アジェンダ 企業を取り巻く環境の変化 日本版 SOX 法 企業システムにおける電子メール 電子メールのリスク及び対策 電子メール監査の実施例 まとめ

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1 今こそ再点検! これからの電子メールセキュリティの 在るべき姿 企業における電子メールのリスクマネジメント 内部統制 IT 統制におけるメール監査システムとは 2007 年 3 月 8 日 キヤノンシステムソリューションズ株式会社

2 アジェンダ 企業を取り巻く環境の変化 日本版 SOX 法 企業システムにおける電子メール 電子メールのリスク及び対策 電子メール監査の実施例 まとめ

3 企業を取り巻く環境の変化 コンプライアンス ( 法令遵守 企業倫理 ) 意識の高まり 個人情報保護法施行 日本版 SOX 法 内部統制の重要性の高まり

4

5 企業は リスク マネジメント 法令 社会通念 業務規定などの多岐にわたる規則 規範を全役員 全従業員が遵守する必要がある 違反行為があった場合 早期に発見して是正できるマネジメント体制を作ることが求められる

6 内部統制に関する統合的枠組み COSO により公表 SOX 法の基本的な考え 内部統制の 3 つの目的 業務の有効性および効率性 財務報告の信頼性 法令の遵守 5 つの基本的構成要素 統制環境 リスク評価 統制活動 情報および伝達 モニタリング 日本版 SOX 法

7 日本版 SOX 法 日本版内部統制に関する統合的枠組み COSO モデルからの拡張 内部統制の 4 つの目的 (SOX 法 +1) 業務の有効性および効率性 財務報告の信頼性 法令の遵守 資産の保全 ( 経営者 担当者による独断行動の抑止 ) 6 つの基本的構成要素 (SOX 法 +1) 統制環境 リスク評価 統制活動 情報および伝達 モニタリング IT( 情報技術 ) への対応

8 日本版内部統制に関する統合的枠組み 財務情報の正確性 業務処理の透明性の確保 日本版 SOX 法 IT システムによる処理の適正性も確保が必要 > 電子文書格納 保存の方針 情報へのアクセス管理 明確に文書化 > 規定どおり実施されていることを監査によって証明 エビデンス ( ログデータ ) の保存 財務報告に係る内部統制の評価および報告 内部統制の有効性を経営者が自己評価し 報告書を作成 財務報告に係る内部統制の監査 上記評価を第三者の監査人 ( 公認会計士など ) が評価 監査することでその正当性を評価する

9 日本版 SOX 法 日本版 SOX 法 ( 通称 ) の特徴 資産の保全 IT への対応 の独立化 トップダウン型のリスクアプローチ 内部統制の不備の区分 ( 米 :3 段階 日 :2 段階 ) 二重評価の回避 内部統制監査と財務諸表監査の一体的実施など ( 補足 ) 電子メールの保存について 法務省が中心となって法制化作業進行中 IT 関連分野の法規制強化

10 企業システムにおける電子メール 特徴 自由な情報交換システム 社内にとどまらず世界中と情報の送受信が可能 プロトコルとしては中途検閲する仕組みを持たないため 自由な情報をやりとりする仮想回線が 利用者単位に 世界中につながっているとみなせる システムとしては統制 ( コントロール ) の仕組みがない どんな情報を誰とやり取りするか 完全に利用者個人の裁量次第

11 電子メールの危険性 顧客名簿 社員住所録などの誤送信 機密情報の漏えい 財務 人事 研究開発データなど 公序良俗に反するメール 会社ドメインのメールアドレスの私的利用 社内規定の無視 添付ファイル指定間違い 宛先指定間違い

12 リスク顕在化による想定される被害 誤送信例

13 リスク顕在化による想定される被害 誤送信例

14 リスク顕在化による想定される被害 利益損失 賠償責任負担 社会的信用低下 法的リスク

15 電子メールのリスク マネジメント 社内規定などによるルール化 業務上の観点 効率性の観点 システムによるリスクコントロール手段 効率と管理のトレードオフ 社内規定への適合性

16 電子メールリスクへの対策 リスク予防 リスク顕在を事前に食い止める仕組み 実行時管理 監査 リスク軽減 事後追跡能力 正しく利用されているかどうか評価する または証明するための仕組み 問題が発生した時に被害を最小限にとどめる仕組み また原因究明の仕組み

