1 会 場 の 手 配 会 場 施 設 の 以 下 の 部 分 について 予 約 を 行 い 乙 が 使 用 料 を 負 担 する 会 場 使 用 時 間 は 全 て 9:00 から 18:00 とする (1) 2Fコンベンションホール 全 ホール(458 m2) (2) 5Fカンファレンスフロア

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1 平 成 28 年 度 中 小 小 売 商 業 活 性 化 フォーラム 運 営 委 託 仕 様 書 若 手 商 人 育 成 受 託 事 業 中 小 小 売 商 業 活 性 化 フォーラム 開 催 に 伴 う 会 場 設 営 等 一 部 運 営 を 下 記 のとおり 委 託 する Ⅰ イベント 概 要 1 名 称 中 小 小 売 商 業 活 性 化 フォーラム 2 目 的 本 事 業 は 平 成 15 年 度 より 東 京 都 産 業 労 働 局 の 中 小 小 売 商 業 振 興 事 業 として 実 施 し ており 有 識 者 による 基 調 講 演 と 商 店 街 グランプリの 表 彰 を 通 じて 商 店 商 店 街 関 係 者 一 般 都 民 に 対 して 商 店 街 の 取 組 みを 知 ってもらい 理 解 を 深 める 機 会 を 提 供 するこ とにある 3 開 催 日 時 平 成 28 年 11 月 10 日 ( 木 ) 午 後 4 開 催 場 所 ( 会 場 施 設 ) 秋 葉 原 コンベンションホール( 秋 葉 原 ダイビル2 階 ) 参 考 : 秋 葉 原 コンベンションホール 事 務 局 千 代 田 区 外 神 田 秋 葉 原 ダイビル 4F 5 主 催 者 東 京 都 産 業 労 働 局 ( 公 財 ) 東 京 都 中 小 企 業 振 興 公 社 6 参 加 予 定 者 数 250 名 ( 会 場 定 員 440 名 ) 7 イベント 内 容 第 1 部 第 12 回 東 京 商 店 街 グランプリ(ノミネート 事 業 発 表 ) 第 2 部 基 調 講 演 第 3 部 第 12 回 東 京 商 店 街 グランプリ( 受 賞 者 発 表 等 ) Ⅱ 履 行 期 限 契 約 締 結 日 の 翌 日 から 平 成 28 年 12 月 1 日 Ⅲ 支 払 方 法 履 行 納 品 確 認 後 適 正 な 請 求 書 を 受 領 した 日 から 起 算 して 30 日 以 内 に 口 座 振 込 により 支 払 う Ⅳ 委 託 内 容 以 下 甲 : 中 小 企 業 振 興 公 社 乙 : 受 託 者 丙 : 会 場 施 設 とする A 事 前 準 備 1

2 1 会 場 の 手 配 会 場 施 設 の 以 下 の 部 分 について 予 約 を 行 い 乙 が 使 用 料 を 負 担 する 会 場 使 用 時 間 は 全 て 9:00 から 18:00 とする (1) 2Fコンベンションホール 全 ホール(458 m2) (2) 5Fカンファレンスフロア 全 室 ( 講 師 来 賓 等 控 室 打 ち 合 わせ 用 ) (3) 秋 葉 原 ダイビル 駐 車 場 (5 台 分 ) 2 実 施 計 画 書 等 の 作 成 下 記 の 資 料 を 各 納 期 までに 作 成 すること (2) 及 び(3)は 打 ち 合 わせ 時 には その 時 点 の 改 訂 版 を 必 要 部 数 用 意 する (1) 実 施 計 画 書 (A4 版 簡 易 製 本 1 色 :1 部 ) 次 の 事 項 を 記 載 して 平 成 28 年 9 月 初 旬 までに 作 成 すること 1 組 織 体 制 ( 組 織 図 連 絡 先 運 営 責 任 者 ) 2 会 場 設 営 の 詳 細 3 舞 台 技 術 の 概 要 4ケイタリングの 概 要 5 当 日 の 役 割 必 要 な 人 員 (2) 運 営 マニュアル(A4 版 簡 易 製 本 4 色 :15 部 ) 次 の 事 項 を 順 次 改 訂 し 平 成 28 年 11 月 3 日 までに 納 品 すること 1 実 施 の 概 要 2 組 織 体 制 ( 役 割 分 担 ) 3 全 体 スケジュール( 役 割 毎 担 当 者 毎 ) 4 進 行 スケジュール 5イベント 会 場 図 ( 座 席 レイアウト 舞 台 位 置 関 係 の 詳 細 がわかること) 6 受 賞 者 商 店 街 登 壇 者 リスト 7 関 係 者 席 次 表 8 席 札 の 内 容 9ステージ 平 面 図 ( 登 壇 者 毎 ) 10 会 場 計 画 ( 関 係 者 動 線 担 当 者 配 置 状 況 ) 11 受 付 業 務 対 応 の 仕 方 12パネルレイアウト 13 当 日 配 布 物 の 内 容 14 備 品 消 耗 品 一 覧 15 駐 車 場 配 置 ( 動 線 を 含 む) 16VIPアテンド 対 応 17 控 室 等 のサイン 一 覧 18 胸 章 筆 耕 リスト 2

