OpenCmsワークフロー

OpenCms ワークフロー マニュアル 株 式 会 社 ジークス (2012 年 2 月 10 日 更 新 )

目 次 1 OpenCms のワークフロー 機 能... 3 1-1 主 な 機 能 一 覧... 3 1-2 基 本 的 な 概 念... 4 2 操 作 の 基 本 的 な 流 れ... 5 2-1 タスクの 作 成... 5 2-2 編 集 作 業 の 開 始... 9 2-3 関 連 リソースの 確 認... 10 2-4 申 請 を 行 う... 12 3 その 他 の 機 能... 15 3-1 タスク 生 成 の 自 動 化... 15 3-2 コメント 機 能 の 利 用... 20 3-3 履 歴 の 確 認... 23 3-4 多 言 語 対 応... 24 4 ワークフローの 設 計 ( 管 理 者 向 け)... 26 4-1 ワークフローの 構 成 要 素... 26 4-2 ステータスの 追 加... 28 4-3 アクションの 追 加... 33 4-4 差 し 戻 しに 関 して... 41 4-5 メール 通 知 設 定... 43 2

1 OpenCms のワークフロー 機 能 OpenCms のワークフロー 機 能 について 説 明 します 但 し ここで 説 明 されるのは 弊 社 ( 株 式 会 社 ジークス)が 独 自 開 発 した 有 償 ワークフローモジュールの 解 説 であり OpenCms の 標 準 機 能 ではあり ません OpenCms の 標 準 機 能 では ワークフロー 機 能 は 存 在 しません 発 行 できるユーザーと 出 来 ないユーザーを 権 限 で 分 離 することは 出 来 ますが ステータスの 管 理 や 多 段 階 承 認 メール 送 信 などの 機 能 はありません 1-1 主 な 機 能 一 覧 OpenCms ワークフローモジュールの 主 な 機 能 を 以 下 にリストアップします 多 段 階 ( 多 階 層 )の 承 認 フローの 構 築 が 可 能 複 数 種 類 ( 複 数 系 統 )の 承 認 フローの 構 築 が 可 能 差 し 戻 しを 含 んだ 承 認 フローの 構 築 が 可 能 AND 承 認 ( 全 員 の 承 認 が 必 要 ) OR 承 認 (1 人 の 承 認 で OK)の 制 御 が 可 能 フローにのっている 間 は そのページやファイルの 編 集 は 担 当 者 以 外 できない ( 排 他 制 御 ) 次 の 担 当 者 へメールによる 通 知 が 可 能 ( 送 信 先 は 自 動 選 択 ) ブラウザ 上 でメールのテンプレートの 編 集 が 可 能 ブラウザ 上 でワークフローの 設 計 登 録 が 可 能 フローの 各 ステップの 権 限 を OpenCms のユーザーやグループ 単 位 で 制 御 可 能 自 分 が 処 理 しなければいけないタスクの 一 覧 を 確 認 できる 自 分 が 承 認 した 履 歴 を 確 認 できる そのタスクが 何 時 誰 によって 承 認 差 し 戻 しされたかを 確 認 できる コメントを 残 すことができ BTS のようなコミュニケーションツールとしての 活 用 が 可 能 多 言 語 対 応 により ユーザー 毎 に 言 語 を 切 り 替 えて 表 示 する 事 が 可 能 多 言 語 対 応 により 通 知 メールをユーザごとに 言 語 を 切 り 替 えて 送 信 する 事 が 可 能 現 在 ワークフロー 上 のどの 段 階 なのかを 遷 移 図 でグラフィカルに 確 認 できる 最 終 承 認 者 は 即 時 に 発 行 する 事 も 発 行 するタイミングを 時 間 で 指 定 する 事 も 可 能 リソースタイプ 毎 にフローを 制 御 する 事 が 可 能 リソースのパス 毎 にフローを 制 御 する 事 が 可 能 3

1-2 基 本 的 な 概 念 編 集 したファイルには そのページの html だけでなく 画 像 や PDF など 複 数 のファイルがあります しかし それらのファイルを 一 つ 一 つワークフローで 設 定 していては 大 変 な 作 業 になります OpenCms のワークフローモジュールでは まず タスク タスク というものを 作 成 し タスク 単 位 でワー クフローにのせる 事 になります 一 つのタスクには 複 数 のファイルが 関 連 付 けられます タスクは いわゆる プロジェクト であり 実 際 に OpenCms のプロジェクトと 一 対 一 で 結 びつき ます 例 えば 今 月 末 に IR 情 報 を 更 新 する という 課 題 があった 場 合 今 月 の IR 情 報 の 更 新 と いうタイトルで タスクを 事 前 に 作 成 する 事 になります そして そのタスクの 中 で 編 集 作 業 を 行 うと 編 集 したページやファイルが 全 てそのタスクに 自 動 的 に 関 連 付 きます 一 通 りの 編 集 作 業 が 完 了 したら 編 集 者 はブラウザ 上 で 申 請 を 行 います 申 請 されたタスクは 承 認 待 ち となり 承 認 者 が 承 認 して 完 了 するか 差 し 戻 し を 行 うまで 編 集 出 来 なくなります これは 大 人 数 で 不 特 定 のコンテンツを 編 集 するケースの 運 用 ですが もっと 単 純 な 運 用 フローの 場 合 だとやや 煩 雑 です そのような 場 合 を 考 慮 して タスクの 生 成 からファイルの 関 連 付 けまでを 完 全 に 自 動 化 する 方 法 もあります これは 別 のモジュールと 連 携 する 必 要 があるのですが その 方 法 は 3-1 タスク 生 成 の 自 動 化 を 参 照 してください ワークフローモジュールをインストールすると 通 常 の 直 接 発 行 やプロジェクト 発 行 機 能 は 無 効 になります 必 ずタスクに 関 連 付 けてから タスクを 完 了 まで 持 っていく 必 要 がありま す(タスクを 完 了 まで 持 っていくと 関 連 付 けられているリソースは 自 動 的 に 発 行 されます) 但 し 管 理 者 権 限 のみ ワークフローを 無 視 して 従 来 の 直 接 発 行 やプロジェクト 発 行 を 使 用 す る 事 が 可 能 です 4

