1 はじめに 2 利用環境について 3 必要な通信環境 4 TeleOfficeの会議の進め方 5 よくあるご質問 1 TeleOfficeのインストール 2 ログイン ( 初回 ) 3 端末登録 4 ログイン 5 よくあるご質問会議リスト画面へ 1 会議を新規作成する 2 会議参加者を設定する 3

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1 使い方マニュアル (PC 版 )

2 1 はじめに 2 利用環境について 3 必要な通信環境 4 TeleOfficeの会議の進め方 5 よくあるご質問 1 TeleOfficeのインストール 2 ログイン ( 初回 ) 3 端末登録 4 ログイン 5 よくあるご質問会議リスト画面へ 1 会議を新規作成する 2 会議参加者を設定する 3 資料を設定する 4 インスタント会議を利用する 5 会議を変更する 6 会議の種類について 7 よくあるご質問 会議リスト画面へ 1 会議に参加する 2 フォーマル会議について 3 よくあるご質問 1 ゲストユーザーを会議に登録する 2 TeleOfficeのインストール 3 会議に参加する会議画面へ 1 会議を開始する 2 発表する 3 資料を表示 追加する 4 ビデオ会議への参加 5 会議中のツール操作 6 独立モード 7 コラボモードを使用する 8 画面共有する 9 個人ノートを使用する 10 参加者を追加する 11 会議中にメインメニューを使用する 12 会議から退出する 13 よくあるご質問 会議画面へ 1 会議を開始する 2 発表する 3 資料を表示 追加する 4 ビデオ会議への参加 5 会議中のツール操作 6 独立モード 7 セミナーモード 8 全員同期 9 コラボモードを使用する 10 画面共有する 11 個人ノートを使用する 12 参加者を追加する 13 会議中にメインメニューを使用する 14 会議から退出する 15 よくあるご質問 1 会議資料を確認 入手する 2 ファイルを削除する 3 会議を削除する 4 アクティビティログを確認する 5 よくあるご質問 1

3 目次 1 はじめに ご利用になる前に 1 はじめに お願い 本ソフトウェアは厳重な品質管理と製品検査を経て出荷しておりますが 万一故障または不具合がありましたら本サービスをご契約の販売店までご連絡ください お客様もしくは第三者が本ソフトウェアの使用を誤ったことにより生じた故障 不具合 またはそれらに基づく損害については 法令上の責任が認められる場合を除き 当社は一切その責任を負いませんので あらかじめご了承ください 本マニュアルおよび本ソフトウェアの内容の全部および一部を 当社に無断で転記 あるいは複製することはお断りします 本マニュアルおよび本ソフトウェアは 改良のため予告なく変更することがあります 画面の設定や OS のバージョン デバイスなどによって内容機能が異なる場合があります ご契約内容により 本マニュアルに記載の一部機能が利用できないまたは制限があることがございます 商標について Microsoft Windows Windows Vista Microsoft Office Excel Internet Explorer Microsoft.NET は 米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における商標または登録商標です Intel Dual Core は 米国およびその他の国における Intel Corporation の商標です Apple Safari は 米国および他の国々で登録された Apple Inc. の商標です Google Chrome は Google Inc. の商標または登録商標です Mozilla Firefox は Mozilla Foundation の米国およびその他の国における商標または登録商標です VIDYO は Vidyo, Inc. の商標です その他 製品名などの固有名詞は 各社の商標または登録商標です 2 利用環境について 2

4 目次 2 利用環境について ご利用になる前に 2 利用環境について 2016 年 6 月現在 PC 版 TeleOffice アプリケーションは以下の条件を満たす端末でのみ利用できます 項目 オペレーティングシステム ウェブブラウザ 必要要件 推奨 : Windows7 サポート対象 : Windows Vista SP2, Windows8, Windows 8.1(Desktop Mode), Windows 10 仮想環境上での利用は非サポート Google Chrome, Internet Explorer 11,Mozilla Firefox ソフトウェア.Net Framework CPU メモリ (RAM) 画面サイズ周辺機器 推奨 : Core i5 2.3 GHz 最低 : Core 2 Duo 2GHz 相当 推奨 : 4GB 最低 : 2GB WXGA( ) 以上 ウェブカメラ, USB もしくはワイヤレスヘッドセット ( スピーカー / マイクセット ) 推奨 1 はじめに 3 必要な通信環境 3

5 目次 3 必要な通信環境 ご利用になる前に 3 必要な通信環境 TeleOffice はクラウドで提供されるサービスであり サービス品質が通信回線の状況に依存します ビデオ会議利用時に端末あたり 150kbps の安定した通信帯域が必要となります お客様の通信回線状況の確認をお願いします TeleOffice を社内ネットワークの Proxy 経由や NAT 経由でご利用の際 朝の始業時 昼休み 夕方の時間帯等でインターネットの利用者が増えた場合に Proxy や NAT の混雑などで通信状態が悪くなり TeleOffice の反応 スピードが遅くなる場合がありますのでご注意ください また 無線での接続は推奨しておりませんが ご利用になる場合は無線チャンネルの混雑具合の確認 アクセスポイントの設定等 十分に通信帯域が確保された状態でご利用ください 許可することが必須である通信 Protocol Port/Range 方向 Type TCP 443 Out 必須 Proxyを経由する環境で上記の通信が許可されていることをご確認ください Proxyを利用せずインターネットに接続できる環境では TeleOfficeご利用時に下記の通信を使用することを推奨しています 多くの家庭用もしくは公共のネットワークでは制限されていませんが お客様の社内ネットワークでは制限されている可能性があります 制限がある場合 ネットワーク管理者にご相談ください 許可することを推奨する通信 Protocol Port/Range 方向 Type TCP 17990, Out 推奨 UDP 双方向 推奨 ( ネットワークインタフェースにおいて (NAT/NAPT) UDP のタイムアウト時間を可能な限り長く設定してください 最低でも 1 時間以上の設定を推奨します ) UDPでの通信が不許可の場合 TCP17990,17992への通信も不許可としてください TCP17990/17992への通信が使用でき UDPが使用不可な場合は通常の設定では正しく動作しません この場合 TeleOfficeの 設定 - ビデオ - 手動設定 - 手動設定 のチェックをオンにし TCP 通信のみ使用する のチェックをオン- 適用する を押すことでご使用いただけます 2 利用環境について 4 TeleOffice の会議の進め方 4

6 目次 4 TeleOffice の会議の進め方 ご利用になる前に 4 TeleOffice の会議の進め方 一般的な TeleOffice を利用した会議の進め方は以下のようになります 会議の権限の設定等により ご利用いただける機能が異なります 3 必要な通信環境 5 よくあるご質問 5

7 目次 5 ご利用になる前に ご利用になる前に 5 よくあるご質問 質問 回答 TeleOffice の利用の前に パソコンで準備することはありますか 通信環境の詳細情報を教えてください Windows XP で利用できますか 1パソコンのスペック OSがTeleOfficeの必要要件を満たしていること 2TeleOffice がインストールされていること 3 必要な通信環境を満たしていること 管理者がアドミンコンソールより入手できるご利用前のチェックリストをご確認ください セキュリティ要件およびTeleOffice 動作の必要要件を満たしていないため Windows XPでの利用はできません 4 TeleOffice の会議の進め方 6

8 目次 1 TeleOffice のインストール TeleOffice 導入準備 1 TeleOffice のインストール ゲストユーザーがインストールする方法はこちら 通常ユーザーの場合 1. TeleOffice より送信される E メール [TeleOffice へようこそ ] に記載の TeleOffice アクセス用 URL をクリックします 1 または システム管理者から提供された TeleOffice アクセス用 URL をアドレスバーに入力します 2. 画面中央のをクリックします インストーラファイルがダウンロードされます 1 TeleOfficeアクセス用 URLをクリックしてもウェブブラウザが開かない もしくはEメールのURLがリンクになっていない場合は ウェブブラウザを起動し TeleOfficeアクセス用 URLをアドレスバーに入力します 2 TeleOfficeよりEメールが送信されます 3. ダウンロードの完了後 [ ファイルのダウンロード ] ダイアログで [ 実行 ] をクリックします 4. インストールが開始されるので 画面に従ってインストールしてください.Net Framework4.5.2 がインストールされていない場合は TeleOffice のインストールが中断されます [.Net Framework4.5 を Microsoft(R) よりダウンロード ] をクリックし 画面に従ってインストールしてください.Net Framework4.5.2 をインストールする際は管理者権限が必要となります.Net Framework4.5.2 のインストール完了後 上記の手順に従って 再度 TeleOffice のインストールを行います 2 ログイン ( 初回 ) 7

9 目次 2 ログイン ( 初回 ) TeleOffice 導入準備 2 ログイン ( 初回 ) デスクトップ上に作成された アイコンをダブルクリックし TeleOffice を起動します 起動後 [ ログイン画面 ] が表示されます ログイン情報 [ サーバー名 ユーザー ID パスワード ] 1 を入力し ログインします ログイン情報はTeleOfficeより送信されるEメール [TeleOffice へようこそ ] に記載されています 1. [ サーバー名 ]: サーバー名を入力し 次へをクリックします 2. [ ユーザー ID]: ユーザー ID を入力します 3. [ パスワード ]: パスワードを入力します 4. ログインをクリックします 1 TeleOfficeより送信されるEメール [TeleOffice へようこそ ] に記載のパスワードは初期パスワードです パスワードを変更する必要があります ご契約時の内容によりパスワード変更ができない場合があります 2 TeleOfficeより送信されるEメール [TeleOffice へようこそ ] に記載の [ パスワード ] の項目に記載されています 3 パスワードは 8 文字以上の半角英数字記号を組み合わせて設定してください パスワード変更 はじめてログインする場合に 初期パスワードの変更画面が表示されます 1. [ 旧パスワード ]: 初期パスワード 2 を入力します 2. [ 新パスワード ]: 新しいパスワード 3 を入力します 3. [ 新パスワードを再入力 ]: 手順 2で入力した同じパスワードを入力します 4. 保存をクリックします 1 TeleOffice のインストール 3 端末登録 8