17 1 リスク予防 実行時監査 誰から誰へ 特に宛先が社外のケース 担当業務 役職 業務規定に対する妥当性 中身 ( コンテンツ ) の妥当性 担当業務 業務規定に対する妥当性 法規制への適合性 個人情報保護法 一般社会的通念 公序良俗

18 1 リスク予防 実行時監査 送信制御 メッセージの削除 保留 転送 保留メールの許認可を実行する仕組み イベント通知 記録 ログ 本体

19 2 リスク軽減 事後監査 証拠能力 通信記録 存在 ( 発生 ) 証明 原本性保証 発生追跡 検索機能 原本復元 長期保管 保管期間 保管形式 運用サポート

20 メール監査フロー メール監査システム 受信者 送信者 アーカイブ メール監査 ( 実行時 ) メール監査 ( 事後 ) 管理者

21 実行時監査ルールの例 外部へ送信するメールは上司に CC する 条件を満たさないメールは保留する 保留されたメールは上司が内容監査の上 送出 削除などの操作を実行する 個人情報を含むと判定されるメールは保留し 上位と情報システム部門担当者へ通知する

22 事後監査ルールの例 部門 A のスタッフが外部へ送信したメールは部門 A 管理者 X が 毎週以下の事項について監査する 発信者 送信先 標題 添付ファイル有無 実行時監査結果 ( 送出 OK NG) 実行時監査 NG の場合は 本文 添付ファイルまで確認し 情報セキュリティ管理部門へ監査実施報告を行う

23 導入までのフロー 1. リスク分析 リスクの洗い出し 2. 各リスクに対する管理方法の決定 3. 監査ツール要件設計 4. ツール選定 5. 導入設計 ツール評価 6. ツール導入 テスト運用 7. 本番適用

24 導入後のフロー 1. 監査業務評価 メール分析 統計分析 監査業務評価 セキュリティ評価 効率性 ( コスト ) 評価 2. 改善 業務フロー見直し システム改善 観点 ( 効率性 セキュリティ )

25 改善 最適化フェーズ セキュリティ管理強化 グループ企業間メールの暗号化 業務効率化 人事情報連携 人事異動に伴う各種設定の自動反映 監査操作 ( 保留メール操作 ) の簡易化 カスタマイズ

26 メール監査ツールの要件 リスク予防 メッセージ識別機能 配送制御機能 実行時監査機能 ( 保留メール管理 ) リスク軽減 ロギング 原本保存 非改ざん証明機能 検索機能 データ保管管理 リスク評価 統計分析 運用監査機能 セキュリティ アクセス管理 管理操作記録 運用サポート機能

27 電子メール監査の実施例

28 実施例 1

29 金融業某社の事例 背景 複数の他企業との業務提携や M&A を検討中 社内でも特定のメンバ間でのみ機密情報の共有が必要 取り組み事例 社外とやりとりする情報は全て暗号化する ( メール暗号化 添付ファイル含む プロダクトとの連携 ) 条件を満たさないメール ( 送信不可キーワードを含むメールなど ) は一旦保留され 必ず上司判断を行う 社内 - 社外間の送受信メールは全て保存し 過去 5 年間分は即時閲覧 検索ができる

30 監査レベル ( 実施例 1) レベル 対象メール 送信時監査 保存 High 全て ( 社内 社内含む ) 全て ( 社内 社内含む ) 全て ( 社内 社内含む ) Middle 社内 社外 特定条件メール 社内 社外 Low 社内 社外 保留なし 特定条件メール

31 実施例 2

32 背景 製造業某社の事例 電子メールによる情報漏えい対策の形骸化を防ぎたい 取り組み事例 条件を満たさないメール ( 送信不可キーワードを含むメールなど ) でも CC に上司が入っていれば外部送信は OK 各部長は自部門のメンバが送信した機密情報の入ったメールを 1 回 / 週は必ず確認し 自部門への指導 / フォローを行う 上記運用を徹底するために 管理部門は各部長がメール監査を行っているかを定期的にチェックし メール運用監査の形骸化を防ぐ 社外への送信メールのみ保存し 過去 3 年間分はバックアップデータから閲覧 検索ができる

