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きみえよどぎみ
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1 Microsoft Office Office2003 差し込み印刷初歩からの PC テキスト

2 第 1 章差し込み印刷概要差し込み印刷とは差し込み印刷のメリットメイン文書 ( ひな形 ) データファイル( 宛名 ) 差し込みフィールド... 6 第 2 章データファイルの作成リストの定義 Excel でのリスト作成... 8 第 3 章メイン文書メイン文書と差し込みフィールドの確認メイン文書の作成...10 第 4 章レター差し込み印刷ウィザードの起動練習問題練習問題...24 第 5 章ツールバーを使用した操作とフィルタ並べ替え準備差し込み印刷ツールバーフィルタと並べ替え練習問題練習問題...43 第 6 章名簿準備準備レターと名簿の違い ( 解説 ) 名簿の作成練習問題練習問題...55 第 7 章ラベル宛名ラベルの作成ウィザードの利用練習問題...65 第 8 章総合練習問題...66 製品名の記載について本書では次の略称を使用しています製品名略称 Microsoft Windows XP Professional Windows XP Microsoft Office System Office Microsoft Office Word 2003 Word Microsoft Office Excel 2003 Excel Microsoft Office Power Point 2003 Power Point Microsoft Office Access 2003 Access Microsoft Internet Explorer Internet Explorer Microsoft Outlook Express 6 Microsoft Outlook Express Microsoft Office Outlook 2003 Outlook Microsoft IME 2003 IME Adobe Reader Adobe Reader 2

3 Microsoft,MS,MS-DOS,Windows,ActiveX,MSN は米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標です Adobe Adobe ロゴ PostScript PostScript ロゴ Adobe Illustrator Adobe Acrobat Adobe PhotoDeluxe Adobe Photoshop Adobe Dimensions Adobe Premiere Adobe Type Manager ATM Adobe Streamline After Effect PageMaker FrameMaker Persuasion PageMill SiteMill Type On Call Extreme は Adobe Systems Incorporated( アドビシステムズ社 ) の商標です筆まめは株式会社クレオの登録商標ですその他記載されている会社名製品名は各社の商標および登録商標です本書の例題や画面などに登場する企業名や製品名人名キャラクターその他のデータは架空のものです現実の個人名や企業製品イベントを表すものではありません本文中には, マークは明記しておりません本書は著作権法上の保護を受けております本書の一部あるいは全部について合資会社アルファから文書による許諾を得ずにいかなる方法においても無断で複写複製することを禁じますただし合資会社アルファから文書による許諾を得た期間は除きます無断複製転載は損害賠償著作権法の罰則の対象になることがありますこの教材は Microsoft Corporation のガイドラインに従って画面写真を使用しています著作製作合資会社アルファ発行人三橋信彦発行神奈川県横浜市戸塚区戸塚町中山 NS ビル 6F 定価 \5,040 円 3

4 第 1 章差し込み印刷概要 1 差し込み印刷とはあなたはこれから Word を利用してほぼ同じ内容の印刷物を複数枚作成するとしますただし一部のみ差し替えますどのように差し替えるのかを Excel などの表に一覧として作成されているならば差し込み印刷機能を利用することで自動的に差し替えることが出来るのです当選おめでとうございます様毎度当店をご利用いただきましてまことにありがとうございますさて先日の 5 周年記念キャンペーンですがめでたく様が当選となりました商品は以下の通りとなります賞品発送まで今しばらくお待ちくださいませ記当選商品 : 発送日 : 以上当選おめでとうございます今野和美様毎度当店をご利用いただきましてまことにありがとうございますさて先日の 5 周年記念キャンペーンですがめでたく今野和美様が当選となりました商品は以下の通りとなります賞品発送まで今しばらくお待ちくださいませ記当選商品 : 図書カード 6 枚発送日 :9/10/2003 以上赤枠の部分だけ差し替えるがそれ以外は同内容の文書を複数枚作成する当選おめでとうございます武藤美和様毎度当店をご利用いただきましてまことにありがとうございますさて先日の 5 周年記念キャンペーンですがめでたく武藤美和様が当選となりました商品は以下の通りとなります賞品発送まで今しばらくお待ちくださいませ記当選商品 :MP3 レコーダーどのように差し替えるかの一覧が Excel などで既に作成済みである発送日 :10/1/2003 以上当選者番号当選者氏名当選商品発送予定日 1 渡辺好文 A4プリンタ 2003/9/20 2 武藤美和 MP3レコーダー 2003/10/1 3 今野和美図書カード6 枚 2003/9/10 4 野島礼図書カード3 枚 2003/9/10 5 柴田康則ポータブルテレビ 2003/10/5 当選おめでとうございます渡辺好文様毎度当店をご利用いただきましてまことにありがとうございますさて先日の 5 周年記念キャンペーンですがめでたく渡辺好文様が当選となりました商品は以下の通りとなります賞品発送まで今しばらくお待ちくださいませ記当選商品 :A4 プリンタ発送日 :9/20/2003 以上 4

