1 運転手はキミだ!! クラウド とは? 通所送迎システム 運転手はキミだ!! クラウド は 通所介護事業所向けの送迎表作成ソフトです 日々変わる施設利用者の送迎予定から 熟練した 担当者が地図を見ながら作成している送迎表を パソコンの画面で誰でも間単に作成できるようになります 株式会社エスコム 2

Transcription

1 システム概要説明書 株式会社エスコム 2015/07

2 1 運転手はキミだ!! クラウド とは? 通所送迎システム 運転手はキミだ!! クラウド は 通所介護事業所向けの送迎表作成ソフトです 日々変わる施設利用者の送迎予定から 熟練した 担当者が地図を見ながら作成している送迎表を パソコンの画面で誰でも間単に作成できるようになります 株式会社エスコム 2

3 2 送迎表の作成手順 送迎表を作成するための手順は次の4 段階 それぞれ 簡単な作業でスムーズに送迎表が作成できます 1) 利用者のお名前や送迎場所の登録 2) スケジュールの登録 3) 送迎表の作成 4) 送迎表の印刷 株式会社エスコム 3

4 1) 利用者のお名前や送迎場所の登録 画面での登録のほか Excel シートを使った一括登録ができます Excel シートに利用者情報をまとめて一括登録 利用者の登録は Excel シートを使って一括登録が便利 送迎場所は取り込んだ後で画面を見ながらクリックするだけです 送迎場所は住所から近隣を表示して微調整 地図を拡大 縮小しながらマーカーを付けていきます 画面からの登録もできます 数人の新規追加は画面から たくさんまとめて登録したいときは Excel シートでの取り込みが便利です ( 画面 帳票等は予告無く変更される事があります ) 株式会社エスコム 4

5 2) スケジュールの作成 画面での登録のほか 利用者情報の週間予定 Excel シートを使った 一括作成ができます スケジュール作成 ( マスタから作成 ) スケジュール作成 ( 外部ファイルから作成 ) 利用する曜日が決まっていれば 利用者の週間の予定データから全利用者の 1 か月分のスケジュールがワンクリックで作成できます Excel シートに利用者コードと利用日を記入して スケジュールとして取り込むこともできます ( 画面 帳票等は予告無く変更される事があります ) 株式会社エスコム 5

6 画面でのスケジュール入力 カレンダークリックで簡単設定 利用者ごとにスケジュールを表示 カレンダーをクリックすると間単に変更できます 日 下図 詳細設定画面が表示されます 曜日 予定情報から迎え 送り サービスが登録できます 迎え 迎えの設定 時間や家族送迎が変更できます 送り 送りの設定 時間や家族送迎の変更ができます サービス 食事 や 入浴 などの予定も日ごとにワンクリックで設定できます より細かなスケジュール設定ができます 送迎場所の変更や特記事項等は詳細画面で入力できます 詳細情報は利用者登録で設定されているので 特別な日だけ設定すれば OK! ( 画面 帳票等は予告無く変更される事があります ) 株式会社エスコム 6

7 3 送迎表の作成 自動計算 機能を使えば 簡単に送迎表が作成できます 自動計算 をクリック 計算 をクリック 自動計算 をクリッ クしてその日に使える 車輌を選択 後は計 算ボタンを押すだけで その日の利用者の送 迎位置や状態 各種 指定を考慮した送迎 表が計算されます 作成された順番や 配車を地図と見比べ て修正も簡単にでき ます 配車結果がリストに表示され その内容に沿って地図上にも 線が追加されます (画面 帳票等は予告無く変更される事があります 株式会社 エスコム 7

8 作成された送迎表を地図を見ながら修正 利用者をクリックして 選択 移動したい先 までドラッグすれば送 迎順が変更できます ハイエース ２の経路 ダミー 移動したら送迎時 間も地図上の経路も すぐに反映されます 数人まとめて選択 移動することも出来ま す ハイエース ２の最初 に移動したい ハイエース ２の最初まで ドラッグするだけ クリックして行を選択 ダミー (画面 帳票等は予告無く変更される事があります 株式会社 エスコム 8

9 4 送迎表の印刷 送迎表出力 送迎表 車輌別 送迎表などの印刷 物はExcelシートで 出力されます Excelへ出力 送迎表は 車輌別 のほか 一覧表 家族送迎一覧表 の形式で出力できま す Excelから印刷 送迎一覧表 株式会社 エスコム 家族送迎一覧表 (画面 帳票等は予告無く変更される事があります 9

