ITC日本リージョン

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1 クラブ運営研修会 議会法規役員 法がなく すべての人間がそれぞれの正しいと考えるところに従って行動する場合には 真の自由は存在しない -ヘンリー M ロバート 研修内容 : 1. 出席者確認自己紹介 2. クラブ議会法規役員の定義と任務 3. 議会法規役員の仕事 4. 議会法規役員の心得 5. 相対多数の選挙について 6. 過去のCMT 資料から 1. 議会法規役員とは (Parliamentarian) 議会法規役員とは会長の助言者であり議事に関する事柄の相談役である 議会法規役員とは ( ロバート議事規則 P.383 議事法規専門係 ) 議事法規専門係は一種のコンサルタントである 議事手続きに関して 議長その他の役員 委員会 及び構成員に対し助言を与える 会合中の役割は 純粋に助言的 コンサルタント的なものである 会議中の役割は単に勧告と顧問的なものに限られている 議会法規役員の任務クラブ会則 ( 第 8 条 ) で議会法規役員の任務を確認する 要請に応じて会長及び会員に議事運営手順について助言する 議事運営手順の訓練を指導し監督する 役員会の要請に応じて役員会会合に出席する * 役員会は選出役員で構成されている 議会法規役員は任命役員であるから定足数には数えられず 投票権もない 会則 決議委員会と協力して 全てのレベルの会則と常規を最新のものにしておく ITC マニュアル第 9 章役員マニュアル P.21 議会法規役員の任務を読む 2. 議会法規役員の仕事 議事運営手順についての変更通達を敏速に会員に通達すること 1 上部レベル会則修正案に対するクラブでの採決について会則修正案には1 事前通告と2 2/3の表決が必要であるが 上部レベル会則修正案に対する クラブレベルでの採決については 過半数の表決とする これは国際レベルにおける見解である ( 第 29 期日本リージョンCMTでの通達 ) - 1 -

2 2 例会での採択に対して議会法規役員は賛否の意思表示は出来るか 投票の場合出来る 挙手採決の場合出来るが 手を挙げるタイミングを考える 意見を誘導することにならないように 真っ先に挙げることは控えた方が良い 第 29 期日本リージョン CMT での通達 )( 今までは 議会法規役員は投票用紙を使う投票以外は討論にも採択にも加わるべきでないとされてきた ) 3 議会法規役員は会則 決議委員会の委員にならずに助言を与える (1994 年 5 月変更通達 ) 例会前には前期議事録を熟読し議事運営手順の助言の準備をしておく ビジネスの部のアジェンダ作成の相談に乗る 1 指名委員の選挙相対多数の表決の手順について指導する 9 月 : カウンスル指名委員候補者選挙 2 月 : 自クラブ役員選出のための指名委員の選挙 2 特別審議事項 ( 予定事項 ) ロバート議事規則 P.293 指名委員選挙 役員選挙役員の指名や選挙のように 規約が特別の会合において審議するように求めている事項は 当該会合の特別予定議事と見なされ 議事日程中の特別予定議事の表題の下で審議されることもある 3 総意について 議事についての教育をプログラム委員会や役員会の依頼を受けておこなう 自分から申し出ても良いと思う 議事録の正確な書き方について助言する 表現の仕方 動議の言葉など正しく記載されているかどうか確認する ビジネス ( 議事会議 ) の間は 1 議長に助言するために左隣りに着席する 2 議事進行が正しく 滞りなく行われているかを注意深く聞き取ること 3 目立たないようにメモなどで注意をし 常に会長を立てることを忘れない 特に求められた以外は 発言しない 4 議会法規役員も採択の意思表示に加わることが出来るようになった 3. 議会法規役員の心得 (1) 自クラブの会則 常規に精通し 以前採択された修正事項が正確に記入されているかを確認し 常に最新の状態の会則を所持していること (2) 最新の各レベル会則と常規は日本リージョンウェブサイトに掲載されていることを会員に伝える (3) 議事運営について相談を受けたら 即答せずに よく調べ正確な回答をする (4) 典拠となるものをそろえて身近において 目を通す 1 クラブ会則 カウンスル 3 会則 日本リージョン会則 ITC 会則 2 ITC 議事法マニュアル 3 ITC グリーソン議事法ダイジェスト - 2 -