3 19 避 難 誘 導 マニュアル 20 感 染 症 対 策 及 び 急 病 人 対 応 (3) 進 行 台 本 及 び 登 壇 マニュアル(A4 版 1 色 15 部 ) 次 の 事 項 を 順 次 改 訂 し 平 成 28 年 11 月 2 日 までに 納 品 すること 1 進 行 台 本 は 時 系 列 ( 分 単 位 )で 記 載 する ト 書 きを 分 かりやすく 記 入 する 2 登 壇 マニュアルは 登 壇 者 等 の 動 きを 分 かりやすく 記 載 する 3 当 日 配 布 資 料 の 準 備 当 日 の 配 布 資 料 を 事 前 に 受 け 取 り 甲 が 支 給 する 封 筒 に 封 入 して 当 日 会 場 へ 搬 入 する 封 入 予 定 資 料 :1 次 第 2パンフレット2 部 3その 他 チラシ 予 定 数 量 :500 部 4 看 板 及 び 案 内 板 等 の 作 成 (1) 舞 台 タイトル 看 板 仕 様 : 吊 り 下 げ 型 寸 法 :W5400mm H900mm 数 量 :1 (2) 展 示 用 パネル 仕 様 : 発 砲 ボード アルミ 枠 寸 法 :B1 版 数 量 : 約 20 枚 データ: 甲 が 提 供 する (3)パネルタイトル 仕 様 : 発 砲 ボード 寸 法 :280mm 80mm 数 量 : 約 7 枚 (4) 入 口 案 内 掲 示 (A0 版 相 当 ) 仕 様 : 厚 紙 130kg 程 度 寸 法 :A0 版 数 量 :1 枚 5 開 催 当 日 必 要 なデータ 等 の 作 成 (1) 当 日 プログラム(スクリーン 投 影 用 ) (2) 講 演 会 及 び 商 店 街 グランプリ 用 の 資 料 (2)については 事 前 に 甲 が 乙 にデータを 提 供 する 6 運 営 体 制 の 確 立 本 イベントの 運 営 のため 乙 は 統 括 責 任 者 と 副 担 当 者 を 定 める 3

4 統 括 責 任 者 は イベント 運 営 の 実 績 が 5 年 以 上 ある 者 を 選 定 すること 7 運 営 会 議 への 出 席 及 び 議 事 録 作 成 9 月 当 初 より 開 催 までに 週 1 回 程 度 の 打 ち 合 わせを 行 う 打 ち 合 わせには 統 括 責 任 者 と 副 担 当 者 が 出 席 すること 打 ち 合 わせの 議 事 録 を 会 議 ごとに 作 成 して 甲 に 提 出 すること 運 営 会 議 の 場 所 は 原 則 として 甲 の 会 議 室 とする 8 進 行 台 本 の 読 み 合 わせ 開 催 前 日 までに 甲 立 会 いの 下 司 会 者 と 進 行 台 本 の 読 み 合 わせの 機 会 を 設 けること B 開 催 当 日 の 運 営 1 資 料 等 の 運 搬 及 び 搬 入 甲 が 用 意 した 資 料 備 品 等 を 開 催 日 の 前 日 までに 受 け 取 り 開 催 日 に 会 場 へ 運 搬 する 運 搬 に 係 る 費 用 は 乙 が 負 担 する 2 会 場 の 設 営 2.1 舞 台 ステージ (1) 舞 台 タイトル 看 板 を 吊 り 下 げ 設 置 する (2) 舞 台 を 組 み 立 て 設 置 する ( 基 礎 は 丙 と 打 ち 合 わせをして 手 配 する) (3) 演 台 盛 花 盛 花 用 花 瓶 花 台 司 会 者 台 を 舞 台 上 に 設 置 する 盛 花 は 会 場 の 大 きさや 雰 囲 気 を 考 慮 する 価 格 は 2 万 円 程 度 とする (4)システムパネル(ステージ 裏 隠 し 用 ) 踏 み 階 段 を 設 置 する (5)プログラムに 応 じた 机 椅 子 を 設 置 する 机 は 白 布 を 被 せる (6) 出 演 者 席 ( 机 ) 前 面 に 前 垂 れ 作 成 掲 示 する (7) 出 演 者 用 の 水 (ペットボトル) コップ おしぼり お 盆 を 用 意 して 配 置 する (8)プログラムに 応 じてホワイトボードを 用 意 する (9)ステージアシスタントには 白 手 袋 を 着 用 させる (10) 商 店 街 グランプリ 審 査 結 果 発 表 時 における 審 査 委 員 長 用 舞 台 表 紙 を 用 意 する 2.2 客 席 ホール (1) 観 客 席 用 椅 子 ( 約 400 個 )をシアター 形 式 で 設 置 する 設 置 レイアウトは 事 前 に 甲 と 打 ち 合 わせをすること (2) 関 係 者 席 へ 座 席 表 示 を 作 成 し 設 置 する (3) 開 演 中 のドア 閉 め 切 りサインを 作 成 し 設 置 する 2.3 ロビー(ホワイエ) (1) 商 店 街 展 示 ブースの 設 営 をする 4

