Microsoft PowerPoint - 英文メールのコツStage1.pptx

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うたろうたかぎ
5 years ago
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1 英メールのコツ Tips for English -writing 仕事でプライベートで英文メールを書かなくてはいけない時ちょっとしたコツをつかんでおくと安心です! In this mini course, we will introduce some tips to write s in English! 少しずつ便利な言い回しをストックしていきましょう! Let s stock some useful phrases! 英メールのコツ Tips! これから毎回少しずつ英メールの書きのコツを確認していきましょう! 1. 宛先 2. 呼びかけ ( 敬辞 ) 3. 結びのあいさつ 4. 結辞 5. 紹介 6. 依頼する 7. 依頼への返信 8. 確認事項 9. 今後のつながりに 10. 差出情報

2 1. 宛先英語がグローバルな共通語になっているので私たちも海外にメールを出す時には英語で書くことになります英語ネイティブのは誤った英メールを受け取ると理解できないため取り合わなかったりすることもあるので正しいメールの書きを覚えていきましょう 1. 宛先名前がわからない場合担当者様といたい時 To whom it may concern, ただこの表現は誰に宛てているのか不明でちょっと冷たい感じになるのでこれから何か依頼するような場合には別の書きにしたが良いでしょう誰からも返信が来ないこともあり得ます! 相が男性か性かわからない時は Dear Sir/Madam,

3 1. 宛先部署宛てにメールする場合顧客対応窓に Dear Customer Service, 会員サービス窓に Dear Membership Service, 広報部の責任者に Dear Public Relations Manager, 2. 呼びかけ ( 敬辞 ) 本語でも英語でも相との距離によって呼びかけ ( 敬辞 ) のフォーマル度が違います本では特に初めての相には丁寧に書きますがアメリカやオーストラリアではフランクに最初から first name で呼びかけるのが般的ですヨーロッパでは初めての相には Mr. または Ms. をつけて family name を使いましょう結婚している性には Mrs. を使うこともありますが既婚かわからない場合ビジネスの場合には Ms. と付けると間違いありません

4 2. 呼びかけ初めての相にメールする場合担当者の名前がわかっている時 Dear Ms. Taylor, この時 Catherine Taylor と名がわかっていても Dear に続けて Mr. または Ms. のあとに family name ( 姓 ) を付けるだけにしますただし宛先として社名や部署名と緒に書く時には Ms. Catherine Taylor と全部書きます Ms. Catherine Taylor Marketing Director Stuart & McKenzie Incorporated 2. 呼びかけ何度かやりとりしたあとは Dear Catherine, Hello Catherine, Hi, Catherine! Catherine, メールは紙と会話の間くらいの感覚のコミュニケーションツールなので気軽にやりとりしていくと親しい感じになって遠慮なく依頼できるようになります相からの返信の中に使われている表現を使うと親しみが増してやりとりしやすくなります相からの返信に Cathy と使ってある時は Catherine でなく省略形 ( 愛称 ) の Cathy, にします

5 3. 結びのあいさつメールの最後には結びのをれましょう返信をもらいたい場合にははっきり伝えるようにしましょう忙しいビジネスの中では返信を求められていなければ返事をしないままになってしまうこともあります 3. 結びのあいさつ決まり句お会いするのを楽しみにしています We look forward to meeting you. ご協をお願いします Thank you in advance for your kind cooperation. よろしくお願いします Thank you.

6 3. 結びのあいさつ返信のお願いできるだけ早い返信をお待ちしています We await to hear from you as soon as possible. なるべく早く返信をお願いします I look forward to your earliest reply. 折り返しお返事をお願いします Please reply by return. 4. 結辞英レターでは最後にサインをしますがメールでは最後に名前をれるだけになります名前の前に結辞を書きますこの結辞が相との距離を表すので切です

7 4. 結辞フォーマルに番ていねいな書き Yours sincerely, Yuki Takano Public Relations Manager 冒頭に Dear Ms. Taylor, と書いた時には Yours sincerely, で終わるようにしましょう番正式な結びです Sincerely, Sincerely yours, と書くもいますがおススメは Yours sincerely, です 4. 結辞ビジネスでも気軽な感じになるのは冒頭で first name で呼びかけている場合でこちらも first name だけで結びます ====================== Best regards, Yuki Takano ====================== Kind regards Yuki ====================== Regards Yuki ====================== アメリカなどでは初めての相でもファーストネームで呼ぶことが多いですから分のフルネームがどこかに書いてあれば最後は Yuki だけでも OK です! 性では Warm regards や Warmest regards と書くもいます

