社員と役員と職員の違い イコール 議事録の記載例について解説する前に 社員 = 役員だと勘違いする人や 社員を 病医院の職員 ( 従業員 スタッフ ) と勘違いする人が非常に多いので 社員と役員と職員の違いについて解説いたします 下表は社員と役員と職員の違いをまとめたものです 社員医療法人の社員総会

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1 医業経営情報 NO.83 社団医療法人の社員総会議事録の適切な記載例 社団医療法人 ( 以下 医療法人と書きます ) の最高議決機関は社員総会ですので 医療法人の運営にあたり重要な事項は全て社員総会で決議します 社員総会で決議するものには 社員の入社承認 理事及び監事の選任 定款変更 毎事業年度の決算承認や翌事業年度の事業計画や収支予算の決定等があります 社員総会で決議された事項は社員総会議事録 ( 以下 議事録と書きます ) を作成する必要があります 議事録の作成義務については医療法人関係法令及び通知等のどこにも記載されていませんが作成 保存は当然の義務といえます しかも 法務局への登記申請書類に議事録を添付する必要が多々ありますし 都道府県への定款認可変更申請等を行う時も議事録を添付しますし 税務調査の際にも議事録を見せて欲しいとお願いされる時がありますので 議事録は法令云々というより実務上作成すべき書類です なお 医療法人に直接適用される法律ではありませんが一般的な社団法人等に適用される法律に 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律 ( 以下 一般社団 財団法と書きます ) があります この法律では議事録の作成 保存は下記のように義務付けられています 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第五十七条 ( 議事録 ) 社員総会の議事については 法務省令で定めるところにより 議事録を作成しなければならない 2 一般社団法人は 社員総会の日から十年間 前項の議事録をその主たる事務所に備え置かなければならない このように議事録は医療法人の運営上重要な書類ですが 医療法人が作成した議事録 の中には間違った記載が多く見受けられます そこで今回は議事録の適切な記載例について解説いたします - 1/6 -

2 社員と役員と職員の違い イコール 議事録の記載例について解説する前に 社員 = 役員だと勘違いする人や 社員を 病医院の職員 ( 従業員 スタッフ ) と勘違いする人が非常に多いので 社員と役員と職員の違いについて解説いたします 下表は社員と役員と職員の違いをまとめたものです 社員医療法人の社員総会で議決権を行使できる構成員のことをいいます 株式会社でいう株主のことです 社員になるには社員総会の決議が必要です 役 員 医療法人の理事長 理事及び監事のことです 医療法人と役員との間は委任契約の関係にあると解釈されているので 役員になるのは社員総会で選任され かつ 役員に選任された者が就任 ( 委任契約の受諾 ) を承諾しないと役員には就任できません ですから役員については必ず就任承諾書が必要となります 職員医療法人と雇用契約の関係にある看護師 コ メディカル又は事務員等の職員 ( 従業員 ス タッフ 労働者 ) のことです 社員の定数役員の人数は医療法第 46 条の2で 理事 3 人以上及び監事 1 人以上と定められていますが 社員については何ら規定はありません ですから 例えば東京都の 医療法人設立の手引 では下記のような書き方になっています 東京都の 医療法人設立の手引 より抜粋 ( 傍点は筆者 ) (1) 役員... 医療法人は理事 ( 原則として三人以上 ) と監事 ( 一人以上 ) を その役員として置かなければなりま... せん (2) 社員 ( 設立者 ) ア医療法人社団は 人々の集合体であり その人々を社員といいます... イ社員は 原則として三人以上としてください 役員は 置かなければなりません と義務なのに対し 社員は 原則として三人としてください とお願いであることが解ります 役員の選任方法医療法では役員の選任方法は定められていませんが 都道府県のモデル定款の多くが下記のような条文になっているので 大多数の医療法人の定款も役員の選任方法は原則として社員の中から選任する書かれています 都道府県のモデル定款によく見られる役員選任基準 理事及び監事は 社員総会において本社団の社員の中から選任する ただし 必要があるときは 社員以外の者から選任することを妨げない - 2/6 -