2 操 作 の 基 本 的 な 流 れ では ワークフローの 運 用 を 取 り 入 れた 操 作 を 順 を 追 って 解 説 していきます ここでは 以 下 のワークフローを 想 定 する 事 とします 2-1 タスクの 作 成 まず 最 初 に タスクを 作 成 します タスクの 作 成 は タスク 一 覧 画 面 から 行 います 表 示 プルダウンから ワークフロー ワークフロー を 選 択 してください すると 以 下 のようなタスク 一 覧 画 面 に 切 り 替 わり 既 に 作 成 済 みのタスクが 一 覧 表 示 されます 5

新 規 作 成 する 場 合 は 右 上 の ボタンをクリックします すると 以 下 のようなタスクの 新 規 作 成 ページが 表 示 されるので 必 要 な 項 目 を 入 力 してください 6

タイトル タイトルは 必 ず 入 力 してください このタスクのタイトルであり タスク 一 覧 画 面 で 表 示 されますの で 分 かり 易 く 他 のタスクと 区 別 しやすい 名 前 を 指 定 してください 詳 細 説 明 詳 細 説 明 には このタスクの 詳 細 な 内 容 を 入 力 します 必 須 ではありません 優 先 度 このタスクの 優 先 度 を 入 力 します タスク 一 覧 画 面 で 表 示 されるだけでなく ソートで 優 先 度 順 に 並 べる 事 もできるので タスクの 緊 急 性 や 重 要 性 を 示 すために 使 用 します 運 用 上 特 に 必 要 が 無 ければ 使 う 必 要 はありません 作 業 開 始 日 作 業 終 了 日 このタスクの 作 業 を 開 始 する 日 と 作 業 を 終 了 する 予 定 の 日 を 入 力 します これらは 画 面 での 表 示 に 使 われるだけで システム 的 に 何 らかの 制 御 が 行 われるものではありません 運 用 上 特 に 必 要 が 無 ければ 未 入 力 のままで 結 構 です アクセス 権 限 アクセス 権 限 は このタスクにアクセスできるユーザーを 指 定 します アクセス 権 限 は 複 数 登 録 す る 事 が 可 能 です ここに 指 定 されたアクセス 権 限 の 中 で 一 つでも 該 当 するものがあるユーザーは こ のタスクにアクセスする 権 限 が 与 えられます アクセス 権 限 の 無 いユーザーには まずタスク 一 覧 画 面 に このタスクが 表 示 されません そして タスクの 内 容 を 編 集 削 除 したり タスクに 関 連 付 けられているリソースを 編 集 除 外 する 事 は 出 来 ま せん 但 し 管 理 者 権 限 を 持 ったユーザーのみ 例 外 で このユーザーはアクセス 権 限 の 設 定 を 無 視 して 全 てのタスクにアクセスする 事 が 可 能 です もし アクセス 権 限 に 何 も 指 定 しなかった 場 合 は 全 てのユーザーがこのタスクにアクセスする 事 が 出 来 るようになります 7

グループを 指 定 する 場 合 は GROUP.(グループ ID) または (グループ ID) と 入 力 します ユーザーを 指 定 する 場 合 は USER.(ユーザー ユーザーID) と 入 力 します ロールを 指 定 する 場 合 は ROLE.(ロール 名 ) と 入 力 します また 入 力 支 援 ツールがついているので 必 ずしも 直 接 手 入 力 する 必 要 はありません 右 の アイコンをクリックすると 以 下 のような グループ 選 択 画 面 がポップアップ 表 示 され 自 分 が 所 属 しているグループの 一 覧 が 表 示 されるので ここからグループを 選 択 して 設 定 することが 出 来 ます アクセス 権 限 の 入 力 欄 は デフォルトでは 1 つしか 表 示 されていません 2 つ 以 上 登 録 したい 場 合 は 右 側 の さい アイコンの 上 にマウスをのせるとコントロールパネルが 表 示 されるので それを 使 用 して 下 該 当 のアクセス 権 限 欄 を 一 つ 削 除 します 該 当 のアクセス 権 限 欄 と 一 つ 上 のアクセス 権 限 欄 の 位 置 を 入 れ 替 えます 該 当 のアクセス 権 限 欄 と 一 つ 下 のアクセス 権 限 欄 の 位 置 を 入 れ 替 えます 新 しく アクセス 権 限 欄 を 追 加 します 尚 アクセス 権 限 欄 の 並 び 順 を 変 えても システム 上 何 の 違 いもありません 8

2-2 編 集 作 業 の 開 始 タスクの 新 規 作 成 画 面 で 入 力 を 終 えたら 左 上 の 保 存 して 閉 じる ボタン ボタンをクリックすると タス クが 新 規 作 成 され タスク 一 覧 画 面 に 戻 ります 先 程 追 加 したタスクの 情 報 を 見 てみると 左 上 に "t_0002"と 表 示 されていますが これが このタ スクの ID になります 次 に このタスク 内 でコンテンツの 編 集 作 業 を 行 いたい 場 合 は 右 下 の 編 集 作 業 を 開 始 リンクを クリックします すると エクスプローラ ビューの 画 面 に 切 り 替 わります ここで いつもと 違 う 所 が 2 か 所 あります まず 左 上 のプロジェクトプルダウンに 先 ほどのタス ク ID のプロジェクトが 選 択 されています そして フッターには 選 択 したタスクのタイトルが 表 示 されています この 状 態 でリソースの 編 集 を 行 うと そのリソースは 全 て このタスクに 関 連 付 けられます プレビ ューから 直 接 編 集 しようと ファイルのアップロードで 更 新 しようと 全 ての 更 新 が 自 動 的 にタスクに 関 連 付 く 事 になります そして 一 つのタスクに 関 連 付 けられたリソースは 排 他 制 御 がかかり 他 のタ スクに 関 連 付 けたり タスクのアクセス 権 限 のないユーザーに 編 集 される 事 はなくなります 9

2-3 関 連 リソースの 確 認 このタスク 内 でトップページの index.html を 編 集 してみました 編 集 された 事 により 赤 字 で 表 示 されるようになり 旗 アイコンも 表 示 されています タスク 関 連 付 けられているリソースを 確 認 するには タスク 一 覧 画 面 から 該 当 のタスクの リソー スを 表 示 リンクをクリックします すると 以 下 のような リソース 一 覧 画 面 が 表 示 されます 10