5 (2)システムパネルを 用 意 して 展 示 パネル 及 びパネルタイトルを 19 枚 設 置 する (3) 展 示 用 机 及 び 案 内 掲 示 板 の 設 置 を 行 う 2.4 受 付 (1)ロビーにて 来 場 者 用 受 付 を 設 営 する (2) 受 付 用 机 及 び 椅 子 を 設 置 する (3) 受 付 表 示 板 及 び 案 内 板 を 設 置 する (4) 受 付 用 事 務 用 品 を 用 意 する (5) 胸 章 を 用 意 する ( 前 日 までに 甲 が 提 供 する 名 簿 により 筆 耕 を 終 えること 約 20 個 ) 2.5 カンファレンスフロア (1) 各 控 室 に 案 内 サインを 設 置 する (2)テーブル 及 び 椅 子 を 配 置 する (3)お 茶 コーヒー 等 を 配 置 する 3 技 術 ( 舞 台 操 作 ) (1) 必 要 機 材 を 準 備 設 置 し 音 響 照 明 映 像 を 管 理 する (2) 各 プログラムに 合 わせ プロジェクターによる 投 影 及 び 映 像 切 り 替 えを 行 う スクリ ーンサイズは 250 インチ (3) 各 プログラムに 合 わせ 舞 台 照 明 及 び 音 響 操 作 を 行 う (4) 開 演 内 容 をビデオ 撮 影 及 びスチール 撮 影 を 行 う (5)ステージ 補 助 ( 誘 導 タイムキーパー)を 行 う (6)プロジェクター ノートパソコンを 準 備 し 持 込 み 映 像 を 舞 台 上 に 投 影 すること (7) 想 定 する 映 像 機 材 等 の 種 類 及 び 台 数 人 員 等 は 次 のとおり ビデオプロジェクター( 映 像 機 材 6500ASNI クラス 全 スパン 1 面 投 影 ) 固 定 カメラ1 台 ハンディカメラ 1 台 MD デッキ 1 台 PC3 台 オペレーター3 名 カメラマン1 名 アシスタント1 名 4 ケータリング 出 演 者 来 賓 者 等 に 提 供 する 飲 食 物 を 用 意 する (1) 昼 食 (お 弁 当 ) 講 演 者 及 び 関 係 者 用 :3 名 分 ( 予 定 ) 単 価 は 1,500 円 程 度 (2) ペットボトル 緑 茶 :350ml 48 本 ミネラルウオーター:350ml 48 本 (3) コーヒーポット 4 本 ティーポット 1 本 (4) コーヒーカップ(ティーカップ) 陶 器 製 カップ 皿 スプーンをセットにしたもの 20 セット 5

