youRoom Liteマニュアル（SG修正）

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1 youroom について 1. youroom とは youroom Lite 利利 用マニュアル youroom は グループ内の情報共有に特化したウェブアプリケーションです メンバー全員に短くま とめられたメッセージを届けます メールアドレスの管理理は不不要で メールよりも安全で効率率率的です また チャットのように時間を拘束はされず Twitter のように流流れていくことはありません 2. youroomlite とは youroom のプレミアムルームの上限数に制限を設けたのが youroomlite です プレミアムルームの上限数は社員台帳に登録された社員数により決まります 基本機能の場合プレミアムルームの上限数 : 登録社員数の 1/2 まで拡張機能の場合プレミアムルームの上限数 : 登録社員数の 1/5 まで基本機能と拡張機能はプレミアムルームの作成上限数以外の違いはありません 尚 フリールームの作成上限数はありません また 社員台帳に登録されないゲストユーザは課 金金されませんが 社員に 比べ アップロードできるフ ァイル容量量が限られます 社員 :500MB/ 月ゲスト 50MB/ 月 3. プレミアムルームとフリールームの違い プランフリー ( 無料料 ) エンタープライズ ルームの作成作ると強制参加 自 身が参加しないルームも可 ファイルの種類画像 /PDF ファイル全ファイル形式 ファイル容量量 ( ユーザごと ) 40M/ 月 500M/ 月 サポートスタンダードプレミアムサポート データ保障スタンダードプレミアム保証 ユーザ管理理 一 人ずつ招待 CSV アップロード可 4. Twitter との違いはなんですか? 全世界の全てのユーザをつなぐのが Twitter ですが youroom はルームの中のユーザをつなぐことがで 1 / 20

2 きます フォローの仕組みはありません youroom はルーム ( グループ ) に参加するだけで 参加者全員で発 言を共有できます さらに ルームをまたいだ場合は 2つの部屋に 入ったとき他のユーザからは 同じ 人であるということが判別できないようになっています あえて つながないのが youroom です 基本機能について 5. 入 力力 文字制限があるのはなぜですか? youroom で 文字数制限を 行行っているいくつかの 目的があります 1 気軽に投稿を 行行い たくさん投稿してもらいたいため Twitter でもそうであるように 短い 文字数であるほうが気軽に投稿できるはずだと考えています 2ネスト構造のディスカッションをより効果的にするため youroom では ネスト構造でディスカッションをすることを推奨しています ひとつのコメントで 長い 文章を 入 力力して たくさんの内容を 1 つのコメントに含まれると それに対するコメントを書く時に > 1 について そうです > 2 について ちがいます などとなってしまい せっかくのネストした構造でディスカッションができるようにしているのに効果 が薄まってしまう可能性が 高いと考えています 3 モバイルとの親和性を 高めるため モバイルからの利利 用を想定しているため 長 文の 入 力力よりも短 文の連続をしやすいことを考えています このような理理由から youroom では 入 力力 文字のコメントの 入 力力制限をおこなっています 6. 画像の添付はできますか? はい できます 最初のトピックにのみ画像などは添付が可能です ただし コメントに添付はできません スタンダードルームでは 画像と PDF ファイルを添付することができます プレミアムルームでは 画像 リンク PDF のほかにエクセルファイルなどを添付することができます 7. トピックを編集 削除をするにはどうすればよいですか? youroom では 投稿した本 人と管理理者が投稿の編集 削除を 行行えるようなっています コメントは 2 / 20

3 コメントの右上のリンクをクリックして頂ければ 編集 削除ができます トピックの編集 削除は 時間の部分のリンクをクリックしていただき トピックの詳細画 面に移動し てからそれぞれの操作する必要があります 8. メールでの通知の設定はどのようにできますか? youroom では メールによる通知の設定が可能です 標準では 毎 日 1 回 一 日の投稿のまとめメールを送信するようになっています 設定できる通知 方法は 1 毎 日1 回まとめのメール 2 投稿があったらすぐにメールで通知する 3 投稿があったらすぐに Twitter の DM で通知するの3 種類があります これらを設定するには 画 面右上のメールアドレスをクリックして表 示されるメニューの " 設定 " から 3 / 20

