広 島 女 学 院 大 学 における 電 子 メールの 使 い 方 本 学 で 皆 さんに 配 布 しておりますメールアドレスで 電 子 メールが 利 用 できます メールを 読 む ためのソフト(メーラ)としては 1. 学 内 学 外 で 利 用 可 能 な Web メール(Active Mail) 2. 学 内 のみで 利 用 可 能 なメーラ(Al-Mail Outlook など) 多 くの 場 合 Web メールを 利 用 していただいて 結 構 ですが 自 分 の PC や 記 憶 媒 体 (FD MO フラッシュメモリ)などにファイルとしてメールを 保 存 しておきたいときなどには2.のメーラ を 学 内 で 利 用 してください 1.Active Mail の 利 用 方 法 学 内 (http://www.hjunet/) メールログインをクリックする 学 外 (http://www.hju.ac.jp/zai/index.html) ここをクリック ここをクリック ユーザ ID とパスワード を 入 力 する パスワードを 入 力 ユーザID を 入 力
メインメニュー 不 要 なメールは 読 んだらなるべく 削 除 すること 自 分 で 削 除 しない 場 合 にはメールボックスがいっぱいになり メールが 受 信 できなくなる 可 能 性 があるため 注 意 すること Active! Mail のメールホーム 画 面 が 表 示 されます オプション 署 名 作 成 携 帯 アクセス 転 送 の 設 定 表 示 の 色 変 更 配 置 変 更 新 着 メールのメッセー ジが 表 示 されます メール BOX の 使 用 量 を 表 示 します 残 り 容 量 が 少 な くなったら 不 要 なメール を 削 除 してください お 知 らせ 画 面 ログインした 当 日 のスケ ジュールが 入 力 されてい る 場 合 はここに 表 示 され ます Active! Mail を 終 了 する 場 合 は メインメニューにあるログアウトボタンをクリックします 2.メールを 作 成 する メインメニューからメール 作 成 ボタンをクリックします メール 作 成 画 面 が 表 示 されます 宛 先 (CC,BCC) 件 名 本 文 を 入 力 します あ て 先 メール ア ドレス BCC ブ ラ ン ク 同 報 通 信 する 相 手 の メールアドレス 本 文 最 初 に 相 手 の 名 前 を 書 く 用 件 は 簡 単 明 瞭 に 書 く プロフィールで 署 名 を 作 成 して いればここに 表 示 され 自 動 的 に 本 文 に 追 記 される cc: 同 報 通 信 する 相 手 のメールアド レス 件 名 : 題 目 必 ず 書 くこと 常 識! 添 付 ファイル 次 のページ 参 照
メールにファイルを 添 付 して 送 りたいときは 選 択 ボタンをクリックして 添 付 したいフ ァイルを 選 択 します 宛 先 に 間 違 いがないか 確 認 後 送 信 ボタンをクリックします 作 成 したメールが 送 信 され ます 送 信 が 完 了 すると メール 作 成 画 面 が 自 動 的 に 閉 じられます 3.メールを 受 信 する メインメニューから メール 受 信 ボタンをクリックします 一 覧 画 面 に 受 信 したメールの 一 覧 が 表 示 されます この 画 面 に 表 示 されるメールの 数 は 標 準 では1ページあたり10 通 で 設 定 されています なお 受 信 メールを 読 むときは 読 みたいメールの 件 名 をクリックします ファイルが 添 付 されているメールの 場 合 は メールの 内 容 の 最 後 に 添 付 ファイルが 表 示 さ れています そのファイルをクリックするだけで 添 付 されたファイルの 内 容 を 見 ることがで きます 添 付 ファイルを 保 存 する 場 合 は ファイル 名 を 左 クリックするかファイル 名 を 右 クリッ クし 表 示 されるメニューからファイルを 保 存 するコマンドを 選 択 します
4.メールの 削 除 メール 一 覧 の 画 面 で 削 除 するメールを 選 択 します チェック 除 ボタンまたは ゴミ 箱 へ ボタンをクリックします 2 削 ゴミ 箱 削 除 ボタン 確 認 のダイアログが 表 示 されるので 削 除 するときは OK ボタンをクリックします 5.メールを 返 信 する 返 信 するメールを 開 きます 受 信 メールの 内 容 が 表 示 された 画 面 の 上 にある 返 信 ボタンをクリックします 表 示 されているメールを 受 け 取 ったすべての 人 に 返 信 したい 場 合 は 全 員 に 返 信 ボタ ンをクリックしてください 返 信 ボタン 全 員 に 返 信 ボタン メール 作 成 画 面 が 表 示 され メールの 件 名 には Re: と 表 示 され 同 じ 件 名 が 入 力 されてい ます 宛 先 には 自 動 的 に 差 出 人 のメールアドレスが 入 力 されています 作 成 方 法 は メー ル 作 成 の 時 と 同 じです 6.メールを 転 送 する 転 送 するメールを 開 きます 転 送 するメールの 内 容 が 表 示 された 画 面 の 上 にある 転 送 ボタンをクリックします 転 送 ボタン
