POWER EGG V2.0 ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 Copyright 2009 D-CIRCLE,INC. All Rights Reserved 2009.4
はじめに 本 書 では POWER EGG 利 用 者 向 けに 以 下 の POWER EGG のファイル 管 理 機 能 に 関 する 操 作 を 説 明 しま す なお 当 マニュアルでは ファイル 管 理 機 能 に 関 する 説 明 のみ 行 います 社 員 選 択 やファイルの 添 付 などの 共 通 操 作 については ユーザーズマニュアル~ 基 本 編 ~ を 合 わせてご 参 照 ください ファイル 管 理 機 能 を 利 用 するには ライセンス ファイル 管 理 が 必 要 です 表 記 について 表 記 * 必 須 項 目 を 指 します 説 明 参 考 情 報 を 指 します 項 目 に 対 する 補 足 を 指 します 注 意 事 項 を 指 します
目 次 第 1 章 ファイル 管 理...1 1.1 ファイルの 参 照...2 ファイルを 参 照 する...2 ファイルの 評 価 を 登 録 する...4 コメントを 登 録 する...5 ファイルの 更 新 をチェックする...5 ファイルを 検 索 する...7 フォルダのアクセス 権 限 を 確 認 する...8 1.2 ファイルの 登 録 変 更...9 ファイルを 登 録 する...9 一 時 保 存 したファイルを 登 録 する... 10 ファイルを 変 更 削 除 する... 11 1.3 フォルダの 作 成 変 更...14 1.4 ファイルの 管 理...16 システム 管 理 者 モードに 切 り 替 える... 16 目 次 -i
第 1 章 ファイル 管 理 ファイル 管 理 では POWER EGG 内 にファイルを 登 録 することにより 社 内 の POWER EGG を 利 用 している 社 員 同 士 でファイルの 共 有 を 行 えます ファイル 管 理 機 能 には 主 に 以 下 の 機 能 があります 主 な 機 能 1. フォルダの 作 成 と 権 限 フォルダを 作 成 し ファイルを 分 類 できます フォルダには 権 限 を 設 定 することができます フォルダの 作 成 は システム 管 理 者 およびフォルダ 作 成 権 限 をもつ 社 員 が 行 えます 2. コメントの 登 録 添 付 されたファイルに 対 してコメントを 登 録 できます 添 付 したファイルに 対 して 質 問 したり 補 足 情 報 を 追 加 したりすることができます 3. ファイルに 対 する 評 価 添 付 されたファイルに 対 して 評 価 の 点 数 を 登 録 できます 4. フォルダの 更 新 チェック 指 定 したフォルダに 対 してファイルが 登 録 されたり コメントが 入 力 されたときに NaviView のファイル 管 理 タブに 表 示 し 新 着 を 確 認 することができます 5. ファイルの 履 歴 管 理 添 付 されたファイルの 変 更 履 歴 を 管 理 できます 各 フォルダ 単 位 で 履 歴 保 持 の 有 無 保 持 件 数 を 指 定 できます 6. アクセス 数 ファイルのアクセス 数 が 表 示 されます 7. ファイルの 管 理 システム 管 理 者 は フォルダの 権 限 に 関 係 なくすべてのファイルの 管 理 が 行 えます ファイル 管 理 -1
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 1.1 ファイルの 参 照 フォルダに 登 録 されたファイルを 参 照 します また 参 照 したファイルに 対 して 評 価 を 登 録 したり コメントを 登 録 することができます ファイルを 参 照 する 手 順 1: > ファイル 管 理 をクリックします 手 順 2: 左 ペインのファイル 管 理 欄 または 一 覧 から 参 照 するファイルが 登 録 されているフォルダを 選 択 しま す 一 覧 に 表 示 されるアイコン アイコン 説 明 フォルダを 指 します 配 下 にファイルを 保 存 できます そのフォルダに 対 してファイルの 登 録 権 限 がある 場 合 に 表 示 されます そのフォルダに 更 新 チェックを 行 う 設 定 の 場 合 に 表 示 されます 更 新 チェックについては ファイルの 更 新 をチェックする の 項 を 参 照 ください 手 順 3:フォルダを 選 択 すると 選 択 したフォルダに 登 録 されたファイルおよびフォルダの 一 覧 が 表 示 されま す 内 容 を 参 照 するファイルのタイトルをクリックします ファイル 管 理 -2
