サイボウズ ガルーン バージョン 4.0 ユーザーヘルプ

サイボウズ ガルーン バージョン 4.0 ユーザーヘルプ 第 1.4 版

商 標 について 記 載 された 商 品 名 各 製 品 名 は 各 社 の 登 録 商 標 または 商 標 です また 当 社 製 品 には 他 社 の 著 作 物 が 含 まれていることがあります 個 別 の 商 標 著 作 物 に 関 する 注 記 については 弊 社 の Web サイトを 参 照 してください http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html なお 本 文 および 図 表 中 では (TM)マーク (R)マークは 明 記 していません OpenSSL (Copyright (c) 1998-2001 The OpenSSL Project. All rights reserved.) This product includes software developed by the OpenSSL Project for use in the OpenSSL Toolkit. (http://www.openssl.org/) This product includes cryptographic software written by Eric Young (eay@cryptsoft.com) This product includes software written by Tim Hudson (tjh@cryptsoft.com) 2

目 次 1 章 アプリケーションの 使 いかた 10 1.1 ポータルとポートレット 10 1.1.1 画 面 の 見 かた 10 1.1.2 Myポータルを 追 加 する 12 1.1.3 Myポータルを 編 集 する 14 1.1.4 Myポータルの 表 示 順 を 変 更 する 16 1.1.5 Myポータルを 初 期 化 する 16 1.1.6 Myポータルを 削 除 する 17 1.1.7 ポートレットを 使 用 する 18 1.1.8 お 知 らせ ポートレット 19 1.1.9 お 探 し 物 ポートレット 19 1.1.10 スケジュールのポートレット 19 1.1.11 メッセージのポートレット 25 1.1.12 掲 示 板 ポートレット 26 1.1.13 ファイル 管 理 ポートレット 27 1.1.14 電 話 メモ ポートレット 27 1.1.15 ToDoリスト ポートレット 28 1.1.16 アドレス 帳 検 索 ポートレット 28 1.1.17 メールのポートレット 29 1.1.18 ワークフロー ポートレット 30 1.1.19 マルチレポート ポートレット 30 1.1.20 ネット 連 携 サービスのポートレット 31 1.1.21 最 新 情 報 ポートレット 33 1.1.22 Myポートレット(HTMLポートレット)を 設 定 する 35 1.1.23 Myポートレットグループを 設 定 する 38 1.1.24 XMLファイルでMyポートレットのデータを 管 理 する 41 1.2 スペース 43 1.2.1 スペースの 画 面 の 見 かた 43 1.2.2 スペースを 作 成 する 45 1.2.3 スペースを 変 更 する 47 1.2.4 スペースを 削 除 する 47 1.2.5 リアクション 機 能 を 使 う 47 1.2.6 ディスカッションの 画 面 の 見 かた 48 1.2.7 ディスカッションを 追 加 する 50 1.2.8 ディスカッションをフォローする 50 1.2.9 ディスカッションを 変 更 する 51 1.2.10 ディスカッションを 削 除 する 51 1.2.11 ファイルを 管 理 する 51 1.2.12 共 有 ToDoの 画 面 の 見 かた 52 3

1.2.13 共 有 ToDoを 追 加 する 53 1.2.14 自 分 のToDoを 完 了 する 55 1.2.15 共 有 ToDoを 変 更 する 55 1.2.16 共 有 ToDoを 削 除 する 55 1.3 リンク 集 57 1.3.1 画 面 の 見 かた 57 1.3.2 リンクや 区 切 り 線 を 設 定 する 58 1.3.3 リンクを 検 索 する 59 1.3.4 リンク 先 を 別 ウィンドウで 表 示 する 方 法 を 設 定 する 60 1.3.5 リンクを 整 理 する 60 1.4 スケジュール 61 1.4.1 グループごとに 予 定 を 閲 覧 する 61 1.4.2 個 人 や 施 設 ごとに 予 定 を 閲 覧 する 64 1.4.3 スケジュール 画 面 のアイコンとリンク 66 1.4.4 予 定 を 編 集 する 67 1.4.5 予 定 にコメントを 書 き 込 む 68 1.4.6 スケジュールを 検 索 する 69 1.4.7 予 定 を 印 刷 する 70 1.4.8 予 定 を 登 録 する 72 1.4.9 通 常 予 定 をかんたんに 登 録 する 77 1.4.10 予 定 を 再 利 用 して 登 録 する 78 1.4.11 予 定 を 調 整 する 78 1.4.12 予 定 を 変 更 する 80 1.4.13 ドラッグアンドドロップで 予 定 の 日 時 を 変 更 する 80 1.4.14 予 定 に 参 加 する 81 1.4.15 予 定 から 抜 ける 82 1.4.16 予 定 を 削 除 する 82 1.4.17 スケジュールとほかのアプリケーションを 連 携 する 83 1.4.18 スケジュールを 使 いやすくカスタマイズする 84 1.4.19 予 定 のメール 通 知 を 設 定 する 85 1.4.20 CSVファイルで 予 定 のデータを 管 理 する 86 1.4.21 CSVファイルにスケジュールの 統 計 データを 書 き 出 す 87 1.4.22 icalendarファイルに 予 定 のデータを 書 き 出 す 88 1.5 メッセージ 90 1.5.1 画 面 の 見 かた 90 1.5.2 メッセージを 送 信 する 92 1.5.3 コメントを 書 き 込 む 94 1.5.4 閲 覧 状 況 を 確 認 する 94 1.5.5 メッセージを 変 更 する 95 1.5.6 メッセージを 削 除 する 96 1.5.7 メッセージを 検 索 する 97 4

1.5.8 フォルダーを 設 定 する 98 1.5.9 メッセージを 移 動 する 100 1.5.10 振 り 分 け 保 存 を 設 定 する 101 1.5.11 宛 先 のスペースを 作 成 する 102 1.5.12 同 じ 宛 先 のユーザーに 新 しいメッセージを 送 信 する 102 1.5.13 メッセージをファイルに 出 力 する 103 1.5.14 宛 先 のユーザーのステータスを 確 認 する 104 1.5.15 ごみ 箱 を 設 定 する 104 1.5.16 更 新 通 知 を 設 定 する 104 1.6 掲 示 板 106 1.6.1 画 面 の 見 かた 106 1.6.2 掲 示 を 書 き 込 む 107 1.6.3 掲 示 にコメントを 書 き 込 む 109 1.6.4 掲 示 を 変 更 する 109 1.6.5 掲 示 を 削 除 する 110 1.6.6 掲 示 を 検 索 する 110 1.6.7 閲 覧 状 況 を 確 認 する 111 1.6.8 掲 示 をファイルに 出 力 する 112 1.6.9 更 新 通 知 を 設 定 する 113 1.7 ファイル 管 理 114 1.7.1 画 面 の 見 かた 114 1.7.2 ファイルをダウンロードする 115 1.7.3 ファイルを 追 加 する 116 1.7.4 ファイル 情 報 を 変 更 する 117 1.7.5 ファイルを 更 新 する 117 1.7.6 ファイルを 削 除 する 119 1.7.7 ファイルを 検 索 する 119 1.7.8 ファイルを 移 動 する 120 1.7.9 更 新 通 知 を 設 定 する 121 1.8 メモ 122 1.8.1 画 面 の 見 かた 122 1.8.2 メモを 追 加 する 123 1.8.3 ファイルを 追 加 する 124 1.8.4 ファイル 情 報 を 変 更 する 124 1.8.5 ファイルを 更 新 する 125 1.8.6 メモを 削 除 する 125 1.8.7 ファイルを 削 除 する 125 1.8.8 メモを 検 索 する 125 1.8.9 メモを 印 刷 する 126 1.8.10 メモやファイルを 整 理 する 126 1.8.11 メモをファイルに 出 力 する 126 5

1.9 電 話 メモ 128 1.9.1 画 面 の 見 かた 128 1.9.2 電 話 メモを 登 録 する 129 1.9.3 電 話 メモを 削 除 する 130 1.9.4 電 話 メモを 検 索 する 131 1.9.5 電 話 メモの 転 送 先 を 設 定 する 132 1.10 タイムカード 133 1.10.1 画 面 の 見 かた 133 1.10.2 勤 務 時 間 を 記 録 する 133 1.10.3 タイムカードを 印 刷 する 134 1.10.4 タイムカードの 記 録 を 修 正 する 134 1.10.5 タイムカードのデータをCSVファイルに 書 き 出 す 135 1.11 ToDoリスト 136 1.11.1 画 面 の 見 かた 136 1.11.2 ToDoを 追 加 する 137 1.11.3 ToDoを 完 了 する 138 1.11.4 ToDoを 変 更 する 139 1.11.5 ToDoを 削 除 する 139 1.11.6 カテゴリーを 設 定 する 139 1.12 アドレス 帳 141 1.12.1 画 面 の 見 かた 141 1.12.2 アドレスを 登 録 する 143 1.12.3 アドレスをほかのブックにコピーする 145 1.12.4 アドレスを 変 更 する 145 1.12.5 アドレスを 削 除 する 146 1.12.6 アドレスに 関 連 するレポートを 閲 覧 する 146 1.12.7 Myアドレスグループを 設 定 する 146 1.12.8 一 覧 に 表 示 する 項 目 を 設 定 する 148 1.12.9 アドレスを 検 索 する 148 1.12.10 アドレスを 絞 り 込 む 149 1.12.11 CSVファイルで 個 人 アドレス 帳 のデータを 管 理 する 149 1.13 メール 151 1.13.1 画 面 の 見 かた(プレビューを 表 示 している 場 合 ) 151 1.13.2 画 面 の 見 かた(プレビューを 表 示 していない 場 合 ) 153 1.13.3 メールを 受 信 する 155 1.13.4 メールを 受 信 できない 場 合 157 1.13.5 既 読 のメールを 未 読 に 戻 す 158 1.13.6 メールを 検 索 する 159 1.13.7 メールを 印 刷 する 160 1.13.8 メールを 送 信 する 161 1.13.9 メールを 返 信 する 163 6

1.13.10 メールを 転 送 する 164 1.13.11 メールを 削 除 する 164 1.13.12 フォルダーを 設 定 する 167 1.13.13 メールを 移 動 する 170 1.13.14 振 り 分 け 保 存 を 設 定 する 171 1.13.15 メールアカウントを 設 定 する 173 1.13.16 署 名 を 設 定 する 174 1.13.17 ステータス 管 理 機 能 を 使 う 175 1.13.18 受 信 メールの 文 字 コードを 変 更 する 176 1.13.19 メールアドレスをアドレス 帳 に 登 録 する 177 1.13.20 メールソースを 表 示 する 178 1.13.21 メールをファイルに 出 力 する 178 1.13.22 送 受 信 記 録 を 確 認 する 179 1.13.23 メールの 表 示 や 機 能 を 設 定 する 180 1.13.24 ごみ 箱 を 設 定 する 180 1.13.25 差 出 人 として 表 示 される 名 前 を 設 定 する 180 1.13.26 更 新 通 知 を 設 定 する 180 1.13.27 自 動 転 送 を 設 定 する 181 1.13.28 開 封 確 認 メールの 設 定 を 変 更 する 183 1.13.29 ファイルでメールのデータを 管 理 する 183 1.14 ワークフロー 185 1.14.1 ワークフローの 機 能 185 1.14.2 画 面 の 見 かた 186 1.14.3 申 請 を 提 出 する 188 1.14.4 自 分 が 提 出 した 申 請 を 確 認 する 190 1.14.5 申 請 経 路 を 変 更 する 190 1.14.6 申 請 を 取 り 戻 す 192 1.14.7 申 請 を 取 り 消 す 193 1.14.8 申 請 が 差 し 戻 された 場 合 の 対 処 194 1.14.9 申 請 が 却 下 された 場 合 の 対 処 194 1.14.10 代 理 で 申 請 を 提 出 する 195 1.14.11 申 請 を 処 理 する 198 1.14.12 承 認 予 定 の 申 請 の 状 況 を 確 認 する 200 1.14.13 申 請 の 回 覧 を 確 認 する 201 1.14.14 代 理 で 申 請 を 処 理 する 201 1.14.15 公 開 された 申 請 を 閲 覧 する 203 1.14.16 申 請 を 削 除 する 203 1.14.17 申 請 を 検 索 する 204 1.14.18 申 請 を 印 刷 する 205 1.14.19 代 理 人 を 設 定 する 205 1.14.20 申 請 の 状 況 をメールで 受 信 する 206 7

1.15 マルチレポート 208 1.15.1 画 面 の 見 かた 208 1.15.2 レポートを 作 成 する 209 1.15.3 予 定 に 関 連 付 けてレポートを 作 成 する 212 1.15.4 レポートにコメントを 書 き 込 む 214 1.15.5 レポートを 変 更 する 215 1.15.6 レポートを 削 除 する 216 1.15.7 レポートを 検 索 する 216 1.15.8 レポートを 印 刷 する 217 1.15.9 アドレスに 関 連 するレポートを 閲 覧 する 217 1.15.10 レポートを 絞 り 込 む 218 1.16 RSSリーダー 219 1.16.1 画 面 の 見 かた 219 1.16.2 サイトや 区 切 り 線 を 設 定 する 220 1.16.3 画 面 の 表 示 を 設 定 する 222 1.17 在 席 確 認 223 1.17.1 在 席 情 報 の 見 かた 223 1.17.2 ユーザーの 在 席 情 報 を 確 認 する 223 1.17.3 在 席 情 報 を 変 更 する 223 1.17.4 ステータスを 設 定 する 224 1.17.5 代 理 人 を 設 定 する 224 1.18 お 気 に 入 り 226 1.18.1 画 面 の 見 かた 226 1.18.2 お 気 に 入 りに 追 加 する 226 1.18.3 お 気 に 入 りから 削 除 する 227 1.19 通 知 一 覧 228 1.19.1 画 面 の 見 かた 228 1.19.2 通 知 を 確 認 する 228 1.19.3 確 認 済 みの 通 知 を 削 除 する 229 1.19.4 通 知 を 検 索 する 230 1.19.5 外 部 通 知 を 一 覧 に 表 示 するかどうかを 設 定 する 230 2 章 基 本 的 な 使 い 方 231 2.1 ログインと 初 期 設 定 231 2.1.1 ログインする 231 2.1.2 ログアウトする 231 2.1.3 パスワードを 変 更 する 232 2.1.4 ユーザー 情 報 を 変 更 する 232 2.2 アプリケーションの 共 通 の 操 作 234 2.2.1 トップページの 見 かた 234 2.2.2 組 織 カテゴリー またはフォルダーを 選 択 する 235 2.2.3 ユーザーや 施 設 を 選 択 する 236 8

2.2.4 順 番 を 変 更 する 238 2.2.5 日 時 を 選 択 する 238 2.2.6 ファイルを 添 付 する 238 2.2.7 全 文 検 索 を 使 う 240 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 241 3 章 ガルーンをもっと 使 いこなす 243 3.1 シングルサインオンの 設 定 243 3.1.1 シングルサインオンを 設 定 する 243 3.2 画 面 の 表 示 の 設 定 244 3.2.1 Myグループを 設 定 する 244 3.2.2 表 示 欄 や 入 力 欄 の 設 定 を 変 更 する 247 3.2.3 画 面 のデザインを 設 定 する 248 3.2.4 ヘッダーやアプリケーションメニューを 設 定 する 249 3.2.5 ドロップダウンリストを 設 定 する 250 3.3 カレンダーの 設 定 253 3.3.1 カレンダーに 表 示 する 項 目 を 設 定 する 253 3.3.2 Myカレンダーを 使 う 253 3.3.3 CSVファイルでイベントのデータを 管 理 する 255 3.4 ローカライズの 設 定 257 3.4.1 拠 点 を 設 定 する 257 3.4.2 ユーザー 名 の 表 示 言 語 やメール 通 知 の 文 字 コードを 設 定 する 257 3.4.3 タイムゾーンや 言 語 を 設 定 する 258 3.5 モバイルでのアクセス 259 3.5.1 KUNAIでアクセスする 259 3.5.2 モバイル 端 末 でアクセスする 259 3.5.3 スマートフォン 画 面 での 主 な 操 作 261 3.5.4 スマートフォン 画 面 とKUNAIの 機 能 の 違 い 269 3.5.5 ケータイでアクセスする 270 3.5.6 ケータイの 利 用 を 停 止 する 274 9

1 章 アプリケーションの 使 いかた 1.1 ポータルとポートレット 1.1.1 画 面 の 見 かた ポータル 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します ポータルを 設 定 すると よく 使 うアプリケーションや 機 能 などを1つの 画 面 にまとめて 表 示 できます ポータルには システム 管 理 者 が 作 成 する ポータル と ユーザーが 作 成 する Myポータル があります ポータル 画 面 システム 管 理 者 またはユーザーが 作 成 したポータルです 複 数 のポータルがある 場 合 タブで 表 示 を 切 り 替 えます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ポータルの 表 示 を 切 り 替 えるタブ 複 数 のポータルがある 場 合 に 表 示 されます 使 用 するポータルを 切 り 替 えられます 2 ポータル 目 的 に 応 じて よく 使 うアプリケーションや 機 能 をまとめた 画 面 です 3 ポートレット アプリケーションの 主 な 機 能 をまとめた ポータル 内 に 配 置 するパーツです Myポータルの 詳 細 画 面 Myポータルにポートレットを 追 加 したり Myポータルからポートレットを 削 除 したりします 10

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 Myポータル 名 を 変 更 Myポータルの 表 示 名 を 変 更 します 2 プレビュー Myポータルのプレビューを 表 示 します 3 Myポータルを 初 期 化 Myポータル 内 に 配 置 したすべてのポートレットを 削 除 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては Myポータルを 初 期 化 しても 一 部 のポートレットが 残 る 場 合 があります 4 Myポータルを 削 除 する Myポータルを 削 除 します 5 ポートレット 一 覧 のフィルター ポートレット 一 覧 に 表 示 するポートレットを 絞 り 込 みます アプリケーションや Myポートレットグループ システム 管 理 者 が 設 定 したポートレットグループで 絞 り 込 めます 1.1.23 Myポートレットグループを 設 定 する 6 ポートレット 一 覧 Myポータルに 配 置 できるポートレットの 一 覧 です ドラッグアンドドロップで ポートレットを 配 置 できます 7 レイアウト Myポータルの 画 面 のレイアウトを 選 択 し 適 用 します 8 ポートレットごとに 次 のメニューを 表 示 します 表 示 名 を 変 更 : ポートレットの 表 示 名 を 変 更 します 設 定 : ポートレットに 表 示 する 項 目 や 件 数 などを 設 定 します 設 定 項 目 はポートレットの 種 類 によって 異 なります 次 のポートレットには この 項 目 が 表 示 されません お 探 し 物 送 信 リンク スケジュール 検 索 タイムカード アドレス 帳 検 索 在 席 情 報 ユーザーが 作 成 したMyポートレット 11

削 除 Myポートレットからポートレットを 削 除 します 1.1.2 Myポータルを 追 加 する 自 分 専 用 のポータル(Myポータル)を 作 成 します Myポータルに よく 使 うアプリケーションや 機 能 を 配 置 すると 目 的 の 機 能 をすばやく 使 用 できるようになります Myポータルは 作 成 したユーザーだけが 利 用 できます Myポータルの 中 に 配 置 する アプリケーションや 機 能 をポートレットといいます このセクションでは Myポータルを 追 加 し ポートレットを 配 置 する 方 法 を 説 明 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ポータル] > [Myポータルの 一 覧 ] の 順 にクリックします 3. Myポータルの 一 覧 画 面 で [Myポータルを 追 加 する] をクリックします 4. Myポータルの 追 加 画 面 で Myポータル 名 を 入 力 し [ 追 加 する] をクリックします 5. Myポータルの 一 覧 画 面 に 追 加 したMyポータルが 表 示 されていること を 確 認 します ポータル 画 面 で > [Myポータルの 追 加 ] の 順 にクリックしても Myポータルを 追 加 できます Myポータルにポートレットを 配 置 する 追 加 したMyポータルに よく 使 うアプリケーションや 機 能 のポートレットを 配 置 します ポートレットはドラッグアンドドロップで 配 置 できます 1. Myポータルの 一 覧 画 面 で Myポータル 名 をクリックします 12

2. Myポータルの 詳 細 画 面 で レイアウト のドロップダウンリストからポー タルのレイアウトを 選 択 し [ 適 用 する] をクリックします Myポータルの 詳 細 画 面 の 各 パーツについては 次 のページを 確 認 してください Myポータルの 詳 細 画 面 下 段 の B C または D にすでにポートレットが 配 置 されている 場 合 一 部 のレイアウトは 選 択 できません 指 定 なし を 選 択 すると 配 置 されたポートレットに 合 わせて カラムの 幅 が 自 動 的 に 設 定 されます 3. 画 面 左 のポートレット 一 覧 からポートレットを 選 択 し ポートレットをクリック したまま 配 置 先 にドラッグし クリックを 解 除 します 4. 必 要 に 応 じて ポートレットの 右 上 の > [ 設 定 ] の 順 にクリックし ポ ートレットを 設 定 します 設 定 項 目 は ポートレットによって 異 なります 各 ポートレットの 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 1.1.7 ポートレットを 使 用 する 5. [プレビュー] をクリックし Myポータルの 表 示 を 確 認 します プレビューの 画 面 が 別 タブで 表 示 されます 6. 手 順 3から 手 順 5を 繰 り 返 し 必 要 なポートレットを 配 置 します タブレット 端 末 でMyポータルにポートレットを 配 置 するには Myポータルの 詳 細 画 面 で [この 位 置 に 追 加 ] をタップし 配 置 するポートレットを 選 択 します [ 順 番 変 更 ] をクリックすると ポートレットの 表 示 順 を 変 更 できます タブレット 端 末 で Myポータルの 詳 細 画 面 を 表 示 した 場 合 の 例 13

1.1.3 Myポータルを 編 集 する Myポータルやポートレットの 表 示 名 を 変 更 する 方 法 や Myポータルに 配 置 したポートレットを 削 除 する 方 法 を 説 明 します システム 管 理 者 が 作 成 したポータルは 編 集 できません ポートレットの 表 示 名 を 変 更 する Myポータルに 配 置 したポートレットの 表 示 名 を 変 更 します 1. ポータル 画 面 で 表 示 名 を 変 更 するポータルを 表 示 し > [ポータル の 設 定 ] の 順 にクリックします 2. Myポータルの 詳 細 画 面 で 表 示 名 を 変 更 するポートレットの をク リックし [ 表 示 名 を 変 更 ] をクリックします 3. 表 示 名 を 入 力 し [ 変 更 する] をクリックします 4. Myポータルの 詳 細 画 面 で 変 更 結 果 を 確 認 します Myポータル 名 を 変 更 する 14

Myポータルの 名 前 を 変 更 します 1. ポータル 画 面 でポータル 名 を 変 更 するポータルを 表 示 し > [ポー タルの 設 定 ] の 順 にクリックします 2. Myポータルの 詳 細 画 面 で [Myポータル 名 を 変 更 ] をクリックします 3. Myポータル 名 を 入 力 し [ 変 更 する] をクリックします 4. Myポータルの 詳 細 画 面 で 変 更 結 果 を 確 認 します ポートレットを 削 除 する Myポータルに 配 置 したポートレットを 削 除 します 削 除 したポートレットは 元 に 戻 せません 1. ポータル 画 面 で ポートレットを 削 除 するポータルを 表 示 し > [ポ ータルの 設 定 ] の 順 にクリックします 2. Myポータルの 詳 細 画 面 で 削 除 するポートレットの をクリックし [ 削 除 ] をクリックします 15

3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.1.4 Myポータルの 表 示 順 を 変 更 する Myポータルの 表 示 順 を 変 更 します Myポータルの 表 示 順 は ポータル 画 面 に 表 示 される Myポータルのタブの 順 番 に 反 映 されます a):システム 管 理 者 が 設 定 したポータルです 表 示 順 は 変 更 できません b):ユーザーが 作 成 した Myポータルです 表 示 順 を 変 更 できます 1. Myポータルの 一 覧 画 面 で [Myポータルを 順 番 変 更 する] をクリックしま す 2. 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 1.1.5 Myポータルを 初 期 化 する Myポータルを 初 期 化 すると すべてのポートレットの 配 置 が 解 除 されます ただし システム 管 理 者 の 設 定 によっては Myポータルを 初 期 化 しても 一 部 のポートレットが 残 る 場 合 があります 初 期 化 したMyポータルは 元 に 戻 せません 1. Myポータルの 一 覧 画 面 で 初 期 化 するMyポータルのMyポータル 名 をク リックします 2. ポータルの 詳 細 画 面 で [Myポータルを 初 期 化 ] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 初 期 化 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 16

1.1.6 Myポータルを 削 除 する Myポータルを 削 除 するには 次 の 方 法 があります Myポータルを 個 別 に 削 除 する 複 数 のMyポータルを 選 択 して 一 括 削 除 する すべてのMyポータルを 一 括 削 除 する Myポータルを 削 除 すると Myポータル 内 のすべてのポートレットが 削 除 されます 削 除 されたMyポータルは 元 に 戻 せません Myポータルを 個 別 に 削 除 する Myポータルを 個 別 に 削 除 します 1. Myポータルの 一 覧 画 面 で Myポータル 名 をクリックします 2. [Myポータルを 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 複 数 のMyポータルを 選 択 して 一 括 削 除 する 複 数 のMyポータルを 選 択 して 一 括 削 除 します 1. Myポータルの 一 覧 画 面 で 削 除 するMyポータルのチェックボックスを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします すべてのMyポータルを 一 括 削 除 する 17

すべてのMyポータルを 一 括 削 除 します 1. Myポータルの 一 覧 画 面 で [ 全 ポータルを 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.1.7 ポートレットを 使 用 する ポータルに 配 置 するポートレットの 使 用 方 法 や 設 定 を 説 明 します ガルーンには 次 の 種 類 のポートレットがあります リンクをクリックすると 各 ポートレットの 詳 細 を 確 認 できます アプリケーションメニュー ポートレット お 知 らせ ポートレット カレンダー ポートレット お 探 し 物 ポートレット 送 信 リンク ポートレット リンク 集 ポートレット スケジュール(グループ 日 表 示 ) ポートレット スケジュール(グループ 週 表 示 ) ポートレット スケジュール( 日 表 示 ) ポートレット スケジュール( 週 表 示 ) ポートレット スケジュール( 月 表 示 ) ポートレット スケジュール( 年 表 示 ) ポートレット スケジュール 検 索 ポートレット メッセージ ポートレット 未 確 認 メッセージ ポートレット メッセージ 閲 覧 状 況 ポートレット 掲 示 板 ポートレット ファイル 管 理 ポートレット メモ ポートレット 電 話 メモ ポートレット タイムカード ポートレット ToDoリスト ポートレット ユーザー 名 簿 ポートレット アドレス 帳 検 索 ポートレット メール ポートレット 新 着 メール 情 報 ポートレット ワークフロー ポートレット マルチレポート ポートレット 天 気 予 報 ポートレット 企 業 検 索 ポートレット 郵 便 番 号 検 索 ポートレット 地 図 検 索 ポートレット 路 線 検 索 ポートレット RSSリーダーサイト 一 覧 ポートレット RSSリーダー 記 事 一 覧 ポートレット 在 席 情 報 ポートレット お 気 に 入 り ポートレット 18

最 新 情 報 ポートレット 未 確 認 掲 示 ポートレット 確 認 済 みの 通 知 ポートレット 全 文 検 索 ポートレット システム 管 理 者 の 設 定 によっては 一 部 のポートレットが 使 用 できない 場 合 があります 1.1.8 お 知 らせ ポートレット ポータルに 任 意 の 文 字 列 を 表 示 できるポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 内 容 ポータルに 表 示 する 文 字 列 を 入 力 します 書 式 編 集 も 使 用 できます 2.2.8 書 式 編 集 を 使 用 する 枠 / 背 景 の 設 定 文 字 列 に 枠 線 や 背 景 を 設 定 する 場 合 は 設 定 する のチェックボックスを 選 択 し 背 景 の 色 を 選 択 します 1.1.9 お 探 し 物 ポートレット キーワードを 入 力 し インターネットで 検 索 できるポートレットです ポートレットの 表 示 例 : このポートレットには ポートレットの 設 定 項 目 はありません 1.1.10 スケジュールのポートレット スケジュールの 表 示 によって 次 の 種 類 のポートレットがあります スケジュール(グループ 日 表 示 ) ポートレット スケジュール(グループ 週 表 示 ) ポートレット スケジュール( 日 表 示 ) ポートレット スケジュール( 週 表 示 ) ポートレット また スケジュール 検 索 ポートレットで ユーザーまたは 施 設 のスケジュールを 検 索 できます 19

スケジュール(グループ 日 表 示 ) ポートレット グループに 所 属 するユーザーの 1 日 の 予 定 を 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ 対 象 :ポートレットにスケジュールを 表 示 する 対 象 を 選 択 します 組 織 を 選 択 する 場 合 は (トップ) 以 外 のカテゴリーを 選 択 します スケジュール(グループ 週 表 示 ) ポートレット グループに 所 属 するユーザーの 1 週 間 の 予 定 を 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : 20

ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ 対 象 : ポートレットにスケジュールを 表 示 する 対 象 を 選 択 します 組 織 を 選 択 する 場 合 は (トップ) 以 外 のカテゴリーを 選 択 します スケジュール( 日 表 示 ) ポートレット ユーザー 個 人 や 施 設 ごとの1 日 の 予 定 を 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : 21

ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ 対 象 : ポートレットにスケジュールを 表 示 する 対 象 を 選 択 します ユーザー または 施 設 を 選 択 し [ 入 力 ] をクリックします スケジュール( 週 表 示 ) ポートレット ユーザー 個 人 や 施 設 ごとの1 週 間 の 予 定 を 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : 22

ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ 対 象 : ポートレットにスケジュールを 表 示 する 対 象 を 選 択 します ユーザー または 施 設 を 選 択 し [ 入 力 ] をクリックします スケジュール( 月 表 示 ) ポートレット ユーザー 個 人 や 施 設 ごとの1ヵ 月 の 予 定 を 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 23

文 字 サイズ 対 象 : ポートレットにスケジュールを 表 示 する 対 象 を 選 択 します ユーザー または 施 設 を 選 択 し [ 入 力 ] をクリックします スケジュール( 年 表 示 ) ポートレット 自 分 の1 年 間 のイベントを 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズを 設 定 します スケジュール 検 索 ポートレット ユーザーまたは 施 設 のスケジュールを 検 索 するためのポートレットです キーワードをスペースで 区 切 ると 複 数 のユーザーや 施 設 をOR 検 索 できます 24

ポートレットの 表 示 例 : このポートレットには ポートレットの 設 定 項 目 はありません 1.1.11 メッセージのポートレット 次 の 種 類 のポートレットがあります メッセージ ポートレット 指 定 するフォルダーのメッセージの 一 覧 を 表 示 します 未 確 認 メッセージ ポートレット 未 確 認 のメッセージを 表 示 します メッセージ 閲 覧 状 況 ポートレット 自 分 が 送 信 した 閲 覧 状 況 確 認 メッセージの 閲 覧 状 況 を 表 示 します メッセージ ポートレット 指 定 するフォルダーのメッセージを 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ フォルダ: ポートレットに 表 示 するメッセージのフォルダーを 選 択 します 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 順 番 : メッセージを 表 示 する 順 番 を 選 択 します 件 数 : ポートレットに 表 示 するメッセージの 件 数 を 選 択 します 未 確 認 メッセージ ポートレット 未 確 認 のメッセージを 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 25

文 字 サイズ 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 件 数 : ポートレットに 表 示 するメッセージの 件 数 を 選 択 します メッセージ 閲 覧 状 況 ポートレット 自 分 が 送 信 した 閲 覧 状 況 確 認 メッセージの 閲 覧 状 況 を 確 認 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 1.1.12 掲 示 板 ポートレット 指 定 したカテゴリー 内 の 掲 示 の 一 覧 を 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 カテゴリ:ポートレットに 表 示 するカテゴリーを 選 択 します 文 字 サイズ 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 件 数 : ポートレットに 表 示 する 掲 示 の 件 数 を 選 択 します 26

1.1.13 ファイル 管 理 ポートレット 指 定 したフォルダー 内 のファイルの 一 覧 を 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 フォルダ:ポートレットに 表 示 するフォルダーを 選 択 します フォルダー 内 のファイルの 一 覧 が 表 示 されます 文 字 サイズ 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 件 数 : ポートレットに 表 示 するファイルの 件 数 を 選 択 します 1.1.14 電 話 メモ ポートレット 指 定 したユーザーに 電 話 メモを 登 録 したり 閲 覧 したりするためのポートレットです ポートレットの 表 示 例 : 電 話 メモのメール 転 送 を 設 定 しているユーザーには 転 送 設 定 に が 表 示 されます ポートレットの 設 定 項 目 27

文 字 サイズ 対 象 : ポートレットに 表 示 する 対 象 を 選 択 します 組 織 を 選 択 する 場 合 は (トップ) 以 外 のカテゴリーを 選 択 します 1.1.15 ToDoリスト ポートレット 未 完 了 の 個 人 ToDoを 表 示 するポートレットです ToDo 名 の 表 示 の 種 類 は 次 のとおりです 赤 太 字 : 締 切 日 を 過 ぎたToDo 青 太 字 : 締 切 日 当 日 のToDo 青 字 : 締 切 日 前 のToDoと 締 切 日 を 設 定 していないToDo ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ 表 示 件 数 :ポートレットに 表 示 するToDoの 件 数 を 選 択 します 重 要 度 : ポートレットに 表 示 するToDoの 重 要 度 を 選 択 します ソート: ポートレットに 表 示 するToDoをソートする 項 目 を 選 択 します 1.1.16 アドレス 帳 検 索 ポートレット アドレス 帳 に 登 録 されているアドレスを 検 索 するためのポートレットです 28

検 索 対 象 のブックを 選 択 し キーワードを 入 力 して 検 索 します ポートレットの 表 示 例 : このポートレットには ポートレットの 設 定 項 目 はありません 1.1.17 メールのポートレット 次 の 種 類 のポートレットがあります メール ポートレット 新 着 メール ポートレット メール ポートレット 指 定 したメールアカウントのフォルダーにあるメールを 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ フォルダ:ポートレットに 表 示 するメールアカウントとフォルダーを 選 択 します 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 順 番 : メールを 送 信 日 時 順 に 表 示 するか 受 信 日 時 順 に 表 示 するかを 選 択 します 件 数 : ポートレットに 表 示 するメールの 件 数 を 選 択 します 新 着 メール 情 報 ポートレット 選 択 したアカウントの 新 着 メールを 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 29

文 字 サイズ アカウント: ポートレットに 表 示 するメールアカウントを 選 択 します 新 着 メールチェック: 新 着 メールをチェックする 間 隔 を 設 定 します 1.1.18 ワークフロー ポートレット 指 定 したフォルダー 内 の 申 請 の 一 覧 を 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 一 覧 の 種 類 : ポートレットに 申 請 を 表 示 するフォルダーを 選 択 します 文 字 サイズ 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 件 数 : ポートレットに 表 示 する 申 請 の 件 数 を 選 択 します 1.1.19 マルチレポート ポートレット 指 定 した 種 類 のレポート または 絞 り 込 み 結 果 のレポートを 表 示 するポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 レポート/ 絞 込 :ドロップダウンリストでレポート または 絞 り 込 みを 選 択 し ポートレットに 表 示 するレポートの 種 類 またはレポートに 適 用 する 絞 り 込 みを 選 択 します 30

文 字 サイズ 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 件 数 : ポートレットに 表 示 するレポートの 件 数 を 選 択 します 1.1.20 ネット 連 携 サービスのポートレット ネット 連 携 サービスを 使 って 企 業 情 報 や 郵 便 番 号 などを 検 索 できます 次 の 種 類 のポートレットがあります 天 気 予 報 ポートレット 企 業 検 索 ポートレット 郵 便 番 号 検 索 ポートレット ネット 連 携 サービスは 日 本 語 だけの 提 供 です 天 気 予 報 ポートレット 選 択 した 地 域 の 天 気 予 報 を 表 示 するポートレットです 表 示 できるのは 日 本 国 内 の 天 気 予 報 だけです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します 予 報 地 点 : ポートレットに 天 気 予 報 を 表 示 する 地 域 を 選 択 します 企 業 検 索 ポートレット キーワードで 企 業 情 報 を 検 索 できるポートレットです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 31

文 字 サイズ タイトル: ポートレットのタイトルに 企 業 検 索 を 表 示 する 場 合 は 選 択 します 入 力 欄 の 横 幅 : 企 業 名 の 入 力 欄 の 横 幅 を 半 角 の 文 字 数 で 設 定 します 郵 便 番 号 検 索 ポートレット 郵 便 番 号 で 住 所 を 検 索 できるポートレットです 検 索 できるのは 日 本 の 郵 便 番 号 だけです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ タイトル: ポートレットのタイトルに 郵 便 番 号 検 索 を 表 示 する 場 合 は 選 択 します 入 力 欄 の 横 幅 : 郵 便 番 号 の 入 力 欄 の 横 幅 を 半 角 の 文 字 数 で 設 定 します 地 図 検 索 ポートレット 住 所 で 地 図 を 検 索 できるポートレットです 検 索 できるのは 日 本 国 内 の 地 図 だけです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ タイトル: ポートレットのタイトルに 地 図 検 索 を 表 示 する 場 合 は 選 択 します 入 力 欄 の 横 幅 : 住 所 の 入 力 欄 の 横 幅 を 半 角 の 文 字 数 で 設 定 します 路 線 検 索 ポートレット 32

出 発 地 の 駅 名 と 目 的 地 の 駅 名 で 路 線 を 検 索 できるポートレットです 検 索 できるのは 日 本 国 内 の 路 線 だけです ポートレットの 表 示 例 : ポートレットの 設 定 項 目 文 字 サイズ タイトル: ポートレットのタイトルに 路 線 検 索 を 表 示 する 場 合 は 選 択 します 入 力 欄 の 横 幅 : 出 発 地 と 目 的 地 の 入 力 欄 の 横 幅 を 半 角 の 文 字 数 で 設 定 します 1.1.21 最 新 情 報 ポートレット 次 のアプリケーションの 通 知 を 表 示 するポートレットです システム 管 理 者 の 設 定 によっては 一 部 のアプリケーションが 表 示 されない 場 合 があります スペース スケジュール メッセージ 掲 示 板 ファイル 管 理 電 話 メモ メール(E-mail) ワークフロー マルチレポート 外 部 通 知 システム 管 理 者 が 設 定 した ほかのシステムからの 通 知 です サイボウズからのお 知 らせ システム 管 理 者 だけに 表 示 されます 内 容 を 確 認 した 通 知 は 最 新 情 報 ポートレットから 削 除 されます ただし ワークフローと 電 話 メモの 通 知 は 次 の 操 作 を 行 うまで 削 除 されません ワークフローの 申 請 の 処 理 電 話 メモの 確 認 確 認 済 みの 通 知 は 通 知 一 覧 画 面 で 確 認 できます ポートレットの 表 示 例 : a):チェックボックスを 選 択 し [ 確 認 済 みにする] をクリックすると 選 択 した 通 知 が 確 認 済 みになります ポートレットの 設 定 項 目 33

アプリケーションの 表 示 順 : ポートレットに 通 知 を 表 示 するアプリケーションの 順 番 を 設 定 します 共 通 設 定 文 字 サイズ 項 目 : ポートレットに 表 示 する 項 目 を 選 択 します アプリケーションごとの 設 定 形 式 : 各 アプリケーションデータを 表 示 する 形 式 を 選 択 します 一 覧 : 通 知 の 標 題 が 表 示 されます 件 数 : 通 知 の 件 数 が 表 示 されます 通 知 が100 件 以 上 ある 場 合 は 99+ と 表 示 されます この 項 目 を 選 択 すると 項 目 と 件 数 の 設 定 は 無 効 になります 件 数 : 形 式 に 一 覧 を 選 択 した 場 合 に ポートレットに 表 示 する 通 知 の 件 数 を 選 択 します 34

システム 管 理 者 の 設 定 によって Myポータルに 配 置 した 最 新 情 報 ポートレットの 設 定 項 目 を 変 更 できない 場 合 があります 外 部 通 知 の 表 示 位 置 は 変 更 できません 外 部 通 知 は アプリケーションの 通 知 の 後 に 表 示 されます 1.1.22 Myポートレット(HTMLポートレット)を 設 定 する ユーザーがHTMLでポートレットを 作 成 し 使 用 できます ユーザーが 作 成 したポートレットはMyポートレットといいます 作 成 したユーザーだけが 利 用 できます Myポートレットを 追 加 する HTMLでポートレットを 作 成 し Myポートレットとして 追 加 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ポータル] > [HTMLポートレット] の 順 にクリックします 3. HTMLポートレット 画 面 で [HTMLポートレットを 追 加 する] をクリックしま す 4. HTMLポートレットの 追 加 画 面 で ポートレット 名 グループ およびポー トレットの 内 容 を 入 力 し [ 追 加 する] をクリックします MyポートレットをMyポートレットグループに 所 属 させると ポータルを 作 成 する 時 に Myポートレットをすばやく 選 択 できます Myポートレットグループの 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 1.1.23 Myポートレットグループを 設 定 する ポートレットの 内 容 に <iframe src="webページの URL"></iframe> を 記 述 すると ポートレット 内 にほかのWebページを 表 示 できます 5. HTMLポートレット 画 面 に 追 加 したMyポートレットが 表 示 されていること を 確 認 します HTMLタグに 関 する 注 意 点 HTMLポートレットが 正 常 に 動 作 するように 次 の 点 に 注 意 してタグを 正 しく 記 述 します 小 文 字 の 使 用 HTMLタグは 小 文 字 で 記 述 します 良 い 例 :<p> 悪 い 例 :<P> 終 了 タグの 使 用 開 始 タグと 終 了 タグは 必 ずセットで 記 述 します HTMLタグが 完 結 していないポートレットをポータルに 配 置 すると ポータルの 編 集 画 面 が 正 しく 表 示 されない ポートレ ットを 移 動 できないなどの 問 題 が 発 生 する 場 合 があります 35

ネスト 構 造 のHTMLタグは 開 始 タグと 終 了 タグが 交 差 しないように 記 述 します 例 : 記 述 不 要 のタグ 次 のタグは HTMLポートレットに 記 述 する 必 要 はありません <html>と</html> <head>と</head> <body>と</body> セキュアコーディングガイドラインの 確 認 JavaScriptを 記 載 する 場 合 は セキュアコーディングガイドラインの 次 のセクションを 確 認 してください クロスサイトスクリプティングを 防 ぐ クロスサイトリクエストフォージェリを 防 ぐ My ポートレットに 使 用 できるキーワード 次 のキーワードをMyポートレットに 記 述 すると Myポートレットを 表 示 した 時 に キーワードがガルーンのデータに 置 き 換 わります キーワード 説 明 %Name% %ID% %Account% %Mail% %Password% %session_password% %Tel% %URL% %grn.common.login.login.extension.ユーザー 情 報 項 目 の 項 目 コード% アクセスしているユーザーのユーザー 名 が 表 示 されます アクセスしているユーザーのユーザーIDが 表 示 されます アクセスしているユーザーのログイン 名 が 表 示 されます アクセスしているユーザーのユーザー 情 報 に 登 録 しているE-mailアドレスが 表 示 されます E-mailア ドレスの 登 録 がない 場 合 は 表 示 されません アクセスしているユーザーのパスワードが 表 示 されます アクセスしているユーザーのユーザー 情 報 に 登 録 されている 連 絡 先 が 表 示 されます 連 絡 先 が 登 録 されていない 場 合 は 表 示 されません アクセスしているユーザーのユーザー 情 報 に 登 録 されているURLが 表 示 されます URLが 登 録 されていない 場 合 は 表 示 されません ユーザー 情 報 にカスタマイズ 項 目 が 追 加 されている 場 合 に 有 効 です アクセスしているユーザーのユーザー 情 報 に 登 録 されているカスタマイズ 項 目 の 情 報 が 表 示 されます 表 示 を 確 認 する 作 成 したMyポートレットの 表 示 を 確 認 します 1. HTMLポートレット 画 面 で ポートレット 名 をクリックします 36

2. HTMLポートレットの 詳 細 画 面 で [ 表 示 を 確 認 する] をクリックします Myポートレットを 変 更 する 作 成 したMyポートレットの 名 前 や 所 属 するMyポートレットグループ ポートレットの 内 容 を 変 更 します 1. HTMLポートレット 画 面 で ポートレット 名 をクリックします 2. HTMLポートレットの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 変 更 する] をクリックします 4. HTMLポートレットの 詳 細 画 面 で 変 更 結 果 を 確 認 します Myポートレットを 削 除 する Myポートレットを 削 除 する 方 法 は 次 の 種 類 があります Myポートレットを 個 別 に 削 除 する 複 数 のMyポートレットを 選 択 して 一 括 削 除 する すべてのMyポートレットを 一 括 削 除 する Myポータルに 配 置 しているMyポートレットを 削 除 すると 配 置 が 解 除 されます 削 除 したMyポートレットは 元 に 戻 せません Myポートレットを 個 別 に 削 除 する Myポートレットの 内 容 を 確 認 して 個 別 に 削 除 します 37

1. HTMLポートレット 画 面 で ポートレット 名 をクリックします 2. HTMLポートレットの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 複 数 のMyポートレットを 選 択 して 一 括 削 除 する 複 数 のMyポートレットを 選 択 して 一 括 削 除 します 1. HTMLポートレット 画 面 で 削 除 するMyポートレットのチェックボックスを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします すべてのMyポートレットを 一 括 削 除 する 作 成 したすべてのMyポートレットを 一 括 削 除 します 1. HTMLポートレット 画 面 で [ 全 HTMLポートレットを 削 除 する] をクリックし ます 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.1.23 Myポートレットグループを 設 定 する MyポートレットはMyポートレットグループというグループに 分 類 できます Myポートレットグループは 作 成 したユーザーだけが 使 用 できます 38

a):myポートレットグループです ポータル 一 覧 のフィルターで 選 択 すると 所 属 するMyポートレットだけが 表 示 されます b):myポートレットグループ 辞 書 に 所 属 するMyポートレットです Myポートレットグループを 追 加 する Myポートレットグループを 追 加 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ポータル] > [Myポートレットグループ] の 順 にクリックします 3. Myポートレットグループ 画 面 で [Myポートレットグループを 追 加 する] を クリックします 4. Myポートレットグループの 追 加 画 面 で グループ 名 を 入 力 し [ 追 加 する] をクリックします 5. Myポートレットグループ 画 面 に 追 加 したMyポートレットグループが 表 示 されていることを 確 認 します 作 成 したMyポートレットグループにMyポートレットを 所 属 させるには HTMLポートレットの 変 更 画 面 で Myポートレットのグループを 設 定 します 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください Myポートレットを 変 更 する Myポートレットグループを 変 更 する Myポートレットグループのグループ 名 を 変 更 します 所 属 するMyポートレットを 変 更 する 場 合 は HTMLポートレットの 変 更 画 面 で Myポートレットのグループを 設 定 します 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください Myポートレットを 変 更 する 39

1. Myポートレットグループ 画 面 で Myポートレットグループ 名 をクリックし ます 2. Myポートレットグループの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 3. Myポートレットグループの 変 更 画 面 で グループ 名 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 4. Myポートレットグループの 詳 細 画 面 で 変 更 結 果 を 確 認 します Myポートレットグループを 削 除 する Myポートレットグループを 削 除 するには 次 の 方 法 があります Myポートレットグループを 個 別 に 削 除 する 選 択 したMyポートレットグループを 削 除 する すべてのMyポートレットグループを 一 括 削 除 する Myポートレットグループを 削 除 すると ポートレットの 所 属 も 解 除 されます 削 除 したMyポートレットグループは 元 に 戻 せません Myポートレットグループを 個 別 に 削 除 する Myポートレットグループを 確 認 し 個 別 に 削 除 します 1. Myポートレットグループ 画 面 で Myポートレットグループ 名 をクリックし ます 2. Myポートレットグループの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 選 択 したMyポートレットグループを 削 除 する 40

複 数 のMyポートレットグループを 選 択 して 一 括 削 除 します 1. Myポートレットグループ 画 面 で 削 除 するMyポートレットグループのチェ ックボックスを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします すべてのMyポートレットグループを 一 括 削 除 する すべてのMyポートレットグループを 一 括 削 除 します 1. Myポートレットグループ 画 面 で [ 全 Myポートレットグループを 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.1.24 XMLファイルでMyポートレットのデータを 管 理 する XMLファイルを 使 って Myポートレット(HTMLポートレット)のデータを 読 み 込 んだり 書 き 出 したりします データを 読 み 込 む XMLファイルからMyポートレットを 読 み 込 みます Myポートレットを 一 括 で 更 新 する 時 に 便 利 です 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ポータル] > [HTMLポートレットの 読 み 込 み] の 順 にクリックします 3. HTMLポートレットの 読 み 込 み 画 面 で 読 み 込 むXMLファイルを 選 択 し [ 読 み 込 む] をクリックします データを 書 き 出 す MyポートレットのデータをXMLファイルに 書 き 出 します Myポートレットをバックアップする 時 や システムを 移 行 した 後 にMyポートレットを 復 元 する 時 に 便 利 です 41

1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ポータル] > [HTMLポートレットの 書 き 出 し] の 順 にクリックします 3. HTMLポートレットの 書 き 出 し- Step 1/2 画 面 で 書 き 出 すMyポートレットを 選 択 し [ 次 へ>>] をクリックします 4. HTMLポートレットの 書 き 出 し- Step 2/2 画 面 で 書 き 出 すMyポートレットを 確 認 し [ 書 き 出 す] をクリックします 5. ファイルを 保 存 します 42

1.2 スペース 1.2.1 スペースの 画 面 の 見 かた スペースのアイコンの 説 明 やスペースの 画 面 で 操 作 できることを 説 明 します 自 分 がメンバーに 設 定 されているスペースと 公 開 されているすべてのスペースの 一 覧 をタブで 切 り 替 えて 表 示 できます Myスペース 画 面 自 分 が 参 加 しているスペースの 一 覧 を 表 示 します パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 スペースを 作 成 する スペースを 追 加 します 2 Myスペース 自 分 が 参 加 しているスペースの 一 覧 が 表 示 されます 3 非 公 開 のスペースです スペース 名 クリックすると 選 択 したスペースのトップ 画 面 (ディスカッションの 画 面 )が 表 示 されます 4 カテゴリ クリックすると 選 択 したカテゴリーで 閲 覧 可 能 なスペースの 一 覧 が 表 示 されます すべてのスペース 画 面 公 開 されているすべてのスペースの 一 覧 を 表 示 します 公 開 されているスペースは メンバー 以 外 のユーザーも 閲 覧 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 カテゴリー 名 クリックすると 選 択 したカテゴリーで 閲 覧 可 能 なスペースの 一 覧 が 表 示 されます 2 すべてのスペース 閲 覧 が 可 能 なスペースの 一 覧 が 表 示 されます 3 一 覧 を 表 示 する 更 新 されたスペースの 一 覧 が 更 新 日 時 が 新 しいものから 順 に 表 示 されます 4 一 覧 を 表 示 する 作 成 されたスペースの 一 覧 が 作 成 日 時 が 新 しいものから 順 に 表 示 されます 43

スペースの 画 面 パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 メンバー スペースに 参 加 しているメンバーが 表 示 されます メンバーを 変 更 できます スペースに 参 加 しているメンバーを 非 表 示 にします 2 メモ スペースのメモです メモを 変 更 できます メモを 非 表 示 にします 3 次 のメニューが 表 示 されます メンバーの 予 定 を 確 認 する: 予 定 の グループ 日 表 示 画 面 が 表 示 されます スペースのメンバー 全 員 の 予 定 を 確 認 できます メンバーの 予 定 を 登 録 する: 通 常 予 定 の 予 定 の 登 録 画 面 が 表 示 されます 予 定 の 参 加 者 にス ペースのメンバーが 設 定 されます スペースの 詳 細 : スペースの 詳 細 画 面 が 表 示 されます スペースの 詳 細 情 報 を 編 集 したり ス ペースを 削 除 したりできます スペースを 再 利 用 する:スペースを 再 利 用 して 新 しいスペースを 作 成 します アプリの 管 理 : アプリ 管 理 画 面 が 表 示 されます スペースにアプリを 追 加 したり 新 たにアプリを 作 成 したりできます システム 管 理 者 の 設 定 によっては 表 示 されない 場 合 があります 4 メモの 表 示 非 表 示 を 切 り 替 えます 5 スペースに 参 加 しているメンバーの 表 示 非 表 示 を 切 り 替 えます 6 共 有 ToDo 表 示 しているディスカッションに 関 連 する 共 有 ToDoの 一 覧 です 7 ディスカッション 検 索 スペース 内 のディスカッションと ディスカッションに 書 き 込 まれたコメントを 検 索 します 8 ディスカッション 一 覧 スペース 内 のディスカッションの 一 覧 です 9 ディスカッション ディスカッションの 本 文 やコメント 一 覧 が 表 示 されます スペースの 詳 細 画 面 44

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する 1 スペース 名 やメンバーなど スペースの 設 定 を 変 更 します 2 メンバーを 変 更 する 1 スペースのメンバーを 変 更 します 3 再 利 用 する スペースを 再 利 用 して 新 しいスペースを 作 成 します 4 削 除 する 1 スペースを 削 除 します 1 :スペースの 管 理 者 が 設 定 されている 場 合 このリンクはシステム 管 理 者 とスペースの 管 理 者 だけに 表 示 されます スペースの 管 理 者 が 設 定 されていない 場 合 メンバー 全 員 とシステム 管 理 者 に 表 示 されます 1.2.2 スペースを 作 成 する スペースを 作 成 します 1. アプリケーションメニューで [スペース] をクリックします 2. Myスペース 画 面 で [スペースを 作 成 する] をクリックします 3. スペースの 作 成 画 面 で スペース 名 やメンバー 管 理 者 などを 設 定 します そのほかの 項 目 は 次 のページを 参 照 してください スペースの 作 成 画 面 の 項 目 4. [ 作 成 する] をクリックします 5. スペースと スペース 名 と 同 じタイトルのディスカッションが 表 示 されることを 確 認 します スペースの 作 成 画 面 の 項 目 番 号 パーツ 説 明 1 表 示 名 を 追 加 する 複 数 の 言 語 でスペース 名 を 追 加 できます 2 カテゴリー 初 期 値 は 全 般 カテゴリーです [ 変 更 する] をクリックすると カテゴリーを 変 更 できます 3 メンバー スペースに 参 加 するメンバーを 設 定 します 45