メール 作 成 画 面 が 表 示 され メールの 件 名 には Fwd: と 表 示 され 同 じ 件 名 が 入 力 されて います 作 成 方 法 は メール 作 成 の 時 と 同 じです 7.オプションの 設 定 署 名 を 必 ず 作 成 すること オプションを 選 択 署 名 を 作 成 する 4 行 から 6 行 程 度 で 作 成 所 属 氏 名 メールアドレスを 記 載 個 人 情 報 は 記 載 しないこと 仕 事 に 利 用 する 場 合 には 電 話 番 号 FAX 番 号 などを 書 いておく 自 分 の 名 前 を 書 く 日 本 語 または 英 語 で 自 分 の メ ー ル を アドレスを 書 く 間 違 え る と 返 信 が 届 かない 署 名 を 書 く 書 いておくと 送 付 するときに 自 動 的 に 追 記 する
メール 作 成 の 注 意 署 名 が 作 成 されていて 自 分 の 意 図 する 署 名 が 追 加 されるか 確 認 する あて 先 を 間 違 えないように 確 認 する あて 先 の 注 意 Cc: 同 時 に 同 じメールを 複 数 の 人 数 に 送 付 する 場 合 にもちいる 送 付 したすべての 人 にメールアドレスが 見 える 状 態 で 送 付 する Bcc: 同 時 に 同 じメールを 複 数 の 人 数 に 送 付 する 場 合 にもちいるが 送 付 した 人 には 他 の 人 のメールアドレスが 見 えない 状 態 で 送 付 する Cc:についてはだれに 同 時 送 付 しているかを 本 文 に 記 載 して 送 付 すること Bcc についてはお 互 いにメールアドレスを 保 護 する 必 要 がある 複 数 人 の 場 合 に 用 いる Cc と Bcc:を 混 在 して 使 用 する 場 合 にはトラブルに 気 をつけること
電 子 メールの 常 識 1. メールの 受 信 確 認 メールが 届 いているかどうか 定 期 的 に 確 認 する 習 慣 をつけましょう 未 読 メールがメールボック スにたまると 大 学 から 割 り 当 てられている 容 量 の 制 限 を 越 えてしまい 新 しいメールを 受 信 で きなくなることがあります また メールの 保 管 日 数 の 制 限 を 越 えると 古 いメールから 順 に 削 除 されてしまうことがあります 2. メールの 書 き 方 (ア) 言 葉 遣 いに 注 意 する メールと 受 け 取 る 相 手 の 気 持 ちを 考 え 言 葉 をよく 選 び 誤 解 や 失 礼 のないように 注 意 しま しょう 知 らない 人 に 初 めてメールを 送 る 場 合 には 丁 寧 な 言 葉 を 使 い 自 己 紹 介 から 始 め るようにしましょう 相 手 に 対 して 常 に 寛 容 であるよう 心 がけ 乱 暴 な 言 葉 汚 い 言 葉 人 を 罵 るような 言 葉 人 を 不 愉 快 にさせるような 言 葉 を 使 うことは 慎 みましょう (イ) 要 点 を 絞 って 簡 潔 に 書 く メールの 本 文 は 要 点 を 絞 り 短 く 簡 潔 にまとめるよう 心 がけましょう 受 信 したメールに 返 事 を 出 すときには 関 連 する 他 のメッセージが 同 じ 人 から 送 られてきて いないかどうかを 確 かめて 最 新 のメールまで 目 を 通 してから 返 事 しましょう (ウ) 読 みやすさに 配 慮 する メールの 本 文 は 段 落 ごとに1 行 空 ける 文 章 の 区 切 りのよいところで 改 行 するなど 相 手 がコンピュータの 画 面 上 で 読 みやすいように 書 き 方 を 工 夫 しましょう メールを 引 用 するときには 引 用 であることを 示 す 引 用 符 をつけて 返 事 を 書 くと どこから が 相 手 からのメールで どこからが 自 分 の 書 いた 返 事 なのかがよくわかり 便 利 です 返 信 時 の 引 用 は 必 要 最 小 限 にとどめて メールの 本 文 全 体 が 長 くならないように 気 をつけま