ビジネス英語トレーニング
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- かずただ うづき
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1 実 績 に 基 づく 生 のコミュニケーション ノウハウを 教 えます 平 野 Akey 1
2 1. 英 語 で を 書 こう 1-1 冒 頭 挨 拶 1-2 自 己 紹 介 1-3 他 人 の 紹 介 1-4 要 件 への 入 り 方 1-5 返 事 の 要 求 方 法 1-6 フォローアップの 仕 方 1-7 締 めくくりの 文 言 1-8 署 名 2
3 相 手 が 男 性 の 場 合 Dear Mr. Hopman 等 相 手 が 女 性 で 既 婚 か 未 婚 か 不 明 な 場 合 Dear Ms. Stuart, 等 (これが 無 難 なので 最 近 は 良 くつかわれます ) 相 手 が 女 性 で 既 婚 の 場 合 Dear Mrs. Stuart, 等 相 手 が 女 性 で 未 婚 の 場 合 Dear Miss. Stuart, 等 相 手 が 男 性 か 女 性 かわからない 場 合 Dear Rory Smith, Esq 相 手 が 名 前 のわからない 男 性 の 場 合 ( 担 当 者 殿 というニュアンス) Dear Sir, Dear Sirs, 相 手 が 名 前 のわからない 女 性 の 場 合 Dear Madam, Dear Madams, 相 手 の 名 前 も 性 別 もわからない 場 合 Dear Sir/Madam, Dear Sirs/Madams, 相 手 が 博 士 号 取 得 者 もしくは 医 者 の 場 合 ( 性 別 に 関 係 なく) Dear Dr. Sedek, 相 手 と 若 干 親 しくなっている 時 ファーストネームで Dear John, Dear Alex, 等 かなり 親 しくなっている 場 合 ファーストネームで Hi John, Hi Lucy, 3
4 初 めてメールする 場 合 には まず 自 分 がどのような 人 物 であるか 効 率 よく 伝 えるこ とをお 勧 めします 一 般 的 な 言 い 回 しとしては 下 記 のとおりです My name is Hiroki Okita and I am a marketing manager at XYZ corporation. 私 の 名 前 はオキタ ヒロキで XYZ 社 の マーケティングマネージャーです ポイントは 名 前 社 名 職 務 タイトルが 入 っていることです ただ 米 国 人 が 多 少 へりくだった 表 現 をする 時 には 下 記 のような 文 言 をつける 場 合 があります Please allow me to introduce myself. My name is Hiroki Okita and I am a marketing manager at XYZ corporation. 日 本 語 で 直 訳 すると 自 己 紹 介 することをお 許 しください となりますが 慣 用 的 な 言 い 回 しですので まずは 自 己 紹 介 をさせていただきます くらいのニュアンスで 考 えれば 宜 しいかと 思 われます 4
5 また 自 分 の 知 り 合 いに 職 場 の 同 僚 を 紹 介 することもあるでしょ う そのよう 場 合 には 下 記 のように 言 うと 良 いでしょう Please let me introduce Mr. Atsushi Yamamoto who is responsible for product planning in our company to you. 弊 社 の 商 品 企 画 を 担 当 しております ヤマモト アツシさんをご 紹 介 させてください その 他 の 言 い 回 しとしましては 下 記 のような 文 体 も 考 えられま す 上 記 の 文 よりは お 勧 め 感 が 若 干 高 いニュアンスが 出 ます I am pleased to introduce Mr. Atsushi Yamamoto who is responsible for product planning in our company to you. 5
6 まずは メールをした 理 由 から 書 きましょう The reason why I am writing this to you is that I would like to ask some questions for you regarding your new product X as follows. 私 がこのEメールを 書 いた 理 由 は~について 下 記 のようにいくつか 質 問 をしたいから です ここでas followsを 入 れて 下 記 のように と 行 っておけば 要 件 を 箇 条 書 き にすれば 良 いだけなので メールが 簡 略 かつ 明 快 になります 1. Functionality ( 機 能 ) 2. Date of release ( 発 売 開 始 時 日 ) 3. MSRP[Market Suggested Retail Price] ( 希 望 小 売 価 格 ) 4. MOQ [Minimum Order Quantity] ( 最 少 購 買 量 ) 5. Payment term ( 支 払 い 条 件 ) 6
