5-2 成果品作成委託時の注意事項 (1) 報告書の注意事項 利用禁止文字電子納品要領には使用文字の規定があるが, 委託業者へチェックと修正を指示した場合は レイアウトが変わる場合があるので そのときの対応を合わせて指示する必要がある なお 固有名詞等やむを得ない場合により使用する場合は オリジナル

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1 5. 電子成果品作成の委託における協議現在 報告書の電子化が進んでいるが 一方では 紙での報告書提出が要求されており印刷業者委託している そこで 印刷を兼ねて電子成果品の作成を委託することにすれば効率よく成果品が作成できるのではないかと考えるが どの様にしたら効率良く発注できるか不明な点がある そこで 電子成果品の作成を外注するときに 手戻りや手直し等の作業が発生しないようにするために以下では 電子成果品作成の委託における注意すべき点を述べる 5-1 留意事項外部委託して電子成果品を作成するときには 原紙 ( 電子データ含む ) とそのPDF 化についての協議を委託先とする必要がある ここでイメージする外部委託先とはコピー印刷業を主とする業者のことである 委託する場合の協議事項と受渡しについての留意事項の概要を以下に示す 具体的なP DFの作成や電子データの作成ルールについては 他章を参照のこと 協議事項 No. 留意事項 内 容 1 全般 電子成果品 要領 基準について使用するバージョンを指示 作成ルール する 2 協議での決定事項 委託先は 発注者との取り決めを知らないので取り決め事項を整理して渡す 3 報告書 体裁 章立てとファイルの順番の関係を指示する 4 PDF 化の範囲 エクセルシートのPDF 化について必要事項を指示する 5 使用禁止文字 委託先ではチェックして書き直せない ( レイアウトが変わるため ) ので 事前にチェックする 6 CAD CAD 製図基準との関係 図面の手直しは委託業者では 出来ない フォルダやファイル名と製図基準でのフォルダやファイル名の関係付けを指示する 7 写真 使用するソフト データの互換性に注意し 使用するソフト等のデータの取扱を指示する 8 地質他 各規準との関係 データの互換性に関し確認する 9 参考資料 取扱方法 スキャナにより電子化が要求される場合があるので そのような場合の取扱について指示する 82

2 5-2 成果品作成委託時の注意事項 (1) 報告書の注意事項 利用禁止文字電子納品要領には使用文字の規定があるが, 委託業者へチェックと修正を指示した場合は レイアウトが変わる場合があるので そのときの対応を合わせて指示する必要がある なお 固有名詞等やむを得ない場合により使用する場合は オリジナルファイルにイメージデータの埋込みが必要となるので 事前に整理しておき 作業を指示する方が効率がよい リンク貼付けエクセルやワードで 成果品データでのリンク貼り付けを使用した場合は リンク先のフォルダ ファイル名を含めてデータを渡さないと委託業者でPDF 化できなくなるので 出来るだけ使わない方が望ましい マクロ 数式エクセルでマクロや数式を使用している場合 そのマクロなどの著作権を守る必要があれば 成果品は計算結果のみのデータを作成するよう指示する必要がある なお マクロにはマクロウイルスの危険性があるため マクロは削除するよう指示しておくほうがよい 文書プロパティ (Word, Excel など ) ワードやエクセルファイルの文書プロパティ ( 作成者名や文書タイトル等 ) は そのファイルを選択しただけでエクスプローラーの下側に表示されるため 注意が必要で 必要に応じて内容を修正するよう指示する必要がある なお 一部外注より作成した場合などに不注意で外注先の情報が記録されている場合があるので 必ずチェックさせる方がよい 見出しの設定 (Word のみ ) 電子納品する報告書の PDF 形式ファイルには 目次に対応した しおり をつける必要がある Word の場合 基本的に見出しはレベル3まで作成することにより作業が簡略化できるので 基本的には 報告書の作成時に設定しておく方がよいが 委託先に 見出しを設定について指示する場合は どの項目がどのレベルかを指示し しおりにする範囲を指示し 設定させる必要がある ページ番号紙の報告書の場合 紙原稿で渡すので委託業者の方でページ番号をチェックし順番に問題があれば報告されたが 電子データの場合はそれがなくなるので注意しなければならない また Word の場合に用紙の余白に余裕がない場合にはページ替えが発生し PDF 作成時に重複ページが発生することになり 事前に振っていたページ番号が変わることになる そのような場合は 指示を繰り返しながら作業することになるため効率が落ちるので十分注意しておく必要がある なお 最近は PDF 化した後にページ番号を付けるソフトもあるので それを利用させてもよい 83

