目次 1. 基本概要 1-1. Any- Coとは 1-2. 推奨する動作環境 2. ログイン 方法 2-1. 初回ログイン 2-2. アクセスの許可 2-3. Googleカレンダーの連携認証 3. 画 面説明 3-1. トップ画 面の説明 4. 出退勤管理理 4-1. 打刻画 面の説明 4-2.

Transcription

1 Groupware for Google Apps ユーザーマニュアル ~ PC ブラウザ版 ~ Ver 2.0 / April 2015

2 目次 1. 基本概要 1-1. Any- Coとは 1-2. 推奨する動作環境 2. ログイン 方法 2-1. 初回ログイン 2-2. アクセスの許可 2-3. Googleカレンダーの連携認証 3. 画 面説明 3-1. トップ画 面の説明 4. 出退勤管理理 4-1. 打刻画 面の説明 4-2. 出勤データの管理理 4-3. 出勤データの編集をする 4-3. CSVファイルをダウンロードする 5. 在席確認 5-1. 在席確認画 面の説明 5-2. 在籍確認の使い 方 5-3. グループの選択 5-4. デフォルト表 示グループの変更更 5-5. コメントの 入 力力 5-6. 電話メモの登録をする 6. 電話メモ 6-1. 電話メモ画 面の説明 6-2. 電話メモの登録をする 6-3. 自分宛ての電話メモの 一覧を確認する 6-4. 緊急電話メモ 7. 掲 示板 7-1. 掲 示板画 面の説明 7-2. 掲 示板に新規投稿する 7-3. 全体おしらせをする 7-4. コメントを投稿する 7-5. 閲覧者の設定をする 8. 新着メール通知 8-1. 新着メール通知画 面の説明

3 1. 基本概要 1-1. Any- Coとは Any- CoとはGoogle Appsと連携した100% クラウドベースのウェブポータルサービスです 普段使 用しているGmailやGoogleカレンダーの情報がそのまま表 示されるので 1つの画 面でそれらの情報をまとめてチェックする事が出来ます 1-2. 推奨する動作環境 PC - Google Chrome - IE - firefox スマートフォン タブレット Android OS ios 推奨表 示倍率率率 100%

4 2. ログイン 方法 2-1. 初回ログイン - ログインページにアクセス - ドメイン名 入 力力欄にGoogleAppsを利利 用しているドメイン名 (xxx.co.jpなど) を 入 力力後 Goをクリック - 二回 目以降降のアクセスも ここまでの 手順は同様 ( 次節以降降は初回のみ必要 ) 2-2. アクセスの許可 初回ログインした際 以下画像のようにこのアプリが次の許可をリクエストして いますという画 面が表 示されるので承認するをクリック

5 2. ログイン 方法 2-3. Googleカレンダーの連携認証 1-2で承認をクリックすると 同じような画 面でカレンダーを表 示を承認する画 面に切切り替わる こちらも同様に承認するボタンをクリック 以上で 一般ユーザーの初期設定は終了了 Any- Co のトップページが開く

6 3. 画 面説明 3-1. トップ画 面の説明 新着おしらせ情報 最 大 3 件の全社お知らせを表 示 出退勤管理理 タイムカード機能 在席確認と連動 緊急電話メモがある場合は トップ画 面通知 新着メール通知 Gmail の新着メールを 自動振り分け スケジュール Google カレンダーの当 日の予定 メニュー追加 URL リンクをメニューに追加可能 組織掲 示板 新着 3 件の投稿を表 示 カテゴリ分けも可能 在席確認 電話メモ 社員の在席状況を確認可能 ダイレクトに電話メモ登録もできる 自分宛ての電話メモ 自分宛ての電話メモを表 示

7 4. 出退勤管理理 4-1. 打刻画 面の説明 毎 日の出退勤情報をブラウザで記録できます 使い 方はかんたん 2の打刻ボタンをクリックするだけです 記録した出退勤データは CSV ファイルとしてエクスポートできます 1 現在の時刻を表 示 2 出勤 休憩 外出 復復帰 退勤ボタンをクリックすると打刻 3 コメント 入 力力欄 ここで 入 力力したコメントは在席確認にて他 人から閲覧可能 4 コメント表 示欄 ( 自 身が 入 力力した最新コメントを表 示 ) 4-2. 出勤データの管理理 日々打刻したデータはWork Table メニューにて管理理できます まず トップ画 面の左部メニューのWork Table( 出勤表 ) をクリック ( 画像参照 )

8 4. 出退勤管理理 4-3. 出退勤データの編集をする 出退勤データの打刻時間を編集したい場合は 編集 ボタンをクリックします 修正したい項 目をテキスト 入 力力にて編集し 保存ボタンをクリック 下の画像のように 打刻時間が修正されます