リソースの 一 覧 画 面 では そのタスクに 関 連 付 けられているリソースの 一 覧 が 表 示 されます タスクに 関 連 付 けられるリソースは 複 数 のサイトに 同 時 にまたがる 事 が 出 来 るので タスクが 完 了 し 発 行 されるときも 複 数 サイトのコンテンツが 同 時 に 発 行 される 事 になります 右 側 にある 除 外 リンクをクリックすると そのリソースの 関 連 付 けを 解 除 することが 出 来 ます 解 除 されたリソースはこのタスクとは 無 関 係 になる 為 他 のタスクに 関 連 付 けたり このタスクのアク セス 権 限 のないユーザーが 編 集 できるようになります 複 数 のリソースを 一 括 で 除 外 したい 場 合 は チ ェックボックスで 複 数 選 択 して チェックされたリソースを 全 て 除 外 リンクをクリックします 尚 そのタスクが 完 了 し 関 連 リソースが 発 行 された 後 は 全 てのリソースの 関 連 付 は 解 除 される 事 になりますが この 画 面 ではログとしてリソースの 一 覧 を 確 認 する 事 が 出 来 ます 完 了 後 のリソース 一 覧 画 面 には 除 外 リンクは 表 示 されません また コンテンツ 編 集 者 は 申 請 を 行 う 前 であればリソースの 除 外 が 可 能 ですが 申 請 を 行 い ステータスが 承 認 待 ち となった 後 は 関 連 付 けられたリソースを 編 集 する 事 は 一 切 できません よ って 除 外 する 事 も 出 来 なくなります 逆 に 承 認 者 は 関 連 付 けられたリソースの 編 集 や 除 外 を 実 行 することが 出 来 ます 管 理 者 権 限 を 持 ったユーザーは いつでもリソースの 編 集 や 除 外 を 行 う 事 が 可 能 です 11

2-4 申 請 を 行 う 申 請 や 承 認 差 し 戻 し 等 の 行 為 は タスクの 詳 細 画 面 で 実 行 します タスク 一 覧 画 面 で 該 当 のタスクのタイトル タイトルをクリックして 下 さい タスク 詳 細 画 面 へ 遷 移 します タスク 詳 細 画 面 は 上 部 のタスク 詳 細 情 報 と 下 部 のコメント 一 覧 で 構 成 されています タスクの 詳 細 説 明 が 未 入 力 の 場 合 は もう 少 し 簡 略 化 されたレイアウトで 表 示 されます 12

タスク 詳 細 情 報 の 右 下 には ワークフロー ワークフロー 欄 があり ここで 申 請 などを 実 行 できます ここには 現 在 のステータスと 実 行 可 能 なアクシ ョンがプルダウンに 表 示 されます アクションは ワークフローの 設 定 に 基 づき そ のユーザーの 権 限 で 実 行 可 能 なアクションのみが 選 択 できます このタスクを 申 請 したい 場 合 は プルダウン に 申 請 を 選 択 した 状 態 で 実 行 ボタンをクリッ クします すると 左 のように 表 示 が 変 わります ステータスが 次 のステップへ 進 み 承 認 待 ち とな りました アクションのプルダウンが 消 えたのは このユーザ ーが 実 行 できるアクションが 無 い 為 です この 時 点 で このタスクに 関 連 付 けられたリソース を 編 集 することは 出 来 なくなります ちなみに 同 じタスクを 承 認 者 が 見 た 場 合 は 左 の ような 表 示 になります ステータスは 承 認 待 ち で アクションのプルダ ウンには 承 認 と 差 し 戻 し の 2 つを 選 択 実 行 できるようになっています 実 行 できるアクションがあるユーザーは このタス クに 関 連 づいたリソースを 編 集 したり 関 連 付 けを 外 すことが 可 能 です 13

アクションを 実 行 した 時 ステータスが 変 わりますが そのステータスでアクションを 実 行 できる 権 限 を 持 った 人 全 員 にメールが 送 信 されます 管 理 者 がワークフローの 設 定 時 にメールを 送 信 しない 設 定 にする 事 もできます 但 し アクションを 実 行 するユーザー 自 身 が メールを 送 信 する 承 認 者 を 個 別 に 指 定 する 事 は 出 来 ません ちなみに 新 規 や 承 認 待 ち と 表 示 されているステータスの 文 字 もリンクになっています このリンクをクリックするとオーバーレイでワークフローの 遷 移 図 が 表 示 され 現 在 どの 位 置 にいるか を 視 覚 的 に 確 認 する 事 が 出 来 ます 以 下 が 遷 移 図 を 表 示 したときのタスク 詳 細 画 面 です 赤 になっているボックスが 現 在 のこのタスクの 位 置 になります ブラウザの 種 類 やバージョンによっては この 機 能 は 使 用 できません 14

3 その 他 の 機 能 基 本 的 な 操 作 手 順 を 解 説 しましたが ここからはそれ 以 外 の 機 能 や 特 徴 を 説 明 していきます 3-1 タスク 生 成 の 自 動 化 事 前 にタスクを 作 成 してからリソースを 編 集 し ワークフローを 開 始 するという 運 用 手 順 は 編 集 者 が 多 人 数 で 且 つ 更 新 されるリソースの 場 所 が 多 岐 にわたる 運 用 を 想 定 したものです しかし 更 新 する 人 が 1 人 しかいないとか 更 新 する 箇 所 も ニュースリリースのみ 等 のように 決 まりきっている 場 合 タスクの 概 念 はやや 煩 雑 で コメントによるコミュニケーション 機 能 も 必 要 で はありません そういった 場 合 タスクの 作 成 から 更 新 したリソースの 関 連 付 けまでの 作 業 を 自 動 化 し 運 用 手 順 を 簡 略 化 する 事 が 出 来 ます タスクの 作 成 も 事 前 ではなく 事 後 に 自 動 作 成 させることが 出 来 ます その 上 で 一 部 のユーザーは 事 前 にタスクを 作 成 してコメント 機 能 も 利 用 する 運 用 を 行 うといった 併 用 も 可 能 です 管 理 メニュー 生 成 モジュール ワークフローの 手 順 を 自 動 化 して 簡 略 化 するには 管 理 メニュー 生 成 モジュール モジュールが 別 途 必 要 にな ります このモジュールも 弊 社 ( 株 式 会 社 ジークス)が 独 自 開 発 した 有 償 モジュールであり このモ ジュールと 組 み 合 わせる 事 で 実 現 することが 出 来 ます このモジュールは 例 えば ニュースリリースなどの 定 型 化 されたコンテンツを 更 新 する 場 合 エク スプローラー ビューからファイルを 作 成 したり ページのプレビューから 直 接 編 集 で 更 新 するのでは なく ニュースの 一 覧 から 新 規 作 成 や 編 集 を 行 うという 日 本 では 従 来 から 親 しまれてきた 編 集 スタイ ルを 実 現 します 特 にエクスプローラ ビューは 機 能 が 多 く 柔 軟 な 操 作 ができる 反 面 サイトやテンプレートの 構 造 を 理 解 していないユーザーの 誤 操 作 を 抑 制 する 手 段 が 無 く また どこから 手 を 付 けていいかわからない 為 ユーザーを 困 惑 させてしまう 事 があります そういったユーザーは 自 分 が 更 新 しなければならないコンテンツのメニューのみが 表 示 され 登 録 する 必 要 のある 項 目 の 入 力 欄 のみが 表 示 される 管 理 画 面 が 欲 しいと 思 うはずです このモジュールは そういった 管 理 画 面 をユーザーに 提 供 したいという 思 いから 開 発 されました 15