10 目次 3 端末登録 TeleOffice 導入準備 3 端末登録 集中管理方式またはセルフ登録方式では 初回端末からログインした際 [ 端末登録画面 ] が表示されます 既に登録済みの場合や 共有端末として登録済みの端末の場合 もしくは自動登録方式の場合は表示されません 端末登録方式はご契約内容によって指定されています ケース [ 登録コードを E メールで受け取る ] が表示されている ( セルフ登録方式 ) [ 登録コードを E メールで受け取る ] が表示されていない ( 集中管理方式 ) [ 端末登録画面 ] が表示されない場合 ( 自動登録方式 ) 操作 バナーをクリックすると自動的に登録コードがユーザー ID 用に登録された E メールアドレスへ通知されます 登録コードを入手したら [ 登録してログインする ] をクリックしてコードを登録します TeleOffice より送信される E メール [TeleOffice へようこそ ] に記載の登録コードをご入力ください 記載されていない場合は システム管理者に登録コードをお問い合わせください 登録コードを入手したら [ 登録してログインする ] をクリックしてコードを登録します [ 端末登録画面 ] が表示されることなく 自動的に端末が登録されます 登録コードは不要です 2 ログイン ( 初回 ) 4 ログイン 9

11 目次 4 ログイン TeleOffice 導入準備 4 ログイン ゲストユーザーがログインする方法はこちら デスクトップ上に作成された アイコンをダブルクリックし TeleOffice を起動します 起動後 [ ログイン画面 ] が表示されます ログイン情報 [ ユーザー ID パスワード ] を入力し ログインします 1. [ ユーザー ID]: ユーザー ID を入力します 2. [ パスワード ]: パスワードを入力します 1 1 登録済のパスワードと異なるものを連続で一定回数入力した場合 ロックがかかりログインできなくなります 一定時間後 ロックが自動的に解除されますのでしばらくお待ちください ロック解除後は [ パスワードを忘れた時は ] を利用し パスワードの再設定をお勧めします 3. ログインをクリックします ログイン情報を保存する場合は [ ログイン情報保存 ] のチェックボックスをクリックします 3 端末登録 5 よくあるご質問 10

12 目次 5 よくあるご質問 TeleOffice 導入準備 5 よくあるご質問 質問 TeleOfficeに初回ログインする際には何が必要でしょうか パスワード間違いを数回してしまい ロックされてしまいました ログイン情報を保存にチェックを入れていたのに情報がクリアされてしまいました 端末登録コードを入力するとエラーになります パスワードの再設定の仕方を教えてください 回答 TeleOfficeにようこそ (TeleOfficeクラウドからユーザー作成時に送信される自動メール) にログインの際に必要な情報が記載されています パスワード間違いが一定回数を超えるとロックされログインできなくなります 一定時間後 ロックが自動的に解除されますのでしばらくお待ちください なお ロック解除後は [ パスワードを忘れた時は ] を利用し パスワードの再設定をお勧めします ログイン情報を保存にチェックを入れていてもログアウトするとログイン情報がクリアされるようになっております 端末登録コードは1 回限り有効です また セルフ登録方式で [ 登録コードをEメールで受け取る ] を行った場合 操作してから24 時間を超えると無効になります なお 複数回送付依頼の操作を行った場合 最後に送付されたものが有効となります [ ログイン画面 ] の [ パスワードを忘れた時は ] から設定できます サーバー名とユーザー IDまたは登録のメールアドレスを入力すればパスワード再設定のURLを含んだメールが届きますので リンクからパスワードの再設定を行ってください 4 ログイン ( 初回 ) 11

13 会議前の準備 に囲まれたアイコンをクリックすると 各詳細ページを表示します 12

14 目次会議リスト画面へ 1 会議を新規作成する 会議前の準備 1 会議を新規作成する 会議の基本情報を設定して 会議を新しく作成する方法を説明します 会議の権限の設定等によっては 会議を作成することができないことがあります 1 会議名に記入がない場合は 新規会議 の名称で会議が作成されます 2 最大表示人数以上の登録はできません 次のページへ 13

15 目次会議リスト画面へ 1 会議を新規作成する 会議前の準備 1 会議を新規作成する ゲストユーザーを追加する方法はこちら 参加者を設定する 1. + をクリックし [ 参加者追加画面 ] を表示します 2. 会議に追加するユーザーをクリックで選択します ユーザーを続けてクリックすると 複数ユーザーを選択できます もう一度ユーザーをクリックすると 赤枠が外れ 選択が無効になります 3. 追加するユーザーを選択した後 完了をクリックします [ 参加者 ] 欄にユーザーが追加されます 参加者横のを押すとリスト表示に切り替わります [ 参加者 ] 欄からユーザーを削除する場合は 削除するユーザーをクリックして選択し 削除をクリックします 会議資料を設定する 1. [ 会議資料 ]: 会議で使用するファイルを設定します 追加方法は以下の3 種類があります パソコンからアップロードして追加する 1. アップロードをクリックします [ 開く ] ダイアログが表示されます 2. アップロードするファイルを選択し [ 開く ] をクリックします [ 会議資料 ] 欄にアップロードされます ドラッグ & ドロップで追加するパソコン内のアップロードするファイルを選択し [ 会議資料 ] 欄にドラッグ & ドロップします [ ライブラリ ] にアップロード済のファイル 1 を追加する [ ライブラリ ] についての詳細はこちら [ 会議資料 ] 欄から会議資料を削除する場合は 削除する会議資料をクリックして選択し 削除をクリックします 並び替えをクリックし 資料の並び替えをすることもできます 1 TeleOfficeにアップロードできるファイルは以下の通りです ドキュメントファイル :.doc.docx.xls.xlsx.ppt.pptx.xps.rtf.pdf.txt 画像ファイル :.jpg.jpeg.png.gif.bmp 動画ファイル :.mp4.mts.avi.wmv.mpg.m ov.3gp 最大ファイル容量 : 100MB 最大ページ数 : 300ページパスワードロックがかかっているファイルや圧縮されたファイル (ZIP 等 ) 及びEXCELのマクロには対応をしていません Word Excel PowerPointファイル等でファイル変換に失敗した場合 一旦 PDFもしくはXPSファイルに保存してからアップロードすると 変換に失敗する確率を下げることができます 前のページへ 次のページへ 14

16 目次会議リスト画面へ 1 会議を新規作成する 会議前の準備 1 会議を新規作成する 1 フォーマル会議にて 司会者権限を設定する 1. 司会者権限 1 を設定する参加者を選択し 司会者にするの順にクリックします 司会者に設定されます 1 司会者権限の詳細はこちら 2 機密文書の設定を行うと 会議終了後に参加者はファイルの確認 エクスポートができなくなります 2 フォーマル会議にて 会議資料を機密文書に設定する 1. 機密文書 2 に設定するファイルを選択し 機密ファイルに設定の順にクリックします 機密文書に設定されます 3 フォーマル会議にて 会議資料をエクスポート禁止ファイルに設定する 3 エクスポート禁止ファイルの設定はご契約によりご利用いただけない場合があります 4 エクスポート禁止の設定を行うと 会議終了後にファイルのエクスポートができなくなります 1. エクスポート禁止ファイル 3 4 に設定するファイルを選択し エクスポート禁止ファイルに設定の順にクリックします 機密文書に設定されます 前のページへ 2 会議参加者を設定する 15

17 目次会議リスト画面へ 2 会議参加者を設定する 会議前の準備 2 会議参加者を設定する [People] ではユーザーの管理ができます 1 お名前 Eメールアドレスの他に 登録があれば役職 部署名でスムーズに絞り込み検索ができます [People] を表示するには の順にクリックします グループを作成し ユーザーを追加する 1. をクリックします 2. 入力欄に任意のグループ名を入力後 をクリックし 新しいグループを作成します 3. グループに追加するユーザーを選択し をクリックします グループ選択メニューが表示されます 4. グループ名をクリックします グループに追加したユーザーを削除する場合は 削除するユーザーを選択し をクリックします グループ名を変更する場合は グループ名の横の をクリックします グループを削除する場合は 画面右下の の順にクリックします 1 会議を新規作成する 3 資料を設定する 16

18 目次会議リスト画面へ 3 資料を設定する 会議前の準備 3 資料を設定する 会議で使用するファイルを [ ライブラリ ] から使用するには 以下の方法で設定します 1. ライブラリからをクリックします [+ 会議資料を追加 ] が表示されます 1 アップロードしたファイルは マイコンテンツと会議の両方に登録され 会議で編集してもマイコンテンツのファイルには変更はありません 2. [ マイコンテンツ ] または追加するファイルを含む会議をクリックします 3. 追加するファイルをクリックして選択します 選択したファイルはオレンジ色で表示されます ファイルを続けてクリックすると複数のファイルを選択できます 4. 完了をクリックします [ 会議資料 ] 欄にファイルが追加されます ライブラリの マイコンテンツ にファイルを追加するには [ ライブラリ ] では会議に使用するファイル 会議中に作成したファイルの管理ができます [ ライブラリ ] を表示するには の順にクリックします 自分がアップロードしたファイルは [ マイコンテンツ ] 会議で使用したファイルは [ 会議資料 ] に保存されます 1 2 会議参加者を設定する 次のページへ 17

19 目次会議リスト画面へ 3 資料を設定する 会議前の準備 3 資料を設定する ライブラリにアップロードして追加する 1. アップロードをクリックします [ 開く ] ダイアログが表示されます 2. アップロードするファイルを選択し [ 開く ] をクリックします [ ライブラリ ] の [ マイコンテンツ ] へアップロードされます ライブラリにドラッグ & ドロップで追加する 1. パソコン内のアップロードするファイルを選択し [ ライブラリ ] のウィンドウ内にドラッグ & ドロップします [ 会議資料 ] にあるファイルは 過去の会議に参加したファイルも設定できます 1 会議における権限の設定等により ご利用できる機能が異なります アップロードできるファイルの種類や容量には指定 2 があります 1 他の会議からファイルを利用した場合 該当の会議を削除すると ファイルが利用できなくなります 2 TeleOfficeにアップロードできるファイルは以下の通りです ドキュメントファイル :.doc.docx.xls.xlsx.ppt.pptx.xps.rtf.pdf.txt 画像ファイル :.jpg.jpeg.png.gif.bmp 動画ファイル :.mp4.mts.avi.wmv.mpg.m ov.3gp 最大ファイル容量 : 100MB 最大ページ数 : 300ページ パスワードロックがかかっているファイルや圧縮されたファイル (ZIP 等 ) 及びEXCELのマクロには対応をしていません 前のページへ 次のページへ Word Excel PowerPointファイル等でファイル変換に失敗した場合 一旦 PDFもしくはXPSファイルに保存してからアップロードすると 変換に失敗する確率を下げることができます 18