9 4. 出退勤管理理 4-4. CSVファイルをダウンロードする 一ヶ 月分の出退勤データをCSVファイルとしてダウンロードできます 1 打刻情報を編集した履履歴をCSVに反映させるかどうかを選択します 2 CSV 出 力力ボタンをクリックします ご利利 用のパソコンに CSV ファイルがダウンロードされます 修正履履歴有りを選択した場合 画像のように修正した 日のセルが続きます

10 5. 在席確認 5-1. 在席確認画 面の説明 4. 出退勤打刻と連動した在席確認です 全社メンバーのリアルタイムの在席状況を確認できます 1 グループ選択 グループ単位で在席情報リストを表 示します 2 在席情報 各メンバーの在席情報が表 示されます 在席 外出 不不在 休憩をクリックした場合 休憩に 入った時間が コメントに 自動的に表 示されます 3 電話メモ登録 アイコンをクリックすると電話メモを登録できます 4 コメント表 示欄 4-1で 入 力力したコメントが表 示されます 5 全員表 示 社内のAny- Coユーザー全員分の在籍状況を表 示します 5-2. 在席確認の使い 方 在席確認画 面から 行行える機能の説明です プロジェクト単位や部署ごとに在籍状況を表 示したり 必要であれば すばやく電話メモを登録することもできます

11 5. 在席確認 5-3. グループの選択 プロジェクト単位や部署ごとに在席情報を表 示します 1. グループをクリックし 表 示したいグループを選択します 2. 画像の場合 経理理というグループを選択しましたので 経理理グループに含まれるメンバーのみの在席情報が表 示されました 5-4. デフォルト表 示グループの変更更 デフォルトで表 示されるグループは 設定画 面にてユーザーごとに決められます 管理理者マニュアルの 6-3 の 手順にて変更更可能です

12 5. 在席確認 5-5. コメントの 入 力力 お昼休みやちょっとした打ち合わせなど みんなにメールするほどじゃないけど という出来事をコメントでお知らせできます 1. 1のコメント 入 力力欄にテキストを 入 力力し Enterキーをクリックします 2. 2の 青い吹き出しにコメントが表 示されます ここで 入 力力したコメントは 在席確認画 面で全社メンバーが 見見ることが出来ます コメントは最新のもの 一つのみが公開されます 過去のコメントの履履歴などは残りませんのでご注意ください また コメントの 文字数は 20 文字以内の制限となっています

13 5. 在席確認 5-6. 電話メモの登録をする Any- Coなら在席確認からダイレクトに電話メモを登録できます 登録した電話メモは 自動的に該当者へGmailにて通知が送信されます 1. 在席確認画 面のメールアイコンをクリック 2. 電話メモ登録画 面が開くので 必要事項を 入 力力し確定をクリックします 電話メモの登録 方法については次項で説明します ここで 入 力力したコメントは 在席確認画 面で全社メンバーが 見見ることが出来ます

14 6. 電話メモ 6-1. 電話メモ画 面の説明 トップページでは 自分宛ての電話メモ新着 3 件が表 示されます また 在席確認の画 面からはダイレクトに電話メモを登録することが出来ます 1 電話メモを登録した 入 力力者と折り返し番号です 2 電話メモが登録された 日時です 3 電話メモの件名です クリックすると詳細を開きます 4 対応完了了した電話メモにはチェック区分が付くので ひと 目で分かります 5 自分宛ての電話メモの 一覧を開きます 6 自分が他 人へ 入 力力した電話メモの 一覧を開きます 7 電話メモの続きを開きます 8 全社員の在籍状況を表 示します

15 6. 電話メモ 6-2. 電話メモの登録をする ~在席画 面からの場合 ~ 1. 在席確認画 面のメールアイコンをクリック 2. 電話メモ登録画 面が開くので 必要事項を 入 力力し確定をクリックします 1 電話メモを送る宛先です 2 依頼主の電話番号です 3 電話があった時間です 4 電話メモの緊急度度です 大 至急の対応が必要なのか 等 5 電話メモの件名です 例例 ) 折り返し希望! 6 電話メモの内容です 誰からどのような内容の電話があったか等 3. 電話メモが登録されると 宛先へ Gmail にて通知メールが 自動送信されます

16 ~電話メモページからの場合 ~ 6. 電話メモ 1. トップページ左のメニューから Phone Memo をクリック 2. 電話メモのページが表 示されるので新規作成をクリックします それ以降降は前ページと同様です 作成された電話メモはGmailにて該当者へ通知が 自動で送信されます 自分が他者へ作成した電話メモは 自分の 入 力力した電話メモ 一覧で確認できます

17 6. 電話メモ 6-3. 自分宛ての電話メモの 一覧を確認する 1. 自分宛ての電話メモ 一覧を表 示する トップ画 面の場合 電話メモページからの場合 2. 自分宛てに登録された電話メモが表 示され そのうち未対応のものを確認できます

