynamics CRM Online 入 門 自 習 書 ~ 設 定 編 ~

本 書 はクラウド 型 Dynamics CRM Online に 基 づいておりますが 設 置 型 の Dynamics CRM 2013 についてもほぼすべての 内 容 が 適 用 できます 一 部 以 下 の 機 能 につきましては クラウド 型 Dynamics CRM Online にのみ 適 用 さ れる 記 述 となっております o 演 習 1. 機 能 4. サブスクリプション 管 理 設 置 型 Dynamics CRM 2013 には このサブスクリプション 管 理 の 機 能 はございません o 演 習 1. 機 能 6. システム 通 知 設 置 型 Dynamics CRM 2013 には このシステム 通 知 の 機 能 はござ いません o 演 習 1. 機 能 7. 使 用 中 のリソース 設 置 型 Dynamics CRM 2013 には この 使 用 中 のリソースの 機 能 は ございません o 演 習 9. 機 能 2. サンプルデータの 削 除 設 置 型 Dynamics CRM 2013 では CRM サーバーのインストール 時 点 の 既 定 ではサンプルデータが 入 っておりません 後 から 手 動 でサ ンプルデータをインストールすることができます 本 書 は 2013 年 10 月 執 筆 時 点 での Dynamics CRM Online 製 品 リリース 版 に 基 づ いており 機 能 強 化 などにより 実 際 のご 利 用 バージョンでは 内 容 が 異 なる 場 合 があり ますのでご 注 意 ください

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目 次 はじめに... 1 自 習 書 の 概 要... 2 演 習 1. システム 設 定... 5 機 能 1. 自 動 付 番... 8 機 能 2. システムの 設 定... 13 機 能 3. 言 語... 36 機 能 4. サブスクリプション 管 理... 40 機 能 5. プライバシーの 基 本 設 定... 43 機 能 6. システム 通 知... 46 機 能 7. 使 用 中 のリソース... 48 機 能 8. お 知 らせ... 50 演 習 2. ユーザー 登 録 とセキュリティロール... 53 機 能 1. 部 署... 55 機 能 2. セキュリティロール... 60 機 能 3. ユーザー... 68 機 能 4. フィールドセキュリティプロファイル... 78 機 能 5. チーム... 91 演 習 3. ドキュメント 管 理... 97 機 能 1. ドキュメント 管 理 設 定... 100 機 能 2. リストコンポーネントのインストール... 101 機 能 3. SharePoint サイト... 102 機 能 4. SharePoint ドキュメントの 場 所... 103 演 習 4. 監 査... 107 機 能 1. グローバル 監 査 設 定... 109 機 能 2. エンティティ 及 びフィールドの 監 査 設 定... 112 機 能 3. 監 査 概 要 ビュー... 114 機 能 4. 監 査 ログの 管 理... 118 演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定... 120 機 能 1. 会 計 年 度 の 設 定... 123 機 能 2. 価 格 表... 125 機 能 3. キューの 作 成... 134 演 習 6. テンプレート 設 定... 138 機 能 1. 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレート... 140 機 能 2. 電 子 メールテンプレート... 163 演 習 7. データインポート... 169 機 能 1. データインポート 用 のテンプレートをダウンロードし データを 準 備 する... 171

機 能 2. データをインポート... 179 機 能 3. インポートソースファイルの 一 覧 表 示... 187 演 習 8. 重 複 データ 検 出... 193 機 能 1. 重 複 データ 検 出 ルールの 新 規 作 成 / 編 集 / 削 除... 195 機 能 2. 重 複 データ 検 出 ジョブの 作 成 と 実 行... 201 機 能 3. 重 複 データ 検 出 の 有 効 化 / 無 効 化... 212 演 習 9. データ 一 括 削 除... 214 機 能 1. レコードの 一 括 削 除... 216 機 能 2. サンプルデータの 削 除... 224 Tips... 226 まとめ... 227

はじめに はじめに Microsoft Dynamics CRM Online ( 以 下 Dynamics CRM )はお 客 様 の 最 初 のコンタクト から 営 業 活 動 購 入 後 のアフターサービスに 至 るまでの 顧 客 の 全 体 像 を 把 握 できる 統 合 型 CRM ソリューションです Dynamics CRM には 営 業 サービスおよびマーケティング 向 け のモジュールがあり 各 ビジネスプロセスを 強 化 します この 自 習 書 では Dynamics CRM におけるシステム 管 理 者 が 行 う 設 定 内 容 を 機 能 の 観 点 から 可 能 なかぎり 網 羅 して 説 明 します Dynamics CRM の 導 入 評 価 または 機 能 調 査 などの 手 助 けになれれば 幸 いです この 自 習 書 では B2B モデルを 想 定 した 構 成 となっておりますが B2C モデルでも 利 用 す ることができます この 自 習 書 では Dynamics CRM の 機 能 をより 深 くご 理 解 いただくため Dynamics CRM の 全 機 能 を 網 羅 したものではなく 最 も 利 用 される 機 能 に 焦 点 を 絞 って 確 認 していた だきます 1

設 定 編 の 概 要 自 習 書 の 概 要 設 定 編 では 主 に Internet Explorer を 利 用 します 設 定 編 の 対 象 者 Dynamics CRM 評 価 メンバー Dynamics CRM 導 入 メンバー Dynamics CRM 管 理 者 設 定 編 で 使 用 するソフトウェア Microsoft Dynamics CRM Microsoft Internet Explorer 8 Microsoft Excel 2007 Microsoft Word 2007 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Lync 2013 Dynamics CRM 導 入 の 流 れ Dynamics CRM Online の 利 用 登 録 (サブスクリプション) カスタマイズ システム 設 定 業 務 設 定 データ 管 理 エンドユーザー 教 育 設 定 編 ではこの 範 囲 を 説 明 します 利 用 開 始 2

設 定 編 の 概 要 設 定 編 演 習 の 範 囲 この 自 習 書 は Dynamics CRM の 導 入 を 検 討 する 際 または 実 際 に 導 入 する 際 に 機 能 面 か らできる 限 りシステムを 詳 しく 知 っていただき 手 順 等 を 確 認 していただく 資 料 としての 利 用 を 想 定 しております [ 演 習 1 システム 設 定 ]にて ライセンス 数 の 管 理 数 字 や 通 貨 の 表 示 形 式 などシステム 全 体 に 関 わる 設 定 を 行 います [ 演 習 2 ユーザーの 登 録 とセキュリティロール]にて ユーザーやセキュリティロールの 他 部 署 やチームなどデータのアクセス 範 囲 を 制 限 する 機 能 を 確 認 します [ 演 習 3 ドキュメント 管 理 ]にて SharePoint と 連 携 する 機 能 を 確 認 します [ 演 習 4 監 査 ]にて データの 変 更 履 歴 を 記 録 する 監 査 機 能 を 確 認 します [ 演 習 5 事 業 部 管 理 設 定 ]にて 会 計 年 度 やサービス 拠 点 などを 設 定 する 機 能 を 確 認 します [ 演 習 6 テンプレート]にて 差 し 込 み 印 刷 などのテンプレートに 関 して 確 認 します [ 演 習 7 データインポート]にて 取 引 先 企 業 や 取 引 先 担 当 者 など 必 要 な 初 期 データをインポート する 機 能 を 確 認 します [ 演 習 8 重 複 データ 検 出 ]にて 重 複 データ 検 出 ルールの 作 成 と 検 出 ジョブの 実 行 を 確 認 しま す [ 演 習 9 データ 一 括 削 除 ]にて 一 括 してデータを 削 除 する 方 法 やサンプルデータを 削 除 する 方 法 を 確 認 します システム 設 定 演 習 1 システム 設 定 演 習 2 ユーザー 登 録 セキュリティロール 演 習 3 ドキュメント 管 理 演 習 4 監 査 設 定 データ 管 理 業 務 設 定 演 習 7 データインポート 演 習 8 重 複 データ 検 出 演 習 9 データ 一 括 削 除 演 習 5 事 業 部 管 理 設 定 演 習 6 テンプレート 設 定 3

1. システム 設 定 4

演 習 1.システム 設 定 演 習 1. システム 設 定 この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって システムの 設 定 サブスクリプション 管 理 など を 行 います 演 習 のゴール Dynamics CRM で 用 意 されている 以 下 の 管 理 機 能 内 のうち 本 章 で 触 れる 範 囲 の 機 能 を 理 解 します お 知 らせ 自 動 付 番 部 署 システムの 設 定 セキュリティロール フィールドセキュリティプロファイル チーム ユーザー プライバシーの 基 本 設 定 言 語 サブスクリプション 管 理 システム 通 知 使 用 中 のリソース Yammer の 構 成 アクセス チーム テンプレート 利 用 者 全 員 への 周 知 事 項 の 投 稿 管 理 を 行 います 規 定 のエンティティに 対 する 自 動 採 番 設 定 を 行 います 利 用 者 が 所 属 する 部 署 の 構 成 を 定 義 します 詳 細 は 演 習 2 内 で 学 びます システム 全 般 の 設 定 を 行 います 利 用 者 が 使 用 可 能 な 機 能 データの 権 限 設 定 を 行 いま す 詳 細 は 演 習 2 内 で 学 びます エンティティ 内 の 特 定 項 目 に 対 する 権 限 設 定 を 行 います 詳 細 は 演 習 2 内 で 学 びます 利 用 者 が 部 署 にかかわらず 所 属 可 能 なチームの 構 成 を 定 義 します 詳 細 は 演 習 2 内 で 学 びます 利 用 者 情 報 を 定 義 します 詳 細 は 演 習 2 内 で 学 びます エラー 通 知 レポートの 定 義 を 行 います 利 用 する 言 語 の 設 定 を 行 います 支 払 い 方 法 やライセンス 管 理 を 行 います Microsoft 社 からの 重 要 な 通 知 を 確 認 します 現 在 の 使 用 状 況 を 確 認 します Yammer との 連 携 設 定 を 行 います 詳 細 は Yammer 連 携 設 定 編 をご 参 照 下 さい 指 定 のエンティティデータ 及 び 関 連 エンティティデータの 柔 軟 な 権 限 設 定 を 可 能 とするチームテンプレートの 定 義 を 行 います 詳 細 は 2013 新 機 能 編 をご 参 照 下 さい 5

演 習 1.システム 設 定 システム 設 定 演 習 1 システム 設 定 演 習 2 ユーザー 登 録 セキュリティロール 演 習 3 ドキュメント 管 理 演 習 4 監 査 設 定 5 人 分 のユーザーライセンスを 追 加 購 入 したい 通 貨 表 示 は 記 号 ( )ではなく コード(JPY)を 表 示 したい 6

演 習 1.システム 設 定 用 語 説 明 演 習 1 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します [ エンティティ ] Dynamics CRM で 管 理 するデータの 種 類 です 例 えば 取 引 先 企 業 エンティティを 使 って 自 社 と 取 引 をする 可 能 性 のある 企 業 のデータを 管 理 します その 他 に 電 話 やメールなどを 管 理 する 活 動 エンティティもあります [ ロールアップ ] 目 標 指 標 に 必 要 なデータを エンティティデータから 集 計 する 処 理 です 例 えば 受 注 エンティティから 所 定 の 条 件 に 合 致 したレコードを 対 象 に 受 注 金 額 を 集 計 すること などです [IM プレゼンス 情 報 ] 連 絡 可 能 会 議 中 退 席 中 など 登 録 ユーザーの 現 在 の 状 況 を 表 示 します 7

演 習 1.システム 設 定 機 能 1. 自 動 付 番 下 表 のエンティティは Dynamics CRM によって 自 動 的 に 番 号 が 付 けられます [ 契 約 ] [サポート 案 件 ] [サポート 技 術 情 報 の[ 記 事 ]] [ 見 積 もり] [ 受 注 ] [ 請 求 書 ] [キャンペーン] [ 自 動 付 番 ]では [ 接 頭 辞 ]と[ 接 尾 記 号 の 長 さ]を 指 定 できます 以 下 [ 受 注 ]の[ 接 頭 辞 ]を ORD に [ 接 尾 記 号 の 長 さ]を 6 桁 に 変 更 する 例 を 通 じて 操 作 手 順 を 確 認 します 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 管 理 ]メニューに[ 自 動 付 番 ]が 表 示 されます 8

演 習 1.システム 設 定 2. [ 自 動 付 番 ]の 項 目 をクリックして [ 自 動 付 番 の 設 定 ]ダイアログを 開 きます 9

演 習 1.システム 設 定 3. [ 受 注 ]タグをクリックして [ 受 注 ]の 自 動 付 番 メニューを 開 きます [ 接 頭 辞 ]と[ 接 尾 記 号 の 長 さ]の 値 をそれぞれ 変 更 します 接 頭 辞 接 尾 記 号 の 長 さ 6 ORD [ 接 頭 辞 ]は 最 大 3 文 字 まで 入 力 できます 設 定 を 変 更 すると 生 成 される 番 号 の 例 が[プレビュー]に 表 示 されます 問 題 がなければ [OK] ボタンをクリックして 設 定 を 反 映 します 10

演 習 1.システム 設 定 4. [ 接 尾 記 号 の 長 さ]を 変 更 するときに 下 記 のような 確 認 メッセージが 表 示 されます 問 題 が なければ [OK] ボタンをクリックしてください [ 接 尾 記 号 の 長 さ]は[ 受 注 ]だけでなく 下 表 にある 全 てのエンティティに 適 用 されます [ 契 約 ] [サポート 案 件 ] [ 見 積 もり] [ 受 注 ] [ 請 求 書 ] [キャンペーン] 11