4 通知のメニューを選び ルーム毎に設定したい項 目をチェックして登録ボタンを押してください Twitter の DM のアカウントをフォローする必要がありますので 画 面の 支持 に従って操作してください 9. ルームの並び順を変更更するには ホーム画 面の右に表 示されるルームの 一覧は 更更新があった時間が新しい順番で表 示されています あなたのよくアクセスするルームを常に上に表 示されるようにも設定することが可能です これにより頻繁にアクセスするルームに 気軽にアクセスできるようになります 設定 方法は ルーム 一覧の該当のルーム右端にピンの画像が表 示されています このボタンをクリック することで常に上部に固定することができます また 複数のルームを固定した場合は そのルームの中で順序を同じ部分をドラッグすることで 順序 4 / 20

5 を変更更可能です ルームの固定を解除したい場合は ピンの部分にマウスを当てると 説明が表 示されるのでその中の 固定を解除 " というリンクをクリックすることで 解除し更更新順で表 示するものに戻すことができます 10. 通知メールが送信されるタイミング youroom では設定によって投稿通知や 一 日 一回の要約通知を受け取ることが可能です それらの通知は以下の内容とタイミングで送信されます 投稿通知 自分以外のユーザからの投稿があった場合 その都度度通知されます 既存の投稿を編集した場合は通知されません 要約通知その 日の投稿がまとめて通知されます 毎 日 19 時から送信が開始されます 投稿が編集されていた場合は編集後の内容が通知されます ルーム管理理について 11. ルームを閉鎖 / 削除するには ルームを利利 用しなくなったなどの理理由でルームの情報を完全に削除したい場合は ルームの管理理者がル ームの削除を実施する必要があります < ルーム閉鎖 / 削除 手順 > 1 ルーム管理理 のリンクから画 面 一番下にある Destory をクリックしてください 5 / 20

6 2 すると 確認のチェックボックスとボタンが表 示されます 3 本当に削除する場合は チェックボックスにチェックを 入れ Destroy ボタンをクリックしてください この操作を 行行なうと 完全にルームの情報が削除され復復元できなくなりますので ご注意ください 必要な情報は別途保存しておくなどしてください 12. 複数 人のユーザを 一括で招待するには メーリングリストからの移 行行など 一括でユーザを移 行行したい場合などは ルームキーによる招待という 方法があります < 一括招待の 手順 > ルームの管理理画 面の説明の Edit をクリックしてください 6 / 20

7 2 公開条件を 非公開に設定した場合に Advanced というリンクが表 示されますので それをクリ ックするとルームキーの設定項 目が表 示されます 3 ルームキー欄にこのルームに参加するときのパスワード / 合 言葉葉を設定します 入 力力したら Update をクリックしてください 4 ルーム管理理のトップ画 面が表 示されますが その項 目の中にルームキーという項 目が追加されていま す ルームに招待したい 人に URL とルームキーを教えてください URL とルームキーを知っている 人 のみが参加することができます 7 / 20

8 注意 ) この URL が知られると誰でも参加可能になりますので 一括の招待が完了了したらルームキーを空にし て保存して削除してください < 招待 URL から参加する 手順 > 1URL にアクセスすると ルームキーの 入 力力も含まれる参加フォームが表 示されます こちらのフォームにルームキーを正しく 入 力力するとルームに参加できます 13. 退会した 人を再度度参加させるには 参加していた 人が退会した後 再度度参加させることができます < 退会した 人を再度度参加させる 手順 > 1 ルーム管理理者としてログインし ルームの管理理 から管理理画 面を表 示し メンバーの管理理 でメン バー 一覧を表 示してください 8 / 20

9 1 Statas から Leaved を選択し Search をクリックして 退会した 人の 一覧を表 示してください 3 表 示された 一覧の中から再度度ルームに参加させたい 人の右側の Active again をクリックしてくだ さい 9 / 20