18 6. 電話メモ 6-4. 緊急電話メモ 緊急度度が緊急に設定された電話メモは トップページに新着通知が表 示されます ~緊急電話メモの作成 ~ 1.6-2の 手順で電話メモ登録画 面を開きます 2. 緊急度度を緊急に選択し 電話メモを作成します

19 6. 電話メモ ~緊急電話メモの確認 方法 ~ 緊急電話メモが 自分宛てにある場合 以下の画像のように 赤字で通知が表 示されます トップページ出退勤打刻画 面 自分宛の電話メモ画 面 電話メモ未対応 一覧ページ

20 7. 掲 示板 7-1. 掲 示板画 面の説明 トップページには新着 3 件までの投稿が表 示されます また 掲 示板には公開範囲を設定可能で 全社公開に設定した投稿はトップページ最上部に全体お知らせとして表 示されます 1 全社向け新着おしらせです ( 公開範囲を全社にした場合ここに表 示 ) 2 掲 示板に投稿されたトピックです 最 大3 件表 示 件名クリックで詳細へ 3 掲 示板に新規で投稿をします 4 掲 示板の投稿 一覧を表 示します

21 7. 掲 示板 7-2. 掲 示板に新規投稿をする 1. 掲 示板への新規投稿は トップページと掲 示板ページの両 方から可能です トップ画 面の場合 掲 示板ぺージからの場合 2. 新規投稿画 面が開くので必要項 目を 入 力力し 確定で投稿します 1 件名を 入 力力 2 カテゴリを選択 3 掲載期間を指定 4 本 文を 入 力力 5 Googleドライブから ファイルを添付 ( 任意 ) 6 閲覧者設定 確定で投稿完了了

22 7. 掲 示板 ~カテゴリの選択 ~ カテゴリを選択すると そのカテゴリに参加しているメンバーのみに投稿を公開することができます (Any- Co 管理理者は全投稿を閲覧可能 ) ~掲載期間の指定 ~ 掲載期間を指定すると 指定した期間のみ投稿が閲覧できます 期間は未来も設定可能なので 掲載予約という形もとれます ~閲覧者設定 ~ 閲覧者を設定すると 閲覧者は既読ボタンを押すことで該当の投稿を閲覧したということを意思表 示することができます 投稿者側も誰が閲覧済みかを確認することが出来ます

23 7. 掲 示板 7-3. 全体おしらせを投稿する の1の 手順で新規投稿画 面を開く 2. カテゴリ選択でお知らせを選択します 3. その他必要項 目を 入 力力し 確定で投稿します 4. トップページ最上部に投稿が表 示されます 5. 件名をクリックすると詳細を表 示します 7-4. コメントを投稿する 1. コメントしたいトピックを開きます トップ画 面の件名から 掲 示板ページから

24 7. 掲 示板 2. コメント 入 力力欄にコメントを 入 力力します 3. コメントが反映されます コメントが投稿されたトピックには以下画像のようにアイコンでコメント総数が表 示されます

25 7. 掲 示板 7-5. 閲覧者の設定をする の1の 手順で新規投稿画 面を開く 2. 新規投稿画 面最下部の閲覧者設定をクリックします 3. 閲覧者に設定したいグループ ユーザーを選択します ユーザー単位で選択することも出来ますし グループ内のユーザーを全選択す ることもできます 4. 選択が終わったら 確定をクリックします

26 7. 掲 示板 7-6. 既読通知を送る 1. トピックを開く 2. 画像のように既読ボタンがあるのでクリックします 3. 画像のように 既読ボタンがなくなります 既読処理理がされました 7-7. 閲覧状況を確認する 1. トピックを開く 2. 画像のように閲覧状況ボタンがあるのでクリックします 3. 画像のように既読 / 未読のユーザー 一覧が表 示されます

27 8. 新着メール通知 8-1. 新着メール通知画 面の説明 トップページでは Google AppsのGmail 新着メール最 大3 件が表 示されます また メールの内容によって 自動振り分けがされるので どのようなメールが届いているのかひと 目で確認する事ができます 1 新着メール振り分けタブ 2 新着メールの内容 ( 差出 人 受信 日時 添付の有無 件名 ) 3 更更新ボタン ( クリックすると新着メールの問い合わせを 行行います ) 4 Gmailの受信トレイを開きます ( 別タブ ) ~タブの種類 ~ 新着メール 通常の新着メール 新着予定招待 Googleカレンダーにて予定に招待された際の通知 新着ファイル共有 Googleドライブにてファイルを共有された際の通知 新着ワークフロー rakumoワークフローからの申請 承認通知 rakumoワークフロー契約時のみ利利 用 各タブをクリックすることで そのタブに振り分けられた新着メールを確認できます