演 習 1.システム 設 定 5. 自 動 付 番 を 設 定 した 後 に 作 成 した[ 受 注 ]は [ 受 注 ID] が 手 順 3 で 指 定 した 形 式 で 生 成 さ れるようになります すでに 登 録 されているレコードの[ 受 注 ID] は 変 更 されません 12

演 習 1.システム 設 定 機 能 2. システムの 設 定 [システムの 設 定 ]にて [ 通 貨 の 表 示 オプション] [ 監 査 ]の 有 効 化 [マーケティング]にお いて[ 電 子 メール 広 告 を 有 効 にする]など システムの 全 体 に 関 わる 設 定 を 行 うことができ ます 特 に 以 下 の 項 目 がよく 使 われており 詳 細 な 内 容 を 確 認 していきます タブ 項 目 1. 全 般 (1) フォームの 自 動 保 存 オプションを 選 択 する (2) IM プレゼンス 情 報 のオプションの 設 定 (3) 氏 名 の 形 式 を 設 定 する (4) 通 貨 の 表 示 オプションの 設 定 2. 形 式 (1) 番 号 通 貨 型 時 間 日 付 や 長 い 日 付 の 表 示 形 式 ( [ 組 織 の 標 準 と 形 式 ] ) 3. 監 査 (1) 監 査 の 開 始 (2) 監 査 を 有 効 にする 領 域 ( [ 次 の 領 域 で 監 査 を 有 効 にする] ) 4. 電 子 メール (1) 電 子 メールの 関 連 付 けの 設 定 5. マーケティング (1) 自 動 登 録 解 除 オプションを 設 定 する 6. Outlook (1) メッセージ バーに Outlook クライアントの 取 得 と 表 示 され るかどうかを 設 定 する 7. レポート (1) レポートのカテゴリの 指 定 (2) 既 定 値 8. 目 標 (1) 目 標 の 終 了 日 から 目 標 のロールアップが 停 止 するまでの 日 数 13

演 習 1.システム 設 定 [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 管 理 ]メニューに[システムの 設 定 ]が 表 示 されます 14

演 習 1.システム 設 定 1. システムの 設 定 (1) (2) (3) (4) [システムの 設 定 ]で 下 記 の 設 定 をご 利 用 環 境 に 合 わせて 変 更 する 必 要 があります 一 つずつ 詳 細 を 確 認 していきます (1) フォームの 自 動 保 存 オプションを 選 択 する (2) IM プレゼンス 情 報 のオプションの 設 定 (3) 氏 名 の 形 式 を 設 定 する (4) 通 貨 の 表 示 オプションの 設 定 15

演 習 1.システム 設 定 フォームの 規 定 の 保 存 オプションを 選 択 肢 ます [はい]と 選 んだ 場 合 : フォーム 編 集 時 に 一 定 の 間 隔 で 自 動 保 存 が 行 われます [いいえ]と 選 んだ 場 合 : フォーム 編 集 時 に 自 動 保 存 が 行 われません 16

演 習 1.システム 設 定 (5) IM プレゼンス 情 報 のオプションの 設 定 [はい]と 選 んだ 場 合 : ユーザー 取 引 先 担 当 者 営 業 案 件 または 潜 在 顧 客 の 現 在 の 状 態 をインスタント メッセージングに 表 示 します [いいえ]と 選 んだ 場 合 : ユーザー 取 引 先 担 当 者 営 業 案 件 または 潜 在 顧 客 の 現 在 の 状 態 をインスタント メッセージングに 表 示 しません この 設 定 は Office Communicator / Lync などをご 利 用 の 場 合 に 有 効 なものです Lync をイ ンストールすることで Lync と 同 様 に 色 によるプレゼンス 情 報 を 17

演 習 1.システム 設 定 [はい] を 選 択 した 場 合 にできることの 一 例 としまして ユーザー 一 覧 表 示 でプレゼンスを 表 示 す ることもできます 以 下 その 設 定 方 法 を 紹 介 します (a) ユーザーのビューを 新 しく 作 成 します (Dynamics CRM 自 習 書 カスタマイズ 編 演 習 1 機 能 6 ビュー 参 照 )ここでは 名 称 を " 有 効 なユーザー(プレゼンス 表 示 )" としま す (b) [ 氏 名 ]を 選 択 のうえ [プロパティの 変 更 ]をクリックし [プロパティの 変 更 ダイアログ]を 表 示 します 18

演 習 1.システム 設 定 (c) [この 列 のプレゼンスを 有 効 にする]にチェックを 入 れ [OK]をクリックします 19

演 習 1.システム 設 定 (d) 作 成 したビューが 一 覧 に 表 示 されていることを 確 認 し [すべてのカスタマイズの 公 開 ]を クリックします 20

演 習 1.システム 設 定 (e) [ 設 定 ] [ 管 理 ] [ユーザー]で 表 示 されるユーザーの 一 覧 画 面 で 作 成 したビュー 例 : 有 効 なユーザー(プレゼンス 表 示 ) を 表 示 すると [ 氏 名 ] 欄 にプレゼンスを 表 示 します (f) [ 氏 名 ] 欄 の 丸 いアイコンにマウスポインターを 当 てると 詳 細 がポップアップ 表 示 されま す 21

演 習 1.システム 設 定 (6) 氏 名 の 形 式 を 設 定 する 以 下 の 形 式 から 選 択 します 姓 名 名 姓 姓 名 ミドル ネームの 頭 文 字 名 ミドル ネームの 頭 文 字 姓 姓 名 ミドル ネーム 名 ミドルネーム 姓 姓 名 姓 名 選 択 した 順 序 や 形 式 に 沿 って [ 氏 名 ]が 表 示 されます 日 本 語 が 基 本 言 語 と 選 択 された 場 合 の 既 定 値 は [ 姓 名 ]です 22

演 習 1.システム 設 定 (7) 通 貨 の 表 示 オプションの 設 定 以 下 のオプションから 選 択 します 選 択 肢 通 貨 記 号 通 貨 コード 説 明 例 えば が 表 示 されます 例 えば JPY が 表 示 されます 23

演 習 1.システム 設 定 2. 形 式 形 式 タブで Dynamics CRM での[ 番 号 ] [ 通 貨 型 ] [ 時 間 ] [ 日 付 ]や[ 長 い 日 付 形 式 ]を 指 定 します [ 現 在 の 形 式 ]を 選 択 することによって 上 記 の 項 目 を 一 括 して 変 更 することができます 24

演 習 1.システム 設 定 [カスタマイズ ]ボタンをクリックして [ 番 号 ]などの 項 目 を 個 別 に 設 定 することもできます 上 半 分 にて 設 定 を 行 い 下 半 分 にて 設 定 結 果 のプレビューを 確 認 することができます タブ で 設 定 する 内 容 を 切 り 替 えます 25

演 習 1.システム 設 定 3. 監 査 [ 監 査 の 開 始 ]をチェックすることによって Dynamics CRM での 監 査 機 能 を 有 効 にし 指 定 し たエンティティのレコードの 変 更 を 記 録 することができます [ 監 査 の 開 始 ]をチェックした 状 態 で エンティティのグループ 毎 に 監 査 の 有 効 と 無 効 を 切 り 替 え ることができます [ 監 査 ] 機 能 の 詳 細 については 演 習 4 監 査 (107 ページ)にて 詳 しく 確 認 していただきま す 26

演 習 1.システム 設 定 どのエンティティがどのグループに 所 属 するのかを 下 表 に 示 します グループ 共 通 エンティティ 営 業 エンティティ マーケティングエンティティ 顧 客 サービス エンティティ エンティティ マーケティング リスト ロールアップ クエリ 取 引 先 企 業 取 引 先 担 当 者 営 業 資 料 目 標 目 標 指 標 簡 易 キャンペーン 製 品 受 注 営 業 案 件 競 合 企 業 見 積 もり 請 求 書 キャンペーン サービス サポート 案 件 契 約 27

演 習 1.システム 設 定 4. 電 子 メール Dynamics CRM では 追 跡 トークンを 有 効 にすることによって Dynamics CRM が 受 信 メー ルを 自 動 的 にレコードと 関 連 付 けるときの 精 度 を 向 上 させることができます 28

演 習 1.システム 設 定 [ 追 跡 トークンの 使 用 ]にチェックしたとき 電 子 メールのタイトルは 下 記 のようになります [スマート マッチング]を 使 用 することによって [ 追 跡 トーケン]のみではなく 件 名 と 送 信 者 と 受 信 者 から Dynamics CRM で 管 理 されているデータと 関 連 付 けることができます その 際 の 関 連 付 けルールは [スマート マッチング]セクションにて 設 定 します 29

演 習 1.システム 設 定 5. マーケティング マーケティングタブにて 電 子 メール 広 告 の 送 信 を 有 効 にするかどうか 受 信 した 電 子 メールに 対 して[キャンペーンの 反 応 ]を 作 成 するかどうかを 設 定 することができます [キャンペーンの 反 応 ]とは Dynamics CRM で 管 理 されているエンティティです [キャン ペーン]エンティティと 関 連 づいており 反 応 した 顧 客 関 心 があるかどうか 反 応 のチャネル などを 関 連 付 けて 管 理 することができます [ 登 録 解 除 電 子 メール 受 信 時 に[マーケティング 資 料 を 送 付 しない]オプションを 設 定 する]を [はい]にした 場 合 登 録 解 除 メールを 受 信 したら 受 信 メールと 関 連 づいている[ 潜 在 顧 客 ]ま たは[ 取 引 先 担 当 者 ]の[マーケティング 資 料 を 送 付 する]フィールドの 値 を[いいえ]と 設 定 しま す [ 登 録 解 除 時 に 顧 客 に 受 信 確 認 通 知 を 送 信 する]を[はい]と 選 択 した 場 合 [ 受 信 確 認 電 子 メ ールのテンプレート]を 設 定 することが 必 要 です 設 定 した 電 子 メールテンプレートにて 登 録 解 除 メールが 送 信 されます 30

演 習 1.システム 設 定 6. Outlook Outlook タブにて Outlook 用 Dynamics CRM に 関 する 設 定 を 変 更 することができます 31

演 習 1.システム 設 定 [メッセージ バーに Outlook クライアントの 取 得 と 表 示 されるかどうかを 設 定 する]を 切 り 替 え ることによって エンドユーザーに 対 する 案 内 を 変 更 することができます Outlook クライアントの 取 得 メッセージは 下 記 のように 表 示 されます 32

演 習 1.システム 設 定 7. レポート レポートタブにて 使 用 できる[レポートのカテゴリ]を 設 定 することができます また 新 規 にレポートを 作 成 するときの[カテゴリ]の 既 定 値 を 設 定 することもできます 33

演 習 1.システム 設 定 個 々のレポートについて [レポートのカテゴリ] をレポートの 編 集 画 面 で 設 定 することができ ます [カテゴリ]は 複 数 の 値 を 選 択 することができます 34

演 習 1.システム 設 定 8. 目 標 目 標 タブにて ロールアップの 有 効 期 限 と 頻 度 を 設 定 します [ 目 標 の 終 了 日 から 目 標 のロールアップが 停 止 するまでの 日 数 ]を 設 定 することによって 月 末 事 務 処 理 の 遅 延 などに 対 応 して 目 標 終 了 日 以 降 に 確 定 したデータも 取 り 込 むことができます 35

演 習 1.システム 設 定 機 能 3. 言 語 Dynamics CRM で 複 数 の 言 語 を 一 つの 組 織 で 利 用 することができます 複 数 言 語 を 利 用 する ために まずシステムレベルで 言 語 を 利 用 可 能 にする 必 要 があります 次 に 各 ユーザーが 利 用 したい 言 語 を 選 択 します 以 下 英 語 を 利 用 することを 例 に 手 順 を 確 認 していただきます 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックして 右 側 に[ 言 語 ]アイコンが 表 示 されます [ 言 語 ]をクリック します [ 言 語 ]アイコンを 表 示 するために スクロールが 必 要 となる 場 合 があります 36

演 習 1.システム 設 定 2. [ 言 語 の 設 定 ] 画 面 で [ 英 語 ]を 選 択 した 上 [ 適 用 ]ボタンをクリックします 表 示 される 確 認 ダイアログで [OK] ボタンをクリックします 新 たな 言 語 を 有 効 にするには 時 間 が 数 分 間 かかる 場 合 があります その 間 組 織 のほか のユーザーは Dynamics CRM を 使 用 できない 可 能 性 があります 既 存 の 言 語 のチェックをはずして[ 適 用 ]ボタンをクリックして 言 語 を 利 用 できないように 変 更 することができます これにて [ 英 語 ]を 利 用 可 能 にする 設 定 が 完 了 します これ 以 降 山 田 次 郎 ユーザー(システム 管 理 者 以 外 のユーザーアカウント)でログインし 英 語 を 利 用 する 設 定 手 順 を 確 認 していきます 37

演 習 1.システム 設 定 3. [ファイル]ボタンをクリックして [オプション] 項 目 をクリックします 38

演 習 1.システム 設 定 4. [ 個 人 用 オプションの 設 定 ]ダイアログで [ 言 語 ]タブを 選 択 した 上 で [ユーザー インターフェ イスの 言 語 ]の[ 英 語 ]を 選 択 して [OK] ボタンをクリックします [ユーザー インターフェイスの 言 語 ]を 設 定 すると [ヘルプ 言 語 ]の 値 も 自 動 的 に 変 更 さ れます これにて 山 田 次 郎 ユーザーが 英 語 の Dynamics CRM を 利 用 するようになりま す 39