しょう (エ) 使 用 する 文 字 に 注 意 する 特 定 の 機 種 や 環 境 に 依 存 する 記 号 や 文 字 ( 機 種 依 存 文 字 )を 使 用 しないよう 注 意 しましょ う 携 帯 電 話 からパソコンにメールを 送 るときにも 機 種 依 存 文 字 を 使 わないようにしまし ょう 半 角 カタカナは 使 用 しないようにしましょう 機 種 や 環 境 によって 文 字 化 けするだけでなく インターネット 上 のほかのコンピュータに 悪 影 響 を 与 える 可 能 性 があります (オ) 連 絡 先 を 書 き 添 える ( 署 名 ) メールを 送 るときには 必 要 に 応 じて 本 文 の 末 尾 などに 連 絡 先 を 書 き 添 えましょう ただし 必 要 以 上 に 自 分 の 個 人 情 報 を 開 示 していないか 十 分 注 意 しましょう 3. 内 容 が 一 目 でわかる 件 名 をつける メールの 件 名 欄 には 必 ず 件 名 を 入 れましょう また メールの 件 名 は その 内 容 が 一 目 でわか るよう 具 体 的 なものにするよう 心 がけましょう 重 要 大 至 急 緊 急 といった 文 字 を 件 名 に 含 めると 相 手 に 用 件 の 重 要 度 や 緊 急 度 が 伝 わ りやすくなる 場 合 があります しかし こうした 文 字 を 含 めたとしても 必 ずすぐに 読 んでもら えるとは 限 りません 自 分 にとって 重 要 でも 相 手 にとっても 同 じとは 限 らないことを 理 解 しま しょう 電 子 メールソフトの 返 信 ボタンを 押 して 作 成 されるメールの 件 名 ( Re: 元 のメールの 件 名 )は 通 常 特 に 変 える 必 要 はありません
4. 宛 先 を 確 認 する メールのアドレスは1 文 字 間 違 っていても 届 きません あて 先 のメールアドレスをよく 確 認 して から 送 信 ボタンを 押 す 習 慣 をつけましょう 同 時 に 複 数 の 人 にメールを 出 す 場 合 は 送 り 先 をまちがえないよう 十 分 注 意 しましょう また 複 数 の 人 宛 に 送 られたメールを 受 け 取 ったときには 返 信 する 際 のあて 先 に とくに 注 意 しまし ょう 受 け 取 ったメールの Cc 欄 に 自 分 のメールアドレスが 書 かれていた 場 合 は 必 ずしも 返 事 を 求 められているわけではないことを 理 解 しましょう 直 接 送 信 相 手 に 知 られずに 同 時 にほかの 人 にメールを 送 りたい 場 合 には Bcc を 使 いましょう Bcc に 指 定 したあて 先 は 受 信 メールのヘッダーに 表 示 されないたね 誰 にメールが 同 時 に 送 信 されたかわからないという 特 徴 があります 話 の 内 容 によっては 注 意 して 利 用 することが 必 要 で す 新 しい 電 子 メールソフトを 初 めて 使 うときや 設 定 を 変 更 したときは 最 初 に 自 分 宛 にテストメ ールを 送 信 し 設 定 が 正 しいかを 確 認 しましょう 5. ファイルを 添 付 する (ア) 添 付 ファイルのソフトについて 確 認 添 付 ファイルの 形 式 を 相 手 が 開 くことができるかどうか 確 認 した 上 で 送 付 するようにしまし ょう (イ) 大 きさに 注 意 容 量 が 大 きい 場 合 には 相 手 がそのファイルを 受 け 取 ることができるかどうか 確 認 してか ら 送 付 しましょう 通 常 3M 程 度 にすることが 必 要 です (ウ) 添 付 するファイルについて 本 文 に 書 く 添 付 ファイルでウィルスを 送 付 されることが 多 いため 本 文 に 添 付 ファイルをつけている 理 由 などを 書 くことが 必 要 です 6. メールと 送 付 するときの 注 意 メールはなるべくテキスト 形 式 で 送 信 しましょう HTML 形 式 のメールを 送 信 する 場 合 には 相 手 の 電 子 メールソフトが 対 応 しているか 確 認 しましょう 7. 返 事 が 遅 くても 怒 らない 送 信 したメールに 対 して すぐに 返 事 がこないからといって 怒 ったりしないようにしましょう 開 封 確 認 機 能 は 使 い 方 に 気 をつけましょう 相 手 によっては 不 快 に 感 じる 場 合 もあります 重 要 な 内 容 のメールを 受 け 取 った 場 合 には 受 け 取 ったことを 知 らせるメールをすぐに 返 信 して おくとよいでしょう 8. メールの 公 開 や 転 送 本 人 の 了 解 を 得 ること 受 け 取 ったメールの 内 容 を 掲 示 板 やウェブページで 勝 手 に 公 開 してはいけません 受 け 取 ったメールを 他 の 人 に 転 送 する 際 には 手 を 加 えないでそのまま 送 りましょう 受 け 取 っ たメールに 手 を 加 えることは 改 ざんであり メールの 転 送 相 手 をあざむくことになります 9. 