6 (5) 紙 コップ 100 個 5 アテンド 誘 導 案 内 等 (1) 来 場 者 及 び 出 演 者 への 対 応 を 行 い スケジュールに 合 わせて 誘 導 する (2) 来 場 者 の 誘 導 ( 駅 前 デッキ 入 口 ダイビル 入 口 )を 実 施 する (3) 入 口 案 内 掲 示 を 設 置 する (4) 第 2 部 については 出 演 者 を 受 付 から 控 室 まで 誘 導 し 事 前 に 表 彰 式 の 説 明 を 行 う また 出 演 者 を 控 室 から 会 場 内 に 誘 導 し 受 賞 を 終 えた 出 演 者 のサポートを 行 う (5) 会 場 内 に 入 った 来 場 者 を 空 席 のある 前 から 座 るように 誘 導 する (6) 開 演 中 滞 りなく 進 行 するように 管 理 を 行 う (7) 案 内 のため WC 案 内 サイン 誘 導 用 サイン 控 え 室 各 種 サインを 設 置 する (8) 会 場 内 で 当 日 プログラムを 投 影 する 6 運 営 に 係 る 人 材 を 派 遣 すること (1) 司 会 者 1 名 ( 乙 は 候 補 者 を 3 名 あげて 協 議 の 上 決 定 すること) (2) 誘 導 5 名 ( 経 験 のあるものを 配 置 すること) (3) 進 行 5 名 ( 経 験 のあるものを 配 置 すること) (4) 全 体 管 理 ディレクター 1 名 ( 経 験 のあるものを 配 置 すること) (5) 進 行 ディレクター 1 名 ( 経 験 のあるものを 配 置 すること) 7 撤 収 作 業 (1) 会 場 利 用 時 間 を 厳 守 して 撤 収 作 業 を 行 う (2) 持 ち 込 んだ 資 料 展 示 パネル 備 品 等 について 甲 の 指 定 する 場 所 に 運 搬 する (20 か 所 程 度 基 本 的 には 都 内 が 中 心 ) (3) 現 場 で 発 生 したゴミは 乙 が 持 ち 帰 ること 8 その 他 (1) 当 日 の 運 営 全 般 については 甲 と 協 力 の 上 進 行 管 理 を 行 うこと (2) 運 営 に 当 たり インカム( 無 線 トランシーバー)を 用 意 すること 仕 様 : 地 下 1 階 及 び 地 上 5 階 以 上 まで 電 波 を 受 信 できるもの 出 力 :5W 以 上 重 さ:300gを 超 えない 軽 量 なもの イヤホンは 耳 かけのついたもの 数 量 :20 セット 程 度 ( 東 京 都 使 用 分 12 名 公 社 8 名 を 予 定 ) (3) 必 要 機 器 を 会 場 に 持 ち 込 む 際 の 持 ち 込 み 料 を 負 担 すること (4) 感 染 症 等 対 応 における 案 内 (2 か 所 ) アルコール 消 毒 液 (2 か 所 )を 設 置 する (5) スタッフバッチを 用 意 する 6

7 Cその 他 1 記 録 媒 体 の 編 集 及 び 納 品 (1) 運 営 当 日 に 撮 影 したビデオを 編 集 し 納 品 する 形 式 :DVD 数 量 :3 セット 仕 様 : 第 1 部 第 2 部 を 分 けて 編 集 すること テロップやナレーションは 不 要 記 録 媒 体 の 編 集 を 行 う 環 境 では 最 新 のウイルス 定 義 により 更 新 されたウイ ルス 対 策 ソフトを 用 い ウイルス 対 策 を 必 ず 実 施 すること (2) 編 集 当 日 に 撮 影 したスチール 画 像 を 納 品 する 形 式 :DVD 及 びフォトアルバム 数 量 : 各 3 セット 但 し スチール 画 像 は 全 体 で 100 枚 以 上 撮 影 すること 2 手 数 料 の 負 担 委 託 業 務 を 行 う 上 で 発 生 する 口 座 振 込 等 手 数 料 を 負 担 すること 3 備 品 等 の 利 用 乙 は 丙 の 施 設 利 用 案 内 により 施 設 備 品 の 利 用 規 定 等 を 遵 守 すること Ⅴ その 他 の 事 項 1 5 万 円 を 超 える 備 品 購 入 は 認 めないため レンタルで 対 応 すること 2 仕 様 内 容 の 詳 細 見 積 書 を 提 出 すること 3 本 件 において 知 り 得 た 情 報 は 適 切 に 管 理 し 外 部 に 漏 えいさせないこと 4 本 仕 様 書 に 定 めのない 事 項 及 び 履 行 に 際 し 不 明 な 点 が 生 じた 場 合 は 甲 と 協 議 の 上 その 指 示 に 従 うこと 5 会 場 使 用 に 伴 う 安 全 確 保 義 務 を 遵 守 すること 6 法 令 を 遵 守 すること 担 当 者 公 益 財 団 法 人 東 京 都 中 小 企 業 振 興 公 社 事 業 戦 略 部 経 営 戦 略 課 須 藤 安 藤 山 影 電 話 : FAX:

8 平 成 26 年 度 中 小 小 売 活 性 化 フォーラム 写 真 ロビー(ホワイエ) 受 付 舞 台 客 席 ホール 全 景 カンファレンスフロア 8 / 9

9 客 席 ホール 舞 台 ( 基 調 講 演 ) 舞 台 ( 商 店 街 グランプリ1) 舞 台 ( 商 店 街 グランプリ2) 9 / 9

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