Skype を利用した電子会議ー建築会館会議室側用ー一般社団法人日本建築学会会員情報 G 2018 年 8 月

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あおいいちぞの
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1 Skype を利用した電子会議ー建築会館会議室側用ー一般社団法人日本建築学会会員情報 G 2018 年 8 月

2 Skype の利用手順 - 全体の流れ - 1. 事前準備説明ページチェック欄 1) 電子会議開催機材の確保 P.4 済み 2) 参加委員の SkypeID の把握 SkypeID は参加委員ご自身で取得してもらう 3) コンタクト ( 連絡先リスト ) への追加依頼参加委員にコンタクトの追加への承認の依頼を行う参加委員がコンタクトの追加への承認を行ったことを Skype 上で確認する P.4 済み P.5 済み委員が承認を行わないと本会と通話できない 2. 会場のセッティング 1)Skype 電子会議セットを会議室に設置説明ページチェック欄大型セット (52 型液晶 TV) と中型セット (40 型液晶 TV) があるので予約した機材をセットする 2)Skype のテスト機能を用いた動作確認パソコンとテレビの電源を入れます自動的にパソコンにログオンされ Skype が起動する Skype 自体に簡易テスト機能でテストする音声テストサービスにコールしてテストする P.7 済み P.7 済み 3. 会議開始 1) 参加委員の SkypeID をグループ化複数の委員を選択してグループ化して一斉発話する準備をする 2) 一斉発話委員会開始 5 分前に一斉発話する受話した委員間でグループビデオ通話が開始される 3) 遅れて参加してくる委員の追加遅れて参加する委員は準備が整った合図として建築学会アカウントに 10 秒程度鳴らし切りしてくる掛ってきた通話に応答すると現在のグループ通話は保留され 1 対 1 の通話が開始されてしまうので応答しないで切れるのを待ってください鳴らし切りを合図に委員をグループビデオ通話に追加するために発話する委員が受話するとその委員もグループビデオ通話に追加される説明ページチェック欄 P.9 済み P.9 済み P.10 済み 2

3 Skype グループビデオ通話の概念委員 3 一斉通話に受話した委員間でグループ通話が開始 2 受話委員 1 一斉発話建築学会 ( 会議通話のホスト ) 2 受話 2 受話委員 4 追加で発話委員 6 グループ通話に追加参加 5 受話受話せず委員 3

1. 事前準備 1) 電子会議開催機材の確保機材は 2 セットがあるので下記の何れかを選び会員情報 G の窓側デスクに配置されている開催予定管理一覧表に予約する 1. 大型セット (52 型液晶テレビ ) >>SkypeID: aij001 2.

4 1. 事前準備 1) 電子会議開催機材の確保機材は 2 セットがあるので下記の何れかを選び会員情報 G の窓側デスクに配置されている開催予定管理一覧表に予約する 1. 大型セット (52 型液晶テレビ ) >>SkypeID: aij 中型セット (40 型液晶テレビ ) >>SkypeID: aij002 Web カメラ液晶テレビ内蔵スピーカパソコン制御機器集音マイク集音マイク集音マイク開催予定管理一覧表を確認し他の委員会と利用予定に重複しないように記入して予約するなお会場の準備 / 撤去のため委員会の前後 30 分程度を確保して機材と会議室を予約する 2) 参加委員の SkypeID の把握電子会議参加希望の委員に SkypeID の取得と Skype のセットアップを依頼する ( 詳細は別紙 Skype を利用した電子会議 - 参加委員用 - をご参照のこと Skype の利用経験が無い参加者の場合には下記から送信用メール文面のサンプルを取得して適宜編集して案内する 4