管 理 メニュー 生 成 モジュールを 使 った 編 集 画 面 は 以 下 のようになります 左 側 にはメニューが 表 示 されています このメニュー 項 目 は ログインしたユーザによって 変 化 し そのユーザーが 必 要 なメニューのみが 表 示 されます メニュー 内 の 例 えば ニュース ニュース をクリックすると 右 側 にニュースの 記 事 一 覧 が 表 示 されます そして この 一 覧 から ニュースの 新 規 作 成 編 集 削 除 を 行 うことが 出 来 ます ニュース 一 覧 の 上 の 検 索 条 件 プルダウンで 表 示 されるニュースを 絞 り 込 んだり ソート 順 を 変 える ことが 出 来 ます 16

管 理 者 権 限 を 持 ったユーザーであれば この 左 側 のメニューをブラウザ 上 でカスタマイズすることが 出 来 ます 右 上 に メニューのカスタマイズ リンク メニューのカスタマイズ リンクが 表 示 されていますが これは 管 理 者 権 限 を 持 っ たユーザーのみに 表 示 されます 以 下 は メニューのカスタマイズを 行 う 画 面 です 多 言 語 にも 対 応 しており 言 語 を 切 り 替 えると ワークプレースの 設 定 が 英 語 のユーザーと 日 本 語 の ニューざーで 別 々のメニューを 表 示 させることが 出 来 ます また サイト 毎 にメニューを 設 定 する 事 が 可 能 で 今 選 択 しているサイトのメニュー 編 集 画 面 が 表 示 されます 17

ワークフローモジュールとの 連 携 以 上 が 管 理 メニュー 生 成 モジュールの 基 本 コンセプトですが ワークフローモジュールがインストー ルされていると ニュース 一 覧 画 面 の 各 ニュースに ワークフロー ワークフロー リンク リンクが 表 示 されます ワークフロー ワークフロー リンク リンクをクリックすると このコンテンツ 用 のタスクが 自 動 的 に 生 成 され その 後 タスク 詳 細 ページが 表 示 されます そして タスク 詳 細 ページで そのまま 申 請 を 実 行 する 事 にな ります 18

タスクが 自 動 生 成 された 段 階 で このニュースのリソースも 自 動 的 にタスクに 関 連 付 けられます このメニューから 遷 移 した 場 合 は 編 集 対 象 のリソースがほとんど 確 定 している 為 関 連 付 けの 自 動 化 が 可 能 になるわけです 上 記 の 場 合 であれば このニュースのページ 本 体 である /.content/news/n_0005.html と そのペー ジ 内 で 使 用 されている 画 像 などが このタスクに 関 連 づきます 尚 変 更 なし のリソースは 関 連 づきません 変 更 あり のリソースが 一 つもない 場 合 はエラーが 表 示 され タスクは 生 成 されません その 他 変 更 あり のリソースが 既 に 別 のタスクに 関 連 づいている 場 合 は 警 告 が 表 示 され このリ ソースを 一 式 そのタスクの 関 連 リソースとしてマージするかどうかを 選 択 する 画 面 が 表 示 されます ワークフローモジュールが 入 っている 状 態 で この 連 携 機 能 を OFF にしたい 場 合 は 管 理 者 権 限 で /system/workplace/views/zxadmin/index.html の ZxWfPublish プロパティに 0 を 指 定 してください 19

3-2 コメント 機 能 の 利 用 タスク 詳 細 画 面 の 下 部 には コメントの 一 覧 が 表 示 されます コメントには OpenCms が 自 動 的 に 登 録 するシステムコメントと ユーザーが 書 き 込 むユーザーコ メントの 2 種 類 があります タスクを 新 規 作 成 したり ステータスを 変 更 したり リソースを 除 外 するなどの 行 為 を 行 うと シス テムコメントが 自 動 的 に 登 録 されます この 機 能 により このタスクに 対 する 作 業 履 歴 を 追 うことが 出 来 ます 尚 システムコメントは 管 理 者 権 限 を 持 ったユーザーでなければ 内 容 を 変 更 したり 削 除 すること は 出 来 ません 20

ユーザーコメントを 登 録 する 場 合 は 右 上 の ボタンをクリックします すると コメントの 新 規 登 録 画 面 が 表 示 されるので タイトル タイトルとコメント コメントを 入 力 し 左 上 の 保 存 して 閉 じる ボタンをクリックして 下 さい 21

コメント 一 覧 には 以 下 のようにユーザーコメントが 追 加 されます ユーザーコメントは 作 成 した 本 人 か 管 理 者 権 限 を 持 ったユーザー 以 外 は 編 集 または 削 除 すること は 出 来 ません 22

3-3 履 歴 の 確 認 コメント 欄 では そのタスクの 作 業 履 歴 を 確 認 する 事 が 出 来 ますが 自 分 が 今 までに 行 ったアクショ ンを 確 認 したい 場 合 は 履 歴 画 面 を 表 示 します タスク 一 覧 画 面 で 画 面 上 部 にある 履 歴 リンクをクリックして 下 さい 以 下 のような 履 歴 画 面 が 表 示 されます アクションを 実 行 した 日 付 と 実 行 した 対 象 のタスク 名 実 行 したアクションの 名 称 が 表 示 されます 削 除 されたタスクやアクションがあった 場 合 ( ( 不 明 )と 表 示 されます 23