1.1 ファイルの 参 照 ファイル 名 をクリックすると 添 付 されたファイルをダウンロード 可 能 です なお 一 覧 には ファイルは 一 つしか 表 示 されません 全 ての 添 付 されたファイルを 確 認 する 場 合 は タイトルをクリックし 内 容 を 表 示 します 手 順 4: 内 容 表 示 画 面 が 表 示 されます 未 読 のファイルの 場 合 既 読 に 変 わります ファイル 管 理 -3
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 ファイル 一 覧 には 履 歴 の 最 新 のファイルが 表 示 されます ファイル 名 をクリックすると ファイルをダウ ンロードできます また をクリックすると 最 新 のファイルすべてを 一 括 でダウンロードできます (ZIP 形 式 のファイルとなります ) 手 順 5: 選 択 したファイルを 保 存 したフォルダが 版 数 管 理 を 行 う 設 定 の 場 合 ファイル 名 横 に 履 歴 の 件 数 が 表 示 されます をクリックすると ファイルの 変 更 履 歴 を 確 認 できます ファイルの 評 価 を 登 録 する 参 照 したファイルに 対 して 評 価 を 登 録 することができます なお ファイルが 保 存 されているフォルダに 対 して 評 価 の 入 力 が 許 可 されていない 場 合 は 表 示 されません 手 順 1: 内 容 表 示 画 面 のこのファイルの 評 価 欄 の あなたの 評 価 の をクリックします 評 価 は 5 段 階 で 選 択 します これまでの 評 価 欄 には 登 録 された 評 価 の 平 均 が 表 示 されます 手 順 2: 確 認 メッセージが 表 示 されます 内 容 を 確 認 し をクリックします 評 価 が 登 録 されます 登 録 した 評 価 を 取 り 消 す 場 合 は をクリックします ファイル 管 理 -4
1.1 ファイルの 参 照 コメントを 登 録 する ファイルに 対 するコメントを 登 録 できます ファイルに 関 する 質 問 を 行 ったり 間 違 いを 指 摘 したりなど 様 々 利 用 が 可 能 です なお ファイルが 保 存 されているフォルダに 対 して コメントが 許 可 されていない 場 合 は 表 示 されません 手 順 1:コメント 一 覧 の をクリックします 手 順 2:コメント 一 覧 の 下 に 入 力 域 が 表 示 されます コメントの 内 容 を 入 力 します 手 順 3: をクリックします コメント 一 覧 に 追 加 されます 自 分 が 登 録 したコメントの 場 合 コメント 一 覧 に が 表 示 されます をクリックするとコメントを 削 除 で きます なお コメントの 修 正 はできません 修 正 する 場 合 は 削 除 後 再 度 コメントを 登 録 してください ファイルの 更 新 をチェックする 指 定 したフォルダに 対 してファイルが 新 規 に 追 加 されると NaviView のファイル 管 理 タブに 新 着 情 報 を 表 示 する ことができます 更 新 チェックを 行 うフォルダを 指 定 する 手 順 1:ファイルの 更 新 をチェックしたいフォルダの 一 覧 を 表 示 します 手 順 2: をクリックします ファイル 管 理 -5
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 更 新 のチェックを 行 う 設 定 にした 場 合 に 変 わります 更 新 の チェックを 行 わない 場 合 は をクリックしてください 左 ペインのファイル 管 理 欄 から をクリックすると 更 新 チェック 中 のフォルダの 一 覧 が 表 示 されます NaviView からファイルを 開 く 更 新 チェックしたフォルダにファイルが 追 加 されたり 更 新 されると NaviView のファイル 管 理 タブに 表 示 されま す 手 順 1:NaviView のファイル 管 理 タブをクリックします 新 着 情 報 がある 場 合 タブに 件 数 が 表 示 されます 手 順 2:タイトルをクリックします 内 容 表 示 画 面 が 表 示 されます ファイル 管 理 -6
1.1 ファイルの 参 照 ファイルを 検 索 する 手 順 1: 一 覧 画 面 のファイル 検 索 欄 に 条 件 を 指 定 します 条 件 を 詳 しく 設 定 する 場 合 は リックします をク 項 目 名 キーワード 説 明 検 索 キーワードを 指 定 します キーワードは タイトル 説 明 改 版 内 容 コメントが 対 象 となります また 添 付 ファイルを 検 索 を 選 択 すると 添 付 ファイルも 対 象 となります なお 添 付 ファイル 名 は 対 象 となりません ファイル 管 理 -7