10 これで ルームに再度度参加できる状態になりました 再度度参加したいユーザでルームの URL にアクセスすると参加するとルームへの参加画 面が表 示されま す そのフォームに名前などを 入 力力すると再度度参加することができます 14. 参加者を削除したら削除された 人にメールが送信されますか? 送信されません 参加者の参加や退会があるときは 管理理者にのみメールで通知されます 15. 招待メールが届かない youroom に他のユーザを招待する際にメールで招待ができますが メールが迷惑メールとして判定さ れるなどで招待される 人に届かない場合は 以下の 方法で参加いただけます 招待される 人に参加していただくには 参加するための URL を招待される 人にお知らせする必要があ ります まずは 参加するための URL を取得してください " メールで招待 " の画 面に移動します 招待された 方の招待 URL の欄に表 示されているものが参加するための URL です こちらの URL を別の 方法で招待される 方に伝達いただければ参加いただけます その他 16. 月々のファイルの転送量量が 500MB とはどういう意味ですか? 毎 月 アップロードできるファイルの転送量量の上限が 500MB という意味です 毎 月 1 日にリセットさ れ ダウンロードはカウントされません 10 / 20

11 17. 同じルーム内で有料料のユーザとゲストユーザがいる場合は? ゲストユーザでも 有料料メンバーが添付したファイルをダウンロードすることは可能です ファイルのアップロードできる種類と 月々のファイル転送量量のみが違ってきます またファイル転送量量の上限は毎 月 1 日にリセットされます 18. ユーザを 一括登録するには CSV で 一括登録が可能です 以下の形式の CSV ファイルを 用意してください 名前, メールアドレス, 備考 ( オプション ) 例例 : 田中 一郎郎,tanaka@example.com,01234 鈴鈴 木次郎郎,suzuki@example.com,01234 佐藤健太,sato@example.com メールアドレスがキーとなってユーザを判別しています こちらからメールアドレスを変更更することはできません すでに登録済みのユーザを含むことも可能です 名前のみアップデートが可能です CSV の 文字コードは UTF-8 としてください 旧字などは登録時に 文字化けする場合があります 登録後に修正を 行行ってください < ユーザ 一括登録 手順 > 1 ユーザアップロード ファイルを選択で作成した CSV ファイルを選択してください まずは Confirm にチェックをつけて Submit をクリックします 実際に更更新操作は 行行われず データの内容の確認を 行行います 2 アップロードしたファイルにエラーがあるとピンクで表 示されます 下記の場合は 佐藤さんのメー ルアドレスにエラーがあるということです 11 / 20

12 3 確認で出たエラーを修正したら 修正済 CSV ファイルを ファイルを選択 をクリックして指定し ます 次は Confirm のチェックを外して Submit をクリックします 実際に更更新操作が 行行われま す 4 ユーザの 一覧へ 行行くと さきほどアップロードしたユーザが登録されているのを確認できます 19. 作成したルームへ参加するには ルームを作成しただけでは 部屋にメンバーはいません 自分を作成したルームへユーザ登録することができます < ルーム参加登録 手順 > 1 ルーム 一覧で作成したルームの Participation をクリックします 2 New Participation をクリックします 12 / 20

13 3 自分のユーザ情報が表 示されるのでチェックボックスで選択して Update をクリックします これで 自分が作成したルームに参加したことになります 20. 登録したユーザをルームに参加させるには 作成したルームを利利 用するには参加者としてユーザを追加する必要があります < 登録したユーザをルームに参加させる 手順 > 1 設定画 面のルームの 一覧へいきます ユーザを参加させたいルームの Participations をクリックし ます 2 ルームに参加しているメンバー 一覧が表 示されます まだ参加していないユーザを追加するには "New participation" をクリックします 13 / 20

14 3 登録されているユーザ 一覧が表 示されます すでに参加しているユーザは 一番左の Join の項 目に チェックが 入っているのがわかります 4 追加したいユーザの Join のチェックボックスにチェックをつけて Update をクリックしてくだ さい 5 更更新に成功すると最新の状態でユーザ 一覧が表 示されます 参加したユーザを設定後 管理理者を設定 します ルーム管理理者を追加することで ルームの管理理は他のユーザが 行行うことも可能です ルーム管理理でできることは ルームの名前の変更更 ユーザの招待 投稿の管理理者権限での更更新 削除です 14 / 20