3-4 多 言 語 対 応 タスクやコメントを 入 力 する 時 多 言 語 を 入 力 することが 出 来 ます 登 録 画 面 の 上 部 にある 言 語 プルダウンで 言 語 を 切 り 替 える 事 で それぞれの 言 語 での 入 力 が 可 能 です 例 えば 英 語 と 日 本 語 を 入 力 しておくと ワークプレースの 設 定 が 英 語 になっているユーザーが 見 た 場 合 英 語 の 入 力 内 容 を 見 せることが 出 来 ます 注 意 点 として デフォルトは 英 語 になっています つまり プルダウンを 日 本 語 に 設 定 して 入 力 し 英 語 が 未 入 力 の 場 合 英 語 設 定 のユーザーが 見 ると 何 も 表 示 されなくなってしまいます もし 日 本 語 しか 登 録 しない 場 合 は プルダウンは 英 語 にした 状 態 で 日 本 語 の 文 章 を 入 力 して ください そうしておけば 英 語 ユーザーであっても 日 本 語 ユーザーであっても 日 本 語 の 登 録 内 容 を 見 せることが 出 来 ます デフォルトで 英 語 が 選 択 された 状 態 になるので 通 常 は 特 に 意 識 する 必 要 は 無 いと 思 います 尚 優 先 度 作 業 開 始 日 作 業 終 了 日 は 言 語 ごとに 設 定 する 意 味 が 無 い 項 目 なので プルダウンを 英 語 以 外 に 設 定 したときは 非 表 示 になります 24

後 述 する ワークフローの 設 計 においても 同 様 の 仕 組 みで 多 言 語 表 示 することが 出 来 ます 以 下 は 英 語 設 定 のユーザーで 表 示 させた 遷 移 図 です システムコメントなどは 既 に 英 語 と 日 本 語 で 登 録 されるようになっています 日 本 語 入 力 のみのユーザーコメントがあるコメント 一 覧 を 英 語 設 定 のユーザーでみた 場 合 以 下 のよ うに 言 語 が 混 在 して 表 示 されます 25

4 ワークフローの 設 計 ( 管 理 者 向 け) ワークフローの 設 計 を 行 う 方 法 を 解 説 します 尚 ワークフローの 設 計 は 管 理 者 権 限 を 持 ったユーザーしか 行 うことが 出 来 ません 4-1 ワークフローの 構 成 要 素 ワークフローを 設 計 する 時 ステータス ステータス と ア アクション クション の 2 つの 構 成 要 素 を 扱 う 事 になります ステータス とはタスクの 状 態 の 事 で 下 の 遷 移 図 でいうと 黄 色 のボックスの 事 になります アクション とはタスクに 対 して 実 行 する 行 為 の 事 で ユーザーがアクションを 実 行 する 事 により タスクのステータスが 変 わります 下 の 遷 移 図 では 矢 印 と 青 色 の 角 丸 のボックスにあたります 全 てのタスクは 新 規 (s_0000) のステータスから 開 始 します 複 数 系 統 のワークフローを 設 定 する 場 合 は 新 規 (s_0000) のステータスから 複 数 のアクションの 矢 印 を 引 くことになります そして 各 アクションにはアクセス 権 限 を 設 定 できるので 担 当 のユーザーし か 選 択 できないように 権 限 を 設 定 します 起 点 となるステータスは 新 規 (s_0000) のみですが 完 了 となるステータスは 複 数 用 意 すること が 出 来 ます ただし 完 了 となるステータスに 対 してアクションを 追 加 しても 無 効 となります つまり 完 了 したタスクに 対 してアクションを 実 行 する 事 は 一 切 できません 26

ステータスが 変 わった 時 に 担 当 者 へメールで 通 知 させることが 出 来 ます 例 えば 上 記 の 場 合 であれば 申 請 を 行 い ステータスが 承 認 待 ち に 変 わります この 時 承 認 待 ち から 出 ているアクションは 差 し 戻 し と 承 認 です ですので この 2 つのアクションを 実 行 できる 権 限 を 持 ったユーザー 全 員 にメールが 送 信 される 事 になります また 申 請 を 行 えるユ ーザーに 対 しても 同 様 のメールを 送 信 する 設 定 も 可 能 です 例 外 として 新 規 (s_0000) に 戻 った 場 合 は 送 信 対 象 が 全 員 になってしまうので この 場 合 はメー ルは 送 信 されません 例 えば 差 し 戻 し を 実 行 した 後 のステータスを 新 規 (s_0000) にすることも 可 能 ですが そう すると 通 知 メールが 送 信 されないので その 場 合 は 修 正 待 ち のようなステータスを 別 途 用 意 した 方 が 良 いでしょう そうすれば 申 請 (a_0003) を 実 行 できるユーザー 全 員 にメールを 送 信 することが 出 来 ます 27

4-2 ステータスの 追 加 まず ステータスを 新 しく 追 加 する 方 法 から 説 明 します 表 示 プルダウンを ワークフロー ワークフロー に 切 り 替 えると タスク 一 覧 画 面 が 表 示 されますが 管 理 者 権 限 を 持 ったユーザーであれば タスク 一 覧 画 面 の 右 上 に フロー 設 計 へ リンクが 表 示 されます このリンクをクリックすると 以 下 のようなフロー 設 計 画 面 が 表 示 されます 左 上 に 登 録 済 みのステータスが 表 示 され 新 規 追 加 編 集 削 除 が 行 えるようになっています その 下 には 登 録 済 みのアクションが 表 示 されており 同 じように 新 規 追 加 編 集 削 除 が 行 えます 28

