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1 大館市環境マネジメントシステム 平成 29 年度内部監査結果報告書 平成 29 年 6 月 29 日内部監査チーム

2 平成 29 年度内部監査 ( 第 1 次 ) 結果報告 1. 監査の目的及び範囲本市の事務 事業の活動に伴う環境への負荷を抑制することを目的とし 本市の環境マネジメントシステムが当該システムで立案 計画した事項及びISO14001 規格の要求事項に適合し かつ適切に実施されているかを監査し結果を評価した 監査範囲は 平成 29 年度内部監査計画に基づき 38 部門全てを対象としている 本年度の重点監査事項は 手順書の有効性の確認 及び 環境影響評価の適切性の確認 の2 点とし 2015 年版規格の要求事項に適合しているかどうかも含めて監査を実施した 2. 監査の実施期間及び対象部門名 実施期間 平成 29 年 5 月 12 日 ( 金 ) 税務課 監査部門名 平成 29 年 5 月 15 日 ( 月 ) 田代総合支所 教育総務課平成 29 年 5 月 16 日 ( 火 ) 保険課 下水道課 平成 29 年 5 月 17 日 ( 水 ) 企画調整課 財政課 市民課 環境課 福祉課 商工課 移住交流課 水道課 平成 29 年 5 月 18 日 ( 木 ) 総務課 環境管理事務局平成 29 年 5 月 19 日 ( 金 ) 収納課 まちづくり課 平成 29 年 5 月 22 日 ( 月 ) 管財課 比内総合支所 監査委員事務局平成 29 年 5 月 23 日 ( 火 ) 子ども課 土木課 都市計画課 学校教育課平成 29 年 5 月 24 日 ( 水 ) 長寿課 農林課 生涯学習課 会計課 選挙管理委員会事務局職員課 契約検査課 観光課 生涯学習課 ( 中央公民館 ) 平成 29 年 5 月 25 日 ( 木 ) スポーツ振興課 歴史文化課平成 29 年 5 月 26 日 ( 金 ) 議会事務局平成 29 年 5 月 30 日 ( 火 ) 危機管理課 健康課 農業委員会事務局 3. 監査に立ち会った被監査部門の代表者の氏名 別紙各部門別 内部監査結果報告書 のとおり 4. 担当した主任監査員及び監査員の氏名 別紙 1 内部監査員担当表 のとおり 本年度は15 班体制で実施 監査員のうち新任は6 名である 5. 監査基準 大館市内部監査要綱第 5 条による 1

3 6. 監査の概要あらかじめ監査期日を定め チェックリストを用いて関係文書類等の調査照合及び前回指摘 要望事項の是正確認を行い 不明な点については担当職員の説明を求め 必要に応じて関係施設を調査した 7. 監査の結果監査を実施した38 部門の評価は 適合 が37 部門 軽微な不適合 が1 部門であった 軽微な不適合 は (1) 管理すべき施設の灯油タンクの防油堤コックが 開 となっていたこと (2) 灯油地下タンクの監視測定結果が記録されていなかったこと の2 点である (1) については その場でコックを閉じる応急処置を行い 油類点検記録簿に 防油堤コックの確認欄 を追加することとした なお 灯油の残量チェックは手順書に従って記録が残されており漏えいがないことが確認できた (2) については 対象施設が昨年 12 月に新たな適用範囲となり 加えて人事異動が重なったことによって 力量を備える点が確実でなかったことが原因と認められることから 1 担当者に対して 改めて施設及び手順書について教育訓練を実施すること 2 監査日の翌日から手順書に沿って監視測定をすること 3 過去の記録についても 灯油の購入履歴から整理すること の3 点を指導した なお 5 月から6 月にかけての点検では タンク内の灯油残量が変わっていないことから漏えいがないことを確認している ( 教育委員会生涯学習課 ) 防油堤に関する事項は昨年度も指摘しており 今後事故につながる可能性があるため 他の実行部門に対しても再度確認を徹底するよう周知が必要である また 適正 37 部門のうち12 部門に 助言 を行った これは 内部監査員が現場を見て助言することにより システム運用の改善につなげてほしいという狙いから実施しているものである 主なものは 古い文書の整理や目的目標の設定 取組み状況の記載の仕方などシステム運用の基本に係るものが6 部門 ( 危機管理課 まちづくり課 下水道課 生涯学習課 監査委員事務局 環境事務局 ) 施設の管理における確認項目の追加や検討事項が4 部門 ( 農林課 比内支所 歴史文化課 選挙管理委員会事務局 ) である 各部門においては こうした助言を参考にしながら EMSを業務効率化及び改善のツールとして活用いただくようお願いしたい 次に本年度の重点事項 2 点について述べる 手順書の有効性については 軽微な不適合 1 部門 ( 教育委員会生涯学習課 ) 環境影響については 適切な評価によって 天然記念物と文化財の保護 ( 歴史文化課 ) や公有林の植栽 ( 管財課 ) など 事業と合致した新たな環境目標が設定されている これは 新規格が求めている 環境目標と事業プロセスの統合 と合致するものであり 高く評価するところである その一方で 側面の抽出方法について工夫すべき部門があ 2

