光ディスク等による給与支払報告書の作成要領（第7版）

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あいとうなだ
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1 市民税府民税特別徴収事務における光ティスク等による給与支払報告書の提出について ( 高槻市実施要領 ) FD( 磁気ディスク ) CD( 光ディスク ) 版第 7 版 ~ 1 ~ 大阪府高槻市桃園町 2-1 高槻市役所総務部市民税課

2 市民税府民税特別徴収事務における光ディスク等による給与支払報告書について地方税法及び国有資産等所在市町村交付金法の一部を改正する法律 ( 平成 24 年法律第 17 号 ) により地方税法が改正され新設された地方税法第 317 条の6 第 7 項の規定により平成 26 年 1 月 1 日以降に提出すべき給与支払報告書を市町村長の承認を受けた場合光ディスク等により提出することができるとされましたまた国税の給与所得の源泉徴収票の電子提出を義務付けられた事業所については地方税法第 317 条の6 第 5 項の規定により光ディスク等により提出しなければなりません加えて平成 28 年 1 月からは個人番号 ( 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 ( 平成 25 年法律第 27 号 ) 第 2 条第 5 項に規定する個人番号をいう以下同じ ) 及び法人番号 ( 同条第 15 項に規定する法人番号をいう以下同じ ) の運用が開始されましたまた地方税法施行規則等の一部を改正する省令 ( 平成 27 年総務省令第 85 号第 90 号及び第 91 号 ) により平成 28 年所得から市町村へ提出する申告書等の様式に当該申告書等の提出者等の個人番号又は法人番号を記載する欄等が追加されることとなりました上記規定に伴い総務省通知個人住民税の給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等による調製及び市町村への提出並びに特別徴収税額通知 ( 特別徴収義務者用 ) の作成等について ( 平成 27 年 12 月 25 日付総税市第 86 号 ) に基づき給与支払報告書の光ディスク等による高槻市への提出に係る具体的な事務等の取扱いについて説明します 1 光ディスク等により給与支払報告書を提出する際の手続き等について (1) 光ディスク等による給与支払報告書の提出について毎年 1 月末日までに提出いただくこととなっております給与支払報告書を光ディスク等により提出することができます ( 給与支払報告人数が50 人以下の場合はお断りする場合があります ) 新たに光ディスク等による給与支払報告書の提出を希望される場合には事前に次のような手続きが必要になります (2) 承認申請書の提出について光ディスク等による調製が可能で光ディスク等により給与支払報告書を提出していただく場合には光ディスク等による提出を開始する初年度の10 月末日までに給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書 ( 別紙 6-2) とテスト用報告書データの入った光ディスクを本市に提出してください承認申請書を提出していただくのは初年度のみですが既に承認を受けられた光ディスク等の規格等を変更される場合は改めて提出して下さい ~ 2 ~

3 (3) 承認の可否の連絡について提出された承認申請書テスト用の光ディスク等に基づいて審査を行います後日本市より貴社あてに承認及び却下の連絡をします (4) テスト用光ディスク等の作成及び提出について原則として給与支払報告書の光ディスク等による提出開始の年度のみ事前に読み取りテスト等を行いますので作成要領に基づきテスト用光ディスク等と承認申請書を同時に本市へ提出してください既に承認を受けられた光ディスク等の規格を変更する場合も同様としますなおテスト用光ディスク等の提出が遅れる場合はご連絡ください (5) 電子税額通知が必要な場合市民税府民税額を算出決定した後税額を収録した光ディスク等 ( 以下税額通知ディスクといいます ) を市民税府民税特別徴収税額通知書とともに特別徴収義務者に提供することができますなお電子税額通知が必要な場合は光ディスク等による個人住民税税額通知データ送付依頼書 ( 高槻市指定様式 1) の提出が必要となります承認申請書と同時に提出願います 2 給報ディスクによる運用について (1) 提出方法等について 1 規格ファイルの仕様等ファイルの構成レコードの内容は下記 8 及び別添資料を参照してください 2 海外出張が1 年以上であることにより市府民税が非課税となる受給者がある場合は給報ディスクへの記録を行わず別途書面による給与支払報告書を提出してくださいまた書面による給与支払報告書の摘要欄には出国日帰国予定日行き先の国名を記載してくださいなお給報ディスクから除外することができない場合は別途書面による通知文書を添付してください 3 高槻市へ新たに給与支払報告書を提出することとなった特別徴収義務者については事前に指定番号を連絡しますので給報ディスクに指定番号を記録して提出してください指定番号はハイフンを除いた8 桁で記録してください 4 提出部数は正副 2 部とし郵送持参のいずれも可能とします (2) 提出された後に訂正追加取消がある場合の提出方法 1 訂正追加がある場合は書面による給与支払報告書を提出してください又この場合摘要欄には必ず訂正分又は追加分と記載してください ~ 3 ~