15 < ルーム管理理者設定 手順 > 1 設定画 面のからルーム 一覧をクリックします 管理理者を設定したいルームの Participations をクリ ックします 2 ルームの参加者 一覧が表 示されます 管理理者にしたいユーザの Edit をクリックします 2 Admin にチェックをつけて Update をクリックします 4 正しく更更新されると参加者 一覧画 面が表 示されます テスト花 子さん情報に Admin と表 示されま す これでテスト花 子さんがルーム test" の管理理者になりました 21. ユーザをルームから退会させるには すでに参加しているユーザをルームから退会させることができます < ユーザ退会 手順 > 1 設定画 面からルーム 一覧をクリックします 管理理者を設定したいルームの Participations をクリッ クします 15 / 20

16 2 登録されているユーザ 一覧が表 示されます "New participation" をクリックします 3 登録されているユーザ 一覧が表 示されます すでに参加しているユーザは 一番左の Join の項 目に チェックが 入っています 4 退会したいユーザの "Join" のチェックボックスにチェックを外して Update をクリックしてくださ い 5 更更新に成功すると最新の状態でユーザ 一覧が表 示されます これで 田中 一郎郎さんをルーム "test" から退 会させることができました 22. ユーザのアカウントの停 止することができますか? ユーザを管理理下から削除した場合は 管理理下のルームから強制的に退会します これにより そのユー ザでログインしても参照することが不不可能になります 16 / 20

17 記述は残すことができます 23. ユーザの操作ログを 見見ることができますか? 管理理者は 管理理下のユーザの全ての 入 力力データを参照可能です 監査 漏漏洩などの際に管理理者が youroom 内で不不正なことが起こっていないことを証明するための 目的としています ログとしての出 力力は 現在のところ検討していません 24. プロフィール項 目のカスタマイズについて youroom では 登録しているユーザのプロフィール項 目が標準で 2 つ登録されています 名前と 自 己紹介となっています これは 各ユーザのプロフィール画 面などで表 示されます 標準の 2 つに加え更更に項 目を 自由に追加することができます 設定は ルームの管理理者が 行行なえます < プロフィール項 目のカスタマイズ 手順 > 1 ルーム管理理の画 面から中央のテーブルの Profiles の右の List のリンクをクリックしてください 17 / 20

18 2 現在設定されているプロフィールの項 目 一覧が表 示されますので その上の Append new profile のリンクをクリックしてください 3 プロフィール項 目の名前 必須の有無 プロフィール項 目の説明を 入 力力し登録してください 4 プロフィール項 目に先ほど追加した 出 身 が加わりました 18 / 20

19 25. 退職などの際にアクセスできないようにするには ユーザが退職などをした際に 利利 用中のルームにアクセスできないように ルームから退会させる 方法 を説明します 設定画 面のユーザ 一覧のタブに移動します アクセスをできないようにしたいユーザの "Joined room count" の数字の部分のリンクをクリックします "Join" の列列のチェックボックスを全て外します ( もし アクセスを可能に場合はチェックボックスをチェックしたままにしておきます ) そして 下のボタンをクリックしてください ボタンをクリックすると "Not joined" と表 示されます これでルームから退会させられた状態になりユ ーザはアクセスできなくなります 19 / 20

20 退会したユーザは 通常 手順で退会したものと同じ状態になります これまでにその 人が書いたものは 表 示されますが 本 人はアクセス出来ないという状態になります 26. 退会したユーザを再度度参加させるには ルームを 一度度退会したアカウントを再度度参加させるには 通常の招待フローではできません 管理理者画 面から 再度度参加処理理を 行行います まずは ルーム 一覧画 面からユーザを参加させたいルームの参加者 一覧を表 示させます ルーム 一覧画 面でルームを退会しているユーザは Status が LEAVED になっています その右に表 示されている "Join Again" のリンクをクリックするとそのユーザを再度度参加している状態 にすることができます 20 / 20