4 管 理 者 管 理 者 を 設 定 するかどうかを 選 択 し スペースのメンバーの 中 から 管 理 者 となるユーザーを 設 定 し ます スペースの 管 理 者 とは? 5 アイコン スペースの 一 覧 や 通 知 一 覧 などで スペース 名 の 先 頭 に 表 示 されるアイコンを 選 択 します 6 公 開 方 法 公 開 :ガルーンにログインしているすべてのユーザーが 閲 覧 できます 非 公 開 :スペースのメンバーのみが 閲 覧 できます 公 開 されているスペースでは メンバーとして 設 定 されていなくても 次 の 機 能 を 使 用 できます スペースの 詳 細 の 確 認 ディスカッションの 閲 覧 コメントの 追 加 および 自 分 が 追 加 したコメントの 削 除 ToDoの 閲 覧 コメントの 追 加 および 自 分 が 追 加 したコメントの 削 除 スペース 内 の 添 付 ファイルの 閲 覧 次 の 画 面 でも スペースを 作 成 できます スケジュールの 予 定 の 詳 細 画 面 予 定 の 参 加 者 がスペースのメンバーに 設 定 されます 予 定 の 参 加 者 のスペースを 作 成 する メッセージの メッセージの 詳 細 画 面 メッセージの 宛 先 と 同 じユーザーが スペースのメンバーに 設 定 されます 1.5.11 宛 先 のスペースを 作 成 する スペースの 管 理 者 とは? スペースの 管 理 者 とは 次 の 操 作 の 権 限 が 付 与 されたユーザーです スペースの 削 除 スペース 名 やメンバーなど スペースの 情 報 の 変 更 メモの 変 更 スペース 内 のすべてのディスカッションの 削 除 スペースの 管 理 者 を 設 定 しない 場 合 は スペースのメンバー 全 員 が 上 記 の 操 作 が 可 能 になります スペースを 再 利 用 して 作 成 する 再 利 用 して 作 成 したスペースには 元 のスペースの 次 の 情 報 が 引 き 継 がれます スペース 名 カテゴリー メモ メンバー 選 択 したディスカッションのタイトル スペースの 管 理 者 アイコン 公 開 設 定 スペースの 画 面 で > [スペースを 再 利 用 する] をクリックし 新 しいスペースを 作 成 します 46

スペースの 詳 細 画 面 で [スペースを 再 利 用 する] をクリックしても スペースを 作 成 できます 1.2.3 スペースを 変 更 する スペース 名 やメンバーなどを 変 更 します スペースに 管 理 者 が 設 定 されている 場 合 スペースの 管 理 者 およびシステム 管 理 者 だけがスペースを 変 更 できます スペースに 管 理 者 が 設 定 されていない 場 合 スペースのすべてのメンバー およびシステム 管 理 者 がスペースを 変 更 できます 1. スペースの 画 面 で > [スペースの 詳 細 ] をクリックします 2. スペースの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックし 必 要 な 項 目 を 変 更 し ます スペースのメンバーだけを 変 更 する 場 合 は [メンバーを 変 更 する] をクリ ックします 3. [ 変 更 する] をクリックします 1.2.4 スペースを 削 除 する スペースを 個 別 に 削 除 します スペースを 削 除 すると スペース 内 のディスカッション 共 有 ToDo 添 付 ファイルなどのすべてのデータが 削 除 されます 削 除 されたデータは 元 に 戻 せません スペースに 管 理 者 が 設 定 されている 場 合 スペースの 管 理 者 およびシステム 管 理 者 が スペースを 削 除 できます スペースに 管 理 者 が 設 定 されていない 場 合 は スペースのすべてのメンバー およびシステム 管 理 者 が スペースを 削 除 できます 1. スペースの 画 面 で > [スペースの 詳 細 ] をクリックします 2. スペースの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [キャンセルする] をクリックします 1.2.5 リアクション 機 能 を 使 う 47

リアクション 機 能 は コメントに 対 して 簡 単 に 応 答 するための 機 能 です 共 感 や 確 認 しましたなどの 応 答 ができます リアクション 機 能 は ディスカッション および 共 有 ToDoの 本 文 とコメントで 使 用 できます システム 管 理 者 の 設 定 によっては リアクション 機 能 を 使 用 できない 場 合 があります リアクション 機 能 を 使 って 応 答 する 応 答 する 本 文 やコメントで [いいね!] をクリックします システム 管 理 者 の 設 定 によっては いいね! 以 外 の 文 言 が 表 示 される 場 合 があります 応 答 を 取 り 消 す 場 合 は [いいね!を 取 り 消 す] をクリックします a):クリックすると リアクション 機 能 を 使 って 応 答 したユーザーの 一 覧 が 表 示 されます 自 分 の 書 き 込 みに 対 する 応 答 の 数 を 確 認 する 自 分 の 書 き 込 みに 対 する 応 答 の 数 は ヘッダーで 確 認 できます a):クリックすると 自 分 の 書 き 込 みに 対 するユーザーの 応 答 の 一 覧 が 表 示 されます 1.2.6 ディスカッションの 画 面 の 見 かた ディスカッションのアイコンの 説 明 やディスカッションの 画 面 で 操 作 できることを 説 明 します ディスカッションの 画 面 48

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ディスカッションを 追 加 する スペースにディスカッションを 追 加 します 2 内 容 やコメントが 未 読 のディスカッションです ディスカッション 名 3 フォローする フォロー 中 フォロー 解 除 ディスカッションの 内 容 やコメントを 表 示 します スペースを 作 成 したときに 作 成 されたディスカッションは 先 頭 に 表 示 されます その 他 のディスカッションは ディスカッションや 共 有 ToDoなどの 更 新 日 時 の 降 順 で 表 示 されます フォローする: ディスカッションや 共 有 ToDoの 更 新 通 知 を 受 信 できます フォロー 中 : 更 新 通 知 が 設 定 されているディスカッションです [フォロー 中 ] にマウスカーソルを 合 わせると [フォロー 解 除 ] が 表 示 されます フォロー 解 除 : ディスカッションおよび 共 有 ToDoの 更 新 通 知 を 解 除 します 4 タイトルと 本 文 の 変 更 ディスカッションの 変 更 画 面 を 表 示 します ディスカッションの 削 除 フォロー 状 況 の 確 認 ディスカッションを 削 除 します ディスカッション 内 のToDoと 添 付 ファイルも 削 除 されます スペースの 管 理 者 が 設 定 されている 場 合 このリンクはシステム 管 理 者 スペースの 管 理 者 およ びディスカッションの 作 成 者 だけに 表 示 されます スペースの 管 理 者 が 設 定 されていない 場 合 メンバー 全 員 とシステム 管 理 者 に 表 示 されます ディスカッションをフォローしているユーザーの 一 覧 が 表 示 されます スペースのメンバーとスペースのメンバー 以 外 を 表 示 を 切 り 替 えて 確 認 できます 5 クリックすると ToDoや 添 付 ファイルの 一 覧 が 表 示 されます クリックすると ToDoや 添 付 ファイルの 一 覧 が 非 表 示 になります 6 ToDoに 追 加 されたコメントです ToDo 名 コメント ToDoの 詳 細 画 面 を 表 示 します ディスカッションやToDoに 追 加 されたコメントを 表 示 します 49

7 削 除 1 コメントを 削 除 します 8 いいね! コメントに 対 する 簡 単 な 応 答 ができます システム 管 理 者 の 設 定 によっては リンクが 表 示 されない または 文 言 が 異 なる 場 合 があります 返 信 する 固 定 リンク 1 コメントに 返 信 します 返 信 したコメントには 自 動 的 にアンカー(>>コメント 番 号 )が 設 定 されます コメントのURLを 表 示 します ほかのディスカッションやメモなどでこのコメントを 参 照 するとき 固 定 リンクのURLを 貼 ると 便 利 で す 固 定 リンクとは 9 My ToDo ディスカッションに 登 録 されているToDoで 自 分 が 担 当 者 に 設 定 されているToDoの 一 覧 です ToDo 名 をクリックすると ToDoの 詳 細 画 面 が 表 示 されます All ToDo ディスカッション 内 に 登 録 されているすべてのToDoの 一 覧 です ToDo 名 をクリックすると ToDoの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 10 ファイル 名 添 付 ファイルを 表 示 またはダウンロードできます ファイルが 添 付 されたディスカッション ToDo またはコメントを 表 示 します 11 共 有 ToDoを 追 加 する ディスカッションに 共 有 ToDoを 登 録 できます 12 共 有 ToDoの 一 覧 へ 共 有 ToDo 画 面 を 表 示 します 絞 り 込 みには 選 択 していたディスカッションが 適 用 されます 1 :コメントの 上 にマウスカーソルを 移 動 すると 表 示 されます 固 定 リンクとは? リンク 先 に 直 接 アクセスできるURLのことです 固 定 リンクのポップアップウィンドウに 表 示 されたURLをコピーして ほかのディスカッションや ToDoのコメントなどにペーストします ペーストしたURLをクリックしたユーザーは 元 のコメントに 直 接 アクセスできます 1.2.7 ディスカッションを 追 加 する スペースにディスカッションを 追 加 します 1. ディスカッションを 追 加 するスペースを 開 きます 2. ディスカッションの 画 面 で [ディスカッションを 追 加 する] をクリックします 3. ディスカッションのタイトルと 本 文 を 入 力 し [ 追 加 する] をクリックします 本 文 には 書 式 編 集 を 使 用 できます 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 4. 追 加 したディスカッションの 画 面 が 表 示 されることを 確 認 します 1.2.8 ディスカッションをフォローする ディスカッションをフォローすると ディスカッションの 更 新 通 知 を 受 信 できます スペースが 公 開 されていれば 参 加 していないスペースのディスカッションもフォローできます 50

1. フォローするディスカッションの 画 面 を 開 きます 2. ディスカッションの 画 面 で [フォローする] をクリックします 3. フォローする が フォロー 中 になったことを 確 認 します [フォロー 中 ] をクリックすると フォローを 解 除 できます ディスカッションの 画 面 で > [フォロー 状 況 の 確 認 ] をクリックすると 表 示 されているディスカッションをフォローしているユーザーの 一 覧 を 確 認 できます 参 加 していないスペースのディスカッションをフォローしている 場 合 そのスペースが 非 公 開 になると フォローが 解 除 されます 非 公 開 になったスペースが 再 度 公 開 されても ディスカッションのフォローは 解 除 されたままです 1.2.9 ディスカッションを 変 更 する ディスカッション 画 面 で > [タイトルと 本 文 の 変 更 ] をクリックすると ディスカッションの 本 文 やタイトルを 変 更 できます 1.2.10 ディスカッションを 削 除 する ディスカッションを 個 別 に 削 除 します ディスカッションを 削 除 すると ディスカッションに 登 録 されているすべてのコメントや 添 付 ファイルが 削 除 されます 削 除 されたデータは 元 に 戻 りません スペースに 管 理 者 が 設 定 されている 場 合 ディスカッションの 作 成 者 スペースの 管 理 者 およびシステム 管 理 者 が スペースを 削 除 できます スペースに 管 理 者 が 設 定 されていない 場 合 は スペースのすべてのメンバー およびシステム 管 理 者 がディスカッションを 削 除 できます 1. ディスカッション 画 面 で > [ディスカッションの 削 除 ] をクリックしま す 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします スペースの 作 成 時 に 自 動 的 に 作 成 されるディスカッションは 削 除 できません 1.2.11 ファイルを 管 理 する ディスカッションやToDoなどに 添 付 されたファイルを 更 新 したり ファイル 情 報 を 変 更 したりできます 添 付 されたファイルは バージョンを 管 理 できます 51

操 作 の 詳 細 は ファイル 管 理 の 次 のページを 参 照 してください 1.7.4 ファイル 情 報 を 変 更 する 1.7.5 ファイルを 更 新 する ディスカッションやToDoに 添 付 されたファイルは スペースのすべてのメンバーが 変 更 できます コメントに 添 付 されたファイルは コメントを 追 加 したユーザーだけが 変 更 できます 1.2.12 共 有 ToDoの 画 面 の 見 かた 共 有 ToDoのアイコンの 説 明 や 共 有 ToDoの 画 面 で 操 作 できることを 説 明 します 共 有 ToDo 画 面 パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 共 有 ToDoを 追 加 する ディスカッションに 共 有 ToDoを 追 加 します 絞 り 込 みでディスカッションを 選 択 すると リンクが 表 示 されます 2 未 完 了 未 完 了 のToDoを 表 示 します 完 了 完 了 したToDoを 表 示 します 3 未 完 了 のToDoの 件 数 未 完 了 のToDoを 状 況 ごとに 集 計 した 件 数 です 4 絞 り 込 み ToDoをディスカッションで 絞 り 込 んで 表 示 します 5 担 当 者 ごとの 未 完 了 のToDoの 件 数 赤 ( 遅 延 ): 締 切 日 を 過 ぎた 未 完 了 のToDoです 黄 ( 今 日 ): 今 日 が 締 切 日 の 未 完 了 のToDoです 青 ( 期 間 内 ): 締 切 期 間 内 の 未 完 了 のToDoです 水 色 ( 締 切 なし): 締 切 日 が 設 定 されていないToDoです 6 ToDo 一 覧 未 完 了 または 完 了 した ToDoの 一 覧 です ToDo 名 をクリックすると ToDoの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 担 当 者 が 設 定 されていないToDoは 担 当 者 の 欄 に ( 未 設 定 ) が 表 示 されます ToDoの 締 切 日 を スケジュール 画 面 に 表 示 できます 詳 細 は 次 のページを 確 認 してください 1.4.3 スケジュール 画 面 のアイコンとリンク ToDoの 詳 細 画 面 ToDoの 内 容 を 編 集 したり ToDoを 完 了 したりします 52

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する 未 完 了 のToDoの 内 容 を 編 集 します 2 削 除 する ToDoを 削 除 します 3 自 分 のToDoを 完 了 する 自 分 のToDoを 完 了 します ほかのユーザーのToDoは 完 了 できません 自 分 のToDoを 再 開 する 完 了 した 自 分 のToDoを 再 開 します 再 開 したToDoは 未 完 了 のToDoになります 4 いいね! コメントに 対 する 簡 単 な 応 答 ができます システム 管 理 者 の 設 定 によっては リンクが 表 示 されない または 文 言 が 異 なる 場 合 があります ToDoの 詳 細 画 面 を 表 示 すると そのToDoの 未 読 のコメントが すべて 既 読 になります 1.2.13 共 有 ToDoを 追 加 する ディスカッションに 共 有 ToDoを 追 加 します 共 有 ToDoはディスカッションの 画 面 または 共 有 ToDo 画 面 で 追 加 できます スペースの 共 有 ToDo と ToDoリスト の ToDoは 次 の 点 が 異 なります スペースの 共 有 ToDo ToDoに 担 当 者 を 割 り 当 て スペースのメンバー 間 で 作 業 の 進 捗 状 況 を 共 有 できます ToDoの 担 当 者 に 複 数 のユーザーを 設 定 できます ToDoを 追 加 した 後 でも 担 当 者 を 変 更 できます スペースのディスカッションと 関 連 付 けてToDoを 追 加 します ToDoリスト のToDo 個 人 のタスクを 管 理 します ほかのユーザーとは 共 有 できません 登 録 したユーザーだけがToDoを 閲 覧 できます ディスカッションの 画 面 で 追 加 する 共 有 ToDoを 追 加 するディスカッションを 表 示 し 共 有 ToDoを 追 加 します 1. 共 有 ToDoを 追 加 するディスカッションを 開 きます 53

2. ディスカッションの 画 面 で [ 共 有 ToDoを 追 加 する] をクリックします 3. ToDo 名 締 切 日 ToDoの 担 当 者 を 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします 締 切 なし を 選 択 すると 締 切 日 を 指 定 しない 共 有 ToDoを 作 成 できます 締 切 日 で [ 期 間 を 指 定 する] をクリックすると 締 切 日 と 期 間 で 指 定 できます [ 期 日 を 指 定 する] をクリックすると 締 切 日 だけを 指 定 できます [ 内 容 を 表 示 する] をクリックすると 共 有 ToDoの 内 容 や 添 付 ファイルを 追 加 できます 4. ディスカッションの 画 面 に 追 加 した 共 有 ToDoが 表 示 されることを 確 認 します 共 有 ToDo 画 面 で 追 加 する 共 有 ToDo 画 面 で 共 有 ToDo を 追 加 するディスカッションを 選 択 し 共 有 ToDoを 追 加 します 1. ディスカッションの 画 面 で [ 共 有 ToDo] をクリックします 2. 共 有 ToDo 画 面 で 共 有 ToDo を 追 加 するディスカッションを 選 択 しま す [ 共 有 ToDoを 追 加 する] が 表 示 されます 3. [ 共 有 ToDoを 追 加 する] をクリックします 4. ToDo 名 締 切 日 ToDoの 担 当 者 を 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします 締 切 なし を 選 択 すると 締 切 日 を 指 定 しない 共 有 ToDoを 作 成 できます 締 切 日 で [ 期 間 を 指 定 する] をクリックすると 締 切 日 と 期 間 で 指 定 できます [ 期 日 を 指 定 する] をクリックすると 締 切 日 だけを 指 定 で きます [ 内 容 を 表 示 する] をクリックすると ToDoの 内 容 や 添 付 ファイルを 追 加 できます 54

5. 共 有 ToDo 画 面 に 追 加 した 共 有 ToDoが 表 示 されることを 確 認 します 1.2.14 自 分 のToDoを 完 了 する ToDoの 詳 細 画 面 で [ 自 分 のToDoを 完 了 する] をクリックし 自 分 に 割 り 当 てられた 作 業 を 終 了 します 複 数 の 担 当 者 が 設 定 されたToDoは すべての 担 当 者 が 各 自 のToDoを 完 了 するまで 完 了 になりません ToDoを 再 開 する ToDoの 詳 細 画 面 で [ 自 分 のToDoを 再 開 する] をクリックし 自 分 に 割 り 当 てられた 作 業 を 再 開 します 完 了 したToDoで 自 分 のToDoを 再 開 すると そのToDoは 未 完 了 のToDoになります 1.2.15 共 有 ToDoを 変 更 する ToDoの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックし 締 切 日 や 担 当 者 などを 変 更 します 1.2.16 共 有 ToDoを 削 除 する 共 有 ToDoを 削 除 します 共 有 ToDoは スペースのすべてのメンバーが 削 除 できます 削 除 された 共 有 ToDoは 元 に 戻 せません 55

1. ToDoの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします 56

1.3 リンク 集 1.3.1 画 面 の 見 かた リンク 集 の 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します リンク 集 画 面 リンクの 一 覧 が 表 示 されます リンクを 追 加 したり 削 除 したりします パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 リンクを 追 加 する リンクを 追 加 します 2 区 切 り 線 を 追 加 する リンクの 一 覧 に 区 切 り 線 を 追 加 します 3 カテゴリを 追 加 する 個 人 カテゴリーを 追 加 します 4 リンク 集 検 索 キーワードを 入 力 して リンク 集 を 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してリンク 集 を 検 索 します 5 カテゴリの 詳 細 カテゴリの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 6 リンクの 詳 細 リンクの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 7 個 人 カテゴリ 登 録 したユーザーだけが 使 用 できるリンク 集 です 8 共 有 カテゴリ すべてのユーザーが 使 用 できるリンク 集 です 9 削 除 する 選 択 したリンクを 削 除 します リンクの 詳 細 画 面 リンクのタイトルやURLを 編 集 します パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する リンクのタイトルやURLを 編 集 します 2 移 動 する 指 定 する 個 人 カテゴリーにリンクを 移 動 します 3 削 除 する リンクを 削 除 します 57

4 アイコン リンク 先 のWebサイトの 表 示 方 法 です 1.3.4 リンク 先 を 別 ウィンドウで 表 示 する 方 法 を 設 定 する 1.3.2 リンクや 区 切 り 線 を 設 定 する リンク を 登 録 する 方 法 や リンクとリンクの 間 に 区 切 り 線 を 設 定 する 方 法 を 説 明 します リンクや 区 切 り 線 を 追 加 する 個 人 カテゴリーに リンクやリンクの 区 切 り 線 を 追 加 します 共 有 カテゴリーにはリンクや 区 切 り 線 を 追 加 できません リンクを 追 加 する 1. アプリケーションメニューで [リンク 集 ] をクリックします 2. 個 人 カテゴリーを 選 択 し [リンクを 追 加 する] をクリックします 3. リンクのタイトルやURLを 指 定 し [ 追 加 する] をクリックします 4. 個 人 カテゴリーの 一 番 下 に 追 加 したリンクが 表 示 されていることを 確 認 し ます 区 切 り 線 を 追 加 する 1. アプリケーションメニューで [リンク 集 ] をクリックします 2. 個 人 カテゴリーを 選 択 し [ 区 切 り 線 を 追 加 する] をクリックします 3. 区 切 り 線 の 追 加 画 面 で [はい] をクリックします 4. 個 人 カテゴリーの 一 番 下 に 追 加 した 区 切 り 線 が 表 示 されていることを 確 認 します リンクを 変 更 する 個 人 カテゴリーのリンクのタイトルやURLなどを 変 更 します 共 有 カテゴリーのリンクや 区 切 り 線 は 編 集 できません 1. リンク 集 画 面 で 個 人 カテゴリーを 選 択 し 変 更 するリンクの[ 詳 細 ] をクリックします 58

2. リンクの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 変 更 する] をクリックします リンクや 区 切 り 線 の 順 番 を 変 更 する 個 人 カテゴリーのリンクや 区 切 り 線 の 順 番 を 変 更 します リンクや 区 切 り 線 の 順 番 は 同 じカテゴリーの 中 だけで 変 更 できます 1. リンク 集 画 面 で 個 人 カテゴリーの [ 詳 細 ] をクリックします 2. カテゴリの 詳 細 画 面 で [リンク/ 区 切 り 線 を 順 番 変 更 する] をクリックします 3. リンクや 区 切 り 線 を 並 べ 替 え [ 変 更 する] をクリックします リンクや 区 切 り 線 を 削 除 する 個 人 カテゴリーのリンクや 区 切 り 線 を 削 除 します 個 人 カテゴリーのリンクや 区 切 り 線 だけ 削 除 できます 共 有 リンクは 削 除 できません 1. リンク 集 画 面 で 削 除 するリンクや 区 切 り 線 を 選 択 し [ 削 除 する] をク リックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.3.3 リンクを 検 索 する キーワードで リンクを 検 索 できます [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 1. リンク 集 画 面 で 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [リンク 集 検 索 ] を クリックします 表 示 している 内 のカテゴリー 内 のリンクを 検 索 します 59

2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 が 必 要 な 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 する] をクリックしま す 1.3.4 リンク 先 を 別 ウィンドウで 表 示 する 方 法 を 設 定 する リンクのタイトルをクリックした 場 合 と アイコンをクリックした 場 合 では リンクが 表 示 されるウィンドウが 異 なります 個 人 カテゴリー 内 のリンクについて リンクのタイトルとアイコンのどちらをクリックした 場 合 に リンク 先 の 画 面 が 別 ウィンドウで 表 示 されるかを 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [リンク 集 ] > [ 一 般 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 一 般 設 定 画 面 で Webサイトの 表 示 方 法 を 指 定 し [ 設 定 する] をクリックします タイトル/URL: タイトルまたはURLをクリックすると リンク 先 の 画 面 が 別 ウィンドウで 表 示 されます タイトルの 右 に 表 示 される アイコン: をクリックすると リンク 先 の 画 面 が 同 じウィンドウで 表 示 されます タイトルまたはURLをクリックすると リンク 先 の 画 面 が 同 じウィンドウに 表 示 されます タイトルの 右 に 表 示 される をクリックすると リンク 先 の 画 面 が 別 ウィンドウで 表 示 されます 1.3.5 リンクを 整 理 する 個 人 カテゴリーにカテゴリーを 作 成 すると リンクを 整 理 できます 共 有 リンクのカテゴリーは ユーザーは 操 作 できません カテゴリーは リンク 集 画 面 で [カテゴリを 追 加 する] をクリックして 設 定 します カテゴリーコードとは? カテゴリーコードは カテゴリーを 区 別 するために 使 用 するユニークなコードです 同 じタイトルの 個 人 カテゴリーを 作 成 しても カテゴリーコードで 区 別 できます カテゴリーの 制 限 事 項 カテゴリー 操 作 の 種 類 サブカテゴリー カテゴリー 情 報 カテゴリー 情 報 サブカテゴリー カテゴリー の 作 成 の 表 示 の 変 更 の 順 番 変 更 の 削 除 共 有 カテゴリー 個 人 カテゴリー 1 : 可 能 : 不 可 能 1 : 一 度 削 除 すると 元 に 戻 せません 選 択 したカテゴリー 内 のサブカテゴリー リンク および 区 切 り 線 も 削 除 されます 15 階 層 以 上 のサブカテゴリーが 設 定 されている 個 人 カテゴリーは 削 除 できません 階 層 を14 個 以 下 に 減 らして カテゴリーを 削 除 します 60

1.4 スケジュール 1.4.1 グループごとに 予 定 を 閲 覧 する グループに 所 属 するユーザーや 施 設 の 予 定 を 1 日 単 位 または1 週 間 単 位 で 閲 覧 できます グループは 次 の 中 から 選 択 できます ユーザー 優 先 する 組 織 ユーザー 情 報 の 優 先 する 組 織 に 設 定 されている 組 織 です 変 更 できます 2.1.4 ユーザー 情 報 を 変 更 する 所 属 する 組 織 ユーザーが 所 属 している 組 織 です システム 管 理 者 が 設 定 します 最 近 選 択 した 組 織 Myグループ ユーザーが 任 意 で 作 成 したグループです 作 成 したユーザーだけが 使 用 できます 3.2.1 Myグループを 設 定 する 最 近 選 択 したユーザー 施 設 施 設 グループ 複 数 の 施 設 をまとめたグループです システム 管 理 者 が 設 定 します 最 近 選 択 した 施 設 グループ 最 近 選 択 した 施 設 全 施 設 システム 管 理 者 の 設 定 によっては 表 示 されない 場 合 があります システム 管 理 者 の 設 定 によっては スケジュールの 画 面 に 次 の 内 容 が 表 示 される 場 合 があります 組 織 の 予 定 : 組 織 全 体 に 登 録 されている 予 定 です 施 設 名 : 予 定 で 使 用 する 施 設 が 予 定 のタイトルに 表 示 されます 1 日 の 予 定 を 閲 覧 する(グループ 日 表 示 ) グループに 所 属 するユーザーの 1 日 の 予 定 を 閲 覧 できます 61

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 予 定 を 登 録 する 予 定 を 登 録 します 2 予 定 を 調 整 する 予 定 の 条 件 を 設 定 し 条 件 に 合 う 候 補 の 中 から 最 適 な 日 時 に 予 定 を 登 録 します 1.4.11 予 定 を 調 整 する 3 予 定 の 表 示 方 法 予 定 の 表 示 方 法 を 切 り 替 えます グループ 日 表 示 : グループに 所 属 するユーザーの1 日 の 予 定 です グループ 週 表 示 : グループに 所 属 するユーザーの1 週 間 の 予 定 です 日 表 示 : ユーザーまたは 施 設 の1 日 の 予 定 です 週 表 示 : ユーザーまたは 施 設 の1 週 間 の 予 定 です 月 表 示 : ユーザーまたは 施 設 の1カ 月 の 予 定 です 年 表 示 : ユーザーの1 年 間 の 予 定 です 4 ユーザー/ 施 設 キーワードを 入 力 して ユーザーと 施 設 を 検 索 します をクリックすると[スケジュール]に 変 更 できます スケジュール 詳 細 検 索 キーワードを 入 力 して 予 定 を 検 索 します をクリックすると[ユーザー/ 施 設 ]に 変 更 できます 検 索 条 件 を 入 力 して 予 定 を 検 索 します 5 << 前 週 の 予 定 を 表 示 します < 前 日 の 予 定 を 表 示 します 今 日 本 日 の 予 定 を 表 示 します > 翌 日 の 予 定 を 表 示 します >> 翌 週 の 予 定 を 表 示 します 6 オプション タイトルをすべて 表 示 する 省 略 されている 予 定 のタイトル ユーザー 情 報 のアイコン およびリンクを 表 示 します 各 ユーザーのタイムゾーンを 適 用 する 選 択 すると 表 示 されている 日 時 を 各 ユーザーのタイムゾーンに 合 わせます 画 面 例 : 高 橋 さん(ログインユーザー)のタイムゾーンが (UTC+09:00) 東 京 で 和 田 さんのタイム ゾーンが (UTC+08:00) 北 京 の 場 合 の 画 面 62

未 完 了 のToDoを 表 示 する 選 択 すると 未 完 了 のToDoの 締 切 日 に 個 人 ToDoおよび 共 有 ToDoのタイトルを 表 示 します 7 予 定 を 表 示 中 のグループ 予 定 を 表 示 しているグループの 名 前 です 予 定 を 表 示 するグループを 選 択 します 予 定 を 表 示 する 施 設 グループを 選 択 します ユーザー 選 択 画 面 を 表 示 します 予 定 を 表 示 するユーザーを 選 択 できます 8 タイムゾーンバー 自 分 のタイムゾーンに 合 わせて 時 間 が 表 示 されます オプションの[ 各 ユーザーのタイムゾーンを 適 用 する]を 選 択 すると 日 時 の 表 示 が 各 ユーザーのタイ ムゾーンに 合 わせて 変 更 されます 9 ユーザーの 在 席 情 報 です リンクで 表 示 されている 場 合 は ステータスを 変 更 できます 10 予 定 メニュー 予 定 の 種 類 です システム 管 理 者 が 設 定 した 予 定 メニューを 選 択 すると 予 定 メニューに 色 が 付 きま す 予 定 メニューとは? 1 週 間 の 予 定 を 閲 覧 する(グループ 週 表 示 ) グループに 所 属 するユーザーの 1 週 間 の 予 定 を 閲 覧 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 63

1 オプション タイトルをすべて 表 示 する 省 略 されている 予 定 のタイトル ユーザー 情 報 のアイコン およびリンクを 表 示 します 各 ユーザーのタイムゾーンを 適 用 する 表 示 されている 日 時 を 各 ユーザーのタイムゾーンに 合 わせます 画 面 例 : 高 橋 さん(ログインユーザー)のタイムゾーンが (UTC+09:00) 東 京 で 和 田 さんのタイ ムゾーンが (UTC+08:00) 北 京 の 場 合 未 完 了 のToDoを 表 示 する 未 完 了 のToDoの 締 切 日 に 個 人 ToDoおよび 共 有 ToDoのタイトルを 表 示 します 遅 延 しているToDoを 表 示 する 締 切 日 を 過 ぎた 未 完 了 の 個 人 ToDoおよび 共 有 ToDoのタイトルを 本 日 の 欄 に 表 示 します 2 ユーザーのタイムゾーン オプションの [ 各 ユーザーのタイムゾーンを 適 用 する] を 選 択 した 場 合 にだけ 表 示 されます 1.4.2 個 人 や 施 設 ごとに 予 定 を 閲 覧 する ユーザー 個 人 や 各 施 設 の 予 定 を 1 日 1 週 間 1カ 月 または1 年 の 単 位 で 閲 覧 できます 1 日 の 予 定 を 閲 覧 する( 日 表 示 ) ユーザー 個 人 や 施 設 ごとに1 日 の 予 定 を 閲 覧 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ユーザーを 選 択 するためのドロップダウンリスト 予 定 を 表 示 するユーザーを 選 択 します ユーザー/ 施 設 選 択 画 面 を 表 示 します 予 定 を 表 示 するユーザー または 施 設 を 選 択 できます 2 オプション 未 完 了 のToDoを 表 示 する 64

未 完 了 のToDoの 締 切 日 に 個 人 ToDoおよび 共 有 ToDoのタイトルを 表 示 します 遅 延 しているToDoを 表 示 する 締 切 日 を 過 ぎた 未 完 了 の 個 人 ToDoおよび 共 有 ToDoのタイトルを 本 日 の 欄 に 表 示 します 1 週 間 の 予 定 を 閲 覧 する( 週 表 示 ) ユーザー 個 人 や 施 設 ごとに1 週 間 の 予 定 を 閲 覧 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 印 刷 用 画 面 週 表 示 で 予 定 を 印 刷 するための 画 面 を 表 示 します 2 オプション 未 完 了 のToDoを 表 示 する 未 完 了 のToDoの 締 切 日 に 個 人 ToDoおよび 共 有 ToDoのタイトルを 表 示 します 1カ 月 の 予 定 を 閲 覧 する( 月 表 示 ) ユーザー 個 人 や 施 設 ごとに1カ 月 の 予 定 を 閲 覧 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 65

1 印 刷 用 画 面 月 表 示 の 印 刷 用 の 画 面 が 表 示 されます 2 icalendarファイルへの 書 き 出 し 1カ 月 分 の 予 定 をiCalendarファイルに 書 き 出 します 1カ 月 間 の 予 定 を 書 き 出 す 3 < 前 月 の 予 定 を 表 示 します 今 月 今 月 の 予 定 を 表 示 します > 翌 月 の 予 定 を 表 示 します 4 オプション タイトルをすべて 表 示 する 省 略 されている 予 定 のタイトル ユーザー 情 報 のアイコン およびリンクを 表 示 します 未 完 了 のToDoを 表 示 する 選 択 すると 未 完 了 のToDoの 締 切 日 に 個 人 ToDoおよび 共 有 ToDoのタイトルを 表 示 します 5 カレンダー 選 択 した 月 の 予 定 を 表 示 します 1 年 間 のイベントを 閲 覧 する( 年 表 示 ) 自 分 の1 年 間 のイベントを 閲 覧 できます システム 管 理 者 が 登 録 した 祝 日 や 自 分 で 登 録 した 記 念 日 などが 表 示 されます 日 付 のリンクをクリックすると 選 択 した 日 の 予 定 を 確 認 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 < 前 年 の 予 定 を 表 示 します 今 年 今 年 の 予 定 を 表 示 します > 翌 年 の 予 定 を 表 示 します 1.4.3 スケジュール 画 面 のアイコンとリンク スケジュール 画 面 に 表 示 されるアイコンやリンクを 説 明 します アイコン/リンク 説 明 予 定 の 登 録 繰 り 返 し 予 定 66

期 間 予 定 終 日 予 定 重 複 している 予 定 青 色 の 文 字 緑 色 の 文 字 六 曜 1 1 天 気 通 常 予 定 期 間 予 定 繰 り 返 し 予 定 仮 の 予 定 六 曜 のデータ 天 気 予 報 のデータ 締 切 日 が 本 日 の 未 完 了 のToDo 締 切 日 を 過 ぎた 未 完 了 のToDo 祝 日 記 念 日 就 業 日 ユーザーの 拠 点 新 しく 追 加 された 予 定 変 更 された 予 定 削 除 された 予 定 確 定 された 予 定 未 読 のコメントがある 予 定 非 公 開 の 予 定 公 開 先 に 設 定 されていないユーザーは 閲 覧 できません 予 定 あり ユーザーの 非 公 開 の 予 定 詳 細 は 閲 覧 できません ( 登 録 者, 予 定 あり) 施 設 の 非 公 開 の 予 定 詳 細 は 閲 覧 できません 予 定 を 登 録 したユーザーのユーザー 名 が 表 示 されます 電 話 メモ 履 歴 画 面 を 表 示 します 電 話 メモの 登 録 画 面 を 表 示 します 在 席 情 報 2 1 : 日 本 語 だけの 提 供 です システム 管 理 者 の 設 定 によって 表 示 されない 場 合 があります 2 : ガルーンに 最 後 にアクセスした 日 が 前 日 以 前 の 場 合 赤 字 で 表 示 されます 1.4.4 予 定 を 編 集 する 予 定 の 詳 細 画 面 で 登 録 されている 予 定 を 編 集 したり コメントを 書 き 込 んだりします 通 常 予 定 の 画 面 の 例 パーツの 説 明 67

番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する 予 定 を 変 更 します 2 削 除 する 予 定 を 削 除 します 3 再 利 用 する 予 定 を 再 利 用 して 別 の 予 定 を 登 録 します 仮 の 予 定 は 再 利 用 できません 4 この 予 定 から 抜 ける 参 加 している 予 定 から 抜 けます 仮 の 予 定 からは 抜 けられません 5 印 刷 用 画 面 予 定 を 印 刷 するための 画 面 を 表 示 します 6 オプション 参 加 者 / 施 設 の 週 予 定 を 見 る: 予 定 の 参 加 者 や 施 設 のスケジュールが 週 表 示 で 表 示 します 参 加 者 / 施 設 の 日 予 定 を 見 る: 予 定 の 参 加 者 や 施 設 のスケジュールが 日 表 示 で 表 示 します スペースを 作 成 する: 予 定 の 参 加 者 をメンバーに 設 定 したスペースを 作 成 します スペースの 作 成 画 面 の 項 目 7 レポート 1 予 定 に 関 連 するレポートを 作 成 したり 表 示 したりするためのリンクを 表 示 します レポートを 作 成 する: マルチレポートを 使 用 して 予 定 に 関 連 付 けるレポートを 作 成 します 1.15.3 予 定 に 関 連 付 けてレポートを 作 成 する レポートと 関 連 付 ける: マルチレポートで 作 成 したレポートを 予 定 に 関 連 付 けます 作 成 済 みのレポートを 予 定 に 関 連 付 ける 8 日 予 定 を 表 示 する スケジュールを 日 表 示 で 表 示 します 1 : 自 分 が 参 加 している 予 定 にだけ 表 示 されます また システム 管 理 者 の 設 定 によって 表 示 されない 場 合 があります 繰 り 返 し 予 定 の 場 合 予 定 の 詳 細 画 面 に 繰 り 返 しの 条 件 と 期 間 が 表 示 されます 繰 り 返 し 予 定 の 最 後 に 登 録 されている 予 定 には この 日 の 予 定 で 予 定 の 繰 り 返 し 期 間 が 終 了 します が 表 示 されます Web 会 議 システムに 対 応 している 会 議 室 の 場 合 は 予 定 の 詳 細 画 面 にWeb 会 議 システムの 項 目 が 表 示 されます 1.4.5 予 定 にコメントを 書 き 込 む 予 定 にコメントを 書 き 込 みます 最 近 書 き 込 んだコメントが 上 から 順 に 表 示 されます 日 時 が 過 去 の 予 定 にコメントを 書 き 込 んでも 更 新 通 知 は 送 信 されません また スケジュールのコメントでは 次 の 操 作 はできません ファイルを 添 付 する アンカー 機 能 を 使 用 する アンカー 機 能 は すでに 書 き 込 まれているコメントのコメント 番 号 の 前 に >>( 半 角 不 等 号 ) を 付 けると そのコメントへのリンクが 生 成 される 機 能 です 1. アプリケーションメニューで [スケジュール] をクリックします 2. スケジュール 画 面 で コメントを 書 き 込 む 予 定 のタイトルをクリックします 68

3. コメント 欄 にコメントを 書 き 込 み [ 書 き 込 む] をクリックします 繰 り 返 し 予 定 にコメントを 書 き 込 むと コメントを 書 き 込 んだ 予 定 だけが 通 常 予 定 に 変 更 されます 自 分 が 書 き 込 んだコメントだけ 削 除 できます コメントを 書 き 込 んだユーザーのタイムゾーンにかかわらず コメントの 時 刻 は 自 分 のタイムゾーンの 設 定 をもとに 表 示 されます 1.4.6 スケジュールを 検 索 する 登 録 済 みの 予 定 を 検 索 したり スケジュールを 確 認 したいユーザーや 施 設 を 検 索 したりできます [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 できます 予 定 を 検 索 する キーワードで 登 録 済 みの 予 定 を 検 索 します 非 公 開 の 予 定 は 自 分 が 参 加 している 予 定 だけ 検 索 できます 予 定 の 表 示 方 法 によって 検 索 の 手 順 が 異 なります グループ 日 表 示 またはグループ 週 表 示 の 場 合 グループ 日 表 示 またはグループ 週 表 示 の 画 面 で 登 録 済 みの 予 定 を 検 索 します 1. 検 索 ボックスの 左 側 のドロップダウンリストで [スケジュール] を 選 択 しま す 2. 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し をクリックします 3. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 が 必 要 な 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 する] をクリックします 日 表 示 週 表 示 月 表 示 または 年 表 示 の 場 合 日 表 示 週 表 示 月 表 示 または 年 表 示 の 画 面 で 登 録 済 みの 予 定 を 検 索 します 1. 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し をクリックします 69

2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 が 必 要 な 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 する] をクリックします ユーザーや 施 設 を 検 索 する キーワードで スケジュールを 確 認 したいユーザーや 施 設 を 検 索 します グループ 日 表 示 またはグループ 週 表 示 の 画 面 から 検 索 できます 1. グループ 日 表 示 またはグループ 週 表 示 の 画 面 で 検 索 ボックスの 左 側 のドロップダウンリストで [ユーザー/ 施 設 ] を 選 択 します 2. 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し をクリックします キーワードをスペースで 区 切 ると 複 数 のユーザーや 施 設 をOR 検 索 できます 次 の 情 報 を 入 力 すると ユーザーを 検 索 します ユーザーの 名 前 英 語 名 ログイン 名 よみ メールアドレス または 役 職 次 の 情 報 を 入 力 すると 施 設 を 検 索 します 施 設 の 名 前 施 設 のメモ 3. 検 索 結 果 を 確 認 します 検 索 結 果 にユーザーと 施 設 が 含 まれる 場 合 ユーザーの 後 に 施 設 が 表 示 されます 1.4.7 予 定 を 印 刷 する 次 の 種 類 の 予 定 を 印 刷 できます 個 別 の 予 定 1 週 間 の 予 定 1カ 月 の 予 定 予 定 のコメントは 印 刷 できません 個 別 の 予 定 を 印 刷 する 1. 予 定 の 詳 細 画 面 で [ 印 刷 用 画 面 ] をクリックします 2. [ 印 刷 する] をクリックします 必 要 に 応 じて 文 字 サイズを 変 更 します 3. 予 定 を 印 刷 します 70

1 週 間 の 予 定 を 印 刷 する 1. 週 表 示 の 画 面 で [ 印 刷 用 画 面 ] をクリックします 2. [ 印 刷 する] をクリックします 必 要 に 応 じて 次 の 項 目 を 変 更 します 週 表 示 の 幅 週 表 示 を 印 刷 する 幅 を 指 定 します 値 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 文 字 サイズ タイトルの 表 示 タイトルをすべて 印 刷 するか 予 定 メニューだけを 印 刷 するか または 指 定 した 文 字 数 まで 印 刷 するかを 設 定 します 時 刻 の 表 示 開 始 時 刻 のみを 印 刷 するか 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 の 両 方 を 印 刷 するかを 設 定 します 表 示 の 設 定 予 定 のアイコンや 祝 日 などを 印 刷 するかどうかを 設 定 します 3. 予 定 を 印 刷 します 1カ 月 の 予 定 を 印 刷 する 1. 月 表 示 の 画 面 で [ 印 刷 用 画 面 ] をクリックします 71

2. [ 印 刷 する] をクリックします 必 要 に 応 じて 次 の 項 目 を 変 更 します 月 表 示 の 幅 月 表 示 を 印 刷 する 幅 を 指 定 します 値 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 文 字 サイズ タイトルの 表 示 タイトルをすべて 印 刷 するか 予 定 メニューだけを 印 刷 するか または 指 定 した 文 字 数 まで 印 刷 するかを 設 定 します 時 刻 の 表 示 開 始 時 刻 のみを 印 刷 するか 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 を 印 刷 するかを 設 定 します 表 示 の 設 定 予 定 のアイコンや 祝 日 などを 印 刷 するかどうかを 設 定 します 3. 予 定 を 印 刷 します 1.4.8 予 定 を 登 録 する ユーザー または 施 設 の 予 定 を 登 録 します 1. アプリケーションメニューで [スケジュール] をクリックします 2. スケジュール 画 面 で [ 予 定 を 登 録 する] または をクリックします 3. 予 定 の 登 録 画 面 で 予 定 の 種 類 を 選 択 し 日 時 を 設 定 します 次 の 種 類 の 予 定 があります 通 常 予 定 : 通 常 の 予 定 です 日 付 をまたいで 予 定 を 登 録 できます 期 間 予 定 : 期 間 を 指 定 して 登 録 する 予 定 です 期 間 が 緑 色 の 帯 で 表 示 されま す 日 付 には 予 定 の 期 間 を 指 定 します 期 間 予 定 には 施 設 を 設 定 できません 繰 り 返 し 予 定 : 一 定 の 条 件 で 繰 り 返 し 行 われる 予 定 です 予 定 のタイトルの 右 に 日 付 には 繰 り 返 し 条 件 と 予 定 を 繰 り 返 す 期 間 を 指 定 します が 表 示 されます 4. タイトルや 参 加 者 施 設 などを 設 定 します 予 定 をほかのユーザーに 公 開 しない 場 合 は 公 開 方 法 で 非 公 開 を 選 択 します そのほかの 項 目 は 次 のページを 参 照 してください 予 定 の 登 録 画 面 の 項 目 5. [ 登 録 する] をクリックします 6. 登 録 した 予 定 の 詳 細 画 面 が 表 示 されることを 確 認 します ほかの 予 定 と 日 時 が 重 複 する 場 合 予 定 の 詳 細 画 面 で 参 加 者 のユー ザー 名 の 右 横 に が 表 示 されます 72

通 常 予 定 は 日 時 の 空 欄 をダブルクリックして 登 録 することもできます 1.4.9 通 常 予 定 をかんたんに 登 録 する 次 の 予 定 には 施 設 を 設 定 できません 重 複 する 予 定 期 間 予 定 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 を 設 定 していない 予 定 繰 り 返 し 予 定 を 登 録 する 場 合 一 部 の 日 時 で 施 設 の 予 定 が 重 複 していることを 示 すダイアログが 表 示 される 場 合 があります 施 設 が 重 複 していない 予 定 だけを 登 録 する 場 合 は [はい] をクリックします 予 定 を 登 録 せずに 繰 り 返 し 予 定 を 設 定 し 直 す 場 合 は [いいえ] をクリックします システム 管 理 者 の 設 定 によっては 繰 り 返 し 予 定 に 登 録 できる 施 設 が 制 限 される 場 合 があります 通 常 予 定 の 登 録 画 面 で 繰 り 返 し 予 定 の 登 録 が 禁 止 された 施 設 を 選 択 した 後 繰 り 返 し 予 定 の 登 録 画 面 に 切 り 替 えると 次 のメッセージが 表 示 されます 繰 り 返 し 予 定 を 登 録 できない 施 設 が 含 まれています はい をクリックすると 繰 り 返 し 予 定 に 登 録 できる 施 設 だけを 表 示 します よろしいですか? 予 定 の 登 録 画 面 の 項 目 73

番 号 パーツ 説 明 1 日 時 を 選 択 するためのドロップダウンリスト 予 定 の 開 始 日 時 と 終 了 日 時 を 設 定 します 予 定 の 時 間 を 指 定 するためのセルを 表 示 します 開 始 時 間 と 終 了 時 間 をワンクリックで 登 録 できま す 開 始 時 間 セルと 終 了 時 間 のセルをクリックします 選 択 できるのは 時 間 だけです 分 は 選 択 できません 表 示 する 時 間 帯 は 個 人 設 定 画 面 で 設 定 します 1.4.18 スケジュールを 使 いやすくカスタマイズする 2 タイムゾーン 1 自 分 のタイムゾーンです ほかのタイムゾーンを 適 用 する 自 分 のタイムゾーンと 異 なるタイムゾーンで 予 定 の 日 時 を 表 示 します 3 予 定 メニューのドロップダウンリスト 外 出 や 会 議 など あらかじめ 登 録 されている 予 定 メニューを 選 択 します 予 定 メニューとは? タイトル 予 定 のタイトルを 入 力 します 4 ユーザー 検 索 キーワードを 入 力 して 参 加 者 を 検 索 します ユーザー 選 択 画 面 を 表 示 します 予 定 に 登 録 するユーザーや 組 織 を 選 択 します ユーザーを 選 択 するためのドロップダウンリスト ユーザー 情 報 の 詳 細 ドロップダウンリストで 組 織 やMyグループなどを 選 択 し 表 示 された 一 覧 から 予 定 に 登 録 するユー ザーや 組 織 を 選 択 します 選 択 しているユーザーのメールアドレスや 在 席 情 報 を 表 示 します 5 施 設 検 索 キーワードを 入 力 して 施 設 を 検 索 します 施 設 を 選 択 するためのドロップダウンリスト 施 設 情 報 の 詳 細 ドロップダウンリストで 施 設 グループを 選 択 し 表 示 された 一 覧 から 予 定 に 登 録 する 施 設 を 選 択 し ます 選 択 している 施 設 の 情 報 を 表 示 します 6 参 加 者 と 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 する 選 択 しているユーザーと 施 設 に 登 録 されている 予 定 を 別 画 面 で 表 示 します 参 加 者 と 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 したり 空 いている 時 間 に 予 定 の 時 間 を 変 更 したりできます 参 加 者 や 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 して 予 定 を 登 録 する 7 予 定 を 調 整 する 予 定 の 調 整 (ユーザー/ 施 設 の 選 択 ) 画 面 を 表 示 します 参 加 者 や 使 用 する 施 設 のほかに 予 定 に 必 要 な 時 間 などの 条 件 を 設 定 して 空 き 時 間 を 検 索 します 検 索 結 果 の 中 から 最 適 な 日 時 を 選 択 できます 1.4.11 予 定 を 調 整 する 8 公 開 方 法 2 予 定 を 公 開 するかどうかを 設 定 します 公 開 :すべてのユーザーに 公 開 します 非 公 開 : 予 定 の 参 加 者 だけに 公 開 します 公 開 先 を 設 定 する: 予 定 の 参 加 者 と 公 開 先 に 設 定 したユーザーだけに 公 開 します 画 面 例 : 予 定 の 参 加 者 以 外 のユーザーが 非 公 開 の 予 定 を 表 示 した 場 合 9 相 手 先 の 情 報 を 追 加 する 会 社 名 や 住 所 などの 会 社 情 報 を 入 力 できます 往 訪 先 や 出 張 先 などを 登 録 する 場 合 に 便 利 です 会 社 情 報 を 表 示 する 2, 3 : インターネットで 会 社 情 報 を 検 索 し 予 定 に 取 り 込 みます 2, 郵 便 番 号 検 索 3 : インターネットで 郵 便 番 号 から 住 所 を 検 索 し 予 定 に 取 り 込 みます 74

地 図 検 索 2, 3 : インターネットで 住 所 から 地 図 を 検 索 し 予 定 に 取 り 込 みます 路 線 検 索 2, 3 : インターネットで 路 線 を 検 索 し 予 定 に 取 り 込 みます 10 添 付 ファイル 予 定 にファイルを 添 付 します 2.2.6 ファイルを 添 付 する 通 常 予 定 または 期 間 予 定 にのみファイルを 添 付 できます システム 管 理 者 の 設 定 によっては ファイルを 添 付 できない 場 合 があります 1 : 予 定 に 適 用 するタイムゾーンを 変 更 すると 日 時 欄 の 右 に 選 択 したタイムゾーンが 表 示 されます 2 :システム 管 理 者 の 設 定 によっては 表 示 されない 場 合 があります 3 : 日 本 語 でだけ 使 用 できます 予 定 メニューとは 予 定 メニューとは 会 議 や 出 張 などの 定 型 の 名 前 を スケジュールに 登 録 できる 機 能 です 予 定 の 登 録 時 にリストから 選 択 します 予 定 メニューは システム 管 理 者 が 設 定 するほか ユーザーが 自 分 でも 設 定 できます a): システム 管 理 者 が 設 定 した 予 定 メニューを 使 用 して 登 録 した 予 定 です 予 定 メニューに 色 が 付 きます b): ユーザーが 設 定 した 予 定 メニューを 使 用 して 登 録 した 予 定 です 予 定 メニューには 色 が 付 きません ユーザーが 設 定 する 予 定 メニューは 個 人 設 定 画 面 で 追 加 します 予 定 メニューを 追 加 する 2013 年 8 月 のアップデート 以 前 に 登 録 した 予 定 の 予 定 メニューには 色 が 付 きません 過 去 に 登 録 した 予 定 の 予 定 メニューに 色 を 付 けるには 予 定 の 変 更 画 面 で 色 付 きの 予 定 メニューを 選 択 し 変 更 を 保 存 します 個 人 設 定 画 面 でCSVファイルを 読 み 込 んで 予 定 を 登 録 した 場 合 予 定 メニューに 色 は 付 きません 非 公 開 の 予 定 とは 公 開 の 予 定 とは 特 定 のユーザーだけが 閲 覧 編 集 または 削 除 できる 予 定 です 予 定 の 一 覧 には 次 のように 表 示 されます a): ログインユーザーが 公 開 先 に 含 まれている 非 公 開 の 予 定 です 時 間 を 指 定 していない 予 定 は 予 定 の 詳 細 画 面 に 終 日 が 表 示 されます b): ログインユーザーが 公 開 先 に 含 まれていない 非 公 開 の 予 定 です 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 を 両 方 とも 設 定 していない 場 合 何 も 表 示 されません また システム 管 理 者 の 設 定 によっては 予 定 の 時 刻 や 予 定 あり も 表 示 されない 場 合 があります 予 定 の 添 付 ファイル 予 定 に 添 付 したファイルの[ 詳 細 ]をクリックすると ファイルの 更 新 やファイル 情 報 の 変 更 ができます 予 定 の 編 集 権 限 が 付 与 されている 場 合 にのみ 使 用 できます 75

ファイルの 更 新 やファイル 情 報 の 変 更 方 法 は ファイル 管 理 と 同 じです 1.7.5 ファイルを 更 新 する 1.7.4 ファイル 情 報 を 変 更 する 参 加 者 や 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 して 予 定 を 登 録 する 予 定 の 参 加 者 や 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 してから 予 定 を 登 録 します 1. 予 定 の 登 録 画 面 で 参 加 者 と 施 設 を 選 択 します 2. [ 参 加 者 と 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 する] をクリックします 予 定 の 確 認 画 面 が 別 ウィンドウで 表 示 されます 3. 予 定 の 確 認 画 面 で 予 定 の 参 加 者 や 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 します ユーザーの 非 稼 働 時 間 帯 は グレーで 表 示 されます 4. ドロップダウンリストで 予 定 を 登 録 する 時 間 を 選 択 し [ 編 集 中 の 予 定 に 反 映 ] をクリックします 予 定 の 確 認 画 面 が 閉 じられ 選 択 した 日 時 が 予 定 の 登 録 画 面 に 反 映 さ れます 5. 予 定 の 登 録 画 面 で 予 定 の 日 時 に 手 順 3で 選 択 した 時 刻 が 反 映 されていることを 確 認 し 必 要 な 項 目 を 設 定 します 6. [ 登 録 する] をクリックします Web 会 議 システムを 使 用 する Web 会 議 システムは Webブラウザーを 使 用 して 会 議 を 行 うシステムです 予 定 の 参 加 者 は 専 用 のWebサイトにアクセスし Web 会 議 に 参 加 します Web 会 議 には 異 なる 拠 点 で 勤 務 するユーザーや 外 部 招 待 者 (ガルーンを 使 用 していないユーザー)も 参 加 できます Web 会 議 システムを 使 用 するには システム 管 理 者 がV-CUBEミーティングを 設 定 する 必 要 があります 管 理 者 ガイド:V-CUBEミーティングを 設 定 する Web 会 議 システムが 使 用 できるのは 通 常 予 定 だけです 76

