CSVファイルによる 利 用 者 情 報 設 定 ガイド NTTレゾナント( 株 ) ビジネスgoo 事 務 局
1 当 ガイドについて ビジネスgooへ 利 用 者 の 情 報 を 登 録 または 更 新 を 行 う 際 数 名 程 度 の 設 定 であれば 設 定 画 面 への 手 入 力 で 問 題 はないと 思 いますが 数 十 人 単 位 となりますと 手 入 力 では 大 変 です ビジネスgooではCSVファイルを 使 って 利 用 者 情 報 を 設 定 することができ この 方 法 であれば 人 事 異 動 の 時 期 など 大 量 に 情 報 更 新 が 必 要 な 際 に 効 率 良 く 作 業 を 行 う 事 ができます 当 ガイドでは CSVファイルの 作 成 からビジネスgooへの 登 録 までをご 案 内 させていただきます 当 設 定 作 業 は 管 理 者 アカウントでのみ 可 能 です 目 次 1. 登 録 準 備 2ページ 2.ファイルの 作 成 3~6ページ 3.ユーザー 登 録 7~8ページ 4.その 他 9ページ
登 録 準 備 CSVファイルを 利 用 する 前 に CSV(ファイル 名.csv)ファイルは パソコンで 予 め 設 定 されている 初 期 状 態 ではエクセルで 開 くように 設 定 されております ただしエクセルで 開 く 際 に 問 題 があり 0(ゼロ)で 始 まる 数 字 のみの 番 号 について0(ゼロ)が 認 識 されません 例 ) 多 くの 場 合 0123 加 藤 は 0123 加 藤 と 表 示 され 0123 の 場 合 は 123 と 表 示 されます ビジネスgooではユーザーIDで 上 記 問 題 に 遭 遇 し 例 えば 一 度 エクセルで 開 いて 情 報 を 更 新 し インポートを 実 行 実 行 しようとしても 上 記 のように 本 来 0123 と4 桁 ではないといけないものが 123 と3 桁 になりますので 取 込 エラーとなります 上 記 における 解 決 方 法 としまして ここでは3つの 方 法 をご 紹 介 させていただきます 1.エクセルで 列 の 設 定 変 更 をする 0で 始 まって 数 字 だけの 情 報 が 掲 載 されている 列 の セルの 書 式 設 定 を 文 字 列 から ユーザー 定 義 へ 変 更 します 同 じ 設 定 画 面 内 の 種 類 は 桁 の 数 だけ0(ゼロ)を 入 力 してください 例 ) 0001 と4 桁 の 列 なら 0を4 個 入 力 します この 設 定 をしないと 0001 と 入 力 をし 直 しても 1 と 表 示 されます 2.csvファイルはWordpadで 開 くよう 設 定 を 変 更 する 注. officeソフトのwordではありません Windowsの 基 本 ソフトの1つ Wordpadで 開 くようにすると この 問 題 には 遭 遇 しません 設 定 は パソコン 内 のどれでも 結 構 ですのでcsvファイルを 右 クリックしてプロパティへ 進 み プログラムの 初 期 ソフトはエクセル が 選 択 されていますので 変 更 をクリックしてWordPadを 指 定 してください 全 てのcsvファイルがWordpadで 開 くように 設 定 されます 3.テキストエディタを 使 う テキストエディタ 自 体 は Web 検 索 を 行 うと 無 償 のもの 有 償 のものが 数 多 くございます 外 部 ソフトをインストールする 事 になりますのでご 注 意 いただく 必 要 がございますが csvファイルを 日 常 的 に 利 用 されている 方 は 概 ねこの 方 法 で 日 々の 業 務 を 行 っていると 思 います 一 般 的 なご 案 内 になり 恐 縮 ですが 外 部 ソフトのインストールはお 客 様 責 任 で 行 う 事 になりますので インストールが 原 因 によ る 事 故 等 の 責 任 は 取 りかねます 事 をご 了 承 ください なお 当 マニュアルでは2.のWordPad(Windows XP)を 使 う 方 法 でご 説 明 をさせていただきますので 2.における 設 定 を 行 った 上 で 次 のページへお 進 みください 2
3 ファイルの 作 成 利 用 者 情 報 の 新 規 登 録 および 更 新 の 準 備 を 行 います 1 個 人 設 定 組 織 の 組 織 管 理 画 面 内 で エクスポート ボ タンをクリックします この 作 業 は 情 報 登 録 のためにCSVデータを 無 の 状 態 から 作 成 するのは 大 変 なので 登 録 済 みの 初 期 情 報 または 現 在 情 報 をフォーマットとして 利 用 するために 行 います 2 このファイルを 基 ファイルとし て 利 用 しますので デスクトップ など 分 かりやすい 場 所 へ 保 存 をし てください
4 ファイルの 作 成 利 用 者 情 報 の 新 規 登 録 および 更 新 の 準 備 を 行 います 次 に 保 存 したCSVファイルを 開 きます ビジネスgooへ 何 も 個 人 情 報 を 設 定 していない 初 期 状 態 では 以 下 の 内 容 でファイルが 生 成 されています 2ページにて 紹 介 させていただいた 設 定 を 終 えていると 上 記 のようにワードパッドでCSVファイルが 開 きます また 数 字 のみで 頭 が0(ゼロ)で 始 まる 項 目 も 問 題 なく 表 示 されます # エクセルで 開 いた 場 合 は2ページの 説 明 をご 確 認 ください # エクセルで 作 成 する 方 法 もございますが 当 マニュアルではワードパッドで 説 明 をさせていただきます 1 行 目 はビジネスgooへの 登 録 項 目 であるヘッダー 情 報 であり これにつきましては 次 のページをご 確 認 ください