4 2 取消がある場合は連絡文書を提出してください (3) 提出された中に他市町村分が混在していた場合の処理書面による給与支払報告書を高槻市で作成し課税すべき市町村に転送します 3 税額通知ディスクについて (1) 規格ファイルの仕様等レコードの内容は下記 9. 及び別添資料を参照してください (2) 税額通知用に空の光ディスク等を正副 2 部提出してください (3) 書面による特別徴収税額通知書に加えて正副 2 部を郵送により通知します (4) 給報ディスクの提出内容が複数の特別徴収義務者であった場合は下記のとおり送付します税額通知ディスク指定の事業所へ送付市府民税特別徴収税額通知書各特別徴収義務者の登録住所へ送付 (5)1 月末までに光ディスク等にて給与支払報告書を提出された特別徴収義務者のみを対象とします 4 費用負担と光ディスク等の返却 (1) 給報ディスクおよび税額通知ディスクの調製調製に要する費用は給報ディスクについては特別徴収義務者が税額通知ディスクについては高槻市が負担しますまた使用する光ディスク等はすべて特別徴収義務者が用意するものとします (2) 給報ディスクの作成費用及び高槻市への送付費用は特別徴収義務者側の負担とします (3) 給報ディスクは高槻市に提出となります (4) 税額通知ディスクには本市にて税額データを記録し特別徴収義務者に返却します 5 個人情報の保護 ~ 4 ~

5 特別徴収義務者及び高槻市が作成した光ディスク等の送付使用保管に際しては漏えい盗難滅失き損その他の事故を防止するよう努めこれに必要な措置を講じなければならないものとしますなお税額通知ディスクの返却にかかる一連の事務の取扱上において疑義が生じたときは双方協議して処理するものとします 6 光ディスク等収録対象者 (1) 給報ディスク給与等の支払を受けた者のうち賦課期日現在高槻市に居住している者すべてを対象者とします従って特別徴収の対象となる者に限らず乙欄該当者退職者等を含むことができます (2) 税額通知ディスク 1の (5) にある光ディスク等による個人住民税税額通知データ送付依頼書兼承認書を提出している特別徴収義務者において高槻市の特別徴収に該当する者すべてを対象とします従って 4 月中旬までに提出された給与支払報告特別徴収に係る給与支払報告特別徴収に係る給与支払異動届出書は処理されその内容は反映しているので他の特別徴収義務者からの転勤分も含まれます 7 光ディスク等の提出期限交換する光ディスク等の提出方法及び期限は下記のとおりとします提出方法期限給報ディスク ( 正副 2 部 ) 税額通知用の空ディスク ( 正副 2 部 ) 市府民税特別徴収税額通知書 ( 紙税額通知ディスク ) 特別徴収義務者高槻市持ち込み又は郵送特別徴収義務者高槻市持ち込み又は郵送高槻市特別徴収義務者郵送 1 月 31 日まで 1 月 31 日まで 5 月 15 日まで ~ 5 ~