右 側 にはフローの 遷 移 図 が 表 示 され ステータスやアクションをドラッグして 位 置 を 調 整 することが 出 来 るようになっています この 遷 移 図 は タスクの 一 覧 や 詳 細 画 面 で 現 在 のステータスの 位 置 を 確 認 する 時 にも 使 用 されます 但 し ブラウザの 種 類 やバージョンによってはこの 機 能 が 使 えない 場 合 があります ステータスを 新 規 作 成 する 場 合 は ステータス 欄 の ボタンをクリックします ちなみに 編 集 する 場 合 は ボタンを 削 除 する 場 合 は ボタンをクリックします 但 し 新 規 のステータスは 絶 対 に 削 除 しないようにしてください では 今 回 はサイト 内 に お 知 らせ というコンテンツがあると 仮 定 し この お 知 らせ コンテン ツの 場 合 は 承 認 というフローを 通 さず いきなり 公 開 できるようにしたいと 思 います 以 下 がステータスの 登 録 画 面 です 登 録 できる 項 目 は 3 つだけです 29

ステータス 名 ステータス 名 には このステータスの 名 前 を 登 録 します 日 本 語 でしか 運 用 しない 場 合 は 上 の 言 語 プルダウンをデフォルトの 英 語 にしたまま 日 本 語 で 入 力 してください もし 多 言 語 の 運 用 を 考 える 場 合 は プルダウンが 英 語 の 場 合 は 英 語 で 入 力 し 日 本 語 は プルダウンを 日 本 語 に 切 り 替 えてから 登 録 して 下 さい そうしておくと ワークプレー スの 設 定 が 英 語 になっているユーザーには 英 語 で 日 本 語 になっているユーザーには 日 本 語 でステータ スを 表 示 させることが 出 来 るようになります 表 示 順 表 示 順 には このステータスのフロー 設 計 画 面 上 での 表 示 順 を 指 定 します この 画 面 での 表 示 に 使 わ れるだけで システム 上 の 何 らかの 制 御 に 使 用 されるものではありません 30

発 行 の 方 法 発 行 の 方 法 は タスクがこのステータスになった 時 そのタスクに 関 連 づいているリソースを 発 行 す るかどうかを 指 定 する 項 目 です このステータスが 完 了 を 意 味 する 場 合 つまり ワークフローの 終 端 となる 場 合 は 即 時 に 発 行 する または 発 行 予 定 日 時 を 指 定 する を 選 択 してください 尚 この 設 定 がなされたステータス からは 一 切 のアクションは 行 えません 即 時 に 発 行 する を 指 定 した 場 合 は 最 終 承 認 のアクションが 実 行 され そのタスクが このステー タスに 変 わった 時 点 で 即 座 に 発 行 されます タスクが 完 了 となり 発 行 が 完 了 した 時 点 で リソースの 関 連 付 は 解 除 され 他 のユーザーが 編 集 できるようになります 発 行 予 定 日 時 を 指 定 する を 指 定 した 場 合 は 最 終 承 認 者 がアクション 実 行 時 に 発 行 する 時 間 を 指 定 する 事 が 出 来 るようになります タスクがこのステータスに 変 わっても 発 行 されず 指 定 された 日 時 が 来 た 時 点 で 発 行 されます ステータスは 完 了 となっていますが 発 行 されるまでは この 完 了 タスクに 関 連 付 けられたリソースを 編 集 除 外 することが 出 来 ない 状 態 が 維 持 されます このステータスが 途 中 承 認 段 階 のステータスを 表 す 場 合 は 必 ず 発 行 しない を 選 択 してくださ い 31

ステータスの 登 録 項 目 の 説 明 は 以 上 です 入 力 が 終 わったら 左 上 にある 保 存 して 閉 じる ボタンをクリックして 下 さい 以 下 は 登 録 後 のフロー 設 計 画 面 の 状 態 です 先 ほど 登 録 したステータスが ステータス 一 覧 の 下 に そして 遷 移 図 の 一 番 左 上 に 表 示 されています 32

4-3 アクションの 追 加 アクションを 新 規 作 成 する 場 合 も ステータスの 時 と 同 様 で アクション 欄 の ます ボタンをクリックし ちなみに 編 集 する 場 合 は ボタンを 削 除 する 場 合 は ボタンをクリックします 以 下 が アクションの 登 録 画 面 です 33

アクション 名 アクション 名 には このアクションの 名 前 を 登 録 します 日 本 語 でしか 運 用 しない 場 合 は 上 の 言 語 プルダウンをデフォルトの 英 語 にしたまま 日 本 語 で 入 力 してください もし 多 言 語 の 運 用 を 考 える 場 合 は プルダウンが 英 語 の 場 合 は 英 語 で 入 力 し 日 本 語 は プルダウンを 日 本 語 に 切 り 替 えてから 登 録 して 下 さい そうしておくと ワークプレー スの 設 定 が 英 語 になっているユーザーには 英 語 で 日 本 語 になっているユーザーには 日 本 語 でステータ スを 表 示 させることが 出 来 るようになります 表 示 順 表 示 順 は このアクションのフロー 設 計 画 面 上 での 表 示 順 を 指 定 します この 画 面 での 表 示 に 使 われ るだけで システム 上 の 何 らかの 制 御 に 使 用 されるものではありません 34

遷 移 元 ステータス 遷 移 先 ステータス タスクに 対 してアクションを 実 行 すると そのタスクのステータスが 変 わります 遷 移 元 ステータスには このアクションを 実 行 できるステータスを 指 定 します これは このアクショ ンを 実 行 する 前 のタスクのステータスを 表 します そして 遷 移 先 ステータスには このアクションを 実 行 した 後 のタスクのステータスを 指 定 します 今 回 は 新 規 に 作 成 したお 知 らせコンテンツを 即 時 に 完 了 にするフローなので 遷 移 元 ステータス には s_0000 [ 新 規 ] を 遷 移 先 ステータスには 先 ほど 新 規 作 成 した s_0004 [ 完 了 <お 知 らせ>] を 指 定 する 事 になります 承 認 者 数 タスクに 対 してアクションを 実 行 すると そのタスクのステータスが 変 わりますが ステータスが 変 わるのに 必 要 なアクション 実 行 者 数 を 指 定 する 事 が 出 来 ます 1 と 入 力 すると 誰 か 一 人 でもこのアクションを 実 行 した 段 階 で そのタスクのステータスが 変 わり ます(OR 承 認 ) これはデフォルト 値 で 承 認 者 数 が 未 入 力 の 場 合 は 1 が 指 定 されたものとして 扱 われ ます 例 えば 3 と 指 定 すると 3 人 のユーザーがこのアクションを 実 行 しない 限 り ステータスは 変 わり ません 4 と 指 定 した 場 合 は 4 人 のアクションが 必 要 になります 0 を 指 定 した 場 合 は 全 てのユーザーがこのアクションを 実 行 しない 限 り ステータスは 変 わりませ ん(AND 承 認 ) 35