1つの 予 定 に Web 会 議 システムに 対 応 した 施 設 を1つ 設 定 できます Web 会 議 システムを 使 用 する 予 定 は 次 の 手 順 で 登 録 します 1. 予 定 の 登 録 画 面 で 日 時 や 参 加 者 などを 設 定 します 2. Web 会 議 システムに 対 応 した 施 設 を 選 択 します 外 部 招 待 者 のメールアドレスや 使 用 する 言 語 などを 設 定 するフォームが 表 示 されます 3. 必 要 な 項 目 を 設 定 します パスワード: 会 議 室 に 入 室 するためのパスワードを 設 定 するかどうかを 選 択 しま す 設 定 したパスワードは 招 待 メールに 記 載 されます 名 前 : 外 部 招 待 者 の 名 前 を 入 力 します メール: 外 部 招 待 者 のメールアドレスを 入 力 します 入 力 したメールアドレスにWeb 会 議 の 招 待 メールが 送 信 されます 言 語 : 外 部 招 待 者 が 使 用 する 言 語 を 選 択 します タイムゾーン: 外 部 招 待 者 が 使 用 するタイムゾーンを 選 択 します 4. [ 登 録 する] をクリックします 予 定 を 登 録 したユーザーに 対 して 外 部 招 待 者 への 招 待 メールの 送 信 が 完 了 した 旨 のメールが 送 信 されます Web 会 議 に 参 加 する 外 部 招 待 者 は 予 定 の 開 始 時 間 になったら 招 待 メールのリンクをクリックして 会 議 室 に 入 室 します 予 定 の 参 加 者 は 予 定 の 開 始 時 間 になったら 予 定 の 詳 細 画 面 で [ 会 議 室 に 入 室 する] をクリックして 会 議 室 に 入 室 します Web 会 議 に 設 定 できる 参 加 者 の 数 には 上 限 があります 設 定 できる 参 加 者 の 数 は システム 管 理 者 に 確 認 してください 1.4.9 通 常 予 定 をかんたんに 登 録 する スケジュール 画 面 にポップアップウィンドウを 表 示 し かんたんに 予 定 を 登 録 できます 予 定 の 登 録 画 面 に 移 動 せずに 基 本 的 な 項 目 だけを 設 定 することで すばやく 予 定 を 登 録 できます ポップアップウィンドウで 設 定 できる 項 目 は 次 のとおりです 予 定 の 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 タイトル メモ 公 開 方 法 参 加 者 や 施 設 などほかの 項 目 を 設 定 したり 参 加 者 や 施 設 の 空 き 時 間 を 検 索 したりする 場 合 は ポップアップウィンドウの [ 詳 細 設 定 ] をクリックします ポップアップウィンドウを 表 示 する 方 法 は 次 のとおりです グループ 日 画 面 日 表 示 画 面 および 週 表 示 画 面 : 空 いている 時 間 帯 または 予 定 が 表 示 されていない 時 間 帯 をダブルクリックします グループ 週 画 面 および 月 予 定 画 面 : 予 定 欄 の 空 いている 領 域 をダブルクリックします 77

タブレットやスマートフォンで 予 定 を 登 録 する 場 合 は このポップアップウィンドウを 使 用 できません 1.4.10 予 定 を 再 利 用 して 登 録 する 既 存 の 予 定 を 再 利 用 して 新 しく 予 定 を 登 録 します 仮 の 予 定 は 再 利 用 できません 1. アプリケーションメニューで [スケジュール] をクリックします 2. 再 利 用 する 予 定 の 予 定 の 詳 細 画 面 を 表 示 します 3. [ 再 利 用 する] をクリックします 予 定 の 登 録 画 面 が 表 示 され 再 利 用 する 予 定 の 日 時 や 参 加 者 などが コピーされます 4. 必 要 に 応 じて 項 目 を 修 正 し [ 登 録 する] をクリックします 1.4.11 予 定 を 調 整 する 予 定 の 参 加 者 施 設 所 要 時 間 などの 条 件 を 設 定 し 条 件 に 合 った 空 き 時 間 を 検 索 します 検 索 結 果 の 中 で 最 も 都 合 のよい 日 時 に 予 定 を 登 録 できます 仮 の 予 定 で 登 録 すると 予 定 の 登 録 者 が 日 時 の 候 補 を 複 数 提 示 し 参 加 者 が 日 時 を 確 定 できます 1. アプリケーションメニューで [スケジュール] をクリックします 2. スケジュール 画 面 で [ 予 定 を 調 整 する] をクリックします 3. 予 定 の 調 整 (ユーザー/ 施 設 の 選 択 ) 画 面 で 参 加 者 と 施 設 を 選 択 し [ 条 件 を 入 力 する>>] をクリックします システム 管 理 者 が 予 定 の 閲 覧 だけを 許 可 しているユーザーや 施 設 も 選 択 できます 78

4. 予 定 の 調 整 ( 条 件 の 入 力 ) 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 空 き 時 間 を 検 索 する] をクリックします 日 付 候 補 : 予 定 の 候 補 にする 日 付 を 選 択 します 5 件 まで 設 定 できます 時 間 候 補 : 空 き 時 間 検 索 の 対 象 になる 時 間 帯 と 予 定 の 所 要 時 間 を 設 定 しま す 施 設 の 条 件 : 手 順 3で 選 択 した 施 設 の 中 の1つだけを 使 用 するか すべての 施 設 を 使 用 するかを 選 択 します 5. 検 索 結 果 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 登 録 する] をクリックします 日 時 候 補 予 定 を 登 録 する 日 時 を 選 択 します [ 前 後 の 予 定 を 表 示 する] を クリックすると 手 順 3で 選 択 した 参 加 者 と 施 設 の 前 後 の 予 定 が 表 示 されます タイトル 予 定 のタイトルを 設 定 します 公 開 方 法 予 定 を 公 開 するかどうかを 設 定 します 会 社 情 報 往 訪 先 や 出 張 先 などの 会 社 情 報 を 登 録 できます 登 録 方 法 仮 の 予 定 として 登 録 する を 選 択 すると 日 時 候 補 で 選 択 した 時 間 帯 に 仮 の 予 定 が 登 録 されます 仮 の 予 定 として 登 録 する の 選 択 を 外 すと 日 時 候 補 で 選 択 した 時 間 帯 に 仮 の 予 定 ではなく 通 常 予 定 が 登 録 されます 条 件 を 設 定 し 直 す 場 合 は [<< 前 の 画 面 に 戻 る] をクリックします 6. 登 録 した 予 定 の 詳 細 画 面 が 表 示 されることを 確 認 します システム 管 理 者 が 予 定 の 登 録 を 許 可 していないユーザーや 施 設 を 含 む 予 定 は 登 録 できません 仮 の 予 定 を 確 定 する 仮 の 予 定 の 日 時 を 確 定 します 確 定 した 予 定 は 元 に 戻 せません 1. 仮 の 予 定 の 予 定 の 詳 細 画 面 を 表 示 します 79

2. 確 定 したい 日 時 候 補 の [ 確 定 ] をクリックします すべての 参 加 者 の 予 定 に 反 映 されます 1.4.12 予 定 を 変 更 する 予 定 の 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックし 予 定 を 変 更 します 開 始 時 間 を 過 ぎた 予 定 を 変 更 した 場 合 変 更 した 内 容 はWeb 会 議 システムに 反 映 されません 繰 り 返 し 予 定 を 変 更 する 繰 り 返 し 予 定 の 予 定 の 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックし 変 更 する 予 定 の 期 間 を 選 択 します 選 択 できる 項 目 は 次 のとおりです 今 回 の 予 定 だけ(YYYY/MM/DD( 曜 日 )) YYYY/MM/DD( 曜 日 ) 以 降 の 予 定 すべての 予 定 YYYY/MM/DD( 曜 日 ) 以 降 の 予 定 または すべての 予 定 を 選 択 して 予 定 を 変 更 しようとすると 一 部 の 日 時 で 施 設 の 予 定 が 重 複 していることを 示 すダイアログが 表 示 される 場 合 があります [はい] をクリックすると 施 設 の 予 定 が 重 複 しない 日 時 のみ 予 定 が 登 録 されます 仮 の 予 定 を 変 更 する 仮 の 予 定 の 予 定 の 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックし 予 定 を 変 更 します 仮 の 予 定 では 次 の 項 目 だけを 変 更 できます タイトル 公 開 方 法 会 社 情 報 メモ 1.4.13 ドラッグアンドドロップで 予 定 の 日 時 を 変 更 する 80

日 表 示 または 週 表 示 の 画 面 で 登 録 済 みの 予 定 にマウスカーソルを 合 わせ ドラッグアンドドロップで 予 定 の 日 時 を 変 更 できます システム 管 理 者 の 設 定 により ドラッグアンドドロップによる 予 定 の 変 更 機 能 が 使 用 できない 場 合 があります ドラッグアンドドロップで 変 更 しようとした 日 時 に 施 設 が 空 いていない 場 合 施 設 を 含 む 予 定 の 日 時 を 変 更 しようとして 指 定 した 時 間 帯 に 希 望 の 施 設 が 空 いていなかった 場 合 その 時 間 帯 に 空 いている 施 設 の 一 覧 が 表 示 されます a): 繰 り 返 し 予 定 を 変 更 する 場 合 にのみ 表 示 されます b): 指 定 した 時 間 帯 に 空 いている 施 設 の 一 覧 です 選 択 している 施 設 と 同 じ 施 設 グループの 施 設 が 表 示 されます 施 設 を 選 択 し [ 変 更 する] をクリックすると 選 択 した 施 設 を 含 む 予 定 が 登 録 さ れます c): クリックすると 予 定 の 変 更 画 面 が 表 示 されます d): この 予 定 で 施 設 を 使 用 しない 場 合 に 選 択 します チェックボックスを 選 択 し [ 変 更 する] をクリックすると 指 定 した 時 間 帯 で 施 設 を 使 用 しない 予 定 が 登 録 されます 1.4.14 予 定 に 参 加 する 自 分 が 参 加 していない 予 定 に 参 加 します 仮 の 予 定 には 参 加 できません 1. 参 加 する 予 定 の 予 定 の 詳 細 画 面 を 表 示 します 2. [この 予 定 に 参 加 する] をクリックします 81

繰 り 返 し 予 定 に 参 加 する 予 定 の 詳 細 画 面 で [この 予 定 に 参 加 する] をクリックすると 次 の 画 面 が 表 示 されます 期 間 を 選 択 し [はい] をクリックすると 指 定 した 期 間 の 予 定 に 参 加 できます 1.4.15 予 定 から 抜 ける 参 加 している 予 定 から 抜 けます 仮 の 予 定 からは 抜 けられません 1. 参 加 する 予 定 の 予 定 の 詳 細 画 面 を 表 示 します 2. [この 予 定 から 抜 ける] をクリックします 繰 り 返 し 予 定 から 抜 ける 予 定 の 詳 細 画 面 で [この 予 定 から 抜 ける] をクリックすると 次 の 画 面 が 表 示 されます 期 間 を 選 択 し [はい] をクリックすると 指 定 した 期 間 の 予 定 から 抜 けられます 1.4.16 予 定 を 削 除 する 予 定 を 削 除 します 予 定 の 種 類 や 参 加 者 の 人 数 に 応 じて 削 除 する 時 に 選 択 する 項 目 が 異 なります 予 定 を 削 除 すると 登 録 されたコメントや 添 付 ファイルなども 削 除 されます 82

Web 会 議 の 予 定 を 削 除 しても 外 部 招 待 者 に 通 知 メールは 送 信 されません Web 会 議 システムの 会 議 室 に 入 室 している 人 がいる 状 態 でWeb 会 議 の 予 定 を 削 除 すると Web 会 議 が 強 制 終 了 されます 1. 予 定 の 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 2. 予 定 の 種 類 に 応 じて 次 の 項 目 を 選 択 します 複 数 のユーザーが 参 加 している 予 定 全 参 加 者 の 予 定 を 削 除 するか 予 定 から 自 分 だけ 抜 けるかを 選 択 します 繰 り 返 しの 予 定 次 の 中 から 削 除 する 予 定 の 範 囲 を 選 択 します 今 回 の 予 定 だけ(YYYY/MM/DD( 曜 日 )) YYYY/MM/DD( 曜 日 ) 以 降 の 予 定 すべての 予 定 複 数 のユーザーが 参 加 している 繰 り 返 しの 予 定 参 加 者 : 全 参 加 者 の 予 定 を 削 除 するか 予 定 から 自 分 だけ 抜 けるかを 選 択 します 範 囲 : 次 の 中 から 削 除 する 予 定 の 期 間 を 選 択 します 仮 の 予 定 今 回 の 予 定 だけ(YYYY/MM/DD( 曜 日 )) YYYY/MM/DD( 曜 日 ) 以 降 の 予 定 すべての 予 定 削 除 する 日 付 候 補 を 選 択 します 3. [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.4.17 スケジュールとほかのアプリケーションを 連 携 する スケジュールの 画 面 にToDoの 締 切 日 を 表 示 したり マルチレポートで 作 成 した 報 告 書 を 関 連 付 けたりなど スケジュールとほかのアプリケーションを 連 携 できます システム 管 理 者 の 設 定 によっては ほかのアプリケーションと 連 携 するためのアイコンやリンクが 表 示 されない 場 合 があります ToDoの 締 切 日 を 表 示 する スケジュールの 画 面 に 未 完 了 のToDoの 締 切 日 を 表 示 できます ToDoのタイトルをクリックすると ToDoの 詳 細 を 確 認 できます a): 締 切 日 を 過 ぎた 未 完 了 のToDoです ToDoが 完 了 するまで 表 示 されます b):10/17( 木 )が 締 切 日 の 未 完 了 のToDoです スケジュールの 表 示 方 法 によって 画 面 に 表 示 できるToDoの 種 類 と 表 示 される 内 容 が 異 なります 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 1 日 の 予 定 を 閲 覧 する(グループ 日 表 示 ) 1 週 間 の 予 定 を 閲 覧 する(グループ 週 表 示 ) 83

1 日 の 予 定 を 閲 覧 する( 日 表 示 ) 1 週 間 の 予 定 を 閲 覧 する( 週 表 示 ) 1カ 月 の 予 定 を 閲 覧 する( 月 表 示 ) 完 了 したToDoは スケジュールの 画 面 に 表 示 されません マルチレポートのレポートを 関 連 付 ける 予 定 の 詳 細 画 面 で [レポート ] をクリックすると 自 分 が 参 加 した 会 議 の 議 事 録 を 作 成 したり 作 成 済 みのレポートを 予 定 に 関 連 付 けたりできます 予 定 とレポートを 関 連 付 けると スケジュールの 予 定 の 詳 細 画 面 からその 会 議 の 議 事 録 を 閲 覧 したり レポートの 詳 細 画 面 からその 予 定 の 詳 細 画 面 を 表 示 したりできま す レポートはマルチレポートで 作 成 します 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 1.15.3 予 定 に 関 連 付 けてレポートを 作 成 する 作 成 済 みのレポートを 予 定 に 関 連 付 ける 電 話 メモを 登 録 する グループ 日 表 示 またはグループ 週 表 示 の 画 面 で ユーザーの 予 定 の [ 電 話 メモ 登 録 ]をクリックすると そのユーザー 宛 の 電 話 メモを 登 録 できます 電 話 メモの 登 録 画 面 の 設 定 項 目 は 次 のページを 参 照 してください 電 話 メモの 登 録 画 面 の 設 定 項 目 予 定 の 参 加 者 のスペースを 作 成 する 予 定 の 参 加 者 をメンバーに 設 定 したスペースをかんたんに 作 成 できます 予 定 の 詳 細 画 面 で [オプション ] > [スペースを 作 成 する] の 順 にクリックすると スペースの 作 成 画 面 が 表 示 され 予 定 の 参 加 者 をメンバーに 設 定 したスペースを 作 成 できます スペースの 作 成 画 面 の 設 定 項 目 は 次 のページを 参 照 してください スペースの 作 成 画 面 の 項 目 1.4.18 スケジュールを 使 いやすくカスタマイズする スケジュールの 画 面 に 表 示 する 時 間 帯 を 変 更 したり 予 定 メニューを 追 加 したりすることで スケジュールの 画 面 を 使 いやすくカスタマイズします 84

表 示 する 時 間 帯 やドラッグアンドドロップによる 予 定 の 変 更 機 能 を 設 定 する スケジュールの 画 面 に 表 示 する 時 間 帯 や ドラッグアンドドロップによる 予 定 の 変 更 機 能 を 使 用 するかどうかなどを 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [スケジュール] > [ 表 示 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 表 示 の 設 定 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします 表 示 する 時 間 帯 : 次 の 画 面 に 表 示 する 時 間 帯 の 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 を 指 定 します グループ 日 表 示 日 表 示 週 表 示 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 に 同 じ 時 刻 を 指 定 できません 週 の 開 始 日 : スケジュールの 画 面 で 月 曜 日 を 週 の 開 始 日 にする 場 合 に 選 択 します 終 了 時 刻 の 表 示 : グループ 週 表 示 または 月 表 示 の 画 面 で 予 定 の 終 了 時 刻 を 表 示 する 場 合 に 選 択 します ドラッグアンドドロップの 使 用 ドラッグアンドドロップで 予 定 を 移 動 する 機 能 を 使 用 するかどうかを 設 定 します 予 定 のドラッグアンドドロップは 次 の 画 面 で 使 用 できます 日 表 示 週 表 示 システム 管 理 者 の 設 定 によっては この 項 目 が 表 示 されない 場 合 があります ドラッグアンドドロップで 予 定 の 日 時 変 更 する 方 法 は 次 のページを 参 照 してください 1.4.13 ドラッグアンドドロップで 予 定 の 日 時 を 変 更 する 予 定 メニューを 追 加 する 入 力 する 頻 度 が 高 い 予 定 を 予 定 メニューとして 登 録 します 予 定 を 登 録 する 時 に 入 力 する 手 間 が 省 けて 便 利 です 予 定 メニューは 個 人 設 定 画 面 で 追 加 します 個 人 設 定 画 面 で 追 加 した 予 定 メニューは 追 加 したユーザーだけが 使 用 できます 予 定 メニューの 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 予 定 メニューとは? 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [スケジュール] > [ 予 定 メニューの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 予 定 メニューの 設 定 画 面 で 予 定 メニューを 入 力 し [ 設 定 する] をクリックします 1 行 に 1つの 予 定 メニューを 入 力 します 1.4.19 予 定 のメール 通 知 を 設 定 する 85

自 分 が 参 加 者 に 設 定 されている 予 定 が 登 録 変 更 または 削 除 された 時 に 更 新 通 知 をメールで 確 認 できるように 設 定 します ただし 予 定 の 開 始 時 刻 が 近 づいた 時 に メールで 通 知 する 設 定 はありません 予 定 のメール 通 知 を 利 用 するには システム 管 理 者 がシステムメールアカウントを 設 定 しておく 必 要 があります 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [スケジュール] > [ 予 定 の 通 知 のメール 転 送 ] の 順 にクリックします 3. 予 定 の 通 知 のメール 転 送 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします 予 定 の 通 知 のメール 転 送 の 設 定 画 面 の 例 番 号 パーツ 説 明 1 予 定 の 通 知 の 転 送 予 定 の 更 新 通 知 を 転 送 する 場 合 に 選 択 します 2 通 知 を 受 け 取 るメールアドレス 予 定 の 更 新 通 知 を 受 信 するメールアドレスを 選 択 します 自 分 のユーザー 情 報 に 登 録 したメールアドレス 以 外 で 更 新 通 知 を 受 信 する 場 合 は 別 のメールア ドレス を 選 択 し 通 知 を 受 信 するメールアドレスを 入 力 します カンマ(,)で 区 切 って 複 数 のメール アドレスを 設 定 することもできます 終 了 日 を 過 ぎた 予 定 は 更 新 情 報 は 通 知 されません 更 新 通 知 のメールの 文 字 コードは ユーザー 自 身 が 変 更 できます 3.4.2 ユーザー 名 の 表 示 言 語 やメール 通 知 の 文 字 コードを 設 定 する Web 会 議 システムのメール 通 知 を 設 定 する Web 会 議 の 予 定 が 登 録 または 変 更 された 時 に 更 新 通 知 をメールで 確 認 できるように 設 定 します Web 会 議 の 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください Web 会 議 システムを 使 用 する 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの[ 個 人 設 定 ]をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [スケジュール] > [Web 会 議 システムの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. Web 会 議 システムの 設 定 画 面 で 通 知 を 受 信 するメールアドレスを 選 択 し [ 設 定 する] をクリックします 自 分 のユーザー 情 報 に 登 録 したメールアドレス 以 外 に 更 新 通 知 を 転 送 する 場 合 は 別 のメールアドレス を 選 択 し 通 知 を 受 信 するメール アドレスを 入 力 します 更 新 通 知 のメールの 文 字 コードは ユーザー 自 身 が 変 更 できます 3.4.2 ユーザー 名 の 表 示 言 語 やメール 通 知 の 文 字 コードを 設 定 する 1.4.20 CSVファイルで 予 定 のデータを 管 理 する 予 定 のデータをCSVファイルで 読 み 込 んだり 書 き 出 したりします 86

データを 読 み 込 む 予 定 のデータをCSVファイルから 読 み 込 みます データを 一 括 で 更 新 する 時 に 便 利 です 1. 次 のページを 参 照 し データを 読 み 込 むためのCSVファイルを 作 成 します 管 理 者 ガイド:スケジュール 2. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 3. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [スケジュール] > [スケジュールの 読 み 込 み] の 順 にクリックします 4. CSVファイルからのスケジュールの 読 み 込 み- Step 1/2 画 面 で CSVファイルを 選 択 し [ 次 へ>>] をクリックします CSVファイルの 先 頭 行 に 項 目 名 が 入 っている 場 合 先 頭 行 をスキップする で はい を 選 択 します 5. CSVファイルからのスケジュールの 読 み 込 み- Step 2/2 画 面 で [ 読 み 込 む] をクリックします データを 書 き 出 す 予 定 のデータをCSVファイルに 書 き 出 します データをバックアップする 時 やシステムを 移 行 した 後 にデータを 復 元 する 時 に 便 利 です 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [スケジュール] > [スケジュールの 書 き 出 し] の 順 にクリックします 3. スケジュールからのCSVファイルの 書 き 出 し 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 書 き 出 す] をクリックします CSVファイルの 先 頭 行 に 項 目 名 を 入 れる 場 合 先 頭 行 に 項 目 名 を 書 き 出 す で はい を 選 択 します 4. ファイルを 保 存 します 1.4.21 CSVファイルにスケジュールの 統 計 データを 書 き 出 す 登 録 されているスケジュールを 予 定 メニューごとに 集 計 し CSVファイルに 書 き 出 します 誰 が どのくらいの 時 間 どのような 予 定 に 従 事 したのかを 確 認 できます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [スケジュール] > [スケジュールの 統 計 ] の 順 にクリックします 3. スケジュールの 統 計 画 面 で 集 計 対 象 の 組 織 またはユーザーを 選 択 し [ 次 へ>>] をクリックします ユーザーや 組 織 の 選 択 方 法 の 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 2.2.2 組 織 カテゴリー またはフォルダーを 選 択 する 4. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 書 き 出 す] をクリックします 日 付 : 集 計 対 象 の 予 定 の 期 間 就 業 時 間 : 集 計 対 象 の 予 定 の 時 間 帯 文 字 コード 統 計 データに 土 日 祝 日 の 予 定 を 含 めるかどうか 5. ファイルを 保 存 します 出 力 例 ユーザー 名 / 組 織 名 打 合 来 訪 往 訪 出 張 休 み その 他 高 橋 健 太 5:00 0:00 2:00 0:00 0:00 2:00 87

和 田 和 夫 6:00 2:00 0:00 0:00 4:00 1:00 藤 井 淳 5:00 0:00 0:00 0:00 0:00 1:00 藤 井 亮 平 6:00 2:00 0:00 0:00 0:00 1:00 1.4.22 icalendarファイルに 予 定 のデータを 書 き 出 す 予 定 のデータをiCalendarファイルに 書 き 出 します 指 定 した 期 間 の 予 定 を 書 き 出 す 方 法 と 1カ 月 の 予 定 を 書 き 出 す 方 法 があります 書 き 出 したファイルをiCalendar 形 式 に 対 応 した 製 品 に 読 み 込 むと ガルーンの 予 定 をほかの 製 品 に 移 行 できます icalendarファイルには 次 の 項 目 が 書 き 出 されます 開 始 日 時 終 了 日 時 予 定 のタイトル メモ 期 間 予 定 は 終 日 予 定 として 書 き 出 されます 仮 の 予 定 は 通 常 予 定 として 書 き 出 されます 繰 り 返 し 条 件 に 次 のいずれかを 設 定 している 繰 り 返 し 予 定 は 通 常 予 定 として 書 き 出 されます 毎 月 第 1 毎 月 第 2 毎 月 第 3 毎 月 第 4 毎 月 最 終 指 定 した 期 間 の 予 定 を 書 き 出 す 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [スケジュール] > [icalendarファイルへの 書 き 出 し] の 順 にクリックします 3. icalendarファイルへの 書 き 出 し 画 面 で 書 き 出 す 期 間 を 指 定 し [ 書 き 出 す] をクリックします 4. ファイルを 保 存 します 1カ 月 間 の 予 定 を 書 き 出 す 88

1. 月 表 示 の 画 面 で [icalendarファイルへの 書 き 出 し] をクリックします 2. ファイルを 保 存 します 89

1.5 メッセージ 1.5.1 画 面 の 見 かた メッセージの 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します メッセージ 画 面 フォルダーに 保 存 されているメッセージの 一 覧 が 表 示 されます メッセージの 閲 覧 送 信 削 除 などができます 未 読 のメッセージは 黄 色 の 背 景 色 で 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 メッセージを 送 る メッセージを 作 成 して 送 信 します 2 フォルダを 追 加 する フォルダーを 追 加 します フォルダを 順 番 変 更 する フォルダの 詳 細 サブフォルダーの 順 番 を 変 更 します フォルダーの 詳 細 を 表 示 します 3 オプション 未 確 認 メッセージの 一 覧 : 自 分 が 未 確 認 の 閲 覧 状 況 確 認 メッセージの 一 覧 が 表 示 されます メッセ ージの 詳 細 画 面 で [ 確 認 しました] をクリックすると 一 覧 に 表 示 されなくなります フォルダ 内 の 全 データを 削 除 する: 選 択 したフォルダーのすべてのメッセージを 削 除 します 4 メッセージ 検 索 キーワードを 入 力 して メッセージを 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してメッセージを 検 索 します 5 備 考 未 確 認 : 閲 覧 状 況 が 未 確 認 のメッセージです 閲 覧 状 況 : 宛 先 のユーザーがメッセージを 閲 覧 したかどうかを 確 認 できます ( 通 知 解 除 中 ): 更 新 通 知 が 解 除 されたメッセージです xx KB: 下 書 きのメッセージに 添 付 されているファイルのサイズです 6 更 新 通 知 が 設 定 されているフォルダーです 7 メッセージの 標 題 メッセージの 詳 細 画 面 を 表 示 します 8 削 除 する 選 択 したメッセージを 削 除 します 移 動 する 選 択 したメッセージを 指 定 したフォルダーへ 移 動 します メッセージのアイコン アイコン 説 明 受 信 したメッセージ 送 信 したメッセージ 未 読 のコメントがあるメッセージ ファイルが 添 付 されたメッセージ 90

メッセージの 詳 細 画 面 メッセージの 本 文 を 編 集 したり コメントを 書 き 込 んだりします 未 読 の 本 文 とコメントは 背 景 色 が 黄 色 で 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する メッセージの 本 文 や 宛 先 などを 変 更 します メッセージの 変 更 や 削 除 を 許 可 されたユーザーの 画 面 宛 先 を 変 更 する にのみ 表 示 されます 2 添 付 ファイル 一 覧 本 文 とコメントに 添 付 された すべてのファイルが 表 示 されます 3 再 利 用 する メッセージの 本 文 と 宛 先 を 再 利 用 して 別 のメッセージを 作 成 します 下 書 きのメッセージは 再 利 用 できません 4 削 除 する メッセージを 削 除 します 5 オプション スペースを 作 成 する:メッセージの 宛 先 のユーザーをスペースのメンバーに 設 定 し 新 しいスペース を 作 成 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては このリンクが 表 示 されない 場 合 があります 別 のメッセージを 送 る:メッセージの 宛 先 と 変 更 を 許 可 するユーザーだけを 再 利 用 して 別 のメッセ ージを 作 成 します メールで 転 送 する 1 :メッセージの 標 題 本 文 および 本 文 の 添 付 ファイルをメールにコピーし 新 しい メールを 作 成 します 設 定 されている 書 式 は 無 効 になります メッセージの 宛 先 に 設 定 されているユーザーのメールアドレ スが メールの 宛 先 (To:)に 設 定 されます 1.13.8 メールを 送 信 する ファイルに 出 力 する:メッセージをテキストファイルに 出 力 します 下 書 きのメッセージはファイルに 出 力 できません 6 更 新 通 知 を 解 除 する メッセージの 更 新 通 知 を 解 除 します 再 度 更 新 通 知 を 設 定 する 場 合 は [ 更 新 通 知 を 設 定 する] を クリックします 7 宛 先 欄 宛 先 の 人 数 と 宛 先 の 詳 細 です 隠 れている 宛 先 を 表 示 するには [( 宛 先 をすべて 表 示 する)] を クリックします 宛 先 欄 の [ 詳 細 ] をクリックすると 宛 先 の 詳 細 画 面 が 表 示 されます 91

8 添 付 ファイル メッセージに 添 付 されたファイルの 詳 細 を 表 示 します 9 閲 覧 状 況 確 認 欄 閲 覧 状 況 確 認 が 要 求 されているメッセージだけに 表 示 されます 10 コメント 欄 の 詳 細 次 のどちらかの 情 報 を 表 示 します 書 き 込 み 状 況 : 宛 先 のユーザーがコメントを 書 き 込 んだ 日 付 とコメント 内 容 です メッセージを 削 除 したユーザー はグレー 表 示 されます 閲 覧 状 況 : 閲 覧 状 況 確 認 メッセージだけに 表 示 されます 宛 先 のユーザーがメッセージを 確 認 しているかど うかを 確 認 できます 確 認 状 況 確 認 メッセージでは 書 き 込 み 状 況 は 表 示 されません 11 削 除 する 2 コメントを 削 除 します 削 除 できるのは 自 分 のコメントだけです 12 >> 数 字 アンカーリンクです クリックすると 指 定 したコメント 番 号 のコメントに 移 動 します 13 返 信 する 2 コメントに 返 信 します 返 信 したコメントには 自 動 的 にアンカー(>>コメント 番 号 )が 設 定 されます 固 定 リンク 2 コメントのURLを 表 示 します ほかのメッセージやメモなどでこのコメントを 参 照 するとき 固 定 リンクのURLを 貼 ると 便 利 です 1 : 次 の 場 合 は 表 示 されません メールアカウントが 設 定 されていない メールアカウントが 停 止 されている アプリケーションの 設 定 で メールが 使 用 できない 設 定 になっている 2 :コメントの 上 にマウスカーソルを 合 せると 表 示 されます 1.5.2 メッセージを 送 信 する 新 しいメッセージを 作 成 し 送 信 します 1. アプリケーションメニューで [メッセージ] をクリックします 2. メッセージ 画 面 で [メッセージを 送 る] をクリックします 3. メッセージの 作 成 画 面 で 標 題 や 本 文 宛 先 などを 設 定 し [ 送 信 する] をクリックします メッセージの 作 成 画 面 の 項 目 92

番 号 予 定 の 種 類 説 明 1 本 文 メッセージの 本 文 を 入 力 します テキスト 形 式 または 書 式 編 集 を 使 用 できます 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 2 ファイル メッセージにファイルを 添 付 します ドラッグアンドドロップでもファイルを 添 付 できます ドラッグアンドドロップでファイルを 添 付 する 3 宛 先 メッセージの 宛 先 です 次 のどちらかの 方 法 で 設 定 できます キーワードを 入 力 してユーザーを 検 索 する ドロップダウンリストで 組 織 やMyグループなどを 選 択 し 表 示 された 一 覧 から 宛 先 のユーザー や 組 織 を 選 択 する 4 閲 覧 状 況 チェックボックスを 選 択 すると 宛 先 のユーザーのメッセージの 閲 覧 状 況 を 確 認 できます 1.5.4 閲 覧 状 況 を 確 認 する 閲 覧 状 況 の 設 定 は メッセージを 送 信 した 後 には 変 更 できません 5 変 更 / 削 除 の 許 可 メッセージの 変 更 や 削 除 を 差 出 人 以 外 のユーザーにも 許 可 するかどうかを 設 定 します 差 出 人 以 外 のユーザーにも 許 可 する 場 合 は 許 可 するユーザーを 設 定 する を 選 択 し 宛 先 に 設 定 したユー ザーの 中 から 許 可 するユーザーを 選 択 します 6 下 書 きとして 保 存 する メッセージを 下 書 きとして 保 存 します 下 書 き フォルダーに 保 存 されます メッセージを 再 利 用 して 送 信 する メッセージを 選 択 し メッセージの 詳 細 画 面 で [ 再 利 用 する] をクリックすると 選 択 したメッセージの 内 容 をコピーし 新 しいメッセージを 送 信 できます 標 題 本 文 宛 先 閲 覧 状 況 および 変 更 を 許 可 するユーザーの 設 定 が 新 しいメッセージにコピーされます 下 書 きのメッセージは 再 利 用 できません 93

1.5.3 コメントを 書 き 込 む メッセージにコメントを 書 き 込 みます コメントは 書 き 込 まれた 日 時 の 順 に 上 から 表 示 されます 閲 覧 状 況 確 認 メッセージの 場 合 メッセージの 詳 細 画 面 で [ 確 認 しました] をクリックすると コメントを 書 き 込 めます 1. メッセージ 画 面 で コメントを 書 き 込 むメッセージの 標 題 をクリックします 2. メッセージの 詳 細 画 面 で コメント 欄 にコメントを 書 き 込 み [ 書 き 込 む] をクリックします コメントには 書 式 編 集 を 使 用 したり ファイルを 添 付 したりできます 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 2.2.6 ファイルを 添 付 する 書 き 込 まれたコメントのコメント 番 号 の 前 に >>( 半 角 不 等 号 ) をつけると そのコメントへのリンク(アンカー)を 生 成 できます この 機 能 を 使 用 するには システム 管 理 者 がアンカー 機 能 を 有 効 にする 必 要 があります 1.5.4 閲 覧 状 況 を 確 認 する 閲 覧 状 況 確 認 メッセージとは 宛 先 のユーザーの 閲 覧 状 況 を 差 出 人 が 確 認 できるメッセージです メッセージの 作 成 画 面 で 閲 覧 状 況 を 確 認 する を 選 択 してメッセージを 作 成 すると 閲 覧 状 況 確 認 メッセージを 送 信 できます 閲 覧 確 認 メッセージを 受 信 したユーザーの メッセージの 詳 細 画 面 には 次 の 内 容 が 表 示 されます 上 記 の 画 面 で [ 確 認 しました] をクリックした 日 時 が 閲 覧 日 時 として 記 録 されます 差 出 人 は メッセージの 閲 覧 状 況 を 次 の 方 法 で 確 認 します 1. メッセージ 画 面 で 送 信 箱 フォルダーを 表 示 します 94

2. 閲 覧 状 況 を 確 認 するメッセージの 閲 覧 状 況 の [ 詳 細 ] をクリックします 3. 宛 先 のユーザーの 閲 覧 状 況 と 閲 覧 日 時 を 確 認 します 宛 先 のユーザーが [ 確 認 しました] をクリックした 日 時 が 閲 覧 日 時 に 表 示 されます システム 管 理 者 の 設 定 によっては メッセージの 詳 細 画 面 を 表 示 しただけで 閲 覧 済 みになる 場 合 があります 1.5.5 メッセージを 変 更 する 送 信 済 みのメッセージの 本 文 や 添 付 ファイル 宛 先 を 変 更 します メッセージを 変 更 できるのは 差 出 人 および 差 出 人 がメッセージの 変 更 を 許 可 したユーザーだけです 本 文 や 添 付 ファイルを 変 更 する メッセージの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックすると メッセージの 本 文 を 変 更 したり 添 付 ファイルを 追 加 したりできます 閲 覧 状 況 確 認 の 設 定 の 設 定 は 変 更 できません 添 付 ファイルを 更 新 削 除 したり ファイル 情 報 を 変 更 したりする 場 合 は メッセージの 詳 細 画 面 で [ 添 付 ファイル 一 覧 ] または 変 更 するファイルの [ 詳 細 ] をクリックし ます 自 分 が 添 付 したファイルだけを 更 新 削 除 できます ファイルの 更 新 方 法 や ファイル 情 報 の 変 更 方 法 は ファイル 管 理 と 同 じです 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 1.7.4 ファイル 情 報 を 変 更 する 95

1.7.5 ファイルを 更 新 する 宛 先 を 変 更 する メッセージの 詳 細 画 面 で [ 宛 先 を 変 更 する] をクリックすると メッセージの 宛 先 を 変 更 できます また メッセージの 変 更 や 削 除 を 許 可 するユーザーの 設 定 も 変 更 できます メッセージの 宛 先 に 差 出 人 が 含 まれている 場 合 宛 先 から 差 出 人 を 削 除 できません 宛 先 からユーザーを 削 除 すると 削 除 されたユーザーはメッセージを 閲 覧 できなくなります ただし 次 の 場 合 宛 先 から 削 除 されたユーザーは 宛 先 から 削 除 される 前 に 書 き 込 まれたコメントやファイルを 閲 覧 できます バージョン 2.5.4 以 前 のパッケージ 版 ガルーンで 個 人 フォルダーに 保 存 したメッセージを 移 行 した 場 合 1.5.6 メッセージを 削 除 する 受 信 したメッセージや 送 信 したメッセージを 削 除 します ごみ 箱 を 使 用 している 場 合 削 除 したメッセージはごみ 箱 に 移 動 されます ごみ 箱 の 保 存 期 間 内 であれば 削 除 したメッセージはごみ 箱 から 復 旧 できます ただし 次 の 場 合 はメッセージが 完 全 に 削 除 されます ごみ 箱 機 能 を 使 用 していない 場 合 ごみ 箱 の 保 存 期 間 が 経 過 した 場 合 ごみ 箱 を 使 用 するかどうかや ごみ 箱 の 保 存 期 間 は 個 人 設 定 で 設 定 します 1.5.15 ごみ 箱 を 設 定 する 受 信 メッセージを 削 除 する フォルダーに 保 存 している 受 信 メッセージを 削 除 します 受 信 メッセージを 削 除 しても 差 出 人 やほかの 宛 先 のユーザーが 保 存 しているメッセージは 削 除 されません 1. メッセージの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 96

2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします メッセージ 画 面 で 削 除 するメッセージのチェックボックスを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックしても メッセージを 削 除 できます 送 信 メッセージを 削 除 する 自 分 が 送 信 したメッセージを 削 除 します 自 分 のフォルダーから 削 除 するか すべての 宛 先 のユーザーのフォルダーからも 削 除 するかを 選 択 できます 1. メッセージの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で すべての 宛 先 のユーザーのフォルダーからもメッセージを 削 除 するかどうかを 選 択 し [はい] をクリックします すべての 宛 先 のユーザーのフォルダーからメッセージを 完 全 に 削 除 する 場 合 は 受 信 者 のフォルダからも 完 全 に 削 除 する のチェックボ ックスを 選 択 します 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします フォルダー 内 のメッセージを 一 括 削 除 する 受 信 したメッセージや 送 信 したメッセージを 削 除 します フォルダーを 選 択 し オプションメニューから [フォルダ 内 の 全 データを 削 除 する] をクリックすると フォルダー 内 のメッセージを 一 括 削 除 できます 1.5.7 メッセージを 検 索 する キーワードで メッセージを 検 索 します ここでは 全 文 検 索 を 使 用 していない 場 合 の 検 索 方 法 を 説 明 します 全 文 検 索 を 使 用 している 場 合 は 次 のページを 参 照 してください 2.2.7 全 文 検 索 を 使 う キーワードを 何 も 入 力 せずに 検 索 するか [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 97

1. メッセージ 画 面 で 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [メッセージ 検 索 ]をクリックします 選 択 しているフォルダー 内 のメッセージを 検 索 します 次 のいずれかの 項 目 にキーワードを 含 むメッセージを 検 索 します 標 題 本 文 差 出 人 宛 先 コメント 2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 する 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 ] をクリックします 次 の 検 索 条 件 で 検 索 結 果 の 絞 り 込 みや 再 検 索 ができます 検 索 フォルダ: フォルダーを 指 定 して 検 索 します サブフォルダ: サブフォルダーを 検 索 するかどうかを 選 択 します 検 索 期 間 : メッセージが 最 後 に 更 新 された 期 間 を 指 定 して 検 索 します 検 索 項 目 : 検 索 する 項 目 を 指 定 します 1.5.8 フォルダーを 設 定 する メッセージを 保 存 するフォルダーを 設 定 します 目 的 ごとにフォルダーを 作 成 してメッセージを 整 理 したり 振 り 分 け 保 存 を 使 用 して 受 信 メッセージを 振 り 分 けたりできます フォルダーを 追 加 する フォルダーを 追 加 します 追 加 したフォルダーには 自 動 的 に 更 新 通 知 が 設 定 されますが 解 除 できます 受 信 箱 送 信 箱 下 書 き およびごみ 箱 フォルダーには サブフォルダーを 追 加 できません 1. メッセージ 画 面 で [フォルダを 追 加 する] をクリックします 2. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします タイトル: フォルダーの 名 前 を 設 定 します 位 置 : 追 加 するフォルダーの 親 フォルダーを 選 択 します メモ: フォルダーの 説 明 を 入 力 します 入 力 したメモは メッセージ 画 面 の 上 部 に 表 示 されます フォルダーを 変 更 する 98

フォルダーの 位 置 やメモ 更 新 通 知 の 設 定 を 変 更 します ごみ 箱 のフォルダー 情 報 は 変 更 できません 受 信 箱 送 信 箱 下 書 きフォルダーは メモと 更 新 通 知 の 設 定 だけ 変 更 できます 1. メッセージ 画 面 で 変 更 するフォルダーを 選 択 し [フォルダの 詳 細 ] をク リックします 2. [ 変 更 する] をクリックします 3. 必 要 な 項 目 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします フォルダーの 更 新 通 知 の 設 定 を 変 更 する 場 合 は 手 順 2で [ 更 新 通 知 を 解 除 する] または [ 更 新 通 知 を 設 定 する] をクリックします フォルダーを 順 番 変 更 する 同 じ 階 層 にあるフォルダーの 順 番 を 変 更 します 受 信 箱 送 信 箱 下 書 き およびごみ 箱 フォルダーの 順 番 は 変 更 できません 1. メッセージ 画 面 で 順 番 を 変 更 するフォルダーを 選 択 し [フォルダを 順 番 変 更 する] をクリックします 2. フォルダーの 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします フォルダーを 削 除 する フォルダーを 削 除 します フォルダーを 削 除 すると フォルダーの 下 の 階 層 のサブフォルダーも 削 除 されます フォルダーとサブフォルダー 内 のすべてのメッセージは ごみ 箱 に 移 動 されます ごみ 箱 の 保 存 期 間 内 であれば 削 除 したメッセージをごみ 箱 から 復 旧 できます ただし 次 の 場 合 はメッセージは 完 全 に 削 除 されます ごみ 箱 機 能 を 使 用 していない 場 合 ごみ 箱 の 保 存 期 間 が 経 過 した 場 合 ごみ 箱 を 使 用 するかどうかや ごみ 箱 の 保 存 期 間 は 個 人 設 定 で 設 定 します 1.5.15 ごみ 箱 を 設 定 する 削 除 したフォルダーは 元 に 戻 せません 受 信 箱 送 信 箱 下 書 き およびごみ 箱 フォルダーは 削 除 できません 99

1. メッセージ 画 面 で 削 除 するフォルダーを 選 択 し [フォルダの 詳 細 ] をク リックします 2. [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.5.9 メッセージを 移 動 する メッセージを 別 のフォルダーに 移 動 します ドロップダウンリストを 使 用 して 移 動 する 方 法 と ドラッグアンドドロップで 移 動 する 方 法 があります ドロップダウンリストを 使 用 してメッセージを 移 動 する メッセージの 詳 細 画 面 で ( 移 動 先 ) ドロップダウンリストから 移 動 先 のフォルダーを 選 択 し [ 移 動 する] をクリックします メッセージ 画 面 で 移 動 するメッセージのチェックボックスを 選 択 し ( 移 動 先 ) ドロップダウンリストで 移 動 先 のフォルダーを 選 択 して [ 移 動 する] をクリックする と 一 度 に 複 数 のメッセージを 移 動 できます ドラッグアンドドロップでメッセージを 移 動 する メッセージ 画 面 で 移 動 するメッセージを 選 択 し 移 動 先 のフォルダーへドラッグアンドドロップで 移 動 します ごみ 箱 にも 移 動 できます 移 動 するメッセージを 選 択 し メッセージのドラッグコントロールをクリックしたまま 移 動 先 のフォルダーにドラッグし クリックを 解 除 します 選 択 した 項 目 を 移 動 先 のフォルダーまでドラッグすると 移 動 したメッセージの 件 数 と [ 元 に 戻 す] が 表 示 されます [ 元 に 戻 す] をクリックすると 移 動 したメッセージを 元 のフォルダーに 戻 せます メッセージを 一 度 に 複 数 のフォルダーに 移 動 できません 100

1.5.10 振 り 分 け 保 存 を 設 定 する 振 り 分 け 保 存 を 設 定 します 振 り 分 け 保 存 は 条 件 に 一 致 する 受 信 メッセージを 指 定 したフォルダーに 振 り 分 けて 保 存 する 機 能 です 振 り 分 け 条 件 が 複 数 ある 場 合 上 位 に 記 載 されている 条 件 から 順 に 適 用 されます 振 り 分 け 保 存 を 追 加 する 振 り 分 け 保 存 の 設 定 を 追 加 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メッセージ] > [ 振 り 分 け 保 存 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で [ 振 り 分 け 保 存 を 追 加 する] をクリックします 4. 振 り 分 け 保 存 の 追 加 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします 振 り 分 け 保 存 設 定 名 : 区 別 しやすい 設 定 名 を 入 力 します 振 り 分 け 条 件 : メッセージを 振 り 分 けるための 条 件 を 設 定 します 複 数 の 条 件 を 設 定 できます 条 件 を 追 加 する 場 合 は [ 条 件 を 追 加 する] をクリックします 追 加 した 条 件 を 削 除 する 場 合 は [ 削 除 ] をクリックします [ 条 件 を 全 て 削 除 する] をクリックすると 設 定 した 条 件 をすべて 削 除 できます 保 存 先 のフォルダ: メッセージの 保 存 先 のフォルダーを 選 択 します ( 新 規 作 成 ) を 選 択 すると 保 存 先 のフォルダーとして 振 り 分 け 保 存 設 定 名 と 同 じ 名 前 のフォルダーが 作 成 されます 振 り 分 け 保 存 を 変 更 する 設 定 した 振 り 分 け 保 存 の 条 件 や 保 存 先 などを 変 更 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メッセージ] > [ 振 り 分 け 保 存 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で 変 更 する 振 り 分 け 保 存 設 定 名 をクリックします 4. [ 変 更 する] をクリックします 5. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 変 更 する] をクリックします 振 り 分 け 保 存 先 のフォルダーが 削 除 されている 場 合 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で 振 り 分 け 保 存 設 定 名 の 番 号 に が 付 き グレー 表 示 されます 振 り 分 け 保 存 を 順 番 変 更 する 設 定 した 振 り 分 け 保 存 の 順 番 を 変 更 します 振 り 分 け 保 存 の 順 番 を 変 更 すると 振 り 分 ける 際 の 優 先 順 位 も 変 更 されます 101

1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メッセージ] > [ 振 り 分 け 保 存 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で [ 振 り 分 け 保 存 を 順 番 変 更 する] をクリックします 4. 振 り 分 け 保 存 の 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 振 り 分 け 保 存 を 削 除 する 設 定 した 振 り 分 け 保 存 を 削 除 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メッセージ] > [ 振 り 分 け 保 存 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で 削 除 する 振 り 分 け 保 存 設 定 名 をクリックします 4. [ 削 除 する] をクリックします 5. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.5.11 宛 先 のスペースを 作 成 する メッセージの 差 出 人 と 宛 先 のユーザーをメンバーに 設 定 したスペースを 簡 単 に 作 成 できます メッセージの 詳 細 画 面 で [オプション ] > [スペースを 作 成 する] の 順 にクリックすると スペースの 作 成 画 面 が 表 示 されます スペース 名 を 入 力 するだけで スペースを 作 成 できます スペースの 作 成 画 面 の 設 定 項 目 は 次 のページを 参 照 してください スペースの 作 成 画 面 の 項 目 システム 管 理 者 の 設 定 によっては [スペースを 作 成 する] が 表 示 されない 場 合 があります 1.5.12 同 じ 宛 先 のユーザーに 新 しいメッセージを 送 信 する メッセージを 選 択 し メッセージの 詳 細 画 面 で [オプション ] > [ 別 のメッセージを 送 る] をクリックすると 宛 先 と 変 更 を 許 可 するユーザーの 設 定 を 再 利 用 して 新 しいメ ッセージを 送 信 できます 本 文 は 再 利 用 されません 102

1.5.13 メッセージをファイルに 出 力 する メッセージをテキストファイルに 出 力 して 保 存 できます ファイルに 出 力 される 項 目 は 次 のとおりです メッセージの 標 題 差 出 人 宛 先 作 成 日 時 本 文 の 内 容 添 付 ファイルのファイル 名 ファイル 自 体 は 出 力 できません ファイル 名 だけが 出 力 されます コメント メッセージの 詳 細 画 面 とは 逆 の 順 番 で 日 時 が 古 いコメントが 上 に 表 示 されます 1. メッセージの 詳 細 画 面 で [オプション] > [ファイルに 出 力 する] をクリッ クします 2. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 書 き 出 す] をクリックします 必 要 に 応 じて 文 字 コードを 変 更 します 次 回 からこの 画 面 を 表 示 しない を 選 択 すると ファイルに 出 力 する 画 面 を 表 示 せずに メッセージがファイルに 出 力 されるようになりま す 3. ファイルを 保 存 します 出 力 例 ========================================================= 標 題 :カタログの 管 理 について 差 出 人 : 藤 井 淳 宛 先 : 高 橋 健 太, 和 田 和 夫, 藤 井 淳, 藤 井 亮 平, 住 友 千 春, 山 田 啓 仁, 木 村 航 作 成 日 時 :2013 年 10 月 24 日 ( 木 ) 16:20 カタログやパンフレットの 置 き 場 所 が 雑 然 としています 必 要 なときに 在 庫 がないこともあります 担 当 者 を 決 めて カタログ 類 を 管 理 しませんか みなさんのご 意 見 を 聞 かせてください カタログ 一 覧.pdf ========================================================= 1: 藤 井 淳 2013 年 10 月 24 日 ( 木 ) 16:36 打 ち 合 わせのため スケジュールに 予 定 を 登 録 しました -------------------------------------------------------------------- 2: 高 橋 健 太 2013 年 10 月 24 日 ( 木 ) 16:58 製 造 部 のメンバーも 参 加 して 良 いでしょうか -------------------------------------------------------------------- 3: 藤 井 淳 2013 年 10 月 24 日 ( 木 ) 17:12 はい ぜひ 参 加 してください 103

-------------------------------------------------------------------- 1.5.14 宛 先 のユーザーのステータスを 確 認 する 宛 先 のユーザーの 更 新 通 知 の 設 定 状 況 や 宛 先 から 削 除 されたユーザーなどを 確 認 できます 1. メッセージの 詳 細 画 面 で 宛 先 の [ 詳 細 ] をクリックします 2. 宛 先 の 詳 細 画 面 で 更 新 通 知 の 設 定 状 況 や メッセージを 削 除 したユ ーザーなどを 確 認 します 変 更 / 削 除 の 許 可 : チェックマークが 付 いたユーザーは メッセージの 変 更 や 削 除 ができ ます 通 知 解 除 : チェックマークが 付 いたユーザーは メッセージの 更 新 通 知 を 解 除 し ています 宛 先 から 削 除 されたユーザー: 1 度 宛 先 に 設 定 された 後 宛 先 から 削 除 されたユーザーです このユーザーは 該 当 のメッセージを 閲 覧 できません メッセージを 削 除 したユーザー: フォルダーからメッセージを 削 除 したユーザーです 1.5.15 ごみ 箱 を 設 定 する ごみ 箱 を 使 用 するかどうかや ごみ 箱 にメッセージを 保 存 する 期 間 を 設 定 します ごみ 箱 を 使 用 すると 削 除 したメッセージはごみ 箱 に 移 動 されます ごみ 箱 の 保 存 期 間 内 であれば 削 除 したメッセージはごみ 箱 から 復 旧 できます ごみ 箱 を 使 用 しないと 削 除 したメッセージはごみ 箱 に 移 動 せず 完 全 に 削 除 されます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メッセージ] > [ごみ 箱 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします ごみ 箱 機 能 : ごみ 箱 を 使 用 する 場 合 はチェックボックスを 選 択 します チェックボックスが 選 択 されていないと メッセージ 画 面 にごみ 箱 が 表 示 されません ごみ 箱 に 保 存 する 期 間 : 削 除 したメッセージをごみ 箱 に 保 存 する 日 数 を 設 定 します 1.5.16 更 新 通 知 を 設 定 する 更 新 通 知 を 設 定 すると 指 定 したフォルダーに 新 しいメッセージを 受 信 したときや メッセージにコメントが 書 き 込 まれたときに 通 知 を 受 け 取 ることができます ごみ 箱 には 更 新 通 知 を 設 定 できません 104

更 新 通 知 の 設 定 と 解 除 は それぞれ 次 の 制 限 事 項 があります 更 新 通 知 の 制 限 事 項 更 新 通 知 の 設 定 更 新 通 知 の 解 除 : 可 : 不 可 メッセージ フォルダー 次 の 手 順 で 更 新 通 知 を 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メッセージ] > [ 更 新 通 知 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 更 新 通 知 の 設 定 画 面 で 更 新 通 知 の 対 象 のフォルダーを 選 択 します 4. [ 設 定 する] をクリックします 更 新 通 知 が 設 定 されたフォルダーには メッセージ 画 面 で フォルダー 名 の 右 に が 表 示 されます 105

1.6 掲 示 板 1.6.1 画 面 の 見 かた 掲 示 板 の 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します 掲 示 板 画 面 掲 示 の 一 覧 が 表 示 されます 新 しい 掲 示 を 作 成 したり 更 新 通 知 を 設 定 したりできます 未 読 の 掲 示 は タイトルが 太 字 で 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 掲 示 を 書 き 込 む 新 しい 掲 示 を 作 成 します 2 更 新 通 知 を 設 定 する 掲 示 が 更 新 されたり コメントが 書 き 込 まれたりしたときなどに 通 知 を 受 信 できます 3 掲 示 板 検 索 キーワードを 入 力 して 掲 示 を 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 して 掲 示 を 検 索 します 4 メモ 欄 カテゴリーのメモが 表 示 されます 5 更 新 通 知 が 設 定 されているカテゴリーです 6 掲 示 のタイトル 掲 示 の 詳 細 画 面 が 表 示 されます 掲 示 のアイコン アイコン 説 明 未 読 の 掲 示 未 読 のコメントがある 掲 示 本 文 にファイルが 添 付 された 掲 示 未 読 のコメントがあり 本 文 にファイルが 添 付 された 掲 示 掲 示 の 詳 細 画 面 掲 示 の 内 容 を 確 認 し コメントを 書 き 込 みます 掲 示 の 本 文 を 編 集 したり 添 付 されているファイルを 表 示 したりできます 未 読 の 本 文 とフォローは 背 景 色 が 黄 色 で 表 示 されます 106

