7 業務の実施 (1) 本業務は 本仕様書に基づいて実施する事 (2) 受託者は 業務の実施にあたり 関係法令及び条例を遵守する事 (3) 受託者は 業務の実施にあたり五島市と協議を行い その意図や目的を十分に理解した上で適切な人員配置のもとで進めること (4) 受託者は 業務の実施にあたり 業務に

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1 五島市ふるさとづくり寄附金 ( ふるさと納税 ) 管理システム構築 保守管理業務仕様書 1 業務名 五島市ふるさとづくり寄附金 ( ふるさと納税 ) 管理システム構築 保守管理業務 2 趣旨この仕様書は 五島市ふるさとづくり寄附金 ( ふるさと納税以下 ふるさと納税 ) に係る事務処理の効率化 簡素化を図ることを目的としたふるさと納税の申請 管理システムの導入及び開発後の保守管理業務について必要な事項を定めるものである また 業務の遂行上当然必要と認められるものについては この仕様書に記載のない事項であっても 受託者の責任において実施するものとする 3 業務の目的五島市ではクレジット納付の導入 各種媒体 イベント 団体を活用したPRの効果により寄附件数が大幅に増加し 平成 27 年度はより一層の申込が見込まれる また これまでは自前のデータベース ( アクセス ) により寄附情報や御礼特産品の管理業務を行っていたが 平成 27 年 4 月よりワンストップ特例制度が開始されたことにより 事後管理の作業が増え 抽出等の作業も煩雑になっている事や 現在御礼特産品の発注 発送管理を事業者とFAX 連絡や申込書及び申込一覧データ提供により行っているが 取扱い件数が増えている事及び 取扱特産品に生鮮食品 ( 魚介類等 ) を加えた事により発送後の個別連絡のフォローが必要になってきた事から より効率的な管理システムを導入する事で業務負担の軽減を図るものである 4 業務委託期間契約締結日から平成 28 年 3 月 31 日まで ただし 契約締結日から平成 27 年 11 月 30 日をデータ移行及びシステムの試用期間とし 遅くとも12 月 1 日までに管理システムの運用が開始される事 またシステムの保守管理業務の開始日は平成 27 年 12 月 1 日とする なお 平成 28 年 4 月 1 日以降 保守管理業務の委託を予定している ただし 予算が措置された場合に限る 5 納入場所 五島市が指定する場所 6 納入物五島市ふるさと納税管理システム一式管理者マニュアルシステム操作マニュアル

2 7 業務の実施 (1) 本業務は 本仕様書に基づいて実施する事 (2) 受託者は 業務の実施にあたり 関係法令及び条例を遵守する事 (3) 受託者は 業務の実施にあたり五島市と協議を行い その意図や目的を十分に理解した上で適切な人員配置のもとで進めること (4) 受託者は 業務の実施にあたり 業務に関連する最新の情報の収集と 業務への反映に務めることとし 実効性の高い具体的提案を行うこと (5) 受託者は 業務の進捗について 五島市に対して定期的に報告を行うこと (6) 受託者は 業務の遂行上知り得た秘密を他人に漏らしてはならない (7) 受託者は 本委託業務の全部を第三者に再委託してはならない (8) 受託者は 本業務の一部を第三者に再委託するときは 予め五島市に書面により報告し委託者の承認を得ること (9) 本仕様書に定めのない事項や本業務の実施にあたり疑義が生じた場合は 速やかに五島市と協議を行い 指示を仰ぐこと 8 事業概要 (1) 五島市ふるさと納税管理システムの設計 構築 保守 (2) 過去データの移行作業 (3) 職員及び関係事業者研修の実施 9 基本要件 (1) 一般的なブラウザ (Microsoft Internet Explorer Google Chrome 等 ) で そのバージョンに依存することなくシステムの利用が可能である事 (2) アクセシビリティが確保されている事 (3) 画面表示及び切り替えは ストレスなく行われる事 (4) 個人情報を表示入力するフォームや 認証が必要とされるページでは SSL 等の対応により暗号化された通信が行われる事 (5) 特定 ( 市役所庁内 Webサーバ等 ) の場所からのみアクセスを許可し サーバへの不正アクセス等を防ぐ仕組みを導入する事 また 不正アクセス等の有無について定期的に報告を行うこと (6) 運用において 専門的な知識や技術を極力必要としないものとする事 (7) システムの稼動に必要なサーバOS ミドルウェア等は 商用サポート付のものを受注者が導入するものとし 既知のセキュリティホールについては 全て対策を講じ最新の状態のものを導入する事 (8) 受注者は サーバ用のウイルス対策ソフトを購入し 自動更新により最新のパターンファイルが適用できるようインストール及び設定をする事 (9) サーバの使用料並びにサーバOS ウイルス対策ソフト SSL ミドルウェア等の更新は 保守に含める事