20 目次会議リスト画面へ 3 資料を設定する 会議前の準備 3 資料を設定する ファイルの内容を確認する 1. [ ライブラリ ] の [ マイコンテンツ ] または [ 会議資料 ] の会議名をクリックします 2. 確認するファイルを選択し をクリックします 会議資料ビューアーにファイルの内容が表示されます をクリックすると ツールバーが表示されページ送り 拡大縮小の操作ができます マウス操作 ( ホイールを前後に回転 右と左のダブルクリック ) で拡大縮小の操作ができます お使いの端末がタッチパネル対応の場合 ピンチアウト ピンチインの操作で拡大縮小ができます をクリックすると 画面下部にページのサムネイルが表示され ページをクリックするとページの切 り替えができます 3. [ ライブラリ ] に戻る場合は をクリックします また 会議終了後に会議中に作成したファイル確認 入手 ファイルの削除ができます 前のページへ 4 インスタント会議を利用する 19

21 目次会議リスト画面へ 4 インスタント会議を利用する 会議前の準備 4 インスタント会議を利用する [ 会議リスト画面 ] でをクリックすると 会議参加者がいない会議スペースが作成され すぐに会議を開始することができます 参加者や会議資料を後から追加して 会議を開始することができます 会議中に参加者を追加する方法はこちら 会議中に会議資料を追加する方法はこちら 3 資料を設定する 5 会議を変更する 20

22 目次会議リスト画面へ 5 会議を変更する 会議前の準備 5 会議を変更する 作成した会議は [ 会議リスト画面 ] から編集ができます 会議名 会議時間の変更や 参加者 資料の追加や削除等ができます [ 会議リスト画面 ] を表示するには の順にクリックします [ 会議リスト画面 ] には当日以降で参加者登録されている会議が表示されます [ 会議検索 ] に 会議名 参加者 会議開催時期 を入力して検索すると 検索条件にあてはまる会議が表示されます 設定した会議資料の並び順を変更する場合は 並び替えをクリックします ファイルのサムネイルの左にドラッグエリアが現れるので マウスで掴んで 入れ替えたい場所へドラッグ & ドロップするとファイルが並べ替えできます 1 会議名の後ろに ( コピー ) という文字が追加されます 2 資料追加等でメールを送付しない場合は メールを送信しない をONにしてから保存してください 会議をコピーする 同じような条件の会議を作成する場合 の順にクリックすると 会議名 1 参加者 資料の内容を コピーした状態で [ 新規会議作成画面 ] が表示されます 変更したい項目を変更した後 保存をクリックすると 新規会議が作成されます 定期的に会議を作成する際に便利な機能です 本機能は 自分で作成した会議のみで利用できます 会議を変更する 1. [ 会議リスト画面 ] で編集する会議をクリックして選択します 各設定を変更します 参加者を追加 削除後 メールを送信しない がオンの状態で保存をクリック後 参加者に変更がありました 招待メールの送信先を選んでください というメッセージが表示されます 追加 削除した参加者のみ すべての参加者に送る 送信しない が選択できます 2. 保存をクリックします 設定した情報で会議が変更され [ 会議詳細画面 ] に戻ります 2 4 インスタント会議を利用する 6 会議の種類について 21

23 目次会議リスト画面へ 6 会議の種類について 会議前の準備 6 会議の種類について 会議にはインフォーマル会議とフォーマル会議の 2 種類があります 参加者全員が自由に発言できる会議を行う場合はインフォーマル会議を選択します 会議の進行を司会者 1 が行う場合や 機密文書 2 の設定を行う場合はフォーマル会議を選択します 3 インフォーマル会議の場合 参加 をクリックすると 会議がすぐに開始されます 参加者全員が いつでも会議の発表権を取ることができます 会議の開始 参加者の変更 資料のアップロードができます ( 機密文書の設定はできません ) 打ち合わせや ディスカッション ブレインストーミングなどを行う場合に適しています 1 司会者の詳細はこちら 2 機密文書の設定はフォーマル会議のみご利用できます 機密文書の設定を行うと 会議終了後にファイルの確認 エクスポートができなくなります 3 会議作成時 デフォルトでフォーマル会議 OFF( インフォーマル会議 ) で保存されます フォーマル会議に設定する場合は 会議作成画面内で フォーマル会議をONにして下さい フォーマル会議の場合 参加 をクリックすると [ 会議画面 ] が表示され 司会者 ( 主催者 ) が会議を開始する必要があります 司会者が会議の進行をコントロールします 参加者が発表者となるためには 挙手をして司会者または発表者から発表権を与えられる必要があります 会議の開始 参加者の変更 資料のアップロードは司会者のみが行うことができます ( 会議中は発表者も可能です ) 司会者が議題に沿って会議を進行する場合や 機密文書を扱う会議に適しています ビデオ会議 + をご利用の場合 ビデオ会議画面が指定切換モードにデフォルトで設定されます 5 会議を変更する 7 よくあるご質問 22

24 目次会議リスト画面へ 7 よくあるご質問 会議前の準備 7 よくあるご質問 質問 回答 会議参加者を検索して追加する際に 便利な方法はありますか ゲストユーザーを追加できません 資料をアップロードするとエラーになります 長時間の会議を作成するとエラーになります Microsoft Office のバージョンは何がサポートされていますか ユーザー検索は 苗字 名前 会社名 部署名 役職 メールアドレス等ユーザーに登録されている情報が検索可能です 文字と文字の間にスペースを入れるとand 検索になり 複数条件での検索が可能です よく利用する方がいる場合 お気に入りへの登録をご利用ください ゲストユーザーの追加にはご契約が必要です また ご契約がある場合でもすでに登録されているユーザーのメールアドレスは登録できません エラーになる場合 ファイル形式を変更してアップロードする ( 例 :ExcelからPDFやXPSなど ) ことをお試しください また アニメーションなどの動作があるもの Excelのマクロ等が含まれるファイルのアップロードは対応しておりません 会議開催時間が10 時間を超える会議は作成できません また 最初の参加者が会議に参加してから10 時間で自動的に会議は終了します TeleOfficeでは Microsoft Office 2007 以降で作成されたファイルをサポートしています Microsoft Office 2003については サポートを終了しておりますが 作成されたファイルのアップロードは引き続きご利用いただけます 6 会議の種類について 23

25 会議に参加する に囲まれたアイコンをクリックすると 各詳細ページを表示します 24

26 目次会議リスト画面へ 1 会議に参加する 会議に参加する 1 会議に参加する ゲストユーザーが会議に参加する方法はこちら TeleOffice から会議に参加する [ 会議リスト ] 画面に参加登録されている会議が一覧で表示されます 1 URLをクリックしてもウェブブラウザが開かない もしくはEメールのURLがリンクになっていない場合は ウェブブラウザを起動し TeleOfficeアクセス用 URLをアドレスバーに入力します また [ 会議検索 ] に 会議名 参加者 会議開催時期 を入力して検索すると 検索条件にあてはまる会議が表示されます 参加する会議のをクリックすると [ 会議画面 ] が表示されます インフォーマル会議は をクリックすると会議が開始されていない場合は 会議がすぐに開始されます フォーマル会議は司会者が会議を開始する必要があります 会議招待 E メールから会議に参加する TeleOfficeから会議の招待メールが送信されます Eメールに記載の会議参加用のURL をクリックします 1 TeleOfficeが自動的に起動し [ ログイン画面 ] が表示されます 既にログイン済みの場合は 自動的に [ 会議画面 ] へ移動します ログインの方法はこちら 2 フォーマル会議について 25

27 目次会議リスト画面へ 2 フォーマル会議について 会議に参加する 2 フォーマル会議について 1 独立モードの詳細はこち ら フォーマル会議は司会者を設定し議題に沿って会議を行う場合や 機密文書のアップロードが必要な場合に使用する会議です 機密文書アップロードの詳細はこちら会議の参加者には 司会者 発表者 参加者の 3 つの役割 ( 権限 ) があり それぞれできることが異なります フォーマル会議では 司会者以外は自由に発表者になることができません 参加者が発表者となるためには [ 挙手 ] をクリックし 発表者または司会者から許可を得るか または直接司会者から発表者に指定される必要があります 司会者 会議を進行する役割です 司会者の役割は 自動的に会議の主催者 ( 登録者 ) に割り当てられますが 会議開催前であれば他の参加者にも司会者権限を設定することができます 発表者の指名 挙手の承諾ができ 司会者自ら発表者になることもできます 発表者 発表者はその時点で発表権を持っている参加者です 発表権を持っているユーザーが資料のページ送りや切り替え 書き込み操作を行うと その内容が全ての参加者の端末に同期されます また参加者が [ 挙手 ] をした場合 その通知が発表者の画面に表示されます 参加者 一般の参加者です 参加者は挙手や司会者の指定により発表権を得ることができますが 自ら発表権を得ることはできません 参加者が資料に対してページ送りを行った場合は [ 独立モード ] 1 での操作となり 他の参加者へ同期されません 1 会議に参加する 3 よくあるご質問 26

28 目次会議リスト画面へ 3 よくあるご質問 会議に参加する 3 よくあるご質問 質問会議開始予定時間前でも会議への参加 開始は可能ですか ゲストユーザーからの資料のアップロードは可能ですか フォーマル会議とインフォーマル会議の違いは何ですか フォーマル会議からインフォーマル会議 またはその逆への変更は可能ですか 回答はい 会議開始予定時間前でも会議への参加 開始は可能です 会議参加中に発表権を持っている場合のみ可能です この機能はWINDOWS 版アプリケーションのみで提供されています フォーマル会議は司会者が会議進行を行い 参加者が勝手に発表することはできません また 司会者 ( 主催者含む ) のみが会議を開始できます インフォーマル会議は 発言したい人が自由に発表権を取得することができますので 小規模な打ち合わせやブレインストーミング等に適しています 変更は可能ですが 会議が開始された後は変更することができません また 会議が開始されていなくても すでにどなたかが [ 会議画面 ] に入ってる場合は変更できません 2 フォーマル会議について 27