アクセス 権 限 アクセス 権 限 欄 には このアクションを 実 行 できるユーザーやグループを 指 定 します アクセス 権 限 は 複 数 指 定 する 事 が 出 来 ます 指 定 されたアクセス 権 限 の 中 で 一 つでも 該 当 するものが あるユーザーは このアクションを 実 行 できるようになります 但 し 管 理 者 権 限 を 持 ったユーザーは このアクセス 権 限 の 設 定 は 無 視 され 全 てのアクションを 実 行 することが 出 来 ます グループを 指 定 する 場 合 は GROUP.(グループ ID) と 入 力 します ユーザーを 指 定 する 場 合 は USER.(ユーザー ユーザーID) と 入 力 します ロールを 指 定 する 場 合 は ROLE.(ロール 名 ) または (ロール 名 ) と 入 力 します また 入 力 支 援 ツールが 付 属 しており 必 ずしも 直 接 手 入 力 する 必 要 はありません 右 の アイコン をクリックすると ユーザー/グループ 選 択 画 面 がポップアップ 表 示 されるので この 画 面 からユ ーザーやグループを 検 索 し 選 択 することも 出 来 ます 36

アクセス 権 限 の 入 力 項 目 は デフォルトでは 3 つまで 表 示 されています 3 つ 以 上 登 録 したい 場 合 は 右 側 の さい アイコンの 上 にマウスをのせるとコントロールパネルが 表 示 されるので それを 使 用 して 下 該 当 のアクセス 権 限 欄 を 一 つ 削 除 します 該 当 のアクセス 権 限 欄 と 一 つ 上 のアクセス 権 限 欄 の 位 置 を 入 れ 替 えます 該 当 のアクセス 権 限 欄 と 一 つ 下 のアクセス 権 限 欄 の 位 置 を 入 れ 替 えます 新 しく アクセス 権 限 欄 を 追 加 します 尚 アクセス 権 限 欄 の 並 び 順 を 変 えても システム 上 何 の 違 いもありません 今 回 の 例 では お 知 らせコンテンツを 担 当 するユーザーのグループとして info グループが 存 在 する ものとし そのグループを 登 録 します また 緊 急 でお 知 らせを 公 開 または 取 り 下 げないといけない 場 合 に お 知 らせ 担 当 者 が 一 人 もいな い 場 合 を 想 定 して user01 ユーザーを 追 加 する 事 にします これで info グループのユーザー( 複 数 名 )と user01 ユーザーが このアクションを 実 行 できる 事 になります 注 意 点 として 今 回 は info グループのユーザーが 直 接 公 開 を 行 うフローになります よって info グループのユーザーがコンテンツの 発 行 権 限 を 保 有 している 必 要 があります つまり プ ロジェクトマネージャのロールを 保 有 しているとか お 知 らせコンテンツのフォルダのアクセ ス 権 限 で info グループの 発 行 権 限 が ON に 設 定 されている 必 要 があります 37

リソースパス このアクションは お 知 らせコンテンツの 公 開 の 為 のアクションですが 今 の 設 定 のままでは お 知 らせコンテンツ 以 外 のコンテンツに 対 しても 実 行 できてしまいます つまり お 知 らせ 担 当 者 は この フローを 使 えば 承 認 なしで 全 てのコンテンツを 公 開 することが 出 来 てしまいます 回 避 方 法 の 一 つは エクスプローラー ビューのアクセス 権 限 設 定 で お 知 らせ 担 当 者 に 対 して お 知 らせコンテンツ 以 外 のフォルダへの 読 み 込 み 権 限 や 発 行 権 限 を 拒 否 にする 事 です もう 一 つは このアクションのリソースパスの 設 定 です リソースパスでは このアクションを 実 行 できるコンテンツのパスを 制 限 することが 出 来 ます この アクションを 実 行 したタスクに 関 連 付 られているリソースの 中 に ここで 指 定 したパス 以 外 のリソース が 含 まれていた 場 合 は エラーとなります お 知 らせコンテンツの 配 置 場 所 が 明 確 に 決 まっている 場 合 は そのパスを 指 定 する 事 で この 問 題 を 回 避 することが 出 来 ます ここでは お 知 らせコンテンツの 保 存 場 所 が /sites/default/.content/news/ 以 下 に 限 定 されていると 仮 定 して そのパスを 指 定 しています 尚 リソースパスは 複 数 登 録 することが 出 来 ます 最 初 は 入 力 欄 が 1 つしかありませんが アクセス 権 限 設 定 と 同 じ 方 法 で 入 力 欄 の 追 加 削 除 入 れ 替 えが 可 能 です また 入 力 支 援 ツールも 付 属 しているので 直 接 パスを 手 入 力 する 必 要 はありません 右 側 の アイコンをクリックすれば サイトのツ リーがポップアップで 表 示 されるので そこからパ スを 選 択 する 事 が 可 能 です 38

リソースタイプ リソースパスの 設 定 で /sites/default/.content/news/ 以 下 にアクションの 実 行 を 制 限 しましたが このフォルダの 下 に お 知 らせコンテンツ 以 外 もアップされる 場 合 このままの 設 定 では 不 十 分 です なぜなら そのお 知 らせコンテンツ 以 外 のファイルを お 知 らせコンテンツの 担 当 者 が 公 開 できてしま うからです そのようなケースを 回 避 する 場 合 は リソースタイプ リソースタイプを 設 定 します このアクションを 実 行 したタスクに 関 連 付 けられているリソースの 中 に ここで 指 定 したリソースタ イプ 以 外 のコンテンツが 含 まれていた 場 合 は エラーとなります 今 回 は お 知 らせコンテンツのリソースタイプが v8news であると 仮 定 し それを 登 録 します また お 知 らせコンテンツ 内 に 画 像 を 使 用 するケースが 考 えられるので 画 像 のリソースタイプである image も 追 加 します 複 数 のリソースタイプを 指 定 する 時 は カンマ 区 切 りで 入 力 してください 尚 リソースタイプとは エクスプローラ ビューのタイプ 欄 に 表 示 されている 文 字 列 です 39