5 2 差し込み印刷のメリット差し込み印刷では一度一覧表リストを作成しておけばそれを複数の用途に利用出来るのです神奈川県横浜市泉区 2 野中瞳様神奈川県横浜市戸塚区戸塚町 AP 学習センター受験票受験時にはこの用紙をお持ち下さい当日は 90 分前に開場いたします受験日 : 平成 13 年 7 月 29 日試験開始時間 :9:30 受験者番号 :1 受験者氏名 : 野中瞳受験番号受験者氏名郵便番号住所点数合否 1 野中瞳神奈川県横浜市泉区不合格 2 斉藤圭介神奈川県横浜市戸塚区合格 3 中沢千佳子東京都品川区上大崎不合格 4 岡崎幸枝東京都豊島区目白合格 5 菅井浩二神奈川県横浜市保土ケ谷区不合格 6 武田陽子神奈川県中郡大磯町合格試験結果通知書野中瞳様第 48 回前期 GGI 検定の合否および点数を通知いたします異議申し立ては平成 13 年 8 月 31 日までに弊社事務局で受け付けておりますそれ以降は一切受付いたしませんなお異議申し立て後の審査結果は平成 13 年 9 月 14 日に~9 月 21 日の間掲示いたします通知結果一度 Excel などで一覧表を作成しておけばそれを様々な方法で出力する事が出来るのです受験番号 :1 受験者氏名 : 野中瞳点数 :639 合否 : 不合格 5

6 3 メイン文書 ( ひな形 ) データファイル ( 宛名 ) 差し込みフィールド差し込み印刷にはメイン文書とデータファイルの二つが必要ですメイン文書とは Word で作成された下書き文書の事ですまたメイン文書内の一部差し替えの箇所を差し込みフィールドと呼びます当選おめでとうございます様毎度当店をご利用いただきましてまことにありがとうございますさて先日の 5 周年記念キャンペーンですがめでたく様が当選となり赤枠部分が差し込みフィールドました商品は以下の通りとなります賞品発送まで今しばらくお待ちくださいませ記当選商品 : 発送日 : 以上 ( メイン文書の例 ) データファイルとはメイン文書の差し込みフィールドをどのように差し替えるのかが記入されている一覧表リストです Excel で作成するのが一般的ですがその他のアプリケーションで作成されたデータファイルも使用可能です ( はがき作成ソフトや Access などのデータベースソフトなど) 受験番号受験者氏名郵便番号住所点数合否 1 野中瞳神奈川県横浜市泉区不合格 2 斉藤圭介神奈川県横浜市戸塚区合格 3 中沢千佳子東京都品川区上大崎不合格 4 岡崎幸枝東京都豊島区目白合格 5 菅井浩二神奈川県横浜市保土ケ谷区不合格 6 武田陽子神奈川県中郡大磯町合格 ( データファイル例 ) 6

7 第 2 章データファイルの作成のっとって差し込み印刷で使用するデータファイル一覧表はリストと呼ばれる形式に則っている必要がありますリストはフィールド名 ( フィールドリスト ) レコードフィールドという要素で構成された一覧表です 1 リストの定義リストとは一番上に項目名を並べてデータを下方向に展開する一覧表のことを指します項目名の事を [ フィールド名 ] と呼び 1 件分のデータ (1 行分のデータ ) の事を [ レコード ] と呼びます会員番号姓性別会場クラス生年月日受領金沢女札幌 B 1979/2/ フィールド名植松女福岡 A 1978/11/ 高木男東京 A 1968/10/ 町田女札幌 C 1977/12/ 淡野女東京 C 1973/8/ 和久井女福岡 C 1973/9/ 淡野さんのレコード山下男札幌 A 1984/8/ 木田女札幌 C 1973/3/ また列のデータの事を [ フィールド ] と呼びます同じフィールド内のデータは原則として同じデータ型で統一しますデータ型とはデータの属性を表すタイプです [ 数値型 ][ 日付型 ][ 時刻型 ][ 文字列型 ] などがあります会員番号姓性別会場クラス生年月日受領金沢女札幌 B 1979/2/ 植松女福岡 A 1978/11/ 高木男東京 A 1968/10/ 町田女札幌 C 1977/12/ 淡野女東京 C 1973/8/ 和久井女福岡 C 1973/9/ 山下男札幌 A 1984/8/ 差し込み印刷で使用するデータファイルは必ずこの形式に則っている必要があります木田女 [ 姓 ] フィールドは文字型札幌 C 1973/3/27 [ 生年月日 ] フィールドは日付型 7