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する 掲 示 の 本 文 を 編 集 します 掲 示 を 書 き 込 んだユーザーとシステム 管 理 者 だけに 表 示 されます 2 添 付 ファイル 一 覧 本 文 とコメントに 添 付 された すべてのファイルを 表 示 します 3 再 利 用 する 掲 示 の 情 報 と 本 文 を 再 利 用 して 別 の 掲 示 を 作 成 します 4 閲 覧 状 況 ( 数 字 ) 通 知 先 のユーザーの 閲 覧 状 況 です 数 字 は 掲 示 を 閲 覧 したユーザー 数 / 通 知 先 のユーザー 数 を 示 します リンクをクリックすると ユーザーが 掲 示 を 閲 覧 した 日 時 が 表 示 されます 通 知 先 は システム 管 理 者 または 掲 示 板 のカテゴリーの 運 用 管 理 者 が 設 定 します 5 ファイルに 出 力 する 掲 示 をテキストファイルに 出 力 します 掲 示 開 始 待 ちと 下 書 きのカテゴリーに 書 き 込 まれている 掲 示 はファイルに 出 力 できません 6 削 除 する 掲 示 を 削 除 します 掲 示 を 書 き 込 んだユーザーとシステム 管 理 者 だけに 表 示 されます 7 更 新 通 知 を 解 除 する 掲 示 の 更 新 通 知 を 解 除 します 再 度 更 新 通 知 を 設 定 する 場 合 は [ 更 新 通 知 を 設 定 する] をクリッ クします 8 掲 示 期 間 掲 示 が 公 開 される 期 間 です 9 選 択 する コメントにファイルを 添 付 します 10 削 除 する コメントを 削 除 します コメントにマウスカーソルを 合 わせると 表 示 されます 削 除 できるのは 自 分 の 書 き 込 んだコメントだけです 11 >> 数 字 アンカーリンクです クリックすると 指 定 するコメント 番 号 のコメントに 移 動 します 12 返 信 する コメントに 返 信 します 返 信 元 のコメントへのアンカー(>>コメント 番 号 )が 設 定 されます 固 定 リンク このコメントのURLを 表 示 します コメントにマウスカーソルを 合 わせると 表 示 されます ほかの 掲 示 やメモなどでこのコメントを 参 照 する 時 固 定 リンクのURLを 貼 ると 便 利 です 1.6.2 掲 示 を 書 き 込 む カテゴリーを 選 択 し 掲 示 を 書 き 込 みます システム 管 理 者 が 掲 示 の 書 き 込 みを 許 可 したカテゴリーにだけ 掲 示 を 書 き 込 めます 107

1. 掲 示 板 画 面 で 掲 示 を 書 き 込 むカテゴリーを 選 択 し [ 掲 示 を 書 き 込 む] をクリックします 2. タイトルや 本 文 などを 設 定 し [ 掲 示 する] をクリックします そのほかの 項 目 は 次 のページを 参 照 してください 掲 示 を 書 き 込 む 画 面 の 項 目 3. 掲 示 板 画 面 に 書 き 込 んだ 掲 示 が 表 示 されていることを 確 認 します 掲 示 を 書 き 込 む 画 面 の 項 目 番 号 パーツ 説 明 1 掲 示 期 間 掲 示 を 公 開 する 期 間 を 指 定 する 場 合 は 開 始 日 時 と 終 了 日 時 を 設 定 します 公 開 前 の 掲 示 は 掲 示 開 始 待 ち カテゴリーに 保 存 されます 開 始 日 時 になると 指 定 したカテゴリ ーで 公 開 されます 2 添 付 ファイル 掲 示 にファイルを 添 付 します 2.2.6 ファイルを 添 付 する 3 閲 覧 状 況 通 知 先 のユーザーが 掲 示 をいつ 閲 覧 したかを 確 認 する 場 合 は チェックボックスを 選 択 します この 設 定 は 掲 示 を 書 き 込 んだ 後 は 変 更 できません 4 コメントの 書 き 込 み ユーザーにコメントの 書 き 込 みを 許 可 する 場 合 は チェックボックスを 選 択 します 掲 示 期 間 の 開 始 日 時 と 終 了 日 時 には 現 在 の 日 時 以 降 を 指 定 します また 開 始 日 時 には 終 了 日 時 より 後 の 日 時 は 設 定 できません 掲 示 期 間 は 掲 示 の 差 出 人 のタイムゾーンをもとに 設 定 されます 設 定 されたタイムゾーンは 掲 示 を 書 き 込 んだ 後 は 変 更 できません 掲 示 を 再 利 用 して 書 き 込 む 108

掲 示 の 詳 細 画 面 で [ 再 利 用 する] をクリックして 掲 示 の 内 容 をコピーして 新 しい 掲 示 を 作 成 します タイトル 掲 示 期 間 本 文 添 付 ファイル 閲 覧 状 況 およびコメントの 書 き 込 みの 設 定 が 新 しい 掲 示 にコピーされます 再 利 用 した 掲 示 は コピー 元 の 掲 示 と 同 じカテゴリーに 書 き 込 まれます 掲 示 を 下 書 きとして 保 存 する 掲 示 を 書 き 込 む 画 面 で [ 下 書 きとして 保 存 する] をクリックして 掲 示 を 下 書 きとして 保 存 します 下 書 きの 掲 示 は 下 書 き カテゴリーに 保 存 され 掲 示 を 保 存 したユーザーだけが 閲 覧 編 集 できます 1.6.3 掲 示 にコメントを 書 き 込 む 掲 示 の 差 出 人 がコメントの 書 き 込 みを 許 可 している 場 合 だけ コメントを 書 き 込 めます コメントは 書 き 込 まれた 日 時 の 順 に 上 から 表 示 されます 1. 掲 示 板 画 面 で カテゴリーを 選 択 し コメントを 書 き 込 む 掲 示 のタイトルをクリックします 2. 掲 示 の 詳 細 画 面 で コメント 欄 にコメントを 書 き 込 み [ 書 き 込 む] をクリッ クします コメントには 書 式 編 集 を 使 用 したり ファイルを 添 付 したりできます 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 2.2.6 ファイルを 添 付 する 1.6.4 掲 示 を 変 更 する 掲 示 の 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックして 掲 示 のタイトル 掲 示 期 間 本 文 添 付 ファイル およびコメントの 書 き 込 みを 許 可 するかどうかの 設 定 を 変 更 します 掲 示 を 書 き 込 んだユーザーが 掲 示 を 変 更 できます 閲 覧 状 況 の 設 定 は 変 更 できません 109

掲 示 期 間 の 開 始 日 時 と 終 了 日 時 には 現 在 の 日 時 以 降 を 指 定 します また 開 始 日 時 には 終 了 日 時 より 後 の 日 時 は 設 定 できません システム 管 理 者 と 運 用 管 理 者 はシステム 管 理 画 面 で 掲 示 を 変 更 できます 1.6.5 掲 示 を 削 除 する 書 き 込 んだ 掲 示 を 削 除 します 掲 示 を 書 き 込 んだユーザーが 掲 示 を 削 除 できます 掲 示 を 削 除 しても 更 新 通 知 は 送 信 されません 1. 掲 示 板 画 面 で カテゴリーを 選 択 し 削 除 する 掲 示 のタイトルをクリックします 2. 掲 示 の 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします システム 管 理 者 と 運 用 管 理 者 はシステム 管 理 画 面 で 掲 示 を 削 除 できます 1.6.6 掲 示 を 検 索 する 掲 示 に 含 まれるキーワードを 入 力 して 掲 示 を 検 索 します ここでは 全 文 検 索 を 使 用 していない 場 合 の 検 索 方 法 を 説 明 します 全 文 検 索 を 使 用 している 場 合 は 次 のページを 参 照 してください 2.2.7 全 文 検 索 を 使 う キーワードを 何 も 入 力 せずに 検 索 するか [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 110

1. 掲 示 板 画 面 で 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [ 掲 示 板 検 索 ] をク リックします 選 択 しているカテゴリー 内 の 掲 示 を 検 索 します 次 のいずれかの 項 目 にキーワードを 含 む 掲 示 を 検 索 します カテゴリー 名 タイトル 本 文 差 出 人 コメント 2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 する 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 ] をクリックします 次 の 条 件 で 検 索 結 果 の 絞 り 込 みや 再 検 索 ができます 検 索 カテゴリ: 選 択 しているカテゴリーを 検 索 するか すべてのカテゴリーを 検 索 するかを 選 択 します サブカテゴリ 検 索 : サブカテゴリーを 検 索 するかどうかを 選 択 します 検 索 期 間 : 掲 示 が 最 後 に 更 新 された 期 間 を 指 定 して 検 索 します 検 索 項 目 : 検 索 する 項 目 を 指 定 します 1.6.7 閲 覧 状 況 を 確 認 する 掲 示 を 書 き 込 む 時 に 閲 覧 状 況 を 確 認 する のチェックボックスを 選 択 すると システム 管 理 者 が 通 知 先 に 設 定 しているユーザーが 掲 示 を 閲 覧 した 日 時 を 確 認 できま す 閲 覧 状 況 の 確 認 を 有 効 にすると 掲 示 の 詳 細 画 面 に 閲 覧 状 況 のリンクが 表 示 されます リンクをクリックすると ユーザーがその 掲 示 を 最 初 に 閲 覧 した 日 時 が 表 示 されます 111

1.6.8 掲 示 をファイルに 出 力 する 掲 示 をテキストファイルとして 保 存 できます テキストファイルには 次 の 項 目 が 含 まれます 掲 示 の 標 題 差 出 人 カテゴリー 日 時 掲 示 期 間 本 文 添 付 ファイルのファイル 名 ファイル 名 だけが 出 力 されます ファイル 自 体 は 出 力 できません コメント 書 き 込 んだ 日 時 が 古 いコメントが 上 に 表 示 されます 1. 掲 示 の 詳 細 画 面 で [ファイルに 出 力 する] をクリックします 2. 文 字 コードを 選 択 し [ 書 き 出 す] をクリックします 3. ファイルを 保 存 します 出 力 例 ========================================================= 標 題 : 消 耗 品 の 購 入 について 差 出 人 : 高 橋 健 太 ; 営 業 本 部 カテゴリ: 事 業 支 援 日 時 :2013 年 08 月 01 日 ( 木 ) 14:26 掲 示 期 間 : 期 間 なし 文 房 具 や 梱 包 材 などの 消 耗 品 の 購 入 に 関 する 掲 示 です ========================================================= 1: 藤 井 淳 ; 営 業 本 部 2013 年 08 月 01 日 ( 木 ) 15:34 10F の 備 品 置 場 のクリアファイルが 不 足 しています 至 急 補 充 をお 願 いします --------------------------------------- 2: 高 橋 健 太 ; 営 業 本 部 2013 年 08 月 01 日 ( 木 ) 15:37 112

>>1 現 在 在 庫 を 切 らしているため 業 者 に 発 注 しました 1.6.9 更 新 通 知 を 設 定 する カテゴリーごとに 更 新 通 知 を 設 定 できます 更 新 通 知 を 設 定 すると 指 定 したカテゴリーへの 掲 示 の 追 加 や 掲 示 の 更 新 が 通 知 されます システム 管 理 者 が 更 新 通 知 を 設 定 したカテゴリーは 更 新 通 知 を 解 除 できません 更 新 通 知 の 設 定 と 解 除 は それぞれ 次 の 制 限 事 項 があります 更 新 通 知 の 制 限 事 項 更 新 通 知 の 設 定 更 新 通 知 の 解 除 掲 示 カテゴリー : 可 : 不 可 次 の 手 順 で 更 新 通 知 を 設 定 します 1. 掲 示 板 画 面 で [ 更 新 通 知 を 設 定 する] をクリックします 2. 更 新 通 知 を 設 定 するカテゴリーを 選 択 し [ 追 加 ] をクリックします [1つ 上 の 階 層 へ] をクリックすると 1つ 上 のカテゴリーに 移 動 します キーワードを 入 力 し [カテゴリ 検 索 ] をクリックすると カテゴリーを 検 索 します システム 管 理 者 が 更 新 通 知 を 設 定 しているカテゴリー 名 の 横 には * が 表 示 されます 3. [ 設 定 する] をクリックします 更 新 通 知 が 設 定 されているカテゴリーには 掲 示 板 画 面 で カテゴリー 名 の 右 に が 表 示 されます 113

1.7 ファイル 管 理 1.7.1 画 面 の 見 かた ファイル 管 理 の 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します ファイル 管 理 画 面 ファイルの 一 覧 が 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ファイルを 追 加 する ファイルを 追 加 します 2 更 新 通 知 を 設 定 する ファイルの 追 加 や 削 除 などの 通 知 を 設 定 します 3 まとめてダウンロードする 選 択 したフォルダーにあるファイルをzipファイルにまとめてダウンロードします 4 ファイル 管 理 検 索 キーワードを 入 力 して ファイルを 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してファイルを 検 索 します 5 メモ 欄 フォルダーのメモです 6 削 除 する 選 択 したファイルを 削 除 します 移 動 する 選 択 したファイルを 指 定 するフォルダーに 移 動 します 7 ファイルのタイトル ファイルの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 8 更 新 通 知 が 設 定 されているフォルダーです 9 ファイルをダウンロードします ファイルを 更 新 します ファイルのアイコン アイコン 説 明 追 加 されたファイル 更 新 されたファイル ファイルの 詳 細 画 面 ファイル 情 報 を 編 集 したり ファイルを 更 新 したりします 114

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ファイルを 更 新 する ファイルを 更 新 します 2 ファイル 情 報 を 変 更 する バージョン 管 理 の 世 代 数 やファイルの 説 明 など ファイルの 情 報 を 編 集 します 3 ファイルを 移 動 する ファイルをほかのフォルダーに 移 動 します 4 削 除 する ファイルを 削 除 します 5 ファイル 名 のリンク ファイルをダウンロードします 6 バージョン 管 理 の 世 代 数 現 在 のファイルから いくつ 前 までのファイルが 保 持 されるかが 表 示 されます 7 ファイルの 説 明 欄 登 録 したファイルの 説 明 です 8 更 新 情 報 いつ 誰 がファイルを 変 更 したのかが 表 示 されます 9 戻 す クリックすると 選 択 した 世 代 のファイルを 最 新 のファイルとして ファイルを 更 新 します バージョン 管 理 が 設 定 されている 場 合 だけ 表 示 されます 1.7.2 ファイルをダウンロードする ファイル 管 理 に 保 存 されているファイルをダウンロードします ファイルを 個 別 にダウンロードする 指 定 したファイルを 個 別 にダウンロードします 1. アプリケーションメニューで [ファイル 管 理 ] をクリックします 2. ファイル 管 理 画 面 で フォルダーを 選 択 し ダウンロードするファイルの タイトルをクリックします 3. ファイルの 詳 細 画 面 で ファイル 名 をクリックします ファイルがダウンロードされます 4. ファイルを 保 存 します 手 順 2で タイトルの 右 の をクリックしても ファイルをダウンロードできます 115

複 数 のファイルをまとめてダウンロードする 特 定 のフォルダーの 中 の 複 数 のファイルを zip 形 式 のファイルにまとめてダウンロードします システム 管 理 者 の 設 定 によっては この 機 能 を 使 用 できない 場 合 があります 1. ファイル 管 理 画 面 で ファイルをダウンロードするフォルダーを 選 択 し [まとめてダウンロードする] をクリックします 2. ダウンロードするファイルのチェックボックスを 選 択 し [ダウンロードする] をクリックします 必 要 に 応 じて 文 字 コードを 変 更 します zip 形 式 のファイルがダウンロードされます 手 順 1で 選 択 したフォルダ ーのフォルダー 名 がファイル 名 になります 3. ファイルを 保 存 します システム 管 理 者 によって 一 括 ダウンロードできるファイルのサイズの 上 限 値 が 設 定 されている 場 合 があります 一 括 ダウンロードするファイルのサイズが 上 限 値 を 超 えてダウンロードできない 場 合 は 複 数 回 に 分 けてダウンロードしてください 1.7.3 ファイルを 追 加 する フォルダーを 選 択 し ファイルを 追 加 します システム 管 理 者 が ファイルの 追 加 を 許 可 しているフォルダーにだけ ファイルを 追 加 できます 1. アプリケーションメニューで [ファイル 管 理 ] をクリックします 2. ファイル 管 理 画 面 で ファイルを 追 加 するフォルダーを 選 択 し [ファイル を 追 加 する] をクリックします 3. [ 選 択 する] をクリックし ファイルを 選 択 します 複 数 のファイルを 選 択 できます ドラッグアンドドロップでもファイルを 選 択 できます ドラッグアンドドロップでファイルを 添 付 する 116

4. 必 要 に 応 じて 項 目 を 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします タイトル: タイトルを 入 力 しない 場 合 は ファイル 名 がタイトルに 設 定 されます バージョン 管 理 で 管 理 するファイルの 世 代 数 : 現 在 のファイルから いくつ 前 までのファイルを 保 持 するかを 世 代 の 数 で 設 定 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては バージョン 管 理 できない 場 合 があります ファイルの 説 明 : ファイルの 詳 細 画 面 に 表 示 されます 5. ファイル 管 理 画 面 に 追 加 したファイルが 表 示 されていることを 確 認 しま す システム 管 理 者 の 設 定 やWebブラウザーによっては ファイルの 一 括 添 付 機 能 を 使 用 できない 場 合 があります 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 2.2.6 ファイルを 添 付 する バージョン 管 理 とは 現 在 のファイルから 指 定 する 世 代 までのファイルを 保 持 する 機 能 です システム 管 理 者 がバージョン 管 理 機 能 を 有 効 にしている 場 合 にだけ 使 用 できます バージョン 管 理 機 能 を 使 用 すると 更 新 したファイルが 壊 れていた 場 合 や 誤 ったファイルで 更 新 した 場 合 に 指 定 する 過 去 の 世 代 のファイルと 置 き 換 えることができま す 操 作 ミスによるファイルの 紛 失 を 防 げます ファイルが 更 新 されると 指 定 した 世 代 を 超 える 古 いファイルは 削 除 されます バージョン 管 理 機 能 が 有 効 な 場 合 次 の 操 作 ができます 過 去 の 世 代 のファイルを 最 新 のファイルとして 更 新 する 過 去 の 世 代 のファイルを 閲 覧 する 過 去 の 世 代 のファイルをダウンロードする 1.7.4 ファイル 情 報 を 変 更 する ファイルの 詳 細 画 面 で [ファイル 情 報 を 変 更 する] クリックすると タイトル バージョン 管 理 の 設 定 ファイルの 説 明 などを 変 更 できます 1.7.5 ファイルを 更 新 する 保 存 されているファイルを 新 しいファイルに 更 新 します 1 回 の 操 作 で 1つのファイルを 更 新 できます 117

1. アプリケーションメニューで [ファイル 管 理 ] をクリックします 2. ファイル 管 理 画 面 で フォルダーを 選 択 し 更 新 するファイルのタイトル をクリックします 3. ファイルの 詳 細 画 面 で [ファイルを 更 新 する] をクリックします 4. [ 選 択 する] をクリックし ファイルを 選 択 します ドラッグアンドドロップでもファイルを 添 付 できます ドラッグアンドドロップでファイルを 添 付 する 5. ファイルのアップロードが 完 了 したら 必 要 に 応 じて 更 新 コメントを 入 力 し [ 更 新 する] をクリックします 6. ファイルの 詳 細 画 面 で ファイルが 更 新 されていることを 確 認 します 手 順 2で ファイルの 詳 細 画 面 で タイトルの 右 の をクリックしても ファイルを 更 新 できます 更 新 作 業 中 に ほかのユーザーがファイルを 開 くと ファイルの 詳 細 画 面 に 次 のメッセージが 表 示 されます 編 集 中 のユーザーが ファイルの 詳 細 画 面 で [ 編 集 中 を 解 除 する] をクリックすると ほかのユーザーがファイルを 更 新 できます ファイルのバージョンを 戻 す 118

バージョン 管 理 が 設 定 されているファイルを 過 去 の 世 代 のファイルに 戻 します ファイルの 詳 細 画 面 の 更 新 情 報 で 過 去 のバージョンのファイル 名 の 右 の [ 戻 す] をクリックすると 指 定 した 世 代 のファイルに 戻 せます 1.7.6 ファイルを 削 除 する 保 存 されているファイルを 削 除 します ファイルを 削 除 すると すべての 世 代 のファイルが 削 除 されます 削 除 したファイルはごみ 箱 に 移 動 します システム 管 理 者 が 設 定 した 保 存 期 間 内 であれば 削 除 したファイルはごみ 箱 から 復 旧 できます 保 存 期 間 を 経 過 すると ファイルは 完 全 に 削 除 されます ごみ 箱 のファイルは ダウンロードしたり ファイル 情 報 を 閲 覧 したりできません 1. ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 し [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします ファイル 管 理 画 面 で 削 除 するファイルのチェックボックスを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックすると 一 度 に 複 数 のファイルを 削 除 できます 削 除 されたファイルは ファイルが 保 存 されていたフォルダーのごみ 箱 に 移 動 されます ルートフォルダーに 保 存 されていたファイルは ルートフォルダーのごみ 箱 に 情 報 システム 部 のフォルダーに 保 存 されていたファイルは 情 報 システム 部 のごみ 箱 に それぞれ 移 動 されます 1.7.7 ファイルを 検 索 する キーワードで ファイルを 検 索 できます ここでは 全 文 検 索 を 使 用 していない 場 合 の 検 索 方 法 を 説 明 します 全 文 検 索 を 使 用 している 場 合 は 次 のページを 参 照 してください 2.2.7 全 文 検 索 を 使 う キーワードを 何 も 入 力 せずに 検 索 するか [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 119

1. ファイル 管 理 画 面 で 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [ファイル 管 理 検 索 ] をクリックします 次 のいずれかの 項 目 にキーワードを 含 むファイルが 表 示 されます フォルダー 名 ファイル 名 タイトル ファイルの 説 明 作 成 者 更 新 者 2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 が 必 要 な 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 ] をクリックしま す 次 の 条 件 で 絞 り 込 みや 再 検 索 ができます 検 索 フォルダ: 表 示 しているファイルが 保 存 されているフォルダーを 検 索 するか すべてのフォルダーを 検 索 するかを 選 択 します サブフォルダ: サブフォルダーを 検 索 するかどうかを 指 定 します 検 索 期 間 : ファイルが 最 後 に 更 新 された 期 間 を 指 定 して 検 索 します 検 索 項 目 : 検 索 項 目 を 指 定 して 検 索 します 1.7.8 ファイルを 移 動 する ファイルを 別 のフォルダーに 移 動 します 更 新 通 知 が 設 定 されているフォルダーにファイルを 移 動 すると 通 知 先 に 更 新 通 知 が 送 信 されます 1. ファイル 管 理 画 面 で フォルダーを 選 択 し 移 動 するファイルのタイトル をクリックします 2. ファイルの 詳 細 画 面 で [ファイルを 移 動 する] をクリックします 3. 宛 移 動 先 のフォルダーを 選 択 し [ 移 動 する] をクリックします [1つ 上 へ] をクリックすると 1つ 上 のフォルダーに 移 動 します フォルダー 名 をクリックすると クリックしたフォルダーに 移 動 します 数 字 はサブフォルダーの 数 を 表 します キーワードを 入 力 し [フォルダ 検 索 ] をクリックすると 移 動 先 のフォ ルダーを 検 索 します 120

手 順 1で 移 動 するファイルのチェックボックスを 選 択 し [ 移 動 する] をクリックすると 複 数 のファイルを 一 括 で 移 動 できます 1.7.9 更 新 通 知 を 設 定 する フォルダーごとに 更 新 通 知 を 設 定 できます 更 新 通 知 を 設 定 すると 指 定 したフォルダーへのファイルの 追 加 やファイルの 更 新 が 通 知 されます ただし ごみ 箱 には 更 新 通 知 を 設 定 できません また システム 管 理 者 が 更 新 通 知 を 設 定 したフォルダーは 更 新 通 知 を 解 除 できません 更 新 通 知 の 設 定 と 解 除 は それぞれ 次 の 制 限 事 項 があります 更 新 通 知 の 制 限 事 項 更 新 通 知 の 設 定 更 新 通 知 の 解 除 : 可 : 不 可 ファイル フォルダー 次 の 手 順 で 更 新 通 知 を 設 定 します 1. ファイル 管 理 画 面 で [ 更 新 通 知 を 設 定 する] をクリックします 2. 更 新 通 知 を 設 定 するフォルダーを 選 択 し [ 追 加 ] をクリックします [1つ 上 の 階 層 へ] をクリックすると 1つ 上 のフォルダーに 移 動 します フォルダーの 右 の 数 字 は サブフォルダーの 数 を 表 します キーワードを 入 力 し [フォルダ 検 索 ] をクリックすると フォルダーを 検 索 します 3. [ 設 定 する] をクリックします 更 新 通 知 が 設 定 されているフォルダーには ファイル 管 理 画 面 で フォルダー 名 の 右 に が 表 示 されます 121

1.8 メモ 1.8.1 画 面 の 見 かた メモの 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します メモ 画 面 メモとファイルの 一 覧 が 表 示 されます メモを 追 加 したり 削 除 したりします パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 メモを 追 加 する メモを 作 成 して 追 加 します 2 ファイルを 追 加 する ファイルをアップロードします 3 フォルダを 追 加 する フォルダーを 追 加 します フォルダを 順 番 変 更 する フォルダの 詳 細 サブフォルダーの 順 番 を 変 更 します フォルダーの 詳 細 を 表 示 します 4 メモ 検 索 キーワードを 入 力 して メモとファイルを 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してメモとファイルを 検 索 します 5 オプション フォルダ 内 の 全 メモを 削 除 する: 選 択 したフォルダーのすべてのメモとファイルを 削 除 します 6 メモのタイトル クリックすると メモの 詳 細 画 面 または ファイルの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 7 削 除 する 選 択 したメモやファイルを 削 除 します 移 動 する 選 択 したメモやファイルを 指 定 するフォルダーへ 移 動 します 8 ファイルをダウンロードします ファイルを 更 新 します メモのアイコン アイコン 説 明 メモ ファイルを 添 付 したメモ ファイル メモの 詳 細 画 面 メモを 変 更 したり 削 除 したりします 122

メモの 詳 細 画 面 パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する メモの 内 容 を 編 集 します 2 ファイルに 出 力 する メモをテキストファイルに 出 力 します メモに 添 付 したファイルの 内 容 は 出 力 できません 3 印 刷 用 画 面 メモが 印 刷 用 の 画 面 で 表 示 されます 4 削 除 する メモを 削 除 します 5 移 動 する 選 択 したメモを 指 定 するフォルダーへ 移 動 します 6 添 付 ファイル メモに 添 付 されたファイルの 詳 細 を 表 示 します ファイルの 詳 細 画 面 パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 7 ファイル 情 報 を 変 更 する バージョン 管 理 の 世 代 数 やファイルの 説 明 など ファイルの 情 報 を 編 集 します 8 ファイルを 更 新 する 編 集 したファイルをアップロードします 9 削 除 する ファイルを 削 除 します 10 ファイル 名 のリンク 保 存 されているファイルです クリックすると ファイルを 表 示 またはダウンロードできます 11 バージョン 管 理 する 世 代 現 在 のファイルから いくつ 前 のファイルまでを 管 理 するかを 示 します 12 ファイルの 説 明 欄 登 録 したファイルの 説 明 が 表 示 されます 13 更 新 情 報 いつ 誰 がファイルを 変 更 したのかを 示 します 1.8.2 メモを 追 加 する メモを 追 加 します 123

1. アプリケーションメニューで [メモ] をクリックします 2. メモ 画 面 でメモを 追 加 するフォルダーを 選 択 し [メモを 追 加 する] をクリ ックします 3. メモのタイトルや 内 容 を 入 力 し [ 追 加 する] をクリックします 内 容 には 書 式 編 集 を 使 用 できます 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 4. メモ 画 面 に 追 加 したメモが 表 示 されていることを 確 認 します 1.8.3 ファイルを 追 加 する ファイルを 追 加 するフォルダーを 選 択 し ファイルをアップロードします メモに 追 加 するファイルは バージョン 管 理 が 可 能 です 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください バージョン 管 理 とは 1. メモ 画 面 でファイルを 追 加 するフォルダーを 選 択 し [ファイルを 追 加 す る] をクリックします 2. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします 3. メモ 画 面 に 追 加 したファイルが 表 示 されていることを 確 認 します 1.8.4 ファイル 情 報 を 変 更 する 変 更 できるファイル 情 報 は 次 のとおりです 所 属 するフォルダー タイトル バージョン 管 理 の 世 代 数 ファイルの 説 明 ファイル 情 報 を 変 更 する 手 順 は 次 のページを 参 照 してください 1.7.4 ファイル 情 報 を 変 更 する 124

1.8.5 ファイルを 更 新 する ファイルは 新 しいファイルや 別 のファイルに 置 き 換 えられます 一 度 の 操 作 で 更 新 できるのは 1つのファイルだけです ファイルを 更 新 する 手 順 は 次 のページを 参 照 してください 1.7.5 ファイルを 更 新 する 1.8.6 メモを 削 除 する メモを 削 除 します 削 除 したメモは 元 に 戻 せません メモに 添 付 されたファイルはメモと 一 緒 に 削 除 されます 1. メモの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします 1.8.7 ファイルを 削 除 する ファイルを 削 除 します 削 除 したファイルは 元 に 戻 せません 1. ファイルの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします 1.8.8 メモを 検 索 する キーワードで メモを 検 索 できます [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 1. メモ 画 面 で 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [メモ 検 索 ] をクリックし ます 表 示 しているフォルダー 内 のリンクを 検 索 します 125

2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 が 必 要 な 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 する] をクリックしま す 1.8.9 メモを 印 刷 する メモは 白 黒 で 印 刷 されます メモに 添 付 されているファイルは 印 刷 できません ファイル 名 だけが 印 刷 されます 印 刷 用 の 画 面 で 設 定 できる 項 目 は 次 のとおりです 1. メモの 詳 細 画 面 で [ 印 刷 用 画 面 ] をクリックします 2. [ 印 刷 する] をクリックします 必 要 に 応 じて 次 の 項 目 を 変 更 します 文 字 サイズ ロケール ユーザーのロケール 設 定 : ユーザーが 使 用 しているロケールの 設 定 印 刷 用 のロケール 設 定 : システム 管 理 者 が 設 定 した 印 刷 用 のロケールの 設 定 3. Webブラウザーの 印 刷 機 能 を 使 用 し メモを 印 刷 します 1.8.10 メモやファイルを 整 理 する メモ 画 面 で [フォルダを 追 加 する] をクリックすると フォルダーでメモやファイルを 整 理 できます フォルダーを 削 除 する 場 合 15 階 層 以 上 のサブフォルダーが 設 定 されているフォルダーは 削 除 できません 階 層 を14 個 以 下 に 減 らして フォルダーを 削 除 します 削 除 したフォルダーは 元 に 戻 せません フォルダー 内 にあるメモやファイルは フォルダーが 削 除 されると 更 新 一 覧 に 移 動 します 1.8.11 メモをファイルに 出 力 する メモをテキストファイルに 出 力 します メモに 添 付 されているファイルは 出 力 できません ファイル 名 だけが 出 力 されます ファイルの 詳 細 情 報 は 出 力 できません 1. メモの 詳 細 画 面 で [ファイルに 出 力 する] をクリックします 126

1. 2. 文 字 コードを 選 択 し [ 書 き 出 す] をクリックします 3. ファイルを 保 存 します 出 力 例 ========================================================= タイトル : 電 話 の 転 送 方 法 作 成 日 時 :2013 年 08 月 20 日 ( 火 ) 17:48 更 新 日 時 :2013 年 08 月 20 日 ( 火 ) 17:48 1. [ 保 留 ]ボタンを 押 す 2. 内 線 番 号 を 押 す 3. 相 手 が 電 話 に 出 たら 用 件 を 伝 え [ 転 送 ]ボタンを 押 す ----------------------------------------- 127

1.9 電 話 メモ 1.9.1 画 面 の 見 かた 電 話 メモの 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します 電 話 メモ 画 面 選 択 した 組 織 に 所 属 するユーザーが 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ユーザー 選 択 電 話 メモを 閲 覧 する 組 織 またはユーザーを 選 択 します 2 登 録 選 択 したユーザー 宛 に 電 話 メモを 登 録 できます 3 一 覧 選 択 したユーザーの 電 話 メモ 履 歴 画 面 が 表 示 されます 4 転 送 設 定 ユーザーがメール 転 送 を 設 定 している 場 合 は が 表 示 されます 5 在 席 情 報 ユーザーの 在 席 情 報 が 表 示 されます 6 電 話 メモ 検 索 キーワードを 入 力 して ユーザーを 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してユーザーを 検 索 します 7 現 在 の 予 定 進 行 中 の 予 定 が 表 示 されます ユーザーのスケジュールに 登 録 されている 予 定 で 開 催 時 刻 が 現 在 を 含 む 予 定 が 表 示 されます 次 の 予 定 が 表 示 されます 通 常 予 定 繰 り 返 し 予 定 仮 の 予 定 次 の 予 定 は 現 在 の 予 定 に 表 示 されません 期 間 予 定 終 日 予 定 ( 時 間 を 指 定 しない 予 定 ) 開 始 時 間 だけを 指 定 した 通 常 予 定 電 話 メモのアイコン アイコン 説 明 未 確 認 の 電 話 メモ 確 認 済 みの 電 話 メモ 電 話 メモ 履 歴 画 面 128

電 話 メモの 履 歴 と 電 話 メモの 内 容 が 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 電 話 メモを 登 録 する 電 話 メモを 登 録 します 2 受 信 一 覧 登 録 された 電 話 メモを 表 示 します 送 信 一 覧 自 分 が 登 録 した 電 話 メモを 表 示 します 3 電 話 メモ 履 歴 検 索 キーワードを 入 力 して 電 話 メモ 履 歴 を 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 して 電 話 メモ 履 歴 を 検 索 します 4 電 話 メモの 内 容 登 録 されている 電 話 メモです 5 削 除 する 選 択 した 電 話 メモを 削 除 します 6 ユーザーが 確 認 した 時 刻 ユーザーが [ 確 認 ] をクリックした 時 刻 です 7 確 認 クリックすると 電 話 メモの 状 態 が 確 認 済 になります 1.9.2 電 話 メモを 登 録 する ユーザー 宛 に 電 話 メモを 登 録 します 1. アプリケーションメニューで [ 電 話 メモ] をクリックします 2. 電 話 メモ 画 面 で 電 話 メモの 宛 先 のユーザーの [ 登 録 ] をクリックしま す 一 覧 画 面 に 目 的 のユーザーが 表 示 されない 場 合 は [ユーザー 選 択 ] を クリックし 表 示 された 画 面 で 目 的 のユーザーを 選 択 します 3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 登 録 する] をクリックします 電 話 メモの 登 録 画 面 の 設 定 項 目 4. 送 信 一 覧 に 登 録 した 電 話 メモが 表 示 されていることを 確 認 します スケジュール またはスケジュールポートレットのグループ 日 表 示 画 面 やグループ 週 表 示 画 面 からも 電 話 メモを 登 録 できます 宛 先 のユーザーのスケジュールで [ 電 話 メモ 登 録 ] をクリックし 登 録 します 129

電 話 メモの 登 録 画 面 の 設 定 項 目 番 号 パーツ 説 明 1 (メール 転 送 設 定 あり) 宛 先 のユーザーが 電 話 メモの 転 送 先 を 設 定 している 場 合 だけに 表 示 されます 1.9.5 電 話 メモの 転 送 先 を 設 定 する 2 時 刻 電 話 を 受 けた 時 刻 を 入 力 します 3 依 頼 主 電 話 をかけてきた 相 手 の 名 前 を 入 力 します 4 用 件 電 話 の 内 容 を 選 択 します 折 返 しの 電 話 が 必 要 な 場 合 は 連 絡 先 の 電 話 番 号 を 入 力 します 5 伝 言 宛 先 のユーザーへの 伝 言 を 入 力 します 1.9.3 電 話 メモを 削 除 する 電 話 メモを 削 除 します 自 分 宛 の 電 話 メモと 受 信 者 が 未 確 認 の 電 話 メモのみ 削 除 できます 削 除 した 電 話 メモは 元 に 戻 せません 1. 電 話 メモ 画 面 で 自 分 の 名 前 の [ 一 覧 ] をクリックします 2. 削 除 する 電 話 メモを 選 択 して [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします 130

1.9.4 電 話 メモを 検 索 する キーワードで 電 話 メモを 利 用 しているユーザーや 電 話 メモの 履 歴 を 検 索 します 検 索 キーワードは 大 文 字 と 小 文 字 が 区 別 されます ユーザーを 検 索 する 電 話 メモを 利 用 しているユーザーを 検 索 します 電 話 メモの 宛 先 を 素 早 く 見 つけることができます [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 1. 電 話 メモ 画 面 で 目 的 のユーザーが 所 属 する 組 織 を 選 択 します 2. 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [ 電 話 メモ 検 索 ] をクリックします 次 のいずれかの 項 目 にキーワードを 含 むユーザーを 検 索 します ユーザーの 名 前 英 語 名 ログイン 名 よみ メールアドレス 役 職 3. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 する 場 合 は キーワードを 入 力 し 直 し [ 検 索 する] をクリックしま す 電 話 メモの 履 歴 を 検 索 する 指 定 したユーザーが 過 去 に 受 信 した 電 話 メモを 検 索 します [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 1. 電 話 メモ 画 面 で 目 的 のユーザーの [ 一 覧 ] をクリックします 2. 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [ 電 話 メモ 履 歴 検 索 ] をクリックしま す 131

3. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 が 必 要 な 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 する] をクリックしま す 1.9.5 電 話 メモの 転 送 先 を 設 定 する 自 分 宛 の 電 話 メモが 登 録 された 時 に メールで 確 認 できるように 設 定 します 電 話 メモを 転 送 するには システム 管 理 者 がシステムメールアカウントを 設 定 しておく 必 要 があります 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ 電 話 メモ] > [メール 転 送 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. メール 転 送 の 設 定 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします メール 転 送 の 設 定 画 面 の 設 定 項 目 番 号 パーツ 説 明 1 電 話 メモの 転 送 電 話 メモを 転 送 する 場 合 に 選 択 します 2 電 話 メモを 受 け 取 るメールアドレス 電 話 メモを 受 信 するメールアドレスを 選 択 します 自 分 のユーザー 情 報 に 登 録 したメールアドレス 以 外 に 電 話 メモを 転 送 する 場 合 は 指 定 メールアド レス を 選 択 し 転 送 先 を 入 力 します カンマ(,)で 区 切 って 複 数 のメールアドレスを 設 定 することも できます 転 送 されるメールの 例 標 題 : 電 話 メモ: いとう 貿 易 赤 坂 さんからの 用 件 です 差 出 人 : no-reply@sample.cybozu.com 日 時 : 2013 年 09 月 06 日 ( 金 ) 16:13 To : fujii-r@sample.cybozu.com 時 刻 :2013 年 09 月 06 日 ( 金 ) 16:00 いとう 貿 易 赤 坂 さんからの 用 件 です 伝 言 を 残 します 伝 言 : 打 ち 合 わせ 時 間 の 変 更 について 了 解 しました とのことです 電 話 メモ 発 信 者 : 高 橋 健 太 132

1.10 タイムカード 1.10.1 画 面 の 見 かた タイムカードの 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します タイムカード 画 面 ユーザーごとに 1か 月 の 勤 務 状 況 が 表 示 されます 時 刻 は 個 人 設 定 の 日 付 と 時 刻 の 形 式 の 設 定 で 選 択 している 時 刻 の 形 式 で 表 示 されます 3.4.3 日 時 の 表 示 形 式 を 設 定 する パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 タイムカードの 年 月 度 先 頭 の 日 付 は システム 管 理 者 が 設 定 します 2 CSVファイルへ 書 き 出 す タイムカードをCSVファイルに 書 き 出 します 3 印 刷 用 画 面 タイムカードが 印 刷 用 画 面 で 表 示 されます 4 IPアドレスを 表 示 タイムカードに 時 刻 が 記 録 されたときの ユーザーのアクセス 元 のIPアドレスを 表 示 します 5 前 月 のタイムカードが 表 示 されます 今 月 のタイムカードが 表 示 されます 翌 月 のタイムカードが 表 示 されます 6 1 備 考 を 入 力 したり 記 録 した 時 刻 を 変 更 したりできます 7 勤 務 時 刻 ユーザーの 勤 務 時 刻 です 8 時 刻 を 記 録 するボタン 1 出 社 退 社 外 出 復 帰 の 時 刻 を 記 録 します 1 :システム 管 理 者 の 設 定 によっては 表 示 されない 場 合 があります 1.10.2 勤 務 時 間 を 記 録 する システム 管 理 者 がタイムカードの 自 動 打 刻 機 能 を 有 効 にしている 場 合 出 社 時 刻 と 退 社 時 刻 が 自 動 的 に 記 録 されます 出 社 時 刻 : その 日 に 初 めてガルーンにログインした 時 刻 退 社 時 刻 : その 日 の 最 後 にガルーンにアクセスした 時 刻 外 出 時 刻 と 復 帰 時 刻 は 自 動 的 に 記 録 されません システム 管 理 者 がタイムカードの 自 動 打 刻 機 能 を 無 効 にしている 場 合 または 外 出 や 復 帰 の 時 刻 を 打 刻 する 場 合 は ユーザーが 手 動 で 打 刻 します タイムカード 画 面 を 開 き 時 刻 を 記 録 するボタンをクリックします 133

ケータイやKUNAIからのアクセスでは タイムカードに 時 刻 は 打 刻 されません 1.10.3 タイムカードを 印 刷 する タイムカードを1か 月 単 位 で 印 刷 します 印 刷 は 常 に 白 黒 になります 時 刻 を 登 録 するためのボタンは 印 刷 されません 1. タイムカード 画 面 で [ 印 刷 用 画 面 ] をクリックします 2. [ 印 刷 する] をクリックします ユーザーのタイムゾーンは 印 刷 用 画 面 の 下 部 に 表 示 されます 必 要 に 応 じて 次 の 項 目 を 変 更 します 文 字 サイズ IPアドレスを 表 示 するかどうか タイムカードを 打 刻 したパソコンのIPアドレスが 各 時 刻 に 併 記 されます 3. タイムカードを 印 刷 します 1.10.4 タイムカードの 記 録 を 修 正 する タイムカード 画 面 で 備 考 および 修 正 欄 のアイコンをクリックし タイムカードに 打 刻 された 時 刻 を 変 更 します 時 刻 を 変 更 した 理 由 などを 備 考 欄 に 記 入 できます システム 管 理 者 の 設 定 によって 時 刻 の 修 正 が 許 可 されていない 場 合 があります 134

1.10.5 タイムカードのデータをCSVファイルに 書 き 出 す 指 定 した 期 間 のタイムカードデータをCSVファイルに 書 き 出 します 書 き 出 したデータは Excelなどで 編 集 できます 1. タイムカード 画 面 で [CSVファイルへ 書 き 出 す] をクリックします 2. [ 書 き 出 す] をクリックします 必 要 に 応 じて 次 の 項 目 を 変 更 します 書 き 出 す 期 間 文 字 コード 先 頭 行 に 項 目 名 を 書 き 出 すかどうか 3. CSVファイルを 保 存 します 個 人 設 定 画 面 の [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [タイムカード] > [タイムカードの 書 き 出 し] でも タイムカードをCSVファイルに 書 き 出 せます 135

1.11 ToDoリスト 1.11.1 画 面 の 見 かた ToDoリストの 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します ToDoリスト( 個 人 ToDo) 画 面 ToDoの 一 覧 が 表 示 されます ToDoを 追 加 したり 削 除 したりします ToDoには 次 の3 種 類 があります 青 字 : 締 切 日 前 のToDoと 締 切 日 を 設 定 していない ToDo 青 太 字 : 締 切 日 当 日 のToDo 赤 太 字 : 締 切 日 を 過 ぎたToDo パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ToDoを 追 加 する ToDoを 追 加 します 2 カテゴリを 設 定 する カテゴリーを 追 加 したり カテゴリーの 表 示 順 を 変 更 したりします 3 個 人 ToDo ToDoリストに 追 加 した ToDoが 表 示 されます 共 有 ToDo 参 加 しているスペースで 自 分 に 割 り 当 てられているToDoが 表 示 されます 4 未 処 理 未 完 了 のToDoが 表 示 されます 完 了 完 了 済 みのToDoが 表 示 されます 5 追 加 されたカテゴリー 選 択 したカテゴリーにToDoを 保 存 します 6 完 了 する チェックボックスが 選 択 されているToDoを 完 了 にします 7 ToDo 名 クリックすると 次 の 画 面 が 表 示 されます 個 人 ToDo: ToDoリストの 詳 細 画 面 ToDoリストの 詳 細 画 面 共 有 ToDo: ToDoの 詳 細 画 面 ToDoの 詳 細 画 面 共 有 ToDoについては 次 のページを 参 照 してください 1.2.13 共 有 ToDoを 追 加 する 8 〆 切 日 ToDoの 締 切 日 です 9 重 要 ToDoの 重 要 度 が 星 で 表 示 されます 未 完 了 のToDoや 遅 延 しているToDoのタイトルを スケジュール 画 面 に 表 示 できます 詳 細 は 次 のページを 確 認 してください 1.4.3 スケジュール 画 面 のアイコンとリンク 136

ToDoリストの 詳 細 画 面 ToDoの 内 容 を 編 集 したり ToDoを 完 了 したりします パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 完 了 する ToDoを 完 了 にします 2 変 更 する 未 処 理 のToDoの 内 容 を 編 集 します 完 了 したToDoは このリンクは 無 効 です 3 削 除 する ToDoを 削 除 します 1.11.2 ToDoを 追 加 する ToDoを 追 加 します ToDoリスト のToDoとスペースの 共 有 ToDoは 次 の 点 が 異 なります ToDoリスト のToDo 個 人 のタスクを 管 理 します ほかのユーザーとは 共 有 できません 登 録 したユーザーだけがToDoを 閲 覧 できます スペースの 共 有 ToDo ToDoに 担 当 者 を 割 り 当 て スペースのメンバー 間 で 作 業 の 進 捗 状 況 を 共 有 できます ToDoの 担 当 者 に 複 数 のユーザーを 割 り 当 てられます ToDoを 追 加 したあとでも 担 当 者 を 変 更 できます スペースのディスカッションと 関 連 付 けてToDoを 追 加 します 1. アプリケーションメニューで [ToDoリスト] をクリックします 2. ToDoリスト( 個 人 ToDo) 画 面 の 未 処 理 ToDo 一 覧 で ToDoを 追 加 するカ テゴリーを 選 択 し [ToDoを 追 加 する] をクリックします 3. ToDoの 追 加 画 面 で ToDo 名 や 締 切 日 などを 設 定 します そのほかの 項 目 は 次 のページを 参 照 してください ToDoの 追 加 画 面 の 項 目 4. [ 追 加 する] をクリックします 5. 追 加 したToDoが ToDoリスト( 個 人 ToDo) 画 面 に 表 示 されることを 確 認 し ます ToDoの 追 加 画 面 の 項 目 137

番 号 パーツ 説 明 1 カテゴリ 手 順 2で 選 択 したカテゴリーが 表 示 されます 2 〆 切 日 締 切 日 を 設 定 する 場 合 は 〆 切 なし の 選 択 を 外 し 日 付 を 選 択 します 3 重 要 度 ToDoの 重 要 度 を 設 定 します 星 の 数 が 多 いほど 重 要 度 は 高 くなります ToDoリスト( 共 有 ToDo) 画 面 では 共 有 ToDoの 追 加 削 除 および 完 了 の 取 り 消 しができません 共 有 ToDoの 操 作 は 次 のページを 参 照 してください 1.2.13 共 有 ToDoを 追 加 する 1.11.3 ToDoを 完 了 する ToDoリストの 詳 細 画 面 で [ 完 了 する] をクリックし ToDoを 完 了 します 完 了 したToDoは 完 了 ToDo 一 覧 に 移 動 します 複 数 のToDoをまとめて 完 了 するには ToDoリスト(ToDo 一 覧 ) 画 面 で 完 了 するToDoを 選 択 し [ 完 了 する] をクリックします ToDoの 完 了 を 取 り 消 す ToDoリスト( 個 人 ToDo) 画 面 で [ 完 了 ] をクリックすると 完 了 したToDoの 一 覧 が 表 示 されます ToDoの 完 了 を 取 り 消 す 場 合 は ToDoを 選 択 し 完 了 ToDoの 詳 細 画 面 で [ 完 了 を 取 り 消 す] をクリックします 完 了 を 取 り 消 したToDoは 未 処 理 のToDoになります 138

1.11.4 ToDoを 変 更 する ToDoリストの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックし ToDoを 変 更 します 変 更 できるToDoは 未 処 理 のToDoだけです 1.11.5 ToDoを 削 除 する ToDoを 削 除 します ToDoを 個 別 に 削 除 する 方 法 と 完 了 したToDo を 一 括 で 削 除 する 方 法 があります 削 除 したToDoは 元 に 戻 せません ToDoを 個 別 に 削 除 する 1. ToDoリストの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします 完 了 したToDoを 一 括 で 削 除 する 1. ToDoリスト( 個 人 ToDo) 画 面 で [ 完 了 ] をクリックします 2. [ 全 完 了 ToDoを 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします 1.11.6 カテゴリーを 設 定 する カテゴリーを 設 定 すると ToDoリストを 整 理 できます また カテゴリーは 表 示 順 を 変 更 できます カテゴリーは ToDoリスト( 個 人 ToDo) 画 面 または 個 人 設 定 から 設 定 できます 139

ToDoリスト( 個 人 ToDo) 画 面 で 設 定 する 1. ToDoリスト( 個 人 ToDo) 画 面 で [カテゴリを 設 定 する] をクリックしま す 2. カテゴリの 設 定 画 面 で カテゴリーを 設 定 し [ 設 定 する] をクリックしま す 1 行 につき1つのカテゴリーを 入 力 します カテゴリーの 表 示 順 を 変 更 する 場 合 は カテゴリーを 並 び 替 えます 個 人 設 定 で 設 定 する 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ToDoリスト] > [カテゴリの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. カテゴリの 設 定 画 面 で カテゴリーを 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします 1 行 につき1つのカテゴリーを 入 力 します カテゴリーの 表 示 順 を 変 更 する 場 合 は カテゴリーを 並 び 替 えます 140

1.12 アドレス 帳 1.12.1 画 面 の 見 かた アドレス 帳 の 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します アドレス 帳 画 面 アドレスの 一 覧 が 表 示 されます アドレスはブックごとに 表 示 されます 各 ブックのアドレス 一 覧 に 表 示 される 項 目 は 個 人 設 定 で 変 更 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 アドレスを 登 録 する アドレスを 登 録 します 2 Myアドレスグループ Myアドレスグループに 登 録 したアドレスが 表 示 されます 1.12.7 Myアドレスグループを 設 定 する 3 ユーザー 名 簿 ガルーンのユーザーが 表 示 されます ユーザー 名 簿 画 面 4 個 人 アドレス 帳 個 人 で 使 用 するアドレス 帳 です 5 共 有 アドレス 帳 ほかのユーザーと 共 有 するアドレス 帳 です システム 管 理 者 によって 作 成 されます 6 アドレス 帳 検 索 キーワードや 設 定 した 検 索 条 件 でアドレスを 検 索 します 詳 細 検 索 キーワードの 大 文 字 と 小 文 字 を 区 別 するかどうかを 選 択 して アドレスを 検 索 します 7 アドレスを 絞 り 込 むためのリンク 個 人 名 (よみ) の 先 頭 の 文 字 でアドレスを 絞 り 込 みます 8 削 除 する 選 択 したアドレスを 削 除 します ユーザー 名 簿 画 面 ガルーンに 登 録 されたユーザーの 一 覧 が 表 示 されます 141

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ユーザー 選 択 ユーザー 情 報 を 閲 覧 する 組 織 またはユーザーを 選 択 します 2.2.2 組 織 カテゴリー またはフォルダーを 選 択 する 2 ユーザー 名 簿 検 索 キーワードを 入 力 して ユーザーを 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してユーザーを 検 索 します 3 在 席 情 報 ユーザーの 在 席 情 報 が 表 示 されます 4 ユーザー 名 ユーザーの 詳 細 画 面 が 表 示 されます Myアドレスグループ 画 面 Myアドレスグループとは ユーザー 名 簿 個 人 アドレス 帳 および 共 有 アドレス 帳 から 自 分 がよく 使 用 するアドレスをグループにまとめられる 機 能 です Myアドレスグループ 画 面 には Myアドレスグループと そのグループで 参 照 しているアドレスが 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 Myアドレスグループを 追 加 する Myアドレスグループを 追 加 します 1.12.7 Myアドレスグループを 設 定 する 2 Myアドレスグループを 順 番 変 更 する Myアドレスグループ 画 面 での Myアドレスグループの 表 示 順 を 変 更 します 3 詳 細 Myアドレスグループの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 4 Myアドレスグループ 内 のアドレスを 変 更 する Myアドレスグループ 内 のアドレスを 追 加 したり 削 除 したりします 5 メモ 欄 Myアドレスグループのメモが 表 示 されます 6 Myアドレスグループ 追 加 したMyアドレスグループです アドレスの 詳 細 画 面 142

アドレス 情 報 を 編 集 します パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する アドレスを 編 集 します 2 再 利 用 する アドレスを 再 利 用 して 別 のアドレスを 登 録 します 3 削 除 する アドレスを 削 除 します 4 他 のブックにコピーする アドレスのコピーを 他 のブックに 登 録 します 共 有 アドレス 帳 のアドレスは 個 人 アドレス 帳 にコピー できません 5 関 連 するレポートを 表 示 する アドレスに 関 連 付 けられたレポートが 表 示 されます 6 会 社 情 報 を 表 示 する インターネットで 会 社 情 報 を 検 索 したり 検 索 した 情 報 をアドレス 帳 に 取 り 込 んだりします 1.12.2 アドレスを 登 録 する 個 人 アドレス 帳 または 共 有 アドレス 帳 にアドレスを 登 録 します 1. アプリケーションメニューで [アドレス 帳 ] をクリックします 2. アドレス 帳 画 面 で アドレスを 登 録 するブックを 選 択 し [アドレス 帳 を 登 録 する] をクリックします 3. アドレスの 登 録 画 面 で 必 要 な 項 目 を 入 力 します 入 力 項 目 は 管 理 者 の 設 定 によって 異 なります アドレスの 登 録 画 面 の 項 目 4. [ 登 録 する] をクリックします 5. 登 録 したアドレスの 詳 細 画 面 が 表 示 されることを 確 認 します アドレスの 登 録 画 面 の 項 目 143

