施行伺 施行伺編 施行伺は の場合は 必ず作成します の場合は 1 号を締結できる金額のもの ( 例 : 委託料 100 万円以下 物品の購入 160 万円以下 ) については作成を省略できます 複数名でチェックしよう! 空欄部分には任意の人を設定し チェックをしてもらうようにしてね チェック項目

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1 契約事務のチェックシート 高知県会計管理局 施行伺 平成 27 年 3 月発行 施行伺予定価格調書支出負担行為決議書支出命令書契約書

2 施行伺 施行伺編 施行伺は の場合は 必ず作成します の場合は 1 号を締結できる金額のもの ( 例 : 委託料 100 万円以下 物品の購入 160 万円以下 ) については作成を省略できます 複数名でチェックしよう! 空欄部分には任意の人を設定し チェックをしてもらうようにしてね チェック項目 施行伺を作成する時期は適正ですか 必ず施行伺により意思決定を行ったうえで 入札や見積書の徴取を行います (2 号の場合 ) 契約事務の適正化要綱の第 2 の 1 の (2) のア ~ トのいずれに該当または準ずるかを記載していますか 契約事務の適正化要綱の記載箇所が第 3 の 1 と誤って記載していないかを確認します (2 号 ~9 号のを行う場合 ) 具体的かつ合理的な理由を記載していますか 2 号の理由を記載する際は ~ が適当である という理由ではなく ここしかできない という理由を明確に記載します ( 長期継続契約の場合 ) 地方自治法の該当条項等を記載していますか 長期継続契約の場合は 次の内容を記載します 地方自治法第 234 条の 3 に規定する長期継続契約であること 長期継続契約を締結することができる契約に関する条例第 2 条のいずれの号に該当するか 前金払や概算払等がある場合は 理由を記載していますか 原則は精算払であり 前金払や概算払等の場合は理由を記載します ( 指名の場合の契約方法 ) 地方自治法施行令第 167 条第 1 号 ~ 第 3 号のいずれに該当するかを記載していますか 契約方法の原則は一般ですので 指名をする場合は第 167 条第何号に該当するかを記載する必要があります ( 指名の場合の契約方法 ) 地方自治法施行令第 167 条第 2 号または第 3 号に該当する場合は 理由を記載していますか 第 167 条第 1 号による指名をする場合は理由の記載は必要ありません 適正な決裁権者となっていますか 高知県事務処理規則に規定する決裁権者の決裁が必要です 施行伺の決裁後の留意事項 一般の場合 入札日の前日から 5 日前までに公告しないといけません ( 急を要する場合は 3 日前まで ) 指名の場合 なるべく 5 者以上を指名します 入札保証金について 入札参加者が免除に該当するかを確認します 契約書 ( 案 ) を作成する場合は 契約書編 を活用してね

3 予定価格調書編 予定価格調書は の場合は 必ず作成します の場合は 1 号の金額の範囲内であれば省略できます 正しい様式を使用していますか チェック項目 第 1 号様式 ( 税込 ) の場合の予定価格調書 第 1 号様式の 2( 税抜 ) 又は建設工事等に係るの場合の予定価格調書 予定価格は積算価格以内で設定していますか 積算価格を超える金額を予定価格としてはいけません 予定価格調書を作成する時期は適正ですか 予定価格は手書きしていますか 予定価格調書に別紙積算等がある場合 予定価格調書にとじこんでいますか ( 割印していますか ) 施行伺決裁日から入札日までの日付で作成します 予定価格は情報漏洩等の観点から ワープロ打ちではなく 手書きで記載し 金庫等により厳重に保管します 予定価格調書と積算書等をホッチキス止めした場合は 作成者が割印をします 予定価格調書を封かんしていますか 予定価格調書の決裁権者が不正防止のため封筒の継ぎ目に必ず割印をします 最低制限価格が認められた範囲内となっていますか においては設定できません 最低制限価格を設けることができる主な業務は 次のとおりです ( 例 ) 工事 予定価格の 10 分の 7~10 分の 9 建設コンサルタント業務委託 予定価格の 10 分の 6~10 分の 8.5 庁舎清掃業務 警備業務 ( 機械警備を除く ) 原則予定価格の 10 分の 6 ( ただし契約担当者が判断した場合は 10 分の 6 を超えて 10 分の 8 までの範囲 ) 会計管理局長に協議したもの 適正な決裁権者となっていますか 高知県事務処理規則に規定する決裁権者の決裁が必要です 予定価格調書