8 2 Excel でのリスト作成次節以降で以下のようなリストを作成しますなお色や罫線を特に設定する必要はありませんお客様番号お客様氏名郵便番号都道府県住所 1 住所 2 最寄の店舗入会時担当者 1001 東田美樹神奈川県横浜市泉区西が岡 15 弥生台店佐々木 1002 河野陽子神奈川県横浜市戸塚区戸塚町 118 戸塚店鈴本 1003 宮川佳子神奈川県横浜市旭区今宿 66 二俣川店久保木 1004 輪島里美神奈川県川崎市幸区神明町 1122 川崎店小島 1005 猪俣千佳神奈川県横須賀市内川 245 横須賀店藤崎 1006 高野あゆみ神奈川県厚木市厚木町 243 本厚木店西野 1007 幸田眞子神奈川県磯子区新杉田町 674 港南店依田 1008 石橋由貴神奈川県秦野市河原町 116 秦野店前田 1009 三田倫子神奈川県茅ヶ崎市松林 16 湘南店今中 1010 小野咲子神奈川県逗子市桜山 27 逗子店中島 1011 内藤由佳神奈川県神奈川区片倉町 68 新横浜店加藤 1012 諸岡さおり神奈川県大和市下鶴間 79 大和店武井 1013 吉本香織神奈川県藤沢市片瀬山 85 藤沢店大原 1014 久保田真由子神奈川県座間市南栗原 75 大和店石野 (1) Excel を起動して Sheet1 に以下のようなリストを作成しましょう列幅は適当に調整してください色や罫線の設定は不要です Sheet1 8

9 (2) このファイルをフロッピーディスクもしくは USB フラッシュメモリなどに顧客リストというファイル名で保存しましょう保存後は Excel を終了します 1. [ 保存先 ] をフロッピーディスクもしくは USB フラッシュメモリにしましょう 2.[ ファイル名 ] は顧客リスト 9

10 第 3 章メイン文書 1 メイン文書と差し込みフィールドの確認以下のような文書を作成する予定です赤枠は差し込みフィールド ( 差し替え箇所 ) です秋の新商品が入荷しました東田美樹様いつも当店をご利用いただきましてまことにありがとうございます Takada マート弥生台店の佐々木ですさて耳寄りな情報がございますのでお知らせさせていただきますただいまキャンペーン中に付き 9 月 16 日までに会員のお客様がこのはがきをお持ちいただきますと漏れなく 500 円分の割引券と交換させていただきますなお当店では先週たくさんの秋物新商品が入荷しましたお立ち寄りの際はぜひご覧くださいませお待ちしております Takada マート弥生台店担当佐々木 2 メイン文書の作成 ( 予想完成図 ) 差し込み印刷時には差し込みフィールドを除いた下書き文書を事前に作成しておきますはがきサイズで余白は上下左右 10mm にし以下のような文章を作成しておきましょう作成したらフロッピーディスクや USB フラッシュメモリなどに秋の新商品というファイル名で保存しておきましょう秋の新商品が入荷しました様いつも当店をご利用いただきましてまことにありがとうございます Takada マートのですさて耳寄りな情報がございますのでお知らせさせていただきますただいまキャンペーン中に付き 9 月 16 日までに会員のお客様がこのはがきをお持ちいただきますと漏れなく 500 円分の割引券と交換させていただきますなお当店では先週たくさんの秋物新商品が入荷しましたお立ち寄りの際はぜひご覧くださいませお待ちしております Takada マート担当 ( 秋の新商品 ) 10

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Microsoft Word - excel2003実践 doc Microsoft Office Excel2003 実践初歩からの PC テキスト第章ユーザー定義の表示形式... 5 準備... 5 2 表示形式で文字を追加... 5 3 余分な 0( ゼロ ) の表示... 7 4 文字列にデータを追加して表示する... 8 5 小数点以下の桁数の指定... 9 6 練習問題...0 7 分数パーセント... 8 練習問題...5 9 数値その他...5