演 習 1.システム 設 定 機 能 4. サブスクリプション 管 理 サブスクリプション 管 理 で Dynamics CRM のユーザー ライセンス 数 の 追 加 記 憶 域 の 追 加 と 削 除 ができます トライアル 期 間 中 の 試 用 版 サブスクリプションではライセンスの 追 加 記 憶 域 の 追 加 や 削 除 を 行 うことができません これらを 行 うためには 有 料 サービスに 移 行 する 必 要 があります 40

演 習 1.システム 設 定 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 管 理 ]メニューに[サブスクリプション 管 理 ]が 表 示 されます 41

演 習 1.システム 設 定 2. [サブスクリプション 管 理 ]の 項 目 をクリックして [ Office365 管 理 センター]を 新 規 ウ ィンドウで 開 きます サブスクリプション 列 にある [ Microsoft Dynamics CRM Online ]のリンク 先 よりラ イセンスの 追 加 記 憶 域 の 追 加 削 除 の 操 作 を 行 います 赤 線 枠 で 囲 まれたリンクの 文 面 に[ Microsoft Dynamics CRM Online 試 用 版 ]と 表 示 さ れる 場 合 は 試 用 版 サブスクリプションをご 利 用 になられています ライセンスの 追 加 記 憶 域 の 追 加 や 削 除 を 行 うためには 有 料 サービスに 移 行 する 必 要 があります [ Microsoft Dynamics CRM Online 試 用 版 ]のリンクをクリックし [ 今 すぐ 購 入 ]リンク より 有 料 サービスに 変 換 したのち ライセンスの 追 加 記 憶 域 の 追 加 や 削 除 を 行 うこ とができます 42

演 習 1.システム 設 定 機 能 5. プライバシーの 基 本 設 定 プライバシーの 基 本 設 定 で Dynamics CRM エラー 時 の 基 本 設 定 を 行 うことができます 43

演 習 1.システム 設 定 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 管 理 ]メニューに[プライバシーの 基 本 設 定 ]が 表 示 されます 2. [プライバシーの 基 本 設 定 ]ダイアログで [ユーザーの 代 わりに Web アプリケーショ ン エラー 通 知 の 基 本 設 定 を 指 定 します ]を 選 択 して [OK] ボタンをクリックします 44

45 演 習 1.システム 設 定

演 習 1.システム 設 定 機 能 6. システム 通 知 システム 通 知 で Microsoft 社 からの 重 要 な 通 知 を 確 認 することできます 46

演 習 1.システム 設 定 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 管 理 ]メニューに[システム 通 知 ]が 表 示 されます 2. [システム 通 知 ] 画 面 で システムメッセージを 確 認 します 47

演 習 1.システム 設 定 機 能 7. 使 用 中 のリソース 使 用 中 のリソースで Dynamics CRM の 記 憶 域 カスタムエンティティ ワークフロー 及 びダイ アログの 使 用 率 の 確 認 ができます 48

演 習 1.システム 設 定 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 管 理 ]メニューに[ 使 用 中 のリソース]が 表 示 され ます 2. [ 使 用 中 のリソース] 画 面 で リソースの 使 用 状 況 を 確 認 します 49

演 習 1.システム 設 定 機 能 8. お 知 らせ お 知 らせで 全 員 に 通 知 する 投 稿 の 確 認 登 録 ができます 50

演 習 1.システム 設 定 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 管 理 ]メニューに[お 知 らせ]が 表 示 されます 2. [お 知 らせ] 画 面 で 新 規 をクリックして 新 規 お 知 らせを 作 成 します 51

演 習 1.システム 設 定 3. [ 保 存 して 閉 じる]をクリックすると 新 規 に 作 成 したお 知 らせが 登 録 され ユーザーか が 閲 覧 できるようになります 52

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 演 習 2. ユーザー 登 録 とセキュリティロール この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって 部 署 セキュリティロール ユーザー チーム などのデータアクセスの 範 囲 と 特 権 を 管 理 します 演 習 のゴール Dynamics CRM で 用 意 されている 以 下 の 管 理 機 能 内 のうち 本 章 で 触 れる 範 囲 の 機 能 を 理 解 します ユーザーやチームが 所 属 する 部 署 の 階 層 構 造 を 定 義 し 部 署 ます ユーザーやチーム 別 にデータ/ 機 能 アクセス 権 限 を 定 義 セキュリティロール します ユーザーやチーム 別 にセキュリティで 保 護 されたフィー フィールドセキュリティプロファイル ルドのアクセス 権 限 を 定 義 します 新 しいチームの 定 義 や 部 署 作 成 時 に 自 動 作 成 される チーム チームも 含 めて 所 属 ユーザを 定 義 します ユーザーに 関 する 情 報 を 編 集 します ユーザー 尚 新 規 のユーザ 作 成 はサブスクリプション 管 理 画 面 よ り 行 います システム 設 定 演 習 1 システム 設 定 演 習 2 ユーザー 登 録 セキュリティロール 演 習 3 ドキュメント 管 理 演 習 4 監 査 設 定 Dynamics CRM Online に 新 たなユーザーを 登 録 したい 自 社 の 組 織 やチーム 編 成 に 沿 って ユーザーのデータアクセス 範 囲 を 管 理 したい 53

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 用 語 説 明 演 習 2 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します [ セキュリティロール ] 様 々な 権 限 を 管 理 するための 特 権 をグルーピングして 管 理 する 機 能 をあらわします [ 特 権 ] セキュリティロールで 使 用 される 特 権 には エンティティ 特 権 と その 他 の 特 権 があります エンティティ 特 権 とは エンティティに 対 して 読 み 込 みができるか 書 き 込 みができるかなどの 操 作 に 関 する 権 限 をあらわします その 他 の 特 権 とは 個 別 の 機 能 に 関 する 権 限 をあらわします 54

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 機 能 1. 部 署 Dynamics CRM では 部 署 を 階 層 的 に 管 理 することができます ユーザーは 必 ず いずれか 一 つの 部 署 に 所 属 する 必 要 があります 首 都 圏 本 部 山 下 本 部 長 第 一 工 場 営 業 企 画 部 山 田 工 場 長 鈴 木 営 業 企 画 部 長 顧 客 サービス 課 営 業 課 企 画 課 顧 客 サービス 課 課 員 営 業 課 課 員 企 画 課 課 員 階 層 管 理 されている 部 署 はデータアクセスの 範 囲 を 規 定 しています 例 えば 既 定 で 自 動 作 成 さ れるセキュリティロールである[ 顧 客 サービス 課 長 ]が 部 署 配 下 の 契 約 を 割 り 当 てる 権 限 を 持 っ ています [ 顧 客 サービス 課 長 ]ロールを 山 田 工 場 長 に 割 り 当 てることで 山 田 工 場 長 が 第 一 工 場 だけでなく その 配 下 にある 顧 客 サービス 課 の 契 約 も 割 り 当 てられるようになります 首 都 圏 本 部 セキュリティロールの 割 り 当 てによって 下 位 部 署 のデータまでアクセス 可 能 山 下 本 部 長 第 一 工 場 営 業 企 画 部 山 田 工 場 長 鈴 木 営 業 企 画 部 長 顧 客 サービス 課 営 業 課 企 画 課 顧 客 サービス 課 課 員 営 業 課 課 員 企 画 課 課 員 55

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 具 体 的 には [ 顧 客 サービス 課 課 員 ]が 所 有 する[ 契 約 ]レコードが 存 在 したとして 山 田 工 場 長 が 割 り 当 て( 所 有 者 の 変 更 )を 行 うことを 想 定 した 場 合 で 説 明 します 山 田 工 場 長 が[ 顧 客 サービス 課 長 ]セキュリティロールを 有 している 場 合 は 下 位 部 署 のデータま でアクセス 可 能 であるため [ 顧 客 サービス 課 課 員 ]が 所 有 する[ 契 約 ]レコードを 他 のユーザーに 割 り 当 て 可 能 です 山 田 工 場 長 が[ 顧 客 サービス 担 当 者 ]セキュリティロールのみを 有 している 場 合 は 自 部 署 のデータのみアクセス 可 能 であるため [ 顧 客 サービス 課 課 員 ]が 所 有 する[ 契 約 ]レコード を 他 のユーザーに 割 り 当 てすることはできません 56

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 以 下 新 たに 利 用 開 始 した Dynamics CRM に 新 規 部 署 とユーザーを 登 録 する 操 作 手 順 を 確 認 していただきます Dynamics CRM の 利 用 申 請 時 に 組 織 名 を 首 都 圏 本 部 に 設 定 したと 想 定 しております そう すると 首 都 圏 本 部 という[ 部 署 ]が 自 動 的 に 作 成 されます 自 動 的 に 作 成 された 首 都 圏 本 部 の 配 下 に 新 たに 第 一 工 場 という 部 署 を 作 成 し そこに 山 田 工 場 長 を 所 属 させます 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックしますと [ 管 理 ]メニューに[ 部 署 ]が 表 示 されます 2. [ 部 署 ]ボタンをクリックしますと 部 署 の 一 覧 画 面 に 遷 移 します [ 新 規 ]ボタンをクリ ックして 部 署 の 新 規 作 成 画 面 を 開 きます 57

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 3. 以 下 のデータを 入 力 して [ 保 存 ]ボタンをクリックします 名 前 第 一 工 場 既 定 で [ 上 位 の 部 署 ]が 首 都 圏 本 部 と 設 定 されます [ 部 署 ]を 作 成 すると 同 名 のチームも 作 成 されます 保 存 処 理 が 完 了 しますと [ 部 署 ]の 各 アイコンがクリック 可 能 となります 58

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール すでに 登 録 してあるユーザーの 所 属 部 署 を 変 更 する 場 合 は ユーザー 編 集 画 面 を 開 き [ 操 作 ]タブにある[ 部 署 の 変 更 ]ボタンをクリックして 新 しい 部 署 を 指 定 します ただし 部 署 を 移 動 すると ユーザーに 割 り 当 てられているセキュリティロールが 全 て 削 除 されます 新 しい 部 署 にて 必 要 なセキュリティロールを 割 り 当 ててください セキュリティロールがない 状 態 では ユーザーが Dynamics CRM にログインするこ とができません 部 署 を 移 動 すると 部 署 と 同 名 のチームでの 所 属 関 係 も 移 動 されます 以 上 にて 部 署 を 登 録 して ユーザーを 追 加 する 手 順 を 確 認 していただきました セキュ リティロールは Dynamics CRM をご 利 用 いただく 上 で 必 須 な 設 定 です 機 能 2 ( 68 ページ)でそれぞれ 詳 しくご 確 認 いただきます 59

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 機 能 2. セキュリティロール Dynamics CRM での 権 限 はデータのアクセスを 制 御 する[エンティティ] 特 権 と 操 作 を 制 御 する[その 他 の 特 権 ]の2 種 類 あります これらは[セキュリティロール]にて 管 理 されます 下 図 に 既 定 で 作 成 される[ 顧 客 サービス 課 長 ]の[サービス]タグ 画 面 を 例 に [エンティティ] 特 権 と[その 他 の 特 権 ]をそれぞれ 示 してあります [エンティティ] 特 権 [その 他 の 特 権 ] 60

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール Dynamics CRM での 特 権 は 多 数 ありますが セキュリティロールの 詳 細 画 面 ではそれ らをグルーピングしてタブごとに 表 示 しています 以 下 のタブがあります [コアレコード] [マーケティング] [ 営 業 ] [サービス] [ 事 業 部 管 理 ] [サービスの 管 理 ] [カスタマイズ] [ユーザー 定 義 エンティティ] 61

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール Dynamics CRM では 一 人 のユーザーに 複 数 のセキュリティロールを 割 り 当 てることがで きます その 時 セキュリティロールの 権 限 は 累 積 されます 割 り 当 てられたすべてのセ キュリティロールで 許 可 されているすべての 特 権 が 与 えられます 例 えば [フィールドサービス 課 長 ]ロールは[サービスの 管 理 ]について 設 備 などの[ 空 き 時 間 の 参 照 ] 特 権 を 組 織 全 体 の 範 囲 で 持 っていますが [ 顧 客 サービス 課 長 ]は 同 特 権 を[ 選 択 なし] と 設 定 されており 全 く 権 限 を 持 っていません [フィールドサービス 課 長 ]と[ 顧 客 サービ ス 課 長 ]を 両 方 山 田 工 場 長 に 割 り 当 てた 場 合 山 田 工 場 長 は 組 織 全 体 の 範 囲 で 設 備 など の 空 き 時 間 を 参 照 できるようになります 両 方 のロールを 山 田 工 場 長 に 割 り 当 てます [ 顧 客 サービス 課 長 ] [サービスの 管 理 ]について 設 備 などの[ 空 き 時 間 の 参 照 ] 特 権 を [ 選 択 なし]と 設 定 されており 全 く 権 限 を 持 っていません [フィールドサービス 課 長 ] [サービスの 管 理 ]について 設 備 などの[ 空 き 時 間 の 参 照 ] 特 権 を 組 織 全 体 の 範 囲 で 持 っています 山 田 工 場 長 [サービスの 管 理 ]について 設 備 などの[ 空 き 時 間 の 参 照 ] 特 権 を 組 織 全 体 の 範 囲 で 持 ちます データアクセスや 操 作 の 特 権 の 他 に エンティティに 複 数 のフォームが 定 義 されてい る 場 合 に ユーザーが 利 用 出 来 るフォームもセキュリティロールにて 制 御 します そ の 詳 細 は 本 自 習 書 の カスタマイズ 編 をご 参 照 ください 62