3 4 ITC マニュアル第 6 章組織の基本 10. 議事法 ITC では ロバート議事法新改訂版最新版 および ロバート議事法 を採用し 会則に記載されていない手順や議事法に関する問題の典拠としています P.23 5 ITC マニュアル第 7 章会合の進行手順の基本 6 ITC マニュアル第 9 章役員マニュアル 7 ITC 教育資料 C.26 議会法規役員の任務と責任 8 ITC 教育資料 C.89 議事法の基本 ( ウェブサイトリージョン教育資料として入手できる ) 9 ウェブサイトで各カウンスル 他クラブの教育資料を調べ入手する 10 ロバート議事規則をこの機に購入する (8,295 円 2007 年購入 ) 現在は 2011 年版出版済 (5) 役員会でのマナー 1 主導権をとるような意見は言わないこと コンサルタントの立場を忘れない 2 しかし 熱意と誠意は大切である (6) 議事に関するアドバイスも時と場所を考慮し 相手に恥を欠かせないことが大切 (7) リージョンメール他 ウェブサイトニュースを必ず見るようにし 変化に敏感になること 指名員選挙を相対多数でする場合の手順相対多数の表決とは 3 つ以上の選択が可能である場合に ある候補者又は提案に与えられる最も多数の票のことをいう この場合 最も多数の票を得た候補者または提案が相対多数を得ることとなる 過半数でない相対多数では 事前に特別の規則を採択していない限り 提案を採択し または 役員を選出することはできない そのような規則は 役員の選挙に適用される場合 規約に規定しなければならない 相対多数で選挙される旨の規則は 一般の組織体にとって最善であるとは思われない 日本リージョンでは 指名委員会の選挙の前に ご異議がなければ相対多数の選挙とします と議長が述べ フロアーから何も意義が出なければ 事前に特別の規則が採択されたものと見なして 過半数の得票数がなくても他のものの獲得表より多い得票で選出される 相対多数の選挙をおこなっている ( ロバート議事規則 P.335 P.478 / グリーソンズ P.26~27 P.31) 1. 議長は 選挙を相対多数の選挙ですることを総意で得る 2. 議長は総意で投票計算係を任命する 3. 投票用紙に 3 名記入することを述べる 4. 得票数の多い上位 3 名を当選とすると述べる 5. 得票数で 3 位に同点がでた場合 再投票するのが望ましいが 同点の場合の選出条件 例えば くじ引き ( じやんけん ) で決めることを述べる * 選出条件 :ITC 在籍歴 役員歴 名簿順などの条件をつけることは 議長が候補者を限定することになるので 公平を欠くことになり望ましいことではない 投票用紙で再投票をする しかし 時間節約や便宜上 前もって得票数が同点の場合の選出条件を述べている場合は その条件で選出が決まる 例えば 同点の当事者達でくじ引き又はじゃんけんで選出を決めるなどである 6. 投票計算係 ( 最初に書記が確認して準備 ) は投票用紙の数と投票有権者数の数が同数であることを確認しておく ( 例会出席者数 ) 7. 議長は投票用紙を配ることを指示し 会員に投票を要請する - 3 -

