目次 1. アンケート概要 2. 回答企業の属性 3. アンケート結果 Ⅰ. 上場企業における早期 WEB 開示について a.2015 年度の実施状況 b.2016 年度の対応について Ⅱ. 会社法第 299 条第 3 項に基づく株主総会参考書類等の電磁的通知 ( 株主の個別同意が必要 ) について

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1 株主総会招集通知の WEB 開示等に関するアンケート調査 結果概要 2016 年 4 月 経済産業省 東京株式懇話会

2 目次 1. アンケート概要 2. 回答企業の属性 3. アンケート結果 Ⅰ. 上場企業における早期 WEB 開示について a.2015 年度の実施状況 b.2016 年度の対応について Ⅱ. 会社法第 299 条第 3 項に基づく株主総会参考書類等の電磁的通知 ( 株主の個別同意が必要 ) について Ⅲ. 電磁的方法による議決権行使について Ⅳ.WEB 開示によるみなし提供について Ⅴ. 招集通知添付書類の原則電子化に際しての実務面の課題 1. アンケート概要 アンケートの対象回答会社数回答率調査時期 1,093 社 ( 東京株式懇話会会員企業 ) 778 社 ( 内訳 : 上場企業 729 社 非上場企業 49 社 ) 71% 2015 年 11 月 ( ) アンケート調査時に 2015 年総会を実施していない企業は 2014 年総会について回答 2. 回答企業の属性 1. 資本金の規模 2. 株主数 (2015 年 9 月末 ) 3. 時価総額 (2015 年 9 月末 ) 5 億円未満 11 2% 5 億円以上 26 4% 10 億円以上 % 50 億円以上 % 100 億円以上 % 300 億円以上 55 8% 500 億円以上 48 7% 1,000 億円以上 70 10% 無回答 6 1% 千人未満 17 2% 千人以上 % 5 千人以上 % 1 万人以上 % 3 万人以上 53 7% 5 万人以上 57 8% 10 万人以上 23 3% 20 万人以上 24 3% 無回答 4 1% 100 億円未満 % 100 億円以上 % 500 億円以上 % 1,000 億円以上 % 3,000 億円以上 54 7% 5,000 億円以上 52 7% 1 兆円以上 69 9% 無回答 5 1% 1

3 4. 外国人株主の所有株式比率 (2015 年 9 月末 ) 5. 個人株主の所有株式比率 (2015 年 9 月末 ) 6. 決算日 5% 未満 % 5% 以上 87 12% 10% 以上 87 12% 15% 以上 81 11% 20% 以上 % 30% 以上 80 11% 40% 以上 45 6% 50% 以上 18 2% 5% 未満 27 4% 5% 以上 68 9% 10% 以上 93 13% 15% 以上 90 12% 20% 以上 % 30% 以上 % 40% 以上 75 10% 50% 以上 95 13% 無回答 2 0% 1 月 2 0% 2 月 28 4% 3 月 % 4 月 7 1% 5 月 17 2% 6 月 9 1% 7 月 4 1% 8 月 4 1% 9 月 9 1% 10 月 3 0% 11 月 4 1% 12 月 56 8% 2

4 3. アンケート結果 Ⅰ. 上場企業における早期 WEB 開示 ( ) について ( ) 本アンケートにおける 早期 WEB 開示 とは 法令又は定款に基づくものではなく 招集通知の発送前日以前に 招集通知等を発行会社のホームページ等に任意に掲載することをいう a.2015 年度の実施状況 1. 招集通知 ( 日本語版 ) の早期 WEB 開示の実施状況 実施している % 実施していない % 無回答 42 6% ( 以下 2. から 8. まで早期 WEB 開示実施企業 (354 社 ) の回答を集計 ) 2. 招集通知 ( 日本語版 ) の早期 WEB 開示のタイミング 総会招集の取締役会決定後 12 3% 招集通知の印刷原稿校了直後 62 18% 招集通知の印刷終了直後 % 発送日の 日前 85 24% 英訳完成後 11 3% 東証 TDnet 登録締切日 5 1% その他 46 13% 未回答 6 2% 3. 招集通知 ( 日本語版 ) の早期 WEB 開示のタイミング ( 書面発送日との比較 ) 発送日の1~3 日前 % 発送日の4~6 日前 99 28% 発送日の7~9 日前 66 19% 発送日の10~20 日前 10 3% 発送日の20 日以上日前 1 0% 無回答 5 1% 4. 招集通知 ( 日本語版 ) の早期 WEB 開示の対象書類 狭義の招集通知 ( 日時 場所等を通知 ) 2 1% 狭義の招集通知 + 参考書類 33 9% 広義の招集通知 ( 狭義の招集通知 + 参考書類 + 添付書類 ) % 無回答 6 2% 5. 招集通知 ( 日本語版 ) の早期 WEB 開示の掲載場所 ( 複数回答 ) 該当割合 自社のホームページ % 証券取引所ホームページ ( 東証 TDnet) % ICJプラットフォーム % その他 ( 証券代行議決権行使サイト等 ) 8 2% 回答社数 複数箇所に早期 WEB 開示を行う場合の掲載順序 自社 HPの方が早い 49 14% 証券取引所 HPの方が早い 24 7% 同じタイミング % 無回答 49 14% 3