番 号 パーツ 説 明 1 個 人 名 (よみ) 空 欄 の 場 合 個 人 名 を 入 力 すると 個 人 名 (よみ) 欄 に 自 動 的 によみ 仮 名 が 入 力 されます ただし 個 人 名 にカタカナ 数 字 または 全 角 の 英 字 を 入 力 した 場 合 は よみ 仮 名 は 入 力 されません 2 会 社 情 報 を 表 示 する 1 インターネットで 会 社 情 報 を 検 索 したり 検 索 した 情 報 をアドレス 帳 に 取 り 込 んだりします 3 郵 便 番 号 検 索 1 インターネットで 郵 便 番 号 から 住 所 を 検 索 したり 検 索 した 情 報 を 取 り 込 んだりします 4 地 図 検 索 1 インターネットで 地 図 を 検 索 したり 検 索 した 情 報 を 取 り 込 んだりします 取 り 込 んだ 地 図 を 削 除 する 場 合 は [クリアする] をクリックします 5 路 線 検 索 1 インターネットで 路 線 を 検 索 したり 検 索 した 情 報 を 取 り 込 んだりします 1 :ネット 連 携 サービスを 使 用 して 日 本 国 内 の 情 報 のみ 検 索 できます 個 人 名 (よみ) の 自 動 入 力 個 人 名 (よみ) 欄 が 空 欄 の 場 合 個 人 名 を 入 力 すると 個 人 名 (よみ) 欄 に 自 動 的 によみ 仮 名 が 入 力 されます ただし 個 人 名 にカタカナ または 数 字 を 入 力 した 場 合 は よみ 仮 名 は 入 力 されません アドレスを 再 利 用 して 登 録 する アドレスを 再 利 用 して 新 しくアドレスを 登 録 します 144

個 人 アドレス 帳 と 共 有 アドレス 帳 のアドレスを 再 利 用 できます アドレスの 詳 細 画 面 で [ 再 利 用 する] をクリックし アドレスを 登 録 します 1.12.3 アドレスをほかのブックにコピーする 既 存 のアドレスをコピーし ほかのブックに 登 録 します アドレスの 詳 細 画 面 で [ 他 のブックにコピーする] をクリックし アドレスをコピーします 共 有 アドレス 帳 のアドレスは 個 人 アドレス 帳 にコピーできません 1.12.4 アドレスを 変 更 する アドレス 帳 に 登 録 したアドレスを 変 更 します 1. アドレスの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 2. 必 要 な 項 目 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします アドレスの 登 録 画 面 の 項 目 変 更 を 中 止 する 場 合 は [キャンセルする] をクリックします 登 録 した 画 像 を 削 除 する 場 合 は 削 除 する のチェックボックスを 選 択 し [ 変 更 する] をクリックします 145

1.12.5 アドレスを 削 除 する 個 人 アドレス 帳 と 共 有 アドレス 帳 のアドレスを 削 除 します 削 除 したアドレスは 元 に 戻 せません 1. アドレスの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします Myアドレスグループで 参 照 しているアドレスを 削 除 すると Myアドレスグループのアドレス 一 覧 からも 削 除 されます 1.12.6 アドレスに 関 連 するレポートを 閲 覧 する 共 有 アドレス 帳 のアドレスには マルチレポートで 作 成 したレポートが 関 連 付 けられている 場 合 があります レポートが 関 連 付 けられたアドレスの 詳 細 画 面 には [ 関 連 するレポートを 表 示 する] が 表 示 されます クリックすると レポートの 一 覧 が 表 示 されます 1.12.7 Myアドレスグループを 設 定 する Myアドレスグループは ユーザー 名 簿 個 人 アドレス 帳 および 共 有 アドレス 帳 から 自 分 がよく 使 用 するアドレスをグループにまとめられる 機 能 です 例 えば メールを 送 信 する 時 にMyアドレスグループを 選 択 すると グループに 含 まれるユーザーをメールの 宛 先 として 一 括 で 設 定 できます Myアドレスグループは 作 成 したユーザーだけが 利 用 できます 146

1. アドレス 帳 画 面 で [Myアドレスグループ] を 選 択 し [Myアドレスグルー プを 追 加 する] をクリックします 2. Myアドレスグループ 名 とメモを 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします 3. 追 加 した Myアドレスグループが Myアドレスグループ 一 覧 に 表 示 される ことを 確 認 します Myアドレスグループのアドレスを 設 定 する 作 成 したMyアドレスグループにアドレスを 追 加 または 削 除 します 追 加 するアドレスは ユーザー 名 簿 個 人 アドレス 帳 または 共 有 アドレス 帳 から 選 択 します 1. Myアドレスグループ 画 面 で Myアドレスグループを 選 択 し [Myアドレス グループ 内 のアドレスを 変 更 する] をクリックします 2. アドレスを 追 加 または 削 除 し [ 変 更 する] をクリックします a):[ユーザー 名 簿 から 選 択 する] をクリックすると 別 画 面 でユーザー 名 簿 が 表 示 され ユーザーを 選 択 できます ユーザーを 選 択 する b):ドロップダウンリストでアドレス 帳 を 絞 り 込 み アドレスを 検 索 できます 3. Myアドレスグループ 画 面 で アドレスが 設 定 されていることを 確 認 しま す Myアドレスグループの 画 面 では アドレス 情 報 を 変 更 できません アドレス 情 報 は アドレス 帳 やユーザー 名 簿 で 変 更 します Myアドレスグループを 削 除 する Myアドレスグループを 削 除 します Myアドレスグループを 削 除 しても アドレス 帳 とユーザー 名 簿 に 登 録 されているアドレスは 削 除 されません 削 除 したMyアドレスグループは 元 に 戻 せません 147

1. Myアドレスグループ 画 面 で Myアドレスグループを 選 択 し [ 詳 細 ] をク リックします 2. Myアドレスグループの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします 1.12.8 一 覧 に 表 示 する 項 目 を 設 定 する ブックごとに 一 覧 に 表 示 する 項 目 を 変 更 できます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [アドレス 帳 ] > [ 表 示 する 項 目 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 表 示 する 項 目 を 設 定 するユーザー 名 簿 またはブックを 選 択 します 4. アドレスの 一 覧 に 表 示 する 項 目 を 選 択 し [ 設 定 する] をクリックします 5. アドレス 帳 画 面 で 選 択 した 項 目 が 表 示 されていることを 確 認 します 1.12.9 アドレスを 検 索 する キーワードで アドレス またはユーザーを 検 索 できます [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 できます 1. アドレス 帳 画 面 で アドレスを 検 索 するブック またはユーザー 名 簿 を 選 択 し [アドレス 帳 検 索 ] をクリックします ユーザー 名 簿 を 検 索 する 場 合 は [アドレス 帳 検 索 ] が [ユーザー 名 簿 検 索 ] になります 2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 する 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 する] をクリックします 148

1.12.10 アドレスを 絞 り 込 む 個 人 アドレス 帳 と 共 有 アドレス 帳 では 個 人 名 (よみ) の 先 頭 の 文 字 で アドレスを 絞 り 込 めます 五 十 音 かアルファベットをクリックすると 選 択 した 文 字 から 始 まるアドレスの 一 覧 が 表 示 されます 日 本 語 : 全 角 半 角 ひらがな カタカナ 濁 音 ( 例 :が) および 半 濁 音 ( 例 :パ)は 区 別 されません 英 語 : 全 角 半 角 大 文 字 および 小 文 字 は 区 別 されません 個 人 名 (よみ) が 設 定 されていないか 個 人 名 (よみ) を 使 用 しない 設 定 の 場 合 アドレスを 絞 り 込 めません 1.12.11 CSVファイルで 個 人 アドレス 帳 のデータを 管 理 する 個 人 アドレス 帳 のデータをCSVファイルで 読 み 込 んだり 書 き 出 したりします データを 読 み 込 む 個 人 アドレス 帳 のデータをCSVファイルから 読 み 込 みます データを 一 括 で 更 新 するときに 便 利 です 1. 次 のページを 参 照 し データを 読 み 込 むためのCSVファイルを 作 成 します 管 理 者 ガイド:アドレス 帳 2. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 3. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [アドレス 帳 ] > [ 個 人 アドレスの 読 み 込 み] の 順 にクリックします 4. 個 人 アドレス 帳 の 読 み 込 み- Step 1/2 画 面 で CSVファイルを 選 択 し [ 次 へ>>] をクリックします CSVファイルの 先 頭 行 に 項 目 名 が 入 っている 場 合 先 頭 行 をスキップする で はい を 選 択 します 5. 個 人 アドレス 帳 の 読 み 込 み- Step 2/2 画 面 で [ 読 み 込 む] をクリックします データを 書 き 出 す 個 人 アドレス 帳 のデータをCSVファイルに 書 き 出 します データをバックアップするときやシステムを 移 行 するときに 便 利 です 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [アドレス 帳 ] > [ 個 人 アドレスの 書 き 出 し] の 順 にクリックします 3. 個 人 アドレス 帳 の 書 き 出 し 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 書 き 出 す] をクリックします CSVファイルの 先 頭 行 に 項 目 名 を 入 れる 場 合 先 頭 行 に 項 目 名 を 書 き 出 す で はい を 選 択 します 149

4. ファイルを 保 存 します 150

1.13 メール 1.13.1 画 面 の 見 かた(プレビューを 表 示 している 場 合 ) メール 画 面 でプレビューを 表 示 している 場 合 の 画 面 の 見 かたを 説 明 します プレビューを 表 示 すると メール 画 面 でメールの 一 覧 と 詳 細 の 両 方 を 確 認 できます プレビューを 表 示 していない 画 面 からプレビューを 表 示 する 画 面 に 切 り 替 えるには [オプション] > [プレビューを 表 示 する] をクリックすると プレビューを 表 示 する 画 面 に 切 り 替 えられます システム 管 理 者 の 設 定 によっては プレビューを 表 示 できない 場 合 があります プレビューを 表 示 していない 場 合 の 画 面 の 見 かたは 次 のページを 参 照 してください 1.13.2 画 面 の 見 かた(プレビューを 表 示 していない 場 合 ) メール 画 面 メールの 一 覧 と 詳 細 が 表 示 されます 未 読 のメールは 黄 色 の 背 景 色 で 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 メールアカウント 現 在 選 択 しているメールアカウントです 複 数 のアカウントを 作 成 している 場 合 に 使 用 するアカウント を 選 択 できます 2 作 成 メールを 作 成 して 送 信 します 返 信 全 員 に 返 信 転 送 削 除 移 動 ステータス 宛 先 欄 の To: に 表 示 されている 宛 先 に 返 信 します 宛 先 欄 の To: と Cc: に 表 示 されている すべての 宛 先 に 返 信 します メールをほかの 宛 先 に 転 送 します メールを 削 除 します 選 択 したメールを 指 定 するフォルダーへ 移 動 します 選 択 したメールのステータスを 設 定 します 3 印 刷 用 画 面 :メールを 印 刷 するための 画 面 を 表 示 します 振 り 分 ける:メールの 振 り 分 け 条 件 を 設 定 します ソースの 表 示 :メールのヘッダー 情 報 や 本 文 の 情 報 をテキストファイルで 表 示 します ファイルに 出 力 する:メールをテキストファイルに 出 力 します 文 字 コード: 受 信 したメールの 文 字 コードを タイトルと 本 文 でそれぞれ 設 定 します 151

テキスト 形 式 で 表 示 する:HTMLメールを 表 示 している 場 合 にのみ 表 示 されるオプションです HTML メールをテキスト 形 式 で 表 示 します メッセージに 転 送 する:システム 管 理 者 がメッセージの 使 用 を 許 可 している 場 合 にのみ 表 示 されるオ プションです メールの 標 題 内 容 および 添 付 ファイルをコピーして 新 しいメッセージを 作 成 します 1 1.5.2 メッセージを 送 信 する 自 動 転 送 の 設 定 :メールを 自 動 転 送 する 条 件 や 転 送 先 を 設 定 します 1.13.27 自 動 転 送 を 設 定 する プレビューを 表 示 しない:プレビューを 表 示 しない 画 面 に 切 り 替 えます フォルダー 内 の 全 データを 削 除 する: 選 択 したフォルダー 内 のすべてのメールを 削 除 します 4 ソート 項 目 メールをソートします ソートの 基 準 は 次 の 中 から 選 択 できます 受 信 日 時 送 信 日 時 差 出 人 標 題 サイズ メールを 降 順 または 昇 順 にソートします メールのステータスで 閲 覧 するメールを 絞 り 込 みます メールの 一 覧 を 表 示 したり 隠 したりします 5 サーバーに 保 存 されている 全 アカウントとアカウントごとのメールデータのサイズを 表 示 します シ ステム 管 理 者 が ユーザー1 人 あたりのメールを 保 存 できる 総 サイズを 設 定 している 場 合 は ディス クの 使 用 状 況 も 表 示 されます 6 メール 検 索 キーワードを 入 力 して メールを 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してメールを 検 索 します 7 メールアドレスをアドレス 帳 に 登 録 します 8 宛 先 欄 宛 先 の 人 数 と 宛 先 の 詳 細 が 表 示 されます 隠 れている 宛 先 を 表 示 するには [( 宛 先 をすべて 表 示 する)] をクリックします [( 宛 先 を 隠 す)] をクリックすると To: に 設 定 された1 件 目 の 宛 先 だけが 表 示 されます 9 添 付 ファイル 添 付 ファイルをダウンロードします 10 受 信 選 択 しているメールアカウントに 送 信 されたメールを 受 信 します 数 字 は メールサーバーに 残 っている 未 読 メールの 件 数 です 一 括 受 信 をクリックすると [ 一 括 受 信 ] が 表 示 されます すべてのメールアカウントに 送 信 されたメールを 一 括 で 受 信 します 11 フォルダ フォルダを 追 加 する:フォルダーを 追 加 します フォルダを 順 番 変 更 する:サブフォルダーの 順 番 を 変 更 します フォルダの 詳 細 :フォルダーの 詳 細 を 表 示 します 12 ( 数 字 ) フォルダーにある 未 読 メールの 件 数 です 13 更 新 通 知 が 設 定 されているフォルダーです 14 ( 区 切 り 線 ) マウスカーソルをあわせると 区 切 り 線 の 位 置 を 変 更 できます 1 :HTML 形 式 のメールは テキストと 添 付 ファイルがコピーされます 添 付 ファイルはメッセージの 本 文 の 添 付 ファイルとしてコピーされます メールのショートカットキー プレビューを 表 示 している 場 合 は メール 画 面 で 次 のショートカットキーが 利 用 できます K : 前 のメールに 移 動 します J : 次 のメールに 移 動 します Tab :メールの 本 文 にカーソルのフォーカスを 移 動 します Shift + Tab :メールの 一 覧 にカーソルのフォーカスを 移 動 します :カーソルのフォーカスがメールの 本 文 に 当 たっている 場 合 は メールの 本 文 をスクロールします カーソルのフォーカスがメールの 一 覧 に 当 たっている 場 合 は 前 後 のメールに 移 動 します メールのアイコン 152

アイコン 説 明 1 件 の 宛 先 に 返 信 したメール すべての 宛 先 に 返 信 したメール 転 送 したメール ファイルが 添 付 されているメール 1.13.2 画 面 の 見 かた(プレビューを 表 示 していない 場 合 ) メール 画 面 でプレビューを 表 示 していない 場 合 の 画 面 の 見 かたを 説 明 します プレビューを 表 示 していない 場 合 メール 画 面 にはメールのタイトルや 差 出 人 などの 一 覧 だけが 表 示 されます メールの 標 題 をクリックすると メールの 詳 細 画 面 でメールの 本 文 を 確 認 できます プレビューを 表 示 している 画 面 からプレビューを 表 示 しない 画 面 に 切 り 替 えるには > [プレビューを 表 示 しない] をクリックします プレビューを 表 示 している 場 合 の 画 面 の 見 かたは 次 のページを 参 照 してください 1.13.1 画 面 の 見 かた(プレビューを 表 示 している 場 合 ) メール 画 面 メールの 一 覧 が 表 示 されます メールを 追 加 したり 削 除 したりします 未 読 のメールは 黄 色 の 背 景 色 で 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 受 信 選 択 しているメールアカウントに 送 信 されたメールを 受 信 します 数 字 は メールサーバーに 残 っている 未 読 メールの 件 数 です 一 括 受 信 をクリックすると [ 一 括 受 信 ] が 表 示 されます すべてのメールアカウントに 送 信 されたメールを 一 括 で 受 信 します 2 メールを 送 る メールを 作 成 して 送 信 します 3 メールアカウント 現 在 選 択 しているメールアカウントです 複 数 のアカウントを 作 成 している 場 合 に 使 用 するアカウント を 選 択 できます 4 フォルダ フォルダを 追 加 する:フォルダーを 追 加 します フォルダを 順 番 変 更 する:サブフォルダーの 順 番 を 変 更 します フォルダの 詳 細 :フォルダーの 詳 細 を 表 示 します 5 オプション 自 動 転 送 の 設 定 :メールを 自 動 転 送 する 条 件 や 転 送 先 を 設 定 します 1.13.27 自 動 転 送 を 設 定 する プレビューを 表 示 する:プレビューを 表 示 する 画 面 に 切 り 替 えます 153

フォルダ 内 の 全 データを 削 除 する: 選 択 したフォルダー 内 のすべてのメールを 削 除 します 6 メール 検 索 キーワードを 入 力 して メールを 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してメールを 検 索 します 7 メールサイズの 使 用 状 況 選 択 しているメールアカウントのメールデータのサイズです サーバーに 保 存 されている 全 アカウントとアカウントごとのメールデータのサイズを 表 示 します シ ステム 管 理 者 が ユーザー1 人 あたりのメールを 保 存 できる 総 サイズを 設 定 している 場 合 は ディス クの 使 用 状 況 も 表 示 されます 8 メモ 欄 フォルダーのメモです 9 絞 り 込 み メールのステータスで 閲 覧 するメールを 絞 り 込 みます 10 開 封 確 認 メールの 受 信 者 がメールを 開 封 し 内 容 を 確 認 したことを 送 信 者 に 伝 えるメールです 11 ( 数 字 ) フォルダーにある 未 読 メールの 件 数 です 12 更 新 通 知 が 設 定 されているフォルダーです 13 メールの 本 文 の 一 部 を 表 示 したり 隠 したりします [ 続 きを 読 む] をクリックすると メールの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 14 削 除 する 選 択 したメールを 削 除 します 既 読 にする 移 動 する ステータスを 変 更 選 択 したメールを 既 読 にします 選 択 したメールを 指 定 するフォルダーへ 移 動 します 選 択 したメールのステータスを 指 定 するステータスに 変 更 します 15 メールのタイトル メールの 詳 細 画 面 を 表 示 します 16 差 出 人 差 出 人 に 対 するメールの 送 受 信 の 履 歴 を 表 示 します メールのアイコン アイコン 説 明 通 常 のメール すべての 宛 先 に 返 信 したメール 1 件 の 宛 先 に 返 信 したメール 転 送 したメール ファイルが 添 付 されているメール メールの 詳 細 画 面 メールを 返 信 したり 転 送 したりします 画 面 に 表 示 されるアイコンは メールの 種 類 によって 異 なります このセクションでは 受 信 メールの メールの 詳 細 画 面 に 表 示 されるアイコンについて 説 明 します 154

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 返 信 する 宛 先 欄 の To: に 表 示 されている 宛 先 に 返 信 します 2 全 員 に 返 信 する 宛 先 欄 の To: と Cc: に 表 示 されている すべての 宛 先 に 返 信 します 3 転 送 する メールをほかの 宛 先 に 転 送 します 4 削 除 する メールを 削 除 します 5 印 刷 用 画 面 メールを 印 刷 するための 画 面 を 表 示 します 6 オプション 振 り 分 ける:メールの 振 り 分 け 条 件 を 設 定 します ソースの 表 示 :メールのヘッダー 情 報 や 本 文 の 情 報 をテキストファイルで 表 示 します ファイルに 出 力 する:メールをテキストファイルに 出 力 します 文 字 コード: 受 信 したメールの 文 字 コードをタイトルと 本 文 で それぞれ 設 定 します テキスト 形 式 で 表 示 する:HTMLメールを 表 示 している 場 合 にのみ 表 示 されるオプションです HTMLメールをテキスト 形 式 で 表 示 します メッセージに 転 送 する:システム 管 理 者 がメッセージの 使 用 を 許 可 している 場 合 にのみ 表 示 されるオ プションです メールの 標 題 内 容 および 添 付 ファイルをコピーして 新 しいメッセージを 作 成 します 1 1.5.2 メッセージを 送 信 する 7 ( 参 照 / 登 録 ) メールアドレスをアドレス 帳 に 登 録 します 8 宛 先 欄 宛 先 の 人 数 と 宛 先 の 詳 細 が 表 示 されます 隠 れている 宛 先 を 表 示 するには [( 宛 先 をすべて 表 示 する)] をクリックします [( 宛 先 を 隠 す)] をクリックすると To: に 設 定 された1 件 目 の 宛 先 だけが 表 示 されます 9 画 像 を 表 示 する HTMLメールの 詳 細 画 面 で 表 示 されます クリックすると リンク 先 の 画 像 が 表 示 されます 1 :HTML 形 式 のメールは テキストと 添 付 ファイルがコピーされます 添 付 ファイルはメッセージの 本 文 の 添 付 ファイルとしてコピーされます 1.13.3 メールを 受 信 する メールを 受 信 する 方 法 を 説 明 します 1. アプリケーションメニューで [メール] をクリックします 155

2. メール 画 面 で [ 受 信 ] をクリックします 選 択 中 のアカウントのメールを 受 信 します すべてのアカウントのメールを 一 括 受 信 するには [ 受 信 ] の 右 の をクリックし [ 一 括 受 信 ] をクリックします システム 管 理 者 の 設 定 によって メールを 一 括 受 信 できない 場 合 が あります 3. 本 文 を 閲 覧 するメールの 標 題 をクリックします セキュリティのため HTMLメールの 画 像 は [ 画 像 を 表 示 する] をクリックするまで 表 示 されない 仕 様 になっています また システム 管 理 者 の 設 定 によっては HTMLメールの 画 像 を 表 示 できない 場 合 があります HTMLメールの 画 像 を 表 示 するには 画 像 が 保 存 されているサーバーにアクセスする 必 要 があります 安 全 なメールであることを 確 認 した 上 で 画 像 を 表 示 することを 推 奨 します 宛 先 の 表 示 宛 先 が2 件 以 上 あると 宛 先 欄 に 次 のアイコンとリンクが 表 示 されます [( 宛 先 をすべて 表 示 する)]: To: や Cc: に 設 定 されたすべての 宛 先 が 表 示 されます [( 宛 先 を 隠 す)]: To: に 設 定 された 先 頭 の 宛 先 だけが 表 示 されます To: や Cc: に 宛 先 が 設 定 されていない 場 合 は To: 欄 または Cc: 欄 は 表 示 されません 受 信 メールの 宛 先 に Bcc: 欄 は 表 示 されません 添 付 ファイルの 表 示 プレビューを 表 示 している 場 合 添 付 ファイルはメールの 本 文 の 上 下 に 表 示 されます プレビューを 表 示 していない 場 合 添 付 ファイルはメールの 本 文 の 下 にだけ 表 示 されます 添 付 ファイルの 削 除 156

メールの 本 文 で [ 添 付 ファイルを 削 除 する] をクリックします 複 数 のファイルが 添 付 されているメールでは すべての 添 付 ファイルが 削 除 されます 特 定 のファイルだけを 削 除 することはできません 添 付 ファイルを 削 除 したメールでは 次 の 操 作 ができません メールソースを 表 示 文 字 コードを 変 更 メールデータのUNIX mbox 形 式 またはeml 形 式 のファイルへの 出 力 外 部 通 知 を 受 信 した 場 合 システム 管 理 者 が 外 部 通 知 を 設 定 している 場 合 ガルーン 以 外 のシステムからの 通 知 がメールで 送 信 されます 外 部 通 知 を 受 信 すると メール 画 面 に 外 部 からの 通 知 をN 件 受 信 しました と 表 示 されます 受 信 した 外 部 通 知 の 詳 細 は 通 知 一 覧 または 最 新 情 報 ポートレットから 確 認 します 開 封 確 認 メールを 受 信 した 場 合 開 封 確 認 メールとは 受 信 者 がメールを 閲 覧 したかどうかを 送 信 者 が 確 認 できるメールです 開 封 確 認 メールを 受 信 すると メールの 差 出 人 欄 の 上 に 次 のメッセージが 表 示 される 場 合 があります [ 返 信 する] をクリックすると メールの 送 信 者 に メールを 閲 覧 したことを 知 らせるメールが 送 信 されます [ 返 信 する] または [ 返 信 しない] をクリックすると このメッセージは 表 示 されなくなります 1.13.4 メールを 受 信 できない 場 合 メールを 受 信 できない 場 合 次 の 原 因 が 考 えられます 受 信 メールサイズが 上 限 値 を 超 えている メールの 総 サイズが 上 限 値 を 超 えている 分 割 されたメールを 受 信 しようとしている 受 信 したメールがメールサーバーに 残 っている 各 原 因 の 詳 細 と 対 処 方 法 を 説 明 します 受 信 メールのサイズが 上 限 値 を 超 えている システム 管 理 者 が 受 信 メール1 通 あたりのメールサイズを 制 限 している 場 合 上 限 値 を 超 えるメールを 受 信 できません 上 限 を 超 えるメールを 受 信 しようとすると メール 画 面 の 上 部 に サイズの 制 限 により 受 信 できなかったメールがあります と 表 示 されます 次 のどちらかの 対 処 を 行 います 受 信 できなかったメールをメールサーバーから 削 除 する 上 記 の 画 面 で [ 受 信 できなかったメールの 一 覧 ] をクリックし 受 信 できなかったメールの 一 覧 画 面 で 削 除 するメールを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックします ほかのメールソフトで 受 信 する 157

メールの 総 サイズが 上 限 値 を 超 えている システム 管 理 者 が ユーザーが 保 存 できるメールの 総 サイズを 制 限 している 場 合 上 限 値 を 超 えると メールを 受 信 できません メールを 受 信 するには 不 要 なメールを 削 除 し 保 存 しているメールのサイズを 減 らします 分 割 されたメールを 受 信 しようとしている メールの 分 割 機 能 を 搭 載 したメールソフトで 分 割 送 信 されたメールは ガルーンでは 受 信 できません 分 割 されたメールを 受 信 すると 次 のメッセージが 表 示 されます このメールは メールを 分 割 して 送 受 信 する 機 能 を 搭 載 したメールソフトから 送 信 されています 本 アプリケーションは 分 割 機 能 によって 分 割 されたメールに 対 応 しておりません メールの 内 容 は ソースの 表 示 で 確 認 できます 次 のどちらかの 対 処 を 行 います メールの 詳 細 画 面 で [ソースの 表 示 ] をクリックして 分 割 されたメールの 内 容 を 確 認 する 分 割 されたメールを 受 信 できるメールソフトで 受 信 する 受 信 したメールがメールサーバーに 残 っている メールサーバーに 大 量 のメールが 残 っている 場 合 一 度 にすべてのメールを 受 信 できない 場 合 があります メールを 受 信 するには メールサーバーに 残 っているメールがなくなるまで メール 画 面 で [ 受 信 する] を 繰 り 返 しクリックします 1.13.5 既 読 のメールを 未 読 に 戻 す 既 読 のメールを 未 読 の 状 態 に 戻 します メールを 読 んだ 後 に 読 み 直 す 必 要 があるメールを 区 別 できます 1. アプリケーションメニューで [メール] をクリックします 2. メール 画 面 で 未 読 に 戻 すメールのチェックボックスを 選 択 し [ステータ ス] > [ 未 読 にする] をクリックします プレビューを 表 示 している 場 合 未 読 に 戻 すメールの 詳 細 を 表 示 した 状 態 で [ 未 読 にする] をクリックしても 該 当 するメールを 未 読 に 戻 せ ます [ 既 読 にする] をクリックすると 未 読 のメールを 既 読 にできます 158

既 読 のメールを 未 読 に 戻 しても メールの 受 信 通 知 は 未 読 に 戻 りません 開 封 確 認 メールの 場 合 最 初 にメールを 確 認 した 時 にだけ メールの 送 信 者 に 開 封 を 知 らせるメールが 送 信 されます 既 読 にしたメールを ガルーン 側 で 未 読 に 戻 していても KUNAIでは 既 読 メールとして 表 示 されます ケータイではメールの 既 読 と 未 読 を 切 り 替 えられません 未 読 のメールに 絞 り 込 む 未 読 のメールに 絞 り 込 んで 表 示 します プレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 で > [ 未 読 のみ] をクリックします プレビューを 表 示 していない 場 合 メール 画 面 で [ 絞 り 込 み] > [ 未 読 のみ] をクリックします 1.13.6 メールを 検 索 する キーワードで メールを 検 索 できます ただし 1 度 も 既 読 にしていないメールの 本 文 は 検 索 されません ここでは 全 文 検 索 を 使 用 していない 場 合 の 検 索 方 法 を 説 明 します 全 文 検 索 を 使 用 している 場 合 は 次 のページを 参 照 してください 2.2.7 全 文 検 索 を 使 う キーワードを 何 も 入 力 せずに 検 索 するか [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 159

1. メール 画 面 で 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し をクリックしま す 表 示 しているフォルダー 内 のメールを 検 索 します 次 のいずれかの 項 目 にキーワードを 含 むメールが 表 示 されます 標 題 本 文 差 出 人 To Cc Bcc 2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 する 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 ] をクリックします 次 の 条 件 で 検 索 結 果 を 絞 り 込 んだり 再 検 索 したりできます 検 索 メールアカウント: すべてのメールアカウントのフォルダーを 検 索 するかどうかを 選 択 します 検 索 フォルダ: フォルダーを 指 定 して 検 索 します サブフォルダ: サブフォルダーを 検 索 するかどうかを 選 択 します 検 索 期 間 : メールを 受 信 または 送 信 した 期 間 を 指 定 して 検 索 します 検 索 項 目 : 検 索 項 目 を 指 定 して 検 索 します 1.13.7 メールを 印 刷 する メールを1 通 ずつ 印 刷 します メールに 添 付 されているファイルは 印 刷 できません ファイル 名 だけが 印 刷 されます 下 書 きメールは 印 刷 できません 1. 印 刷 用 画 面 を 表 示 します プレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 で メールを 選 択 し > [ 印 刷 用 画 面 ] の 順 にクリッ クします プレビューを 表 示 していない 場 合 メールの 詳 細 画 面 で [ 印 刷 用 画 面 ] をクリックします 2. [ 印 刷 する] をクリックします 必 要 に 応 じて 文 字 サイズを 変 更 します 3. Webブラウザーの 印 刷 機 能 を 使 用 し メールを 印 刷 します 160

1.13.8 メールを 送 信 する 新 しいメールを 作 成 し 送 信 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては HTMLメールを 送 信 できない 場 合 があります 1. アプリケーションメニューで [メール] をクリックします 2. メール 画 面 で [ 作 成 ] または [メールを 送 る] をクリックします 3. メールの 作 成 画 面 で 宛 先 や 標 題 本 文 などを 設 定 し [ 送 信 する] をクリックします そのほかの 項 目 は 次 のページを 参 照 してください メールの 作 成 画 面 の 項 目 4. メールの 送 信 確 認 画 面 で [ 送 信 する] をクリックします 個 人 設 定 で 送 信 前 の 確 認 を 無 効 にしている 場 合 は この 画 面 は 表 示 されません 1.13.23 メールの 表 示 や 機 能 を 設 定 する メール 画 面 でプレビューを 使 用 しない 設 定 にし HTMLメールを 作 成 した 場 合 メールの 送 信 確 認 画 面 に [テキスト 表 示 ] が 表 示 さ れます クリックすると HTMLで 作 成 した 本 文 がテキストで 表 示 されます メールの 作 成 画 面 の 項 目 メール 画 面 でプレビューを 使 用 しているかどうかによって 画 面 に 表 示 されるパーツが 異 なります ここでは プレビューを 設 定 していない 画 面 を 例 に 説 明 します 161

番 号 パーツ 説 明 1 差 出 人 次 のすべての 条 件 を 満 たす 場 合 は 差 出 人 に 使 用 するアカウントを 選 択 できます 複 数 のメールアカウントを 使 用 している メール 画 面 でプレビューを 表 示 しない 設 定 にしている 2 To: Cc: クリックすると 宛 先 アドレスの 選 択 画 面 が 別 ウィンドウで 表 示 されます アドレス 帳 の 次 のデー タから 宛 先 を 検 索 できます Myアドレスグループ ユーザー 名 簿 個 人 アドレス 帳 Myグループ 共 有 アドレス 帳 3 宛 先 入 力 欄 文 字 を 入 力 すると 次 のデータの 中 から 先 頭 の 文 字 が 一 致 するユーザーの 表 示 名 またはメール アドレスが 候 補 として 表 示 されます 1 ユーザー 名 簿 個 人 アドレス 帳 アクセス 権 がある 共 有 アドレス 帳 過 去 に 送 信 したメールの 宛 先 不 正 なメールアドレスを 入 力 した 場 合 は 背 景 が 赤 色 で 表 示 されます 4 Bccを 追 加 クリックすると Bcc: 欄 が 表 示 されます Bcc: に 設 定 したメールアドレスは To: Cc: およ びほかの Bcc: の 送 信 先 に 表 示 されません 5 ファイルを 添 付 ドラッグアンドドロップでもファイルを 添 付 できます ドラッグアンドドロップでファイルを 添 付 する 6 本 文 テキスト 形 式 または 書 式 編 集 を 使 用 できます 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 7 署 名 署 名 を 設 定 している 場 合 にだけ 表 示 されます 選 択 した 署 名 が メール 本 文 の 文 末 に 挿 入 されます 1.13.16 署 名 を 設 定 する 8 開 封 確 認 の 要 求 宛 先 のユーザーがメールを 開 封 したかどうかを 確 認 する 場 合 に 選 択 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては 開 封 確 認 機 能 を 使 用 できない 場 合 があります 162

9 下 書 きとして 保 存 する メールを 下 書 きとして 保 存 します 下 書 きのメールは 下 書 き フォルダーに 保 存 されます 1 :カスタマイズ 項 目 に 登 録 されたメールアドレスは 候 補 の 対 象 外 です メールを 再 送 信 する 再 送 信 できるメールは ユーザーが 送 信 したメールだけです 送 信 箱 にあるメールの 詳 細 を 表 示 し [ 再 送 信 する] をクリックすると 再 送 信 するメールを 編 集 できます メール 画 面 でプレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 でプレビューを 表 示 していない 場 合 1.13.9 メールを 返 信 する 受 信 したメールを 返 信 します メールの 詳 細 を 表 示 し [ 返 信 ] または [ 返 信 する] をクリックして 返 信 するメールを 編 集 します メールの 返 信 画 面 には 受 信 したメールの 宛 先 が 表 示 されます 返 信 するメールの 標 題 には Re: が 挿 入 されます 宛 先 の To: や Cc: のすべての 宛 先 に 返 信 する 場 合 [ 全 員 に 返 信 ] または [ 全 員 に 返 信 する] をクリックします ファイルが 添 付 されているメールに 返 信 する 場 合 返 信 するメールにはファイルは 添 付 されません メール 画 面 でプレビューを 表 示 している 場 合 163

メール 画 面 でプレビューを 表 示 していない 場 合 次 のどちらかの 場 合 にHTMLメールに 返 信 すると メールはテキスト 形 式 に 変 換 されて 送 信 されます システム 管 理 者 がHTMLメールの 送 信 を 許 可 していない 書 式 編 集 に 対 応 していないWebブラウザーから 返 信 した 1.13.10 メールを 転 送 する 受 信 したメールを 転 送 します メールの 詳 細 を 表 示 し [ 転 送 ] または [ 転 送 する] をクリックし 宛 先 を 指 定 して 送 信 します 添 付 ファイルも 転 送 されます 転 送 するメールの 標 題 には Fwd: が 挿 入 されます メール 画 面 でプレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 でプレビューを 表 示 していない 場 合 次 のどちらかの 場 合 にHTMLメールを 転 送 すると メールはテキスト 形 式 に 変 換 されて 送 信 されます システム 管 理 者 がHTMLメールの 送 信 を 許 可 していない 書 式 編 集 に 対 応 していないWebブラウザーから 転 送 した 1.13.11 メールを 削 除 する 次 のいずれかの 方 法 でメールを 削 除 します 164

個 別 に 削 除 する 複 数 のメールを 選 択 して 一 括 削 除 する フォルダー 内 のすべてのメールを 一 括 削 除 する 期 間 を 指 定 してメールを 完 全 に 削 除 する ごみ 箱 機 能 を 使 用 している 場 合 削 除 したメールはごみ 箱 に 移 動 します ごみ 箱 の 保 存 期 間 内 であれば 削 除 したメールはごみ 箱 から 復 旧 できます ただし 次 の 場 合 はメールが 完 全 に 削 除 されます 期 間 を 指 定 してメールを 完 全 に 削 除 する で 削 除 した 場 合 ごみ 箱 機 能 を 使 用 していない 場 合 ごみ 箱 の 保 存 期 間 が 経 過 した 場 合 ごみ 箱 を 使 用 するかどうかや ごみ 箱 の 保 存 期 間 は 個 人 設 定 で 設 定 します 1.13.24 ごみ 箱 を 設 定 する 個 別 に 削 除 する メールを 個 別 に 削 除 します ごみ 箱 フォルダー 内 のメールを 削 除 すると メールは 完 全 に 削 除 されます 1. メールの 詳 細 を 表 示 し [ 削 除 ] または [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 複 数 のメールを 選 択 して 一 括 削 除 する 複 数 のメールを 選 択 して 一 括 削 除 します ごみ 箱 フォルダー 内 のメールを 削 除 した 場 合 メールは 完 全 に 削 除 されます 165

1. メール 画 面 で 削 除 するメールを 選 択 し [ 削 除 ] または [ 削 除 する] をク リックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします フォルダー 内 のすべてのメールを 一 括 削 除 する フォルダー 内 のすべてのメールを 一 括 で 削 除 します ごみ 箱 フォルダーのメールを 削 除 した 場 合 メールは 完 全 に 削 除 されます 1. メール 画 面 で [オプション] > [フォルダ 内 の 全 データを 削 除 する] をクリ ックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 期 間 を 指 定 してメールを 完 全 に 削 除 する 指 定 した 日 付 よりも 前 に 受 信 したメールを 削 除 します この 方 法 で 削 除 したメールは ごみ 箱 に 移 動 せず 完 全 に 削 除 されます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [メールの 一 括 削 除 ] の 順 にクリックします 166

3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 削 除 する] をクリックします メールアカウント: メールを 削 除 するメールアカウントを 指 定 します 日 付 : 削 除 するメールの 基 準 になる 日 付 を 指 定 します 指 定 した 日 付 よりも 前 に 受 信 したメールがすべて 削 除 されます 4. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします メールのアカウントが 削 除 されている 場 合 システム 管 理 者 の 設 定 によって メールアカウントが 削 除 されていても メールデータを 閲 覧 できる 場 合 があります その 場 合 メール 画 面 に このメールアカウントは 削 除 されています と 表 示 されます 上 記 の 画 面 で [アカウントを 完 全 に 削 除 する] をクリックすると 削 除 されたメールアカウントのメールデータが 完 全 に 削 除 されます 1.13.12 フォルダーを 設 定 する メールを 保 存 するフォルダーを 設 定 します 目 的 に 応 じたフォルダーを 作 成 すると メールの 整 理 や 受 信 メールの 振 り 分 けができます フォルダーを 追 加 する フォルダーを 追 加 します 追 加 したフォルダーには 更 新 通 知 が 設 定 されます 受 信 箱 送 信 箱 下 書 き およびごみ 箱 フォルダーには サブフォルダーを 追 加 できません 1. メール 画 面 で [フォルダ] > [フォルダを 追 加 する] の 順 にクリックしま す 2. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします タイトル: フォルダーの 名 前 を 設 定 します 位 置 : 追 加 するフォルダーの 親 フォルダーを 選 択 します メモ: フォルダーの 説 明 を 入 力 します プレビューを 表 示 していない 場 合 メール 画 面 の 上 部 に 表 示 されます 167

メールの 振 り 分 け 保 存 の 設 定 方 法 は 次 のページを 参 照 してください 1.13.14 振 り 分 け 保 存 を 設 定 する フォルダーを 変 更 する フォルダーの 位 置 やメモ 更 新 通 知 の 設 定 を 変 更 します ごみ 箱 のフォルダー 情 報 は 変 更 できません 受 信 箱 送 信 箱 下 書 きフォルダーは メモと 更 新 通 知 の 設 定 だけ 変 更 できます 1. メール 画 面 で 変 更 するフォルダーを 選 択 し [フォルダ] > [フォルダの 詳 細 ] の 順 にクリックします 2. [ 変 更 する] をクリックします フォルダーの 更 新 通 知 の 設 定 を 変 更 する 場 合 は [ 更 新 通 知 を 解 除 する] または [ 更 新 通 知 を 設 定 する] をクリックします 3. 必 要 な 項 目 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします フォルダーを 順 番 変 更 する 同 じ 階 層 のフォルダーの 順 番 を 変 更 します 受 信 箱 送 信 箱 下 書 き およびごみ 箱 フォルダーの 順 番 は 変 更 できません 168

1. メール 画 面 で 順 番 を 変 更 するフォルダーを 選 択 し [フォルダ] > [フォ ルダを 順 番 変 更 する] の 順 にクリックします 2. フォルダーの 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします フォルダーを 削 除 する フォルダーを 削 除 します フォルダーを 削 除 すると サブフォルダーも 削 除 されます 削 除 したフォルダーは 元 に 戻 せません 受 信 箱 送 信 箱 下 書 き およびごみ 箱 フォルダーは 削 除 できません ごみ 箱 機 能 を 使 用 している 場 合 削 除 したフォルダーとサブフォルダーの 中 のメールは ごみ 箱 に 移 動 します ごみ 箱 の 保 存 期 間 内 であれば 削 除 したメールをごみ 箱 から 復 旧 できます ただし 次 の 場 合 は 削 除 したメールはごみ 箱 に 移 動 せず 完 全 に 削 除 されます ごみ 箱 機 能 を 使 用 していない 場 合 ごみ 箱 の 保 存 期 間 が 経 過 した 場 合 ごみ 箱 を 使 用 するかどうかや ごみ 箱 の 保 存 期 間 は 個 人 設 定 で 設 定 します 1.13.24 ごみ 箱 を 設 定 する 1. メール 画 面 で 削 除 するフォルダーを 選 択 し [フォルダ] > [フォルダの 詳 細 ] の 順 にクリックします 2. [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 169

1.13.13 メールを 移 動 する メールを 別 のフォルダーに 移 動 します ドロップダウンリストを 使 用 する 方 法 と ドラッグアンドドロップで 移 動 する 方 法 があります ドロップダウンリストを 使 用 してメールを 移 動 する プレビューを 表 示 するかどうかで メールを 移 動 する 方 法 が 異 なります メール 画 面 でプレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 で 移 動 するメールの 詳 細 を 表 示 し 移 動 ドロップダウンリストをクリックし 移 動 先 のフォルダーを 選 択 します メール 画 面 でプレビューを 表 示 していない 場 合 メールの 詳 細 画 面 で 移 動 する ドロップダウンリストをクリックし 移 動 先 のフォルダーを 選 択 します ドラッグアンドドロップでメールを 移 動 する メール 画 面 で 移 動 するメールを 選 択 し 移 動 先 のフォルダーへドラッグアンドドロップで 移 動 します ごみ 箱 にも 移 動 できます 選 択 した 項 目 を 移 動 先 のフォルダーまでドラッグすると 移 動 したメールの 件 数 と [ 元 に 戻 す] が 表 示 されます [ 元 に 戻 す] をクリックすると 移 動 したメールを 元 のフォルダーに 戻 せます メール 画 面 でプレビューを 表 示 している 場 合 移 動 するメールを 選 択 し メールをクリックしたまま 移 動 先 のフォルダーにドラッグし クリックを 解 除 します Shiftキーを 押 しながら 項 目 を 選 択 すると 複 数 の 項 目 を 同 時 に 選 択 できます 170

メール 画 面 でプレビューを 表 示 していない 場 合 移 動 するメールを 選 択 し メールのドラッグコントロールをクリックしたまま 移 動 先 のフォルダーにドラッグし クリックを 解 除 します メールは 一 度 に 複 数 のフォルダーには 移 動 できません 1.13.14 振 り 分 け 保 存 を 設 定 する 振 り 分 け 保 存 は 条 件 に 一 致 する 受 信 メールに 対 し 自 動 的 にステータスを 設 定 したり 指 定 するフォルダーに 保 存 したりする 機 能 です 例 えば 振 り 分 け 条 件 に 迷 惑 メールの 差 出 人 のメールアドレスを 指 定 し 保 存 先 を ごみ 箱 フォルダーに 設 定 すると 受 信 した 迷 惑 メールを 自 動 的 に ごみ 箱 フォルダ ーに 振 り 分 けられます 振 り 分 け 条 件 が 複 数 ある 場 合 上 位 に 記 載 されている 条 件 から 順 に 適 用 されます 振 り 分 け 保 存 を 追 加 する 新 しい 振 り 分 け 保 存 を 追 加 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 振 り 分 け 保 存 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で [ 振 り 分 け 保 存 を 追 加 する] をクリックします 4. 振 り 分 け 保 存 の 追 加 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 追 加 する] をクリックします 振 り 分 け 保 存 設 定 名 振 り 分 け 条 件 : メールを 振 り 分 けるための 条 件 を 設 定 します ステータス 設 定 : 振 り 分 け 条 件 に 一 致 するメールに 設 定 するステータスを 選 択 します 保 存 先 のフォルダ: 振 り 分 け 条 件 に 一 致 するメールの 保 存 先 のフォルダーを 選 択 します ( 新 規 作 成 ) を 選 択 すると 保 存 先 のフォルダーとして 振 り 分 け 保 存 設 定 名 と 同 じ 名 前 のフォルダーが 作 成 されます 171

メールの 詳 細 を 表 示 した 状 態 で 次 の 順 にクリックしても 振 り 分 け 保 存 を 設 定 できます プレビューを 表 示 している 場 合 : > [ 振 り 分 ける] プレビューを 表 示 していない 場 合 : [オプション] > [ 振 り 分 ける] 振 り 分 け 保 存 を 変 更 する 振 り 分 け 保 存 の 条 件 や 保 存 先 などを 変 更 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 振 り 分 け 保 存 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で 変 更 する 振 り 分 け 保 存 設 定 名 をクリックします 4. [ 変 更 する] をクリックします 5. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 変 更 する] をクリックします 振 り 分 け 保 存 先 のフォルダーが 削 除 されている 場 合 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で 振 り 分 け 保 存 設 定 名 の 番 号 に が 追 加 され グレー 表 示 されます 振 り 分 け 保 存 を 順 番 変 更 する 振 り 分 け 保 存 の 順 番 を 変 更 します 振 り 分 け 保 存 の 順 番 を 変 更 すると メールに 適 用 される 条 件 の 優 先 順 位 も 変 更 されます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 振 り 分 け 保 存 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で [ 振 り 分 け 保 存 を 順 番 変 更 する] をクリックします 4. 振 り 分 け 保 存 の 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 振 り 分 け 保 存 を 削 除 する 振 り 分 け 保 存 を 削 除 します 削 除 した 振 り 分 け 保 存 は 元 に 戻 せません 172

1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 振 り 分 け 保 存 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 振 り 分 け 保 存 の 設 定 画 面 で 削 除 する 振 り 分 け 保 存 設 定 名 をクリックします 4. [ 削 除 する] をクリックします 5. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.13.15 メールアカウントを 設 定 する 自 分 のメールアカウントの 設 定 を 変 更 したり 表 示 順 を 変 更 したりします システム 管 理 者 の 設 定 によっては メールアカウントの 設 定 を 変 更 できない 場 合 があります 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [メールアカウントの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. メールアカウントの 設 定 画 面 で 変 更 するメールアカウントをクリックします 4. メールアカウントの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 5. 必 要 な 項 目 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします メールアカウント 名 受 信 メールパスワード 受 信 メールサーバーにメールを 残 す システム 管 理 者 の 設 定 によっては この 機 能 を 選 択 できません メールアカウントの 詳 細 画 面 や メールアカウントの 変 更 画 面 で メールサーバー 欄 の [ 詳 細 ] をクリックすると メールサーバーの 詳 細 な 情 報 を 確 認 できま す 受 信 メールサーバーにメールを 残 す で 設 定 する を 選 択 すると メールサーバーのパフォーマンスが 低 下 する 場 合 があります メールアカウントの 表 示 順 を 変 更 する メールアカウントの 表 示 順 を 変 更 します 設 定 した 表 示 順 は メール 画 面 で メールアカウントを 選 択 するドロップダウンリストの 表 示 順 に 反 映 されます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [メールアカウントの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. メールアカウントの 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 173

1.13.16 署 名 を 設 定 する 署 名 を 設 定 します メールアカウントごとに 複 数 の 署 名 を 設 定 し 送 信 するメールに 合 わせて 署 名 を 選 択 できます 選 択 した 署 名 は メール 本 文 の 文 末 に 表 示 されます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 署 名 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 署 名 の 設 定 画 面 で 署 名 を 登 録 するメールアカウントを 選 択 し [ 署 名 を 登 録 する] をクリックします 4. 署 名 の 登 録 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 登 録 する] をクリックします 署 名 の 名 称 署 名 の 位 置 : メールに 返 信 や 転 送 で 署 名 を 引 用 文 の 前 に 入 れるか 後 ろに 入 れるかを 選 択 します 署 名 の 内 容 署 名 を 変 更 する 署 名 の 名 称 や 内 容 などを 変 更 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 署 名 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 署 名 の 設 定 画 面 で メールアカウントを 選 択 し 変 更 する 署 名 の 名 称 をクリックします 4. [ 変 更 する] をクリックします 5. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 変 更 する] をクリックします 署 名 の 表 示 順 を 変 更 する 署 名 の 表 示 順 を 変 更 します 設 定 した 表 示 順 は メールの 作 成 画 面 で 署 名 を 選 択 するドロップダウンリストの 表 示 順 に 反 映 されます 174

1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 署 名 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 署 名 の 設 定 画 面 で [ 署 名 を 順 番 変 更 する] をクリックします 4. 署 名 の 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 署 名 を 削 除 する 署 名 を 削 除 します 削 除 した 署 名 は 元 に 戻 せません 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 署 名 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 署 名 の 設 定 画 面 で 削 除 する 署 名 の 名 称 をクリックします 4. [ 削 除 する] をクリックします 5. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.13.17 ステータス 管 理 機 能 を 使 う ステータス 管 理 機 能 を 使 用 すると メールにステータスを 設 定 し 処 理 状 況 がひと 目 でわかるようになります また メール 画 面 でステータスを 使 ってメールの 絞 り 込 みやソートができます 振 り 分 け 保 存 の 条 件 に 一 致 するメールに 自 動 的 にステータスを 設 定 することもできます 設 定 できるステータスは 次 のとおりです 未 処 理 要 送 信 処 理 済 保 留 送 信 待 ち ステータス 管 理 機 能 を 有 効 にする 175

ステータス 管 理 機 能 を 有 効 にします 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ステータス 管 理 ] の 順 にクリックします 3. ステータス 管 理 機 能 のチェックボックスを 選 択 し [ 設 定 する] をクリックします メールにステータスを 設 定 する メールにステータスを 設 定 します プレビューを 表 示 している 場 合 メールを 選 択 し ステータス のドロップダウンリストから ステータスを 選 択 します プレビューを 表 示 していない 場 合 メールの 詳 細 画 面 で ステータスを 変 更 ドロップダウンリストから ステータスを 選 択 します 1.13.18 受 信 メールの 文 字 コードを 変 更 する 受 信 メールのヘッダー または 本 文 の 文 字 コードを 変 更 します 文 字 コードは タイトルと 本 文 でそれぞれ 設 定 します 選 択 できる 文 字 コードは 次 のとおりです ユニコード(UTF-8) 日 本 語 (シフトJIS) 日 本 語 (JIS) 日 本 語 (EUC) ASCII Latin1(ISO-8859-1) 簡 体 字 中 国 語 (GB2312) タイ 語 (TIS-620) プレビューを 表 示 しているかどうかで 文 字 コードの 変 更 手 順 が 異 なります プレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 で メールを 選 択 し > [ 文 字 コード] の 順 にクリックし 文 字 コードを 選 択 して [ 保 存 ] をクリックします 176

プレビューを 表 示 していない 場 合 メールの 詳 細 画 面 で [オプション] > [ 文 字 コード] の 順 にクリックし 文 字 コードを 選 択 して [ 保 存 ] をクリックします 1.13.19 メールアドレスをアドレス 帳 に 登 録 する 差 出 人 のメールアドレスを ガルーンのアドレス 帳 に 登 録 します プレビューを 表 示 しているかどうかで アドレス 帳 の 登 録 手 順 が 異 なります プレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 で メールを 選 択 し をクリックすると アドレスの 登 録 画 面 が 別 ウィンドウで 表 示 されます 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 登 録 する] をクリックします プレビューを 表 示 していない 場 合 メールの 詳 細 画 面 で 差 出 人 の 右 の [( 参 照 / 登 録 )] をクリックすると アドレスの 登 録 画 面 が 別 ウィンドウで 表 示 されます 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 登 録 する] をクリ ックします 177

アドレス 帳 にアドレスを 登 録 する 方 法 は 次 のページを 参 照 してください 1.12.2 アドレスを 登 録 する 1.13.20 メールソースを 表 示 する メールのヘッダー 情 報 やメールデータをテキストファイルで 表 示 します 下 書 きメールのメールソースは 表 示 できません プレビューを 表 示 しているかどうかで メールソースの 表 示 手 順 が 異 なります プレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 で メールを 選 択 し > [ソースの 表 示 ] の 順 にクリックすると メールソースをテキストファイルで 表 示 できます プレビューを 表 示 していない 場 合 メールの 詳 細 画 面 で [オプション] > [ソースの 表 示 ] をクリックすると メールソースをテキストファイルで 表 示 できます 1.13.21 メールをファイルに 出 力 する メールをテキストファイルに 出 力 します ファイルに 出 力 される 項 目 は 次 のとおりです メールの 標 題 差 出 人 宛 先 送 信 日 時 本 文 の 各 内 容 添 付 ファイルのファイル 名 ファイル 自 体 は 出 力 できません ファイル 名 だけが 出 力 されます 下 書 きメールと 添 付 ファイルを 削 除 したメールはファイルに 出 力 されません メールデータをガルーンやほかのメールソフトで 読 み 込 む 場 合 は UNIX mbox 形 式 またはeml 形 式 で 書 き 出 します データを 書 き 出 す 178