29 目次 1 ゲストユーザーを会議に登録する ゲストの利用方法 1 ゲストユーザーを会議に登録する 会議前に追加する 通常ユーザーを追加する方法はこちら 1. [ 会議作成画面 ] にて + をクリックし [ 参加者追加画面 ] が表示されます 2. [ ユーザー検索 ] 欄に招待するゲストユーザーのメールアドレスを入力します 参加者追加の下にゲストユーザーが表示されます 1 3. 表示されたゲストユーザーをクリックで設定します 設定後 別のメールアドレスを入力すると 続けてゲストユーザーを追加できます 2 4. 完了をクリックします [ 参加者 ] 欄にユーザーが追加されます 会議作成画面内右上の内にあるゲストの自動参加にチェックを入れることで ゲスト参加時の主催者の承認を省くことが可能です 3 1 既にPeopleに登録されているユーザーは ゲストユーザー設定はできません 2 ご契約内容により 招待できるゲストユーザー数は異なります 3 本機能はご契約によりご利用いただけない場合があります 4 [ ユーザー検索 ] 欄に招待するゲストユーザーのメールアドレスを入力することでも一つ一つアドレスの追加は可能です グループに複数ユーザーを追加する 4 通常ユーザーを追加する方法はこちら 1. [People] にて追加したいグループを選択します 2. ゲストを追加を押します 3. 表示されたフィールドにゲストの名前およびメールアドレスを入力します 右上の + を押すとフィールドを追加することができます 4. 完了をクリックします 登録したユーザーが追加されます 5. 編集が必要な場合は 名前横のを押してください 次のページへ 28

30 目次 1 ゲストユーザーを会議に登録する ゲストの利用方法 1 ゲストユーザーを会議に登録する 会議開催中に追加する 通常ユーザーを追加する方法はこちら 1 既にPeopleに登録されているユーザーは ゲストユーザー設定はできません 2 ご契約内容により 招待できるゲストユーザー数は異なります 1. をクリックし [ 参加者一覧画面 ] を表示します 2. 参加者を追加をクリックし [ 参加者追加画面 ] が表示されます 3. [ ユーザー検索 ] 欄に招待するゲストユーザーのメールアドレスを入力します [ ユーザー検索 ] 欄の下にゲストユーザーが表示されます 1 4. 表示されたゲストユーザーをクリックで設定します 設定後 別のメールアドレスを入力すると 続けてゲストユーザーを追加できます 2 5. 完了をクリックします [ 参加者一覧画面 ] に戻り 一覧にユーザーが追加されます 前のページへ 2 TeleOffice のインストール 29

31 目次 2 TeleOffice のインストール ゲストの利用方法 2 TeleOffice のインストール 通常ユーザーがインストールする方法はこちら ゲストユーザーの場合 1. Teleoffice より送信される会議への参加依頼メール 2 に記載の TeleOffice アクセス用 URL をクリックします 1 2. [JoinMeeting 画面 ] [TeleOffice をはじめてご利用のかたは 以下のリンクをクリックして TeleOffice をインストールし 上部のリンクから会議に参加してください ] 下の [ ここをクリック ] をクリックします インストーラファイルがダウンロードされます 3. ダウンロードの完了後 [ ファイルのダウンロード ] ダイアログで [ 実行 ] をクリックします 1 TeleOfficeアクセス用 URLをクリックしてもウェブブラウザが開かない もしくはEメールのURLがリンクになっていない場合は ウェブブラウザを起動し TeleOfficeアクセス用 URLをアドレスバーに入力します 2 TeleOfficeよりEメールが送信されます 4. インストールが開始されるので 画面に従ってインストールしてください.Net Framework4.5.2 がインストールされていない場合は こちらを参照してください ご契約内容により ゲストユーザーはご利用できない場合があります 1 ゲストユーザーを会議に登録する 3 会議に参加する 30

32 目次 3 会議に参加する ゲストの利用方法 3 会議に参加する 通常ユーザーがログインする方法はこちら 1. 会議への参加依頼メール 1 に記載の TeleOfficeアクセス用 URL をクリックします 2 TeleOfficeが自動的に起動します 2. [ サーバー名 ]: サーバー名を入力します 3. [ お名前 ]: 任意の名前 3 を入力します 4. [E メールアドレス ]:E メールアドレス 4 を入力します 5. [ アクセスコード ]: アクセスコード 5 を入力します 6. [ 日本語 English 中文 ]: 表示言語を選択します 7. をクリックします 8. 承認待ち画面が表示されます 9. 会議主催者が参加を承認後に [ 会議画面 ] へ移動します ゲストユーザーは 会議中に自由に発表者になることはできません 会議中に [ 挙手 ] を行い 主催者か発表者の承認を得た後 発表者となることができます 会議中の挙手の方法についてはこちら ログイン後 会議主催者の会議参加承諾ののち 会議に参加することが可能になります ゲストユーザーは発表するためには挙手をする必要があります 詳細はこちら 資料のアップロードは該当のゲストユーザーが発表権を持っている場合のみ可能です Windows 版 TeleOffice アプリケーションのみで提供されている機能です ゲストユーザーは会議資料のエクスポート ( ダウンロード ) はできません 1 TeleOfficeよりEメールが送信されます 2 URLをクリックしてもウェブブラウザが開かない もしくはEメールのURLがリンクになっていない場合は ウェブブラウザを起動し TeleOfficeアクセス用 URLをアドレスバーに入力します 3 入力した名前は会議参加中の画面に表示されます 4 会議への参加依頼メールを受信したEメールアドレスを入力します 5 会議主催者より送信されるEメールに記載の [ アクセスコード ] の項目に記載されています また 会議中 主催者の [ 参加者一覧画面 ] に表示されるゲストアクセスコードも入力できます その他 TeleOffice の利用方法は次章以降をご確認ください 2 TeleOffice のインストール 31

33 会議開始から終了まで に囲まれたアイコンをクリックすると 各詳細ページを表示します 32

34 目次会議画面へ 1 会議を開始する 会議開始から終了まで 1 会議を開始する 1 独立モードの詳細はこち ら フォーマル会議は司会者が会議を開始します 会議を開始するには をクリックします 参加者は主催者 司会者が会議を開始するまでお待ちください インフォーマル会議は [ 会議詳細画面 ] で参加 会議に参加する手順の詳細はこちら をクリックすると会議が開始されます インフォーマル会議ではコラボモードで開始されます また 資料がない場合は ホワイトボードが表示されます 会議の進行 会議中は 発表者が進行の主導権を持ちます 発表者がツールバーの操作を行うと すべての参加者の画面に反映されます 発表者以外の参加者がツールバーの操作を行うと 自動的に独立モード 1 に切り替わります 2 発表する 33

35 目次会議画面へ 2 発表する 会議開始から終了まで 2 発表する インフォーマル会議 参加者をクリックすると 発表ができます ゲストユーザー 自由に発表することはできません 発表する場合は をクリックし 発表者または司会者から許可を得るか 直接司会者 から発表者に指定される必要があります 会議中の画面でをクリックし 司会者から承認を得てがに変わると発表ができるようになります 発表を終えるときはをクリックし の状態に戻します フォーマル会議 司会者をクリックすると 発表ができます 参加者 ゲストユーザー自由に発表することはできません 発表する場合は 前述のインフォーマル会議のゲストユーザーと同じ手順となります 発表者を指名する 参加者 ゲストユーザーが をクリックすると 発表者または司会者の画面に挙手の表示が出ます 承認 をクリックすることで挙手した参加者に発言を許可できます 1 会議を開始する 次のページへ 34

36 目次会議画面へ 2 発表する 会議開始から終了まで 2 発表する 発表権の切り替え 参加者一覧から発表者の切り替えができます 1. をクリックし [ 参加者一覧画面 ] を表示します 2. 発表権を切り替える参加者の右にあるをクリックすると に変わります をクリックすると選択した参加者に発表権が移り 色がオレンジに変わります 会議資料の所有者に発表権の切り替えができます 1. [ 会議画面 ] のをクリックし 資料の一覧を表示します 2. 資料の所有者に発表者を切り替えます のメッセージが表示されますので をクリックします 選択した会議資料の所有者に発表権が移ります 前のページへ 3 資料を表示 追加する 35

37 目次会議画面へ 3 資料を表示 追加する 会議開始から終了まで 3 資料を表示 追加する 表示する資料を切り替える 1. [ 会議画面 ] のをクリックし 資料の一覧を表示します [ 会議画面 ] に表示されているファイルや資料はオレンジ色で表示されます 2. 表示するファイルをクリックします ページ一覧表示が表示されます 資料は以下の方法で拡大 縮小表示ができます ツールバーの虫眼鏡アイコン マウスのホイール操作 左右のダブルクリック ( お使いのディスプレイが対応している場合は ) ピンチアウト ピンチイン操作 2 発表する 次のページへ 36

38 目次会議画面へ 3 資料を表示 追加する 会議開始から終了まで 3 資料を表示 追加する ライブラリからファイルや資料を追加する [ ライブラリ ] に保存されたファイルを会議に追加します 1. [ 会議画面 ] のをクリックします 2. をクリック後 ライブラリから選択をクリックします 3. 表示するファイルを選択します 4. 完了をクリックします 会議資料一覧にファイルが追加されます 前のページへ 次のページへ 37

39 目次会議画面へ 3 資料を表示 追加する 会議開始から終了まで 3 資料を表示 追加する パソコン内からファイルアップロードをする場合 パソコン内にあるファイルを選択してアップロードします 1 1. [ 会議画面 ] のをクリックします 2. をクリック後 アップロードをクリックします [ 開く ] ダイアログが表示されます 3. アップロードするファイルを選択し [ 開く ] をクリックします [ ライブラリ ] の [ マイコンテンツ ] へアップロードされます 4. 完了をクリックします 会議資料一覧にファイルが追加されます ゲストユーザーは発表中であれば 資料の追加ができます 1 TeleOfficeにアップロードできるファイルは以下の通りです ドキュメントファイル :.doc.docx.xls.xlsx.ppt.pptx.xps.rtf.pdf.txt 画像ファイル :.jpg.jpeg.png.gif.bmp 動画ファイル :.mp4.mts.avi.wmv.mpg.m ov.3gp 最大ファイル容量 : 100MB 最大ページ数 : 300ページパスワードロックがかかっているファイルや圧縮されたファイル (ZIP 等 ) 及びEXCELのマクロには対応をしていません Word Excel PowerPointファイル等でファイル変換に失敗した場合 一旦 PDFもしくはXPSファイルに保存してからアップロードすると 変換に失敗する確率を下げることができます 前のページへ 4 ビデオ会議への参加 38