不 愉 快 なメールへの 対 応 不 愉 快 な 内 容 のメールを 受 け 取 ったら 相 手 にしないようにしましょう 挑 発 的 な 言 葉 を 投 げか けられても 応 じてはいけません つねに 冷 静 に 対 応 するように 心 がけましょう 不 愉 快 はメールに 返 信 する 必 要 がある 場 合 は 返 事 を 書 いてもすぐには 出 さずに じっくり 考 え なおしてから 出 すようにしましょう
メールによる 嫌 がらせを 受 けた 場 合 自 分 だけで 対 処 しようとするのは 好 ましくありません な るべく 家 族 や 友 人 に 相 談 して 対 策 を 考 えるようにしましょう また プロバイダ 警 察 にもどの ような 対 策 を 講 じたらよいか 相 談 するようにしてください 10. チェーンメールやデマメールの 対 応 即 座 にごみ 箱 へ このメールをできるだけ 多 くの 人 に 送 ってください などと 書 かれた チェーンメール はど んな 内 容 のものでも 転 送 せずに 無 視 しましょう 一 見 本 当 のように 見 えるが 実 はウソの 情 報 が 書 かれている デマメール も チェーンメールの 一 種 です 転 送 せずに 無 視 しましょう 11. 広 告 メールや 勧 誘 メールへの 対 応 一 方 的 に 送 りつけられる 商 業 広 告 メールを 受 け 取 りたくない 場 合 は 未 承 諾 広 告 * と 表 示 され たメールをフィルタリングするよう 電 子 メールソフトを 設 定 しましょう 一 方 的 に 送 りつけられる 広 告 メールや サークルやイベントなどへの 勧 誘 メールは 無 視 しまし ょう このメールが 不 要 な 方 は 件 名 欄 に 受 信 拒 否 と 書 いて 返 信 してください などと 書 いてあ ってもけっして 返 信 してはいけません 見 に 覚 えのないインターネット 利 用 料 などを 請 求 するような 架 空 請 求 メール が 届 いた 場 合 利 用 していなければ 払 う 必 要 はまったくありません このような 架 空 請 求 メールを 受 け 取 ったと きは 無 視 しましょう 12. ビジネスでメールを 使 う 時 のマナー 会 社 のパソコンでメールを 利 用 する 場 合 は 社 内 の 規 則 ネットワークルールやガイドラインな どを 守 りましょう 面 識 のない 相 手 に 初 めてメールを 送 る 場 合 には 社 内 外 を 問 わず 簡 単 な 自 己 紹 介 をしましょう 大 切 な 用 件 のメールを 受 け 取 ったときに 何 らかの 返 事 を 求 められているがすぐに 返 信 できない ときなどは メールを 受 領 し 内 容 を 確 認 していることを 知 らせるメールを 返 信 しておきましょう フェイスマーク(^^)をビジネスの 場 で 使 用 しないようにしましょう 様 御 中 殿 などの 敬 称 は 状 況 に 応 じたふさわしいものを 選 びましょう 13. 携 帯 電 話 にメールを 送 信 するときのマナー パソコンに 送 る 場 合 よりも 内 容 を 短 くまとめるように 心 がけましょう 改 行 はできるだけ 少 なくしましょう 署 名 や 挨 拶 も できるだけ 簡 潔 にしましょう 相 手 によっては 入 れなくてもマナー 違 反 にはな りません 夜 中 や 早 朝 に 送 信 すると 着 信 音 で 迷 惑 をかける 場 合 があるので 注 意 しましょう 14. ウィルスメールに 注 意 する コンピュータへのウィルス 感 染 を 防 ぐため 添 付 ファイルを 開 くときには 十 分 注 意 しましょう また ウィルス 対 策 ソフトを 利 用 し ウィルス 定 義 (パターン)ファイルを 常 に 最 新 のデータに 更 新 しておくようにしましょう オペレーティングシステムやブラウザ 電 子 メールソフトのセキュリティーホールからウィルス に 感 染 する 場 合 があります セキュリティーホールが 発 見 された 場 合 は すぐに 修 正 プログラム を 適 用 しましょう インターネットにおけるルール&マナー 公 式 テキスト 財 団 法 人 インターネット 協 会, 2005, P13-48