33 監査レベル ( 実施例 2) レベル 対象メール 送信時監査 保存 High 全て ( 社内 社内含む ) 全て ( 社内 社内含む ) 全て ( 社内 社内含む ) Middle 社内 社外 特定条件メール 社内 社外 Low 社内 社外 保留なし 特定条件メール

34 メール監査業務の評価 メール監査システム 受信者 送信者 アーカイブ メール監査 部門 A 管理者 部門 B 管理者 管理者 監査業務の評価 部門 C 管理者

35 まとめ 電子メールのリスクと内部統制との関係 電子メールのリスクマネジメント手段 電子メール監査のポイント 実現可能なツールは GUARDIANWALL

36 さらに GUARDIANWALL をすでにご利用いただいているお客様で こんなことがしたい こんな機能があったら ということはございませんか?! 組織変更 異動が頻繁で 異動者の数も多い 全社 ID データと GUARDIANWALL と連携したい 監督官庁から新しくルールの通知が! 新しいレポートを作成したり ルール変更の自動化をしたい メールを保留したいけど管理者が大変だ! 月々レポートがあればいい 一括処理をしたい 決められた年限メールを保存しなければ 間違ったデータ消去や改ざんされないようにしたい! GUARDIANWALL 運用支援ソリューションが解決します

37 GUARDIANWALL 運用支援ソリューションとは?! GUARDIANWALL の開発 販売元である キヤノンシステムソリューションズ株式会社 だからできるサービスです お客様が GUARDIANWALL をお使いになる際 あったらいいな のニーズにお応えできます 製品開発で培ってきたノウハウを お客様のために提供できる唯一のインテグレーターです 例えば!

38 運用の効率化 GUARDIANWALL 運用支援ソリューションとは?! 運用に関する問題点やご要望解決するソリューション 人事異動が頻繁にあり その度に GUARDIANWALL の設定変更を行うのは大変 できれば設定変更を自動化し 運用負荷を軽減したい 検査 配送ルール / 検査キーワードを定期的にブラッシュアップしたい そもそも どういうルール設定をしたら効果的なのかよくわからない 人事異動に伴うグループ情報変更や部門管理者情報変更 ルールの再設定を自動変更できる仕組みをご提案いたします 各種ログを基にメール検査結果を評価でき ルールやキーワード設計にフィードバックできる仕組みをご提案いたします PDCA サイクルで実施する GUARDIANWALL 運用コンサルティングサービスをご提案いたします 資産の有効活用 機 能 強 化 各種 GUARDIANWALL ログ情報を有効に活用したい 関係者へのレポート提出を自動化したい 社内 社外のメールだけでなく 社内 社内のメールも保存したい 必定時に条件で絞ったメールを一括ダウンロードしたい メールデータの長期保存が必要になったが対応できるのか? ルール別のヒットランキングの表示 集計結果のダウンロードを行いたい メールの誤送信を防止することはできないか? GUARDIANWALL が出力する各種ログをお客様のご希望される形式で出力する または閲覧できる仕組みをご提案いたします 例 ) グループ ( 組織 ) 別にキーワードで引っかかったメール数を集計部門情報管理者のメール確認状況を集計等 お客様のご希望される形式で 各種ログの集計やレポート化を自動化する仕組みをご提案いたします MS-Exchange Notes をお使いのお客様へ GUARDIANWALL でメールを一元管理 ( 一括保存 ) できる仕組みをご提案いたします メールダウンロード機能をカスタマイズし 複数のメールを一括ダウンロードできる仕組みをご提案いたします お客様がご希望される保存期間を前提に 大量メールを保存し 必要時に対象を絞り 取り出すことのできる仕組みをご提案いたします GUARDIANWALL 側ログを独自に集計し 管理画面での表示 ダウンロードができる仕組みをご提案いたします GUARDIANWALL 側で一定時間メールを保留し 送信キャンセルを実現できる仕組みをご提案いたします

39 全社 ID システム 全社セキュリティポリシー 法制コンプライアンス 内部統制 グループテーブル ポリシールール キーワードテーブル メールアーカイブ 統計ログ 監査ログ 長期保存リライト禁止ディスク メール本文プリンタ出力 加工検索 集計解析帳票 集計解析帳票 保留通知 保留メールの一括通知

40 ご清聴ありがとうございました

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