会議録の作成要領

Size: px

Start display at page:

Download "会議録の作成要領"

なつきすみい
7 years ago
Views:

1 会議結果報告書平成 27 年 5 月 19 日会議の名称志木市情報公開個人情報保護審議会委嘱状交付式及び平成 27 年度第 1 回会議開催日時平成 27 年 5 月 11 日 ( 月 )15 時 30 分 ~17 時 15 分開催場所市役所 4 階第三委員会室出席委員武藤英夫委員 ( 会長 ) 大貫結子委員 ( 会長職務代理 ) 渡邊英敏委員武藤貴洋委員木下武三委員鈴木和雄委員羽賀佳和委員三角義明委員 ( 計 8 人 ) 欠席委員竹前栄二委員 ( 計 1 人 ) 説明員職氏名 ( 産業観光課 ) 古屋主幹藤崎主事 ( 計 2 人 ) 議結題果委嘱状の交付 1 会長の選出について 2 会長職務代理の選出について 3 諮問事項個人情報の取扱いに係る業務の外部委託( 条例第 12 条 ) (1) 市民農園管理業務委託 ( 産業観光課 ) 4 報告事項平成 26 年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況 5 その他委嘱状を交付する互選により武藤英夫委員が会長に選任される会長職務代理に大貫結子委員が指名される諮問事項について審議の結果承認された ( 傍聴者 0 人 ) 事務局職員尾﨑部長菊池課長真島主幹藤田主査

2 審議内容の記録 ( 審議経過結論等 ) 1 開会 2 委嘱状交付櫻井副市長( 市長代理 ) より委嘱状を交付する 3 あいさつ櫻井副市長あいさつ委員及び事務局職員自己紹介 4 議題 (1) 会長の選出について条例第 6 条第 1 項の規定に基づき互選により武藤英夫委員が会長に選任される (2) 会長職務代理の選出について条例第 6 条第 3 項の規定に基づき大貫結子委員が会長職務代理に指名される (3) 諮問事項市民農園管理業務の外部委託について個人情報保護条例第 12 条の規定による諮問 ( 産業観光課 ) < 説明者 > 市民農園管理業務の委託については市民農園の問合せ対応巡回業務空き地区画の雑草処理業務使用者への通知発送業務更新に係る業務を委託するものである取扱う個人情報の記録の内容については氏名住所電話番号で個人情報の記録の件数は約 600 件委託業務の予定年月日は平成 27 年 5 月末を予定しているなお個人情報の取扱いについては個人情報の取扱いに関する特記仕様書を遵守するようお願いする < 質疑応答 > 会長 ) 市民農園は市の物か借りているのか説明者 ) 農家から借りて市が管理している会長 ) 区画数はいくつあるのか説明者 ) 全部で9か所あり区画数は580 区画ある会長 ) 個人情報の記録の件数の約 600 件というのはこの区画数のことか説明者 ) そのとおり委員 ) この業務は市でやっていたのか委託していたのかここで初めてなら委託する何か理由があったのか説明者 ) 朝霞シルバー人材センターへの委託を考えているがその会員の中の農業に精通している高齢者に委託することによって市民農園のアドバイザー的な存在になってもらい使いやすい市民農園のすることと高齢者の雇用を促進することを目的に委託するものである