以 上 が アクションの 基 本 的 な 入 力 項 目 です 入 力 が 完 了 したら 左 上 の 保 存 して 閉 じる ボタン をクリックして 下 さい 以 下 は 保 存 した 直 後 のフロー 設 計 画 面 です 右 側 の 遷 移 図 は ステータスの 黄 色 のボックスや アクションの 青 色 のボックスをドラッグして 位 置 を 調 整 できます 以 下 位 置 を 調 整 した 遷 移 図 です 40

4-4 差 し 戻 しに 関 して アクションの 登 録 項 目 には リセットアクション 欄 が 有 りますが これが 何 に 使 用 されるかを 説 明 します これが 使 用 されるのは このアクションが 差 し 戻 し の 意 味 合 いで 使 用 される 場 合 だけです 例 えば 承 認 待 ちステータスに 対 して 最 低 3 人 の 承 認 が 行 われなければ 完 了 にならないフローを 想 定 して 下 さい この 時 user01 と user02 が 承 認 を 行 った 後 user03 が 差 し 戻 しを 行 ったとします その 後 編 集 担 当 者 は 差 し 戻 された 為 再 度 修 正 し 申 請 を 行 います この 時 再 び 承 認 待 ちステータスとなるわけですが 残 りの user03 ユーザー1 人 が 承 認 を 行 えばス テータスが 完 了 となるのでよければ リセットアクション リセットアクションを 設 定 する 必 要 はありません 41

しかし 一 度 承 認 を 行 った user01 と user02 も もう 一 度 承 認 を 行 う 事 を 義 務 付 けたいならば user03 が 差 し 戻 しを 行 った 時 点 で user01 と user02 の 前 回 の 承 認 を 無 かった 事 にする 必 要 があります この 時 に 使 用 されるのがリセットアクション リセットアクションです リセットアクションが 指 定 されているアクションが 実 行 された 場 合 その 瞬 間 リセットアクション に 指 定 されたアクションの 実 行 履 歴 が 破 棄 される 仕 組 みになっています 今 回 の 場 合 であれば a_0001 [ 承 認 ] の 記 録 を 破 棄 しなければならないので この 差 し 戻 しアクションのリセットアクション 欄 に a_0001 [ 承 認 ] を 指 定 する 事 になります よって リセットアクションが 使 用 されるのは そのアクションが 差 し 戻 し を 意 味 する 場 合 であ り 対 となる 承 認 アクションが 複 数 人 の 承 認 が 必 要 となる AND 承 認 の 場 合 のみです 42

4-5 メール 通 知 設 定 アクション 実 行 時 に 次 の 担 当 者 にメールを 送 ることが 出 来 ます メールの 送 信 を 行 いたい 場 合 は アクションの 設 定 時 に メール 送 信 欄 に 入 力 を 行 って 下 さい 宛 先 (To) メールの 宛 先 は 自 動 的 に 設 定 されます 対 象 は 遷 移 先 ステータスで 指 定 したステータスに 対 してア クションを 実 行 できる 権 限 を 持 ったユーザー 全 員 です アクションを 実 行 するユーザー 自 身 や システ ム 管 理 者 自 信 が 宛 先 を 個 別 に 指 定 する 事 は 出 来 ません また 遷 移 先 ステータスが 新 規 (s_0000) の 場 合 は 次 のアクションの 実 行 者 が 全 員 となる 為 メー ルは 送 信 されません 遷 移 先 ステータスが 完 了 の 場 合 も 次 のアクションは 存 在 しない 為 メールは 送 信 されません 43

Cc Bcc Cc や Bcc を 指 定 する 事 も 出 来 ます 複 数 指 定 する 場 合 は 右 のコントロールパネルから 入 力 欄 を 追 加 して 下 さい 確 認 チェックすると 次 のアクション 実 行 者 だけでなく このアクションの 実 行 権 限 のあるユーザーに 対 しても 確 認 用 に 同 じメールが 送 信 されます 遷 移 先 のステータスが 新 規 (s_0000) の 場 合 や 完 了 ステータスの 場 合 でも この 確 認 用 のメールだけは 送 信 されます 件 名 メールの 件 名 です これが 未 入 力 だとメールは 送 信 されません また メールも 多 言 語 対 応 しています 上 部 の 言 語 プルダウンを 切 り 替 えて 各 言 語 ごとに 件 名 や 本 文 を 入 力 しておくと ワークプレースの 設 定 を 英 語 にしているユーザーには 英 語 のメールを 日 本 語 のユ ーザーには 日 本 語 のメールを 送 信 できます 44

本 文 メールの 本 文 です WYSIWYG エディタで 入 力 し HTML メールで 送 信 することが 出 来 ます また メールの 本 文 にはマクロが 使 用 できます 使 用 できるマクロは 以 下 で それぞれ 対 応 する 文 字 に 置 換 されます マクロ 置 換 後 の 文 字 %(task_id) このアクションが 実 行 されたタスクの ID %(task_name) このアクションが 実 行 されたタスクの 名 前 %(task_url) このアクションが 実 行 されたタスク 詳 細 画 面 への URL 未 ログインの 場 合 は 代 わりにログインフォームが 表 示 され ログイ ン 後 ダイレクトに 詳 細 画 面 へ 遷 移 します %(action_name) このアクションの 名 前 %(before_status) 遷 移 元 ステータスの 名 前 %(after_status) 遷 移 先 ステータスの 名 前 %(publish_date) このアクションによってステータスが 完 了 となる 場 合 は その 発 行 した 日 時 (または 発 行 予 定 日 時 ) %(user.name) このアクションを 実 行 したユーザーのユーザーID %(user.fullname) このアクションを 実 行 したユーザーのフルネームとユーザーID %(user.firstname) このアクションを 実 行 したユーザーの 名 前 ( 名 ) %(user.lastname) このアクションを 実 行 したユーザーの 名 前 ( 姓 ) %(user.email) このアクションを 実 行 したユーザーのメールアドレス %(user.description) このアクションを 実 行 したユーザーの 備 考 %(user.country) このアクションを 実 行 したユーザーの 国 籍 %(user.city) このアクションを 実 行 したユーザーの 市 町 村 %(user.address) このアクションを 実 行 したユーザーの 住 所 45