40 目次会議画面へ 4 ビデオ会議への参加 会議開始から終了まで 4 ビデオ会議への参加 [ 会議画面 ] メニューのをクリックすると ビデオ会議が開始できます ビデオ会議を使用すると 参加者同士で映像と音声によるコミュニケーションができます [ ビデオ会議画面 ] は セルフビュー含め最大 9 画面まで表示することができます ビデオ会議中の基本操作 ツール ビデオ画面を表示 非表示します ツール説明 発表者以外の全てのユーザーをミュートにします カメラのミュート / ミュート解除を切り替えます ご利用の申し込み時に ビデオ /Vidyo 帯域制限 ( 上り / 下り ) を250Kbps/500Kbpsにて申し込みされている場合 表示される画面数が最大まで表示されないことがあります また ネットワークの混雑状況や該当のPCの負荷によっても実際に表示される画面数が少なくなったり表示される解像度が低くなる場合があります マイクのミュート / ミュート解除を切り替えます スピーカーのミュート / ミュート解除を切り替えます マイクとスピーカーはボリュームを調整することができます ビデオ会議用の設定メニューを開きます [ ビデオ会議画面 ] のサイズを変更します 大 : 全画面 ( 資料非表示 ) / 中 :1/2 画面 / 小 :1/4 画面 [ セルフビュー画面 ] のサイズを変更します 他のユーザーと同じ大きさ / 右下に小さく表示 / 非表示ビデオレイアウトを変更します 発表者を大きく表示します / 全てのユーザーを同じ大きさで表示します ビデオ会議に必要な通信状況を確認します 緑 : 良好 / 黄色 : 通常 / 赤 : 切断の可能性あり 3 資料を表示 追加する 5 会議中のツール操作 39

41 目次会議画面へ 5 会議中のツール操作 会議開始から終了まで 5 会議中のツール操作 1 発表者の書き込みは参加者全てに反映されます 会議中にメニューの をクリックすると ツールバーが表示されます アイコンは選択したものにあわせて表示が変わり アイコンを押すとツールバーを非表示にすることができます 会議資料やホワイトボードに 手書きのメモができます 会議中に書き込みした内容は 会議参加者間で共有 保存することができます 1 各ツールの概要はこちら 個人ノートを利用すれば 個人のみが閲覧可能な書き込みをすることができます ペンツール詳細 : ツール ツール説明 ペンで書き込みできます 1 通常ペンで描画できます 2 通常ペンで図形描写 ( 直線 四角 丸 三角 ) できます 3 半透明のマーカーペンで描画できます 4 半透明のマーカーペンで図形描写 ( 直線 四角 丸 三角 ) できます ペンの色を9 種類から選択できます ペンの太さを 5 種類から選択できます 4 ビデオ会議への参加 次のページへ 40

42 目次会議画面へ 5 会議中のツール操作 会議開始から終了まで 5 会議中のツール操作 文字ツール詳細 : ツール ツール説明 1 テキスト入力は消しゴムでは消すことはできません 投げなわツールを選択し 削除したいテキスト上をクリックし 該当の文字をボックスから削除してください テキストが入力できます 3 種類の文字の大きさを選択できます 2 ウィンドウ枠固定での表 ペンの色を 9 種類から選択できます 示は Windows と Android クラ 背景の色を 10 種類から選択できます イアントのみ対応しています 発表者がウィンドウ枠固 消しゴムツール詳細 : ツール 消しゴムで書き込みを消すことができます 1 5 種類の大きさを選択できます ツール説明 定機能を使用した場合で 参加者が非対応クライアントを使用していた場合は 枠固定しない状態で表示されます 表示中のページ全ての書き込みを削除します ウィンドウ枠の固定 : ツール ツール説明 資料やホワイトボードに対してウィンドウ枠の固定を行うことができます 2 尚 この設定は保存されませんので ページめくりや資料が変更された際には再度設定する必要があります 前のページへ 次のページへ 41

43 目次会議画面へ 5 会議中のツール操作 会議開始から終了まで 5 会議中のツール操作 1 1 ページに貼り付けられる 画像数は 10 個までです ツール使用例 1: TeleOffice では手書きの文字を自由に動かすことができます ホワイトボードに付箋紙を貼るような感覚で使うことができます 1. ツールバーからをクリックし 背景色 文字色 フォントサイズを選択します 2. ホワイトボード上でクリック後 テキストボックスを作成し 文字を入力します 3. マウスでテキストボックスをドラッグし ホワイトボード上の好きなところに置くことができます ツール使用例 2: 資料の上に画像ファイルの配置ができます 1 さまざまな媒体の原稿作成の打ち合わせ時に活用できます 1. ツールバーからをクリックした後 をクリックします [ 開く ] ダイアログが表示されます 2. アップロードするファイルを選択し [ 開く ] をクリックします 選択した画像が貼り付けられます 画像を貼り付けた後は 自動的に オブジェクト選択 の状態になり ツールバーのアイコンの内容が変わります 前のページへ 6 独立モード 42

44 目次会議画面へ 6 独立モード 会議開始から終了まで 6 独立モード 会議中に発表者ではない参加者がツールバーの操作やページの切替を行うと 独立モードに切り替わります 1 発表者画面とは独立した操作が可能になります 2 発表者の画面と同期するには [ 会議画面 ] 左上に表示される をクリックします 1 同一ページ内での資料拡大 縮小 スクロール 資料のタップ 画面回転では独立モードには切り替わりません 2 コラボモードがオンになっている場合 ペンの書き込みが全体に反映されますのでご注意ください 個人のみの書き込みをしたい場合は 個人ノートをご利用ください 5 会議中のツール操作 7 コラボモードを使用する 43

45 目次会議画面へ 7 コラボモードを使用する 会議開始から終了まで 7 コラボモードを使用する [ 会議画面 ] メニューのをクリックすると コラボモードを使用できます 会議中にコラボモードを使用すると すべての会議参加者が同時に会議資料やホワイトボードに書き込むことができます をもう一度クリックすると コラボモードがオフになり会議資料やホワイトボードへの書 き込みができるのは 発表者のみとなります 発表者がコラボモード中にページ送り 拡大縮小の操作を行うと 参加者全員の画面に同期されます 発表者ではない参加者がコラボモード中にページ送り 拡大縮小の操作を行うと 独立モードに切り替わります 資料やホワイトボードへの書き込みは発表者 他の参加者の画面に同期されます インフォーマル会議では自動的にコラボモードで開始されます また 資料上でもコラボモードが利用できます 6 独立モード 次のページへ 44

46 目次会議画面へ 7 コラボモードを使用する 会議開始から終了まで 7 コラボモードを使用する コラボレーションモード中に 個人ノートをオン オフにすることで各画面の動作が異なります 前のページへ 8 画面共有する 45

47 目次会議画面へ 8 画面共有する 会議開始から終了まで 8 画面共有する [ 会議画面 ] でをクリックすると 1 [ 画面共有画面 ] が表示されます 他のアプリケーションの画面など TeleOffice にファイルとしてアップロードできない情報を会議参加者で共有するためには 画面共有機能を使います 画面を共有する デスクトップ画面を全体共有するには デスクトップを共有するをクリックします 2 自動的にデスクトップ画面に切り替えになり 画面共有を操作するメニューウインドウが発表者側の画面に表示されます 画面共有を終了するには ボタンをクリックします アプリケーション画面を共有する場合は 選択したアプリケーションを共有するをクリックします アプリケーションを選択した場合は そのアプリケーションの画面のみが共有されます 3 画面共有時 コラボモードの利用はできません 発表者のみ書き込み可能です 4 1 画面共有ボタンは発表者のみ画面に表示されます 2 ディスプレイを2 台接続している場合 主画面を共有する場合は [ デスクトップ主画面を共有する ] 拡張デスクトップ側の画面を共有する場合は [ 拡張デスクトップ画面を共有する ] をクリックします 3 対象のアプリケーションのウィンドウ枠を最小化すると 他の会議参加者には黒い画面のみが表示されます 4 デスクトップ共有時 参加者側のペンツールは有効になっていますが 共有されたデスクトップ画面に対しての書き込みはできません ( 資料への書き込みは可能です ) 7 コラボモードを使用する 9 個人ノートを使用する 46

48 目次会議画面へ 9 個人ノートを使用する 会議開始から終了まで 9 個人ノートを使用する [ 会議画面 ] メニューのをクリックすると 個人ノートを使用できます 個人ノートを使用中は画面全体が紫がかった色に変わり 共有の書き込み内容と区別できます 個人ノートを使用すると 他の会議参加者の画面には同期されずに 会議資料やホワイトボードに文字入力や手書きのメモなどができます ツールの使用方法は発表中と同じです 個人ノート使用中にコラボモードに切り替えた場合でも 資料やホワイトボートの書き込みは同期されません 8 画面共有する 次のページへ 47

49 目次会議画面へ 9 個人ノートを使用する 会議開始から終了まで 9 個人ノートを使用する 個人ノート使用中に発表をオン オフにすることで各画面の動作が異なります 前のページへ 10 参加者を追加する 48

50 目次会議画面へ 10 参加者を追加する 会議開始から終了まで 10 参加者を追加する 1 フォーマル会議では司会者 ( 主催者含む ) のみが参加者の追加ができます ゲストユーザーを追加する方法はこちら 会議開始後も参加者の追加ができます 1 参加者を追加する 1. をクリックし [ 参加者一覧画面 ] を表示します 2. 参加者を追加をクリックし [ 参加者追加画面 ] を表示します 3. ユーザーリストから追加するユーザーを選択 ( またはユーザーを検索し 表示されたユーザーを選択 ) し 完了をクリックします 追加したユーザーに会議出席依頼メールが送信されます 依頼を受けたユーザーは会議に参加できます 4. [ 参加者一覧画面 ] の右下のを押すと参加者リストを別ウインドウで表示させることが可能です 9 個人ノートを使用する 11 会議中にメインメニューを使用する 49