10 3 その他 便利な機能 1) 自動計算 を含む 送迎表を作成する 3 種類の方法 2) 施設内での 食事 や 入浴 などのサービスを管理 3) 全ての帳票で可能なユーザー書式による カスタマイズレイアウトの作成 4) 地図上でのいろいろな表示機能 5) 車検のメッセージや利用者のお誕生日 警告表示など 株式会社エスコム 10

11 1 自動計算 を含む 送迎表を作成する３種類の方法 ① 迎え/送りからの ③ 自動計算 送迎順作成 作成した迎えの送迎 順から 送りの送迎 順を作成します (送りから迎えを作成 することもできます) 利用できる車輌を選べば コンピュータ が送迎表を自動で作成します ② 履歴からの送迎 ② 履歴からの送迎順作成 ① 迎え/送りからの送迎順作成 順作成 先週と同じ車輌 順 番での送迎表が簡単 ダミー に作成できます ダミー 先週いない利用者や 増えた利用者は手で の配車が簡単です 先週(過去)の送迎表から 送迎順を作成します ③ 自動計算 送迎地点や利用者 迎えの送迎表を基準に 送りの送迎順を作成し ます 車輌の条件からコン ピュータが自動計算 します (画面 帳票等は予告無く変更される事があります 株式会社 エスコム 11

12 2) 施設内での 食事 や 入浴 などのサービスを管理 スケジュールを登録するときに 施設内で利用されるサービスも設定できます 利用者の予定 スケジュールに 食事 や 入浴 などのサービスが設定できます スケジュールを元に 日別サービス表 や サービス一覧表 が出力できます サービス一覧表 サービスや各サービスの選択肢 ( 普通食 や 減塩食 など ) は 任意に登録できます 日別サービス表 ( 画面 帳票等は予告無く変更される事があります ) 株式会社エスコム 12

13 3 全ての帳票で可能なユーザー書式による カスタマイズレイアウトの作成 例 送迎表出力 標準書式をダウンロードして Excel上でカスタマイズします ユーザー書式 最初からある標準書 式を基にして Excel 上でレイアウトを変更 したものをユーザー 書式といいます ユーザー書式は 送 迎表のほか全ての帳 票で作成する事が ダミー 可能です ユーザー書式 では 印字項目の追加や アップロードした 書式 を選択して出力を 行う事で何度でも何パターンでも独自の レイアウトで出力ができます 削除 明細行数や 罫線 タイトル等が 変更できます 印字できる項目は 各出力機能で制限 があります カスタマイズしたユーザー書式 を指定して 書式名 を付けて アップロードします デフォルト設定すると 次から選択状態で表示されます (画面 帳票等は予告無く変更される事があります 株式会社 エスコム 13

14 4 地図上でのいろいろな表示機能 送迎表の画面で 1) 地域を表示 2) 特定の車輌 便の経路だけ表示 3) 吹き出しとマーカーの切り替え <<送迎表画面で>> 送迎する利用者の 表示は ふきだし で 誰をどこに迎えに 行くか一目でわかり ます 経路は指定した車輌 だけ表示することもで きます 地域表示やマーカー 表示に切り替えれば 全体を見るときにも すっきり <<利用者登録で>> マーカー表示にすると 利用者登録の画面で 利用者の分布も簡 単に見れます 1) 地域を表示 2) 利用者の分布表示 地図はグーグルマップを利用しています グーグルマップはGoogle Inc.の商標または登録商標です 株式会社 エスコム (画面 帳票等は予告無く変更される事があります 14

15 5) 車検のメッセージや利用者のお誕生日 警告表示など メインメニューのお知らせ画面や送迎表の状態表示 送迎表出力にメッセージが表示されます トップメニュー 送迎表 車両情報 備考にメッセージや申し送り事項を入力して システムの画面で情報を共有できます 送迎表出力 送迎表 利用者情報 車輌の座席数や車検のお知らせ 利用者の通所状態 ( 独歩 / 車椅子 ) のほか 近くなってきたら誕生日や喜寿 傘寿等も表示されます 送迎の条件が設定されていれば 条件の表示も 条件が満たされていなければ赤字で警告表示もされます ( 画面 帳票等は予告無く変更される事があります ) 株式会社エスコム 15