1. メールをファイルに 出 力 します プレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 で メールを 表 示 し > [ファイルに 出 力 する] の 順 にクリックします プレビューを 表 示 していない 場 合 メールの 詳 細 画 面 で [オプション] > [ファイルに 出 力 する] の 順 に クリックします 2. ファイルを 保 存 します 1.13.22 送 受 信 記 録 を 確 認 する メールの 差 出 人 や 宛 先 ごとに メールの 送 受 信 の 履 歴 を 表 示 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては 送 受 信 記 録 機 能 を 使 用 できない 場 合 があります プレビューを 表 示 しているかどうかで 送 受 信 記 録 の 確 認 手 順 が 異 なります プレビューを 表 示 している 場 合 メール 画 面 で メールを 選 択 し をクリックすると そのメールアドレスに 関 する 送 受 信 記 録 が 表 示 されます プレビューを 表 示 していない 場 合 メールの 詳 細 画 面 で をクリックすると そのメールアドレスに 関 する 送 受 信 記 録 が 表 示 されます 送 受 信 記 録 の 例 179

1.13.23 メールの 表 示 や 機 能 を 設 定 する 一 覧 に 表 示 する 名 前 の 形 式 や 送 信 前 に 確 認 画 面 を 表 示 するかどうかなどを 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 一 般 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします 一 覧 に 表 示 する 名 前 の 形 式 : メール 画 面 に 表 示 する 宛 先 や 名 前 の 表 示 形 式 を 選 択 します 添 付 ファイルの 保 存 : 送 信 メールに 添 付 したファイルを メールデータと 一 緒 に 保 存 するかどうかを 選 択 します 送 信 前 の 確 認 : メールを 送 信 する 前 に 確 認 画 面 を 表 示 するかどうかを 選 択 します 送 信 メールの 文 字 コード 初 期 値 は 日 本 語 (JIS) です 言 語 とタイムゾーンの 設 定 で 設 定 している 言 語 に 合 わせて 変 更 します 1.13.24 ごみ 箱 を 設 定 する ごみ 箱 を 使 用 するかどうかや ごみ 箱 にメールを 保 存 する 期 間 を 設 定 します ごみ 箱 を 使 用 する 場 合 削 除 したメールはごみ 箱 に 移 動 します ごみ 箱 の 保 存 期 間 内 であれば 削 除 したメールはごみ 箱 から 復 旧 できます ごみ 箱 を 使 用 しない 場 合 削 除 したメールはごみ 箱 に 移 動 せず 完 全 に 削 除 されます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ごみ 箱 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします ごみ 箱 機 能 : ごみ 箱 を 使 用 する 場 合 は 使 用 する を 選 択 します ごみ 箱 に 保 存 する 期 間 : 削 除 したメールをごみ 箱 に 残 す 日 数 を 設 定 します 1.13.25 差 出 人 として 表 示 される 名 前 を 設 定 する 自 分 が 送 信 したメールに 差 出 人 として 表 示 される 名 前 を メールアカウントごとに 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 送 信 情 報 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 送 信 情 報 の 設 定 画 面 で メールアカウントを 選 択 し 送 信 メールのFrom 行 に 表 示 する 差 出 人 の 名 前 を 入 力 します 4. [ 設 定 する] をクリックします 1.13.26 更 新 通 知 を 設 定 する 指 定 したフォルダーに 新 しいメールを 受 信 した 時 に 更 新 通 知 を 受 け 取 れるように 設 定 します 更 新 通 知 はフォルダーごとに 設 定 します ごみ 箱 には 更 新 通 知 を 設 定 できません 180

1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 更 新 通 知 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 更 新 通 知 の 設 定 画 面 で メールアカウントを 選 択 し 更 新 通 知 の 対 象 のフォルダーのチェックボックスを 選 択 します 4. [ 設 定 する] をクリックします 更 新 通 知 が 設 定 されているフォルダーには メール 画 面 で フォルダー 名 の 右 に 次 のアイコンが 表 示 されます プレビューを 表 示 している 場 合 : プレビューを 表 示 していない 場 合 : ユーザーが 追 加 したフォルダーには 初 期 状 態 で 更 新 通 知 が 設 定 されています 1.13.27 自 動 転 送 を 設 定 する 自 動 転 送 設 定 は ガルーンで 受 信 したメールを 自 動 で 転 送 するための 設 定 です 自 動 転 送 を 設 定 すると 指 定 した 条 件 に 一 致 する 受 信 メールを 別 のメールアドレスに 転 送 できます 例 えば 外 出 中 に 受 信 した 自 分 宛 のメールを ほかの 担 当 者 に 転 送 するように 設 定 できます ただし 転 送 されたメールの 送 信 者 と 自 動 転 送 設 定 で 指 定 した 転 送 先 のメールアドレスが 一 致 する 場 合 は メールは 転 送 されません システム 管 理 者 の 設 定 によっては 自 動 転 送 を 使 用 できない 場 合 があります 自 動 転 送 を 設 定 しただけでは メールは 転 送 されません ガルーンでメールを 受 信 する 必 要 があります メールを 受 信 するには システム 管 理 者 が 自 動 受 信 を 有 効 にするか ユーザーが 手 動 でメールを 受 信 する 必 要 があります 自 動 転 送 設 定 を 追 加 する メールを 自 動 転 送 する 条 件 や 転 送 先 のメールアドレスなどを 設 定 します 自 動 転 送 はメールアカウントごとに 設 定 します 1. メール 画 面 で [オプション] > [ 自 動 転 送 の 設 定 ] をクリックします 2. 自 動 転 送 の 設 定 画 面 で 選 択 メールアカウント のドロップダウンリストから 自 動 転 送 を 設 定 するメールアカウントを 選 択 し [ 自 動 転 送 設 定 を 追 加 する] をクリックします 181

3. 自 動 転 送 設 定 の 追 加 画 面 で 転 送 設 定 名 を 入 力 し 転 送 条 件 を 設 定 し ます 次 の 項 目 を 指 定 して 転 送 条 件 を 設 定 できます メールの 標 題 Fromのメールアドレス Toのメールアドレス Ccのメールアドレス 4. 転 送 先 のメールアドレスを 設 定 します 次 のどちらかの 方 法 で 設 定 します 転 送 先 欄 に 直 接 入 力 する 文 字 を 入 力 すると 次 のデータの 中 から 先 頭 の 文 字 が 一 致 するユ ーザーの 表 示 名 またはメールアドレスが 候 補 として 表 示 されます ユーザー 名 簿 個 人 アドレス 帳 アクセス 権 がある 共 有 アドレス 帳 過 去 に 送 信 したメールの 宛 先 アドレス 帳 に 登 録 されたメールアドレスから 選 択 する [アドレス 帳 から 選 択 する] をクリックした 後 宛 先 アドレスの 選 択 画 面 で アドレスを 選 択 して [ 候 補 ] をクリックし [ 適 用 する] をクリ ックします 5. [ 追 加 する] をクリックします 6. 自 動 転 送 の 設 定 画 面 で 追 加 した 自 動 転 送 設 定 が 有 効 なことを 確 認 します 転 送 先 に 誤 ったメールアドレスを 設 定 していると エラーメールが 繰 り 返 し 自 動 転 送 されます 転 送 先 に 正 しいメールアドレスが 設 定 されていることを 確 認 してくだ さい 自 動 転 送 の 設 定 画 面 は 画 面 右 上 のユーザー 名 のドロップダウンリストから [ 個 人 設 定 ] > [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 自 動 転 送 の 設 定 ] の 順 にクリックしても 表 示 できます 自 動 転 送 を 設 定 したメールアカウントが 使 用 停 止 または 削 除 された 場 合 メールは 転 送 されません 自 動 転 送 設 定 は 1ユーザーにつき50 件 まで 登 録 できます 自 動 転 送 設 定 を 変 更 する 自 動 転 送 の 転 送 条 件 や 転 送 先 などを 変 更 します 1. 自 動 転 送 の 設 定 画 面 で 変 更 する 自 動 転 送 設 定 の [ 変 更 ] をクリックし ます 2. 自 動 転 送 設 定 の 変 更 画 面 で 必 要 な 項 目 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 自 動 転 送 を 無 効 にする 182

指 定 した 自 動 転 送 設 定 を 一 時 的 に 無 効 にします 1. 自 動 転 送 の 設 定 画 面 で 無 効 にする 自 動 転 送 設 定 の [ 有 効 ] にマウス オーバーして [ 無 効 にする] をクリックします 2. 無 効 にした 自 動 転 送 設 定 の 状 態 が 有 効 にする になっていることを 確 認 します 無 効 にしている 自 動 転 送 設 定 を 有 効 にする 場 合 は [ 有 効 にする] をクリックします 自 動 転 送 を 削 除 する 指 定 した 自 動 転 送 設 定 を 削 除 します 削 除 した 自 動 転 送 設 定 は 元 に 戻 せません 1. 自 動 転 送 の 設 定 画 面 で 削 除 する 自 動 転 送 設 定 の [ 削 除 ] をクリックし ます 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.13.28 開 封 確 認 メールの 設 定 を 変 更 する メールの 作 成 画 面 に 開 封 確 認 の 設 定 項 目 を 表 示 するかどうかや 開 封 確 認 を 要 求 された 場 合 の 対 応 方 法 を 設 定 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては この 設 定 が 表 示 されない 場 合 があります 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ 開 封 確 認 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 開 封 確 認 の 設 定 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします 開 封 確 認 の 要 求 : メールの 作 成 画 面 に 開 封 確 認 メールの 設 定 項 目 を 表 示 するかどうかを 選 択 します 開 封 確 認 の 要 求 に 対 する 返 信 : 開 封 確 認 メールを 受 信 した 場 合 の 返 信 方 法 を 次 の 中 から 選 択 します 返 信 しない 確 認 メッセージを 表 示 する: 開 封 確 認 メールを 受 信 すると メールの 差 出 人 欄 の 上 に 確 認 メッセージが 表 示 され 開 封 確 認 に 返 信 するかどうかを 選 択 します 開 封 確 認 メールを 受 信 した 場 合 常 に 返 信 する: 自 分 がToまたはCcに 設 定 されている 場 合 だけに 確 認 メッセージを 返 信 するように 設 定 することもできます 1.13.29 ファイルでメールのデータを 管 理 する UNIX mbox 形 式 またはeml 形 式 のファイルで メールデータを 読 み 込 んだり 書 き 出 したりできます 183

データを 読 み 込 む UNIX mbox 形 式 またはeml 形 式 で サイズが300MB 未 満 のファイルを 読 み 込 めます ファイルの 読 み 込 み 中 にエラーが 発 生 すると 読 み 込 みは 中 止 されます 途 中 まで 読 み 込 まれた 内 容 は 反 映 されません 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ファイルからの 読 み 込 み] の 順 にクリックします 3. ファイルからの 読 み 込 み 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 次 へ>>] をクリックします 対 象 メールアカウント: メールデータを 読 み 込 む 先 のメールアカウントを 設 定 します ファイルを 読 み 込 むフォルダ: 読 み 込 んだメールデータの 保 存 先 のフォルダーを 選 択 します ごみ 箱 フォルダーは 選 択 できません フォーマット: 読 み 込 むファイルの 形 式 を 選 択 します UNIX mbox 形 式 :1つのファイルで 複 数 のメールを 読 み 込 みます eml 形 式 :1つのファイルで1 通 のメールを 読 み 込 みます ファイル 読 み 込 むファイルを 選 択 します 4. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします データを 書 き 出 す UNIX mbox 形 式 またはeml 形 式 のファイルにメールデータを 書 き 出 します 下 書 きのメールと 添 付 ファイルを 削 除 したメールは ファイルに 書 き 出 せません 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [メール] > [ファイルへの 書 き 出 し] の 順 にクリックします 3. ファイルへの 書 き 出 し 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 書 き 出 す] をクリックします 対 象 メールアカウント: メールデータを 書 き 出 すメールアカウントを 設 定 します ファイルに 書 き 出 すフォルダ: ファイルにメールデータを 書 き 出 すフォルダーを 選 択 します フォーマット: 書 き 出 すファイルの 形 式 を 選 択 します UNIX mbox 形 式 :1つのファイルにフォルダ 内 のすべてのメールが 書 き 出 されます eml 形 式 :1つのファイルに1 通 のメールが 書 き 出 されます 4. ファイルを 保 存 します メールをテキストファイルに 書 き 出 す 場 合 は メールの 詳 細 を 表 示 し [ファイルに 出 力 する] をクリックします 1.13.21 メールをファイルに 出 力 する 書 き 出 したファイルのサイズが300MB 以 上 の 場 合 出 力 したファイル そのままではガルーンに 読 み 込 めません 300MB 未 満 のファイルに 分 割 してから 読 み 込 む 必 要 があります 184

1.14 ワークフロー 1.14.1 ワークフローの 機 能 ワークフローの 基 本 的 な 機 能 や 申 請 の 流 れについて 説 明 します ワークフローでは 主 に 次 の 操 作 ができます 申 請 の 提 出 休 暇 取 得 や 交 通 費 精 算 など 上 司 やほかの 部 署 の 決 済 や 承 認 が 必 要 な 申 請 を 提 出 します 申 請 に 使 用 するフォームは システム 管 理 者 が 作 成 します 代 理 人 を 設 定 し ほかのユーザーに 自 分 の 代 理 で 申 請 を 提 出 してもらうこともできます 受 信 した 申 請 の 処 理 自 分 が 承 認 者 に 設 定 された 申 請 に 対 して 承 認 却 下 などの 処 理 をします 代 理 人 を 設 定 し ほかのユーザーに 自 分 の 代 理 で 申 請 を 処 理 してもらうこともできます 自 分 が 申 請 したデータの 管 理 公 開 された 申 請 を 閲 覧 したり 削 除 したりできます 利 用 ユーザーの 種 類 ワークフローの 利 用 ユーザーは 次 の 種 類 に 分 類 されます 申 請 者 : 申 請 を 提 出 するユーザー 処 理 者 : 申 請 を 処 理 するユーザー 承 認 者 : 受 信 した 申 請 を 承 認 却 下 または 差 し 戻 すユーザー 回 覧 者 : 申 請 を 確 認 するユーザー 申 請 の 流 れ 申 請 の 提 出 から 完 了 までのフローを 申 請 経 路 といいます また 申 請 が 完 了 するまでの 各 段 階 を 経 路 ステップ といいます 申 請 経 路 には 次 の 種 類 があります 承 認 経 路 : 申 請 者 が 提 出 した 申 請 を 複 数 の 経 路 ステップを 経 て 承 認 者 が 承 認 却 下 または 差 し 戻 すための 経 路 です 回 覧 経 路 : 申 請 者 が 提 出 した 申 請 を 複 数 の 回 覧 者 が 申 請 を 確 認 するための 経 路 です 複 数 の 経 路 ステップを 設 定 できます 申 請 の 提 出 から 完 了 までの 流 れの 例 申 請 を 取 り 下 げる 操 作 の 種 類 申 請 者 が 申 請 を 取 り 下 げる 操 作 には 次 の 種 類 があります 申 請 の 取 り 戻 し: 最 初 の 処 理 者 が 申 請 を 処 理 する 前 に 申 請 者 が 申 請 を 取 り 下 げることです 185

申 請 の 取 り 消 し: 処 理 が 開 始 された 申 請 を 取 り 下 げることです 最 終 承 認 者 が 承 認 した 申 請 は 取 り 消 せません 申 請 の 処 理 状 況 の 種 類 申 請 には 次 のいずれかの 処 理 状 況 が 表 示 されます 状 況 説 明 進 行 中 承 認 却 下 取 消 完 了 承 認 者 が 処 理 中 です 処 理 者 が 申 請 を 差 し 戻 した 場 合 も 含 まれます 承 認 経 路 が 設 定 された 申 請 で 最 終 承 認 者 が 承 認 しています 承 認 経 路 と 回 覧 経 路 が 設 定 されている 場 合 最 終 回 覧 者 が 確 認 を 完 了 するまで 表 示 されます 承 認 者 が 申 請 を 却 下 しています 次 のどちらかの 状 況 です 最 初 の 処 理 者 が 申 請 を 処 理 する 前 に 申 請 者 が 申 請 を 取 り 戻 した 承 認 経 路 の 最 後 の 経 路 ステップに 進 む 前 に 申 請 者 が 申 請 を 取 り 消 した 申 請 経 路 と 回 覧 経 路 のすべての 処 理 が 完 了 しています 1.14.2 画 面 の 見 かた ワークフローの 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 自 分 の 処 理 が 必 要 な 申 請 と 自 分 が 送 信 した 申 請 の 中 で 処 理 が 完 了 した 申 請 の 一 覧 が 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 申 請 する 申 請 を 作 成 して 提 出 します 2 申 請 データ 検 索 キーワードを 入 力 して 申 請 を 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 して 申 請 を 検 索 します 3 未 処 理 一 覧 自 分 の 処 理 が 必 要 な 申 請 を 表 示 します 4 ドロップダウンリスト 連 続 で 処 理 する 申 請 の 開 始 番 号 を 選 択 します 連 続 で 処 理 する 申 請 を 連 続 で 処 理 します 処 理 を 開 始 する 申 請 の 番 号 を ドロップダウンリストで 選 択 します 5 状 況 申 請 の 処 理 状 況 です 6 番 号 申 請 の 詳 細 を 表 示 します 選 択 した 番 号 以 降 の 申 請 を 連 続 して 処 理 できます 186

7 結 果 一 覧 自 分 が 提 出 し 最 終 承 認 者 または 最 終 回 覧 者 が 処 理 した 申 請 です 8 最 新 一 覧 自 分 の 処 理 が 必 要 な 申 請 や 自 分 が 提 出 し 処 理 が 完 了 した 申 請 の 一 覧 です 送 信 一 覧 受 信 一 覧 下 書 き 1 代 理 承 認 一 覧 1 承 認 予 定 一 覧 1 公 開 一 覧 自 分 が 提 出 した 申 請 の 一 覧 です 自 分 が 提 出 した 申 請 や 自 分 の 処 理 が 必 要 な 申 請 の 一 覧 です 作 成 中 の 申 請 です 取 り 戻 した 申 請 も 表 示 されます 自 分 が 代 理 承 認 者 に 設 定 されている 場 合 に 表 示 されます 委 任 者 の 代 理 として 処 理 できる 申 請 の 一 覧 です 1.14.14 代 理 で 申 請 を 処 理 する 自 分 が 経 路 ステップに 設 定 されている 申 請 の 一 覧 です 公 開 されている 申 請 の 一 覧 です 9 優 先 度 申 請 者 が 申 請 に 優 先 度 を 設 定 した 場 合 至 急 と 表 示 されます 至 急 の 申 請 は 通 知 のアイコンが になります 10 削 除 する 選 択 した 申 請 データを 削 除 します 11 申 請 フォームの 標 題 申 請 に 使 用 されている 申 請 フォーム 名 です クリックすると 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 が 表 示 されます 申 請 の 標 題 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 が 表 示 されます 1 :システム 管 理 者 の 設 定 によっては 表 示 されない 場 合 があります 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 申 請 内 容 や 経 路 ステップを 確 認 します パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 再 利 用 して 申 請 する 申 請 を 再 利 用 して 別 の 申 請 を 作 成 します 再 利 用 できる 申 請 は 次 のとおりです 送 信 一 覧 結 果 一 覧 取 り 消 した 申 請 却 下 された 申 請 2 印 刷 用 画 面 申 請 を 印 刷 するための 画 面 を 表 示 します 3 送 信 一 覧 から 削 除 する/ 受 信 一 覧 から 削 除 する/ 下 書 きから 削 除 する 送 信 一 覧 受 信 一 覧 または 下 書 きにある 申 請 データを 削 除 します どの 画 面 から 申 請 の 詳 細 画 面 を 表 示 したかによって 表 示 されるリンクが 異 なります 4 申 請 を 取 り 消 す 申 請 を 取 り 消 します 自 分 が 申 請 したデータだけに 表 示 されます 5 申 請 内 容 申 請 内 容 が 表 示 されます 申 請 フォームによって 表 示 される 項 目 は 異 なります 187

6 進 行 状 況 申 請 の 処 理 の 進 行 状 況 が 表 示 されます 7 経 路 変 更 履 歴 申 請 後 に 経 路 が 変 更 されていた 場 合 の 履 歴 を 表 示 します 8 ( 経 路 ステップ 経 路 種 別 のみを 表 示 ) 経 路 ステップと 経 路 種 別 だけを 表 示 します [( 進 行 状 況 をすべて 表 示 する) ] をクリックすると 次 の 情 報 が 表 示 されます 処 理 者 結 果 コメント 日 時 経 路 ステップ 経 路 種 別 未 処 理 申 請 の 処 理 画 面 申 請 を 処 理 したり 確 認 したりします 申 請 の 処 理 状 況 によって 画 面 に 表 示 されるリンクやボタンが 異 なります パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 コメント 欄 申 請 を 処 理 する 時 にコメントを 入 力 できます 入 力 したコメントは 進 行 状 況 のコメント 欄 に 表 示 されます 2 承 認 する 申 請 を 承 認 します 却 下 する 差 し 戻 す 申 請 を 却 下 します 申 請 者 または 指 定 した 処 理 者 に 申 請 を 差 し 戻 します 1.14.3 申 請 を 提 出 する システム 管 理 者 が 作 成 した 申 請 フォームを 使 って 申 請 を 提 出 します 申 請 フォームには 入 力 項 目 や 申 請 経 路 など 申 請 に 必 要 な 情 報 があらかじめ 設 定 されています 申 請 の 目 的 に 合 った 申 請 フォームを 選 択 して 申 請 します 1. アプリケーションメニューで [ワークフロー] をクリックします 2. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で [ 申 請 する] をクリックします 188

3. 申 請 の 作 成 ( 申 請 フォームの 選 択 ) 画 面 で カテゴリーを 選 択 し 申 請 フ ォームを 選 択 します 4. 申 請 の 作 成 ( 内 容 の 入 力 ) 画 面 で 必 要 な 項 目 を 入 力 し [ 経 路 を 設 定 する>>] をクリックします 手 順 3で 選 択 したフォームによって 入 力 項 目 が 異 なります 急 ぎの 処 理 を 依 頼 する 場 合 は 優 先 度 に 至 急 を 設 定 します または [ 説 明 ] をクリックすると 項 目 の 説 明 が 表 示 されます アクセス 権 の 設 定 によっては 項 目 に 初 期 値 が 設 定 されていたり 入 力 が 制 限 されていたりする 場 合 があります [ 下 書 きとして 保 存 する] をクリックすると 申 請 が 下 書 き フォルダー に 保 存 されます 下 書 きの 申 請 には 経 路 の 設 定 は 保 存 されませ ん 5. 申 請 の 作 成 ( 経 路 の 設 定 ) 画 面 で 経 路 ステップごとに 処 理 者 を 設 定 し [ 内 容 を 確 認 する>>] をクリックします 処 理 者 を 省 略 する 場 合 は ( 省 略 ) を 設 定 します ただし 次 の 処 理 者 には ( 省 略 ) を 設 定 できません 承 認 経 路 の 最 後 の 経 路 ステップの 処 理 者 経 路 ステップに 設 定 された 処 理 者 全 員 処 理 者 には 初 期 値 が 設 定 されている 場 合 があります また 管 理 者 の 設 定 によって 初 期 値 から 変 更 できない 場 合 があります 6. 申 請 の 作 成 ( 内 容 の 確 認 ) 画 面 で 申 請 の 内 容 を 確 認 し [ 申 請 する] を クリックします 承 認 経 路 の 最 後 の 承 認 者 は 背 景 がオレンジ 色 で 表 示 されます 7. ワークフロー( 送 信 一 覧 ) 画 面 に 作 成 した 申 請 が 表 示 されていることを 確 認 します 189

申 請 フォームに 申 請 番 号 が 設 定 されている 場 合 提 出 した 申 請 には 次 のどちらかの 形 式 で 申 請 番 号 が 表 示 されます 全 申 請 フォーム 共 通 の 番 号 申 請 フォームごとの 番 号 申 請 を 再 利 用 して 提 出 する 自 分 が 送 信 した 申 請 を 再 利 用 すると 各 項 目 の 値 がコピーされ 新 しい 申 請 を 作 成 できます ただし 標 題 と 処 理 者 の 設 定 はコピーされません 申 請 フォームに 処 理 者 の 初 期 値 が 設 定 されている 申 請 を 再 利 用 すると 標 題 や 処 理 者 には 自 動 的 に 初 期 値 が 設 定 されます 必 要 に 応 じて 変 更 してから 申 請 を 提 出 します 申 請 を 再 利 用 するには 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 再 利 用 して 申 請 する] をクリックします 再 利 用 する 申 請 の 申 請 フォームが 変 更 された 場 合 新 しい 申 請 には 最 新 の 申 請 フォームが 適 用 されます 1.14.4 自 分 が 提 出 した 申 請 を 確 認 する 自 分 が 提 出 した 申 請 は 次 の 画 面 で 確 認 できます ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 結 果 一 覧 : 自 分 が 提 出 した 申 請 の 中 で 申 請 経 路 の 処 理 が 完 了 したものが 表 示 されます ワークフロー( 送 信 一 覧 ) 画 面 : 自 分 が 提 出 した すべての 申 請 が 表 示 されます 1. アプリケーションメニューで [ワークフロー] をクリックします 2. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 結 果 一 覧 で 目 的 の 申 請 の 標 題 をクリ ックし 申 請 の 内 容 を 確 認 します 申 請 が 表 示 されていない 場 合 は 手 順 3の 方 法 で 確 認 します 3. [ 送 信 一 覧 ] をクリックし 目 的 の 申 請 の 標 題 をクリックし 申 請 の 内 容 を 確 認 します 1.14.5 申 請 経 路 を 変 更 する 190

申 請 経 路 に 設 定 された 処 理 者 が 不 在 の 場 合 や 処 理 者 が 申 請 を 承 認 できない 場 合 などに 申 請 経 路 を 変 更 します 処 理 者 が 処 理 する 前 の 申 請 経 路 だけを 変 更 できます システム 管 理 者 の 設 定 によっては 申 請 経 路 を 変 更 できない 場 合 があります 1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で [ 送 信 一 覧 ] をクリックし 申 請 経 路 を 変 更 する 申 請 の 標 題 をクリックします 2. 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で 変 更 する 経 路 ステップをクリックします 3. 経 路 ステップの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 4. 経 路 ステップの 変 更 画 面 で 現 在 の 処 理 者 を 削 除 し 新 しい 処 理 者 を 追 加 して [ 変 更 する] をクリックします 必 要 に 応 じてコメントを 入 力 します 最 終 承 認 者 に ( 省 略 ) は 設 定 できません 経 路 変 更 履 歴 を 確 認 する 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 経 路 変 更 履 歴 ] をクリックすると 経 路 変 更 履 歴 画 面 が 表 示 されます 191

経 路 変 更 履 歴 画 面 では 経 路 を 変 更 したユーザーのコメントや 変 更 前 と 変 更 後 の 処 理 者 などを 確 認 できます 1.14.6 申 請 を 取 り 戻 す 処 理 者 に 処 理 される 前 の 申 請 を 取 り 戻 します 取 り 戻 した 申 請 は 下 書 きとして 保 存 されるため 再 申 請 できます 処 理 が 開 始 された 申 請 は 取 り 戻 せません 処 理 が 開 始 された 申 請 をキャンセルする 場 合 は 申 請 を 取 り 消 します 1.14.7 申 請 を 取 り 消 す 1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で [ 送 信 一 覧 ] をクリックし 取 り 戻 す 申 請 の 標 題 をクリックします 2. 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 申 請 を 取 り 戻 す] をクリックします 3. コメントを 入 力 し [ 取 り 戻 す] をクリックします 取 り 戻 した 申 請 は 下 書 き フォルダーに 保 存 されます 取 り 戻 した 申 請 を 再 度 申 請 する 取 り 戻 した 申 請 は 下 書 きフォルダーに 保 存 されています 必 要 な 項 目 を 設 定 して 再 申 請 します 192

1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で 下 書 きフォルダーを 選 択 し 再 申 請 する 申 請 をクリックします 2. [ 下 書 きを 編 集 する] をクリックします 3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し 申 請 します 申 請 を 取 り 戻 した 後 に 申 請 フォームが 変 更 された 場 合 取 り 戻 した 申 請 を 編 集 して 再 度 申 請 を 提 出 すると 変 更 前 の 申 請 フォームが 適 用 されます 1.14.7 申 請 を 取 り 消 す 処 理 が 開 始 された 申 請 を 取 り 消 します 最 終 承 認 者 が 承 認 した 申 請 は 取 り 消 せません 処 理 が 開 始 されていない 申 請 をキャンセルする 場 合 は 申 請 を 取 り 戻 します 1.14.6 申 請 を 取 り 戻 す 1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で [ 送 信 一 覧 ] をクリックし 取 り 消 す 申 請 の 標 題 をクリックします 2. 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 申 請 を 取 り 消 す] をクリックします 3. コメントを 入 力 し [ 取 り 消 す] をクリックします 取 り 消 した 申 請 は 状 況 が 取 消 に 変 わります 取 り 消 した 申 請 を 再 度 申 請 する 取 り 消 した 申 請 は 最 新 一 覧 フォルダー または 送 信 一 覧 フォルダーで 確 認 できます 必 要 な 項 目 を 設 定 して 再 申 請 します 1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で 再 申 請 する 申 請 をクリックします 2. [ 再 利 用 して 申 請 する] をクリックします 193

3. 必 要 な 項 目 を 設 定 し 申 請 します 申 請 を 取 り 消 した 後 に 申 請 フォームが 変 更 された 場 合 取 り 消 した 申 請 を 再 利 用 して 再 度 申 請 を 提 出 すると 最 新 の 申 請 フォームが 適 用 されます 1.14.8 申 請 が 差 し 戻 された 場 合 の 対 処 処 理 者 が 申 請 者 に 差 し 戻 した 申 請 は ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 未 処 理 一 覧 に 表 示 されます 申 請 データの 状 況 には 進 行 中 と 表 示 されます 差 し 戻 された 申 請 の 標 題 をクリックすると 申 請 を 差 し 戻 した 処 理 者 のコメントを 確 認 できます 再 度 申 請 するには [ 再 申 請 する>>] をクリックし 申 請 内 容 を 修 正 して 再 申 請 します 差 し 戻 された 後 再 申 請 するまでの 間 に 申 請 フォームが 変 更 されても 初 回 申 請 時 の 申 請 フォームが 適 用 されます 1.14.9 申 請 が 却 下 された 場 合 の 対 処 処 理 者 が 却 下 した 申 請 は ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 結 果 一 覧 ワークフロー( 受 信 一 覧 ) 画 面 または ワークフロー( 送 信 一 覧 ) 画 面 に 表 示 されます 申 請 データの 状 況 には 却 下 と 表 示 されます 却 下 された 申 請 の 標 題 をクリックすると 申 請 を 却 下 した 処 理 者 のコメントを 確 認 できます 再 度 申 請 するには [ 再 利 用 して 申 請 する] をクリックし 申 請 内 容 を 修 正 して 新 しい 申 請 として 提 出 します 194

1.14.10 代 理 で 申 請 を 提 出 する 申 請 者 が 不 在 の 場 合 に ほかのユーザーが 代 理 で 申 請 を 提 出 できます 委 任 者 ( 本 来 の 申 請 者 )に 代 わって 代 理 申 請 者 が 申 請 を 提 出 するには 次 のすべての 条 件 を 満 たす 必 要 があります システム 管 理 者 が 代 理 申 請 を 許 可 している システム 管 理 者 または 委 任 者 本 人 が 代 理 申 請 者 を 設 定 している システム 管 理 者 がユーザーに 代 理 人 設 定 を 許 可 している 場 合 は 委 任 者 本 人 も 代 理 申 請 者 を 設 定 できます 1.14.19 代 理 人 を 設 定 する 代 理 申 請 者 が 提 出 した 申 請 の 扱 い 代 理 申 請 者 が 提 出 した 申 請 は 委 任 者 が 提 出 した 場 合 と 同 様 に 処 理 されます また 代 理 申 請 者 と 委 任 者 の 両 方 が 代 理 申 請 者 が 提 出 した 申 請 を 取 り 戻 したり 取 り 消 したりできます 委 任 者 は 送 信 一 覧 から 代 理 申 請 者 が 提 出 した 申 請 データを 操 作 できます 代 理 で 提 出 された 申 請 が 処 理 されると 結 果 が 代 理 申 請 者 と 委 任 者 の 両 方 に 通 知 されます 代 理 申 請 者 が 申 請 を 提 出 する 場 合 の 流 れ 代 理 申 請 者 が 申 請 を 提 出 する 手 順 は 次 のとおりです 1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で [ 代 理 で 申 請 する] をクリックします 195

2. 委 任 者 の 選 択 画 面 で 委 任 者 を 選 択 し [フォームを 選 択 する>>] をク リックします 3. 代 理 申 請 の 作 成 ( 申 請 フォームの 選 択 ) 画 面 で カテゴリーを 選 択 し 申 請 フォームを 選 択 します 代 理 申 請 者 は 委 任 者 がアクセス 権 を 持 つ 申 請 フォームを 使 用 して 申 請 を 提 出 できます 次 の 処 理 者 には ( 省 略 ) を 設 定 できません 承 認 経 路 の 最 後 の 経 路 ステップの 処 理 者 経 路 ステップに 設 定 された 処 理 者 全 員 管 理 者 の 設 定 によって 申 請 者 が 初 期 値 として 設 定 された 処 理 者 を 変 更 できない 場 合 があります 4. 代 理 申 請 の 作 成 ( 内 容 の 入 力 ) 画 面 で 必 要 な 項 目 を 入 力 し [ 経 路 を 設 定 する>>] をクリックします 手 順 3で 選 択 した 申 請 フォームによって 入 力 項 目 が 異 なります 急 ぎの 処 理 を 依 頼 する 場 合 は 優 先 度 に 至 急 を 設 定 します または [ 説 明 ] をクリックすると 項 目 の 説 明 が 表 示 されます アクセス 権 の 設 定 によっては 項 目 に 初 期 値 が 設 定 されていたり 入 力 が 制 限 されていたりする 場 合 があります [ 下 書 きとして 保 存 する] をクリックすると 申 請 が 下 書 き フォルダ ーに 保 存 されます 下 書 きの 申 請 には 経 路 の 設 定 は 保 存 されません 5. 代 理 申 請 の 作 成 ( 経 路 の 設 定 ) 画 面 で 申 請 経 路 の 処 理 者 を 選 択 し [ 内 容 を 確 認 する>>] をクリックします 処 理 者 を 省 略 する 場 合 は ( 省 略 ) を 設 定 します ただし 次 の 処 理 者 には ( 省 略 ) を 設 定 できません 承 認 経 路 の 最 後 の 経 路 ステップの 処 理 者 経 路 ステップに 設 定 された 処 理 者 全 員 処 理 者 には 初 期 値 が 設 定 されている 場 合 があります また 管 理 者 の 設 定 によって 初 期 値 を 変 更 できない 場 合 があります 6. 代 理 申 請 の 作 成 ( 内 容 の 確 認 ) 画 面 で 申 請 データの 内 容 を 確 認 し [ 代 理 申 請 する] をクリックします 承 認 経 路 の 最 後 の 承 認 者 は 背 景 がオレンジ 色 で 表 示 されます 7. ワークフロー( 送 信 一 覧 ) 画 面 に 作 成 した 申 請 が 表 示 されていることを 確 認 します 提 出 した 申 請 データは 代 理 申 請 者 と 委 任 者 の 送 信 一 覧 に 保 存 され ます 申 請 の 取 戻 しや 取 り 消 しは 委 任 者 と 代 理 申 請 者 のどちらでも 可 能 です 196

申 請 フォームに 申 請 番 号 が 設 定 されている 場 合 提 出 した 申 請 には 次 のどちらかの 形 式 で 申 請 番 号 が 表 示 されます 全 申 請 フォーム 共 通 の 番 号 申 請 フォームごとの 番 号 代 理 で 提 出 された 申 請 の 申 請 者 欄 には 委 任 者 と 代 理 申 請 者 のユーザー 名 が 両 方 表 示 されます 代 理 で 提 出 された 申 請 を 取 り 戻 す 代 理 で 提 出 された 申 請 は 代 理 申 請 者 委 任 者 のどちらでも 取 り 戻 せます 申 請 を 取 り 戻 すには 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 申 請 を 取 り 戻 す] をクリックします 申 請 を 取 り 戻 すと 代 理 申 請 者 と 委 任 者 の 送 信 一 覧 から 申 請 が 削 除 されます 委 任 者 は 申 請 を 取 り 戻 せますが 取 り 戻 した 申 請 を 閲 覧 できません 取 り 戻 した 申 請 は 代 理 申 請 者 の 下 書 きフォルダーに 保 存 されます 代 理 で 提 出 された 申 請 を 取 り 消 す 代 理 で 提 出 された 申 請 は 代 理 申 請 者 または 委 任 者 が 取 り 消 せます 申 請 を 取 り 消 すには 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 申 請 を 取 り 消 す] をクリックします 取 り 消 した 申 請 は 代 理 申 請 者 と 委 任 者 の 両 方 の 送 信 一 覧 で 閲 覧 できます 申 請 を 再 利 用 して 代 理 申 請 する 代 理 申 請 者 は 次 の 申 請 を 再 利 用 して 同 じ 委 任 者 の 新 しい 代 理 申 請 を 提 出 できます 自 分 が 提 出 した 代 理 申 請 自 分 が 提 出 して 取 り 消 した 代 理 申 請 自 分 が 提 出 して 取 り 戻 した 申 請 自 分 が 提 出 して 却 下 された 代 理 申 請 自 分 が 提 出 して 委 任 者 が 取 り 消 した 申 請 自 分 が 提 出 して 委 任 者 が 取 り 戻 した 申 請 処 理 者 の 設 定 は 再 利 用 できません 申 請 フォームに 処 理 者 の 初 期 値 が 設 定 されている 申 請 を 再 利 用 すると 処 理 者 には 初 期 値 が 表 示 されます 必 要 に 応 じて 処 理 者 を 変 更 してから 申 請 を 提 出 します 197

申 請 を 再 利 用 するには 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 再 利 用 して 申 請 する] をクリックします 委 任 者 が 代 理 人 を 変 更 すると それまでに 提 出 した 申 請 を 再 利 用 して 代 理 申 請 を 提 出 できません 再 利 用 する 申 請 の 申 請 フォームが 変 更 された 場 合 最 新 の 申 請 フォームが 適 用 されます 1.14.11 申 請 を 処 理 する 自 分 が 承 認 経 路 の 処 理 者 に 設 定 されている 場 合 に 申 請 を 処 理 する 方 法 を 説 明 します 申 請 の 確 認 承 認 却 下 または 差 し 戻 しが 可 能 です 1. アプリケーションメニューで [ワークフロー] をクリックします 2. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 未 処 理 一 覧 から 処 理 する 申 請 の 標 題 をクリックします 3. 申 請 内 容 を 確 認 し [ 承 認 する] [ 却 下 する] または [ 差 し 戻 す] をクリ ックします 必 要 に 応 じて コメントを 入 力 できます 差 し 戻 す 場 合 は ドロップダウンリストから 差 し 戻 し 先 のユーザーを 指 定 します 申 請 の 処 理 に 応 じて 次 のユーザーに 通 知 が 送 信 されます 承 認 : 次 の 経 路 ステップのユーザー 却 下 : 申 請 者 差 し 戻 し: 差 し 戻 し 先 のユーザー 未 処 理 の 経 路 ステップで 経 路 変 更 が 許 可 されている 場 合 処 理 者 は 経 路 を 変 更 できます 1.14.5 申 請 経 路 を 変 更 する 申 請 フォームの 項 目 のアクセス 権 で 編 集 が 許 可 されている 項 目 は 処 理 者 が 値 や 添 付 ファイルを 編 集 できます 申 請 フォームの 項 目 のアクセス 権 の 設 定 によっては 処 理 者 は 一 部 の 項 目 の 値 や 添 付 ファイルを 閲 覧 できない 場 合 があります 承 認 経 路 の 経 路 種 別 承 認 経 路 の 経 路 種 別 には 次 の 種 類 があります 承 認 ( 全 員 ): 経 路 ステップに 設 定 された すべての 処 理 者 の 承 認 が 必 要 です 承 認 ( 誰 か1 人 ): 経 路 ステップに 設 定 されている 処 理 者 のうち 誰 か1 人 の 承 認 が 必 要 です 198

どちらの 経 路 種 別 でも 処 理 者 のうち 誰 か1 人 でも 申 請 を 差 し 戻 したり 却 下 したりすると ほかの 処 理 者 は 申 請 を 処 理 できません また 1 人 の 処 理 者 が 申 請 を 承 認 差 し 戻 し または 却 下 した 後 も ほかの 処 理 者 の ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 には 申 請 の 通 知 が 残 ります 申 請 の 通 知 を 削 除 するには 目 的 の 申 請 をクリックし [ 確 認 する] をクリックします 申 請 を 連 続 して 処 理 する 処 理 する 申 請 が 複 数 ある 場 合 処 理 を 開 始 する 申 請 の 番 号 を 選 択 し 申 請 を 連 続 して 処 理 できます 大 量 の 申 請 をすばやく 処 理 できます 1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 未 処 理 一 覧 で 申 請 の 番 号 をドロップ ダウンリストで 選 択 して [ 連 続 で 処 理 する] をクリックするか ボタンをクリ ックして 申 請 の 開 始 番 号 を 選 択 します 2. 未 処 理 申 請 の 処 理 画 面 で コメントを 入 力 し [ 承 認 する] [ 却 下 する] または [ 差 し 戻 す] をクリックします 必 要 に 応 じて コメントを 入 力 します 差 し 戻 す 場 合 は ドロップダウンリストから 差 し 戻 し 先 のユーザーを 指 定 します 右 上 または 右 下 の [ 未 処 理 のまま 次 の 申 請 へ: 次 へ>>] をクリックす ると 画 面 に 表 示 している 申 請 の 処 理 を 保 留 して 次 の 申 請 を 処 理 で きます 3. 手 順 2を 繰 り 返 し すべての 申 請 を 処 理 します 未 処 理 の 経 路 ステップで 経 路 変 更 が 許 可 されている 場 合 処 理 者 は 経 路 を 変 更 できます 1.14.5 申 請 経 路 を 変 更 する 申 請 フォームの 項 目 のアクセス 権 で 編 集 が 許 可 されている 項 目 は 処 理 者 が 値 や 添 付 ファイルを 編 集 できます 申 請 フォームの 項 目 にアクセス 権 の 設 定 によっては 処 理 者 は 一 部 の 項 目 の 値 や 添 付 ファイルを 閲 覧 できない 場 合 があります 経 路 ステップから 自 分 が 削 除 されている 場 合 自 分 が 承 認 経 路 の 経 路 ステップから 削 除 された 申 請 は ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 未 処 理 一 覧 または ワークフロー( 受 信 一 覧 ) 画 面 に 表 示 されます 標 題 をクリックしても 申 請 の 内 容 は 確 認 できません [ 確 認 する] をクリックすると ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 や ワークフロー( 受 信 一 覧 ) 画 面 から 申 請 の 通 知 が 削 除 されます 自 分 が 処 理 する 前 に 経 路 ステップから 削 除 された 場 合 は 申 請 は 表 示 されません 199

申 請 者 が 申 請 を 取 り 戻 した 場 合 申 請 者 が 取 り 戻 した 申 請 は ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 未 処 理 一 覧 または ワークフロー( 受 信 一 覧 ) 画 面 に 表 示 されます 申 請 データの 状 況 は 取 消 と 表 示 されます 標 題 をクリックしても 申 請 の 内 容 は 確 認 できません [ 確 認 する] をクリックすると ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 から 申 請 が 削 除 されます 申 請 者 が 申 請 を 取 り 消 した 場 合 申 請 者 が 取 り 消 した 申 請 は ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 未 処 理 一 覧 または ワークフロー( 受 信 一 覧 ) 画 面 に 表 示 されます ただし 自 分 が 処 理 する 前 に 取 り 消 された 申 請 は 表 示 されません 申 請 データの 状 況 は 取 消 と 表 示 されます 申 請 の 内 容 を 確 認 し [ 確 認 する] をクリックすると ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 から 申 請 が 削 除 されます 1.14.12 承 認 予 定 の 申 請 の 状 況 を 確 認 する ワークフロー( 承 認 予 定 一 覧 ) 画 面 では これから 承 認 経 路 の 自 分 の 経 路 ステップに 回 ってくる 申 請 が 表 示 されます ただし 次 の 申 請 は 表 示 されません すでに 承 認 経 路 の 自 分 の 経 路 ステップに 回 ってきている 申 請 自 分 が 回 覧 経 路 の 経 路 ステップに 設 定 された 申 請 200

システム 管 理 者 が 承 認 予 定 の 使 用 許 可 を 有 効 にしている 場 合 にだけ この 画 面 が 表 示 されます ワークフロー( 承 認 予 定 一 覧 ) 画 面 には 申 請 の 状 況 を 示 す 次 のアイコンが 表 示 されます アイコン 名 説 明 自 分 が 処 理 者 に 設 定 されている 経 路 ステップです ほかの 処 理 者 が 処 理 中 です 処 理 後 は に 変 わります ほかの 処 理 者 が 処 理 済 み または これから 処 理 します 1.14.13 申 請 の 回 覧 を 確 認 する 自 分 が 回 覧 経 路 の 経 路 ステップに 設 定 されている 場 合 に 申 請 を 確 認 する 方 法 を 説 明 します 1. アプリケーションメニューで [ワークフロー] をクリックします 2. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 の 未 処 理 一 覧 で 状 況 が 承 認 または 進 行 中 の 申 請 をクリックします 3. 未 処 理 申 請 の 処 理 画 面 で 申 請 内 容 を 確 認 し [ 確 認 する] をクリックし ます コメントの 入 力 もできます 未 処 理 一 覧 から 申 請 の 通 知 が 削 除 されます 1.14.14 代 理 で 申 請 を 処 理 する 委 任 者 ( 本 来 の 処 理 者 )に 代 わって 代 理 承 認 者 が 申 請 を 処 理 できます 代 理 承 認 者 は 委 任 者 が 経 路 ステップに 設 定 されている 申 請 を 処 理 します 代 理 承 認 者 が 申 請 を 処 理 するには 次 のすべての 条 件 を 満 たす 必 要 があります システム 管 理 者 が 代 理 承 認 を 許 可 している システム 管 理 者 または 委 任 者 本 人 が 代 理 承 認 者 を 設 定 している システム 管 理 者 がユーザーに 代 理 人 設 定 を 許 可 している 場 合 は 委 任 者 本 人 も 代 理 承 認 者 を 設 定 できます 1.14.19 代 理 人 を 設 定 する 委 任 者 に 送 信 された 申 請 は 代 理 承 認 者 の ワークフロー( 代 理 承 認 一 覧 ) 画 面 に 表 示 されます 委 任 者 は ワークフロー( 受 信 一 覧 ) 画 面 と ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で 申 請 を 確 認 できます 201

代 理 承 認 者 が 処 理 した 申 請 は 委 任 者 が 処 理 した 場 合 と 同 様 に 処 理 されます 委 任 者 も 申 請 を 処 理 できますが 委 任 者 が 申 請 を 処 理 すると 代 理 承 認 者 の ワークフロー( 代 理 承 認 一 覧 ) 画 面 から 申 請 が 削 除 されるため 代 理 承 認 者 は 申 請 の 内 容 や 状 況 を 確 認 できません 代 理 承 認 者 が 申 請 を 処 理 する 場 合 の 流 れ 代 理 承 認 者 が 申 請 を 処 理 する 手 順 は 次 のとおりです 1. ワークフロー( 代 理 承 認 一 覧 ) 画 面 で 処 理 する 申 請 の 標 題 をクリックし ます 2. 申 請 内 容 を 確 認 し [ 承 認 する] [ 却 下 する] または [ 差 し 戻 す] をクリ ックします 必 要 に 応 じて コメントを 入 力 できます 差 し 戻 す 場 合 は ドロップダウンリストから 差 し 戻 し 先 のユーザーを 指 定 します 申 請 の 処 理 に 応 じて 次 のユーザーに 通 知 が 送 信 されます 承 認 : 次 の 経 路 ステップのユーザーに 通 知 が 送 信 されます 却 下 : 申 請 者 差 し 戻 し: 差 し 戻 し 先 のユーザー 代 理 承 認 の 処 理 者 の 表 示 代 理 で 承 認 された 申 請 データの 処 理 者 欄 には 委 任 者 と 代 理 承 認 者 のユーザー 名 が 両 方 表 示 されます 代 理 で 申 請 を 連 続 して 処 理 する 処 理 する 申 請 が 複 数 ある 場 合 処 理 を 開 始 する 申 請 の 番 号 を 選 択 し 申 請 を 連 続 して 処 理 できます 大 量 の 申 請 をすばやく 処 理 できます 202

1. ワークフロー( 代 理 承 認 一 覧 ) 画 面 の 未 処 理 一 覧 で 申 請 の 番 号 をドロ ップダウンリストで 選 択 して [ 連 続 で 処 理 する] をクリックするか ボタンを クリックして 申 請 の 開 始 番 号 を 選 択 します 2. 未 処 理 申 請 の 処 理 画 面 で コメントを 入 力 し [ 承 認 する] [ 却 下 する] または [ 差 し 戻 す] をクリックします 右 上 または 右 下 の [ 未 処 理 のまま 次 の 申 請 へ: 次 へ >>] をクリックする と 画 面 に 表 示 している 申 請 の 処 理 を 保 留 して 次 の 申 請 を 処 理 できま す 3. 手 順 2を 繰 り 返 し すべての 申 請 を 処 理 します 未 処 理 の 経 路 ステップで 経 路 変 更 が 許 可 されている 場 合 処 理 者 は 経 路 を 変 更 できます 1.14.5 申 請 経 路 を 変 更 する 申 請 フォームの 項 目 のアクセス 権 で 編 集 が 許 可 されている 項 目 は 処 理 者 が 値 や 添 付 ファイルを 編 集 できます 申 請 フォームの 項 目 にアクセス 権 の 設 定 によっては 処 理 者 は 一 部 の 項 目 の 値 や 添 付 ファイルを 閲 覧 できない 場 合 があります 1.14.15 公 開 された 申 請 を 閲 覧 する 公 開 が 許 可 されたカテゴリーの 申 請 フォームを 使 用 し 申 請 の 最 終 承 認 者 の 処 理 が 完 了 している 申 請 は すべてのユーザーが 閲 覧 できます 公 開 された 申 請 は ワークフロー( 公 開 一 覧 ) 画 面 で 確 認 できます 1.14.16 申 請 を 削 除 する 申 請 を 削 除 する 方 法 は 次 の 種 類 があります 申 請 を 個 別 に 削 除 する 複 数 の 申 請 を 選 択 して 一 括 削 除 する 削 除 した 申 請 は 元 に 戻 せません また 申 請 を 削 除 しても ほかのユーザーのフォルダーからは 削 除 されません 未 処 理 一 覧 の 申 請 は 削 除 できません 申 請 を 個 別 に 削 除 する 受 信 一 覧 送 信 一 覧 および 下 書 き 一 覧 のフォルダーにある 申 請 を1 件 ずつ 削 除 します ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 からは 申 請 を 削 除 できません 203

1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で フォルダーを 選 択 し 削 除 する 申 請 の 標 題 をクリックします 2. 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 受 信 一 覧 から 削 除 する] [ 送 信 一 覧 から 削 除 する] または [ 下 書 きから 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 複 数 の 申 請 を 選 択 して 一 括 削 除 する 複 数 の 申 請 を 選 択 して 一 括 削 除 します 1. ワークフロー( 最 新 一 覧 ) 画 面 で フォルダーを 選 択 します 2. 削 除 する 申 請 のチェックボックスを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 1.14.17 申 請 を 検 索 する 申 請 に 含 まれるキーワードを 入 力 して 申 請 を 検 索 します ただし 次 の 申 請 や 項 目 は 検 索 できません 下 書 きの 申 請 申 請 フォームの 設 定 で 閲 覧 の 権 限 が 付 与 されていない 項 目 また ファイルの 次 の 項 目 は 検 索 できません 更 新 情 報 更 新 コメント キーワードを 何 も 入 力 せずに 検 索 するか [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 204

1. ワークフロー 画 面 で フォルダーを 選 択 し 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 して [ 申 請 データ 検 索 ] をクリックします 選 択 したフォルダー 内 の 申 請 を 検 索 します 次 のいずれかの 項 目 にキーワードを 含 む 申 請 が 表 示 されます 番 号 申 請 フォーム 名 標 題 申 請 者 : ユーザーの 名 前 英 語 名 を 検 索 します 入 力 項 目 2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 が 必 要 な 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 ] をクリックしま す 次 の 検 索 条 件 を 追 加 できます 状 況 : 申 請 の 状 況 を 進 行 中 完 了 却 下 承 認 取 消 のい ずれかから 選 択 します 申 請 日 : 指 定 した 日 付 に 提 出 された 申 請 データを 検 索 します 優 先 度 : 申 請 の 優 先 度 を 指 定 なし または 緊 急 から 選 択 します 次 のフォルダー 内 の 申 請 を 検 索 できます 最 新 一 覧 受 信 一 覧 送 信 一 覧 承 認 予 定 一 覧 公 開 予 定 一 覧 1.14.18 申 請 を 印 刷 する 選 択 した 申 請 を 印 刷 します 申 請 に 添 付 されているファイルは 印 刷 できません ファイル 名 だけが 印 刷 されます 1. 申 請 内 容 の 詳 細 画 面 で [ 印 刷 用 画 面 ] をクリックします 2. [ 印 刷 する] をクリックします 必 要 に 応 じて 文 字 サイズや 各 項 目 の 横 幅 を 揃 えるかどうかなどを 設 定 します 3. 申 請 を 印 刷 します 1.14.19 代 理 人 を 設 定 する 自 分 の 代 わりに 申 請 を 提 出 する 代 理 申 請 者 や 申 請 を 処 理 する 代 理 承 認 者 を 設 定 します 代 理 申 請 者 と 代 理 承 認 者 は 1 人 ずつ 設 定 できます 代 理 申 請 者 と 代 理 承 認 者 に 同 じユーザーを 設 定 することもできます 代 理 申 請 者 を 設 定 しても 代 理 申 請 者 が 提 出 した 申 請 を 自 分 で 取 り 戻 したり 取 り 消 したりできます また 代 理 処 理 者 を 設 定 しても 自 分 で 申 請 を 処 理 できます 代 理 承 認 者 によって 処 理 された 申 請 データは 自 分 の 最 新 一 覧 の 未 処 理 一 覧 から 削 除 されます 205