4 支出負担行為決議書 支出負担行為決議書編 支出負担行為決議書は 補助金であれば交付決定しようとする前 契約であれば締結しようとする前に作成します 支出負担行為決議書について チェック項目 支出負担行為額や相手方が見積書等の内容と一致していますか 金額や相手方について入札書や見積書と突合します 支出科目 ( 節 ) は誤っていませんか 支出内容と合致する節となっているかを確認します 事業名の左隣に - がありませんか - の表示は 当該事業の予算をこえて支出負担行為決議書を出力した場合に表示されます ( 支出負担行為決議書は 目 の予算があれば出力することができます ) 適正な決裁権者となっていますか 高知県事務処理規則に規定する決裁権者の決裁が必要です 支出負担行為決議書兼支出命令書の場合の留意事項 経費支出伺を作成し 支出負担行為決議書及び支出命令書に準じてチェックをします 支出負担行為決議書兼支出命令書でできるものは主に次のとおりです ( 原則 委託料や工事請負費は支出負担行為決議書兼支出命令書では支払できません ) 契約予定金額が 10 万円以下の場合消耗品費 印刷製本費 役務費 負担金 契約予定金額が 30 万円以下の場合使用料及び賃借料 修繕料 ( 建物以外 ) 経費支出伺で設定した予算額 ( 支出限度額 ) を超過した支払となっていないかを確認します 支出負担行為決議書兼支出命令書でできるものかを確認しよう 第 25 号様式の ( その 2) について 契約書を作成する場合は必要です 契約書を作成しない場合で内容 目的等が明らかな場合は省略できます 契約保証金を免除する場合は 正しい免除の条項を記載していますか 契約書を作成する場合は 契約書と免除の条項を突合します ( 施行伺を作成していない場合 ) 長期継続契約の場合に 地方自治法の該当条項等を記載していますか ( 施行伺を作成していない場合 ) 前金払や概算払等がある場合は 理由を記載していますか 長期継続契約の場合は 次の内容を記載します 地方自治法第 234 条の 3 に規定する長期継続契約であること 長期継続契約を締結することができる契約に関する条例第 2 条のいずれの号に該当するか 原則は精算払であり 前金払や概算払等の場合は理由を記載します

5 チェック項目 契約書 ( 案 ) について ( 契約書の内容については 契約書編 を活用してください ) 最新の標準書式を使用していますか 契約保証金免除用及び徴収用 成果物有及び無等 標準書式を使用する際は 正しい書式を選択し 必ず最新のものを使用します 契約書 請書を作成していますか ( 契約書 ) 契約金額が 1 号を締結できる金額 ( 例 : 委託料 100 万円 物品の購入 160 万円 ) を超える場合は作成する必要があります 長期継続契約や産業廃棄物処理委託契約等は必ず契約書を作成します ( 請書 ) 契約書の作成を省略しても 契約金額が 50 万円を超える場合は徴する必要があります 会計管理課長への合議はしていますか 契約金額が 500 万円を超えるもので 標準書式又は書式登録によらない契約書で契約を行う場合は 会計管理課長への合議が必要です 入札について ( 指名の場合 ) 指名伺を作成していますか 入札記録は作成していますか 入札保証金に関することも併せて伺います 入札記録はファイルに綴じて 閲覧できるようにします 入札記録と 入札書に記載されている入札者及び金額等を突合します 見積書について 見積書は 2 者以上から徴取していますか 故意に分割した発注となっていませんか 見積書に首標 ( 見積 ) 金額等の必要事項の記載や押印はありますか 契約しようとする金額が 30 万円を超えない場合は 単独見積りができます 30 万円を超える時に単独を行う場合は 単独の理由を記載します ~ が適当である ではなく ここしかできない という明確な理由を記載します 契約金額を調整するために 故意に 2 回以上に分割して発注してはいけません 首標金額の記載が誤っていた場合は訂正できません 見積書の住所や氏名 ( 法人名及び代表者職氏名 代表者印 ) 見積内容 見積年月日等を確認します 支出負担行為決議書