3 しかし 但し書きにあるように社員以外からの選任は認められており 実際に多くの医療法人で社員以外の者を役員として選任しています 厚生労働省の最新のモデル定款では下記のような条文になっており 最初から社員の中から選任するという言葉が無くなっています 厚生労働省のモデル定款 ( 平成 21 年 8 月現在 ) の役員選任方法 理事及び監事は 社員総会において選任する 議事録に記載すべき事項 冒頭で説明したように医療法人関係法令及び通知等には議事録に関する記載はありません しかし 一般社団 財団法の施行規則には議事録に記載すべき事項として下記のように定めています 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則の抜粋第十一条 ( 社員総会の議事録 ) 法第五十七条第一項の規定による社員総会の議事録の作成については この条の定めるところによる 2 社員総会の議事録は 書面又は電磁的記録をもって作成しなければならない 3 社員総会の議事録は 次に掲げる事項を内容とするものでなければならない 一 社員総会が開催された日時及び場所 ( 当該場所に存しない理事 監事 会計監査人又は社員が社員 総会に出席をした場合における当該出席の方法を含む ) 二三四五六 社員総会の議事の経過の要領及びその結果社員総会において述べられた意見又は発言があるときは その意見又は発言の内容の概要社員総会に出席した理事 監事又は会計監査人の氏名又は名称社員総会の議長が存するときは 議長の氏名議事録の作成に係る職務を行った者の氏名 医療法人も社団法人であり 医療法等に議事録の規定がない以上 上記の規定を準用 すべきだと筆者は考えています したがって 医療法人が作成する議事録の記載事項は下記のようになります 1 社員総会を開催した日時と場所 2 医療法人の社員総数 社員総会に出席した社員数及び委任状を提出した社員数 3 社員総会に理事や監事が出席した時は 出席した理事や監事の氏名 4 議長の選任方法と 議長の氏名 5 社員総会の議案とその経過の要領及びその結果 6 議事録を作成した者の氏名 - 3/6 -

4 各記載事項の適切な記載例とその根拠及びは下記の通りです 1 社員総会 適切な記載例 日時 平成 年 月 日 午後 時 分 ~ 午後 時 分 を開催し 場所 本社団 階会議室 た日時と 場所 上記の根拠 一般社団 財団法施行規則第 11 条第 3 項 特になし 2 医療法人 適切な記載例 社員総数 名 の社員総 出席社員数 名 ( うち本人出席 名 名委任状提出 ) 数 社員 出 席 者 総会に出 委任出席者 席した社 員数及び 上記の根拠 社員総会は医療法の規定により総社員の過半数の出席がな 委任状を ければ議事を開くことができませんので 社員総数 ( 総社員 ) 提出した の人数と 出席社員数の人数は記載した方が適切です 社員数 また 一般社団 財団法施行規則には 総会に実際に出席しない委任出席者がいる場合にはその方法を記載すべきと書かれているので 本人出席と委任状提出者を分けて記載すべきです なお 一般社団 財団法施行規則には出席した社員の氏名を記載しなければならないとは書かれていませんが 東京都や神奈川県等の議事録記載例では出席社員の氏名が記載されていますので これらにならって記載した方が適切と思われます 社員総会なので出席者は社員の人数を書くべきなのに 理事の人数を書いているケースをよく見受けます 社員と理事 ( 役員 ) の違いをしっかりと把握して下さい 社員総数や出席社員数の右横に 本社団の出資金額の総数 や この出資金額総数 等と医療法人の出資金額 ( 口数 ) を書いているケースをたまに見受けますが 医療法人は株式会社とは違い出資金額 ( 口数 ) は議決権に一切関係ありませんので 出資金額 ( 口数 ) を記載する必要はありません 3 社員総会 適切な記載例 出席した理事 に理事や 出席した監事 監事が出 席した時 上記の根拠 理事や監事の出席の有無は社員総会の開催に一切影響はあ は 出席 りません した理事 しかし 一般社団 財団法施行規則に理事や監事が出席し や監事の た時は氏名を記載すべきと書かれているので 社員総会であ 氏名 っても理事や監事が出席した場合は氏名を記載すべきです 特に理事及び監事の選任を行う時は注意して下さい 2ページの社員と役員と職員の違いをまとめた表で解説していますが 役員はその就任を承諾する必要があります 多くの医療法人は社員総会議事録に なお 被選任者はその就任を承諾した という文章を入れることで就任承諾書を 省略しています - 4/6 -