51 目次会議画面へ 11 会議中にメインメニューを使用する 会議開始から終了まで 11 会議中にメインメニューを使用する をクリックすると メインメニューが表示されます 会議中でも会議を中断せず操作できます 会議リスト : 会議の管理ができます 会議中も会議の作成 編集ができます 会議作成の詳細はこちら 会議編集の詳細はこちら People: 会議参加者の管理ができます 会議参加者の管理の詳細はこちら ライブラリ : ファイルの管理ができます ファイルの管理の詳細はこちら プロファイル : プロファイル設定を表示します プロファイル編集 パスワード変更を行います ヒント表示する / ヒント表示しない : ヒント表示のオン オフを切り替えます このソフトについて :TeleOffice のバージョン等の情報が表示されます 設定 : ビデオ会議に関する設定をします ログアウト :TeleOffice からログアウトをします 会議中の場合は会議を退出します 会議退出の詳細はこちら 更新確認 :Teleoffice のアップデートがあるか確認します 10 参加者を追加する 12 会議から退出する 50

52 目次会議画面へ 12 会議から退出する 会議開始から終了まで 12 会議から退出する 1 会議の権限設定等により [ その他のオプション ] は表示されないことがあります [ 会議画面 ] のをクリックすると 会議から退出 または会議の終了ができます [ 会議から退出しますか?] のダイアログにて 退出をクリックすると 会議から退出できます 尚 退出者が会議主催者の場合に限り 退出をクリックすると [ あなたは主催者です 会議を終了しますか? 終了すると参加者全員が退席されます ] のダイヤログが表示され [ 会議を終了する ][ 会議を終了せずに退席する ][ キャンセル ] が表示されます 会議そのものを終了させたい場合は [ その他のオプション ] 1 をクリックすると [ 会議を終了する ][ 会議を終了して会議データを消去する ] が表示されます フォーマル会議では主催者と司会者が会議を終了できます 会議を終了する操作を行うと 会議参加者全員が会議から強制的に退出されるのでご注意ください 会議が終了すると 参加不参加かかわらず ゲスト参加者以外の参加登録されている参加者全員に会議終および資料入手先を知らせるメールが登録されているメールアドレスに送信されます 11 会議中にメインメニューを使用する 13 よくあるご質問 51

53 目次会議画面へ 13 よくあるご質問 会議開始から終了まで 13 よくあるご質問 質問 回答 会議が開始できません 会議がまだ開始されていないのに 会議が終了しました というタイトルのメールが何通も送信されてきます 会議終了メールを受け取らないようにするためにはどうしたらよいでしょうか ビデオ会議で一番上に表示される人はどういった条件になりますか 権限によっては会議を開始することができません 主催者 司会者等が会議を開始するまでお待ちください インフォーマル会議で作成されている会議にどなたかが参加して 退出した状態です 終了をしなくても誰もいなくなった時点で会議が終了扱いになり 本メールが送信されます フォーマル会議で作成いただければ 主催者 司会者のみが会議を開始することができるため こういった事象を防ぐことが可能です メニュー画面から右上の名前をクリックし プロファイル画面を開きます 編集ボタンを押し 会議終了後の通知メールを受け取るのチェックをはずして保存してください すべての会議で会議終了メールが送信されないようになります 最後に発言した人または最後に参加した人が表示されます 右下のを利用して一番大きく表示される人も同じ条件です ビデオ会議内の設定アイコンをクリックし 正しい機器が選択されているかを発話側 ビデオ会議中 相手の音が聞こえません または音が切れることがあります ツールバー内の図形描画ペンを利用して 自動的に整形された図形を描くにはどうしたらよいでしょうか 長時間の会議を開催していたら 会議が突然終了してしまいました と受話側双方でご確認ください また インジケーターが黄色や赤 もしくは絶えず変化している場合 通信環境をご確認ください 詳細はビデオ会議の音声設定ガイドをご確認ください このツールでは以下の4つの図形描画が可能です 直線 円 三角形 四角形( 正方形 長方形 ) 直線以外は始点と終点を同じにする必要があります また ひし形や平行四辺形は作成できません 最初の参加者が会議に参加してから10 時間で自動的に会議は終了いたします 終了 5 分前に会議が終了することを知らせる警告が表示されます 12 会議から退出する 52

54 ビデオ会議 + 会議開始から終了まで に囲まれたアイコンをクリックすると 各詳細ページを表示します 53

55 目次会議画面へ 1 会議を開始する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 1 会議を開始する 1 独立モードの詳細はこち ら フォーマル会議は司会者が会議を開始します 会議を開始するには をクリックします 参加者は主催者 司会者が会議を開始するまでお待ちください インフォーマル会議は [ 会議詳細画面 ] で参加 会議に参加する手順の詳細はこちら をクリックすると会議が開始されます インフォーマル会議ではコラボモードで開始されます また 資料がない場合は ホワイトボードが表示されます 会議の進行 会議中は 発表者が進行の主導権を持ちます 発表者がツールバーの操作を行うと すべての参加者の画面に反映されます 発表者以外の参加者がツールバーの操作を行うと 自動的に独立モード 1 に切り替わります 2 発表する 54

56 目次会議画面へ 2 発表する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 2 発表する インフォーマル会議 参加者をクリックすると 発表ができます ゲストユーザー 自由に発表することはできません 発表する場合は をクリックし 発表者または司会者から許可を得るか 直接司会者 から発表者に指定される必要があります 会議中の画面でをクリックし 司会者から承認を得てがに変わると発表ができるようになります 発表を終えるときはをクリックし の状態に戻します フォーマル会議 司会者をクリックすると 発表ができます 参加者 ゲストユーザー自由に発表することはできません 発表する場合は 前述のインフォーマル会議のゲストユーザーと同じ手順となります 発表者を指名する 参加者 ゲストユーザーが をクリックすると 発表者または司会者の画面に挙手の表示が出ます 承認 をクリックすることで挙手した参加者に発言を許可できます 1 会議を開始する 次のページへ 55

57 目次会議画面へ 2 発表する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 2 発表する 発表権の切り替え 参加者一覧から発表者の切り替えができます 1. をクリックし [ 参加者一覧画面 ] を表示します 2. 発表権を切り替える参加者の右にあるをクリックすると に変わります をクリックすると選択した参加者に発表権が移り 色がオレンジに変わります 会議資料の所有者に発表権の切り替えができます 1. [ 会議画面 ] のをクリックし 資料の一覧を表示します 2. 資料の所有者に発表者を切り替えます のメッセージが表示されますので をクリックします 選択した会議資料の所有者に発表権が移ります 前のページへ 3 資料を表示 追加する 56

58 目次会議画面へ 3 資料を表示 追加する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 3 資料を表示 追加する 表示する資料を切り替える 1. [ 会議画面 ] のをクリックし 資料の一覧を表示します [ 会議画面 ] に表示されているファイルや資料はオレンジ色で表示されます 2. 表示するファイルをクリックします ページ一覧表示が表示されます 資料は以下の方法で拡大 縮小表示ができます ツールバーの虫眼鏡アイコン マウスのホイール操作 左右のダブルクリック ( お使いのディスプレイが対応している場合は ) ピンチアウト ピンチイン操作 2 発表する 次のページへ 57

59 目次会議画面へ 3 資料を表示 追加する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 3 資料を表示 追加する ライブラリからファイルや資料を追加する [ ライブラリ ] に保存されたファイルを会議に追加します 1. [ 会議画面 ] のをクリックします 2. をクリック後 ライブラリから選択をクリックします 3. 表示するファイルを選択します 4. 完了をクリックします 会議資料一覧にファイルが追加されます 前のページへ 次のページへ 58

60 目次会議画面へ 3 資料を表示 追加する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 3 資料を表示 追加する パソコン内からファイルアップロードをする場合 パソコン内にあるファイルを選択してアップロードします 1 1. [ 会議画面 ] のをクリックします 2. をクリック後 アップロードをクリックします [ 開く ] ダイアログが表示されます 3. アップロードするファイルを選択し [ 開く ] をクリックします [ ライブラリ ] の [ マイコンテンツ ] へアップロードされます 4. 完了をクリックします 会議資料一覧にファイルが追加されます ゲストユーザーは発表中であれば 資料の追加ができます 1 TeleOfficeにアップロードできるファイルは以下の通りです ドキュメントファイル :.doc.docx.xls.xlsx.ppt.pptx.xps.rtf.pdf.txt 画像ファイル :.jpg.jpeg.png.gif.bmp 動画ファイル :.mp4.mts.avi.wmv.mpg.m ov.3gp 最大ファイル容量 : 100MB 最大ページ数 : 300ページパスワードロックがかかっているファイルや圧縮されたファイル (ZIP 等 ) 及びEXCELのマクロには対応をしていません Word Excel PowerPointファイル等でファイル変換に失敗した場合 一旦 PDFもしくはXPSファイルに保存してからアップロードすると 変換に失敗する確率を下げることができます 前のページへ 4 ビデオ会議への参加 59

61 目次会議画面へ 4 ビデオ会議への参加 ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 4 ビデオ会議への参加 [ 会議画面 ] メニューのをクリックすると ビデオ会議が開始できます ビデオ会議を使用すると 参加者同士で映像と音声によるコミュニケーションができます [ ビデオ会議画面 ] はセルフビュー除いて 1 画面のみ表示することができます ビデオ会議中の基本操作 ツール ツール説明 ビデオ画面を別ウインドウで表示します ビデオ画面を表示 非表示します 発表者以外の全てのユーザーをミュートにします カメラのミュート / ミュート解除を切り替えます マイクのミュート / ミュート解除を切り替えます スピーカーのミュート / ミュート解除を切り替えます マイクとスピーカーはボリュームを調整することができます ビデオ会議用の設定メニューを開きます [ ビデオ会議画面 ] のサイズを変更します 大 : 全画面 ( 資料非表示 ) / 中 :1/2 画面 / 小 :1/4 画面 [ セルフビュー画面 ] のサイズを変更します 他のユーザーと同じ大きさ / 右下に小さく表示 / 非表示マイク ( 上段 ) スピーカー( 下段 ) の音量を表示します ビデオ会議に必要な通信状況を確認します 緑 : 良好 / 黄色 : 通常 / 赤 : 切断の可能性あり 3 資料を表示 追加する 別ウインドウ時に画面の透過率を変更します 次のページへ 60