4 ったので 改善ポイントを助言した また 今後はEMS 適用除外施設や 目標管理外としている適用施設の取り扱いについても検討が必要と考える 最後に25 項目に上った 充実事項の評価 の一部を紹介する 1 緊急事態の手順がない部門であっても緊急時職員参集基準などを元に研修を実施していたり 外部団体の職員に対してもEMSの手法を活用した研修を実施していたりしている ( 長寿課 監査委員事務局 ) 2 PDCAサイクルに添った効果的かつ効率的な事業の実施を図るための計画を策定し 事業の実施及び評価を行っている 業務継続計画を策定しリスク管理に取り組むとともに 新規事業に官民連携を導入し経費削減や工期短縮にも取り組んでいる ( 保険課 下水道課 ) 3 電気自動車の積極的な活用により環境負荷への低減を図っている ( 市民課 健康課 ) 4 市内全域に職員の配置が必要な業務で 従事場所の近隣に居住する職員を配置するなど 車移動に伴う環境負荷低減に配慮している ( 選挙管理委員会事務局 ) このほか 前年度実績を踏まえた的確な目標を設定して運用管理を実施している 事務事業の変化に対応し適切な是正措置が取られている などEMSが業務全般に応用 活用されている点が見られることを高く評価したい なお 被監査部門の監査結果は 別紙 内部監査報告書 のとおりである 8. その他平成 28 年度の部門別の不適合 ( 未達成 ) 事項については以下のとおりであるが いずれもシステムに基づいた改善 是正が行われており 平成 29 年度の取り組みに反映されている 1 事務用紙使用量の抑制 環境課 契約検査課 移住交流課 商工課 2 排水基準 ( 浄化槽含む ) 下水道課 農林課 生涯学習課 環境課 3 公有林除間伐の実施 農林課 4 公共下水道普及率 下水道課 5 リサイクル率 環境課 最後に 来月行われるISO 年版規格への移行審査受審にあたり 厳しい財政事情の中で予算を措置していただき 外部講師による内部監査員レベルアップ研修を受講できたことに深く感謝いたします 3

5 内部監査員担当表 被監査部門 班 担 当 班 1 総務部総務課 1 山下 悟 荒谷雅人 2 総務部危機管理課 2 佐藤幸美 伊藤優香 3 総務部企画調整課 3 千葉秀禎 池田一紀 4 総務部職員課 4 松田新一 若松健寿 5 総務部財政課 5 碇谷博人 本多利明 6 総務部管財課 9 羽沢秀則 杉沢英紀 7 総務部契約検査課 7 黒田一志 幸坂 尭 8 市民部市民課 8 大井和博 中村芳樹 9 市民部保険課 6 鈴木 明 柴田 賢 10 市民部税務課 12 石井文行 工藤雄一 11 市民部収納課 10 渡辺孝義 高橋 勉 12 市民部環境課 11 菅原 純 乳井康和 13 福祉部福祉課 3 千葉秀禎 池田一紀 14 福祉部子ども課 14 相澤智美 宮崎史人 15 福祉部長寿課 15 佐藤 豊 畠澤淳一 16 福祉部健康課 2 佐藤幸美 伊藤優香 17 産業部農林課 13 成田 修 桑野哲法 18 産業部商工課 1 山下 悟 荒谷雅人 19 産業部観光課 4 松田新一 若松健寿 20 産業部移住交流課 5 碇谷博人 本多利明 21 建設部土木課 9 羽沢秀則 杉沢英紀 22 建設部都市計画課 7 黒田一志 幸坂 尭 23 建設部まちづくり課 10 渡辺孝義 高橋 勉 24 建設部水道課 8 大井和博 中村芳樹 25 建設部下水道課 6 鈴木 明 柴田 賢 26 比内総合支所 14 相澤智美 宮崎史人 27 田代総合支所 12 石井文行 工藤雄一 28 教育委員会教育総務課 11 菅原 純 乳井康和 29 教育委員会学校教育課 9 羽沢秀則 杉沢英紀 30 教育委員会スポーツ振興課 7 黒田一志 幸坂 尭 31 教育委員会生涯学習課 15 佐藤 豊 畠澤淳一 32 教育委員会歴史文化課 13 成田 修 桑野哲法 28 会計課 13 成田 修 桑野哲法 34 議会事務局 10 渡辺孝義 高橋 勉 35 選挙管理委員会事務局 15 佐藤 豊 畠澤淳一 36 農業委員会事務局 2 佐藤幸美 伊藤優香 37 監査委員事務局 14 相澤智美 宮崎史人 38 環境管理事務局 6 鈴木 明 柴田 賢 4