3 10 業務内容 (1) 寄附者情報管理機能ア本市はふるさとチョイスの入力フォームおよびYahoo! 公金支払いシステムのクレジットカード決済を利用しているため この入力情報をストレスなく取り込むことが出来ること イ管理者による寄附者情報の直接入力 ( 必要に応じてCSV 等で一括入力 ) ができること ウ直接入力及び一括入力した情報には 自動で管理番号を付番する事 また 管理番号は年度ごとに管理できる事 エ寄附情報の管理項目は (5) に定める検索項目の他 五島市と協議する事 また システム構築後も必要に応じて保守の範囲内で増減可能である事 オ同一の寄附者の寄附情報については 関連付け等を行い 一人の寄附者として管理する事が可能である事 カ特定の寄附者を抽出して メール配信ができる事 ( 一斉配信含む ) キ寄附件数は 平成 27 年度見込みで約 7,000 件 平成 28 年度はさらに増加が予想されるので 十分な数のデータが管理できること なお 管理可能なデータ数を示すこと ク寄附情報から払込取扱票 御礼状 寄附金受領書 宛名シール等の印刷が可能な事 ( 窓空き封筒にも対応する事 ) ケ複数人の同時作業を可能にすること コ寄附に関する情報を年度ごとに管理でき あらゆる条件で検索及び分析が可能な事 また 検索結果はCSVファイル等により出力可能である事 サ特産品及び寄附金受領証明書の送付先について 別送付先の住所入力が可能であること また 特産品は商品毎に送付先 受取希望日時 受取人名の登録が可能である事 なお バッチ処理により 特産品発注票やCSVファイル 寄附金受領証明書を作成する際 送付先の指定がある場合は そちらを反映させること シ入金処理については 次のとおりとする 1クレジットカード決済について CSVファイルの取り込みを可能とし 自動で消込処理が行われる事 (Yahoo! 公金支払いのクレジットカード決済のCSVファイルを前提 その他対応可能な連携先があれば提示する事 ) 2クレジットカード決済以外の入金について 管理者により一括入力が行える事 またその入力作業においては登録ミスを防ぐための対策が図られている事 入金方法の例 : 郵便振替 口座振込 納付書 現金 作業の例 : これらの入金作業において 寄附番号や条件抽出により該当者一覧を表示させ チェックを入れたものに指定した入金年月日が一括入力される 登録ミスへの対策例 :OCRやバーコード処理による消込情報の連携スワンストップ特例申請の対応について 制度利用希望の確認 申請書の発行管理 受付管理 申請後の変更届の管理 寄附者住所地自治体ごとの抽出が可能である事 または構築を予定している事 本制度に関する国の対応方針などが示された場合は 無償で対応可能である事 (2) 御礼特産品管理機能ア御礼特産品の追加 修正 削除が可能な事 イ御礼特産品の年度別管理が可能である事 ( 同一の品でも年度によって価格設定が違う場合等があり 何年度の提供商品化を区別する必要がある )

4 ウその他有効な御礼特産品情報管理機能があれば提案すること ( 例 : 特産品情報の一覧表化 写真データの登録連携によるパンフレットスタイル 等 ) (3) 配送管理機能ア御礼特産品の発注について 条件検索により抽出した発注対象者管理画面から業者へメール送信ができ 送信後該当者の寄附者情報に発注年月日が自動入力される または発注年月日を入力するまで未発注リストが残り 発注状況の一括入力が可能である イ発送業者への注文を行った際は 自動的にメールで注文情報を配信できる事 ウ受取希望日時の管理が可能である事 エ発注後一定期間が過ぎても発送されていない もしくは受取希望日の一定期間前になっても発送されていない場合 管理者へ通知もしくは警告が行われる事 オ御礼特産品の支払処理について 特産品毎に発注済み 支払い未済者のリストが作成でき 該当者の選択により一括での支払処理を可能とする ( 例 : 寄附者特産品毎に請求伝票の登録が可能または支払予定日の登録が可能 ) カ特産品毎に累計件数 ( 年計 月ごと ) 累計金額( 年計 月ごと ) 寄附者住所地域別 アンケート項目の集計が行える事 キその他有効な配送管理機能があれば提案する事 ( 例 : 発送伝票番号の登録 寄附者への発送伝票番号通知方法等 ) (4) 特産品取扱事業者管理機能ア特産品取扱事業者の登録 発送事業者毎の特産品管理 ( 請求確認用の抽出等 ) が可能である事 イ特産品取扱事業者との連携にあたり その他有効な機能があれば提案する事 ( 例 : 操作権限管理によるシステムの相互利用 情報連携等 ) (5) 検索及びバッチ処理ア検索 バッチ処理項目は次のとおりとする 1 寄附年度 2 受付番号 3 氏名 4 氏名ふりがな 5 申込住所 ( 都道府県別 市町村または行政区別 ) 6 申込年月日 ( 範囲検索も可能 ) 7 受付年月日 ( 範囲検索も可能 ) 8 寄附金額 ( 範囲検索も可能 ) 9 寄附金の納入方法 ( クレジット決済 郵便振替 口座振込 納付書 現金他 ) 10 御礼特産品 11 特産品受取希望日 ( 範囲検索も可能 ) 12 受取不可日の有無 13 御礼特産品発注の有無 14 御礼特産品代金支払い ( 請求書番号 請求年月日 ) 15 御礼特産品発送の有無 16クレジットカード決済入金年月日 ( 範囲検索も可能 )