62 目次会議画面へ 4 ビデオ会議への参加 ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 4 ビデオ会議への参加 参加者を追加する方法はこちら 1 複数名のカメラを選択することはできませんが 複数名のマイクの選択は可能です 以下はフォーマル会議で主催者及び司会者のみが利用できる機能です ビデオ会議参加後 [ 会議画面 ] メニューの 参加者アイコン をクリックすると参加者一覧が表示されます また 主催者及び司会者は 表示させる参加者を指定することが可能です 1 会議開始時には指定切換モードに設定されており カメラとマイクが全て OFF になっておりますので 司会者が表示させる参加者を指定する必要があります 参加者一覧画面内でのビデオ会議中の操作と表示内容 ツール ツール説明 会議参加者の状態を示します : 灰色 : 会議に参加していない状態緑 : 会議に参加しているが ビデオ会議に参加していない状態青 : 会議に参加しており ビデオ会議に参加している状態すべてのユーザーのマイクをミュートにします 該当の参加者のカメラをONにし 映像を全体に配信させます 該当の参加者のマイクをONにし 音声を全体に配信させます 司会者がビデオ画面に表示させる参加者を指定できるモードです ( 会議開始時設定 ) 発話した参加者及び後から参加した参加者が優先的に自動表示されるモードです 参加者一覧が別ウィンドウで表示されます 司会者が該当の参加者のカメラやマイクをONにした場合や OFFにした場合 該当の参加者の画面にその旨のメッセージが表示されます ビデオ会議参加後 司会者がONにするまでは カメラ及びマイクアイコンがの状態になります また 挙手時に表示される挙手承諾のウィンドウからでも 該当の参加者のカメラ及びマイクを ON にすることは可能です 前のページへ 5 会議中のツール操作 61

63 目次会議画面へ 5 会議中のツール操作 ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 5 会議中のツール操作 1 発表者の書き込みは参加者全てに反映されます 会議中にメニューの をクリックすると ツールバーが表示されます アイコンは選択したものにあわせて表示が変わり アイコンを押すとツールバーを非表示にすることができます 会議資料やホワイトボードに 手書きのメモができます 会議中に書き込みした内容は 会議参加者間で共有 保存することができます 1 各ツールの概要はこちら 個人ノートを利用すれば 個人のみが閲覧可能な書き込みをすることができます ペンツール詳細 : ツール ツール説明 ペンで書き込みできます 1 通常ペンで描画できます 2 通常ペンで図形描写 ( 直線 四角 丸 三角 ) できます 3 半透明のマーカーペンで描画できます 4 半透明のマーカーペンで図形描写 ( 直線 四角 丸 三角 ) できます ペンの色を9 種類から選択できます ペンの太さを 5 種類から選択できます 4 ビデオ会議への参加 次のページへ 62

64 目次会議画面へ 5 会議中のツール操作 ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 5 会議中のツール操作 文字ツール詳細 : ツール ツール説明 1 テキスト入力は消しゴムでは消すことはできません 投げなわツールを選択し 削除したいテキスト上をクリックし 該当の文字をボックスから削除してください テキストが入力できます 3 種類の文字の大きさを選択できます 2 ウィンドウ枠固定での表 ペンの色を 9 種類から選択できます 示は Windows と Android クラ 背景の色を 10 種類から選択できます イアントのみ対応しています 発表者がウィンドウ枠固 消しゴムツール詳細 : ツール 消しゴムで書き込みを消すことができます 1 5 種類の大きさを選択できます ツール説明 定機能を使用した場合で 参加者が非対応クライアントを使用していた場合は 枠固定しない状態で表示されます 表示中のページ全ての書き込みを削除します ウィンドウ枠の固定 : ツール ツール説明 資料やホワイトボードに対してウィンドウ枠の固定を行うことができます 2 尚 この設定は保存されませんので ページめくりや資料が変更された際には再度設定する必要があります 前のページへ 次のページへ 63

65 目次会議画面へ 5 会議中のツール操作 ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 5 会議中のツール操作 1 1 ページに貼り付けられる 画像数は 10 個までです ツール使用例 1: TeleOffice では手書きの文字を自由に動かすことができます ホワイトボードに付箋紙を貼るような感覚で使うことができます 1. ツールバーからをクリックし 背景色 文字色 フォントサイズを選択します 2. ホワイトボード上でクリック後 テキストボックスを作成し 文字を入力します 3. マウスでテキストボックスをドラッグし ホワイトボード上の好きなところに置くことができます ツール使用例 2: 資料の上に画像ファイルの配置ができます 1 さまざまな媒体の原稿作成の打ち合わせ時に活用できます 1. ツールバーからをクリックした後 をクリックします [ 開く ] ダイアログが表示されます 2. アップロードするファイルを選択し [ 開く ] をクリックします 選択した画像が貼り付けられます 画像を貼り付けた後は 自動的に オブジェクト選択 の状態になり ツールバーのアイコンの内容が変わります 前のページへ 6 独立モード 64

66 目次会議画面へ 6 独立モード ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 6 独立モード 会議中に発表者ではない参加者がツールバーの操作やページの切替を行うと 独立モードに切り替わります 1 発表者画面とは独立した操作が可能になります 2 発表者の画面と同期するには [ 会議画面 ] 左上に表示される をクリックします 1 同一ページ内での資料拡大 縮小 スクロール 資料のタップ 画面回転では独立モードには切り替わりません 2 コラボモードがオンになっている場合 ペンの書き込みが全体に反映されますのでご注意ください 個人のみの書き込みをしたい場合は 個人ノートをご利用ください 5 会議中のツール操作 7 セミナーモード 65

67 目次会議画面へ 6 独立モード ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 7 セミナーモード 発表者がを押すと 会議はセミナーモードに変更され 参加者側での資料の先読み 他の資料の閲覧ができなくなり 会議参加者全員の画面が発表者の画面に同期されます また セミナーモード中はコラボモードも利用できません セミナー形式等 参加者に同じ資料を同じ画面で確認させたい時にご利用可能な機能です 尚 セミナーモード中でも個人ノートの利用は可能です 参加者が個人ノートを利用中で書込みを行っている場合 書き込みを終了してから 15 秒程で強制的に画面が同期されます 6 独立モード 8 全員同期 66

68 目次会議画面へ 8 全員同期 ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 8 全員同期 全員同期は 全員の画面を強制的に同期させるボタンです を押すと 全員の画面が強制的に同期しますが セミナーモードと違い 押した時点のみ画面を同期させる機能です 発表中に 資料のこの部分は必ず見てほしいといった場合にご利用ください 尚 セミナーモードと同様に 参加者が個人ノートを利用中で 書き込みを行っている場合 書き込みを終了してから 15 秒程で強制的に画面が同期されます 7 セミナ モード 9 コラボモードを使用する 67

69 目次会議画面へ 9 コラボモードを使用する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 9 コラボモードを使用する [ 会議画面 ] メニューのをクリックすると コラボモードを使用できます 会議中にコラボモードを使用すると すべての会議参加者が同時に会議資料やホワイトボードに書き込むことができます をもう一度クリックすると コラボモードがオフになり会議資料やホワイトボードへの書 き込みができるのは 発表者のみとなります 発表者がコラボモード中にページ送り 拡大縮小の操作を行うと 参加者全員の画面に同期されます 発表者ではない参加者がコラボモード中にページ送り 拡大縮小の操作を行うと 独立モードに切り替わります 資料やホワイトボードへの書き込みは発表者 他の参加者の画面に同期されます インフォーマル会議では自動的にコラボモードで開始されます また 資料上でもコラボモードが利用できます 8 全員同期 次のページへ 68

70 目次会議画面へ 9 コラボモードを使用する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 9 コラボモードを使用する コラボレーションモード中に 個人ノートをオン オフにすることで各画面の動作が異なります 前のページへ 10 画面共有する 69

71 目次会議画面へ 10 画面共有する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 10 画面共有する [ 会議画面 ] でをクリックすると 1 [ 画面共有画面 ] が表示されます 他のアプリケーションの画面など TeleOffice にファイルとしてアップロードできない情報を会議参加者で共有するためには 画面共有機能を使います 画面を共有する デスクトップ画面を全体共有するには デスクトップを共有するをクリックします 2 自動的にデスクトップ画面に切り替えになり 画面共有を操作するメニューウインドウが発表者側の画面に表示されます 画面共有を終了するには ボタンをクリックします アプリケーション画面を共有する場合は 選択したアプリケーションを共有するをクリックします アプリケーションを選択した場合は そのアプリケーションの画面のみが共有されます 3 画面共有時 コラボモードの利用はできません 発表者のみ書き込み可能です 4 1 画面共有ボタンは発表者のみ画面に表示されます 2 ディスプレイを2 台接続している場合 主画面を共有する場合は [ デスクトップ主画面を共有する ] 拡張デスクトップ側の画面を共有する場合は [ 拡張デスクトップ画面を共有する ] をクリックします 3 対象のアプリケーションのウィンドウ枠を最小化すると 他の会議参加者には黒い画面のみが表示されます 4 デスクトップ共有時 参加者側のペンツールは有効になっていますが 共有されたデスクトップ画面に対しての書き込みはできません ( 資料への書き込みは可能です ) 9 コラボモードを使用する 11 個人ノートを使用する 70

72 目次会議画面へ 11 個人ノートを使用する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 11 個人ノートを使用する [ 会議画面 ] メニューのをクリックすると 個人ノートを使用できます 個人ノートを使用中は画面全体が紫がかった色に変わり 共有の書き込み内容と区別できます 個人ノートを使用すると 他の会議参加者の画面には同期されずに 会議資料やホワイトボードに文字入力や手書きのメモなどができます ツールの使用方法は発表中と同じです 個人ノート使用中にコラボモードに切り替えた場合でも 資料やホワイトボートの書き込みは同期されません 10 画面共有する 次のページへ 71

73 目次会議画面へ 11 個人ノートを使用する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 11 個人ノートを使用する 個人ノート使用中に発表をオン オフにすることで各画面の動作が異なります 前のページへ 12 参加者を追加する 72

74 目次会議画面へ 12 参加者を追加する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 12 参加者を追加する 1 フォーマル会議では司会者 ( 主催者含む ) のみが参加者の追加ができます ゲストユーザーを追加する方法はこちら フォーマル会議でのビデオ会議の操作はこちら 会議開始後も参加者の追加ができます 1 参加者を追加する 1. をクリックし [ 参加者一覧画面 ] を表示します 2. 参加者を追加をクリックし [ 参加者追加画面 ] を表示します 3. ユーザーリストから追加するユーザーを選択 ( またはユーザーを検索し 表示されたユーザーを選択 ) し 完了をクリックします 追加したユーザーに会議出席依頼メールが送信されます 依頼を受けたユーザーは会議に参加できます 4. [ 参加者一覧画面 ] の右下のを押すと参加者リストを別ウインドウで表示させることが可能です 11 個人ノートを使用する 13 会議中にメインメニューを使用する 73