3) コンタクト ( 連絡先リスト ) への追加依頼参加委員の SkypeID を把握したら会員情報 G の窓側デスクのパソコンで

中型セットの場合には aij002 を利用する aij001 と aij002 の連絡先リストは連動していないので必ず当日使う

追加したい委員の SkypeID を入力して [ このユーザを検索 ] ボタンをクリックする ( インターネット上の Skype サーバから

5 3) コンタクト ( 連絡先リスト ) への追加依頼参加委員の SkypeID を把握したら会員情報 G の窓側デスクのパソコンで Skype を起動して該当委員にコンタクトの追加依頼を行う大型セットを予約した場合には SkypeID aij001 を中型セットの場合には aij002 を利用する aij001 と aij002 の連絡先リストは連動していないので必ず当日使う SkypeID(aij001 もしくは aij002) よりコンタクトの追加の依頼を行う必要がある 1. 追加したい委員の SkypeID を入力して [ このユーザを検索 ] ボタンをクリックする ( インターネット上の Skype サーバから該当ユーザが検索される ) 目的の委員が見つかったら [ コンタクトの追加 ] ボタンをクリックして続いて [ リクエストの送信 ] を行う 2. 委員が [ コンタクトの追加 ] を承認するまでは下記の凡例の 3 のアイコンで表示される状態アイコンの凡例 1 オンライン 2 オフライン 3 コンタクトの追加の承認を行っていない委員にコンタクトの追加の承認の操作を終えないと本会と通話できないので次ページの 3. のようなメールで案内を行う 5

6 3.Skype 上から参加委員にコンタクトの追加の依頼を送出したら下記のような主旨のメールで参加予定の委員に承認するように依頼する大学先生お世話になっております SkypeID のご連絡をありがとうございます先程日本建築学会の ID(aij00 ) から先生の ID( ) へコンタクトへの追加のお願いを送出しました Skype を起動して承認の操作をよろしくお願いします ( 承認の操作によってと aij00 が通話できるようになります ) 当日は委員会開始の 5 分くらい前になりましたらコールしますので Skype を起動しておいて受話をお願いしますまた下記は簡単なマニュアルになりますのでお目通しくださいよろしくお願いいたします一般社団法人日本建築学会グループ東京都港区芝 Tel (03) Fax(03) 参加人数が複数名の場合には下記のような文を付加する今回は参加者が複数名のため建築学会 ID を中心にして複数拠点で通信しますので必ず aij00 からのコールに受話してください遅れてご参加になる場合には aij00 に 10 秒程度鳴らし切りをしてくださいそれを合図にこちらからコールします 4. 参加委員からコンタクトへの追加依頼に承認したことの返答があったら再度会員情報 G の窓側デスクに配置された PC で Skype を起動して該当の委員のアイコンがもしくはに変化したことを確認するアイコンがの状態の場合は承認が行われていないので承認するようにメールなどで依頼するアイコンがのままだと発話しても呼び出しが行われず通話できないので必ず確認する 6

自動的にパソコンにログオンされ Skype が起動するので Skype の動作確認を行う Skype

7 2. 会場のセッティング 1) Skype 電子会議セットを会議室に設置大型セット (52 型液晶 TV) と中型セット (40 型液晶 TV) のうち予約したものを設置する 2) Skype のテスト機能を用いた動作確認パソコンとテレビの電源をいれると自動的にパソコンにログオンされ Skype が起動するので Skype の動作確認を行う Skype 自体が備えている開始ウィザードで動作確認を行う [ ヘルプ ] メニューから [ 通話音質ガイド ] を選択する [ 通話品質ガイド ] 画面が表示されたら [ サウンドチェックウィザード ] を起動する 7

[Skype のセットアップ - サウンドとビデオの確認 -] 画面が表示されたら下記を確認する 1

音声テストサービスにコールしてテストする [ 連絡先 ] 欄から [Echo / Sound Test Service]