4 8. 議長は全員の投票の確認後 投票の終了の宣言をする ( 投票を閉じますと宣言する ) 9. 議長はテラーに集計を命じ テラーは別室で 集計する 10. 議長はテラーに集計結果を読み上げるように指示する 11. 議長は再度報告書を読み上げる 12. 議長は選出された3 名の名前を告げ 日時を指定し互選で委員長を決め 議長に報告するよう要請し 指名員委員選挙の終了の宣言をする テラーの報告 : 1. 投票総数 : 投票用紙から白票を引いた数 2. 得票総数 :3 名記入の場合 投票数の3 倍から無効票数を引いた数 3. 無効票数 :*4 名記入は無効票 *2 名しか記入していない票 2 名は有効 1 名は白票 ( 白票は棄権と同じ ) 4. 最高得票数を獲得した順に読み上げる 0 票は読まない 5. テラーは投票用紙を書記に返す 書記は議長が再計算を命じないことが確認されるまで投票用紙を保管する * 議事録にも同じように記す 過去のCMT 資料から 第 19 期 CMT 資料会則と常規について * 会則とロバート議事規則が矛盾するときは 会則が優先する * 自動修正 ITC 会則が修正され それが現行会則に影響を及ぼすとき また 矛盾が生じた場合には自動修正される 審議は不要 ( 条文の意味が矛盾していなければ言葉の端々まで変えることはない ) * 必須条項会則に 必ずこの条項が含まれていなければならない というもので 文言は含まれない ただし ITC 会則に矛盾しないこと また ITC 会則が修正され それが必須条項にある場合は自動修正となる ( 今期日本リージョン会則 : 第 1 条 1.2. と 1.3. が必須条項 ) (ITC 会則の太文字は必須条項 日本リージョン会則 : 現在赤文字で記入 ) 第 23 期 CMT 資料 ITC グリーソン議事法ダイジェスト * ロバート議事法新改訂版に基づいた議事運営の学習を補佐するテキストとして再発行された 故グリーソン夫人の原本を日本リージョン事務局の翻訳部員によって 1999 年から 2001 年にかけて翻訳 監修され 2002 年 7 月に発行された ITC グリーソンとなっているのは ITC が権利を得ている 議事録について * 動議が修正され採択された時の議事録は 採択された通りを記載し 主要動議提出者名を書く 修正案は記録しない * 書記が欠席した場合臨時書記を選び例会の始めに承認を得る 次回例会では臨時書記が記した議事録は書記が朗読する 議事録署名は臨時書記 - 4 -

5 月 日承認書記と記す 欠席届けの出ていない会員が ロールコールが終わりビジネスに入ってから出席した場合 * 定足数に達している場合は 特に発表しない議事録には 出席者数名 ( 遅刻出席者を含む ) と記述 * 定足数に達していない会合で その遅刻者の出席で定足数が満たされるような場合は 議長は議事の途中でも 出席者数がその時点から名になり 定足数に達したことを述べ 議事録にそのことを書く 第 30 期 CMT 資料例会で延長動議を出す必要が生じた場合 * 第一副会長 ( 副会長 ) がビジネスの間に動議として出すのが望ましい * 延長する事に会員の反対ないと議長が判断した場合は 総意によって延長する事ができる ( 延長時間は 15 分が限度と考えられる ) 呼びかけについて * 原則として 通常規定されていることを報告する時には呼びかけ マダム プレジデント あるいは ミスター プレジデント ( 男性の場合 ) は不要である * 動議を提出したいとき 発言権をえるため 議長に呼びかける 第 20 期 CMT 資料前期最終例会の議事録朗読は現書記又は前期書記のどちらがするのか * 会則では定められていないのでどちらでも良いが例年通りにするのが望ましい 慣例化されていることは会則と同じ効力を持つので変更する場合は慎重にする 例 : 最終例会で 議事録は会員全員に配布し 個々に読む事で朗読に替える 事を承認する方法 今期お役を務めて体験したこと 調べたことを研修資料といたしました 未完成 間違いありの 資料であるかも知れませんが クラブ議会法規役員のお役に立てれば幸いです 第 31 期最終会合での議事録承認に関して今期は第 3 回会合ビジネスにおいて 会長は 第 3 回会合議事録は所属クラブ派遣員に 7 月 13 日迄に送付される その後 規定の手順に従い訂正があれば役員会で検討後 派遣員に報告する 尚それ以後 期末までに訂正 付加等異議申し立てがなければ 7 月 31 日を以て第 3 回会合議事録は承認されたものとする と派遣員に諮り 総意で承認された 依って今期第 3 回会合議事録は今期中に承認の手続きが完了することになった 2012 年 7 月 20 日第 31 期カウンスル 3 議会法規役員長縄智恵子 - 5 -