5 17 市収納年月日 ( 範囲検索も可能 ) 18 受領書発送の有無 19クレジットカード決済の支払い番号 20ワンストップ特例利用希望の有無イバッチ処理により作成されるデータは次のとおりとし まとめて印刷できる事とする また 再印刷及び文言の変更機能を有する事 1 帳票データ 申込受付( 一覧表 個表 ) 寄附金収納状況( 一覧表 ) 御礼特産品発注状況( 一覧表 ) 御礼特産品代金支払い( 一覧表 ) 関連書類( 払込取扱票 寄附金受領書 ワンストップ特例申請書 ) 発送状況 ( 一覧表 ) 2 郵便局用払込取扱票 ( 指定様式有 ) 3 寄附金受領書 ( 指定様式有 ) 4 宛名ラベル 宛名入り通知文書 ( 寄附御礼状 特産品申込書 払込取扱票添付文書等 ) ( 指定様式有 ) 5 御礼特産品発注票及びCSVファイル いずれもバッチ処理時に施行日を指定し その履歴を残すかどうかの選択ができる事が望ましい 例 ) 受領書バッチ処理時に受領年月日 ( クレジットカード決済者は決済日 その他支払方法は市収納処理日 ) の他 発行 発送年月日として施行日が登録される バッチ処理日と発送日が異なる場合があるため 任意で指定可能である事 (6) データ移行ア導入時 五島市がアクセスで管理している過去の寄附者情報 ( 約 4,000 件 ) を受託者においてシステムに登録すること (7) 管理者機能管理者は五島市の職員 3~5 名を想定しており 管理者がふるさと納税管理システムの管理 運用を行う際は ID パスワードにより処理権限の範囲を定め 厳重なセキュリティのもと アクセスできる構成とすること 処理権限の範囲については任意の設定を可能とする事 (8) その他ア上記以外に運営の効率化に繋がる提案 見やすい構成 操作性の向上に努める事 イ五島市においては 寄附の都度寄附金額に応じてポイントを付与しており そのポイントの範囲内で特産品の申込を受け付けている ( 詳細区分別紙 五島市の状況説明 参照 一律比例ではない ) 未使用ポイントは翌年度 3 月末まで使用可能とし 積み立ても可としている この運用において有効なシステムがあれば提案する事 ウその他 有益と思われるコンテンツを提案する事

6 11 機器構成及び設置場所 (1) サーバレンタルサーバで運用する サーバの仕様を具体的に示すこと また サーバは個人情報を大量に扱うことからセキュリティ性の高いものとし データセンター又は同等の施設で運用し 運用施設の概要を示す事 (2) 端末専用機器ではなく 既存のパソコン (Windows7 以上 ) からインターネット経由で利用できる事 12 保守業務 (1) システムの稼働時間は24 時間 365 日とする ただし 運用の停止を伴うソフトウェアの保守等に要する時間を除く (2) システムの安定稼働に必要な年間の保守 運用管理を実施すること (3) システムのバックアップは少なくとも1 日に1 回以上行われる事 (4) ソフトウェア (OS 含む ) へ最新のセキュリティパッチが常に適用されるようにすること (5) システム障害 ( システムがダウンした際の復旧等 ) への対応は五島市からの連絡後 2 時間以内に着手することとする (6)SSL 証明書の購入 ウイルス対策ソフトのライセンスの購入及びインストール等の必要な設定を行うこと (7) その他保守業務に関して実施するものがあれば提案すること 13 操作研修 (1) 職員研修ア研修計画を作成し 提案すること イシステム管理者の担当課職員 3~5 名に研修を行うこと (2) 操作説明書操作説明書は紙媒体 6 部およびデータ1 部を提出すること なお 管理者が業務の際に利用することを想定し 専門的な知識がないものにも分かりやすい解説に努めること 14 その他 (1) 契約締結後 速やかに本業務委託のスケジュールを作成し 五島市の承認を得ること また 業務状況について定期的に報告すること (2) 業務内容 データ内容その他この契約履行により知り得た事項を第三者に漏らし又は委託の範囲を超えて利用してはならない (3) 個人情報については 五島市個人情報保護条例に基づき適正な取扱いを行うこと (4) 本業務の委託料は 業務完了後 受託者からの請求により支払うものとする (5) 成果品に誤りや不備が発見された場合は 委託期間終了後であっても受託者の責任において無償で訂正を行うものとする (6) 委託期間満了後 他システムへの移行のためデータの提供が必要になる場合は提供する事 移行すべきデータは (1)-エで定めた管理項目の他 移行時の状況に合わせて五島市と受

7 託者で協議する事 (7) 本仕様書に定めのない事項や業務の遂行に当たって疑義が生じた場合については 五島市と 受託者が協議の上 決定するものとする