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 以 下 既 定 で 作 成 された[ 顧 客 サービス 課 長 ]ロールをコピーした 上 で [チーム]についての 部 署 配 下 の 作 成 権 限 を 追 加 して [ 第 一 工 場 の 顧 客 サービス 課 長 ]ロールとして 作 成 する 手 順 を 説 明 します 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックしますと [ 管 理 ]メニューに[セキュリティロール]が 表 示 されます 2. [セキュリティロール]ボタンをクリックして セキュリティロールの 一 覧 画 面 を 表 示 します 既 定 で 作 成 されたセキュリティロールが 一 覧 表 示 されます [ 顧 客 サービス 課 長 ]をクリックします 63

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 3. [ 顧 客 サービス 課 長 ]ロールの 詳 細 が 表 示 されたら [ 操 作 ] [ロールのコピー]の 順 にクリ ックします [セキュリティロールのコピー]ダイアログが 表 示 されます [セキュリティロール]が 部 署 に 所 属 されます セキュリティロールは 同 じ 部 署 またはその 下 位 部 署 に 所 属 しているユーザーにしか 割 り 当 てることができません ( 正 確 には 上 位 部 署 のセキュリティロールを 継 承 する 形 で 下 位 部 署 にも 同 じセキュリティが 作 成 されるため 下 位 部 署 のユーザーに 割 り 当 てることができるようになります また 継 承 されたセキュリティ ロールは 変 更 できません )セキュリティロールの 割 り 当 ては 機 能 3 ユーザー にて 詳 しく ご 確 認 いただきます セキュリティロールは 一 旦 作 成 した 後 は 所 属 部 署 を 変 更 することができません 64

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 4. [ 新 しいロール 名 ]を 入 力 して [OK]ボタンをクリックします 新 しいロール 名 第 一 工 場 の 顧 客 サービス 課 長 5. [セキュリティロール]のコピー 処 理 が 完 了 しますと 新 しいロールの 情 報 がポップアップ ウィ ンドウにて 表 示 されます 65

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 6. [チーム]が 含 まれる[ 事 業 部 管 理 ]タブをクリックします [チーム] 行 の[ 作 成 ] 列 にあるアイコ ンをクリックすると それが[ 部 署 配 下 ]になることを 確 認 します [ 保 存 して 閉 じる]ボタンをク リックして 新 しいロールの 変 更 を 保 存 して 画 面 を 閉 じます 権 限 を 変 更 するためにアイコンをクリックする 他 [チーム]または[ 作 成 ]などのヘッダー 欄 を クリックすることで 一 括 で 大 量 の 項 目 を 設 定 することができます 例 えば [ 目 標 指 標 ]をク リックすることで [ 目 標 指 標 ]の[ 作 成 ] [ 読 み 込 み] [ 書 き 込 み] [ 削 除 ] [ 追 加 ] 及 び[ 追 加 先 ]の 権 限 が 全 て 変 更 されます 同 様 に [ 追 加 ]をクリックすると 全 てのエンティティの[ 追 加 ] 権 限 状 態 が 変 更 されます アイコンをクリックすることで アイコンの 状 態 は 以 下 の 順 番 で 切 り 替 わります ただし 項 目 の 種 類 によっては アイコン 状 態 が 省 略 されるがあります 例 えば [チーム]の[ 作 成 ]アイコ ンを 何 回 かクリックすると その 状 態 は[ユーザー]にはならず [ 選 択 なし]から 直 接 [ 部 署 ]に なることがご 確 認 いただけます 選 択 なし ユーザー 部 署 部 署 配 下 組 織 全 体 66

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 以 上 で セキュリティロールの 概 念 と 作 成 方 法 を 説 明 しました 機 能 3 ユーザー にてユーザー の 作 成 方 法 及 びセキュリティロールをユーザーに 割 り 当 てる 方 法 を 説 明 します 67

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 機 能 3. ユーザー 本 節 で Dynamics CRM のユーザー 登 録 ユーザーの 部 署 設 定 上 司 設 定 チームの 設 定 や セキュリティロールの 割 り 当 てについてご 確 認 いただきます 以 下 ユーザーの 一 覧 画 面 を 確 認 した 上 ユーザーに 関 する 管 理 機 能 についてご 確 認 いただき ます 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 管 理 ]メニューに[ユーザー]が 表 示 されます 68

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 2. [ユーザー]ボタンをクリックすると ユーザーの 一 覧 が 表 示 されます 既 定 では[ 有 効 なユーザー]ビューが 選 択 され 現 在 有 効 なユーザーレコードが 表 示 されます ユーザ ーを 選 択 して[ロールの 管 理 ] [ 部 署 の 変 更 ]や[マネージャーの 変 更 ]を 一 括 して 行 うこ とができます ユーザーを 追 加 するために [ 新 規 ]をクリックします [ロールの 管 理 ]は 一 回 で 同 じ 部 署 に 所 属 しているユーザーしか 操 作 することができません 3. [ユーザーの 追 加 およびライセンス 付 与 ] をクリックし Office365 管 理 センターの[ユ ーザーとグループ] 管 理 画 面 を 起 動 します 69

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 4. [+] をクリックします 5. [ 姓 ] [ 名 ]を 入 力 すると 自 動 的 に[ 表 示 名 ]に[[ 姓 ]+[ 名 ]]が 設 定 されます [ユーザー 名 ] に ログインに 使 用 する ID を 入 力 し [ 次 へ]をクリックします 70

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 6. [ 役 職 の 割 り 当 て]を Yes とすると Office365 管 理 センターの 管 理 機 能 が 利 用 なユーザ ーとなります 今 回 は 一 般 ユーザーを 作 成 するため No を 選 択 し ユーザーの 所 在 地 の 設 定 で[ 日 本 ]を 選 択 して[ 次 へ]をクリックします 7. [Microsoft Dynamics CRM Online プロフェッショナル]にチェックを 付 けてライセン スの 割 り 当 てを 行 い [ 次 へ]をクリックします 8. [ 電 子 メールを 送 信 する]にチェックを 付 けた 場 合 ID パスワードを 指 定 のメールア ドレス 宛 に 連 絡 することができます [ 作 成 ]をクリックします 71

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 9. ID 一 時 パスワードが 画 面 に 表 示 されます 完 了 をクリックすることで [ユーザーと グループ]に 戻 り 今 回 作 成 されたユーザーが 増 えていることを 確 認 します 以 下 山 田 次 郎 ( 山 田 工 場 長 )の 上 司 を 山 下 太 郎 ( 山 下 本 部 長 )に 設 定 する 例 を 通 じて [マネージャーの 変 更 ] 手 順 をご 確 認 いただきます 72

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 1. ユーザーの 一 覧 画 面 にて 山 田 次 郎 のチェックボックスをチェックした 上 で [マネ ージャーの 変 更 ]ボタンをクリックします 2. [ 上 司 の 変 更 ]ダイアログが 表 示 されます 虫 眼 鏡 ボタンをクリックして 上 司 となる ユーザーを 選 択 します 73

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 3. 山 下 太 郎 を 選 択 して [ 追 加 ]ボタンをクリックします [ 上 司 の 変 更 ]ダイアログに 値 が 設 定 されますので [OK]ボタンをクリックします 74

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 4. ユーザーの 一 覧 画 面 から 山 田 次 郎 の 名 前 をクリックして 詳 細 画 面 を 開 いて [ 上 司 ]が 山 下 太 郎 になっていることを 確 認 します [ 関 連 ]メニューにこのユーザーとの 関 連 性 を 持 っているエンティティのデータが 表 示 されてい ます 次 ページ 以 降 で [チーム]と[セキュリティロール]についてご 確 認 いただきます 75

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール [チーム]メニューに 山 田 次 郎 が 所 属 しているチーム( 第 一 工 場 )が 表 示 されます また [ 既 存 のチームの 追 加 ]ボタンで ユーザーの 所 属 するチームを 追 加 することができます [ 既 存 のチームの 追 加 ]ボタンをクリックすると チームの 検 索 ダイアログが 表 示 されます 76

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール [セキュリティロール]メニューで ユーザーに 割 り 当 てられている 顧 客 サービス 課 長 が 表 示 されます [ロールの 管 理 ]をクリックして [セキュリティロールの 割 り 当 てを 確 認 ]ダイアログ から ユーザーに 割 り 当 てるロールを 変 更 することができます [ロールの 管 理 ]ボタンをクリックすると [ユーザー ロールの 管 理 ]ダイアログが 表 示 されま す 77

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 機 能 4. フィールドセキュリティプロファイル Dynamics CRM にて フィールド 単 位 でデータアクセスの 許 可 と 禁 止 を 設 定 することができま す この 機 能 は[フィールド セキュリティ プロファイル]を 通 じて 設 定 します ただし フィールド セキュリティは 独 自 に 作 成 したカスタム フィールドにしか 適 用 することができ ません Dynamics CRM の 既 定 の 状 態 で 作 成 されている 既 存 フィールドには 適 用 できませ ん 以 下 [ 取 引 先 企 業 ]に 新 たに[ランク]フィールドを 作 成 した 想 定 で [フィールド セキュリティ プロ ファイル]の 設 定 手 順 を 確 認 していただきます この 手 順 では まずエンティティのフィールドで [フィールド セキュリティ]を 有 効 にします 次 に [フィールド セキュリティ プロファイル]にて アクセス 権 限 のあり なしを 設 定 します 最 後 に [フィールド セキュリティ プロファイル]の 適 用 ユーザーを 選 択 します 78

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 1. [ 取 引 先 企 業 ]の 画 面 にて [エンティティのカスタマイズ]ボタンをクリックします 2. [ソリューション: 既 定 のソリューション] 画 面 が 開 きます 左 側 メニューから [ 取 引 先 企 業 ] 配 下 にある[フィールド]をクリックします 右 側 にフィールドの 一 覧 が 表 示 されます [ビュー]を [カスタム]に 切 り 替 えると 新 たに 作 成 したフィールドのみが 表 示 されます new_rank を ダブルクリックします この 例 では すでに 作 成 したカスタム フィールドを 例 にしています カスタム フィールドを 追 加 する 方 法 については Dynamics CRM 自 習 書 カスタマイズ 編 をご 参 照 ください 79

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 3. フィールドの 詳 細 画 面 が 表 示 されます [フィールド セキュリティ]を[ 有 効 にする]と 選 択 しま す [ 保 存 して 閉 じる]をクリックして 画 面 を 閉 じます 80

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 4. 設 定 が 完 了 した 後 [すべてのカスタマイズの 公 開 ]ボタンをクリックして カスタマイズを 公 開 します これにて エンティティレベルで[フィールド セキュリティ]を 有 効 にしました これ 以 降 は [セ キュリティ プロファイル]にてアクセスのあり なしを 設 定 します 81

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 5. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックして 右 側 に[フィールド セキュリティ プロファイル]アイコン が 表 示 されます [フィールド セキュリティ プロファイル]をクリックします 82

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 6. [フィールド セキュリティ プロファイル]の 一 覧 が 表 示 されます [ 新 規 ]ボタンをクリックしま す [システム 管 理 者 ]のプロファイルは 既 定 で 作 成 されます 既 存 の[フィールド セキュリティ プロファイル]をクリックして 編 集 することができます 一 件 の[フィールド セキュリティ プロファイル]は フィールドセキュリティを 有 効 にしたすべて のフィールドに 対 して 許 可 のあり なしを 設 定 します 複 数 のパターンを 管 理 する 場 合 は [フィールド セキュリティ プロファイル]を 複 数 件 作 成 します 83

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 7. [フィールド セキュリティ プロファイル: 新 規 ] 画 面 が 開 きます 以 下 のようにデータを 入 力 し て [ 保 存 ]ボタンをクリックします 名 前 説 明 顧 客 サービス 管 理 者 顧 客 に 提 供 するサービスのレベル などを 決 定 する 管 理 者 用 のプロファ イルです 84

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 8. 保 存 処 理 が 完 了 すると [ 関 連 ]メニューがクリックできるようになります [ 共 通 ]タブの[フィー ルドのアクセス 許 可 ]をクリックして データフィールドのアクセスの 許 可 と 不 許 可 を 設 定 しま す 設 定 したいフィールドをダブル クリックします [フィールド セキュリティ]を[ 有 効 ]に 設 定 したフィールドのみが 一 覧 されます 85

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 9. [フィールド セキュリティの 編 集 ]ダイアログが 開 きます フィールドごとに 読 み 取 り 作 成 と 更 新 の 権 限 を 設 定 することができます 既 定 の 状 態 では すべての 権 限 が[なし]と 設 定 され ています 今 回 の 例 で すべて[あり]と 設 定 して [OK] ボタンをクリックします 86

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 10. 保 存 した 後 [ 読 み 込 み] [ 更 新 ]と[ 作 成 ]フィールドは[あり]になっていることを 確 認 します これにて アクセス 権 限 のあり なし 設 定 が 完 了 しました これ 以 降 このプロファイルの 適 用 ユーザーを 指 定 します 87

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 11. [ユーザー]タブをクリックして このプロファイルを 適 用 する[ユーザー]を 追 加 します [ 追 加 ] ボタンをクリックして ユーザーを 選 択 することができます 88