5 3 社員総会に理事や監事が出席した時は 出席した理事や監事の氏名 ですから選任された役員は 選任された社員総会に出席していなければなりません 社員と役員が一致している医療法人であれば問題はありませんが 社員と役員が一致していない医療法人は記載例のように理事と監事の氏名を記載すべきです なお 社員と役員が一致している医療法人の場合は 2の出席社員名及び6の出席社員名のところで 氏名の前に理事や監事といった役職を書くことで3の記載を省略できます 社員と役員が異なる医療法人では 理事及び監事の任期満了に伴う改選の議事録には出席した理事と監事の氏名を記載する必要がありますが ほとんどの医療法人で出席した理事と監事の氏名は書かれていません 社員と役員が異なる医療法人の役員の改選は 議事録とは別に 就任承諾書 を作成するか 議事録に出席した理事と監事の氏名を記載するかのいずれかの方法による必要があります 4 議長の選 適切な記載例 本社団定款第 条の規定により社員間で互選の結果 任方法と が議長に選任されて議長となった 議長の氏名 上記の根拠 平成 19 年以前の定款では理事長が議長になると書かれていましたが 平成 19 年 4 月の医療法改正により全ての医療法人の定款が変更された際に 社員総会の議長は 社員総会において選任 となりましたので 現在ある全ての医療法人は社員総会の議長は社員の互選で選任される必要があります 定款が変更されているにもかかわらず 未だに 定款第 条の規定により理事長 が議長となり と書かれている議事録を多く見受けます 5 社員総会 適切な記載例 特になし の議案とその経過 上記の根拠 特になし の要領及びその結 特になし 果 6 議事録を 適切な記載例 定款で議事録署名人の規定がある場合 作成した 議長は定款第 条に規定するところにより 本会の議事録 者の氏名 署名人を選任する必要がある旨を述べ 協議の結果次の者を選任した 議事録署名人 ~ 中略 ~ 以上の決議を明確にするため この議事録を作成し 議長 及び議事録署名人は以下に署名押印する 定款に議事録署名人の規定がない場合 以上の決議を明確にするため この議事録を作成し 議長及び出席社員全員が署名押印する - 5/6 -

6 6 議事録を 上記の根拠 議事録の署名は必ずしも社員全員がする必要はなく 議事 作成した 録を作成した者の氏名だけを記載すれば事足ります ただし 者の氏名 議長は議事録を作成すべき者だと解釈されていますので 必ず署名すべきです また 自らの定款で議事録署名人を選任すると規定している医療法人は定款に従う必要があります もし 定款に背いて社員全員の署名押印をするのであれば その旨を社員総会で議決する必要があります 定款に議事録署名人の規定がない医療法人の場合は 出席した社員全員が署名押印するか 社員総会で議事録署名人の選任の議決を行って議事録署名人が署名押印するかのいずれかを選択する事ができます したがって 社員の人数が少ない医療法人は出席社員全員が署名押印し 社員の人数が多い医療法人では議事録署名人を選任すれば良いと思います なお パソコンで予め氏名を印字する場合は 署名押印ではなく記名押印と書いて下さい 社員総会の議事録なのに出席した理事全員が署名押印となっている議事録を多く見受けます 旧商法第 244 条第 3 項では株主総会議事録の署名は議長及び出席した取締役がすることと法律で定められていたことの名残だと思われますが 医療法人は会社ではないので旧商法の規定は関係ありませんし 旧商法の規定自体が新会社法施行に伴い廃止されています 以上 医療法人の議事録の適切な記載例について解説いたしました で指摘した議事録の記載間違いは非常に多く見受けられます 議事録の記載内容が間違っていても社員総会での決議には影響ないし たかが議事録の細かいミスについて一々気にしていられないと思われる方もいるかもしれませんが 議事録を適切に作成できるかどうかは 医療法人関係法令及び通知等をよく熟知しているかどうかのバロメーターであると筆者は考えています 議事録の作成を税理士や医業経営コンサルタントに任せている医療法人は多くあります たかが議事録かも知れません しかし その議事録すら適切に作成できないような方に医療法人に関する諸問題を相談されてもまともな回答が得られるとは思えません 平成 21 年 8 月 7 日 西岡税理士 行政書士事務所 文責西岡秀樹 - 6/6 -