8 4. 結辞気軽にフランクな感じで分の書きを決めても相に合わせても Many thanks, Yuki Best wishes Yuki Yuki と名前だけにしても OK! プライベートでは友達にどもからまで家族や親しいに Love, Lots of love, Much love, Yumi Yumi Yumi 恋やパートナーへ All my love, Andrew 5. 紹介それでは本の内容にりましょう初めての相には紹介から始めますビジネスの場合は必ず所属を書きます正式な部署名などは末にメールアドレスなどといっしょに書けばOKです会社のホームページのURLなどを載せておくと初めての相も信頼してくれます

9 5. 紹介会社の紹介といっしょに My name is Yuki Takano of RUCOW Publishing. I am writing to ask you if we can introduce your product, Air Chair in our website, as it would be very interesting for our customers. RUCOW Publishing is the publishing wing of a non-profit organization RUCOW, Research Unit on Carrier Opportunities for Women, supporting women in learning useful tips for their meaningful career development. Please visit our website below for further information. URL: 5. 紹介誰かに紹介してもらった場合 I am Yuki Takano, public relations manager of RUCOW Publishing. Our advertising agent Tomas Lindsey gave me your name and address. 分の仕事上の場を明確にして紹介者の名前を書きます

10 6. 依頼する初めての相に依頼する時はていねいにお願いすることが切ですこれは本語でも同じですね 6. 依頼するお願い Your Air Chair is truly unique and we consider it would suit our customersʼ taste. We would appreciate if you can send us the image data of Air Chair, together with the credits to be used in our website. ここでは Air Chair という製品をサイトに掲載させてもらうため画像データとキャプションを送ってほしいと依頼しています

11 7. 依頼への返信依頼への返信は件名を変えずに Re: オリジナルの件名にします初めての相から返信が来てもオリジナルの件名があると分が出したメールへの返信だとすぐにわかるからです 7. 依頼への返信まずはお礼を Thank you for your and your interest in our product. We are happy to have our Air Chair introduced in your corporate website. Please find attached the photo image and note the credits as follows: - Designed by Lucy Middleton & Tom Dudley 返信の始めにはまず問い合わせに対するお礼のことばをれてから返事を明確にしましょう

12 7. 依頼への返信お断りは明瞭に Thank you for your and your interest in our product. We are sorry to inform you that Air Chair is no longer available. The new version is planned to be introduced next month. その製品はもうできませんと明確に断っています断る場合には必ず具体的な理由を説明するのが誠意をすことになります 8. 確認事項ビジネスを進める上での確認点などもれておくといいでしょう化の違いによって仕事のやりが異なる場合もあるので事です

13 8. 確認事項リクエスト Please confirm receipt of the image data and send us the draft before uploading. 画像を受け取ったら確認してほしい掲載する前に原稿をせてほしいなどリクエストしています send us と書いているのは会社としてメールを書いているためですが send me でもOKです 8. 確認事項連絡や説明 You can find the press material on our website by accessing the link with the account information below. プレスの資料は当社のサイトに下記のアカウント情報を使ってリンクからアクセスできますと連絡事項が続きます

14 9. 今後のつながりに確認にもなるので何か不明な点がないかなどれておきましょういつでも問い合わせに応えますよと書いておくとビジネス上も印象が良くなります 9. 今後のつながりに最後の確認 If you have any questions or require further information, donʼt hesitate to contact us. 何か不明な点があったら遠慮なく聞いてくださいと付け加えると親切な感じになりますこれは決まり句で特に顧客に対してよく使います

15 9. 今後のつながりにいつでも問い合わせを If you need further assistance, please let me know by . ほかに何かお伝いすることがあればいつでも私にメールしてください英語ではメールのことはでmail は郵便のことになりますから注意しましょう 10. 差出情報分の名前所属メールアドレスなどをまとめてメールの最後にれておきますメーリングソフトの署名機能を使っていつも署名が追加されるようにしてもいいですね簡単なメールのやりとりの場合には毎回署名をれると重々しい感じになるのでれなくてもいいでしょう

16 10. 差出情報名前と所属などの情報 Yuki Takano Manager, Public Relations Department RUCOW Publishing Co., Ltd Hongo, Kasuga-ku Tokyo , Japan Phone: URL: 電話は Telephone ですが英語で略した時には Tel にはならないので注意しましょう

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untitled 19 Email 2008.3.3 1. Email 2. Email 3. 3.1. Subject line 3.2. Salutation 3.3. Opening line 3.4. Text 3.5. Closing line 3.6 Signature 4. 5. 6. 6.1. PPlan 6.2. WWrite 6.3. PProofread 6.4. SSend 1/20 1. Email