6 8 給報ディスクの規格仕様等について (1) ディスクの規格及び仕様は総務省通知 ( 平成 27 年 12 月 25 日総税市第 86 号別紙 3) に準ずるものとします (2) レコードの内容及びレコード作成要領は総務省通知 ( 平成 27 年 12 月 25 日総税市第 86 号別紙 4) に準ずるものとしますただし下記に挙げる項目については高槻市の定めるところによります 1 レコードの構成項目番号項目名作成要領 86 摘要住宅の購入増改築等で複数の所得税における住借控除の適用を受ける場合には 3 回目以降の新築購入又は増改築の区分を住借区分 ( 何回目 ) 所得税における住借控除の適用を受ける家屋への居住開始年月日を住借控除居住年月日 ( 何回目 ) 年月日住宅借入金等の額を住借額 ( 何回目 ) 円と記録するまた扶養親族の氏名国民年金保険料等の金額等書面による場合の記載に準じて記録する ( 高槻市では最大 65 文字超える部分は切り捨てる扶養親族のうち 16 歳未満の名前は ( ) で囲む方法を推奨する ( 例 ) 一郎次郎 ( 三郎四郎 ) 国民年金保険料等の記載優先順位は最後とする ) 138 受給者番号支払者 ( 特別徴収義務者 ) において受給者に付設した番号を記録する ( 高槻市では最大 20 文字超える部分は切り捨てる ) 139 提出先市町村コード該当の全国地方公共団体コードを記録する ( 高槻市はとなる ) 140 指定番号特別徴収義務者の前年度の住民税に係る各提出先市町村の設定した番号を記録する ( 高槻市では数字のみ8 桁 ( ハイフンなし ) で構成される ) ~ 6 ~

7 2 基本構成 ( ア ) ファイルの構成 1)1 名 =1レコード=1 行を形成し改行コードはCR( キャリッジリターン : 10 進コードでコード番号 13)+LF( ラインフィード : コード番号 10) で表したものとします ( いわゆるMS-DOSの使用する改行コード改行コードレコード (1 人目 ) CR LF :1 行目 =1 レコード目レコード (2 人目 ) CR LF :2 行目 =2レコード目 : : : レコード (n 人目 ) CR LF :n 行目 =nレコード目 ( 注 )1 行の長さは可変長なので一定ではありません 2) 終端記号 (EOF:10 進コードでコード番号 26) はなくても良い ( イ ) レコードの構成 1) いわゆる CSV 形式で項目間を半角の, ( カンマ ) で表した形式である項目 1, 項目 2, 項目 3,, 項目 n ( 注 ) 項目を ( 引用符 : ダブルクォーテーション ) で囲まないでください 2) 固定長で指示された項目は文字列項目なら左づめにし空きにはそれぞれの文字種のスペースを記録する数値項目なら右づめにし空きには 0 を記録する ( 例 ) 固定長 5 文字分文字列項目 ABC ABC 数値項目 ( 注 ) は文字種に応じたスペース1 文字分を表す (3) 注意事項 1 媒体に格納された特別徴収義務者が複数ある場合は指定番号順に記録してください ~ 7 ~

8 2 アルバイト等により普通徴収扱いとする場合は項目番号 134( 普通徴収 ) に 1 の記録の漏れがないように注意してください 9 税額通知ディスクの規格仕様等について (1) レコード内容及び作成要領は総務省通知 ( 平成 27 年 12 月 25 日総税市第 86 号別紙 12-2) に準ずるものとします (2) ディスクの規格は総務省通知 ( 平成 27 年 12 月 25 日総税市第 86 号別紙 15) に準ずるものとします ~ 8 ~

別紙 2 レコード内容及び作成要領 ( 抄 ) 1 漢字を使用する場合 ⑵ 受給者レコード項番項目名表現形式項目長 PIC REAL 位置記録要領別添住宅の新築購入又は増改築の区分により次の番号を記録する租税特別措置法第 41 条第 1 項又は第 6 項に規定する住宅借入金等を有する

別紙 2 レコード内容及び作成要領 ( 抄 ) 1 漢字を使用する場合 ⑵ 受給者レコード項番項目名表現形式項目長 PIC REAL 位置記録要領別添住宅の新築購入又は増改築の区分により次の番号を記録する租税特別措置法第 41 条第 1 項又は第 6 項に規定する住宅借入金等を有する事務連絡平成 27 年 12 月 11 日各都道府県税務担当課御中各都道府県市区町村担当課御中総務省自治税務局市町村税課個人の住民税の給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等化について ( 通知 ) における住宅借入金等特別控除区分等の取扱いについて個人住民税の給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等による調製及び市町村への提出等について ( 通知 ) ( 平成