ファイルの 作 成 登 録 項 目 について CSVファイルのヘッダー 情 報 01 列 目 :[ 必 須 ]ユーザID 変 更 は 不 可 です 02 列 目 :[ 必 須 ]ユーザ 名 苗 字 と 名 前 の 間 に 全 角 スペースを 入 れます 例 )0001, 佐 藤 一 郎,.. 03 列 目 :よみがな 苗 字 と 名 前 の 間 に 全 角 スペースを 入 れます 例 )0001, 佐 藤 一 郎,さとう いちろう,. 04 列 目 :[ 必 須 ]メール1 必 須 項 目 なので 必 要 ない 場 合 は 初 期 値 のまま(サンプルアドレス)としてください 05 列 目 :メール2 06 列 目 :メール3 07 列 目 : 携 帯 メール 08 列 目 :[ 必 須 ]メールアドレスの 公 開 可 否 (true: 公 開 false: 非 公 開 ) 09 列 目 : 電 話 番 号 1 10 列 目 : 電 話 番 号 2 11 列 目 : 電 話 番 号 3 12 列 目 :FAX 番 号 1 13 列 目 :FAX 番 号 2 14 列 目 :パスワード PWはCSVファイルに 出 力 されませんが CSVへ 入 力 すると 強 制 変 更 をする 事 ができます 15 列 目 : 署 名 16 列 目 : 備 考 17 列 目 : 管 理 メモ 18 列 目 :[ 必 須 ]ユーザの 状 態 (effective: 有 効 locked:ロック) lockedにするとログイン 不 可 となります 19 列 目 : 所 属 組 織 組 織 階 層 の 区 切 りは / を 入 れ 複 数 組 織 を 登 録 する 際 の 区 切 りは ; です 注 意 : 組 織 情 報 をCSVファイルで 登 録 するには 先 にビジネスgoo 側 で 組 織 情 報 を 作 成 する 必 要 があります 初 期 段 階 では 初 期 設 定 部 署 に 登 録 されていますので CSVファイ ルでは / 初 期 設 定 部 署 と 出 力 されます 20 列 目 : 組 織 長 か 否 か(true: 所 属 組 織 の 組 織 長 false: 組 織 長 ではない) 初 期 値 はfalseです 21 列 目 : 役 職 22 列 目 : 資 格 等 級 23 列 目 : 勤 務 場 所 24 列 目 : 最 寄 駅 25 列 目 : 所 属 グループ 基 本 的 には 管 理 者 グループ か それ 以 外 に 新 規 作 成 したグループ 名 を 入 力 します 初 期 段 階 では 管 理 者 グループ か 空 のままで 結 構 です 5
6 ファイルの 作 成 ユーザー 情 報 を 登 録 するためにCSVファイルの 内 容 を 上 書 きします 上 の 画 像 は 初 期 値 を 出 力 しているCSVファイルです 氏 名 や 所 属 情 報 を 上 書 きしたものが 下 の 画 像 の 通 りです ここでは 例 としてID 別 にそれぞれ 以 下 の 項 目 を 変 更 しました ユーザID:0001 ユーザ 名 よみがな 電 話 番 号 1 ユーザID:0002 ユーザ 名 よみがな 所 属 組 織 ( 1) 所 属 グループ ユーザID:0003 以 降 は このまま 変 更 なしとして 登 録 します 1. 予 めビジネスgooの 組 織 情 報 で 初 期 設 定 部 署 の 下 層 に 企 画 部 を 作 成 します 組 織 作 成 時 に 初 期 設 定 部 署 のグループ 名 を 会 社 名 などに 変 更 することも 可 能 です
7 ユーザー 登 録 作 成 したCSVファイルをビジネスgooへインポートします 1 個 人 設 定 組 織 の 組 織 管 理 画 面 内 で インポート ボタンをクリックします 2 参 照 ボタンを 押 して 作 成 した CSVファイルを 指 定 します 3 開 く をクリックした 後 はビジネスgoo のインポート 画 面 に 戻 り 問 題 がなければ はい ボタンが 押 せるようになります はい をクリックしてエラーが 表 示 されな ければ 登 録 は 完 了 です
8 ユーザー 登 録 実 際 に 登 録 された 情 報 を 確 認 します 個 人 設 定 組 織 の 組 織 管 理 メニューを 再 読 み 込 みしていただくと 6ページでの 変 更 内 容 が 画 像 の 赤 枠 内 どおり 反 映 されている 事 を 確 認 して いただけます 下 の 画 像 は 組 織 図 から 見 た 所 属 ユーザ 情 報 です ユーザID:0002が 指 定 どおり 企 画 部 に 設 定 され ていることが 確 認 できます
9 その 他 CSVファイルでのインポートにおけるその 他 の 諸 注 意 ユーザー 情 報 のエクスポート 対 象 は ご 契 約 いただいている 全 てのユーザー IDとなります インポートは 情 報 を 変 更 したユーザーIDだけでも 可 能 であり また 変 更 を 加 えて いないユーザーIDを 含 めてインポートをすることも 可 能 です 後 者 の 場 合 でも 変 更 を 加 えている 部 分 のみがビジネスgooへ 反 映 されます このマニュアルでは 見 落 とし 易 いかつ 分 かり 難 い0(ゼロ)の 扱 いを 注 意 点 と して 挙 げましたが 他 にもカンマ 区 切 りの 数 全 角 半 角 の 相 違 など 注 意 点 はございますので ファイルインポート 時 にエラーが 発 生 した 場 合 はこの 点 も ご 確 認 ください 恐 縮 ながら テキストエディター ワードパッドなど ビジネスgoo 以 外 のソフトに 関 する 操 作 説 明 やサポートは 行 っておりません ご 理 解 のほどお 願 いいたします