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 12. [レコードの 検 索 ]で 対 象 のユーザーを 選 択 し [ 追 加 ]ボタンをクリックします [チーム] 関 連 メニューをクリックすることで このプロファイルを 適 用 するチームを 登 録 するこ とができます 89

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 13. ランク フィールドを 配 置 したフォームで 確 認 すると 下 記 のように 表 示 されます なお 上 記 は 読 み 取 りのアクセス 権 限 を 付 与 した 場 合 の 挙 動 です 読 み 取 りは 許 可 なしと 設 定 した 場 合 下 記 のように 表 示 されます Excel にデータをエクスポートした 場 合 アクセス 権 限 がなしと 設 定 されたフィールドは 空 白 で 出 力 されます 90

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 機 能 5. チーム Dynamics CRM で 複 数 のユーザーをチームに 所 属 させることができます チームがデータの 所 有 者 になることができます 以 下 顧 客 サービスチーム という 名 前 でチームを 新 たに 作 成 して そこにユーザーを 所 属 させ る 手 順 を 確 認 していただきます 91

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 1. [ 設 定 ] [ 管 理 ]の 順 にクリックして [チーム]アイコンが 表 示 されます [チーム]をクリックしま す 92

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 2. [チーム]の 一 覧 が 表 示 されます [ 新 規 ]ボタンをクリックします 部 署 が 作 成 されると 同 名 のチームが 作 成 されます 上 記 で 作 成 されるチームは 同 名 の 部 署 と 関 連 付 けされた 状 態 で 作 成 されます 93

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 3. [フィールド セキュリティ プロファイル: 新 規 ] 画 面 が 開 きます 以 下 のようにデータを 入 力 し て [ 上 書 き 保 存 ]ボタンをクリックします 項 目 値 説 明 チーム 名 顧 客 サービスチーム チームの 名 称 を 設 定 します 部 署 [ 既 定 の 部 署 ] チームの 所 属 する 部 署 を 設 定 します 管 理 者 山 田 次 郎 チームの 管 理 者 に 当 たるユーザーを 設 定 しま す 説 明 顧 客 に 出 張 サービスを 提 供 す るチームです チームの 説 明 を 入 力 します [ 既 定 のキュー]は 入 力 しない 場 合 は 新 たに 作 成 されます 既 存 のキューを 使 用 する 場 合 は それを 選 択 してから [ 上 書 き 保 存 ]ボタンをクリックします 94

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 4. 保 存 処 理 が 完 了 すると [ 関 連 ]メニューがクリックできるようになります [ 共 通 ]タブの[メンバ ー]をクリックして チームの 所 属 メンバーを 設 定 します [メンバーの 追 加 ]をクリックして メン バーに 追 加 したユーザーを 選 択 します 追 加 されたユーザーは 右 側 に 表 示 されます 95

演 習 2.ユーザー 登 録 とセキュリティロール 既 存 のユーザーにチェックした 上 で [ 編 集 ]ボタンをクリックすることで 編 集 することができ ます また [ ]ボタンで 既 存 のユーザーをチームから 削 除 したり [ 一 括 削 除 ]ボタンで 複 数 のユーザーを 一 括 して 削 除 したりすることができます 96

演 習 3.ドキュメント 管 理 演 習 3. ドキュメント 管 理 この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって SharePoint サーバーを 利 用 したドキュメン ト 管 理 と Dynamics CRM との 統 合 を 確 認 します 詳 細 は Office365 連 携 編 をご 参 照 くださ い 演 習 のゴール Dynamics CRM で 用 意 されている 以 下 の 管 理 機 能 内 のうち 本 章 で 触 れる 範 囲 の 機 能 を 理 解 します 連 携 先 の SharePoint サーバの URL やドキュメント ドキュメント 管 理 設 定 管 理 対 象 エンティティを 定 義 します リストコンポーネントのインストー SharePoint サーバ 側 にインストールが 必 要 なリストコ ル ンポーネントをダウンロードします ドキュメント 管 理 設 定 で 定 義 した SharePoint サイトを SharePoint サイト 管 理 します エンティティと 関 連 付 いた SharePoint サイト 内 の 格 納 SharePoint ドキュメントの 場 所 場 所 を 管 理 します 97

演 習 3.ドキュメント 管 理 システム 設 定 演 習 1 システム 設 定 演 習 2 ユーザー 登 録 セキュリティロール 演 習 3 ドキュメント 管 理 演 習 4 監 査 設 定 社 内 の SharePoint サーバーで 管 理 しているドキュメントを 利 用 したい Dynamics CRM Online の ドキュメントを 社 内 SharePoint サーバーに 保 存 したい 98

演 習 3.ドキュメント 管 理 用 語 説 明 演 習 3 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します [ SharePoint ] Microsoft 社 が 提 供 するコラボレーションやドキュメント 管 理 を 行 うプラットフォームです 99

演 習 3.ドキュメント 管 理 機 能 1. ドキュメント 管 理 設 定 本 設 定 画 面 で 選 択 されたエンティティで ドキュメント 管 理 を 行 うことができるようになります また SharePoint Server 2013 サイトの URL を 設 定 することにより Dynamics CRM から Microsoft SharePoint が 提 供 するドキュメント 管 理 機 能 を 使 用 することができます 100

演 習 3.ドキュメント 管 理 機 能 2. リストコンポーネントのインストール Dynamics CRM がエンティティとレコード 用 のフォルダーを SharePoint に 自 動 的 に 作 成 でき るようにするには SharePoint Server 2013 サイトでリストコンポーネントがインストールされて いる 必 要 があります 前 ページのアイコンクリックにより 開 かれたページ(Microsoft ダウンロードセンター)の 内 容 に 従 い リストコンポーネントをダウンロードし インストールを 行 ってください 101

演 習 3.ドキュメント 管 理 機 能 3. SharePoint サイト Dynamics CRM から Microsoft SharePoint が 提 供 するドキュメント 管 理 機 能 を 使 用 するた めに SharePoint サイトの URL を 登 録 します 102

演 習 3.ドキュメント 管 理 機 能 4. SharePoint ドキュメントの 場 所 ドキュメント 管 理 を 行 うための SharePoint URL を 登 録 します 絶 対 URL か 機 能 3 SharePoint サイト (102 ページ)で 登 録 した SharePoint サイトか らの 相 対 URL で 指 定 します 登 録 した 後 は 機 能 1 ドキュメント 管 理 設 定 (100 ページ)で 設 定 したエンティティに 現 れる[ド キュメント]にてドキュメントの 管 理 を 行 うことができます 1. 例 として 取 引 先 企 業 のレコードを 表 示 し 左 側 メニューの[ドキュメント]をクリックします 103

演 習 3.ドキュメント 管 理 2. その 取 引 先 企 業 に 関 するドキュメントを 初 めて 利 用 する 場 合 には 以 下 のようにフォルダー を 作 成 することが 促 されます [ OK ]をクリックします 104

演 習 3.ドキュメント 管 理 3. 以 下 のように SharePoint 上 にその 取 引 先 企 業 に 関 するドキュメントを 置 くためのフォルダ ーが 作 成 され ドキュメントの 追 加 (アップロード)などが 利 用 可 能 になります 105

演 習 3.ドキュメント 管 理 4. ドキュメント 一 覧 にある[ 操 作 ]ボタンをクリックすることにより 各 種 操 作 を 行 うことが できます 106

演 習 4. 監 査 演 習 4. 監 査 この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって データの 変 更 履 歴 を 記 録 する 監 査 機 能 につ いて 確 認 します この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって システムの 設 定 サブスクリプション 管 理 など を 行 います 演 習 のゴール Dynamics CRM で 用 意 されている 以 下 の 監 査 機 能 内 のうち 本 章 で 触 れる 範 囲 の 機 能 を 理 解 します グローバル 監 査 設 定 監 査 ログやアクセスログの 有 効 化 設 定 と 有 効 化 箇 所 を 選 択 します エンティティおよびフィールドの 監 査 設 定 選 択 されているエンティティおよびフィールドの 監 査 追 跡 を 有 効 にします 監 査 概 要 ビュー レコードおよびユーザー 間 の 監 査 ログを 時 系 列 に 表 示 しま す 監 査 ログの 管 理 古 い 監 査 ログや 不 要 な 監 査 ログを 削 除 します システム 設 定 演 習 1 システム 設 定 演 習 2 ユーザー 登 録 セキュリティロール 演 習 3 ドキュメント 管 理 演 習 4 監 査 設 定 取 引 先 企 業 の 支 払 条 件 の 変 更 履 歴 を 記 録 したい 組 織 の 監 査 を 有 効 にし コンプライアンスに 対 応 したい 107

演 習 4. 監 査 用 語 説 明 演 習 4 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します [ 監 査 ] 変 更 履 歴 など 操 作 を 行 った 記 録 をログとして 残 すことです 108

演 習 4. 監 査 機 能 1. グローバル 監 査 設 定 本 設 定 で 監 査 を 行 う/ 行 わないを 設 定 することができます 1. [ 設 定 ] [ 監 査 ]の 順 にクリックすると [ 監 査 ]メニューに[グローバル 監 査 設 定 ]が 表 示 さ れます ここで 表 示 される[ 監 査 ] 設 定 画 面 は 演 習 1 機 能 2 3 監 査 ( 26 ページ)で 記 した 内 容 と 同 じものです 設 定 方 法 はそちらも 併 せてご 参 照 ください 109

演 習 4. 監 査 2. 以 下 の 監 査 設 定 画 面 にて[ 監 査 の 開 始 ]で 監 査 を 行 う/ 行 わないを 設 定 します 110

演 習 4. 監 査 [ 次 の 領 域 で 監 査 を 有 効 にする]で 設 定 される 範 囲 は 以 下 の 通 りです 共 通 エンティティ 営 業 エンティティ マーケティング エンティティ 顧 客 サービス エンティティ セキュリティ ロール マーケティング リスト ユーザー ロールアップ クエリ 取 引 先 企 業 取 引 先 担 当 者 営 業 資 料 潜 在 顧 客 目 標 目 標 指 標 簡 易 キャンペーン 製 品 受 注 営 業 案 件 競 合 企 業 見 積 もり 請 求 書 キャンペーン サービス サポート 案 件 契 約 記 事 111

演 習 4. 監 査 機 能 2. エンティティ 及 びフィールドの 監 査 設 定 本 設 定 で 監 査 の 有 効 / 無 効 を 切 り 替 えることができます 1. [ 設 定 ] [ 監 査 ] [エンティティおよびフィールドの 監 査 設 定 ] の 順 にクリックすると エンティティの 一 覧 画 面 が 表 示 されます 112

演 習 4. 監 査 2. 確 認 したいエンティティをクリックして 詳 細 画 面 を 表 示 します 画 面 下 方 にある[ 監 査 ]チェックボックスを 変 更 することにより 監 査 の 有 効 / 無 効 を 切 り 替 えることができます 113

演 習 4. 監 査 機 能 3. 監 査 概 要 ビュー 本 監 査 概 要 ビューにて 記 録 されている 監 査 内 容 を 一 覧 表 示 することができます 1. [ 設 定 ] [ 監 査 ] [ 監 査 概 要 ビュー] の 順 にクリックすると[ 監 査 概 要 ビュー]が 表 示 され ます ここでは 記 録 されている 監 査 内 容 がすべて 表 示 されます 表 示 される 項 目 は 以 下 のものがあります 更 新 日 イベント 変 更 者 レコード エンティティ 操 作 監 査 内 容 を 記 録 した 日 付 監 査 内 容 の 概 要 操 作 を 行 ったユーザー 監 査 の 対 象 となったレコード 監 査 の 対 象 となったエンティティ 監 査 の 対 象 となった 操 作 作 成 更 新 削 除 114

演 習 4. 監 査 2. 前 述 の 他 にエンティティ 毎 に 監 査 履 歴 を 表 示 する 方 法 を 紹 介 します 例 として[ 取 引 先 企 業 ]の 監 査 履 歴 を 表 示 します 取 引 先 企 業 の 詳 細 を 表 示 し [ 監 査 履 歴 ]をクリックします 115

演 習 4. 監 査 3. [ 監 査 履 歴 ]をクリックすると 監 査 履 歴 の 一 覧 が 表 示 されます 116

演 習 4. 監 査 4. [フィルターの 設 定 対 象 ]を 設 定 することにより 表 示 項 目 を 絞 り 込 むことができます 117

演 習 4. 監 査 機 能 4. 監 査 ログの 管 理 [ 監 査 ログの 管 理 ]では 過 去 の 監 査 ログが 一 覧 表 示 されます ここで 最 も 古 い 監 査 ログを 選 択 し[ログの 削 除 ]をクリックすると 監 査 ログを 削 除 するこ とができます 削 除 できるのは 最 も 古 い 監 査 ログだけです 複 数 のログを 削 除 するためには 最 も 古 いロ グの 削 除 を 繰 り 返 す 必 要 があります 118