ピープ音の後にメッセージをお話しください 10 秒後あなたの声が再生されますとアナウンスが流れるので

8 [Skype のセットアップ - サウンドとビデオの確認 -] 画面が表示されたら下記を確認する 1 ヘッドホンから音が出るか 2Web カメラは正常か 3マイクが音を拾っているかマイクでしゃべるとインジケータが振れるか? 音声テストサービスにコールしてテストする [ 連絡先 ] 欄から [Echo / Sound Test Service] を選択して [ 通話 ] をクリックする機械が応答しこちらは Skype 音声テストサービスですピープ音の後にメッセージをお話しください 10 秒後あなたの声が再生されますとアナウンスが流れるので指示の通りにテストをする自分の録音した音声が再生されればテストは正常に完了なお音声テストサービスでテストできるのは音声のみで Web カメラの映像はテストできない 8

9 3. 会議開始 1) 参加委員の SkypeID のグループ化連絡先リストの中から参加委員を選ぶ複数のユーザを選択する場合には [CTRL] キーを押しながら選択する Ctrl キーを押しながらクリックすると複数のユーザを選択できる 2) 一斉発話参加委員を選択したらビデオ通話ボタンをクリックする選択したユーザに呼び出しが実施されます相手が受話操作すると通話が開始される相手が応答しない場合にはそのユーザへの呼び出しは自動的に終了する相手側の画像自分のビデオ 9

10 3) 遅れて参加する委員の追加遅れて参加する委員は準備が整うと 10 秒程度建築学会の SkypeID に鳴らし切りしてくる途中からユーザを追加する場合は参加者を追加ボタンを押して追加するユーザを呼び出す注意! 掛ってきた通話に応答すると現在のグループ通話は保留され 1 対 1 の通話が開始される自分の映像が OFF になっている場合にはマイビデオボタンをクリックして映像を ON にする 10

11 3. 会議開始 ( バージョン 8.0 以降 ) 1) 参加委員の SkypeID のグループ化 [Alt] キーを押してメニューバーを表示させるメニューバーから [ ファイル ] > [ 新しいグループ ] を選択する新しいグループウィンドウが表示する [ グループ名 ] を入力する ( 例 :180816_ 委員会等 ) ( 丸囲右矢印 ) ボタンを押す入力 11

12 ユーザーリストの中から参加委員を選ぶ複数のユーザーを選択する場合には全メンバーが選択されているか確認する選択したメンバーは上段へ表示されるので確認選択したメンバーにチェックマークが付いているか確認ユーザーリストにいないメンバーは検索して追加する 12

13 ( 完了 ) ボタンを押すグループの作成完了左ペインに作成したグループが表示される 13

14 2) 一斉発話次のいずれかの方法を用いてグループメンバーに一斉に発信する方法 A 1 ( チャット ) タブ > 2 作成したグループ名のチャットを選択 > 3 ( ビデオ通話 ) ボタンを押す方法 B 1 ( 通話 ) タブ > 2 作成したグループ名の [ 最近の通話 ] にマウスオーバー ( ) > 3 ( ビデオ通話を開始 ) ボタンを押す 1 マウスカーソル ( マウスポインタ ) を対象グループの上に重ねるとボタンが表示される

プロフィールを編集するにはほかの人のプロフィールが表示されているときは自分のアカウント名をクリックしプロフィール } タブをクリックし skype 表示名をクリックします新しい skype 表示名を入力しをクリックすると Skype 表示名がへんこうされます { 番号を追加 } をクリックし

プロフィールを編集するにはほかの人のプロフィールが表示されているときは自分のアカウント名をクリックしプロフィール } タブをクリックし skype 表示名をクリックします新しい skype 表示名を入力しをクリックすると Skype 表示名がへんこうされます { 番号を追加 } をクリックし SKYPE 通話する時の重要チェックポイント 1 画面についてスカイプを起動するとスカイプホーム画面が表示される連絡先を追加したりスカイプの設定変更などが出来る各種メニューにアクセス出来ます skpe 連絡先リスト会話通話表示ツールヘルプ等画面を分離するにはウィンドウ右上のをクリックすると左ペインと右ペインを分離できます元に戻す場合は再度右上のをクリックしますチャットなど行うと

Skype を利用した電子会議ー建築会館会議室側用ー 一般社団法人日本建築学会会員 情報 G 2018 年 8 月

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