画面上部 1 管理者設定検索自動振分一覧 説明管理者モード / 一般モードの切替を行います 詳細については 注意事項を参照下さい を押すとメニューが表示されます 管理者モードの操作方法は 管理者設定編 を参照下さい キーワードを元に 選択したFAXの文書の検索が出来ます FAX 自動振分の情報を確認

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1 imagio Neo221/271/352/452 ML4600 等のメモリー転送機能を利用して JobMagic 上で FAX の確認ができます 受信した FAX をメールや回覧板等の JobMagic の他の機能でも利用可能です FAX を一覧表示する メニューの FAX MagicHat(FAX) もしくは メニューバー ( 新着表示 ) の FAX があります をクリックすると FAX 受信トレイ一覧画面が表示されます MagicHat(FAX) メニューバー ( 新着表示 ) FAX 受信トレイ一覧画面 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

2 画面上部 1 管理者設定検索自動振分一覧 説明管理者モード / 一般モードの切替を行います 詳細については 注意事項を参照下さい を押すとメニューが表示されます 管理者モードの操作方法は 管理者設定編 を参照下さい キーワードを元に 選択したFAXの文書の検索が出来ます FAX 自動振分の情報を確認できます 画面左側 2 説明 FAX 名 自分がメンバーとして設定されているFAX 名が一覧表示されます ( システム管理者, FAX 管理者は全てのFAX 名が表示されます ) 未読のみ : チェックを付けることで検索時に未読 FAX 文書のみ表示されます フォルダ 社員 : メンバー設定された社員の名前のフォルダが表示されます 送信元 : 分類送信元にて登録したフォルダが表示されます 内容 : 分類内容にて登録したフォルダが表示されます その他 : 分類その他にて登録したフォルダが表示されます 未読のみ チェックボックスにチェックを入れると 未読 FAXのみ表示されます 検索条件を保存 現在の検索条件を保存します 次回 FAX 受信トレイの一覧表示条件で使われる基準値となります 編集 左側メニューを編集モードに切り替えます 詳細は次ページを参照して下さい 全て展開 時は表示されません 全て省略 全てのフォルダを閉じます 全て展開 全てのフォルダを開きます フォルダ名 (XX) クリックするとフォルダを展開し ダウンロードと 受信したFAX 文書の 受信日時 表示名の一覧を表示します もう一度クリックするとフォルダを閉じます (XX=そのフォルダに振分けられているFAX 文書数 ) 設定 右側にFAX 振分設定が表示されます 未振分 (XX) 未振分フォルダです 振分け先の決まっていないFAX 文書用のフォルダになります (XX=そのフォルダに振分けられているFAX 数 ) 画面右側 3 項目 FAX 名未読 ( 個人 ) 未振分 説明自分がメンバーとして設定されているFAX 名が一覧表示されます 自分の個人フォルダ内のFAX 文書の未読数を表示します 未振分フォルダ内のFAX 文書の数を表示します 34-2 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

3 編集 をクリックすると 編集モードに切り替わります チェックボックスが表示され 既読 削除など状態を編集できるようになります 実行ダウンロード表示名チェックボックス完了 説明プルダウンで選択した操作をチェックボックスにチェックのついたFAXすべてに一括で行います 一括既読 一括削除 一括振分け時がご利用頂けます 受信したFAXをフォルダごとTIFF 形式でダウンロードします ファイルはlzh 形式の圧縮ファイルでダウンロードされます クリックすると FAX 文書の詳細が右画面に表示されます FAX 文書の選択 / 非選択を切り替えます 編集モードを終了します 34-3 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

4 FAX を検索する FAX 受信トレイ一覧画面の上部より FAX の検索を行えます また 検索 をクリックしますと FAX 検索画面が表示されます FAX 検索画面 2 1 画面上部 1 FAX 名キーワード検索画面左部 2 全て省略全て展開日付フォルダ表示名 説明自分がメンバーとして設定されているFAXが一覧表示されます ( システム管理者, FAX 管理者は全てのFAX 名が表示されます ) 検索するFAX 文書の表示名を入力します 設定された検索条件に該当するFAX 文書を表示します 説明全てのフォルダを閉じます 全てのフォルダを開きます 日付フォルダを展開し 受信したFAX 文書の受信日時 表示名を一覧表示します クリックすると FAX 文書の詳細が右画面に表示されます 34-4 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

5 FAX の詳細を見る FAX 受信トレイ一覧画面, FAX 検索画面の左側より 受信 FAX の表示名をクリックし 受信 FAX 文書の詳細を確認します FAX 一覧画面 FAX 検索画面 FAX 詳細画面 説明 振分設定 受信したFAX 文書をフォルダに振り分けます Go 他メニューの新規作成画面を開きます 受信したFAX 文書が TIFFファイルとして添付されます -90 表示されている画像を反時計回りに90 画像を回転します 90 表示されている画像を時計回りに90 画像を回転します 180 表示されている画像を180 画像を回転します 一括 -90 一括 90 一括 180 削除前へ次へダウンロード拡大 ( 縮小 ) ページが複数あるときに 一括で反時計回り90 画像を回転します ページが複数あるときに 一括で時計回り90 画像を回転します ページが複数あるときに 一括で180 画像を回転します 現在表示しているFAXを削除します複数ページある場合 前ページに移動します 複数ページある場合 次ページに移動します 受信したFAXをTIFF 形式でダウンロードします FAXの画像を拡大 ( 縮小 ) 表示します 34-5 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