システム 管 理 者 の 設 定 によっては 代 理 人 機 能 を 使 用 できない 場 合 や 代 理 人 の 設 定 がシステム 管 理 者 に 限 定 されている 場 合 があります 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ワークフロー] > [ 代 理 人 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 代 理 人 の 設 定 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 4. 代 理 申 請 者 や 代 理 承 認 者 に 設 定 するユーザーを 選 択 し [ 追 加 ] をク リックします キーワードを 検 索 して [ユーザー 検 索 ] をクリックして 検 索 することもできま す 5. [ 変 更 する] をクリックします 1.14.20 申 請 の 状 況 をメールで 受 信 する 提 出 した 申 請 が 処 理 された 時 や 処 理 が 必 要 な 申 請 を 受 信 した 時 に 通 知 をメールで 受 信 できるように メール 通 知 を 設 定 します 提 出 した 申 請 に 対 して 通 知 されるのは 次 のタイミングです 最 終 承 認 者 が 承 認 した 処 理 者 が 申 請 を 却 下 した 処 理 者 が 申 請 を 差 し 戻 した すべての 回 覧 者 の 確 認 が 完 了 した 代 理 申 請 者 が 申 請 を 提 出 した 場 合 は 代 理 申 請 者 と 本 来 の 申 請 者 の 両 方 にメール 通 知 が 送 信 されます 代 理 承 認 者 には メール 通 知 は 送 信 されません ワークフローのメール 通 知 を 利 用 するには システム 管 理 者 が 次 の 設 定 を 完 了 している 必 要 があります システムメールアカウントの 設 定 メール 通 知 の 使 用 許 可 メール 通 知 を 設 定 する 方 法 は 次 のとおりです 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ワークフロー] > [メール 通 知 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. メール 通 知 の 設 定 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします メール 通 知 の 設 定 画 面 の 例 番 号 パーツ 説 明 1 メール 通 知 メール 通 知 を 使 用 する 場 合 にチェックボックスを 選 択 します 2 メールアドレス メール 通 知 を 受 信 するメールアドレスを 選 択 します 自 分 のユーザー 情 報 に 登 録 したメールアドレス 以 外 で 通 知 を 受 信 する 場 合 は ユーザー 情 報 のメ ールアドレスを 使 う の 選 択 を 外 し 通 知 を 受 信 するメールアドレスを 入 力 します カンマ(,)で 区 切 っ 206

て 複 数 のメールアドレスを 設 定 することもできます メール 通 知 のメールの 文 字 コードは 個 人 設 定 で 変 更 できます 3.4.2 ユーザー 名 の 表 示 言 語 やメール 通 知 の 文 字 コードを 設 定 する 207

1.15 マルチレポート 1.15.1 画 面 の 見 かた マルチレポートのアイコンの 説 明 やマルチレポートの 画 面 で 操 作 できることを 説 明 します マルチレポート 画 面 レポートの 一 覧 を 表 示 します 未 読 のレポートは 黄 色 の 背 景 色 で 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 レポートを 作 成 する レポートを 作 成 します 2 ( 数 字 ) 新 着 レポートの 数 です レポートを 確 認 すると 表 示 が 消 えます 3 閲 覧 可 能 なレポート 公 開 されているレポートの 一 覧 が 表 示 されます 自 分 が 通 知 先 に 設 定 されていないレポートも 閲 覧 できます 4 レポート 検 索 キーワードを 入 力 して レポートを 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 してレポートを 検 索 します 5 ( 通 知 解 除 中 ) 更 新 通 知 を 解 除 しているレポートです 6 非 公 開 のレポートです 7 1 最 近 選 択 した 絞 込 最 近 選 択 した 絞 込 が 表 示 されます おすすめの 絞 込 すべての 絞 込 おすすめの 絞 込 が 表 示 されます 使 用 可 能 な 絞 込 が 表 示 されます 8 レポートの 標 題 クリックすると レポートの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 1 : 表 示 する 絞 込 がある 場 合 だけ リンクで 表 示 されます レポートのアイコン アイコン 説 明 レポート ファイルが 添 付 されたレポート 変 更 されたレポート ファイルが 添 付 された 変 更 されたレポート 未 読 のコメントがあるレポート 未 読 のコメントがある ファイルが 添 付 されたレポート 208

レポートの 詳 細 画 面 レポートの 内 容 やコメントを 表 示 します 未 読 の 内 容 とコメントの 背 景 色 は 黄 色 で 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 変 更 する 1 レポートの 本 文 を 編 集 します 本 文 を 編 集 すると 更 新 者 として 記 録 され 一 覧 画 面 などに 表 示 されます 2 通 知 先 を 変 更 する 1 レポートの 通 知 先 を 変 更 します 3 添 付 ファイル 一 覧 本 文 とコメントに 添 付 された すべてのファイルが 表 示 されます 4 再 利 用 する レポートの 情 報 と 本 文 を 再 利 用 して 別 のレポートを 作 成 します 5 印 刷 用 画 面 レポートが 印 刷 用 の 画 面 で 表 示 されます 6 削 除 する レポートを 削 除 します 7 更 新 通 知 を 解 除 する レポートの 更 新 に 関 する 通 知 を 解 除 します 再 度 通 知 を 設 定 する 場 合 は [ 更 新 通 知 を 設 定 する] をクリックします 8 公 開 先 レポートの 公 開 先 です 9 参 加 者 以 外 の 通 知 先 レポートに 設 定 された 参 加 者 とは 別 に レポートの 更 新 が 通 知 されるユーザーです 隠 れている 通 知 先 を 表 示 するには [( 通 知 先 をすべて 表 示 する)] をクリックします 参 加 者 / 通 知 先 を 表 示 する 参 加 者 / 通 知 先 の 詳 細 画 面 が 表 示 されます 10 参 加 者 2 会 議 や 出 張 などに 参 加 した 社 内 のユーザーです 11 相 手 側 の 参 加 者 2 取 引 先 やお 客 様 などの 社 外 の 参 加 者 です 共 有 のアドレス 帳 から 選 択 します 12 レポートの 本 文 レポートに 記 載 されている 内 容 が 表 示 されます 13 選 択 する コメントにファイルを 添 付 します 1 : 作 成 者 と レポートを 変 更 できるユーザーだけに 表 示 されます 2 : レポートフォームによって 表 示 されない 場 合 があります 1.15.2 レポートを 作 成 する 議 事 録 や 報 告 書 などのレポートを 作 成 します 1. アプリケーションメニューで [マルチレポート] をクリックします 209

2. マルチレポート 画 面 で [レポートを 作 成 する] をクリックします 3. レポートの 作 成 (レポートフォームの 選 択 ) 画 面 で カテゴリーを 選 択 し レポートフォームを 選 択 します [(ルート)] をクリックすると 最 近 選 択 したレポートフォームが 最 大 5 件 表 示 されます 4. レポートの 作 成 ( 内 容 の 入 力 ) 画 面 で 必 要 な 項 目 を 入 力 します 入 力 項 目 は 手 順 2で 選 択 したレポートフォームによって 異 なります レポートの 作 成 ( 内 容 の 入 力 ) 画 面 の 項 目 の 例 5. [ 内 容 を 確 認 する >>] をクリックします 6. レポートの 作 成 ( 内 容 の 確 認 ) 画 面 で [ 作 成 する] をクリックします 7. マルチレポート 画 面 に 作 成 したレポートが 表 示 されることを 確 認 します レポートの 作 成 ( 内 容 の 入 力 ) 画 面 の 項 目 の 例 番 号 パーツ 説 明 1 参 加 者 会 議 や 打 ち 合 わせなどの 参 加 者 を 設 定 します 2 相 手 側 の 参 加 者 次 のどちらかの 方 法 で 入 力 します 共 有 のアドレス 帳 からアドレスを 選 択 する テキストボックスに 参 加 者 名 を 入 力 し [ 入 力 ]をクリックする 3 公 開 先 次 の 中 から 選 択 します すべてのユーザー 参 加 者 と 通 知 先 のユーザー 210

レポートを 作 成 者 参 加 者 通 知 先 のユーザーだけに 公 開 します レポートフォームに 参 加 者 欄 が 設 定 されている 場 合 だけ 表 示 されます 通 知 先 のユーザー レポートを 作 成 者 と 通 知 先 のユーザーだけに 公 開 します 4 参 加 者 以 外 の 通 知 先 通 知 先 アドレス 帳 から 通 知 先 を 選 択 します 5 レポートを 変 更 できるユーザー レポートの 変 更 を 許 可 するユーザーを 設 定 します 次 のどちらかを 選 択 します 作 成 者 のみ 変 更 できるユーザーを 設 定 する 参 加 者 と 通 知 先 に 設 定 したユーザーの 中 から 選 択 します 6 入 力 項 目 表 示 される 項 目 はレポートフォームによって 異 なります 項 目 によって 書 式 編 集 を 使 用 できる 場 合 があります 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 作 成 者 と 参 加 者 には 自 動 的 に 更 新 情 報 が 通 知 されます レポートの 参 加 者 や 通 知 先 に 設 定 されたユーザーは レポートの 詳 細 画 面 で 更 新 通 知 を 解 除 できます 次 の 条 件 を 満 たす 場 合 相 手 側 の 参 加 者 の 名 前 をクリックすると アドレスの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 相 手 側 の 参 加 者 が 共 有 アドレス 帳 に 登 録 されている レポートを 閲 覧 するユーザーが アドレス 帳 の 使 用 権 限 を 持 つ レポートを 閲 覧 するユーザーが 設 定 されたアドレスに 対 してアクセス 権 を 持 つ アクセス 権 の 設 定 に 関 わらず レポートの 作 成 者 参 加 者 通 知 先 のユーザーはレポートを 閲 覧 できます 添 付 されているファイルを 確 認 する レポートの 本 文 とコメントに ファイルを 添 付 できます 添 付 ファイルの [ 詳 細 ] または レポートの 詳 細 画 面 の [ 添 付 ファイル 一 覧 ] をクリックすると 添 付 ファイルの 一 覧 画 面 が 表 示 されます 自 分 が 添 付 したファイルだけを 編 集 できます レポートフォームによっては レポートの 本 文 にファイルを 添 付 できません レポートを 再 利 用 して 作 成 する レポートを 再 利 用 して 新 しくレポートを 作 成 します レポートの 詳 細 画 面 で [ 再 利 用 する] をクリックし レポートを 作 成 します 211

レポートフォームが 削 除 されているレポートは 再 利 用 できません レポートフォームが 更 新 されているレポートは 再 利 用 するときに 最 新 のレポートフォームが 適 用 されます レポートを 下 書 き 保 存 する レポートの 作 成 ( 内 容 の 入 力 ) 画 面 で [ 下 書 きとして 保 存 する] をクリックすると レポートを 下 書 きとして 保 存 できます 下 書 きのレポートは 下 書 き カテゴリーに 保 存 され レポートを 保 存 したユーザーだけが 閲 覧 編 集 できます 1.15.3 予 定 に 関 連 付 けてレポートを 作 成 する 自 分 が 参 加 した 予 定 に 関 連 付 けてレポートを 作 成 できます 予 定 とレポートを 関 連 付 けると スケジュールの 会 議 の 詳 細 画 面 からその 会 議 の 議 事 録 を 閲 覧 したり レポートの 詳 細 画 面 からその 予 定 の 詳 細 画 面 を 表 示 したりできま す 1つの 予 定 に 対 し 各 ユーザーが1つのレポートを 関 連 付 けられます 予 定 とレポートを 関 連 付 けた 後 関 連 付 けを 解 除 することもできます 予 定 と 関 連 付 けたレポートの 例 212

1. レポートを 関 連 付 ける 予 定 の 予 定 の 詳 細 画 面 で [レポート ] をクリッ クし [レポートを 作 成 する] をクリックします 2. カテゴリーを 選 択 し レポートフォームを 選 択 します [(ルート)] をクリックすると 最 近 選 択 したレポートフォームが 最 大 5 件 表 示 されます 3. レポートの 作 成 ( 内 容 の 入 力 ) 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 します 標 題 には 予 定 のタイトルが 挿 入 されます 通 知 先 には 予 定 の 参 加 者 が 設 定 されます 入 力 項 目 は 手 順 2で 選 択 したレポートフォームによって 異 なります 4. [ 内 容 を 確 認 する>>] をクリックします 5. レポートの 作 成 ( 内 容 の 確 認 ) 画 面 で [ 作 成 する] をクリックします 予 定 とレポートを 関 連 付 けたあとでも レポートの 参 加 者 と 予 定 の 参 加 者 の 両 方 を 変 更 できます レポートの 参 加 者 と 予 定 の 参 加 者 は 関 連 付 けられていません レポートの 参 加 者 を 変 更 しても 予 定 の 参 加 者 は 変 更 されません 作 成 済 みのレポートを 予 定 に 関 連 付 ける 自 分 が 参 加 している 予 定 と 自 分 が 作 成 したレポートを 関 連 づけられます 予 定 の 詳 細 画 面 で [レポート ] > [レポートと 関 連 付 ける] の 順 にクリックし 関 連 付 けるレポートを 選 択 画 面 で 関 連 付 けるレポートを 選 択 します すでにほかの 予 定 と 関 連 付 け られているレポートは 選 択 できません 213

関 連 付 けるレポートを 選 択 画 面 では 次 の 操 作 が 可 能 です レポートの 右 横 の [ 詳 細 ] をクリックし レポートの 内 容 を 確 認 する キーワードを 入 力 し 関 連 付 けられるレポートを 検 索 する 関 連 付 けを 解 除 する 自 分 が 参 加 した 予 定 の 予 定 の 詳 細 画 面 で 関 連 付 けられているレポートを 表 示 し [ 関 連 付 けを 削 除 する] をクリックすると 予 定 とレポートの 関 連 付 けを 解 除 できま す または レポートの 詳 細 画 面 で [ 関 連 付 けを 削 除 する] をクリックしても 関 連 付 けを 解 除 できます 関 連 付 けを 解 除 しても レポート 自 体 は 削 除 されません 予 定 に 関 連 付 けられたレポートで 可 能 な 操 作 予 定 の 種 類 によって 予 定 に 関 連 付 けられたレポートに 対 して 可 能 な 操 作 が 異 なります 予 定 に 関 連 付 けられたレポートの 閲 覧 が 許 可 されている 場 合 を 例 に 説 明 します 予 定 の 種 類 操 作 関 連 付 けられたレポー 予 定 に 関 連 付 くレポー 作 成 済 みのレポートの 予 定 に 関 連 付 けたレポ 関 連 付 けの 解 除 トの 閲 覧 トの 作 成 予 定 への 関 連 付 け ートの 変 更 参 加 している 予 定 1 2 参 加 していない 予 定 途 中 で 抜 けた 予 定 非 公 開 の 予 定 調 整 中 の 予 定 : 可 能 : 不 可 能 : 該 当 するレポートがありません 1 : 予 定 に 関 連 付 くレポートを 下 書 きとして 保 存 した 場 合 同 じ 予 定 に ほかのレポートを 関 連 付 けられません 2 : 作 成 済 みのレポートだけを 予 定 に 関 連 付 けられます レポートを 関 連 付 けた 繰 り 返 し 予 定 は 通 常 予 定 になります 1.15.4 レポートにコメントを 書 き 込 む レポートにコメントを 書 き 込 みます システム 管 理 者 または 運 用 管 理 者 がコメントの 書 き 込 みを 許 可 している 場 合 だけ コメントを 書 き 込 めます 書 き 込 んだコメントは 日 時 が 新 しいものが 上 に 表 示 されます 1. マルチレポート 画 面 でコメントを 書 き 込 むレポートのタイトルをクリックします 214

2. レポートの 詳 細 画 面 で コメント 欄 にコメントを 書 き 込 み [ 書 き 込 む] を クリックします コメントには 書 式 編 集 を 使 用 したり ファイルを 添 付 したりできます 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う 2.2.6 ファイルを 添 付 する すでに 書 き 込 まれているコメントのコメント 番 号 の 前 に >>( 半 角 不 等 号 ) をつけると そのコメントへのリンクを 生 成 できます この 機 能 を 使 用 するには システム 管 理 者 がアンカー 機 能 を 有 効 にする 必 要 があります 1.15.5 レポートを 変 更 する レポートの 内 容 や 添 付 ファイルなどを 変 更 します レポートを 変 更 できるのは レポートの 作 成 者 作 成 者 によってレポートの 変 更 を 許 可 されたユーザー およびシステム 管 理 者 だけです 1. レポートの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックし 必 要 な 項 目 を 変 更 しま す 2. [ 変 更 する] をクリックします 通 知 先 を 変 更 する レポートの 更 新 通 知 を 送 信 する 宛 先 を 変 更 します レポートの 詳 細 画 面 で [ 通 知 先 を 変 更 する] をクリックし 通 知 先 のユーザーを 変 更 します レポートの 通 知 先 を 変 更 できるのは レポートの 作 成 者 作 成 者 によってレポートの 変 更 を 許 可 されたユーザー およびシステム 管 理 者 だけです 通 知 先 を 追 加 または 変 更 しても 更 新 通 知 は 送 信 されません 215

a):クリックすると レポートを 変 更 できるユーザー 通 知 先 に 設 定 されたユーザー および 通 知 を 解 除 しているユーザーを 確 認 できます 1.15.6 レポートを 削 除 する 公 開 済 みのレポートを 削 除 します 削 除 したレポートは 元 に 戻 せません レポートを 削 除 できるのは レポートの 作 成 者 作 成 者 によってレポートの 変 更 を 許 可 されたユーザー およびシステム 管 理 者 だけです レポートが 削 除 されても 更 新 通 知 は 送 信 されません 1. レポートの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします 1.15.7 レポートを 検 索 する キーワードで レポートを 検 索 できます [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 1. マルチレポート 画 面 で 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [レポート 検 索 ] をクリックします 表 示 しているフォルダー 内 のレポートを 検 索 します 次 のいずれかの 項 目 にキーワードを 含 むレポートが 表 示 されます レポートフォームの 項 目 作 成 者 コメント 216

2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 が 必 要 な 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 する] をクリックしま す 1.15.8 レポートを 印 刷 する 選 択 したレポートの 内 容 を 印 刷 します 次 の 項 目 は 印 刷 されません 通 知 先 のユーザー レポートを 変 更 できるユーザー 添 付 ファイル 印 刷 用 画 面 には 本 文 に 添 付 されたファイルのファイル 名 だけが 表 示 されます コメント 1. レポートの 詳 細 画 面 で [ 印 刷 用 画 面 ] をクリックします 2. [ 印 刷 する] をクリックします 必 要 に 応 じて 印 刷 する 文 字 の 大 きさを 変 更 します 3. レポートを 印 刷 します 1.15.9 アドレスに 関 連 するレポートを 閲 覧 する レポートで 相 手 側 の 参 加 者 欄 に 共 有 アドレス 帳 のアドレスを 設 定 すると レポートとアドレスを 関 連 付 けられます レポートフォームによっては 相 手 側 の 参 加 者 欄 がない 場 合 があります アドレスと 関 連 付 けたレポートの 例 217

アドレスの 詳 細 画 面 で [ 関 連 するレポートを 表 示 する] をクリックすると 次 の 条 件 を 満 たす 場 合 にのみ レポートを 閲 覧 できます レポートを 閲 覧 するユーザーが アドレス 帳 の 使 用 権 限 およびブックに 対 するアクセス 権 を 持 っている レポートを 閲 覧 するユーザーが 選 択 するレポートの 閲 覧 権 限 を 持 っている 1.15.10 レポートを 絞 り 込 む システム 管 理 者 または 運 用 管 理 者 によってあらかじめ 設 定 された 条 件 を 使 用 して レポートを 絞 り 込 みます 閲 覧 可 能 なレポートだけが 絞 り 込 みの 対 象 になります 絞 り 込 みを 選 択 すると レポートの 一 覧 の 上 部 に 絞 込 みに 使 用 されている 検 索 条 件 が 表 示 されます 絞 り 込 みの 種 類 絞 り 込 み 1 最 近 選 択 した 絞 込 おすすめの 絞 込 すべての 絞 込 説 明 最 近 選 択 した 絞 り 込 みが 表 示 されます 表 示 できる 絞 り 込 みは 最 大 5 件 です 画 面 を 読 み 込 むと 選 択 履 歴 が 更 新 されます 更 新 さ れた 絞 り 込 みの 選 択 履 歴 は 元 に 戻 せません システム 管 理 者 または 運 用 管 理 者 によって 推 奨 された 絞 り 込 みが 表 示 されます 使 用 可 能 な 絞 り 込 みが 表 示 されます 1 : 次 の 絞 り 込 みは 最 近 選 択 した 絞 込 の 一 覧 に 表 示 されません 削 除 された 絞 り 込 み システム 管 理 者 または 運 用 管 理 者 によって 無 効 にされた 絞 り 込 み 218

1.16 RSSリーダー 1.16.1 画 面 の 見 かた RSSリーダーの 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します RSSリーダー 画 面 RSS 記 事 の 一 覧 が 表 示 されます タイトルが 太 字 で 表 記 されている 記 事 は 新 着 の 記 事 です ページをもう 一 度 読 み 込 むと 一 覧 に 表 示 されているRSS 記 事 は 既 読 になります パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 選 択 しているサイト RSSを 配 信 しているWebサイトのトップレベルドメインが 表 示 されます サイト 名 を 設 定 している 場 合 は サイト 名 が 表 示 されます クリックすると Webサイトが 表 示 されます 2 削 除 する 登 録 したサイトを 削 除 します 3 メモ 欄 サイトのメモが 表 示 されます 4 記 事 RSS 配 信 するWebサイトからダウンロードされた 記 事 です 5 サイトを 追 加 する(RSSのURL) RSSフィードのURLを 入 力 し サイトを 登 録 します 6 ( 数 字 ) 新 着 RSS 記 事 の 数 です RSS 記 事 一 覧 の 表 示 や ページの 読 み 込 みをすると 表 示 が 消 えます (!) 次 の 状 態 を 示 します RSSを 配 信 しているWebサイトと 接 続 できていない RSSフィードが 対 応 していないデータである 7 個 人 個 人 のサイトです ユーザー 本 人 が 登 録 します 8 共 有 共 有 のサイトです システム 管 理 者 が 登 録 します サイトの 一 覧 画 面 ユーザーが 登 録 しているサイトが 表 示 されます 個 人 設 定 画 面 でサイトの 一 覧 を 確 認 できます 219

パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 サイトを 追 加 する RSSフィードを 登 録 します 2 区 切 り 線 を 追 加 する サイトの 一 覧 に 区 切 り 線 を 追 加 します 3 サイトを 順 番 変 更 する サイトや 区 切 り 線 の 順 番 を 変 更 します 4 サイトのタイトル クリックすると サイトの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 1.16.2 サイトや 区 切 り 線 を 設 定 する RSS 配 信 元 のサイトを 登 録 します サイトとサイトの 間 に 区 切 り 線 を 追 加 して 画 面 を 見 やすくする 方 法 についても 説 明 します サイトや 区 切 り 線 を 追 加 する RSSの 配 信 元 を 登 録 します 自 分 が 登 録 したサイトの 一 覧 を 見 やすくするために サイトとサイトの 間 に 区 切 り 線 を 追 加 することもできます サイトは 登 録 したユーザー 本 人 の 画 面 だけに 表 示 されます 共 有 サイトには 区 切 り 線 を 追 加 できません サイトを 追 加 する 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [RSSリーダー] > [サイトの 一 覧 ] の 順 にクリックします 3. サイトの 一 覧 画 面 で [サイトを 追 加 する] をクリックします 4. 必 要 な 項 目 を 入 力 し [ 追 加 する] をクリックします サイト 名 URL: RSSフィードのURLです すでに 追 加 したサイトのURLは 使 用 できません メモ 5. サイトの 一 覧 画 面 で 追 加 したサイトが 一 番 下 に 表 示 されていることを 確 認 します RSSリーダー 画 面 の サイトを 追 加 する(RSSのURL) からもサイトを 追 加 できます RSSを 配 信 しているWebサイトのタイトルが そのままサイト 名 として 登 録 されます 220

区 切 り 線 を 追 加 する 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [RSSリーダー] > [サイトの 一 覧 ] の 順 にクリックします 3. サイトの 一 覧 画 面 で [ 区 切 り 線 を 追 加 する] をクリックします 4. 区 切 り 線 の 追 加 画 面 で [はい] をクリックします サイトを 変 更 する 個 人 設 定 の 画 面 で サイトのタイトルやURLなどを 変 更 します 自 分 が 登 録 したサイトだけを 変 更 できます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [RSSリーダー] > [サイトの 一 覧 ] の 順 にクリックします 3. サイトの 一 覧 画 面 で 変 更 するサイト 名 をクリックします 4. サイトの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 5. サイトの 変 更 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 変 更 する] をクリックします サイトや 区 切 り 線 の 順 番 を 変 更 する 個 人 設 定 の 画 面 で サイトや 区 切 り 線 の 順 番 を 変 更 します 自 分 が 登 録 したサイトや 区 切 り 線 の 順 番 だけを 変 更 できます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [RSSリーダー] > [サイトの 一 覧 ] の 順 にクリックします 3. サイトの 一 覧 画 面 で [サイトを 順 番 変 更 する] をクリックします 4. 区 切 り 線 の 追 加 画 面 で[はい] をクリックします 5. サイトや 区 切 り 線 を 並 べ 替 え [ 変 更 する] をクリックします サイトや 区 切 り 線 を 削 除 する 221

自 分 が 登 録 した 個 人 サイトと 区 切 り 線 だけを 削 除 できます 共 有 サイトは 削 除 できません 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [RSSリーダー] > [サイトの 一 覧 ] の 順 にクリックします 3. サイトの 一 覧 画 面 で 削 除 するサイト 名 や 区 切 り 線 をクリックします 4. サイトの 詳 細 画 面 または 区 切 り 線 の 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリ ックします 5. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は 確 認 画 面 で [いいえ] をクリックします RSSリーダー 画 面 で 個 人 サイトを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックしても サイトを 削 除 できます 1.16.3 画 面 の 表 示 を 設 定 する 登 録 したWebサイトを 別 ウィンドウで 表 示 するかどうかや システム 管 理 者 が 設 定 した 共 有 サイトを 表 示 するかどうかを 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [RSSリーダー] > [ 一 般 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 一 般 設 定 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします 設 定 できる 項 目 は 次 のとおりです ウィンドウ: リンク 先 のWebサイトを 別 ウィンドウで 表 示 するかどうかを 選 択 します 共 有 サイト: 共 有 サイトを 表 示 するかどうかを 選 択 します システム 管 理 者 の 設 定 によって この 機 能 を 設 定 できない 場 合 があります 222

1.17 在 席 確 認 1.17.1 在 席 情 報 の 見 かた 在 席 情 報 は 次 の 画 面 に 表 示 されます スケジュールの グループ 日 表 示 画 面 と グループ 週 表 示 画 面 電 話 メモ 画 面 アドレス 帳 の ユーザー 名 簿 画 面 アドレス 帳 の ユーザー 名 簿 画 面 を 例 に 在 席 情 報 の 見 かたを 説 明 します パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 ステータス ユーザーの 在 席 状 況 です 自 分 の 在 席 情 報 または 自 分 を 代 理 人 に 設 定 しているユーザーの 在 席 情 報 をクリックすると 在 席 情 報 の 変 更 画 面 が 表 示 されます 2 更 新 時 刻 在 席 情 報 が 更 新 された 時 刻 です 在 席 確 認 のアイコン アイコン 説 明 スケジュールの 画 面 でユーザー 名 の 下 に 表 示 されます 在 席 情 報 が 表 示 されます 自 分 の 在 席 情 報 または 自 分 を 代 理 人 に 設 定 しているユーザーの 在 席 情 報 をクリックすると 在 席 情 報 の 変 更 画 面 が 表 示 されます 1.17.2 ユーザーの 在 席 情 報 を 確 認 する ほかのユーザーが 在 席 しているかどうかを 確 認 します ここでは スケジュールの グループ 週 表 示 画 面 で 在 席 情 報 を 確 認 する 場 合 を 例 に 説 明 します a):ユーザーの 在 席 情 報 が 表 示 されます スケジュール 電 話 メモ またはアドレス 帳 のユーザー 名 簿 では ユーザー 名 で 在 席 情 報 を 確 認 するユーザーを 検 索 できます 1.17.3 在 席 情 報 を 変 更 する 外 出 や 会 議 で 不 在 になる 場 合 に 自 分 の 在 席 情 報 を 変 更 します 自 分 を 代 理 人 に 設 定 しているユーザーの 在 席 情 報 を 変 更 することもできます 1.17.5 代 理 人 を 設 定 する 223

スケジュールの グループ 週 表 示 画 面 から 在 席 情 報 を 変 更 する 場 合 の 手 順 を 例 に 説 明 します 1. グループ 週 表 示 画 面 で 自 分 の 在 席 情 報 または 自 分 を 代 理 人 に 設 定 しているユーザーの 在 席 情 報 のステータスをクリックします 2. 在 席 情 報 の 変 更 画 面 で ステータスとメモを 設 定 し [ 変 更 する] をクリックします 入 力 したメモは 在 席 情 報 のステータスの 後 に 表 示 されます 在 席 情 報 の 自 動 更 新 ユーザーがログイン またはログアウトしたタイミングで 在 席 情 報 のステータスが 更 新 され ログインやログアウトの 時 刻 が 記 録 されます ログインしても 前 日 以 前 の 日 時 が 表 示 される 場 合 は Webブラウザーの 画 面 を 更 新 すると ログインした 日 時 に 更 新 されます また Webブラウザーを 閉 じるだけではステータスは 変 更 されません ステータスを 変 更 するには [ログアウト] をクリックする 必 要 があります 在 席 情 報 の 自 動 更 新 は システム 管 理 者 が 自 動 設 定 を 有 効 にする 必 要 があります 1.17.4 ステータスを 設 定 する 在 席 情 報 のステータスは ユーザーが 独 自 に 追 加 することができます 初 期 値 は 不 在 と 在 席 が 登 録 されています システム 管 理 者 がステータスを 追 加 している 場 合 もあります 初 期 値 のステータスとシステム 管 理 者 が 設 定 したステータスは 削 除 できません 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ 在 席 確 認 ] > [ステータスの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. ステータスの 設 定 画 面 で 1 行 につき1つのステータスを 入 力 し [ 設 定 する] をクリックします ステータスの 表 示 順 在 席 情 報 の 変 更 画 面 では 初 期 値 のステータス システム 管 理 者 が 追 加 したステータス ユーザーが 独 自 に 追 加 したステータスの 順 に 表 示 されます 1: 在 席 2: 不 在 3:システム 管 理 者 が 設 定 したステータス 4:ユーザーが 追 加 したステータス 1.17.5 代 理 人 を 設 定 する 自 分 の 代 わりに 代 理 人 として 在 席 情 報 を 変 更 できるユーザーを 設 定 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては 代 理 人 を 設 定 できない 場 合 があります 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 224

2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ 在 席 確 認 ] > [ 代 理 人 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 代 理 人 の 設 定 画 面 で 代 理 人 を 選 択 して [ 追 加 ] をクリックし [ 設 定 する] をクリックします 225

1.18 お 気 に 入 り 1.18.1 画 面 の 見 かた お 気 に 入 り の 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します お 気 に 入 り 画 面 お 気 に 入 り に 追 加 したページの 一 覧 が 表 示 されます アプリケーションごとに 絞 り 込 んで 一 覧 を 表 示 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 お 気 に 入 りに 追 加 したページ お 気 に 入 りに 追 加 したページの 一 覧 です 追 加 した 日 時 が 新 しい 順 に 上 から 表 示 されます 2 お 気 に 入 りのカテゴリー アプリケーションごとにページを 絞 り 込 みます カテゴリーは 削 除 したり 変 更 したりできません 3 削 除 する 選 択 したページをお 気 に 入 りから 削 除 します 4 ページのタイトル 選 択 したページの 詳 細 画 面 を 表 示 します お 気 に 入 りのアイコン アイコン 説 明 お 気 に 入 りに 追 加 できるページ お 気 に 入 りに 追 加 したページ お 気 に 入 りに 追 加 した 予 定 お 気 に 入 りに 追 加 したメッセージ お 気 に 入 りに 追 加 した 掲 示 お 気 に 入 りに 追 加 したファイル お 気 に 入 りに 追 加 したメール お 気 に 入 りに 追 加 したスペース お 気 に 入 りに 追 加 したマルチレポート 1.18.2 お 気 に 入 りに 追 加 する 重 要 なメッセージやよく 使 うファイルなどを お 気 に 入 り に 追 加 します お 気 に 入 り 画 面 から 目 的 のページをすばやく 簡 単 に 閲 覧 できるようになります お 気 に 入 り は 他 のユーザーと 共 有 することはできません 次 のアプリケーションのページを お 気 に 入 り に 追 加 できます スケジュール メッセージ 掲 示 板 226

ファイル 管 理 メール マルチレポート スペース お 気 に 入 り への 追 加 は 各 アプリケーションの 画 面 で 操 作 します メッセージ の 画 面 から お 気 に 入 りにメッセージを 追 加 する 方 法 を 例 に 説 明 します 1. アプリケーションメニューで [メッセージ] をクリックします 2. メッセージ 画 面 で お 気 に 入 りに 追 加 するメッセージの をクリックし ます 3. アイコンが に 変 わったことを 確 認 します 1.18.3 お 気 に 入 りから 削 除 する お 気 に 入 り に 追 加 したページを 削 除 します お 気 に 入 り から 削 除 しても ページ 自 体 は 削 除 されません 1. アプリケーションメニューで [お 気 に 入 り] をクリックします 2. お 気 に 入 り 画 面 で お 気 に 入 りから 削 除 するページのチェックボックスを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします お 気 に 入 り から 削 除 するページの 詳 細 画 面 で をクリックし に 変 更 しても お 気 に 入 りから 削 除 できます 227

1.19 通 知 一 覧 1.19.1 画 面 の 見 かた 通 知 一 覧 では スケジュールや 掲 示 板 などのアプリケーションでの 更 新 情 報 を 一 覧 で 確 認 できます 通 知 は30 日 間 保 存 されます ただし ワークフローの 未 処 理 通 知 は 申 請 を 処 理 するまで 削 除 されません 通 知 一 覧 の 画 面 に 表 示 されるアイコンやボタンなどを 説 明 します 通 知 一 覧 画 面 受 信 した 通 知 の 一 覧 が 表 示 されます 受 信 した 日 時 が 新 しい 通 知 が 上 から 順 に 表 示 されます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 絞 り 込 む ドロップダウンリストでアプリケーションを 選 択 し 通 知 を 絞 り 込 みます 2 確 認 済 みにする チェックボックス 1 を 選 択 した 通 知 を 既 読 にします 3 通 知 検 索 キーワードを 入 力 して 通 知 を 検 索 します 詳 細 検 索 検 索 条 件 を 入 力 して 通 知 を 検 索 します 4 通 知 の 種 類 次 の 種 類 があります 通 知 一 覧 : 受 信 したすべての 通 知 未 確 認 : 未 確 認 の 通 知 確 認 済 み: 確 認 済 みの 通 知 5 ( 数 字 ) 未 確 認 の 通 知 の 件 数 です 最 新 情 報 が100 件 以 上 ある 場 合 は 件 数 が 99+ と 表 示 されます 6 通 知 の 標 題 通 知 の 詳 細 画 面 を 表 示 します 1 : 次 の 通 知 のタイトルには チェックボックスが 表 示 されません 確 認 済 みの 通 知 電 話 メモの 通 知 ワークフローの 通 知 1.19.2 通 知 を 確 認 する 通 知 一 覧 画 面 で 未 読 の 通 知 の 詳 細 を 確 認 したり 既 読 の 通 知 を 再 確 認 したりします ヘッダーのベルアイコンをクリックして 未 読 の 通 知 を 確 認 することもできます 未 読 の 通 知 の 詳 細 を 確 認 する 228

未 読 の 通 知 の 詳 細 を 確 認 します 詳 細 画 面 を 表 示 した 通 知 は 確 認 済 みになります 1. アプリケーションメニューで [ 通 知 一 覧 ] をクリックします 通 知 一 覧 画 面 のドロップダウンリストでアプリケーションを 選 択 し [ 絞 り 込 む] をクリックすると 選 択 したアプリケーションの 未 読 の 通 知 だ けが 表 示 されます 2. 通 知 一 覧 画 面 で 確 認 する 通 知 の 標 題 をクリックします 未 読 の 通 知 を 一 括 で 既 読 にする 未 読 の 通 知 を 一 括 で 既 読 にします 次 のアプリケーションの 通 知 は 一 括 で 既 読 にできません 通 知 の 標 題 をクリックし 詳 細 画 面 を 表 示 することで 確 認 済 みにします 電 話 メモ ワークフロー 1. アプリケーションメニューで [ 通 知 一 覧 ] をクリックします 2. 通 知 一 覧 画 面 で [ 未 確 認 ] をクリックし 既 読 にする 通 知 のチェックボッ クスを 選 択 します ドロップダウンリストでアプリケーションを 選 択 し [ 絞 り 込 む] をクリックする と 選 択 したアプリケーションの 未 読 の 通 知 だけが 表 示 されます 3. [ 確 認 済 みにする] をクリックします 既 読 の 通 知 を 確 認 する 確 認 済 みにした 通 知 の 詳 細 を 確 認 します 1. アプリケーションメニューで [ 通 知 一 覧 ] をクリックします 2. 通 知 一 覧 画 面 で [ 確 認 済 み] をクリックします 本 日 受 信 した 通 知 が 表 示 されます 前 日 以 前 の 通 知 を 確 認 する 場 合 は 通 知 を 受 信 した 期 間 を 選 択 しま す 既 読 の 通 知 は 通 知 された 順 ではなく 確 認 された 順 に 表 示 されます 1.19.3 確 認 済 みの 通 知 を 削 除 する 確 認 済 みの 通 知 画 面 で 確 認 済 みの 通 知 を 一 括 で 削 除 します 未 確 認 の 通 知 は 削 除 できません また 削 除 した 通 知 は 元 に 戻 せません 通 知 を 削 除 しても メッセージやファイルなどのデータ 自 体 は 削 除 されません 229

1. 通 知 一 覧 画 面 で [ 確 認 済 み] をクリックします 本 日 受 信 した 通 知 が 表 示 されます 前 日 以 前 の 通 知 を 確 認 する 場 合 は 通 知 を 受 信 した 期 間 を 選 択 します 2. 確 認 済 みの 通 知 画 面 で 削 除 する 通 知 のチェックボックスを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 確 認 済 みの 通 知 画 面 から 通 知 を 削 除 しても 通 知 一 覧 画 面 からは 通 知 は 削 除 されません 通 知 一 覧 画 面 の 通 知 は 通 知 の 保 存 期 間 (30 日 )を 経 過 すると 削 除 されます 1.19.4 通 知 を 検 索 する 通 知 に 含 まれるキーワードを 入 力 して 通 知 を 検 索 します キーワードを 何 も 入 力 せずに [ 通 知 検 索 ] をクリックするか [ 詳 細 検 索 ] をクリックすると 検 索 結 果 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 して 検 索 できます 1. 通 知 一 覧 画 面 で 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し [ 通 知 検 索 ] をク リックします 次 のいずれかの 項 目 にキーワードを 含 む 通 知 を 検 索 します 標 題 スペース 名 内 容 名 前 2. 検 索 結 果 を 確 認 します 再 検 索 する 場 合 は 検 索 条 件 を 設 定 し [ 検 索 する] をクリックします 1.19.5 外 部 通 知 を 一 覧 に 表 示 するかどうかを 設 定 する 外 部 通 知 とは ガルーン 以 外 のシステムから 送 信 された 通 知 です システム 管 理 者 が 外 部 通 知 を 設 定 している 場 合 ユーザーは 通 知 一 覧 に 外 部 通 知 を 表 示 するかどうかや 外 部 通 知 をメールで 受 信 するかどうかを 設 定 できます 通 知 一 覧 に 外 部 通 知 を 表 示 しない 場 合 は 外 部 通 知 はメールで 受 信 できます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ 通 知 一 覧 ] > [ 外 部 通 知 の 利 用 ] の 順 にクリックします 3. 外 部 通 知 の 利 用 画 面 で 外 部 通 知 を 利 用 するかどうかを 設 定 し [ 変 更 する] をクリックします 通 知 一 覧 に 外 部 通 知 を 表 示 する 場 合 は 外 部 通 知 の 使 用 停 止 のチェックボックスの 選 択 を 外 します 外 部 通 知 をメールで 受 信 する 場 合 は 外 部 通 知 の 使 用 停 止 のチェックボックスを 選 択 します 230

2 章 基 本 的 な 使 い 方 2.1 ログインと 初 期 設 定 2.1.1 ログインする ガルーンにログインします ガルーンを 使 用 するには WebブラウザーのCookieを 有 効 にする 必 要 があります 設 定 手 順 は 次 のページで ご 利 用 のWebブラウザーの 項 目 を 確 認 してください 技 術 情 報 : 各 種 Webブラウザーの 設 定 方 法 1. システム 管 理 者 から 次 の 情 報 を 取 得 します ログイン 名 パスワード ガルーンにアクセスするためのURL 2. Webブラウザーを 起 動 し 手 順 1で 入 手 したURLにアクセスします 3. ログイン 名 とパスワードを 入 力 し [ログイン] をクリックします 次 回 もこのログイン 名 を 使 用 する を 選 択 すると 次 回 のログイン 時 に ログイン 名 の 入 力 を 省 略 できます 4. ガルーンのトップページが 表 示 されることを 確 認 します トップページの 見 かたは 次 のページを 参 照 してください 2.2.1 トップページの 見 かた 2.1.2 ログアウトする ガルーンからログアウトします 231

1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ログアウト] をクリックします 2.1.3 パスワードを 変 更 する ログインパスワードを 変 更 します パスワードの 初 期 値 は システム 管 理 者 が 設 定 したパスワードです 初 めてガルーンを 使 う 場 合 は ログインパスワードの 変 更 を 推 奨 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては パスワードの 変 更 が 許 可 されていなかったり 文 字 数 や 使 用 できる 文 字 の 種 類 などに 制 限 がある 場 合 があります 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [パスワードの 変 更 ] をクリックします 2. 新 しいパスワードを2 回 入 力 し [ 変 更 する] をクリックします 2.1.4 ユーザー 情 報 を 変 更 する 自 分 のメールアドレスや 連 絡 先 などのユーザー 情 報 を 変 更 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては ユーザー 情 報 の 一 部 の 項 目 を 変 更 できない 場 合 があります 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 編 集 ] をクリックします 232

2. 必 要 な 項 目 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 名 前 : 標 準 : 標 準 で 使 用 するユーザー 名 と 言 語 を 設 定 します 英 語 表 記 : ユーザー 名 の 英 語 表 記 です ロケール: ユーザーが 使 用 するロケールです 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 3.4.3 タイムゾーンや 言 語 を 設 定 する 拠 点 : ユーザーが 使 用 する 拠 点 です 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 3.4.1 拠 点 を 設 定 する 優 先 する 組 織 予 定 の 表 示 やメッセージの 宛 先 の 選 択 など ユーザーを 選 択 する 時 に 優 先 して 表 示 される 組 織 です よみ 名 前 のよみがなを 入 力 します E-mail メールアドレスを 入 力 します メモ プロフィール 画 面 に 表 示 されるメモを 入 力 します 役 職 所 属 する 組 織 における 役 職 を 入 力 します 連 絡 先 電 話 番 号 や 内 線 番 号 などの 連 絡 先 を 入 力 します URL 自 分 に 関 連 するWebページのURLを 入 力 します 画 像 自 分 のプロフィール 画 像 を 設 定 します システム 管 理 者 がプロフィール 画 像 の 表 示 を 許 可 している 場 合 登 録 した 画 像 は 電 話 メモやユーザー 名 簿 などに 表 示 されるユーザー アイコンに 反 映 されます システム 管 理 者 の 設 定 によって ユーザー 名 に 使 用 する 言 語 と 英 語 表 記 は 表 示 されない 場 合 があります 標 準 のユーザ 名 を 設 定 していても 英 語 表 記 のユーザー 名 が 表 示 される 場 合 は ユーザー 名 を 表 示 する 言 語 に 標 準 のユーザー 名 と 同 じ 言 語 を 追 加 します 3.4.2 ユーザー 名 の 表 示 言 語 やメール 通 知 の 文 字 コードを 設 定 する 233

2.2 アプリケーションの 共 通 の 操 作 2.2.1 トップページの 見 かた トップページは ガルーンにアクセスした 時 に 最 初 に 表 示 される 画 面 です トップページやトップページに 表 示 されるアイコンについて 説 明 します トップページの 例 : パーツの 説 明 システム 管 理 者 の 設 定 や 個 人 設 定 によって 表 示 されるパーツが 異 なる 場 合 があります 番 号 パーツ 説 明 1 ロゴ トップページが 表 示 されます 2 最 新 情 報 最 新 情 報 ウィンドウが 表 示 され 更 新 通 知 が 確 認 できます 最 新 情 報 ウィンドウ 上 部 の [ 最 新 情 報 ] をクリックすると 情 報 が 更 新 されます 最 新 情 報 が100 件 以 上 ある 場 合 は 件 数 が 99+ と 表 示 されます 3 リアクション クリックすると 自 分 の 書 き 込 みに 対 するユーザーの 応 答 の 一 覧 が 表 示 されます 4 Myスペース 自 分 が 参 加 しているスペースの 一 覧 が 表 示 されます 5 1 アプリ 一 覧 ガルーンの 各 アプリケーションに 移 動 するためのドロップダウンリストです 6 ユーザー 名 ユーザーのプロフィール(ユーザー 情 報 )が 表 示 されます 編 集 言 語 とタイムゾーン パスワードの 変 更 デザインの 設 定 個 人 設 定 ヘルプ ログアウト ユーザーのプロフィール(ユーザー 情 報 )を 編 集 します 画 面 を 表 示 する 言 語 とタイムゾーンを 変 更 します ガルーンにログインするためのパスワードを 変 更 します 画 面 の 背 景 色 やデザインを 変 更 します ガルーンの 画 面 の 表 示 や 設 定 を 変 更 します ヘルプが 別 ウィンドウで 表 示 されます ガルーンからログアウトします 7 システム 設 定 ガルーンの 基 本 システムや 各 アプリケーションを 管 理 します ガルーンの 管 理 権 限 を 持 つユーザーの 画 面 に 表 示 されます サポート ヘルプ サポートへの 問 い 合 わせフォームが 表 示 されます ガルーンの 管 理 権 限 を 持 つユーザーの 画 面 に 表 示 されます 管 理 者 用 のヘルプが 別 ウィンドウで 表 示 されます 234

ガルーンの 管 理 権 限 を 持 つユーザーの 画 面 に 表 示 されます 8 アプリケーションメニュー ガルーンの 各 アプリケーションに 移 動 するためのメニューです アプリケーションメニューを 隠 します アプリケーションメニューを 表 示 します 9 ポータル システム 管 理 者 またはユーザー 自 身 が 作 成 したポータルです 10 ユーザーの 操 作 画 面 予 定 を 登 録 したり 最 新 の 情 報 を 確 認 したりします 1 :[ 施 設 予 約 ] をクリックすると スケジュール 画 面 で 施 設 を 予 約 できます ユーザーのアイコン アイコン 説 明 自 分 以 外 のユーザー ログインしているユーザー 本 人 使 用 を 停 止 されたユーザー または 削 除 されたユーザー アプリケーションのアイコンと 初 期 値 システム 管 理 者 の 設 定 またはユーザーが 使 用 する 言 語 によって 初 期 値 と 異 なるアプリケーション 名 が 表 示 される 場 合 があります ガルーンのアプリケーション 名 の 初 期 値 は 次 のとおりです アイコン アプリケーション 名 の 初 期 値 アイコン アプリケーション 名 の 初 期 値 ポータル スペース リンク 集 スケジュール メッセージ 掲 示 板 ファイル 管 理 メモ 電 話 メモ タイムカード ToDoリスト アドレス 帳 メール ワークフロー マルチレポート RSSリーダー Cybozu.net お 気 に 入 り 在 席 確 認 通 知 一 覧 いいね! 2.2.2 組 織 カテゴリー またはフォルダーを 選 択 する 組 織 や 掲 示 板 ファイル 管 理 などは 階 層 構 造 のフォルダーやカテゴリーで 分 類 されています 階 層 の 表 示 には 次 の 種 類 があります ツリー 表 示 [+] [-] またはタイトルをクリックし 目 的 のカテゴリーやフォルダーを 選 択 します 235

カテゴリー 表 示 カテゴリーやフォルダーのタイトルをクリックし 目 的 のカテゴリーやフォルダーを 選 択 します [1つ 上 の 階 層 へ] をクリックすると 1つ 上 のカテゴリーに 移 動 できます 2.2.3 ユーザーや 施 設 を 選 択 する スケジュールの 画 面 やメッセージの 作 成 画 面 などで ユーザーや 施 設 を 選 択 する 方 法 を 説 明 します ユーザーを 選 択 する ユーザー 選 択 画 面 は スケジュールの 画 面 の や メッセージの 作 成 画 面 などの [ 全 組 織 から 選 択 する] をクリックすると 表 示 されます ユーザー 選 択 画 面 で ユーザーを 選 択 する 方 法 を 説 明 します ボタンの 表 記 やアイコンは 画 面 によって 異 なる 場 合 があります 操 作 手 順 1. ユーザー 選 択 画 面 で 目 的 のユーザーが 所 属 する 組 織 を 選 択 します 検 索 ボックスを 使 用 して 次 の 情 報 からユーザーを 検 索 することもできま す ユーザーの 名 前 英 語 名 ログイン 名 よみ メールアドレス 役 職 236

2. 目 的 のユーザーを 選 択 し [ 候 補 ] をクリックします 選 択 を 解 除 するには [ 削 除 ] をクリックします 宛 先 に 複 数 のユーザーを 設 定 する 場 合 は 手 順 1から 手 順 3の 操 作 を 繰 り 返 します 3. 選 択 したユーザーが 画 面 右 下 のボックスに 表 示 されていることを 確 認 し [ 適 用 する] をクリックします 施 設 を 選 択 する ユーザー/ 施 設 選 択 画 面 で 施 設 を 選 択 する 方 法 を 説 明 します ユーザー/ 施 設 選 択 画 面 は スケジュールの 画 面 で をクリックすると 表 示 されます ボタンの 文 言 やアイコンは 画 面 によって 異 なる 場 合 があります 操 作 手 順 1. ユーザー/ 施 設 選 択 画 面 で [ 施 設 ] をクリックします 2. 目 的 の 施 設 が 所 属 する 施 設 グループを 選 択 します 検 索 ボックスを 使 用 して 次 の 情 報 からユーザーを 検 索 することもできま す 施 設 の 名 前 施 設 のメモ 3. 目 的 の 施 設 を 選 択 し [スケジュールを 表 示 する] をクリックします 237

施 設 のメモを 検 索 するには システム 管 理 者 が 施 設 予 約 の 設 定 で 一 覧 でメモを 表 示 する 設 定 にしている 必 要 があります 2.2.4 順 番 を 変 更 する 予 定 の 登 録 画 面 の 予 定 の 参 加 者 や メッセージの 作 成 画 面 の 宛 先 のユーザーなどの 表 示 順 は 次 の 方 法 で 変 更 します 選 択 した 項 目 を 次 の 位 置 に 移 動 します : 一 番 上 : 一 段 上 : 一 段 下 : 一 番 下 2.2.5 日 時 を 選 択 する 予 定 や 掲 示 の 掲 示 期 間 の 日 時 などを 指 定 する 方 法 を 説 明 します 番 号 パーツ 説 明 1 ドロップダウンリスト 開 始 日 時 や 終 了 日 時 を 設 定 します 2 カレンダーが 表 示 されます 日 付 をクリックすると 日 付 がドロップダウンリストに 反 映 されます カレンダーの 背 景 色 の 意 味 は 次 のとおりです 平 日 稼 働 日 就 業 日 : 白 または 灰 色 休 日 : 赤 色 土 曜 日 : 水 色 本 日 : 黄 色 2.2.6 ファイルを 添 付 する システム 管 理 者 の 設 定 や 使 用 しているWebブラウザーによって ファイルを 添 付 するボタンの 表 示 が 異 なります ボタンには 次 の 表 示 があります ボタンの 種 類 説 明 範 囲 指 定 により 1 個 から 複 数 個 のファイルを 添 付 できます 238

Webブラウザーによって 選 択 する ボタンが 表 示 される 条 件 が 異 なります Internet Explorer 9 以 前 : 次 の 条 件 をすべて 満 たしている システム 管 理 者 がファイルの 一 括 添 付 機 能 を 有 効 にしている Webブラウザーの 設 定 で Adobe Flash Player 1 を 有 効 にしている Internet Explorer 10 以 降 およびInternet Explorer 以 外 のWebブラウザー: HTML5のFile APIに 対 応 している 一 度 に1つのファイルを 選 択 し 添 付 します ファイルの 一 括 添 付 はできません メールにファイルを 添 付 します 次 のすべての 条 件 を 満 たす 場 合 に 表 示 されます Internet Explorer 10 以 降 およびInternet Explorer 以 外 のWebブラウザーを 使 用 している WebブラウザーがHTML5のFile APIに 対 応 している メールの 作 成 または 編 集 画 面 を 表 示 している 1 :Adobe Flash Playerの 設 定 方 法 は 次 のページを 参 照 してください 技 術 情 報 :Adobe Flash Playerの 設 定 ファイルを 一 括 添 付 する 複 数 のファイルを 一 括 で 添 付 する 方 法 を 説 明 します Windows 環 境 でファイルを 選 択 する 場 合 を 例 に 説 明 します 1. ファイルを 添 付 する 項 目 で [ 選 択 する] をクリックします 2. ファイルの 選 択 画 面 で Shiftキーを 押 しながら 一 括 添 付 するファイルをク リックし ファイルを 選 択 します 3. [ 開 く] をクリックし ファイルを 添 付 します 選 択 したファイルを 削 除 する 場 合 削 除 するファイルの 左 側 のチェックボックスの 選 択 を 外 します 0バイトのファイルは 添 付 できません ドラッグアンドドロップでファイルを 添 付 する ドラッグアンドドロップで ファイルを 添 付 できます パソコンのデスクトップやフォルダーなどからファイルを 選 択 し [ 選 択 する] の 近 くにドラッグします 画 面 に ここにファイルを 追 加 が 表 示 されたら 表 示 されている 領 域 に 選 択 したファイルを 配 置 します 239

バージョン9 以 前 のInternet Explorerを 使 用 している 場 合 ドラッグアンドドロップでファイルを 添 付 できません 2.2.7 全 文 検 索 を 使 う 各 アプリケーションに 追 加 したコメントや 添 付 ファイルなどのデータをまとめて 検 索 します 複 数 のキーワードを 指 定 して AND 条 件 で 検 索 できます 検 索 できるキーワードは 100 文 字 以 下 です ヘッダーの 全 文 検 索 ヘッダーの 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し ガルーン 内 のデータを 検 索 します 次 のアプリケーションのデータをまとめて 検 索 できます スペース メッセージ 掲 示 板 ファイル 管 理 メール ヘッダーの 全 文 検 索 の 仕 様 は 次 のページを 参 照 してください 管 理 者 ガイド: 全 文 検 索 の 仕 様 a):ヘッダーの 検 索 機 能 検 索 結 果 画 面 の 例 240