6 適合 :37 部門軽微な不適合 :1 部門 H29 内部監査結果総括表 助言及び勧告事項 :12 件充実事項及びその他事項 :26 件 No 被監査部門名監査員判定内容代表監査員指摘 1 総務部総務課 山下 悟 荒谷 雅人 適合 2 総務部危機管理課 佐藤 幸美 伊藤 優香 適合 3 総務部企画調整課 千葉 秀禎 池田 一紀 適合 4 総務部職員課 松田 新一 若松 健寿 適合 5 総務部財政課 碇谷 博人 本多 利明 適合 充実 : それぞれの運用手順書の確認年月日を 1 つの表にして管理している 助言 : 運用手順書の一覧表がないため添付するとともに 一部で新旧文書の混在が見られるので整理してほしい 充実 : 各災害の緊急事態対応表が見やすい場所に掲示されている 空家相談記録書等が簿冊で保管され適正に維持されている 充実 : 目的目標の設定について 業務内容の変化に対応し見直しが図られている 充実 : 運用手順書の一覧表を作成し管理し 変更履歴や最新のものかどうかがすぐ分かるようになっている 充実 : 予算編成業務にあたり 全庁的視点に立ったグリーン購入の推進 エネルギー使用量の適正管理に配慮した編成を心がけるなど課全体でシステム運用の意識共有が図られている 6 総務部管財課羽沢秀則杉沢英紀適合なし 7 総務部契約検査課黒田一志幸坂尭適合なし 8 市民部市民課大井和博中村芳樹適合充実 : プラスの環境影響側面の取組みが充実している 9 市民部保険課鈴木明柴田賢適合 10 市民部税務課石井文行工藤雄一適合 11 市民部収納課渡辺孝義高橋勉適合 充実 : 健康 医療情報を活用して PDCA サイクルに添った効果的かつ効率的な保健事業の実施を図るためのデータヘルス計画を策定し 保健事業の実施及び評価を行っている ( 環境側面 ) 充実 : 使用済みナンバープレートの再資源化に取り組んでいる 充実 : 手順書の一覧表を作成して整理するとともに 有益な環境側面の抽出を積極的に行っている -1-

7 No 被監査部門名監査員判定内容代表監査員指摘 12 市民部環境課菅原純乳井康和適合充実 : 膨大な文書類が適切に管理されている 13 福祉部福祉課千葉秀禎池田一紀適合 14 福祉部子ども課相澤智美宮崎史人適合 充実 : 目的目標の設定について 年度途中においても業務の変化に対応し 適切な是正措置が図られている 助言 : 外部とのコミュニケーションが相当数あり 課内で定めた書式により情報を維持しているが 環境に関連する事項があった場合の連携について考慮してほしい 充実 : 各書類の保管が適切に行われている 環境実行委員の理解度が高く 目標管理が適切で教育訓練内容も充実している 15 福祉部長寿課佐藤豊畠澤淳一適合充実 : 最新の緊急連絡網の情報を維持している 16 福祉部健康課佐藤幸美伊藤優香適合 17 産業部農林課成田修桑野哲法適合 充実 : 環境方針を複数個所に掲示し 施設利用者にも周知している 電気自動車を優先的に使用し ガソリン使用量の低減に努めている 助言 : 前年度サーベイランスでの指摘事項だったうちの1 点について 必要備品等を購入していたが未設置だったため 早急に対応し結果を事務局まで報告すること 18 産業部商工課山下悟荒谷雅人適合なし 19 産業部観光課松田新一若松健寿適合なし 20 産業部移住交流課碇谷博人本多利明適合 充実 : 実施計画の報告起案時に項目の使用量が増加した概要を記載し 課内に電子供覧するとともに使用量の抑制について課全体で意識の共有が図られていた 21 建設部土木課羽沢秀則杉沢英紀適合なし 22 建設部都市計画課黒田一志幸坂尭適合なし -2-