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 2. 業 務 設 定 119

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって 会 計 年 度 休 業 日 など 事 業 部 に 必 要 な 設 定 を 管 理 します 演 習 のゴール Dynamics CRM で 用 意 されている 以 下 の 事 業 部 管 理 設 定 機 能 内 のうち 本 章 で 触 れる 範 囲 の 機 能 を 理 解 します 会 計 年 度 の 設 定 営 業 目 標 の 追 跡 に 使 用 する 会 計 年 度 および 会 計 期 間 の 開 始 日 テンプレート および 表 示 オプションを 設 定 します 目 標 指 標 休 業 日 設 備 / 備 品 管 理 する 目 標 の 種 類 を 定 義 および 管 理 します サービスカレンダーなどで 使 用 する 休 日 とその 他 の 休 業 日 の 一 覧 を 作 成 します サービスカレンダーに 使 用 する 設 備 や 備 品 を 追 加 しま す キュー 部 署 および 所 有 者 などの 既 存 のキュー 情 報 の 変 更 新 規 作 成 削 除 を 行 います リソース グループ サービスカレンダーで 使 用 するグループの 定 義 を 行 いま す 売 上 予 算 のある 営 業 担 当 者 営 業 担 当 者 の 作 成 や 売 上 予 算 の 追 加 アクティブ 化 管 理 を 行 います 詳 しくは 新 機 能 編 をご 参 照 下 さ い 営 業 担 当 地 域 営 業 担 当 地 域 の 定 義 やメンバーの 追 加 と 削 除 を 行 い ます サービス サービスカレンダーに 使 用 する 新 しいサービスの 追 加 アクティブ 化 管 理 を 行 います サービス 拠 点 サービス 業 務 を 行 う 新 しいサービス 拠 点 またはオフィス の 場 所 を 作 成 及 び メンバーの 追 加 と 削 除 を 行 いま す 情 報 カテゴリ 組 織 の 製 品 資 料 および 記 事 の 情 報 カテゴリの 階 層 を 管 理 します 通 貨 新 しい 通 貨 を 追 加 や 既 存 の 通 貨 の 為 替 レートを 変 更 します つながりロール レコード 間 の 接 続 を 定 義 するために 使 用 するつながり 定 義 のラベルを 作 成 編 集 削 除 します 顧 客 間 関 係 ロール 取 引 先 企 業 取 引 先 担 当 者 および 営 業 案 件 の 顧 120

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 客 間 関 係 ロールを 定 義 するために 使 用 するラベルを 作 成 編 集 削 除 します 業 務 設 定 演 習 5 事 業 部 管 理 設 定 演 習 6 テンプレート 設 定 自 社 に 合 わせて 会 計 年 度 を 設 定 したい 製 品 の 価 格 や 割 引 情 報 を 一 元 管 理 したい 121

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 用 語 説 明 演 習 5 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します ( 項 目 はありません) 122

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 機 能 1. 会 計 年 度 の 設 定 Dynamics CRM で 営 業 目 標 の 追 跡 や 会 計 期 間 の 管 理 などが 可 能 です そのために [ 会 計 年 度 ]を 設 定 する 必 要 があります 以 下 既 定 の 会 計 年 度 を 変 更 し 自 社 に 合 わせる 手 順 を 紹 介 しま す 会 計 期 間 の 開 始 日 を 4 月 1 日 にした 上 で 表 示 では 2011 年 度 の 形 式 に 変 更 します 開 始 日 表 示 形 式 4 月 1 日 2013 年 度 ( 既 定 では[ 年 度 2013]となります) 1. [ 設 定 ] [ 事 業 部 管 理 ]の 順 にクリックすると [ 事 業 部 管 理 ]メニューに[ 会 計 年 度 の 設 定 ]が 表 示 されます 123

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 2. [ 会 計 年 度 の 設 定 ]ボタンをクリックすると [ 会 計 年 度 の 設 定 ]ダイアログが 表 示 され ます 以 下 のようにデータを 設 定 して [OK] ボタンをクリックします 開 始 日 2013/04/01 会 計 年 度 ( 接 頭 辞 ) 年 度 会 計 年 度 ( 接 尾 辞 ) ( 空 白 ) カレンダーアイコンをクリックすることで 開 始 日 は 入 力 ではなく 選 択 することができます 124

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 機 能 2. 価 格 表 Dynamics CRM で 製 品 の 価 格 情 報 を 価 格 表 にて 管 理 しています 営 業 案 件 見 積 もりや 受 注 などで 製 品 を 登 録 する 場 合 は 価 格 表 は 必 ず 必 要 となります 営 業 案 件 などを 登 録 する 手 順 は 以 下 となります Step1 価 格 表 を 登 録 Step2 製 品 を 登 録 Step3 営 業 案 件 などを 保 存 本 節 で 価 格 表 そのものの 登 録 と 価 格 表 を 製 品 と 紐 付 ける 手 順 を 確 認 していただきます 125

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 1. [ 設 定 ] [ 製 品 カタログ]の 順 にクリックして 右 側 に[ 価 格 表 ]アイコンが 表 示 されます [ 価 格 表 ]をクリックします 126

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 2. 価 格 表 一 覧 が 表 示 されます 既 定 では[ 価 格 表 ]が 一 件 も 登 録 されていません [ 新 規 ]ボタン をクリックします 価 格 表 が 一 覧 されているときに 既 存 の[ 価 格 表 ]をクリックして 編 集 することができます 127

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 3. 価 格 表 の 新 規 作 成 ダイアログが 開 きます 以 下 のようにデータを 入 力 して [ 上 書 き 保 存 ]ボ タンをクリックします 名 前 春 季 標 準 価 格 表 開 始 日 2013/04/01 終 了 日 2013/07/31 説 明 2013 年 春 季 の 電 化 製 品 価 格 表 128

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 4. 保 存 処 理 が 完 了 すると [ 関 連 ]メニューの 項 目 がクリックできるようになります [ 価 格 表 品 目 ]をクリックして 価 格 表 品 目 の 一 覧 を 表 示 します リボンメニューに[ 価 格 表 品 目 ]が 現 れる ことを 確 認 します [ 新 しい 価 格 表 品 目 の 追 加 ]ボタンをクリックします 129

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 5. 以 下 のようにデータを 入 力 して [ 保 存 して 閉 じる]をクリックします 項 目 値 説 明 製 品 液 晶 テレビ 1 つの[ 価 格 表 品 目 ]は1つの[ 製 品 ]に 対 応 付 けることがで きます 1 つの[ 価 格 表 ]で 複 数 の 製 品 を 管 理 する 場 合 は [ 価 格 表 品 目 ]を 複 数 登 録 します 出 荷 単 位 標 準 出 荷 単 位 この[ 価 格 表 品 目 ]の[ 出 荷 単 位 ]を 登 録 します 金 額 100,000 この[ 価 格 表 品 目 ]の 価 格 を 指 定 します 液 晶 テレビ の 製 品 は 説 明 のために 新 たに 作 成 したものです 既 定 では 液 晶 テレビ が 登 録 されていません 標 準 出 荷 単 位 は 既 定 の 状 態 で 作 成 されます 130

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 6. 保 存 処 理 が 完 了 した 後 価 格 表 品 目 が 表 示 されることを 確 認 します これにて [ 価 格 表 ] 自 体 の 登 録 が 完 了 します [ 営 業 案 件 ]や[ 見 積 もり]などのフォームにて 価 格 表 を 春 季 標 準 価 格 表 と 選 んだ 上 液 晶 テレビ を 製 品 として 登 録 することができます この 価 格 表 にて 他 の 商 品 も 管 理 する 場 合 は さらに[ 新 しい 価 格 表 品 目 の 追 加 ]をクリックし て 別 の 商 品 を 登 録 します 131

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 [ 価 格 表 ]のフォームから 関 連 している[ 価 格 表 品 目 ]を 表 示 しているときに 既 存 の 価 格 表 品 目 にチェックした 上 で [ 編 集 ]ボタンをクリックして 編 集 することができます [ ] 印 をクリックして [ 価 格 表 品 目 ]を 削 除 することができます [ 価 格 表 品 目 ]を 削 除 しても 参 照 している[ 製 品 ]は 削 除 されません [ 価 格 表 品 目 ]の[ 製 品 ] 欄 をクリックする 場 合 関 連 している[ 製 品 ]のフォームが 開 きます 132

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 7. [ 価 格 表 ]と[ 価 格 表 品 目 ]を 登 録 した 後 は 営 業 案 件 に 製 品 を 関 連 付 けることができます 133

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 機 能 3. キューの 作 成 優 先 度 の 高 いサポート 案 件 を 格 納 するためのキューを 作 成 します 1. [ 設 定 ] [ 製 品 カタログ]の 順 にクリックして 右 側 に[ 価 格 表 ]アイコンが 表 示 されます [ 価 格 表 ]をクリックします 2. [ 自 分 のアクティブなキュー ] 一 覧 が 表 示 されますので ツールバーの [ 新 規 ] ボタンを クリックします 134

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 初 期 状 態 では 個 人 用 のキューが1 件 表 示 されています 3. [ 新 規 キュー ] 画 面 が 表 示 されますので 任 意 のデータを 設 定 し [ 保 存 して 閉 じる ] ボ タンをクリックします 135

演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定 キュー 名 所 有 者 管 理 社 チーム 緊 急 システム 管 理 者 4. ビューにて [ アクティブなキュー ] を 選 択 すると 追 加 したキューが 一 覧 に 表 示 されます 136

137 演 習 5. 事 業 部 管 理 設 定

演習６ テンプレート設定 演習 6. テンプレート設定 この演習では あなたがシステム管理者となって 差し込み印刷用テンプレートと電子メールテン プレートを作成し 管理する手順を確認します 演習のゴール Dynamics CRM で用意されている以下のテンプレート設定機能内のうち 本章で触れる 範囲の機能を理解します 記事テンプレート サポート案件で使用する記事のカスタム テンプレートを作成します 契約テンプレート 契約のカスタム テンプレートを作成します 電子メール テンプレート 電子メール メッセージのカスタム テンプレートを作成します 差し込み印刷用テンプレート 差し込み印刷で使用する Word テンプレートのアップロードや フィー ルドの定義を行います 業務設定 お客様向け電子メールの 形式を統一したい 演習５ 事業部管理設定 広報用ダイレクト メールを 演習６ 一括印刷したい テンプレート設定 138

演 習 6.テンプレート 設 定 用 語 説 明 演 習 6 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します [ 差 し 込 み 印 刷 ] Word の 機 能 で あらかじめ 用 意 した 文 面 の 所 定 の 書 式 で 記 述 した 部 分 を データベースや Excel のデータで 置 き 換 えて 印 刷 する 機 能 で 1つの 文 面 を 用 意 すれば 一 度 に 複 数 の 宛 先 など に 対 する 文 書 を 大 量 に 作 成 することができます 139

演 習 6.テンプレート 設 定 機 能 1. 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレート Dynamics CRM にて Word による 差 し 込 み 印 刷 を 行 う 方 法 を 見 積 書 を 作 成 する 手 順 を 例 にして 紹 介 します 1. [ 設 定 ] [テンプレート]の 順 にクリックして 右 側 に[ 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレート]アイコンが 表 示 されます [ 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレート]をクリックします 2. 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレート 一 覧 が 表 示 されます 既 定 では[ 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレート] が 一 件 も 登 録 されていません [ 新 規 ]ボタンをクリックします 140

演 習 6.テンプレート 設 定 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートが 一 覧 されているときに 既 存 の[ 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレート] をクリックして 編 集 することができます 141

演 習 6.テンプレート 設 定 3. 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートの 新 規 作 成 ダイアログが 開 きます 以 下 のようにデータを 入 力 して [ 保 存 ]ボタンをクリックします 名 前 関 連 エンティティ ファイル 名 見 積 もり 差 し 込 み 印 刷 サンプル 見 積 もり ( 既 存 のテンプレートを 使 用 する 場 合 は 入 力 し 新 規 に 作 成 する 場 合 は 空 白 とし ます) 142

演 習 6.テンプレート 設 定 4. [ 保 存 ]ボタンをクリックすると [Word でテンプレートを 作 成 する]ボタンがクリックできるように なります [Word でテンプレートを 作 成 する]ボタンをクリックしテンプレート 作 成 を 行 います 143

演 習 6.テンプレート 設 定 5. テンプレート 用 の Word ファイルのダウンロードが 始 まります [ 開 く]ボタンをクリックして Word 編 集 を 行 います 6. Word が 開 き 終 わると[ 保 護 されたビュー]という 情 報 バーが 表 示 されることがあります この 場 合 は[ 編 集 を 有 効 にする]ボタンをクリックしてください 144

演 習 6.テンプレート 設 定 7. [アドイン]タブに 移 動 し [CRM]ボタンをクリックし 差 し 込 み 印 刷 の 編 集 を 開 始 します 145

演 習 6.テンプレート 設 定 8. 差 し 込 み 印 刷 の 宛 先 ダイアログが 表 示 されるので[OK]ボタンをクリックします 9. 文 書 の 種 類 が[レター]になっていることを 確 認 し [ 次 へ]をクリックします 146

演 習 6.テンプレート 設 定 10. ひな 形 の 選 択 が[ 現 在 の 文 書 を 使 用 ]になっていることを 確 認 し [ 次 へ]をクリックします 147

演 習 6.テンプレート 設 定 11. 宛 先 の 選 択 が[ 既 存 のリストを 使 用 ]になっていることを 確 認 し [ 次 へ]をクリックします 148

演 習 6.テンプレート 設 定 12. テンプレート 文 書 を 書 き 込 みます 差 し 込 みたいフィールドがある 場 合 は 差 し 込 み 位 置 で [ 差 し 込 みフィールドの 挿 入 ]をクリックし 挿 入 したいフィールドを 選 択 します 差 し 込 みフィールドは Dynamics CRM のフィールドが 選 択 できます 149