6 FAX の振分けを行う FAX 詳細画面から 受信した FAX の振分先を設定することができます FAX 詳細画面の 振分設定 をクリックすると FAX 振分画面が表示されます FAX 詳細画面 FAX 振分画面 項目 FAX 名称送信元 説明受信したFAX 名が表示されます FAXを送信した相手先の情報が表示されます 入力項目 説明 文字形式 桁数 表示名 FAX 受信トレイで一覧表示される時の表示名がつけられます 顧客情報のオプションを利用時には 顧客情報から入力 を押すと顧客情報から顧客名を参照できます 参照時 既に顧客名が入力されていても 自分の担当から検索 で初期表示されます 振分先 FAX 文書の振分先の社員を設定します メンバーを追加 をクリックし 受信 FAXを振分けたい社員をリストから選択して下さい メンバーから外す場合は 削除 列の をクリックして下さい 振分先には 社員だけでなく 送信元や内容等で分類した任意のフォルダを 指定することも可能です 自動振分先 現在 自動振分先に設定されている社員が表示されます 自動振分 必須 自動振分を利用する 利用しないを設定できます ( デフォルト = しない ) 自動振分の詳細は次ページを参照して下さい お知らせメール FAX 文書を振分けた事をお知らせメールで通知できます 振分け元文書 振り分け元のフォルダに文書を残す 残さないを選択します 必須 説明 登録 FAX 文書の振分設定内容を登録します 一つ前に戻る 入力した内容をキャンセルし 前の画面に戻ります 注意 : FAXの振分けは FAX 振分管理者, メニュー管理者, システム管理者のみが行えます 34-6 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

7 FAX の自動振分を設定する FAX 文書が一件以上ある場合 FAX 詳細画面の 振分設定 又は上部メニューの 自動振分一覧 より 受信した FAX 文書の自動振分設定を行うことができます FAX 詳細画面から 自動振分設定を設定 変更する場合 FAX 詳細画面の 振分設定 をクリックすると FAX 振分画面が表示されます FAX 振分画面 振分先の メンバーを追加 から振分先を指定後 自動振分 を する にチェックし 登録を押して下さい 指定した振分先が 自動振分先に反映され 以後 同じ送信元から来た FAX は 自動振分に設定したフォルダへ振り分けられます 説明 自動振分 必須 自動振分の利用する 利用しないを設定できます ( デフォルト = しない ) 登録 FAX 文書の振分設定内容を登録します 一つ前に戻る 入力した内容をキャンセルし 前の画面に戻ります 注意 : FAX 端末より送られてくるデータに, 送信元の FAX 番号 会社名の情報が存在しない場合は 自動振分設定はできません FAX 文書の振分時に自動振分の振分先を設定できます FAX の振分けは FAX 振分管理者, メニュー管理者, システム管理者のみが行えます 34-7 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

8 上部メニューから 自動振分設定を設定 変更する場合 自動振分を設定する FAX を選択します 自動振分一覧画面 項目削除チェックボックス送信元自動振分先 説明チェックボックスにチェックの付いたFAXの自動振分を削除できます データの選択 / 非選択を切り替えます ヘッダーのチェックボックスをクリックすると 全てのデータの選択 / 非選択を切り替えます クリックすると自動振分設定の変更画面へ移動します 現在の自動振分先の社員名 フォルダ名が表示されます 自動振分設定変更画面 項目 FAX 名称送信元表示名自動振分先設定一つ前に戻る 説明受信したFAX 名が表示されます FAXを送信した相手先の情報が表示されます FAX 受信トレイで一覧表示される時の表示名がつけられます 顧客情報から入力 を押すと 顧客情報から顧客名を参照できます 参照時 既に顧客名が入力されていても 自分の担当から検索 で初期表示されます FAX 文書の自動振分先の社員を設定します メンバーを追加 をクリックし 受信 FAXを自動振分したい社員をリストから選択して下さい メンバーから外す場合は 削除 列のをクリックして下さい 振分先には 社員だけでなく 送信元や内容等で分類した任意のフォルダを指定することも可能です 説明自動振分内容を設定します 内容を登録せずに 前の画面に戻ります 34-8 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

9 FAX が自動振分された際にお知らせメールで通知させる FAX が自動振分された際に お知らせメールを受け取る事ができます 個人フォルダ名横の 設定 をクリックすると 個人振分設定画面に移動します 個人振分設定画面 説明 お知らせメールの 入力値を登録します 設定を反映 お知らせメール 自動振分時にお知らせメールを受け取るかを設定できます ( デフォルト = しない ) 一つ前に戻る 内容を登録せずに 前の画面に戻ります 34-9 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ

10 フォルダの閲覧者を設定する FAX を振り分けるフォルダに対し 閲覧者を設定することができます 個人フォルダ名横の 設定 をクリックすると 個人振分設定画面に移動します 個人振分設定画面 メンバーを追加 お知らせメールの設定を反映一つ前に戻る 説明閲覧を許可したいメンバーを設定します メンバーを追加 をクリックし 閲覧を許可したい社員をリストから選択して下さい メンバーから外す場合は 削除 列のをクリックして下さい 設定メンバーにのみフォルダ内のFAX 文書が閲覧可能になります 未設定の場合はFAX 利用メンバー全員にFAX 文書が閲覧可能です 閲覧設定に関係なく 自分の社員フォルダは全データ閲覧可能です 入力値を登録します 内容を登録せずに 前の画面に戻ります 利用開始時はメンバーの設定がされていません ( 下図 1) この場合は全部門 全員が閲覧可能です ( 下図 1 と下図 2 は同じ閲覧設定となります ) 図 1 メンバー設定無し図 2 全部門 全員 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