6 支出命令書 支出命令書編 支出命令書は請求書の受付日以降に作成します チェック項目 支出命令書について 支出命令額や相手方 振込口座は請求書と一致していますか 支払予定日は適正に設定していますか 支出命令書に残額 ( 支出未済額 ) はありませんか 金額や相手方等について請求書と突合します 契約書等で定めが無い場合は 請求書を受理した日を含めて 15 日以内に支払を行う必要があります 支出命令書に残額があった場合は その残額について必ず確認します 最終の精算払を行う際に 残額がある場合は 支出負担行為決議書の変更が必要です ( 繰越の場合を除く ) 請求書について 請求書に首標 ( 請求 ) 金額等の必要事項の記載や押印はありますか 受付印は押印していますか 首標金額の記載が誤っていた場合は訂正できません 振込口座等が記載されていない場合は 相手方に確認し 担当者が記載します ( 担当者印を併せて押印します ) 請求内容 ( 見積書等の内容と相違がないか ) を確認のうえ 受付印を押印します 留意事項 請求書を徴する必要がないもの 等については 支出調書により支払を行うことができます ( 例 : 講師謝金 補助金 ) 検査及び検認について 検査職員は指名していますか 指名された検査職員が 検査調書の作成又は検認表示をしていますか 契約書等で規定した各種届出は期限内の提出となっていますか 検査職員はあらかじめ指名しておく必要があります 原則として検査調書を作成する必要がありますが 契約書の作成を省略した場合等は 省略できます 検査調書の作成を省略した時は 検認表示をします 契約書の規定通りに着手届等が提出されているかを確認します 適正な決裁権者となっていますか 高知県事務処理規則に規定する決裁権者の決裁が必要です

7 チェック項目 契約書について ( 契約書を締結している場合 ) 契約金額及び契約の相手方は支出負担行為決議書と同一ですか 支出命令書の内容が適当であるかを確認します 契約日及び履行期間の記載はありますか 収入印紙の貼付漏れはありませんか 委託者と受託者の双方の押印はありますか 契約書に割印の押印漏れはありませんか 契約書に規定した仕様書等を袋とじしていますか 契約書の訂正方法は適正ですか 契約書 ( 案 ) の修正を契約書に反映していますか 契約保証金が現金で納付されている場合 歳入歳出外現金から払出していますか 全般について 契約日が支出負担行為日と同日であるかを確認します ( ただし 単年度の長期継続契約の契約日は 必ず当初予算の議決後 ( 旧年度中 ) の日付を設定します ) また 契約の開始日について 契約締結日 等の記載ではなく具体的な日付を記載します 物品購入の場合は貼付しません 工事請負契約 委託契約については契約金額が 1 万円以上になれば貼付の必要があります 押印漏れがないかを確認します 受託者の押印は 見積書や入札書に押印されたものと同一かを確認します 契約書を袋とじした継ぎ目には 必ず双方の押印が必要です 仕様書の他にも個人情報取扱特記事項等 必要な書類を袋とじしているかを確認します 砂消しゴムによるすり消しや修正ペン等による訂正は絶対にしてはいけません 契約書等を訂正する場合は 双方の押印により訂正します 契約書 ( 案 ) と契約書を突合します 契約の履行を検査した後 契約書等で契約保証金の納付について確認の上 歳入歳出外現金払出通知書を作成し 速やかに払出します 支出負担行為日は決裁日以降の日付になっていますか 支出負担行為日を訂正する必要がある場合は 財務会計システムの 416 歳出項目訂正 業務で行います 財務会計システムでの訂正ができない場合は 二重線で訂正し 訂正印を押印します 手書きで訂正を行った場合は あわせて支出個別表も訂正する必要があります 公印を使用した際に 浄書 校合 公印審査をしていますか 高知県公印規程及び公文書規程に基づき行う必要があります 公印を使用した時には 回議書等の 浄書 校合 公印 欄に押印しているかを確認します 消せるボールペンや裏紙の使用はしていませんか 会計書類に使用することはできません 支出命令書