演 習 6.テンプレート 設 定 13. テンプレートの 編 集 が 終 了 したら[ 次 へ]をクリックします 150

演 習 6.テンプレート 設 定 14. [ 次 へ]をクリックします 151

演 習 6.テンプレート 設 定 15. すべて 終 了 したら[ファイル] [ 名 前 を 付 けて 保 存 ]をクリックしファイルを 保 存 します 152

演 習 6.テンプレート 設 定 16. Word ファイルの 作 成 が 完 了 したら 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートの 編 集 画 面 にて[ 参 照 ] ボタンをクリックし 先 ほど 保 存 した Word ファイルを 選 択 します 選 択 が 完 了 したら[ 添 付 ]ボ タンをクリックします 153

演 習 6.テンプレート 設 定 17. ファイル 名 欄 に Word テンプレートファイルが 選 択 されていることを 確 認 し [ 保 存 して 閉 じる] ボタンをクリックします これで 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートへの 保 存 は 終 了 しました 次 に 今 作 成 したテンプレートを 使 用 して 見 積 書 を 印 刷 する 手 順 を 紹 介 します 154

演 習 6.テンプレート 設 定 18. 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートの 印 刷 を 確 認 するため 見 積 もり 一 覧 から 印 刷 対 象 の 見 積 もり を 選 択 しクリックします 155

演 習 6.テンプレート 設 定 19. [ 顧 客 向 け 見 積 もりの 印 刷 ]ボタンをクリックして 印 刷 を 開 始 します 156

演 習 6.テンプレート 設 定 20. 適 用 したい 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートを 選 択 します 157

演 習 6.テンプレート 設 定 21. 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートの 選 択 が 完 了 したら [OK]ボタンをクリックします 158

演 習 6.テンプレート 設 定 22. Word ファイルのダウンロードが 始 まりますので [ 開 く]ボタンをクリックして Word ファイルを 開 きます 23. [アドイン]タブに 移 動 し [CRM]ボタンをクリックし 差 し 込 み 印 刷 の 編 集 を 開 始 します 159

演 習 6.テンプレート 設 定 24. 差 し 込 み 印 刷 の 宛 先 で 適 用 したいデータにチェックマークがついていることを 確 認 します 今 回 の 場 合 は1 件 のみ 表 示 されておりチェックが 付 いている 状 態 になっています この 状 態 で[OK]ボタンをクリックします 160

演 習 6.テンプレート 設 定 25. [ 完 了 と 差 し 込 み]ボタンをクリックし[ 文 書 の 印 刷 ]をクリックします 161

演 習 6.テンプレート 設 定 26. 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートを 適 用 して 印 刷 するレコードを 選 択 します 今 回 は[すべて]を 選 択 し[OK]をクリックします すると 印 刷 が 開 始 されます 以 下 のサンプルのように 印 刷 されます 162

演 習 6.テンプレート 設 定 機 能 2. 電 子 メールテンプレート Dynamics CRM にて 電 子 メールテンプレートによる 電 子 メール 送 信 を 行 う 方 法 を 紹 介 し ます 1. 電 子 メールテンプレートは [ 設 定 ] [テンプレート]の 順 にクリックして 右 側 に 表 示 されるア イコンメニューから[ 電 子 メールテンプレート]をクリックして 開 始 します 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートとは 異 なり Word を 利 用 することなく この 画 面 上 ですべての 作 成 作 業 を 終 えることができます 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートと 電 子 メールテンプレートの 違 い 1 機 能 的 な 違 い 電 子 メールテンプレートは 電 子 メール 送 信 に 特 化 しています 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートは 紙 媒 体 への 印 刷 ができます 2 運 用 面 での 違 い 電 子 メールテンプレートは Dynamics CRM の 画 面 から 直 接 電 子 メール 送 信 を 行 い ます 差 し 込 み 印 刷 用 テンプレートは Word の 差 し 込 み 印 刷 機 能 を 利 用 して 行 います 163

演 習 6.テンプレート 設 定 2. 各 エンティティの 一 覧 から[ 電 子 メールの 送 信 ]ボタンクリックにより 送 信 の 場 合 の 例 を 以 下 で 確 認 していただきます a. 各 エンティティの 一 覧 から[ 電 子 メールの 送 信 ]ボタンクリックにより 送 信 の 場 合 下 図 のよう に 送 信 先 を 選 択 した 後 [ 電 子 メールの 送 信 ]ボタンをクリックします 164

演 習 6.テンプレート 設 定 b. その 後 適 用 するテンプレートを 選 択 し [ 送 信 ]ボタンをクリックします 165

演 習 6.テンプレート 設 定 3. 活 動 の [ 電 子 メール] の 画 面 から 電 子 メールを 作 成 し 送 信 する 場 合 の 例 を 以 下 で 確 認 して いただきます a. 活 動 の 電 子 メール 作 成 画 面 を 開 き [テンプレートの 挿 入 ]ボタンをクリックします 166

演 習 6.テンプレート 設 定 b. その 後 適 用 するテンプレートを 選 択 し [OK]ボタンをクリックします 活 動 の 電 子 メールで 複 数 の 宛 先 に 送 信 を 行 う 場 合 は 以 下 の 注 意 が 必 要 です 活 動 の 電 子 メールで 複 数 の 宛 先 に 送 信 を 行 うときに 電 子 メールテンプレートを 適 用 すると 宛 先 毎 に 動 的 にテンプレートが 適 用 されることなく 全 て 同 一 の 文 面 で 送 信 されます これは 電 子 メール 作 成 画 面 の 本 文 編 集 段 階 で 電 子 メールテンプレートが 適 用 されるためです 複 数 の 宛 先 に 送 信 を 行 い 且 つ 宛 先 毎 に 動 的 にテンプレートを 適 用 する 場 合 は 各 エンティティ の 一 覧 から[ 電 子 メールの 送 信 ]ボタンクリックにより 送 信 してください 167

3. データ 管 理 168

演 習 7.データインポート 演 習 7. データインポート この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって 初 期 データを 準 備 し それをインポートしま す 演 習 のゴール Dynamics CRM の 以 下 の 機 能 を 理 解 します データインポート 用 のテンプレートをダウンロードし データを 準 備 する データをインポート インポートソースファイルの 一 覧 データ 管 理 演 習 7 データインポート 演 習 8 重 複 データの 検 出 演 習 9 データ 一 括 削 除 既 存 システムのデータを 活 用 したい インポートしたデータの 履 歴 が 見 たい 169

演 習 7.データインポート 用 語 説 明 演 習 7 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します [ インポート ] 外 部 に 用 意 したデータを Dynamics CRM の 内 部 に 取 り 込 むことです [ データインポート 用 のテンプレート ] どのようなデータを 取 り 込 めば 良 いか 取 り 込 むことができるかをガイドラインとして 事 前 に 知 るこ とができる ひな 形 シートです また このテンプレートを 使 用 することにより マッピングなどの 操 作 を 省 略 することができ 作 業 の 効 率 化 を 図 ることができます [ マッピング ] データをインポートする 際 インポートするデータ 項 目 と Dynamics CRM のデータ 項 目 の 関 係 を 示 すことを 指 します この 作 業 により 適 切 にデータを 取 り 込 むことができます 170

演 習 7.データインポート 機 能 1. データインポート 用 のテンプレートをダウンロードし データを 準 備 する Dynamics CRM で 様 々なデータをインポートすることができますが 標 準 で 提 供 されるインポ ート 用 の Excel テンプレートを 利 用 することで より 簡 単 にインポートすることができます 以 下 取 引 先 企 業 を 例 にテンプレートをダウンロードする 手 順 を 紹 介 します 171

演 習 7.データインポート 1. インポートしたいデータの 一 覧 (ビュー)が 表 示 されるページを 表 示 します ここでは 取 引 先 企 業 を 例 に 説 明 します メニューから [データのインポート] [インポートするテンプレートのダウンロード] をクリック して テンプレートをダウンロードします 172

演 習 7.データインポート 2. [ 保 存 ] をクリックし 適 切 な 場 所 に 保 存 した 後 そのファイルを 開 きます 173

演 習 7.データインポート 3. 以 下 のような Excel シートが 開 きます 174

演 習 7.データインポート この Excel ファイルを 開 く 際 に 以 下 のようなエラーメッセージが 表 示 される 場 合 がございま す このエラーは 回 避 することができます Excel ファイルを 右 クリックして メニューから [プロパティ] をクリックします 表 示 されるプロパティのウィンドウにて [ブロックの 解 除 ] をクリックし 次 に [OK] をクリックし て 閉 じます 175

演 習 7.データインポート 1 1 2 1 176

演 習 7.データインポート 4. この Excel シートに インポートしたいデータを 入 力 したり コピー& 貼 り 付 けにて 既 存 のデ ータを 元 に 適 切 なセルに 値 を 埋 めたりします この Excel シートを 保 存 して 閉 じます 177

演 習 7.データインポート この Excel シートには データの 正 しさを 検 証 するための 機 能 が 含 まれており インポート 時 のエラーを 低 減 してくれます i. 入 力 必 須 フィールドは 以 下 のようにタイトル 行 が 太 字 で 表 記 され また 最 大 文 字 数 など の 説 明 も 表 示 されます ii. また 例 えば [ 業 種 ] フィールドのように Dynamics CRM フォーム 上 で 選 択 肢 の 中 から 1 つを 選 んで 入 力 するタイプのフィールド(オプション セット)では この Excel 上 でも 選 択 肢 の 中 から 入 力 することができます iii. さらに 例 えば 数 値 しか 許 容 しないフィールドにおいて 誤 って 文 字 列 を 入 力 したりする とエラーが 表 示 され 正 しいデータの 入 力 が 促 されます 178

演 習 7.データインポート 機 能 2. データをインポート Dynamics CRM では 様 々なデータをインポートすることができます 以 下 取 引 先 企 業 を 例 に 準 備 済 みのデータをインポートする 手 順 を 紹 介 します ここではテンプレートを 使 用 してあらかじめ 準 備 した 取 引 先 企 業 をインポートする 例 を 説 明 しま す 1. Dynamics CRM の 一 覧 (ビュー)を 表 示 して メニューから [データのインポート] [データ のインポート] をクリックします 179

演 習 7.データインポート 2. [データ インポート ウィザード] の 画 面 にて 機 能 1 データインポート 用 のテンプレートを ダウンロードし データを 準 備 する (171 ページ)で 作 成 した Excel シートを 指 定 します [ 参 照 ] をクリックして 先 ほどのファイルを 指 定 し [ 開 く] をクリックします 180

演 習 7.データインポート 3. [ 次 へ] をクリックします 181

演 習 7.データインポート 4. 用 意 した Excel ファイルが Dynamics CRM のどのレコードの 種 類 であるのかを 示 すマ ッピングが 表 示 されます [ 次 へ] をクリックします 182

演 習 7.データインポート 5. [ 送 信 ] をクリックします 183

演 習 7.データインポート 6. インポートの 進 捗 状 況 を 把 握 するために [インポート] をクリックします 184

演 習 7.データインポート 7. ステータスが [ 完 了 ] となるとインポートが 完 了 したことを 意 味 します 185

演 習 7.データインポート テンプレートを 使 用 せず 独 自 に 準 備 したテキストファイルなどからインポートする 場 合 は テ ンプレートを 使 用 する 場 合 とほぼ 同 様 の 手 順 にてインポートできますが [フィールドのマッ プ] 画 面 にて 正 しいマッピングになっていない あるいはマッピングされていないことが 予 想 さ れます この 場 合 は 黄 色 の 警 告 マークがなくなるまで 手 動 にてマッピングを 行 ってくださ い 用 意 するファイルは Unicode でエンコードされたテキストファイルである 必 要 があります 186

演 習 7.データインポート 機 能 3. インポートソースファイルの 一 覧 表 示 Dynamics CRM で 過 去 にインポートしたデータを 確 認 することができます 本 節 で インポート したデータの 内 容 確 認 と エラー 行 をエクスポートする 手 順 を 紹 介 します 1. [ 設 定 ] [データ 管 理 ]の 順 にクリックすると [データ 管 理 ]メニューに[インポート]が 表 示 され ます [インポート]をクリックします 2. インポートデータ 一 覧 が 表 示 されます 閲 覧 したいインポートをクリックします 187

188 演 習 7.データインポート

演 習 7.データインポート 3. 選 択 したインポート 詳 細 が 表 示 されます インポートされたデータ 内 容 を 確 認 するには [ 完 全 にインポート 済 みの ]をクリックします 189

演 習 7.データインポート 4. インポート 済 みデータ 一 覧 が 表 示 されます さらに 閲 覧 したい 項 目 をクリックすると 個 別 デー タを 閲 覧 することができます 190

演 習 7.データインポート 5. インポートのエラー 行 を 表 示 するには インポート 詳 細 が 表 示 されている 状 態 で[ 失 敗 ]をクリ ックします 191

演 習 7.データインポート 6. エクスポートしたいデータのチェックボックスをチェックしたうえで [エラー 行 をエクスポート]を クリックします 7. [ 保 存 ]ボタンをクリックし 保 存 先 とファイル 名 を 決 定 します 保 存 したファイルは Excel で 開 くと 内 容 を 確 認 することができます 192