検 索 結 果 画 面 の 表 示 順 の 設 定 は 保 存 されます アプリケーションごとの 全 文 検 索 各 アプリケーションの 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し アプリケーション 内 のデータを 検 索 します キーワードを 何 も 入 力 せずに 検 索 すると 検 索 結 果 画 面 で 詳 細 な 検 索 条 件 を 設 定 できます アプリケーションごとの 全 文 検 索 の 仕 様 は 次 のページを 参 照 してください 管 理 者 ガイド:アプリケーションごとの 検 索 機 能 a):キーワード 欄 検 索 結 果 画 面 の 例 2.2.8 書 式 編 集 を 使 う システム 管 理 者 が 書 式 編 集 の 使 用 を 許 可 している 場 合 掲 示 の 本 文 やメッセージの 本 文 などでは 書 式 編 集 が 使 えます 書 式 編 集 の 画 面 に 表 示 されるアイコンについて 説 明 します アイコン 説 明 アイコン 説 明 文 字 サイズを 変 更 します 文 字 を 太 字 にします 文 字 を 斜 体 にします 文 字 に 下 線 を 引 きます 文 字 に 取 り 消 し 線 を 引 きます 文 字 色 を 変 更 します 文 字 の 背 景 の 色 を 変 更 します 文 字 サイズや 色 などの 書 式 を 削 除 します 書 式 を 削 除 す ると 標 準 の 書 式 が 適 用 されます 文 章 を 箇 条 書 き( 番 号 なしリスト)にします 行 頭 に 記 号 が 付 きます 文 章 を 箇 条 書 き( 番 号 付 きリスト)にします 行 頭 に 番 号 が 付 きます 文 章 が 引 用 文 であることを 明 示 します リンクを 設 定 します リンクの 設 定 を 解 除 します 編 集 内 容 をプレビューします 画 像 を 挿 入 します システム 管 理 者 か アプリケーションの 運 用 管 理 者 の 画 面 のみに 表 示 されます カーソルの 位 置 に 表 を 挿 入 します カーソルを 置 いているセルの 上 に 行 を 追 加 します カーソルを 置 いているセルの 下 に 行 を 追 加 します カーソルを 置 いている 行 を 削 除 します カーソルを 置 いているセルの 前 ( 左 )に 列 を 追 加 します 241

選 択 している 行 の 文 字 列 を 左 揃 えにします 選 択 している 行 の 文 字 列 を 中 央 揃 えにします 選 択 している 行 の 文 字 列 を 右 揃 えにします インデント( 字 下 げ)を 設 定 します カーソルを 置 いているセルの 後 ( 右 )に 列 を 追 加 します カーソルを 置 いている 列 を 削 除 します 選 択 したセルを 結 合 し 指 定 した 数 の 行 と 列 に 変 更 しま す 選 択 したセルを 指 定 した 数 の 行 と 列 に 分 割 します インデント( 字 下 げ)を 解 除 します ガルーンは 書 式 編 集 にTinyMCEを 使 用 しています http://www.tinymce.com/index.php 既 存 の 表 を 貼 りつける WordやExcelなどで 作 成 した 表 をコピーし 本 文 やHTMLポートレットなどの 書 式 編 集 欄 に 貼 り 付 けられます WordやExcelなどで 表 の 範 囲 を 選 択 してコピーし ガルーンの 書 式 編 集 欄 で 表 を 挿 入 する 位 置 にカーソルを 置 いて 貼 り 付 けます 書 式 編 集 で 表 を 貼 り 付 ける 操 作 は 動 作 保 証 されていません 表 を 貼 り 付 けても 正 しく 表 示 されない 場 合 があります 使 用 するWebブラウザーがMozilla Firefox またはGoogle Chromeの 場 合 の 制 限 事 項 : WordやExcelなどで 作 成 した 表 を 書 式 編 集 欄 に 貼 り 付 けると 罫 線 が 表 示 されません 3 章 ガルーンをもっと 使 いこなす 242

3 章 ガルーンをもっと 使 いこなす 3.1 シングルサインオンの 設 定 3.1.1 シングルサインオンを 設 定 する シングルサインオンとは 1つのシステムにログインすると 連 携 するすべてのシステムでログイン 状 態 になる 機 能 です ガルーンにログインすると 連 携 するシステムへのログインが 不 要 になります ガルーンとほかのシステムとのシングルサインオンは システム 管 理 者 が 設 定 します システム 管 理 者 がユーザーにシングルサインオンの 変 更 を 許 可 している 場 合 ユーザーは 個 人 設 定 画 面 で 設 定 の 変 更 や 初 期 化 ができます シングルサインオンを 変 更 する システム 管 理 者 が 設 定 したシングルサインオンの 設 定 を 変 更 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [シングルサインオン] > [シングルサイオンの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. シングルサインオンの 設 定 画 面 で シングルサインオン 名 をクリックします 4. シングルサインオンの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する]をクリックします 5. シングルサインオンの 変 更 画 面 で 各 変 数 に 対 する 初 期 値 を 入 力 し [ 変 更 する] をクリックします 各 変 数 名 の 初 期 値 はシステム 管 理 者 に 確 認 してください シングルサインオンを 初 期 化 する 個 人 設 定 画 面 で 変 更 したシングルサイオンの 設 定 を 初 期 化 し システム 管 理 者 が 設 定 した 値 に 戻 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [シングルサインオン] > [シングルサイオンの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. シングルサインオンの 設 定 画 面 で シングルサインオン 名 をクリックします 4. シングルサインオンの 詳 細 画 面 で [ 初 期 化 する] をクリックします 5. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 243

3.2 画 面 の 表 示 の 設 定 3.2.1 Myグループを 設 定 する よく 選 択 するユーザーをMyグループとして 設 定 します 例 えば 所 属 組 織 を 横 断 するプロジェクトや 業 務 で 頻 繁 に 関 わるユーザーをMyグループに 設 定 しておくと 目 的 のユーザーをすばやく 簡 単 に 選 択 できるようになりま す Myグループは スケジュールで 予 定 を 表 示 するユーザーを 選 択 する 時 や メッセージの 宛 先 を 設 定 する 時 などに 使 用 できます 作 成 したユーザーだけが 使 用 できます Myグループを 追 加 する Myグループを 追 加 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ユーザー] > [Myグループの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. Myグループの 設 定 画 面 で [Myグループを 追 加 する] をクリックします 4. Myグループの 追 加 画 面 で Myグループ 名 とメモを 入 力 し [ 追 加 する] をクリックします メモは Myグループの 設 定 画 面 で Myグループを 選 択 した 時 に 画 面 の 上 部 に 表 示 されます 5. Myグループの 設 定 画 面 に 追 加 した Myグループが 表 示 されていること を 確 認 します Myグループに 所 属 ユーザーを 追 加 する Myグループに 所 属 ユーザーを 追 加 します 異 なる 組 織 のユーザーを1つのMyグループに 所 属 させることができます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ユーザー] > [Myグループの 設 定 ] の 順 にクリックします 244

3. Myグループの 設 定 画 面 で ユーザーを 追 加 するグループを 選 択 し [ユ ーザーを 追 加 する] をクリックします 4. ユーザーの 追 加 画 面 で 組 織 ユーザーの 順 に 選 択 し [ 追 加 ] をクリ ックします キーワードを 入 力 し [ユーザー 検 索 ] をクリックすると ユーザーを 検 索 で きます 5. [ 所 属 させる] をクリックします Myグループを 変 更 する Myグループ 名 やメモを 変 更 します 1. Myグループの 設 定 画 面 で Myグループを 選 択 し [ 詳 細 ] をクリックしま す 2. Myグループの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 3. Myグループ 名 やメモを 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします Myグループの 表 示 順 を 変 更 する Myグループが 表 示 される 順 序 を 変 更 します スケジュールやメッセージなどの 画 面 で ユーザーを 選 択 するドロップダウンリストの 選 択 肢 の 表 示 順 に 反 映 されます 1. Myグループの 設 定 画 面 で [Myグループを 順 番 変 更 する] をクリックし ます 2. 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 245

3. Myグループの 設 定 画 面 で 変 更 結 果 を 確 認 します Myグループの 所 属 ユーザーの 表 示 順 を 変 更 する Myグループ 内 の 所 属 ユーザーの 表 示 順 を 変 更 します スケジュールやメッセージなどの 画 面 で Myグループを 選 択 した 時 に 表 示 されるユーザーの 一 覧 に 反 映 されます 1. Myグループの 設 定 画 面 で Myグループを 選 択 し [ユーザーを 順 番 変 更 する] をクリックします 2. 順 番 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします 3. Myグループの 設 定 画 面 で 変 更 結 果 を 確 認 します Myグループを 削 除 する Myグループを 削 除 すると 削 除 したMyグループのユーザーの 所 属 も 解 除 されます 削 除 したMyグループは 元 に 戻 せません Myグループを 削 除 せず Myグループの 所 属 ユーザーだけを 削 除 する 場 合 は 次 のページを 参 照 してください Myグループの 所 属 ユーザーを 削 除 する 1. Myグループの 設 定 画 面 で Myグループを 選 択 し [ 詳 細 ] をクリックしま す 2. [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします Myグループの 所 属 ユーザーを 削 除 する 選 択 したユーザーをMyグループの 所 属 から 外 します ユーザー 自 体 は 削 除 されません 1. Myグループの 設 定 画 面 で Myグループを 選 択 し 削 除 するユーザーの チェックボックスを 選 択 します 246

2. [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 3.2.2 表 示 欄 や 入 力 欄 の 設 定 を 変 更 する メッセージや 掲 示 板 などの 一 覧 に 表 示 する 件 数 や 本 文 の 入 力 欄 の 幅 など 表 示 に 関 する 設 定 を 変 更 し 画 面 を 使 いやすくカスタマイズします 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ 画 面 ] > [ 一 般 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 目 的 の 項 目 の 設 定 を 変 更 し [ 設 定 する] をクリックします 表 示 や 入 力 に 関 する 設 定 項 目 項 目 一 覧 画 面 で 表 示 する 件 数 メッセージや 掲 示 板 などの 一 覧 画 面 に 表 示 する 件 数 を 設 定 します 説 明 5 件 に 設 定 した 場 合 の 画 面 の 例 a): 一 覧 画 面 の1ページに5 件 まで 表 示 されます コメントの 一 覧 画 面 で 表 示 す る 件 数 標 題 を 表 示 する 幅 メッセージや 掲 示 などの 詳 細 画 面 で 一 度 に 表 示 するコメントの 件 数 を 設 定 します 掲 示 板 やメモなどの 一 覧 画 面 に 標 題 を 何 文 字 まで 表 示 するかを 設 定 します 半 角 文 字 数 で 設 定 します 30 に 設 定 した 場 合 の 画 面 の 例 a): 標 題 が 半 角 30 文 字 まで 表 示 されます 本 文 およびコメント 等 の 抄 録 を 表 示 する 幅 メッセージや 掲 示 板 などの 一 覧 画 面 に 本 文 を 何 文 字 まで 表 示 するかを 設 定 します 半 角 文 字 数 で 設 定 します 20 に 設 定 した 場 合 の 画 面 の 例 a): 本 文 が 半 角 20 文 字 まで 表 示 されます 差 出 人 / 受 取 人 等 を 表 示 す る 幅 メッセージや 掲 示 板 などに 一 覧 画 面 に 差 出 人 や 受 取 人 の 名 前 を 何 文 字 まで 表 示 するかを 設 定 します 半 角 文 字 数 で 設 定 します 20 に 設 定 した 場 合 の 画 面 の 例 247

a): 差 出 人 の 名 前 が 半 角 20 文 字 まで 表 示 されます メールアドレスのリンク 先 ア プリケーション 1 画 像 ファイル(gif, jpeg 等 )の 表 示 ファイルに 出 力 する 文 字 コー ド ユーザー 名 の 後 に 表 示 する 2 情 報 本 文 やコメントなどに 含 まれるメールアドレスのリンクをクリックした 場 合 に 起 動 するアプリケーション または 表 示 する 画 面 を 選 択 します Webブラウザーのメールソフトを 起 動 する(mailto:リンク): メールソフトが 起 動 します メールを 起 動 する: ガルーンの メールの 作 成 画 面 が 表 示 されます メッセージや 掲 示 などに 添 付 された 画 像 ファイルを 本 文 やコメントと 一 緒 に 表 示 するかどうかを 設 定 します 画 像 ファイルは 縮 小 した 画 像 で 表 示 されます 次 の 形 式 の 画 像 ファイルを 表 示 できます gif jpeg pjpeg png メッセージ 掲 示 板 メモ またはメールをテキストファイルに 出 力 するときの 文 字 コードを 選 択 します 出 力 時 に 選 択 する を 設 定 すると ファイルを 出 力 する 際 に 文 字 コードを 選 択 できます ユーザー 名 の 後 に 表 示 される 項 目 を 選 択 します 英 語 名 : ユーザー 名 の 後 に 英 語 名 を 表 示 する 場 合 に 選 択 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては 英 語 名 を 選 択 できない 場 合 があります a): 英 語 名 優 先 する 組 織 : ユーザー 名 の 後 に 優 先 する 組 織 名 を 表 示 する 場 合 に 選 択 します a): 優 先 する 組 織 名 プロフィール 画 像 本 文 の 入 力 欄 の 横 幅 本 文 の 入 力 欄 の 縦 幅 ユーザー 情 報 に 登 録 されている 画 像 を ユーザーを 表 すアイコンとして 使 用 するかどうかを 設 定 します メッセージや 掲 示 板 などの 本 文 の 入 力 欄 の 横 幅 を 設 定 します 半 角 文 字 数 で 設 定 します この 設 定 は メールの 本 文 には 反 映 されません メッセージや 掲 示 板 などの 本 文 の 入 力 欄 の 縦 幅 を 設 定 します 行 数 で 設 定 します この 設 定 は メールの 本 文 には 反 映 されません 1 :システム 管 理 者 の 設 定 によっては 選 択 肢 に 他 社 のメールソフトの 名 前 が 表 示 される 場 合 があります 2 :システム 管 理 者 の 設 定 によっては 設 定 した 情 報 が 表 示 されない 場 合 があります システム 管 理 者 から 基 本 システムの 管 理 権 限 が 付 与 されている 場 合 ここで 設 定 を 変 更 すると システム 管 理 画 面 に 表 示 される 一 覧 の 件 数 や 入 力 欄 の 幅 も 変 更 されます Webブラウザーの 設 定 や 文 字 の 種 類 によって 一 般 設 定 画 面 で 設 定 した 文 字 数 と 実 際 に 表 示 される 文 字 数 が 異 なる 場 合 があります 3.2.3 画 面 のデザインを 設 定 する 気 分 や 季 節 に 合 わせて ガルーンの 画 面 のデザインを 変 更 できます 248

1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [デザインの 設 定 ] をクリックします 2. デザインの 設 定 画 面 で デザインを 選 択 し [ 設 定 する] をクリックしま す デザインを 適 用 した 画 面 の 例 3.2.4 ヘッダーやアプリケーションメニューを 設 定 する 画 面 のヘッダーに 表 示 する 内 容 を 変 更 して 使 いやすくカスタマイズします ヘッダーにアプリ 一 覧 を 表 示 するかどうかや アプリケーションメニューの 表 示 形 式 などを 設 定 します システム 管 理 者 の 設 定 によっては 設 定 画 面 が 表 示 されない 場 合 があります a):アプリ 一 覧 b):アプリケーションメニュー 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ 画 面 ] > [ヘッダーとフッターの 設 定 ] の 順 にクリックします 249

3. ヘッダーとフッターの 設 定 画 面 で 設 定 を 変 更 し [ 設 定 する] をクリックします アプリケーションメニューの 表 示 : 画 面 のヘッダーにアプリケーションメニューを 表 示 するかどうかを 選 択 します アプリケーションメニューの 表 示 形 式 : アプリケーションメニューに 各 アプリケーションのアイコンとタイトルを 両 方 表 示 するか タイトルだけを 表 示 するかを 選 択 します アプリ 一 覧 の 表 示 : 画 面 のヘッダーにアプリ 一 覧 を 表 示 するかどうかを 選 択 します 3.2.5 ドロップダウンリストを 設 定 する メッセージやスケジュールなどの 画 面 で 組 織 やユーザーの 選 択 に 使 用 するドロップダウンリストに 表 示 される 項 目 を 設 定 します 例 えば 所 属 メンバーに 対 して 頻 繁 にメッセージを 送 信 する 組 織 や よく 利 用 する 会 議 室 が 含 まれる 施 設 グループなど 組 織 や 施 設 をすばやく 選 択 できるようにカスタマ イズできます システム 管 理 者 の 設 定 によっては 設 定 画 面 が 表 示 されない 場 合 があります 次 の 項 目 を 設 定 できます よく 使 う 組 織 選 択 する 頻 度 が 高 いユーザーが 所 属 する 組 織 を 設 定 します よく 使 う 施 設 グループ 選 択 する 頻 度 が 高 い 会 議 室 や 施 設 が 所 属 する 施 設 グループを 設 定 します 最 近 選 択 した 項 目 自 分 が 最 近 選 択 した 組 織 ユーザー 施 設 グループ および 施 設 の 履 歴 を 何 件 表 示 するかを 設 定 します Myグループは よく 使 う 組 織 の 前 または 後 に 表 示 できます Myグループの 表 示 位 置 を 設 定 する Myグループの 詳 細 は 次 のページを 参 照 してください 3.2.1 Myグループを 設 定 する よく 使 う 組 織 や よく 使 う 施 設 グループ を 設 定 する 選 択 する 頻 度 が 高 いユーザーや 施 設 などをあらかじめ 登 録 しておき ドロップダウンリストからすばやく 選 択 できるようにします 次 の 項 目 を 設 定 できます よく 使 う 組 織 : 宛 先 や 参 加 者 などに 設 定 する 頻 度 が 高 いユーザーの 所 属 組 織 を 設 定 します よく 使 う 施 設 グループ: 選 択 する 頻 度 が 高 い 施 設 の 施 設 グループを 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ 画 面 ] > [ドロップダウンリストの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. ドロップダウンリストの 設 定 画 面 で [よく 使 う 組 織 ] タブ または [よく 使 う 施 設 グループ] タブを 選 択 します 250

4. 設 定 する 組 織 または 施 設 グループを 選 択 し [ 追 加 ] をクリックします 5. [ 設 定 する] をクリックします 最 近 選 択 した 項 目 として 表 示 する 内 容 を 設 定 する 組 織 やユーザー 施 設 などを 選 択 履 歴 から 選 択 できるように 設 定 します 履 歴 を 表 示 する 件 数 を 設 定 したり 履 歴 をまとめて 削 除 したりできます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ 画 面 ] > [ドロップダウンリストの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. ドロップダウンリストの 設 定 画 面 で [ 選 択 履 歴 ] タブを 選 択 します 4. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします 表 示 件 数 : 項 目 ごとに 最 近 選 択 した 項 目 としてドロップダウンリストメニューに 表 示 する 件 数 を 選 択 します 履 歴 の 削 除 : 選 択 履 歴 をまとめて 削 除 します 履 歴 を 削 除 する 対 象 をチェックボックスで 選 択 します 削 除 された 履 歴 は 元 に 戻 せません My グループの 表 示 位 置 を 設 定 する ドロップダウンリストの 中 で Myグループと よく 使 う 組 織 のどちらを 上 に 表 示 するかを 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ 画 面 ] > [ドロップダウンリストの 設 定 ] の 順 にクリックします 251

3. ドロップダウンリストの 設 定 画 面 で [Myグループ] タブを 選 択 します 4. Myグループの 表 示 位 置 を 選 択 し [ 設 定 する] をクリックします よく 使 う 組 織 の 前 に 表 示 する 場 合 よく 使 う 組 織 の 後 に 表 示 する 場 合 252

3.3 カレンダーの 設 定 3.3.1 カレンダーに 表 示 する 項 目 を 設 定 する スケジュールやスケジュールポートレットでは システム 管 理 者 が 設 定 した システムカレンダー を 使 用 します システムカレンダーには システム 管 理 者 が 登 録 した 祝 日 やイベントなどが 設 定 されています ユーザーは カレンダーに 表 示 するイベントを 追 加 したり 天 気 予 報 や 六 曜 を 表 示 するかどうかを 設 定 したりできます システム 管 理 者 が 複 数 のシステムカレンダーを 設 定 している 場 合 ユーザーは 使 用 するシステムカレンダーを 選 択 できます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [カレンダー] > [ 一 般 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 一 般 設 定 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします メモとして 表 示 するイベント: システム 管 理 者 が 複 数 のシステムカレンダーを 設 定 している 場 合 使 用 していないシステムカレンダーのイベントを 使 用 中 のシステム カレンダーのメモとして 表 示 できます イベントを 表 示 するカレンダーを 選 択 し [ 追 加 ] をクリックします 六 曜 : カレンダーに 六 曜 を 表 示 する 場 合 に 選 択 します 言 語 の 設 定 に 関 わらず 情 報 は 日 本 語 で 表 示 されます 天 気 予 報 : カレンダーに 天 気 予 報 を 表 示 する 地 域 を 選 択 します 日 本 国 内 の 天 気 予 報 だけを 表 示 できます カレンダーに 表 示 する 項 目 を 設 定 した 画 面 の 例 番 号 パーツ 説 明 1 祝 日 システム 管 理 者 がシステムカレンダーに 登 録 した 祝 日 です 2 記 念 日 ユーザーがMyカレンダーに 記 念 日 として 登 録 したイベントです 3.3.2 Myカレンダーを 使 う 3 ユーザーメモ ユーザーがMyカレンダーにメモとして 登 録 したイベントです 4 天 気 予 報 指 定 した 地 域 の 天 気 予 報 です 5 システムメモ システム 管 理 者 がシステムカレンダーにメモとして 登 録 したイベントで す 6 六 曜 先 勝 友 引 先 負 仏 滅 大 安 または 赤 口 が 表 示 されます 3.3.2 Myカレンダーを 使 う Myカレンダーとは ユーザーが 独 自 に 記 念 日 やメモ(ユーザーメモ)をイベントとして 登 録 できる 機 能 です 友 人 の 誕 生 日 や 家 族 との 旅 行 など 個 人 的 な 予 定 を 登 録 し スケジュール スケジュールポートレット およびMyポータルに 配 置 したカレンダーポートレットなどに 表 示 で きます イベントは 登 録 したユーザーだけが 閲 覧 できます 253

イベントを 登 録 する Myカレンダーに 記 念 日 やユーザーメモをイベントとして 登 録 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [カレンダー] > [My カレンダーの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. Myカレンダーの 設 定 画 面 で [イベントを 登 録 する] をクリックします 4. イベントの 日 付 やイベントタイプ イベント 内 容 を 設 定 し [ 登 録 する] をクリックします イベントを 変 更 する Myカレンダーに 登 録 したイベントの 日 付 や 内 容 などを 変 更 します 1. Myカレンダーの 設 定 画 面 で 変 更 するイベントの 日 付 をクリックします 2. イベントの 詳 細 画 面 で [ 変 更 する] をクリックします 3. イベントの 日 付 やイベントタイプ イベント 内 容 を 変 更 し [ 変 更 する] をクリックします イベントを 削 除 する 次 のいずれかの 方 法 で Myカレンダーに 登 録 したイベントを 削 除 します イベントを 個 別 に 削 除 する 複 数 のイベントを 選 択 して 一 括 削 除 する すべてのイベントを 一 括 削 除 する 削 除 したイベントは 元 に 戻 せません イベントを 個 別 に 削 除 する 選 択 したイベントを 個 別 に 削 除 します 254

1. Myカレンダーの 設 定 画 面 で 削 除 するイベントの 日 付 をクリックします 2. イベントの 詳 細 画 面 で [ 削 除 する] をクリックします 3. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 複 数 のイベントを 選 択 して 一 括 削 除 する カレンダー 内 の 複 数 のイベントを 選 択 して まとめて 削 除 します 1. Myカレンダーの 設 定 画 面 で 削 除 するイベントの 日 付 のチェックボック スを 選 択 し [ 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします すべてのイベントを 一 括 削 除 する カレンダー 内 のすべてのイベントをまとめて 削 除 します 1. Myカレンダーの 設 定 画 面 で [ 全 イベントを 削 除 する] をクリックします 2. 確 認 画 面 で [はい] をクリックします 削 除 を 中 止 する 場 合 は [いいえ] をクリックします 3.3.3 CSVファイルでイベントのデータを 管 理 する MyカレンダーのイベントをCSVファイルで 読 み 込 んだり 書 き 出 したりします データを 読 み 込 む イベントのデータをCSVファイルから 読 み 込 みます イベントを 一 括 で 更 新 する 時 に 便 利 です 255

1. 次 のページを 参 照 し データを 読 み 込 むためのCSVファイルを 作 成 します 管 理 者 ガイド:カレンダー 2. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 3. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [カレンダー] > [Myカレンダーの 設 定 ] の 順 にクリックします 4. Myカレンダーの 設 定 画 面 で [イベントを 読 み 込 む] をクリックします 5. イベントの 読 み 込 み- Step 1/2 画 面 で CSVファイルを 選 択 し [ 次 へ>>] をクリックします CSVファイルの 先 頭 行 に 項 目 名 が 入 っている 場 合 先 頭 行 をスキップする で はい を 選 択 します 6. イベントの 読 み 込 み- Step 2/2 画 面 で [ 読 み 込 む] をクリックします データを 書 き 出 す イベントのデータをCSVファイルに 書 き 出 します データをバックアップする 時 やシステムを 移 行 する 時 に 便 利 です 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [カレンダー] > [Myカレンダーの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. Mカレンダーの 設 定 画 面 で [イベントを 書 き 出 す] をクリックします 4. イベントの 書 き 出 し 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 書 き 出 す] をクリックします 書 き 出 す 期 間 で 期 間 を 指 定 する を 選 択 すると 指 定 した 期 間 内 のイベントだけを 書 き 出 せます CSVファイルの 先 頭 行 に 項 目 名 を 書 き 出 す 場 合 先 頭 行 に 項 目 名 を 書 き 出 す で はい を 選 択 します 5. ファイルを 保 存 します 256

3.4 ローカライズの 設 定 3.4.1 拠 点 を 設 定 する 工 場 や 営 業 所 など 拠 点 によって 休 日 や 稼 動 時 間 が 異 なる 場 合 システム 管 理 者 が 拠 点 ごとに 稼 働 時 間 やカレンダーを 設 定 していることがあります ユーザーは システム 管 理 者 が 適 用 した 拠 点 情 報 をカスタマイズしたり 独 自 の 拠 点 情 報 を 設 定 したりできます カスタマイズした 拠 点 情 報 は 設 定 した 本 人 だけが 使 用 できます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [カレンダー] > [ 拠 点 の 設 定 ] の 順 にクリックします 3. 拠 点 の 設 定 画 面 で 設 定 をカスタマイズする 拠 点 を 選 択 します ユーザー 独 自 の 設 定 を 選 択 すると ユーザーだけが 使 用 する 拠 点 を 設 定 できます システム 管 理 者 が 設 定 した 拠 点 を 選 択 すると システム 管 理 者 が 設 定 した 拠 点 情 報 をカスタマイズできます システム 管 理 者 が 設 定 した 拠 点 をカスタマイズした 場 合 拠 点 名 の 後 に (カスタマイズ 済 み) が 表 示 されます 4. 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします 稼 働 日 : 拠 点 が 稼 働 する 曜 日 を 選 択 します 稼 働 時 間 : 拠 点 が 稼 働 する 時 間 帯 を 設 定 します 複 数 の 時 間 帯 を 設 定 できま す カレンダー: システム 管 理 者 が 作 成 したカレンダーから 拠 点 に 適 用 するカレンダ ーを 選 択 します カレンダーには 就 業 日 休 日 などが 設 定 されています カレンダーに 含 まれる 就 業 日 の 設 定 を 拠 点 に 適 用 する 場 合 は カレンダーの 就 業 日 を 適 用 する を 選 択 します ユーザーが 使 用 している 拠 点 をシステム 管 理 者 が 削 除 した 場 合 削 除 された 拠 点 は ユーザーのカスタマイズ 済 みの 拠 点 になります 3.4.2 ユーザー 名 の 表 示 言 語 やメール 通 知 の 文 字 コードを 設 定 する ガルーンを 複 数 の 言 語 で 使 用 している 場 合 に ユーザー 名 の 表 示 に 使 用 される 言 語 や 電 話 メモや 予 定 などのメール 通 知 で 使 用 する 文 字 コードを 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ローカライズ] > [ 一 般 設 定 ] の 順 にクリックします 257

3. 一 般 設 定 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします ユーザー 名 を 表 示 する 言 語 : ユーザー 名 をどの 言 語 で 表 示 するかを 設 定 します 複 数 の 言 語 を 選 択 できます メール 通 知 の 文 字 コード: 電 話 メモや 予 定 などのメール 通 知 で 使 用 する 文 字 コードを 選 択 します 3.4.3 タイムゾーンや 言 語 を 設 定 する 使 用 するタイムゾーンや 言 語 日 時 の 表 示 形 式 (ロケール)など 設 定 します ユーザーは システム 管 理 者 がユーザーに 適 用 しているロケールの 情 報 をカスタマイズしたり ユーザー 独 自 のロケールの 情 報 を 設 定 したりできます 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 共 通 設 定 ] > [ローカライズ] > [ロケールの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. ロケールの 設 定 画 面 で 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 設 定 する] をクリックします ロケール: 次 の 中 から 選 択 します システム 管 理 者 が 設 定 したロケール システム 管 理 者 が 設 定 したロケールを ユーザーがカスタマイズしたロケール ユーザー 独 自 のロケール 詳 細 設 定 : タイムゾーン: 使 用 するタイムゾーンを 設 定 します 言 語 : 画 面 の 表 示 言 語 を 設 定 します 日 付 の 長 い 形 式 : メッセージや 予 定 の 詳 細 画 面 などに 表 示 される 日 時 の 形 式 を 選 択 します 日 付 の 短 い 形 式 : メッセージの 一 覧 画 面 やスケジュールの 画 面 などに 表 示 される 日 付 の 形 式 を 選 択 します 時 刻 の 形 式 : メッセージやスケジュールの 画 面 などに 表 示 される 時 刻 の 形 式 を 選 択 します 258

3.5 モバイルでのアクセス 3.5.1 KUNAIでアクセスする KUNAIは iphone 端 末 やAndroid 端 末 からガルーンにアクセスできる 無 料 のアプリケーションです サイボウズ KUNAI KUNAIからガルーンにアクセスするためには ガルーンのアクセスURLやログイン 名 などの 接 続 情 報 をKUNAIに 設 定 する 必 要 があります 接 続 設 定 の 手 順 や 操 作 方 法 は 利 用 している 端 末 や 環 境 によって 異 なります 詳 細 は 次 のマニュアルを 参 照 してください KUNAI for iphone マニュアル KUNAI for Android マニュアル 3.5.2 モバイル 端 末 でアクセスする モバイル 端 末 のWebブラウザーからガルーンにアクセスすると スマートフォン 用 に 最 適 化 された 画 面 (スマートフォン 画 面 )を 表 示 できます スマートフォン 画 面 は 次 のどちらかの 方 法 で 表 示 できます モバイル 端 末 のWebブラウザーからスマートフォン 画 面 のURLにアクセスする Windows 版 の 場 合 http://(サーバーのip アドレスまたはホスト 名 )/scripts/cbgrn/grn.exe/mobile/index Linux 版 の 場 合 http://(サーバーのip アドレスまたはホスト 名 )/cgi-bin/cbgrn/grn.cgi/mobile/index モバイル 端 末 でガルーンのトップページにアクセスし 画 面 の 下 の [モバイル 表 示 ] をタップする スマートフォン 画 面 を 表 示 すると スケジュールの 個 人 週 画 面 が 最 初 に 表 示 されます システム 管 理 者 の 設 定 によっては スマートフォン 画 面 を 使 用 できない 場 合 があります モバイル 端 末 でパソコン 用 の 画 面 を 確 認 する 259

モバイル 端 末 で パソコンからガルーンにアクセスした 場 合 と 同 じ 画 面 を 表 示 するには > [PC 表 示 ] をタップします ガルーンのトップページが パソコンと 同 じ 画 面 で 表 示 されます モバイル 端 末 のどの 画 面 で [PC 表 示 ] をタップしても ガルーンのトップページが 表 示 されます スマートフォン 画 面 で 一 番 下 までスクロールし [PC 表 示 ] をタップしても パソコン 用 の 画 面 を 表 示 できます スマートフォン 画 面 で 操 作 できること スマートフォン 画 面 では 次 の 操 作 ができます アプリケーション 操 作 できること 備 考 スペース スケジュール メッセージ 掲 示 板 メール 自 分 が 参 加 しているスペース(Myスペース)の 閲 覧 スペースのメンバー 一 覧 の 閲 覧 ディスカッションの 閲 覧 ディスカッションの 追 加 ToDoの 追 加 ToDoの 編 集 ToDoの 完 了 完 了 したToDoの 再 開 ディスカッション またはToDoへのコメントの 書 き 込 み ディスカッション またはToDoへのリアクション 機 能 を 使 った 応 答 自 分 が 書 き 込 んだコメントの 削 除 個 人 週 画 面 での 予 定 の 閲 覧 グループ 日 画 面 での 予 定 の 閲 覧 未 完 了 のToDoの 締 切 日 の 閲 覧 通 常 予 定 期 間 予 定 繰 り 返 し 予 定 の 登 録 仮 の 予 定 の 確 定 予 定 の 編 集 予 定 へのファイルの 添 付 予 定 への 参 加 予 定 から 抜 ける 予 定 の 再 利 用 予 定 の 削 除 ユーザーや 施 設 の 予 定 の 検 索 コメントの 書 き 込 み 自 分 が 書 き 込 んだコメントの 削 除 予 定 のお 気 に 入 りへの 追 加 メッセージの 閲 覧 コメントの 書 き 込 み 自 分 が 書 き 込 んだコメントの 削 除 メッセージのお 気 に 入 りへの 追 加 通 知 からの 掲 示 の 詳 細 の 閲 覧 コメントの 書 き 込 み 自 分 が 書 き 込 んだコメントの 削 除 掲 示 のお 気 に 入 りへの 追 加 メールの 閲 覧 メールの 受 信 書 式 編 集 を 使 用 して 書 かれた 本 文 やコメントはテキス ト 形 式 で 表 示 されます 予 定 に 関 連 付 けられたレポートは 閲 覧 できません V-CUBEミーティングを 使 用 したWeb 会 議 には 参 加 でき ません 予 定 メニュー 連 携 には 対 応 していません 書 式 編 集 を 使 用 して 書 かれた 本 文 やコメントはテキス ト 形 式 で 表 示 されます 書 式 編 集 を 使 用 して 書 かれた 本 文 やコメントはテキス ト 形 式 で 表 示 されます メールの 宛 先 の 入 力 時 に ガルーンのアドレス 帳 に 登 録 されたメールアドレスは 検 索 できません 260

ワークフロー マルチレポート 通 知 一 覧 メールの 返 信 メールの 転 送 メールの 再 送 信 メールの 作 成 および 送 信 開 封 確 認 の 送 信 メールの 下 書 き 保 存 下 書 きメールの 編 集 メールの 削 除 メールアカウントの 切 り 替 え 既 読 のメールを 未 読 に 戻 す 未 読 のメールだけに 絞 り 込 む メールのお 気 に 入 りへの 追 加 通 知 からの 申 請 の 詳 細 の 閲 覧 申 請 の 承 認 却 下 差 し 戻 し 取 戻 し 取 り 消 し および 確 認 通 知 からのレポートの 詳 細 の 閲 覧 コメントの 書 き 込 み 自 分 が 書 き 込 んだコメントの 削 除 レポートのお 気 に 入 りへの 追 加 通 知 の 閲 覧 未 読 と 既 読 の 通 知 の 表 示 の 切 り 替 え アプリケーションごとの 通 知 の 絞 り 込 み 本 文 の 入 力 時 に 書 式 編 集 は 使 用 できません HTML 形 式 のメールに 返 信 すると テキスト 形 式 に 変 換 されて 送 信 されます 代 理 承 認 者 はスマートフォン 画 面 では 申 請 を 処 理 でき ません 書 式 編 集 で 書 かれた 本 文 やコメントは テキスト 形 式 で 表 示 されます スマートフォン 画 面 に 対 応 していないアプリケーション の 通 知 をタップすると PC 表 示 の 画 面 が 表 示 されま す 3.5.3 スマートフォン 画 面 での 主 な 操 作 スマートフォン 画 面 で よく 使 用 する 操 作 について 説 明 します 予 定 を 閲 覧 する スケジュールのスマートフォン 画 面 で 予 定 を 閲 覧 する 時 に 表 示 されるアイコンについて 説 明 します 個 人 週 画 面 スマートフォン 画 面 を 表 示 すると 最 初 に 表 示 される 画 面 です 自 分 の1 週 間 の 予 定 を 閲 覧 できます 自 分 以 外 のユーザーや 施 設 を 検 索 して 予 定 を 表 示 することもできます パーツの 説 明 261

番 号 パーツ 説 明 1 グループ 日 グループ 日 画 面 に 切 り 替 えます 2 キーワードを 入 力 して ユーザー または 施 設 を 検 索 します 次 の 項 目 を 検 索 できます ユーザー 名 前 英 語 表 記 ログイン 名 よみ E-mail 役 職 施 設 施 設 名 3 カレンダーを 表 示 します 日 付 を 選 択 すると その 日 付 から1 週 間 の 予 定 が 表 示 されます 4 指 定 した 日 付 に 新 しい 予 定 を 登 録 します 5 ToDoの 名 前 本 日 が 締 切 日 の 未 完 了 のToDoです 締 切 日 を 過 ぎた 未 完 了 のToDoは 表 示 されません 6 前 の 週 の 予 定 を 表 示 します 本 日 から7 日 間 の 予 定 を 表 示 します 翌 週 の 予 定 を 表 示 します 7 未 読 の 通 知 がある 予 定 です 8 予 定 を 登 録 します 予 定 の 参 加 者 には 自 分 だけが 設 定 されます 9 未 読 の 通 知 一 覧 を 表 示 します 数 字 は 未 読 の 通 知 の 件 数 です 10 > 更 新 画 面 を 更 新 します 11 画 面 に 表 示 するアプリケーションを 切 り 替 えます PC 表 示 に 切 り 替 えたり ガルーンからログアウトしたりもできます グループ 日 画 面 グループに 所 属 するユーザーや 施 設 の1 日 の 予 定 を 閲 覧 できます パーツの 説 明 番 号 パーツ 説 明 1 個 人 週 個 人 週 画 面 に 切 り 替 えます 2 ユーザー ユーザーの 予 定 を 表 示 します 表 示 するグループはドロップダウンリストで 選 択 します 262

施 設 施 設 の 予 定 を 表 示 します 表 示 する 施 設 グループはドロップダウンリストで 選 択 します 3 グループを 選 択 するドロップダウンリスト 予 定 を 表 示 するグループ または 施 設 グループを 選 択 します 4 予 定 を 表 示 する 組 織 を 選 択 します 選 択 した 組 織 の 所 属 ユーザーの1 日 の 予 定 が 表 示 されます 5 選 択 しているユーザーの 表 示 している 日 から7 日 間 の 予 定 を 個 人 週 表 示 で 表 示 します 6 新 しい 予 定 を 登 録 します 予 定 の 参 加 者 には 選 択 しているユーザーと 自 分 が 設 定 されます 7 > すべてを 追 加 して 予 定 を 登 録 新 しい 予 定 を 登 録 します 選 択 しているすべてのユーザー 組 織 および 施 設 が 予 定 の 参 加 者 や 施 設 に 設 定 されます 予 定 を 登 録 する ユーザー または 施 設 の 予 定 を 登 録 します 1. > [スケジュール] をタップします 2. 個 人 週 画 面 で をタップします 3. 予 定 の 登 録 画 面 で 予 定 の 種 類 を 選 択 し 日 時 やタイトルなどを 設 定 します 4. [ 参 加 者 ] をタップします 263

5. 参 加 者 画 面 で 次 のいずれかの 方 法 で 参 加 者 に 設 定 するユーザーを 候 補 欄 に 表 示 します a): 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し をタップしてユーザーを 検 索 します 検 索 ボックスに 文 字 を 入 力 すると 参 加 者 の 候 補 の 一 覧 が 表 示 されます b):ドロップダウンリストから 目 的 のユーザーが 所 属 するグループを 選 択 します c): をタップし 目 的 のユーザーが 所 属 する 組 織 を 選 択 して [ 適 用 ] をタップしま す 6. 候 補 欄 に 表 示 されたユーザーの 中 から 予 定 の 参 加 者 に 設 定 するユーザーの をタップしま す 7. 選 択 されたユーザー 欄 に 参 加 者 に 設 定 するユーザーが 全 員 表 示 されていることを 確 認 し [ 適 用 ] をタップします ユーザー 名 の 左 の をタップすると 選 択 を 解 除 できます ユーザーの 表 示 順 を 変 更 するには ユーザー 名 をタップし 選 択 されたユーザー 欄 の 右 の 矢 印 をタップします 8. 予 定 の 登 録 画 面 で [ 施 設 ] をタップします 9. 施 設 画 面 で 次 のいずれかの 方 法 で 使 用 する 施 設 を 候 補 欄 に 表 示 します a): 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 し をタップして 施 設 を 検 索 します 検 索 ボッ クスに 文 字 を 入 力 すると 施 設 の 候 補 の 一 覧 が 表 示 されます b):ドロップダウンリストから 目 的 の 施 設 が 所 属 する 施 設 グループを 選 択 します c): をタップし 目 的 の 施 設 が 所 属 する 施 設 グループを 選 択 して [ 適 用 ] をタップし ます 264

10. 候 補 欄 に 表 示 された 施 設 の 中 から 使 用 する 施 設 の をタップします 11. 選 択 された 施 設 欄 に 使 用 する 施 設 がすべて 表 示 されていることを 確 認 し [ 適 用 ] をタップしま す 施 設 名 の 左 の をタップすると 選 択 を 解 除 できます 施 設 の 表 示 順 を 変 更 するには 施 設 名 をタップし 選 択 された 施 設 欄 の 右 の 矢 印 をタップしま す 12. 予 定 の 登 録 画 面 で メモや 添 付 ファイルなど 必 要 な 項 目 を 設 定 し [ 登 録 ] をタップします 空 き 時 間 を 確 認 して 予 定 を 登 録 する ほかのユーザーや 施 設 の 予 定 を 確 認 し ユーザーや 施 設 の 空 き 時 間 を 指 定 して 予 定 を 登 録 します 1. > [スケジュール] をタップします 2. スケジュールの グループ 日 画 面 で をタップし 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 して ユー ザーや 施 設 を 検 索 します キーワードをスペースで 区 切 ると 複 数 のユーザーや 施 設 をOR 検 索 できます 265

3. 検 索 結 果 から 目 的 のユーザーや 施 設 をタップします 選 択 したユーザーや 施 設 が 検 索 ボックスの 下 に 表 示 されます 続 けて 検 索 ボックスにキーワードを 入 力 すると 別 のユーザーや 施 設 を 検 索 できます 4. 予 定 を 表 示 するユーザーや 施 設 をすべて 選 択 したら をタップします 選 択 したユーザーや 施 設 の 今 日 の 予 定 が 表 示 されます 5. をタップし 表 示 する 予 定 の 日 付 を 選 択 します 6. ユーザーや 施 設 の 空 き 時 間 を 確 認 し > [すべてを 追 加 して 予 定 を 登 録 ] をタップします 予 定 の 登 録 画 面 が 表 示 されます 予 定 の 参 加 者 や 施 設 には 手 順 3で 選 択 したユーザーや 施 設 が 設 定 されます 7. 手 順 6で 確 認 した 空 き 時 間 をもとに 予 定 の 日 時 を 設 定 し タイトルやメモなど 必 要 な 項 目 を 設 定 して [ 登 録 ] をタップします 既 読 のメールを 一 括 で 未 読 に 戻 す 既 読 のメールを 選 択 し 一 括 で 未 読 に 戻 します 1. > [メール] をタップします 2. フォルダーを 選 択 します 266

3. メールの 左 のチェックボックスを 選 択 し [ 未 読 にする] をタップします [ 解 除 ] をタップすると チェックボックスの 選 択 が 解 除 されます メールの 一 覧 画 面 で > [ 未 読 のみ] をタップすると 未 読 のメールだけが 表 示 されます ワークフローの 申 請 を 承 認 する ワークフローで 自 分 が 承 認 者 に 設 定 された 申 請 を 承 認 します 1. > [ワークフロー] をタップします 2. 通 知 一 覧 画 面 で 目 的 の 申 請 をタップします 3. 申 請 の 内 容 を 確 認 し > [ 承 認 ] をタップします 4. 必 要 に 応 じてコメントを 入 力 し [ 承 認 ] をタップします 申 請 に 編 集 可 能 な 項 目 がある 場 合 でも スマートフォン 画 面 では 編 集 できません 項 目 を 編 集 する 場 合 はPC 表 示 に 切 り 替 えて 編 集 します 未 読 の 通 知 を 既 読 にする 267

通 知 一 覧 で 未 読 の 通 知 を 既 読 にします 1. > [ 通 知 一 覧 ] をタップします 2. 通 知 一 覧 画 面 で 未 読 の 通 知 一 覧 を 表 示 します 3. 既 読 にする 通 知 の[ 既 読 ] をタップします すべてのアプリケーションの 通 知 を 表 示 している 場 合 は 各 アプリケーションの 最 新 の10 件 の 通 知 が 表 示 されます 11 件 目 以 降 の 通 知 を 読 み 込 む 場 合 は [さらに 表 示 ] をタップします アプリケーションごとに 通 知 を 絞 り 込 んでいる 場 合 は 最 新 の20 件 の 通 知 が 表 示 されます 21 件 目 以 降 の 通 知 を 読 み 込 む 場 合 は [さらに 表 示 ] をタップします スマートフォン 画 面 に 対 応 していないアプリケーションの 通 知 には が 表 示 されます タップすると PC 表 示 の 画 面 が 表 示 されます 既 読 の 通 知 を 確 認 する 通 知 一 覧 で 既 読 の 通 知 の 内 容 を 確 認 します 1. > [ 通 知 一 覧 ] をタップします 2. 通 知 一 覧 画 面 で [ 既 読 ] をタップします 確 認 した 日 時 が 最 新 の 通 知 から 降 順 に 20 件 ずつ 表 示 されます 268

3. 目 的 の 通 知 をタップし 詳 細 画 面 を 確 認 します 3.5.4 スマートフォン 画 面 とKUNAIの 機 能 の 違 い モバイル 端 末 からガルーンにアクセスする 場 合 モバイル 端 末 のWebブラウザーでスマートフォン 画 面 にアクセスする 方 法 と KUNAIを 使 用 する 方 法 があります このセクションでは 主 な 操 作 について スマートフォン 画 面 とKUNAIの 機 能 の 違 いを 説 明 します 主 な 操 作 スマートフォン 画 面 KUNAI 導 入 方 法 スマートフォンのWebブラウザーからスマートフォ ン 画 面 のURLにアクセス スマートフォン 用 アプリ KUNAI のインストール オフラインでの 利 用 スケジュール メッセージ メール ワークフロー のシンク 済 みのデータの 閲 覧 のみ 可 能 スペース 自 分 が 参 加 しているスペース(Myスペー ス)の 閲 覧 ディスカッションの 閲 覧 ディスカッションの 追 加 ToDoの 追 加 ToDoの 編 集 ToDoの 完 了 ディスカッション またはToDoへのコメン トの 書 き 込 み スケジュール 予 定 の 閲 覧 添 付 ファイルは 閲 覧 できません 予 定 の 登 録 ファイルは 添 付 できません 予 定 の 変 更 予 定 の 削 除 予 定 の 一 覧 表 示 複 数 のユーザーや 施 設 の 予 定 を 同 時 に 表 示 でき ません ユーザー/ 施 設 の 検 索 コメントの 書 き 込 み 予 定 のアラーム 通 知 メッセージ メッセージの 作 成 メッセージの 変 更 メッセージの 削 除 メッセージの 一 覧 表 示 コメントの 書 き 込 み 掲 示 板 掲 示 の 閲 覧 269

通 知 一 覧 からのみ 可 能 通 知 一 覧 からのみ 可 能 掲 示 の 作 成 掲 示 の 変 更 掲 示 の 削 除 コメントの 書 き 込 み メール メールの 閲 覧 メールの 受 信 メールの 送 信 ワークフロー 申 請 の 閲 覧 通 知 一 覧 からのみ 可 能 申 請 の 処 理 申 請 の 作 成 マルチレポート レポートの 閲 覧 通 知 一 覧 からのみ 可 能 通 知 一 覧 からのみ 可 能 レポートの 作 成 レポートの 変 更 レポートの 削 除 コメントの 書 き 込 み 通 知 一 覧 通 知 の 閲 覧 未 読 と 既 読 の 通 知 の 表 示 の 切 り 替 え アプリケーションごとの 通 知 の 絞 り 込 み : 可 能 : 可 能 一 部 制 限 あり : 不 可 3.5.5 ケータイでアクセスする ケータイは 携 帯 電 話 からガルーンにアクセスするためのアプリケーションです ケータイでガルーンにアクセスするために 必 要 な 準 備 と アクセス 方 法 を 説 明 します ケータイでガルーンにアクセスするには システム 管 理 者 がケータイ 用 のログインURLとシステムメールアカウントの 設 定 を 完 了 している 必 要 があります ケータイで 操 作 できること ケータイの 操 作 画 面 は 日 本 語 でだけ 表 示 されます ケータイを 使 用 すると 携 帯 電 話 で 次 の 操 作 ができます アプリケーション 操 作 できること トップページ メッセージ 新 着 情 報 や 更 新 情 報 の 確 認 メッセージとコメントの 閲 覧 メッセージの 作 成 メッセージの 変 更 または 削 除 メッセージの 検 索 コメントの 追 加 電 話 メモ 未 確 認 の 電 話 メモの 確 認 270

ToDoリスト スケジュール ToDoの 一 覧 表 示 ToDoの 追 加 ToDoの 完 了 スケジュールの 日 表 示 または 週 表 示 予 定 とコメントの 閲 覧 予 定 に 添 付 されたファイルのファイル 名 の 確 認 未 完 了 ToDoの 締 切 日 の 確 認 予 定 に 関 連 付 けられたレポートの 閲 覧 予 定 や 施 設 予 約 の 登 録 1 予 定 の 変 更 または 削 除 1 コメントの 追 加 掲 示 板 アドレス 帳 メール ワークフロー マルチレポート 個 人 設 定 掲 示 とコメントの 閲 覧 掲 示 の 検 索 コメントの 追 加 アドレス 帳 ユーザー 名 簿 およびMyアドレスグループからのアドレスの 検 索 アドレス 帳 ユーザー 名 簿 またはMyアドレスグループを 使 用 した メールの 送 信 または 電 話 の 発 信 ユーザー 名 簿 からの 在 席 状 況 の 変 更 新 着 メールの 確 認 メールの 返 信 メールの 作 成 メールの 検 索 アカウントの 切 り 替 え 送 受 信 記 録 の 表 示 申 請 状 況 の 確 認 申 請 の 確 認 承 認 却 下 および 差 し 戻 し 申 請 の 取 り 消 しまたは 取 り 戻 し レポートとコメントの 閲 覧 参 加 者 相 手 側 の 参 加 者 および 通 知 先 の 確 認 レポートに 関 連 付 けられた 予 定 の 閲 覧 レポートの 相 手 側 の 参 加 者 欄 に 設 定 されているアドレスの 閲 覧 レポートの 絞 り 込 み レポートの 検 索 コメントの 追 加 自 分 のコメントの 削 除 検 索 結 果 の 表 示 行 数 の 変 更 検 索 結 果 の1 行 あたりの 表 示 文 字 数 の 変 更 ガルーンのメール 機 能 を 使 用 するかどうかの 設 定 1 :Web 会 議 システムに 対 応 している 施 設 を 含 む 予 定 の 登 録 や 削 除 はできません 次 の 情 報 はケータイの 画 面 に 表 示 されません ユーザーの 英 語 名 ユーザーのタイムゾーンおよび 拠 点 情 報 ユーザーの 稼 働 時 間 予 定 に 適 用 されているタイムゾーン 締 切 日 に 表 示 される 未 完 了 のToDo ケータイではメッセージや 掲 示 板 などに 添 付 されたファイルの 閲 覧 やダウンロードはできません 271

対 応 端 末 を 確 認 する 使 用 する 携 帯 電 話 が ケータイに 対 応 していることを 確 認 します 対 応 端 末 は 次 のとおりです iモード 対 応 端 末 EZweb 端 末 (CDMA 1X WIN 対 応 ) Yahoo!ケータイ 端 末 (ソフトバンク 3Gシリーズ) 携 帯 電 話 にケータイ 用 のログインURLを 送 信 する ケータイでガルーンにアクセスするには ケータイ 用 のログインURLを 使 用 します ログインURLには 第 三 者 が 予 測 しづらい 文 字 列 を 含 むURLが 設 定 されています ログインURLの 例 : http://(サーバーのip アドレスまたはホスト 名 )/scripts/cbgrn/grn.exe/cellular/index?a=1 ログインURLは ガルーンに 携 帯 電 話 のメールアドレスを 登 録 し メールで 送 信 します 携 帯 電 話 のメールアドレスを 登 録 する 携 帯 電 話 のメールアドレスを ケータイ 用 のログインURLの 送 信 先 としてガルーンに 登 録 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ケータイ] > [アカウントの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. アカウントの 設 定 画 面 で 携 帯 電 話 のメールアドレスを 入 力 し [ 設 定 す る] をクリックします ログインURLを 送 信 する 携 帯 電 話 にケータイ 用 のログインURLをメールで 送 信 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ケータイ] > [ログインURLの 送 信 ] の 順 にクリックします 3. ログインURLの 送 信 画 面 で ログイン 名 とメールアドレスを 確 認 し [ 送 信 する] をクリックします 272

携 帯 電 話 で 受 信 拒 否 や 指 定 受 信 などを 設 定 している 場 合 は システムメールアドレスからのメールを 受 信 できるように 設 定 を 変 更 します システムのメールアドレスは システム 管 理 者 に 確 認 してください 携 帯 電 話 からログインする 携 帯 電 話 に 送 信 したログインURLを 使 って ガルーンにログインします 1. 携 帯 電 話 で ガルーンから 送 信 したログインURLのメールを 開 きます 2. メールに 記 載 されているURLを 選 択 して ケータイのログイン 画 面 にアクセスします 3. ログイン 名 とパスワードを 入 力 し ログインします 携 帯 電 話 のWebブラウザーのURL 入 力 欄 にログインURLを 入 力 しても ガルーンにアクセスできます 自 動 ログインを 使 用 する 自 動 ログインを 使 用 すると ログイン 画 面 をスキップして トップ 画 面 にアクセスできます 自 動 ログインを 使 用 するためには システム 管 理 者 が 自 動 ログインを 有 効 にする 必 要 があります ユーザーは ログイン 画 面 に 表 示 される 次 回 からログイン 操 作 を 省 略 する のチェックボックスを 選 択 してログインします 自 動 ログインは ユーザーが 最 後 にガルーンにアクセスしてから3 日 間 (72 時 間 ) 有 効 です iモードブラウザ 1.0では 自 動 ログインは 使 用 できません 273

3.5.6 ケータイの 利 用 を 停 止 する 携 帯 電 話 を 紛 失 した 場 合 や 長 期 間 ケータイを 使 用 しない 場 合 などに 自 分 の 携 帯 電 話 からガルーンにアクセスできないように 設 定 します 1. 画 面 右 上 のユーザー 名 をクリックし ドロップダウンリストの [ 個 人 設 定 ] をクリックします 2. 個 人 設 定 画 面 で [ 各 アプリケーションの 設 定 ] > [ケータイ] > [アカウントの 設 定 ] の 順 にクリックします 3. アカウントの 設 定 画 面 で 携 帯 電 話 から 利 用 できない 状 態 にする の チェックボックスを 選 択 し [ 設 定 する] をクリックします 274