Contents Management Abstract This paper introduces contents management - one of the four solution patterns categorized by Fuji Xerox. First, the paper introduces our contents management products, such as DocuShare and ArcSuite Engineering. It then clarifies the challenges facing contents management in terms of both users (e.g. handling the increasing number of documents, ensuring compliance, responding to legal revisions) and systems (e.g. enterprise and unified systems). This paper mainly describes the various contents management technologies ranging from such basic ones as information retrieval, access-rights management and version control to the latest technologies, such as Record Management, Document Lifecycle Management and Digital Rights Management. Finally, this paper introduces our activities in the field of contents management. No.19 2010 27
1982~ XINS (J Star) 文 書 管 理 の 基 本 機 能 EDMICS/EDMICSⅡ/EDMICS2000 図 面 管 理 1989~ 2000~ DocuShare/ArcWizShare 文 書 共 有 ArcSuite Engineering / Apeos PEMaster Evidence Manager 文 書 管 理 図 面 管 理 内 部 統 制 2002~ 図 1. 富 士 ゼロックスのコンテンツマネジメント 商 品 の 変 遷 The transition of content management products by Fuji Xerox 図 2. コンテンツマネジメントを 取 り 巻 く 課 題 The issues for content management 28 No.19 2010
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表 1. ISO15489 における 記 録 の 品 質 ( 要 約 ) The quality of record by ISO15489(summary) 1 真 正 性 記 録 が 権 限 のある 者 によって 作 成 さ (Authenticity) れること 権 限 のない 者 による 追 加 削 除 変 更 利 用 又 は 隠 蔽 から 守 られていること 2 信 頼 性 記 録 の 内 容 が 組 織 の 業 務 や 活 動 を 完 (Reliability) 全 正 確 に 表 す 証 拠 になること 記 録 はその 事 象 と 同 時 か 直 後 に 直 接 事 実 を 知 っている 者 により 作 成 されて いること 3 完 全 性 記 録 の 完 成 後 変 更 されていないこ (Integrity) と 権 限 に 基 づかない 変 更 から 守 ら れていること 記 録 の 修 正 は 予 め 手 続 きが 定 められていること いかな る 追 加 修 正 削 除 も 記 録 に 残 さ れ 後 から 追 跡 可 能 な 状 態 になって いること 4 利 用 性 記 録 の 所 在 が 分 かり 検 索 提 示 が (Useability) できること 記 録 を 生 み 出 した 組 織 活 動 や 業 務 処 理 と 直 接 結 びついた 形 で 提 示 できること 発 生 伝 達 活 用 保 管 保 存 廃 棄 時 間 図 3. ドキュメントライフサイクルの 例 An example of Document Lifecycle 32 No.19 2010
文 活 用 保 管 保 存 廃 棄 書 の 利 用 度 半 年 で 10% 一 年 で 1% 1 2 3 4 5 文 書 の 経 過 年 数 図 4. ナレムコの 統 計 Statistics by National Record Management Council No.19 2010 33
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現 用 文 書 現 用 文 書 現 用 文 書 現 用 文 書 半 現 用 文 書 半 現 用 文 書 半 現 用 文 書 空 空 空 空 DB(インデックス) DB( 属 性 ) コンテント 用 ストレージ 転 記 移 動 固 定 文 書 属 性 (CSV) (コンテント) オフライン オンライン オンライン 化 オフライン 化 参 照 更 新 参 照 更 新 参 照 更 新 現 用 文 書 現 用 文 書 現 用 文 書 参 照 更 新 非 現 用 文 書 参 照 更 新 参 照 のみ 不 可 非 現 用 文 書 非 現 用 文 書 オフラインデータ オフラインデータ 図 5. アーカイブ 保 存 Archival Preservation No.19 2010 35
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