演 習 8. 重 複 データ 検 出 演 習 8. 重 複 データ 検 出 この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって データに 重 複 がないかを 確 認 します 演 習 のゴール Dynamics CRM の 以 下 の 機 能 を 理 解 します 重 複 データ 検 出 ルールの 新 規 作 成 / 編 集 / 削 除 重 複 データ 検 出 ジョブの 作 成 と 実 行 重 複 データ 検 出 の 有 効 化 / 無 効 化 データ 管 理 演 習 7 データインポート 演 習 8 重 複 データの 検 出 演 習 9 データ 一 括 削 除 電 話 番 号 で 取 引 先 企 業 の 重 複 登 録 をチェックしたい 一 括 データ 取 込 をするときに 重 複 チェックを 有 効 にしたい 193

演 習 8. 重 複 データ 検 出 用 語 説 明 演 習 8 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します [ 重 複 データ ] 本 来 は 1 つの 内 容 を 表 しているデータが 入 力 時 のミスや 異 なる 入 力 者 による 重 複 して 登 録 する など 様 々な 要 因 により 複 数 のデータとして 存 在 することをあらわします [ 重 複 データの 統 合 ] 重 複 データを 本 来 の 1 つのデータにまとめることをあらわします [ 検 出 ジョブ ] 重 複 データの 検 出 を 実 行 する 作 業 単 位 をあらわします この 作 業 単 位 毎 にスケジュール 実 行 を 行 うこともできます 194

演 習 8. 重 複 データ 検 出 機 能 1. 重 複 データ 検 出 ルールの 新 規 作 成 / 編 集 / 削 除 Dynamics CRM で 重 複 データを 検 出 する 際 に ユーザーがルールを 定 義 する 必 要 があります 本 節 で 検 出 ルールを 設 定 する 手 順 を 確 認 していただきます [ 代 表 電 話 ]が 同 じである[ 取 引 先 企 業 ]を 重 複 とみなす 検 出 ルールを 作 成 する 例 を 基 にします 195

演 習 8. 重 複 データ 検 出 1. [ 設 定 ] [データ 管 理 ]の 順 にクリックして 右 側 に[ 重 複 データ 検 出 ルール]アイコンが 表 示 さ れます [ 重 複 データ 検 出 ルール]をクリックします 196

演 習 8. 重 複 データ 検 出 2. 登 録 されている[ 重 複 データ 検 出 ルール]が 一 覧 表 示 されます [ 新 規 ]ボタンをクリックしま す 既 定 の 状 態 で 4 つの 重 複 検 出 ルールが 作 成 されます 197

演 習 8. 重 複 データ 検 出 3. [ 重 複 データ 検 出 ルール: 新 規 ] 画 面 が 開 きます 以 下 のようにデータを 入 力 した 後 [ 保 存 し て 閉 じる]ボタンをクリックします 名 前 代 表 電 話 が 重 複 する 取 引 先 企 業 説 明 代 表 電 話 が 同 じ 取 引 先 企 業 を 重 複 とみなすル ールです 基 本 レコードの 種 類 取 引 先 企 業 一 致 するレコードの 種 類 取 引 先 企 業 ( 条 件 ) 代 表 電 話 完 全 な 一 致 198

演 習 8. 重 複 データ 検 出 フィールドの 種 類 によって [ 条 件 ]の 内 容 は 異 なります 主 な 種 類 と[ 条 件 ]の 内 容 を 下 記 の 表 に 記 載 します データの 種 類 [ 条 件 ]の 内 容 1 行 テキスト 複 数 行 テキスト 完 全 な 一 致 最 初 の 文 字 が 同 じ* 最 後 の 文 字 が 同 じ* オプション 完 全 な 一 致 日 付 と 時 間 日 付 が 同 じ 日 時 が 同 じ 検 索 完 全 な 一 致 * [ 最 初 の 文 字 が 同 じ]または[ 最 後 の 文 字 が 同 じ]と 選 択 した 場 合 一 致 する 文 字 数 を 指 定 することができます 199

演 習 8. 重 複 データ 検 出 4. 新 たに 作 成 した 検 出 ルールが 一 覧 に 表 示 されます それを 選 択 した 上 [ 公 開 ]ボタンをクリッ クします 表 示 される 確 認 ダイアログにて [OK] ボタンをクリックします 一 回 で 複 数 のルールを 選 択 して 公 開 することができます 重 複 データを 検 出 する 際 に 公 開 されているルールのみが 適 用 されます ただし ステ ータスが [ 公 開 済 み] のルールは 編 集 することができません 編 集 するためには 一 旦 [ 公 開 の 取 り 下 げ] 操 作 でステータスを [ 非 公 開 ] とする 必 要 があります 200

演 習 8. 重 複 データ 検 出 機 能 2. 重 複 データ 検 出 ジョブの 作 成 と 実 行 Dynamics CRM で 登 録 されているデータに 対 して 検 出 ジョブを 作 成 して 重 複 を 検 出 すること ができます 本 節 では 重 複 検 出 ジョブを 作 成 して 実 行 する 手 順 を 確 認 していただきます 1. [ 設 定 ] [データ 管 理 ]の 順 にクリックして 右 側 に[ 重 複 データ 検 出 ジョブ]アイコンが 表 示 さ れます [ 重 複 データ 検 出 ジョブ]をクリックします 201

演 習 8. 重 複 データ 検 出 2. 検 出 ジョブの 一 覧 画 面 が 表 示 されます [ 新 規 ]ボタンをクリックします 202

演 習 8. 重 複 データ 検 出 3. [ 重 複 データ 検 出 ウィザード]が 立 ち 上 がります [ 次 へ]ボタンをクリックします 203

演 習 8. 重 複 データ 検 出 4. [レコードの 選 択 ] 画 面 に 遷 移 します 本 画 面 で 重 複 データのチェック 対 象 となるレコードを 絞 り 込 むための 条 件 を 指 定 します この 例 では 全 データを 対 象 に 重 複 検 出 をするため 条 件 を 設 定 せずに [ 次 へ]をクリックします [ 保 存 されているビューの 使 用 ]にて 既 存 のビューを 活 用 することができます 204

演 習 8. 重 複 データ 検 出 [レコードのプレビュー]をクリックして 設 定 されている 条 件 に 合 致 するレコードを 表 示 し て 確 認 することができます 205

演 習 8. 重 複 データ 検 出 5. [オプションの 選 択 ] 画 面 に 遷 移 します この 画 面 にて ジョブに 関 する 情 報 を 設 定 することが できます この 例 では 特 に 設 定 を 変 えずに [ 次 へ]ボタンをクリックします 項 目 名 前 開 始 時 間 このジョブの 実 行 間 隔 電 子 メールオプション 説 明 ジョブ 名 を 入 力 します ジョブの 開 始 時 刻 を 入 力 します 既 定 では 現 在 時 刻 が 設 定 されます チェックをすることでジョブの 定 期 実 行 を 設 定 すること ができます ジョブが 完 了 した 後 の 通 知 を 設 定 することができま す 既 定 ではジョブを 作 成 したユーザーが 通 知 されま すが 通 知 ユーザーを 指 定 することができます 206

演 習 8. 重 複 データ 検 出 6. [ 重 複 データ 検 出 ジョブの 開 始 ] 画 面 に 遷 移 します [ 送 信 ]ボタンをクリックしてジョブを 発 行 し ます 207

演 習 8. 重 複 データ 検 出 7. 発 行 されたジョブが 一 覧 画 面 で 表 示 されます ジョブは 自 動 的 にバックグラウンドで 実 行 さ れます 完 了 した 後 ステータスが[ 成 功 しました]となります 完 了 したジョブの[システム ジ ョブ 名 ]をクリックして 重 複 データの 有 無 を 確 認 します 208

演 習 8. 重 複 データ 検 出 8. ジョブの 詳 細 が 表 示 されます [ 重 複 データの 表 示 ]タブをクリックして このジョブで 検 出 した 重 複 データが 表 示 されます サンプル データの 代 表 電 話 はすべて 同 じ 値 が 登 録 されているため 多 くのレコードが 重 複 として 検 出 されました 209

演 習 8. 重 複 データ 検 出 9. 上 段 と 下 段 の 表 からそれぞれ1つずつを 選 択 し [ 重 複 レコードの 統 合 ]をクリックすることで それぞれのレコードを 統 合 することができます 210

演 習 8. 重 複 データ 検 出 10. [ 重 複 レコードの 統 合 ]で[マスターの 選 択 ]をクリックした 場 合 は 何 れのデータをマスターと するかを 選 択 した 上 で 統 合 を 実 行 します 211

演 習 8. 重 複 データ 検 出 機 能 3. 重 複 データ 検 出 の 有 効 化 / 無 効 化 Dynamics CRM で 重 複 データの 検 出 は ジョブの 発 行 以 外 にも 実 行 することができます 本 節 では 重 複 データの 検 出 の 有 効 化 とタイミングを 設 定 する 手 順 を 確 認 していただきます 1. [ 設 定 ] [データ 管 理 ]の 順 にクリックして 右 側 に[ 重 複 データ 検 出 の 設 定 ]アイコンが 表 示 さ れます [ 重 複 データ 検 出 の 設 定 ]をクリックします 212

演 習 8. 重 複 データ 検 出 2. [ 重 複 データ 検 出 の 設 定 ]ダイアログが 開 きます 重 複 データ 検 出 を 有 効 または 無 効 に 設 定 することができます また 有 効 にする 場 合 重 複 データ 検 出 を 実 行 するタイミングを 設 定 し ます 設 定 後 [OK] ボタンをクリックして 設 定 を 反 映 します 重 複 データ 検 出 時 には 公 開 されている 重 複 データ 検 出 ルールが 適 用 されます 213

演 習 9.データ 一 括 削 除 演 習 9. データ 一 括 削 除 この 演 習 では あなたがシステム 管 理 者 となって システムにインストールされているサンプルデ ータを 削 除 します 演 習 のゴール Dynamics CRM の 以 下 の 機 能 を 理 解 します レコードの 一 括 削 除 サンプルデータの 削 除 データ 管 理 演 習 7 データインポート 演 習 8 重 複 データの 検 出 演 習 9 データ 一 括 削 除 指 定 条 件 に 合 致 したデータを 一 括 して 削 除 したい サンプル データを 削 除 して 本 番 利 用 を 開 始 したい 214

演 習 9.データ 一 括 削 除 用 語 説 明 演 習 9 で 使 用 する 用 語 について 説 明 します [ 削 除 ジョブ ] データの 削 除 を 実 行 する 作 業 単 位 をあらわします この 作 業 単 位 毎 にスケジュール 実 行 を 行 うこともできます [ サンプルデータ ] Dynamics CRM Online を 申 し 込 んだ 時 点 であらかじめ 登 録 されている 多 数 の 仮 データのこと です 215

演 習 9.データ 一 括 削 除 機 能 1. レコードの 一 括 削 除 Dynamics CRM で 条 件 を 指 定 して その 条 件 に 合 致 したデータをすべて 削 除 する 機 能 が 提 供 されています 本 節 で 取 引 先 担 当 者 を 一 括 削 除 する 事 例 を 通 じて [レコードの 一 括 削 除 ] 機 能 を 確 認 していた だきます ただし [ 会 社 名 ]のフィールドが 設 定 されていない[ 取 引 先 担 当 者 ]を 削 除 するように 条 件 を 指 定 し ます そのようなデータは 会 社 規 定 による 不 正 データとみなすような 企 業 を 想 定 しております また この 削 除 は 30 日 ごとに 繰 り 返 して 実 行 するように 設 定 します 1. [ 設 定 ] [データ 管 理 ]の 順 にクリックして 右 側 に[レコードの 一 括 削 除 ]アイコンが 表 示 され ます [レコードの 一 括 削 除 ]をクリックします 216

演 習 9.データ 一 括 削 除 2. 実 行 された 一 括 削 除 ジョブが 一 覧 表 示 されます [ 新 規 ]ボタンをクリックします ご 利 用 の 環 境 によって 表 示 されるジョブの 数 が 変 化 することがあります システム ジョブが 自 動 的 に 作 成 されることがあります 217

演 習 9.データ 一 括 削 除 3. [ 一 括 削 除 ウィザード]ダイアログが 開 きます 手 順 を 確 認 して [ 次 へ]をクリックします 218

演 習 9.データ 一 括 削 除 4. [ 検 索 条 件 の 指 定 ] 画 面 に 遷 移 します 以 下 のように 条 件 を 指 定 します 会 社 名 が 空 白 である [ 会 社 名 ]のフィールドが 設 定 されていない[ 取 引 先 担 当 者 ]を 削 除 するように 条 件 を 指 定 しま す そのようなデータは 会 社 規 定 による 不 正 データとみなすような 企 業 を 想 定 しております 条 件 を 指 定 しない 場 合 は すべてのレコードが 削 除 されますので ご 注 意 ください 219

演 習 9.データ 一 括 削 除 5. [オプションの 選 択 ] 画 面 に 遷 移 します [このジョブの 実 行 間 隔 ]にチェックを 入 れて [ 次 へ]を クリックします [このジョブの 実 行 間 隔 ]をチェックすることで ジョブの 繰 り 返 し 実 行 ができます 220

演 習 9.データ 一 括 削 除 6. [ 一 括 削 除 の 詳 細 の 確 認 ] 画 面 に 遷 移 します 内 容 を 確 認 した 上 問 題 がなければ [ 送 信 ]ボ タンをクリックします 221

演 習 9.データ 一 括 削 除 7. ジョブが 発 行 されると 一 覧 画 面 に 表 示 されます ジョブが 一 覧 に 表 示 されるまで 時 間 がかかることがあります 222

演 習 9.データ 一 括 削 除 ジョブをクリックして その 詳 細 情 報 を 確 認 することができます 223