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 項 目 名 フォルダ 登 録 期 間 更 新 者 説 明 検 索 するフォルダを 限 定 する 場 合 に 選 択 します 指 定 したフォルダ 配 下 が 対 象 にな りなす ファイルの 登 録 された 日 を 条 件 にする 場 合 に 指 定 します ファイルの 更 新 者 を 対 象 に 検 索 する 場 合 に 指 定 します 手 順 2: をクリックします 指 定 した 条 件 すべてに 該 当 するファイルの 一 覧 が 表 示 されます フォルダのアクセス 権 限 を 確 認 する ファイル 管 理 一 覧 画 面 に 表 示 しているフォルダを 誰 が 参 照 できるのかなどのアクセス 権 限 を 参 照 できます 手 順 1:ファイル 管 理 一 覧 の 公 開 先 表 示 画 面 が 表 示 されます をクリックします フォルダに 対 するアクセス 権 限 の 設 定 情 報 が 表 示 されます 権 限 優 先 度 の 高 い 順 に 表 示 されます 上 記 例 の 場 合 フレンド 商 事 の 総 務 部 配 下 の 社 員 は ファイルの 登 録 変 更 フォルダの 作 成 が 可 能 です その 他 の 社 員 は 参 照 のみ 可 能 となります なお 上 記 の 条 件 すべてに 該 当 しない 場 合 は 非 公 開 ( 参 照 不 可 )となります ファイル 管 理 -8
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 1.2 ファイルの 登 録 変 更 ファイルを 登 録 します ファイルは 一 つのファイルに 対 して 複 数 のファイルを 添 付 できます ファイルを 登 録 する 手 順 1: > ファイル 管 理 をクリックします 手 順 2:ファイル 管 理 一 覧 からファイルを 登 録 するフォルダを 選 択 します ファイルの 登 録 が 可 能 なフォルダには アイコンが 表 示 されます 書 き 込 み 権 限 のないフォルダを 選 択 した 場 合 手 順 3の はクリックできません 手 順 3:ファイル 管 理 一 覧 画 面 の をクリックします 手 順 4:ファイル 新 規 登 録 画 面 に ファイルを 添 付 します 項 目 名 タイトル * 説 明 説 明 添 付 するファイルのタイトルを 入 力 します 説 明 を 入 力 します ファイル 管 理 -9
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 項 目 名 説 明 ファイルの 保 存 先 フォルダを 選 択 します 手 順 2で 選 択 したフォルダ 名 があらかじめ 設 定 されます 変 更 する 場 合 は をクリックし フォルダ 選 択 画 面 から 対 象 のフォルダを 選 択 し をクリックしてください 保 存 フォルダ * ファイル * をクリックし ファイルを 添 付 してください ファイル 添 付 に 関 する 詳 細 は ユーザーズマニュアル 基 本 編 の 共 通 操 作 2.4.5 添 付 ファイル を 参 照 く ださい 手 順 5: をクリックします 確 認 画 面 が 表 示 されます 確 認 画 面 を 表 示 せず 直 接 登 録 する 場 合 は をクリックします 手 順 6: をクリックした 場 合 は 確 認 画 面 にて 入 力 内 容 を 確 認 し をクリックし ます をクリックすると 一 時 保 存 することができます 一 時 保 存 した 場 合 他 の 社 員 は 参 照 できま せん 一 時 保 存 したファイルを 編 集 する 場 合 は 一 時 保 存 したファイルを 登 録 する の 項 を 参 照 ください 一 時 保 存 したファイルを 登 録 する 一 時 保 存 したファイルを 登 録 または 削 除 します ファイルを 登 録 することにより フォルダを 参 照 できるユーザ 間 で 共 有 可 能 となります 手 順 1:ファイル 管 理 一 覧 画 面 から をクリックします 一 時 保 存 中 のファイルがある 場 合 タ ブに 件 数 が 表 示 されます 手 順 2: 一 覧 から 対 象 のファイルを 選 択 します ファイル 管 理 -10