8 No 被監査部門名監査員判定内容代表監査員指摘 23 建設部まちづくり課 渡辺 孝義 高橋 勉 適合 24 建設部水道課 大井 和博 中村 芳樹 適合 25 建設部下水道課 鈴木 明 柴田 賢 適合 26 比内総合支所 相澤 智美 宮崎 史人 適合 27 田代総合支所 石井 文行 工藤 雄一 適合 助言 : 古い文書が保管されていたため廃棄すること 充実 : 各手順書の保管が適切に行われている 毎年最新のものか確認し 記録が残されている 環境影響評価で 有益な環境側面の抽出を積極的に行っている 充実 : 浄水場の薬品管理及び点検 取水場の施錠管理が確実かつ完全に行われていた 助言 : 目的目標の設定については 人口動態等の外的要因も勘案し設定すること 充実 : 毎年 下水道 BCP 業務継続計画 を策定しリスク管理に取り組んでいる 年 1 回実施予定の訓練も実施している 新規事業に官民連携を導入し経費削減 工期短縮に取り組んでいる 助言 : 所管事務の環境影響評価を積極的に行うこと 施設の機能停止した設備の安全を確保すること 充実 : 各手順書の保管が適切に行われ 測定方法や報告時期に見出しをつけ分かりやすく管理されている 老朽化施設の維持補修を職員が行い 延命が図られている 緊急連絡網の手順や消火器等の表示も適切に行われている 充実 : 目的目標の全ての項目において実績を踏まえた見直しを実施しており 使用量の抑制に成果が見られる 28 教育委員会教育総務課菅原純乳井康和適合なし 29 教育委員会学校教育課羽沢秀則杉沢英紀適合なし 30 教育委員会スポーツ振興課黒田一志幸坂尭適合なし -3-

9 No 被監査部門名監査員判定内容代表監査員指摘 31 教育委員会生涯学習課佐藤豊畠澤淳一 軽微な不適合 軽微な不適合 : 灯油貯蔵タンクの監視測定が手順書どおりに行われておらず 環境管理事務局への報告もない 一部公民館施設で防油堤コックが 開 となっている 助言 :1 所管施設の監視測定手順書に防油堤の水抜きやコックの開閉確認を追記してほしい 2 数値の把握のみで目標の設定がない施設の取組状況の記述を考慮してほしい 3 法的要求事項調査は調査の履歴を残すなど 最新を維持していることが分かるように整備してほしい 4 使用していないホームタンクで 将来使用の予定がないのであれば廃棄 使用の可能性を考慮するのであればご使用を予防するための管理を検討すること 充実 :1 浄化槽管理委託業者の浄化槽管理士を交えた教育訓練が行われている 2 組織の課題を職員全員で共有し共通認識が図られている 3 地区公民館の環境関連事業を著しい環境影響として評価している 32 教育委員会 歴史文化課 成田 修 桑野 哲法 適合 33 会計課 成田 修 桑野 哲法 適合 34 議会事務局 渡辺 孝義 高橋 勉 適合 35 選挙管理委員会事務局 佐藤 豊 畠澤 淳一 適合 助言 : 博物館の浄化槽が学校仕様のため現状に合っていない 維持費用や環境負荷が大きいため事務局と相談してほしい 芝谷地湿原管理棟の環境影響評価 監視測定をしているが マニュアルの適用範囲に記載されていないため事務局で検討してほしい その他 : 環境や歴史 文化財保護に繋がる仕事がたくさんあるが EMS でうまく評価されていない 有益評価することで目的目標を明確になり仕事が効率的に回るのではないか 助言 : パソコンの画面を凝視する時間が長く 職員へ影響があると考えられるため環境側面で考慮してほしい 充実 : 各手順書の保管が適切に行われている 毎年最新のものか確認し 記録が残されている 環境影響評価で 有益な環境側面の抽出を積極的に行っている 助言 : 選挙事務で各投票所から出るごみの取り扱いについて共通の指示を出してはどうか 充実 : 選挙事務で投票所の近隣に居住する職員が従事できるようにし 車移動に伴う環境負荷低減に配慮している ポスター掲示板にリサイクルボードを使用し 使用後は再資源化した リサイクル証明書 を取得 記録保持に努めるとともにライフサイクルの視点が意識されている -4-