7 ただし 本 当 に 初 めてメールする 場 合 には 相 手 が 自 分 のコンタクトを 許 諾 してくれる かどうかを 確 認 するワンステップを 経 た 方 が 良 い 場 合 もあります そのような 場 合 は The reason why I am writing this to you is that I would like to ask some questions for you regarding your new product X. に 続 け Would you accept my further contact regarding the item? If yes, please let me know by return. というように 聞 いておけば 相 手 先 が 興 味 を 持 ってくれた 場 合 は 返 事 をもらえるでしょ う 要 件 はその 次 のメールで 伝 えることになります 相 手 にも 礼 節 をわきまえた 人 で あるという 印 象 も 与 えれるかと 思 います 7
8 まずは メールをしたら 返 事 をいただくことが 重 要 です なので 希 望 する 回 答 時 期 を 明 確 に 伝 えておきましょう ここで 重 要 なのは 丁 寧 な 言 い 回 しです < 回 答 を 急 いでいる 時 > I would appreciate your reply at your earliest convenience. お 時 間 ができましたらなる 早 でご 回 答 をお 願 い 致 します < 時 間 指 定 でリクエストする 時 : 例 は 月 末 まで> I would appreciate your reply by the end of this month. 今 月 末 までのご 回 答 をお 願 い 致 します Your response by the COB on July 7 th would be greatly appreciated. というような 表 現 もしばしば 目 にします ここで 重 要 なのは would です この 仮 定 法 により してくれたらありがたい という ニュアンスが 伝 わります 8
9 希 望 する 回 答 時 期 を 明 確 に 伝 えてもなかなか 返 事 が 来 ない 場 合 があります ただ 相 手 の 状 況 が 分 からないときは 慎 重 な 対 応 が 必 要 とされます ここでも 重 要 なのは 丁 寧 な 言 い 回 しです < 到 着 確 認 の 例 > I wonder if my previous mail well found you or not. 前 回 の 私 のメールは 届 きましたでしょうか? <1 週 間 の 期 限 のものがそれ 以 上 遅 延 している 場 合 > I m afraid that it already passed more than 1 week. I would appreciate your attention and reply at your earliest convenience. < 結 びの 言 葉 として> I look forward to hearing from you. お 返 事 お 待 ちしております I am lookingとする 人 もいますが 私 の 経 験 上 現 在 形 の 方 がよく 見 られます 9
10 <すでに 知 っている 人 向 け> Regards ( 対 等 もしくは 少 し 上 から 目 線 )/Best regards ( 対 等 少 し 下 から 目 線 ) Very best regards (ある 仕 事 の 終 了 後 次 の 仕 事 を 期 待 して) Warmest regards ( 友 人 同 士 ) Kindest regards ( 米 ではやりすぎ 感 あり 英 では 普 通 ) < 会 社 や 団 体 宛 ての 場 合 少 しフォーマル まだ 会 ってない 人 にも 使 う> Sincerely, / Yours sincerely, / Sincerely yours, /Cordially <フォーマル> Truly yours / Yours truly / Very truly yours, <かなりフォーマル 尊 敬 の 念 を 込 める 場 合 > Respectfully, /Respectfully yours, / Yours respectfully, / Very respectfully yours, <Bossから 部 下 へ もしくは 友 達 同 士 > Thanks/ Thx / Take care/ Many Thanks, < 特 に 返 事 を 期 待 していない 場 合 > All the best (もう 会 えなくなるような 場 合 ) 10
11 日 本 とは 違 い 下 記 のように 名 前 から 始 めるのが 一 般 的 です Atsushi Yamamoto ( 名 前 ) Senior Vice President(タイトル) Product planning Group( 所 属 部 署 ) Mycompany corporation ( 会 社 名 ) Kojimachi Minatoku, Tokyo Japan Phone: +81-**-***-**** Fax: +81-**-***-**** Mobile: +81-**-***-**** Atsushi.Yamamoto@mycompany.com 11
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19 Email 2008.3.3 1. Email 2. Email 3. 3.1. Subject line 3.2. Salutation 3.3. Opening line 3.4. Text 3.5. Closing line 3.6 Signature 4. 5. 6. 6.1. PPlan 6.2. WWrite 6.3. PProofread 6.4. SSend 1/20 1. Email
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