3 協議結果の例 (a) 利用禁止文字委託業者へチェックと修正を指示 : 禁止文字を変更し 行が追加される時は連絡すること 文中の 1 等は (1) へ修正すること 特殊な文字は使用していないが 該当する文字の有無をチェックすること (b) リンク貼付けリンク貼り付けは使用していない もし リンク等あれば連絡すること (c) マクロ 数式エクセルでマクロや数式を使用しているので ファイルを複製し 計算結果のみのシートを作成して PDF 化すること (d) 文書プロパティ (Word, Excel など ) ワードやエクセルファイルの文書プロパティを確認し ( 株 ) 技術部 とすること なお その他の項目は 空欄にすること (e) 見出しの設定 (Word のみ ) WORD のファイルには 見出しを設定しているのでそれを利用して PDF ファイルを作成すること (f) ページ番号 PDF 化した後にページ番号を付けるソフトを使用してページをつける 84

4 (2) CAD 図面作成上の注意事項 テンプレート AutoCAD 等を利用する場合, あらかじめレイヤ設定や図枠などの部品を取り込んであるテンプレートを作成して図面を作図しておくと問題ないが 委託先に後から基準に合わせて調整させることは時間が必要になり納期に間に合わないことが予想されるので注意すること また 調査性作業分の余計に費用が発生するため経費節減に結びつかなくなるので注意すること SXF について SXF 形式へのファイル形式変換ツールを利用して変換させる場合は どのツールを利用してファイル形式を変換しても 全てが完全変換される保証はないので 変換後には必ず変換した図面を画面表示 印刷して確認させるようにすること また バージョン 2.0 では次の 2 つの形式がサポートされているので どちらにするか指示すること p21(part21) 形式 : 拡張子.p21 正式な電子納品用ファイル形式で 国際標準規格である ISO10303 STEP/AP202 に準拠しているが ファイル容量が大きくなる sfc( フィーチャコメント ) 形式 : 拡張子.sfc p21 形式はファイル容量が大きく扱いにくいので 作成段階でのデータ交換 国内でのデータ交換のために簡易形式として用意された CAD ファイルの名称 CAD のファイル名は 日本語等のわかりやすい区分か最終成果品をイメージしてつけるほうがよい 委託先においては 成果品作成時に分類等ができないので注意すること 協議結果の例 (a) テンプレートテンプレートを使用しているので チェックすること (b) SXF について P21 形式にデータを変換すること (c) CAD ファイル名称リストに従って 成果品のファイル名称を変更すること 85

5 (3) 写真の注意事項写真については 写真帳として提出しないかぎりフォルダ内にデータは入れないので注意すること デジカメでの注意事項委託先とのソフトの互換性について注意すること スキャナ入力写真をスキャナで入力させる場合は 入力の設定はフルカラーで解像度 250dpi 以上を指示する 参考図は必要な文字 記号が読める程度で良いが 200dpi 程度が推奨である 協議結果の例 (a) デジカメでの注意事項 写真管理ソフトを使用すること (b) スキャナ入力写真をスキャナで入力する場合は 入力の設定をフルカラーで解像度 250dpi とすること 参考図等モノクロは 150dpi とすること (4) 地質 測量他調査資料作成上の注意事項 ボーリング柱状図 1 本のボーリングに対して 3 種類のデータ ( 電子柱状図 :PDF 電子簡略柱状図: CAD ボーリング交換用データ:XML) を作成する必要があるため 専用のシステムの利用が必須である したがって ソフトで作成した結果を渡すことになるので ソフトの保有及び互換性に注意し 確認すること 断面図 CAD 形式なので CAD の項目と同様の注意が必要 協議結果の例 (a) ボーリング柱状図 ソフトのデータ互換のあるソフトを使用すること なお データの互換性を確認すること 86