10 No 被監査部門名監査員判定内容代表監査員指摘 36 農業委員会事務局佐藤幸美伊藤優香適合 37 監査委員事務局相澤智美宮崎史人適合 38 環境管理事務局鈴木明柴田賢適合 充実 : 農地相談記録書等がフォルダー別にファイリングされ適正に維持されている 助言 : 事務機器類でグリーン購入基準に適合しているものを取り入れること 充実 : 各手順守の保管が適切に行われている 毎年最新のものか確認し記録が残されている EMS の緊急事態手順がなくても緊急事態参集基準等を部門内で共有し EMS 教育訓練の中で手順の確認が行われている 助言 : 環境影響評価基準の 結果の重大性 について 定量的な項目に関する評価基準が同一であるが それぞれ環境の及ぼす影響は異なると考えられるため その他の項目も含め見直しが必要と思われる -5-

11 H29 内部監査結果総括表 ( 充実事項抜粋 ) 被監査部門名内容 全 25 件 ( その他事項を除く ) 総務部 総務課 それぞれの運用手順書の確認年月日を 1 つの表にして管理している 総務部 危機管理課 各災害の緊急事態対応表が見やすい場所に掲示されている 空家相談記録書等が簿冊で保管され適正に維持されている 総務部 企画調整課 目的目標の設定について 業務内容の変化に対応し見直しが図られている 総務部 職員課 運用手順書の一覧表を作成し管理し 変更履歴や最新のものかどうかがすぐ分かるようになっている 総務部 財政課 予算編成業務にあたり 全庁的視点に立ったグリーン購入の推進 エネルギー使用量の適正管理に配慮した編成を心がけるなど課全体でシステム運用の意識共有が図られている 市民部市民課プラスの環境影響側面の取組みが充実している 市民部 保険課 健康 医療情報を活用して PDCA サイクルに添った効果的かつ効率的な保健事業の実施を図るためのデータヘルス計画を策定し 保健事業の実施及び評価を行っている ( 環境側面 ) 市民部税務課使用済みナンバープレートの再資源化に取り組んでいる 市民部 収納課 手順書の一覧表を作成して整理するとともに 有益な環境側面の抽出を積極的に行っている 市民部環境課膨大な文書類が適切に管理されている 福祉部 福祉課 目的目標の設定について 年度途中においても業務の変化に対応し 適切な是正措置が図られている 福祉部 子ども課 各書類の保管が適切に行われている 環境実行委員の理解度が高く 目標管理が適切で教育訓練内容も充実している 福祉部長寿課最新の緊急連絡網の情報を維持している 1/2

12 被監査部門名内容 福祉部 健康課 環境方針を複数個所に掲示し 施設利用者にも周知している 電気自動車を優先的に使用し ガソリン使用量の低減に努めている 産業部 移住交流課 実施計画の報告起案時に項目の使用量が増加した概要を記載し 課内に電子供覧するとともに使用量の抑制について課全体で意識の共有が図られていた 建設部 まちづくり課 各手順書の保管が適切に行われている 毎年最新のものか確認し 記録が残されている 環境影響評価で 有益な環境側面の抽出を積極的に行っている 建設部 水道課 浄水場の薬品管理及び点検 取水場の施錠管理が確実かつ完全に行われていた 建設部 下水道課 毎年 下水道 BCP 業務継続計画 を策定しリスク管理に取り組んでいる 年 1 回実施予定の訓練も実施している 新規事業に官民連携を導入し経費削減 工期短縮に取り組んでいる 比内総合支所 各手順書の保管が適切に行われ 測定方法や報告時期に見出しをつけ分かりやすく管理されている 老朽化施設の維持補修を職員が行い 延命が図られている 緊急連絡網の手順や消火器等の表示も適切に行われている 田代総合支所 目的目標の全ての項目において実績を踏まえた見直しを実施しており 使用量の抑制に成果が見られる 教育委員会 議会事務局 生涯学習課 浄化槽管理委託業者の浄化槽管理士を交えた教育訓練が行われている 組織の課題を職員全員で共有し共通認識が図られている地区公民館の環境関連事業を著しい環境影響として評価している 各手順書の保管が適切に行われている 毎年最新のものか確認し 記録が残されている 環境影響評価で 有益な環境側面の抽出を積極的に行っている 選挙管理委員会事務局 農業委員会事務局 監査委員事務局 選挙事務で投票所の近隣に居住する職員が従事できるようにし 車移動に伴う環境負荷低減に配慮している ポスター掲示板にリサイクルボードを使用し 使用後は再資源化した リサイクル証明書 を取得 記録保持に努めるとともにライフサイクルの視点が意識されている 農地相談記録書等がフォルダー別にファイリングされ適正に維持されている 各手順書の保管が適切に行われている 毎年最新のものか確認し記録が残されている EMS の緊急事態手順がなくても緊急事態参集基準等を部門内で共有し EMS 教育訓練の中で手順の確認が行われている 2/2