1.2 ファイルの 登 録 変 更 手 順 3: をクリックします 手 順 4:ファイル 新 規 登 録 画 面 が 表 示 されます 以 降 の 操 作 は ファイルを 登 録 する と 同 様 です 一 時 保 存 したファイルを 削 除 する 場 合 は 対 象 のファイルを 選 択 し をクリックし ます ファイル 削 除 確 認 画 面 が 表 示 されます 内 容 を 確 認 し をクリックします ファイルを 変 更 削 除 する 保 存 されたファイルを 変 更 削 除 します そのファイルが 保 存 されているフォルダに 対 する 書 き 込 み 権 限 があれ ば 自 分 以 外 の 社 員 が 登 録 したファイルの 変 更 削 除 も 可 能 です また フォルダに 対 して 履 歴 管 理 が 設 定 されている 場 合 ファイルの 変 更 は 履 歴 管 理 され 変 更 前 のファイル も 参 照 可 能 となります なお 変 更 削 除 を 行 う 場 合 は ファイルをロックする 必 要 があります また ロック 中 の 場 合 他 の 社 員 は 変 更 削 除 することはできません 手 順 1:ファイル 管 理 一 覧 から 対 象 のファイルの 内 容 表 示 画 面 を 開 きます ファイル 内 容 表 示 画 面 の 開 き 方 は 1.1 ファイルの 参 照 を 参 照 ください 手 順 2: 内 容 表 示 画 面 の をクリックします 手 順 3: 内 容 表 示 画 面 から 変 更 内 容 に 合 わせて 実 行 します ファイル 管 理 -11
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 ファイル 情 報 (フォルダ~ 説 明 )を 変 更 する 場 合 をクリックします ファイル 新 規 登 録 画 面 が 開 きます 以 降 の 操 作 はファイルの 新 規 登 録 と 同 様 です なお 当 画 面 では 添 付 するファイルの 管 理 は 行 えません 確 定 すると 一 覧 画 面 に 戻 り 自 動 的 にロッ クが 解 除 されます ファイル( 添 付 ファイルを 管 理 するコンテンツ 自 体 )を 削 除 する 場 合 ます をクリックします 削 除 確 認 画 面 が 開 きます 内 容 を 確 認 し をクリックし 添 付 ファイルを 変 更 する 場 合 ファイル 一 覧 の をクリックします ファイル 一 覧 の 下 にファイル 登 録 画 面 が 表 示 されます 変 更 する ファイルおよび 改 版 内 容 を 入 力 し をクリックします 添 付 ファイルが 変 更 され ロックが 解 除 されます ファイルを 保 存 したフォルダに 履 歴 管 理 設 定 がされて いる 場 合 履 歴 として 追 加 されます 添 付 ファイルを 削 除 する 場 合 ( 履 歴 も 削 除 する) ファイル 一 覧 の をクリックします ファイル 一 覧 の 下 に 確 認 メッセージが 表 示 されます 内 容 を 確 認 し をクリックします 作 業 完 了 後 をクリックしてください ファイル 管 理 -12
1.2 ファイルの 登 録 変 更 履 歴 1 件 を 削 除 する 場 合 ファイル 一 覧 の をクリックします 履 歴 一 覧 の をクリックします 作 業 完 了 後 をクリックしてください 添 付 ファイルを 追 加 する 場 合 ファイル 一 覧 の をクリックします ファイル 一 覧 の 下 にファイル 登 録 画 面 が 表 示 されます 追 加 するファイルおよび 改 版 内 容 を 入 力 し をクリックします 添 付 ファイルの 追 加 がされ ロックが 解 除 されます ロックを 解 除 しないと 他 の 人 が 変 更 削 除 できません 作 業 が 完 了 したら 必 ずロックを 解 除 してください 他 の 人 がロックしている 場 合 は 以 下 のように 表 示 され 変 更 削 除 は 行 えません なお システム 管 理 者 は システム 管 理 モードで 利 用 することにより 他 の 人 がロックしている 状 態 を 解 除 できます システム 管 理 モードの 切 替 は 1.4 ファイルの 管 理 (システム 管 理 者 のみ) を 参 照 ください ファイル 管 理 -13
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 1.3 フォルダの 作 成 変 更 システム 管 理 者 やフォルダを 作 成 する 権 限 を 割 り 当 てられた 社 員 は フォルダの 作 成 が 可 能 です フォルダ 作 成 時 には 権 限 の 設 定 を 行 います フォルダを 作 成 変 更 する 手 順 1:フォルダを 作 成 する 上 位 フォルダのファイル 一 覧 画 面 を 表 示 します 手 順 2:フォルダ 管 理 一 覧 画 面 の をクリックします 現 在 表 示 しているフォルダに 対 して フォルダを 作 成 する 権 限 がある 場 合 が 表 示 さ れます 手 順 3:フォルダの 追 加 変 更 画 面 の 以 下 の 項 目 を 入 力 します 作 成 済 みのフォルダを 変 更 する 場 合 は 一 覧 から 選 択 してください ファイル 管 理 -14