75 目次会議画面へ 13 会議中にメインメニューを使用する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 13 会議中にメインメニューを使用する をクリックすると メインメニューが表示されます 会議中でも会議を中断せず操作できます 会議リスト : 会議の管理ができます 会議中も会議の作成 編集ができます 会議作成の詳細はこちら 会議編集の詳細はこちら People: 会議参加者の管理ができます 会議参加者の管理の詳細はこちら ライブラリ : ファイルの管理ができます ファイルの管理の詳細はこちら プロファイル : プロファイル設定を表示します プロファイル編集 パスワード変更を行います ヒント表示する / ヒント表示しない : ヒント表示のオン オフを切り替えます このソフトについて :TeleOffice のバージョン等の情報が表示されます 設定 : ビデオ会議に関する設定をします ログアウト :TeleOffice からログアウトをします 会議中の場合は会議を退出します 会議退出の詳細はこちら 更新確認 :Teleoffice のアップデートがあるか確認します 12 参加者を追加する 14 会議から退出する 74

76 目次会議画面へ 14 会議から退出する ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 14 会議から退出する 1 会議の権限設定等により [ その他のオプション ] は表示されないことがあります [ 会議画面 ] のをクリックすると 会議から退出 または会議の終了ができます [ 会議から退出しますか?] のダイアログにて 退出をクリックすると 会議から退出できます 尚 退出者が会議主催者の場合に限り 退出をクリックすると [ あなたは主催者です 会議を終了しますか? 終了すると参加者全員が退席されます ] のダイヤログが表示され [ 会議を終了する ][ 会議を終了せずに退席する ][ キャンセル ] が表示されます 会議そのものを終了させたい場合は [ その他のオプション ] 1 をクリックすると [ 会議を終了する ][ 会議を終了して会議データを消去する ] が表示されます フォーマル会議では主催者と司会者が会議を終了できます 会議を終了する操作を行うと 会議参加者全員が会議から強制的に退出されるのでご注意ください 会議が終了すると 参加不参加かかわらず ゲスト参加者以外の参加登録されている参加者全員に会議終および資料入手先を知らせるメールが登録されているメールアドレスに送信されます 13 会議中にメインメニューを使用する 15 よくあるご質問 75

77 目次会議画面へ 15 よくあるご質問 ビデオ会議 + 会議開始から終了まで 15 よくあるご質問 質問 回答 会議が開始できません 会議がまだ開始されていないのに 会議が終了しました というタイトルのメールが何通も送信されてきます 会議終了メールを受け取らないようにするためにはどうしたらよいでしょうか 権限によっては会議を開始することができません 主催者 司会者等が会議を開始するまでお待ちください インフォーマル会議で作成されている会議にどなたかが参加して 退出した状態です 終了をしなくても誰もいなくなった時点で会議が終了扱いになり 本メールが送信されます フォーマル会議で作成いただければ 主催者 司会者のみが会議を開始することができるため こういった事象を防ぐことが可能です メニュー画面から右上の名前をクリックし プロファイル画面を開きます 編集ボタンを押し 会議終了後の通知メールを受け取るのチェックをはずして保存してください すべての会議で会議終了メールが送信されないようになります ビデオ会議内の設定アイコンをクリックし 正しい機器が選択されているかを発話側 ビデオ会議中 相手の音が聞こえません または音が切れることがあります ツールバー内の図形描画ペンを利用して 自動的に整形された図形を描くにはどうしたらよいでしょうか 長時間の会議を開催していたら 会議が突然終了してしまいました と受話側双方でご確認ください また インジケーターが黄色や赤 もしくは絶えず変化している場合 通信環境をご確認ください 詳細はビデオ会議の音声設定ガイドをご確認ください このツールでは以下の4つの図形描画が可能です 直線 円 三角形 四角形( 正方形 長方形 ) 直線以外は始点と終点を同じにする必要があります また ひし形や平行四辺形は作成できません 最初の参加者が会議に参加してから10 時間で自動的に会議は終了いたします 終了 5 分前に会議が終了することを知らせる警告が表示されます 14 会議から退出する 76

78 目次 1 会議資料を確認 入手する 会議が終了した後は 1 会議資料を確認 入手する 会議資料や 会議中に会議資料 ホワイトボードに書き込みした場合に作成される共有ノート 1 個人ノートは [ ライブラリ ] の [ 会議資料 ] で確認することができ 必要に応じてエクスポートする 2 こともできます 会議の権限設定等により ご利用いただける機能が異なります ファイルを確認する 1. 確認するファイルを選択し をクリックします 会議資料ビューアーにファイルの内容が表示されます 資料は以下の方法で拡大 縮小表示ができます ツールバーの虫眼鏡アイコン マウスのホイール操作 左右のダブルクリック ( お使いのディスプレイが対応している場合は ) ピンチアウト ピンチイン操作 1 会議中に他の発表者が会議資料 ホワイトボードに書き込みをした場合は共有ノートが作成されます 2 エクスポートする際 サーバー側でファイル処理が行われるため 多少時間がかかる場合があります また エクスポート中にアプリケーションを終了するとファイルを保存できません をクリックすると ノートの表示切り替えができます をクリックすると 画面下部にページのサムネイルが表示され ページをクリックするとページの切り替え ができます をクリックするとページ一覧表示を固定できます 2. [ ライブラリ ] に戻る場合は をクリックします 次のページへ 77

79 目次 1 会議資料を確認 入手する 会議が終了した後は 1 会議資料を確認 入手する ファイルをエクスポートするには 以下の 2 つの方法があります 1 2 [ ライブラリ ] 画面でエクスポートする 1. [ ライブラリ ] の [ 会議資料 ] から 会議名を選択します 2. エクスポートするファイルを選択し をクリックします 3. ノートが含まれない場合 :[ 手順 4] に進みます ノートが含まれる場合 : 共有ノートを含む 個人ノートを含むに必要に応じてチェックをいれをクリックします [ 名前をつけて保存 ] のダイアログが表示されます 1 エクスポートする際 サーバー側でファイル処理が行われるため 多少時間がかかる場合があります また エクスポート中にアプリケーションを終了するとファイルを保存できません 2 エクスポート禁止設定がされているファイルはエクスポートすることはできません 4. 保存場所を選択し ファイルを保存します ノートを含まない場合はオリジナルファイルが ノートを含む場合は PDF ファイルが保存されます ファイルのエクスポート後は 自動的に [ ライブラリ ] の [ エクスポート ] に移動します 前のページへ 次のページへ 78

80 目次 1 会議資料を確認 入手する 会議が終了した後は 1 会議資料を確認 入手する ファイルを開いて確認し エクスポートする 1 1. [ ライブラリ ] の [ 会議資料 ] から 会議名を選択します 2. 確認するファイルのをクリックします 会議資料 ホワイトボードとノートの書き込み内容が確認できます 2 3. をクリックします [ 名前をつけて保存 ] のダイアログが表示されます 3 ノートを含まない場合はをクリックします 4. 保存場所を選択し ファイルを保存します ノートを含まない場合はオリジナルファイルが ノートを含む場合は PDF ファイルが保存されます 1 エクスポート禁止設定がされているファイルはエクスポートすることはできません 2 各ノートのボタンをクリックすると 共有ノート 個人ノートをそれぞれ個別で表示 非表示に切り替えることができます 3 複数ファイルを選択し それぞれにエクスポートするノートを設定することも可能です 5. [ ライブラリ ] に戻る場合はをクリックします 前のページへ 2 ファイルを削除する 79

81 目次 2 ファイルを削除する 会議が終了した後は 2 ファイルを削除する 主催者 参加者は [ ライブラリ ] の [ マイコンテンツ ] または [ 会議資料 ] のファイルや資料を削除することができます [ 会議資料 ] からファイルを削除する場合は 以下の点にご注意ください その会議資料への他の参加者の書き込みも同時に削除されます [ マイコンテンツ ] の同ファイルも同時に削除されます 他の主催者 参加者がアップロードしたファイルは削除できません ファイルをライブラリから削除する 1. [ ライブラリ ] の [ マイコンテンツ ] または [ 会議資料 ] から削除するファイルをクリックして選択します ファイルを続けてクリックすると 複数ファイルを選択することができます 2. をクリックします 3. ファイルを削除しますか? のメッセージが表示されますので 確認した後 をクリックします 1 会議資料を確認 入手する 3 会議を削除する 80

82 目次 3 会議を削除する 会議が終了した後は 3 会議を削除する 未開催の会議および開催済みの会議を削除することができます 会議の削除は 会議の主催者のみ行うことができます 会議を削除する 1. [ 会議リスト画面 ] で削除する会議を選択すると [Meetings 画面 ] が表示されます 2. [Meetings 画面 ] で の順にクリックします 3. 本当にこの会議を削除してよろしいですか? のメッセージが表示されますので 確認した後 をクリックします 会議参加者に会議の削除通知メールが送信されます 会議終了時のオプションを選択すれば 会議をすぐに削除することもできます 会議退出の方法はこちら 2 ファイルを削除する 4 アクティビティログを確認する 81

83 目次 4 アクティビティログを確認する 会議が終了した後は 4 アクティビティログを確認する アクティビティログ [ 会議詳細画面 ] で の順にクリックすると その会議の履歴 ( 会議作成 会議開始 会議参加 会議退出 会議終了など ) が確認できます [Meetings 画面 ] に戻る場合はをクリックします 3 会議を削除する 5 よくあるご質問 82

84 目次 5 よくあるご質問 会議が終了した後は 5 よくあるご質問 質問 回答 ファイルを削除しようとするとエラーが出ます エラーの内容をご確認ください 1 これらのファイルは一つまたは複数の会議から参照されています このまま削除を実行すると それらの会議からの参照関係とファイルを削除します 続けますか? 上記が表示された場合 該当ファイルがアップロードされた会議に参加した他の参加者が そのファイルを別の会議でも使用しています ファイルの削除はできますが 他の参加者が使用している該当ファイルも削除されますのでご注意ください 2 幾つかのファイルが現在開催中の会議で使用されている為削除出来ません 時間をおいて再試行してください 上記が表示された場合 該当ファイルがアップロードされた会議が開催中です 1の条件でも 会議開催中の場合はファイルの削除ができません 4 アクティビティログを確認する 83