16 4 システムの利用について 専用サーバーや専用ソフトの導入は不要です インターネットにアクセスできるパソコンがあれば利用できます ( システムが対応するブラウザ 新規申請手続きなどで利用するメールアドレスなどが別途必要です ) 発生する費用は月額利用料のみです ( 月額利用料は施設の利用者登録人数により設定されています ) 最大 2ヶ月 無料でシステムのお試し利用もできます お試し利用でも本契約と同じ機能 セキュリティが有効です URL 株式会社エスコム 16

17 5 セキュリティ対策 クラウドシステムの特性上 インターネットを介してデータのやり取りを行う為 以下のセキュリティ対策を行っています 1) サイトへのアクセスを HTTPS(SSL) で暗号化 HTTPS(SSL) に対応したブラウザを使用する事で ウェブサーバーとウェブブラウザの間の通信が暗号化されていることを意味し 通信経路上での盗聴や第三者によるなりすましを防止します 2) ユーザー ID パスワード クライアント証明書によるログイン 正しいユーザー ID パスワードを 施設ごとに発行されるクライアント証明書がインストールされているパソコン ( ブラウザ ) で使用した場合のみログインする事ができます 3) 施設 ( サイト ) ごとに分かれているデーターベース ログイン後にアクセスするデータベースは1 施設ごと (1サイトごと) につき1つのデータベースに分かれており データベース間でアクセスする事はできません クライアント証明書によりログインが制限されているので 関係のない施設のユーザー様からアクセスされる事はありません 株式会社エスコム 17

18 6 動作環境 動作環境 必須環境 推奨 対応ブラウザ インターネットに接続できる環境がありメールの送受信が可能 Microsoft Internet Explorer 9.0, 10.0, 11.0 Google Chrome 最新版 Safari 最新版 Mozilla Firefox 最新版 Opera 最新版 必要ソフトウェア Microsoft Excel(xlsx 形式のファイルを扱えるバージョン ) ディスプレイ 1024x768 ピクセル ( 推奨 1280x1024 ピクセル ) 地図はグーグルマップを利用しています グーグルマップは Google Inc. の商標または登録商標です 株式会社エスコム 18

19 7 機能一覧 随時メニュー : 普段よく利用する機能です スケジュール入力 : ご利用者のスケジュールを入力する画面です 送迎表 : 送迎表を作成する画面です ( 自動計算 履歴参照 迎え 送り計算 送り 迎え計算 ) 送迎表出力 : 送迎表を出力します ( 車輌別送迎表 送迎一覧表 家族送迎表 ) スケジュール一覧表出力 : スケジュール一覧表を出力します ( 日別 利用者別 ) サービス一覧表出力 : 食事 入浴等の一覧表を出力します ( 日別サービス表 サービス一覧表 利用者別サービス一覧表 ) 送迎予定表出力 : 翌週の送迎予定表を出力します スケジュール作成 : マスター設定からのスケジュール自動作成及び 外部ファイルからのスケジュール取込を行います ( 取込用のエクセルシートのダウンロード可能 ) 利用者情報 : 利用者の登録 出力 取込の機能です 利用者登録 : 利用者の基本情報 車輌指定 関係情報 予定 ( スケジュール ) 情報を登録します 利用者情報出力 : 利用者情報の出力を行います 利用者情報取込 : 外部ファイルから利用者情報を取込みます ( 取込用のエクセルシートのダウンロード可能 ) 共通設定 : 各種共通情報の設定を行います 車輌点検設定 : 車輌ごとの6ヶ月点検 車検等の点検設定を行います メッセージ設定 : お知らせ 欄に表示するメッセージ設定を行います 介護状態設定 : 利用者ごとの要介護度 認知症ランク 寝たきりランクの設定を行います 株式会社エスコム 19

20 共通マスター : 各種マスターの設定を行います 車輌マスター : 車輌情報の登録を行います 点検項目マスター : 車輌点検設定で使用する点検項目の登録を行います 職員マスター : 職員の登録を行います 地域マスター : マップ上で地域の登録と排他設定を行います サービスマスター : サービス種別 項目の登録を行います パスワード変更 : 現在ログインしているユーザーのパスワードを変更します 管理者用 : 管理者の設定項目です カレンダー設定 : 営業日 ( 休日 ) 設定を行います サービス時間設定 : 送り迎えの時間設定を行います 管理者メニュー : ログインユーザー登録等の管理者が行える特殊処理メニューです 株式会社エスコム 20

21 製作 運営 株式会社エスコム 愛知県名古屋市瑞穂区弥富通 2 丁目 5 番地 3 カツノビル 2F 21