1.3 フォルダの 作 成 変 更 項 目 名 フォルダ 名 * コメント 評 価 版 数 管 理 公 開 範 囲 フォルダの 名 称 を 入 力 します 説 明 コメントの 入 力 を 許 可 するかしないかを 指 定 します 評 価 を 行 うかどうかを 指 定 します 版 数 管 理 を 行 うかどうかを 指 定 します 版 数 管 理 を 行 う 場 合 何 版 まで 管 理 するか を 選 択 します 作 成 するフォルダに 対 する 権 限 を 設 定 します 以 下 の 4 種 類 の 権 限 を 割 り 当 てられ ます 公 開 しない 登 録 変 更 フォルダ 作 成 可 登 録 変 更 可 参 照 可 をクリックし アクセス 権 限 を 設 定 します アクセス 権 限 の 設 定 については ユーザーズマニュアル 基 本 編 の 共 通 操 作 2.4.9 権 限 設 定 の 項 を 参 照 ください 備 考 上 位 フォルダ フォルダ 利 用 時 の 運 用 ルールなどを 入 力 します 入 力 した 内 容 は このフォルダの ファイル 一 覧 画 面 の 上 部 にある 説 明 欄 に 表 示 されます 作 成 するフォルダの 上 位 フォルダを 指 定 します なお フォルダ 作 成 権 限 のあるフォ ルダのみ 選 択 可 能 となります 変 更 時 のみ 選 択 可 能 です 手 順 4: をクリックします 登 録 済 みのフォルダの 変 更 を 行 う 場 合 は をクリッ クします 削 除 する 場 合 は 一 覧 から 対 象 項 目 のラジオボタンをクリックし をクリックします なお 配 下 にファイル がある 場 合 や 配 下 フォルダにファイルがある 場 合 は 削 除 できません なお 配 下 にあるフォルダが 空 の 場 合 はフォルダも 削 除 されます 一 覧 のラジオボタンをクリックし 内 容 を 変 更 後 をクリックすると 入 力 した 内 容 をもとに 新 規 登 録 ( 参 照 作 成 )が 可 能 です をクリックすると 新 規 入 力 状 態 に 戻 ります 編 集 中 の 情 報 はすべて 消 去 されます ファイル 管 理 -15
ユーザーズマニュアル ファイル 管 理 編 1.4 ファイルの 管 理 当 作 業 は システム 管 理 者 のみが 行 えます システム 管 理 者 は システム 管 理 モードに 切 り 替 えることにより 本 人 の 参 照 権 限 に 関 係 なく 全 データの 管 理 が 可 能 です システム 管 理 者 は 全 データに 対 して 以 下 の 作 業 が 行 えます ファイル 管 理 一 覧 配 下 に 対 してフォルダを 作 成 可 能 作 成 したフォルダ 配 下 にフォルダを 作 成 する 権 限 の 割 り 当 てが 可 能 です ユーザがロックしたまま 解 除 し 忘 れている 場 合 などに 強 制 的 にロックの 解 除 が 行 えます ファイルの 改 版 履 歴 1 件 単 位 での 削 除 が 可 能 です ( 通 常 ファイルの 削 除 はフォルダに 権 限 をもつ 社 員 全 員 が 行 えますが 履 歴 の 削 除 は 本 人 のみ 実 行 可 能 となります ) システム 管 理 者 モードに 切 り 替 える 上 記 システム 管 理 作 業 を 行 う 場 合 は システム 管 理 者 モードに 切 り 替 えます 手 順 1:フォルダ 管 理 一 覧 画 面 の をクリックします システム 管 理 者 の 場 合 のみ 表 示 されます また このリンクは 一 覧 表 示 の 場 合 のみクリック 可 能 です フォルダの 作 成 やロックの 解 除 などの 操 作 は 一 般 のユーザと 同 様 です なお ファイルの 新 規 登 録 は 行 えません システム 管 理 者 モードに 切 り 替 えると 管 理 者 モードで 操 作 中 と 表 示 されます ユーザ 操 作 に 戻 すは をクリックします 通 常 の 操 作 は ユーザモードにて 行 ってください ファイル 管 理 -16
1.4 ファイルの 管 理 ファイル 管 理 -17
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