8 契約書 契約書編 ( 支出負担行為決議書作成時に使用 ) 契約書は 最新の標準書式を使用します 契約書の標準書式は 会計管理局のイントラにあります チェック項目条項 ( 業務委託契約書の場合 ) 担当所属長 契約の相手方 業務名を正しく記載していますか 信義誠実等の義務 ( 法令遵守 ) の条項はありますか 業務名 履行期間 契約金額を正しく記載していますか 委託者高知県 ( 以下 甲 という ) と受託者 ( 以下 乙 という ) は 業務について 次の条項により委託契約を締結する ( 信義誠実等の義務 ) 第 1 条 2 甲乙両者は 日本国の法令を遵守し この契約を履行しなければならない ( 委託業務の内容等 ) 第 2 条委託業務名 業務履行期間平成 年 月 日から平成 年 月 日まで委託料金 円 ( うち消費税額及び地方消費税額 円 ) 契約締結日から と記載してはいけません 仕様書等を添付していますか ( 委託業務の内容等 ) 第 2 条 3 乙は この契約書及び別紙仕様書並びにこれらに基づく甲の指示又は通知に従って 委託業務を履行しなければならない 産業廃棄物処理委託契約の場合は 相手方の事業範囲を証するものとして 許可証の写しを添付します 契約保証金を免除する標準書式を使用した場合 適正な免除条項を記載していますか ( 契約の保証 ) 第 4 条契約保証金を免除する場合の条項は 高知県契約規則第 40 条第 3 号 契約金額が少額 ( 業務委託では 100 万円以下 ) かつ契約の相手方が履行しないおそれがないと認めるとき 高知県契約規則第 40 条第 6 号 契約の相手方が国 ( 公社 公団を含む ) 又は地方公共団体との間において過去 2 年間に当該契約と種類及び規模をほぼ同じくする契約を 2 回以上にわたって締結し これらを誠実に履行し かつ 当該契約を履行しないおそれがないと認めるとき などがあります 法令上の責任 の条項はありますか ( 法令上の責任 ) 第 7 条 清掃業務や人的警備業務の委託など 人件費が契約金額の多くを占める契約を締結する場合は必ず定めます 最低制限価格を設けたときは必ず定めます

9 チェック項目条項 ( 業務委託契約の場合 ) 担当所属長 暴力団員等からの不当介入に対する通報及び報告の義務 及び 暴力団排除措置による解除 の条項はありますか ( 個人情報を取扱う業務の場合 ) 個人情報の保護 の条項はありますか ( 前金払 概算払の場合 ) 支払方法に関する条項はありますか ( 暴力団員等からの不当介入に対する通報及び報告の義務 ) 第 8 条 ( 暴力団排除措置による解除 ) 第 25 条の 2 原則 高知県の事務及び事業における暴力団の排除に関する規程第 5 条に規定する やむを得ない事由があると認められるとき を除き 全ての契約書に暴力団の排除に関する条項 2 つを定めます ( 個人情報の保護 ) 第 9 条の 2 乙は この契約による業務を処理するための個人情報の取扱いについては 別記 個人情報取扱特記事項 を守らなければならない 前金払 概算払をする場合は 標準書式の取扱要領に基づき 次の条項を定めます 前金払 ( 前金払 ) 第 21 条の 2 ( 部分引渡し ) 第 22 条第 3 項 ( 解除に伴う措置 ) 第 28 条の 2 概算払 ( 委託料の確定 ) 第 20 条の 2 ( 概算払 ) 第 21 条の 2 ( 委託料の精算 ) 第 21 条の 3 ( 解除に伴う措置 ) 第 28 条の 2 ( 履行遅滞の場合における損害金等 ) 第 23 条 遅延利息の率は 契約締結日 で決まります 平成 26 年 4 月 1 日から平成 27 年 3 月 31 日までの間に契約を締結した場合は 年 2.9 パーセントになります 遅延利息の率を改正する場合は 会計管理課からお知らせします 履行遅滞の場合における損害金等の率は適正ですか H26.4.1~ 2.9% H27.4.1~. % H28.4.1~. % H29.4.1~. % 左の枠内の については 自分で確認して記入しよう! 談合に関する 3 つの条項はありますか 裁判管轄の条項はありますか ( 長期継続契約の場合 ) 特約事項の条項はありますか ( 談合等の不正行為が行われた場合の解除 ) 第 25 条の 3 ( 賠償額の予定 ) 第 30 条 ( 違約罰としての違約金 ) 第 30 条の 2 ( 裁判管轄 ) 第 35 条この契約に関して生じた甲乙間の紛争については 高知地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする ( 特約事項 ) 第 36 条甲は 翌年度以降において甲の歳出予算におけるこの契約の契約金額について減額又は削除された場合にはこの契約を解除するものとする 2 乙は 前項の規定によりこの契約を解除された場合において 乙に損害が生じたときは 甲にその損害の賠償を請求することができる 留意事項 特約事項の条項について長期継続契約は 履行期間が一会計年度 (4 月 ~ 翌年 3 月 ) であっても契約日が前年度に属している場合がありますので 必ず上記 ( 特約事項 ) を定めます 契約書の作成について産業廃棄物処理委託契約 長期継続契約を締結する場合は 必ず契約書を作成します 必要に応じて条項を加除した場合 引用した条項のズレがないか確認しよう 契約書

10 契約事務のチェックシート 高知県会計管理局会計管理課 高知市丸ノ内 1 丁目 2-20 TEL: 内線 :2950 FAX: @ken.pref.kochi.lg.jp 契約書支出命令書支出負担行為決議書予定価格調書施行伺