3 委員 ) 提出された書類には情報の公開区分がきっちり書かれていないまた借りる側の個人情報を受託者がどういう形で書類を作成する等が明確になっていない個人情報の記録の内容のところにある氏名住所電話番号以外に見る権限の有無はどうか処理の区分がマニュアル処理電算処理を市職員の管理下で行うのか不明そのあたりの説明が必要ではないか説明者 ) 全体の管理は市の職員が行い受託者はその管理下で氏名等の個人情報を取り扱う委託内容のうち市民農園の問合せ対応事務市民農園使用者への通知発送事務及び市民農園の更新に係る事務については市民農園使用者の名簿を見ながら業務を行う会長 ) バラバラに説明されると整理ができないのでまず業務委託契約書 ( 案 ) と市民農園管理業務の委託仕様書 ( 案 ) について説明してはそのあとで疑問がある部分についてどのように対処するか話をしてはどうか委員 ) 名簿の様式がどのようなものかもわからない処理の区分がマニュアル処理と電算処理が一括チェックされているが本来別々のものではないか会長 ) 業務委託契約書( 案 ) について説明してほしい説明者 )( 業務委託契約書( 案 ) について説明) 会長 ) 基本的なことだが契約期間は1 年近くあるが委託料は年間 70 万円で良いのか 1か月 70 万円ではないのか説明員 ) 総額が70 万円以内でということで委託する会長 ) 次の市民農園管理業務の委託仕様書 ( 案 ) はどういう業務をどのように頼むかが書かれているが簡単に説明をしてほしい説明者 )( 市民農園管理業務の委託仕様書( 案 ) について説明) 委員 ) 委託内容のうち市民農園の問合せ対応事務市民農園使用者への通知発送事務及び市民農園の更新に係る事務については電算処理となり市民農園の問合せ対応事務は電算処理だけで印刷物は出ないと思うが市民農園使用者への通知発送事務と市民農園の更新に係る事務は印刷物が出るのであればその旨を書くこと取扱うのは一人だけか説明者 ) そのとおり委員 ) 一人だけで無くローテーションを組んで来るのでは説明者 ) 何人かでのローテーションを予定しており原則一人を配置してもらう委員 ) 配置場所は庁舎内か説明員 ) 産業観光課の事務室内委員 ) 外部の人間が電算機を使用するに当たって市職員の管理下にあるのであれば印刷権限を与える必要は無いのでは印刷物は紙に出してしまうと情報漏洩の発信元になってしまう特に受託者がシルバー人材であればパソコンが使えても誤操作すること

4 が考えられるので受託者に印刷させるか検討した方が良い特に市民農園の問合せ対応事務に電算の画面上の作業と思うので市民農園使用者への通知発送事務と市民農園の更新に係る事務については封筒を作ると思うが印刷物については必ず市の職員が確認してから必要な枚数だけ印刷するという形でお願いしたいトラブルのもとになる委員 ) 業務の流れのわかるフローチャートがあった方が良い当落選の通知はどのようにしているのか説明者 ) 当選者と落選者の何れにも通知している応募は往復はがきでしてもらい当落選の決定を返信している委員 ) 業務改善命令のところに受託者と受諾者の記載がある説明者 ) 受諾者は誤りなので訂正する委員 ) どこかの会社での個人情報の漏洩事件後経済産業省が外部委託する際に内容が強化されているそれとのすり合わせをした方が良いと思う会長 ) 個人情報の外部委託に関する調書の個人情報の記載の内容についてであるがキャンセル待ちの人や雑草放置者への連絡使用料滞納者への通知は個人情報に当たるのではないかこれらが漏れた方が個人へのダメージは大きいと思う委員 ) 個人情報の記録されている名簿に書かれているのは氏名等の三つだけなのか性別や生年月日は無いのか説明者 ) 氏名住所電話番号だけ委員 ) 滞納者の情報や雑草放置者の情報とか他にも個人情報の記録の内容があるのでは委員 ) 名簿には滞納者である記録はないのか説明者 ) 納付済みの人にはチェックしておりチェックがない人は滞納者となる会長 ) 個人情報の記録の内容について滞納記録希望農園も個人情報として挙げるべきであり件数についても当落者を含めての件数となるなど再考をするようにお願いしたい委員 ) 処理の区分のマニュアル処理に関わる個人情報と電算処理に関わる個人情報のフローを分けるようにしないと仮に個人情報が漏れてしまった場合どこの部分から個人情報が漏れたのか特定ができない当審議会は個人情報を漏らさないのが目的ではなくもし漏れてしまった場合どこに問題があったということころが審議会の仕事になるのでもう少しつめてほしい会長 ) 次に個人情報の取扱いについてどういう趣旨であるか説明してほしい説明者 )( 個人情報の取扱いに関する特記仕様書について説明) 委員 ) 今までの委託に出ている特記仕様書とは全く別の物か産業観光課独自で作ったものかそうであれば変更点を説明すれば良いのでは説明者 ) 志木市で作ったものであり内容は変更していない