6 (5) 参考資料の電子化発注先から要求により 添付している参考資料等の電子化を委託する場合がある 特にスキャナによる読込みが必要な場合は 読み取り方法 解像度 データファイルの種類 形式 (jpeg 等 ) について指示しておくことが必要である また 委託先にスキャンさせた場合 A3 より大きくなるとかなりの費用が発生するので 発注者と協議し対象をはっきりさせておくこと 下表に協議する項目を示す なお 解像度の比較を添付資料に示す 検討項目 内容 備考 解像度 基本的に字が読める範囲とし 120~200dpi を推奨する なお カタログ写真等の図の場合は 別途考慮が必要である 解像度については 資料扱いなので 読める範囲でよいと考える ファイルの形式 jpeg を推奨する ファイル名の付け方 オリジナルファイルについてはなるべく内容のわかりやすいファイル名をつけること 格納フォルダ 報告書に添付する場合は 報告書フォルダに保存する 発注者との協議により別途フォル ダを作成する場合は 協議に従う 協議結果の例 (a) 解像度 150dpi で読み込むこと (b) ファイル形式 jpeg で 50% の圧縮率で読み込むこと (c) ファイル名称指示する (d) 格納フォルダ名 shiryou とする 87

7 (6) スキャナの解像度比較 資料等に必要な解像度を検証するため スキャナで試験データの用紙を 3 種類の解像度および圧縮率を変えて読み込ませた また 空白を含め用紙全体 (A4) を読み込んだときのファイル容量について容量の大きさもあわせて示す ケース 解像度 圧縮率 評 価 ファイル容量 1 150dpi 1:1 文字 線 濃淡等に関しては 判読できる 242KB イラストについては 部分的に消える 2 150dpi 50% 文字については 小さい文字が判読しにくい 89KB 点線も細い線は消える イラストも薄い 3 300dpi 1:1 文字 線 濃淡等に関しては 判読できる 947KB イラストも判読できる 4 300dpi 50% 文字 線 濃淡等に関しては 判読できる 323KB イラストについては 薄い部分が消える 5 600dpi 1:1 文字 線 濃淡等に関しては はっきり判読 3708KB できる イラストも判読できる 6 600dpi 50% 文字 線 濃淡等に関しては 判読できる イラストも判読できる 1299KB 結果から見ると 150dpi あれば資料の内容について判読できるが 資料がグラフ等を含み検証時にそれらの読み取りを要求される場合は 300dpi 程度必要と言える 一方 600dpi にするとファイル容量が大きくなるのに比較して判読できる内容は 300dpi とほぼ変わらないので よほどの必要性がない限り 解像度は 300dpi 程度あれば十分である なお 使用したスキャナは EPSON ES-8500 パソコンは EPSON Endeavor(CPU:Pentium 4,2.0GHz, メモリ :515KB) でスキャナに添付のソフトを使用した 88

8 スキャナ試験用パターン 8 ポイント明朝体あいうえお ゴシックあいうえお ポイント明朝体あいうえお ゴシックあいうえお ポイント明朝体あいうえお ゴシックあいうえお ポイント明朝体あいうえお ゴシックあいうえお 実線 0.75 ポイント実線 3.0 ポイント点線 0.75 ポイント点線 3.0 ポイント 実線 1.5 ポイント実線 6.0 ポイント点線 1.5 ポイント点線 6.0 ポイント 濃淡の違 薄い格子濃い格子薄い右斜線濃い斜線 い 10% 25% 50% 75% イラスト 写真 89