5 委員 ) 第 3 条の作業責任者の届出について作業責任者や作業従事者に変更がある場合は届出が必要となるが何人かでのローテーションで行うとなると不特定多数の人が業務を持ちまわすことになるとこの表現では厳しいのでは特に電算に関する業務の引継ぐ時毎回この書面を出すのか専任でないと扱い方を変えた方が良いのでは第 4 条の作業場所の特定についても似たような話が出てくると思う第 6 条の秘密保持に関する誓約書もお金に関することや使用状況が出てくるのでもう少し考えた方が良いのではまた作業従事者間で個人情報を共有するので守秘義務についてもう少し書いた方が良いのではと思う説明者 ) 委託にあたっては一人の人にお願いしたいと考えているただ高齢者のため 1 日通して働けない人もいるので大きく分かれても午前一人午後一人になるかもしれないしかし農業又は市民農園の経験者ということで対象者は限定されると思う委員 ) 業務の具体的な流れのわかる表を作るとか個人情報を取扱うフォーマットがあった方がわかりやすい新しく勤める方に教育をしてほしい第 2 条にある個人情報の安全管理についての責任体制の整備や第 14 条にある個人情報の漏洩等の事故が発生した場合への対応などについてしっかりやってほしい会長 ) この委託は来年度も更新するのかその場合は第 11 条の個人情報の返還又は廃棄についてはどのようになるのか説明者 ) 来年度も更新の予定である個人情報を取扱う業務は産業観光課内に机とコンピュータを置き市職員の管理下で行う委員 ) 農園巡回用のマニュアルがあった方が良い就業前の研修までには説明できるようにしておいてほしい例えばこれは個人情報だから置き忘れしないようにとか市政の個人情報に携わっているということをきちんと説明してほしい会長 ) まとめると個人情報の外部委託に関する調書の委託する個人情報の記録の内容件数について見直すこと業務委託契約書 ( 案 ) の金額について年額等であることがわかるようにすること情報の移動移転の際の注意や紛失等を防ぐためのマニュアルがあった方が良い市民農園管理業務の委託仕様書 ( 案 ) の業務改善命令の就業者の仕事の能率及び執務態度等が好ましくないと判断したときとはどのような基準か決めておかないと解雇したときにトラブルがおこる可能性があるそして個人情報の取扱いに関する特記仕様書では個人情報を取扱う人は一人の方が良い終了時更新時の個人情報の取扱いについてわかりやすくした方が良い以上のことを踏まえて進めてほしい < 結論 > 委託するにあたっては当審議会から出された意見に沿った仕様書等に改め事前の研修実施の際には業務に係る個人情報の取扱いについて十分注意するよう指導し当審議

6 会での懸念事項を解消するようにしてほしい (4) 報告事項平成 26 年度情報公開個人情報保護制度の運用状況について < 説明員 > 平成 26 年度の運用状況の概要を以下のとおり説明する公文書公開請求処理状況受理対象情報公開部分公開非公開 ( 内不存在 ) 存否拒否取下げ 14 件 34 件 16 件 12 件 0 件 (0 件 ) 0 件 6 件個人情報取扱事務登録状況 703 件個人情報ファイル登録状況 546 件個人情報開示請求処理状況受理対象情報開示部分開示不開示 ( 内不存在 ) 存否拒否取下げ 1 件 5 件 0 件 5 件 0 件 (0 件 ) 0 件 0 件情報公開個人情報保護審査会開催状況開催回数 1 回諮問件数 ( 不服申立 ) 0 件情報公開個人情報保護審議会開催状況開催回数 1 回諮問件数 6 件 < 質疑応答 > 特になしその他は特なし 5 閉会

鹿屋市公の施設に係る指定管理者の指定の申請等に関する規則平成 19 年 3 月 31 日規則第 15 号改正平成 21 年 2 月 16 日規則第 2 号平成 21 年 8 月 25 日規則第 28 号平成 28 年 3 月 25 日規則第 17 号鹿屋市公の施設に係る指定管理者の指定の申請等

鹿屋市公の施設に係る指定管理者の指定の申請等に関する規則平成 19 年 3 月 31 日規則第 15 号改正平成 21 年 2 月 16 日規則第 2 号平成 21 年 8 月 25 日規則第 28 号平成 28 年 3 月 25 日規則第 17 号鹿屋市公の施設に係る指定管理者の指定の申請等鹿屋市公の施設に係る指定管理者の指定の申請等に関する規則平成 19 年 3 月 31 日規則第 15 号改正平成 21 年 2 月 16 日規則第 2 号平成 21 年 8 月 25 日規則第 28 号平成 28 年 3 月 25 日規則第 17 号鹿屋市公の施設に係る指定管理者の指定の申請等に関する規則 ( 趣旨 ) 第 1 条この規則は別に定めるもののほか鹿屋市公の施設に係る指定管理者の指定の申請等に関し必要な事項を定めるものとする