5 7. 招集通知 ( 英語版 ) の早期 WEB 開示の実施状況 実施していない % 実施している % 日本語版と同時 124 日本語版掲載後から発送日前日まで 22 日本語発送日以降 17 無回答 50 14% ( 以下 早期 WEB 開示 ( 英語版 ) 実施企業 (163 社 ) の回答を集計 ) 8. 招集通知 ( 英語版 ) の早期 WEB 開示書類の対象 狭義の招集通知 11 7% 狭義の招集通知 + 参考書類 62 38% 広義の招集通知 (2+ 添付書類 ) 84 52% 無回答 6 4% 合計 % b.2016 年度の対応について 年度の早期 WEB 開示よりも 更に前倒す場合の前倒し期間 (2015 年度実施企業の場合 ) 年度 早期 WEB 開示を行うタイミング (2015 年度実施企業の場合 ) 年度の早期 WEB 開示の実施予定 (2015 年度未実施企業の場合 ) 発送日の1~3 日前 43 12% 発送日の4~6 日前 22 6% 発送日の7~9 日前 15 4% 発送日の10~20 日前 3 1% 発送日の20 日以上前 1 0% 予定なし ( 今年同様 ) % 未定 % 2015 年度より遅らせることを検討 0 0% 無回答 1 0% 総会招集の取締役会決定後 11 3% 招集通知の印刷原稿校了直後 70 20% 招集通知の印刷終了直後 98 28% その他 % 無回答 70 20% 発送日の1~3 日前 82 25% 発送日の4~6 日前 20 6% 発送日の7~9 日前 10 3% 発送日の10~20 日前 1 0% 発送日の20 日以上前 0 0% 早期開示の予定なし 19 6% 実施の有無は未定 % 予定はあるが何日前かは未定 78 23% 無回答 22 7% 合計 % 4

6 年度 早期 WEB 開示 ( 日本語版 ) を実施しない理由 ( 回答を分類のうえ 主な理由を記載 ) 早期 WEB 開示を実施せずとも 十分な検討期間を確保出来ているため 現在の人員や社内体制では スケジュール的に早期 WEB 開示に間に合わないため 他社の動向を踏まえ 早期 WEB 開示の実施が必要不可欠はないと判断したため 株主からの要望が聞こえないため WEBを閲覧できない株主に配慮し 株主間の公平性を保ちつため 株主に先に通知することで 株主と非株主の取扱いに差を付けるため等 5. 早期 WEB 開示書類へのアクセス向上のための工夫 ( 回答を分類のうえ 主な理由を記載 ) ホームページの活用( 一覧性のあるページ作成 複数サイトへのリンク ( ) の設置 ) ( ) リンク先の例自社のホームページのトップページ東証のホームページ (TD-net 等 ) 株主名簿管理人のホームページ証券会社のホームページ 全上場会社の招集通知を一覧できるシステムの構築 証券会社からメールやSNSを個人投資家へダイレクトに発信 東証がメールアドレスを一元的に収集 管理 他の媒体( 招集通知やコーポレート ガバナンス報告書 ) にも記載等 Ⅱ. 会社法第 299 条第 3 項に基づく株主総会参考書類等の電磁的通知 ( 株主の個別同意が必要 ) について 1. 会社法第 299 条第 3 項に基づく書面の電磁的通知 ( 株主の個別同意が必要 ) の利用の有無 利用している 76 10% 利用していない % 無回答 2 0% 2. 会社法第 299 条第 3 項に基づく書面の電磁的通知 ( 株主の個別同意が必要 ) を利用しない理由 ( 複数回答 ) 株主のメールアドレスを得るのが煩雑 % 電磁的通知への株主の承諾が不明 % コスト削減効果が見込めない % 株主からの交付請求に対応しなければならないので実務的に煩雑 % 株主に届いたかどうか不明 % 株主のメールアドレスの管理が煩雑 % その他 ( ) 46 7% 回答社数 ( ) その他の理由 ( 回答を分類のうえ 主な理由を記載 ) ネット環境を持たない株主や高齢の株主に対しては 書面交付が不可欠なため 外国人投資家の比率が低いため 電磁的通知の実施により紙と電子メールでの手続となりコストがかさむため 人員など 電磁的な通知を行うための組織体制が不十分なため 等 Ⅲ. 電磁的方法による議決権行使について 1. 議決権行使に関して電磁的な方法の採用の有無 採用している % 採用予定あり 55 8% 採用予定なし % 未定 % 無回答 6 1% 5

7 ( 以下 電磁的方法を採用している企業 (321 社 ) の回答を集計 ) 2. インターネット等による議決権行使 ( 株主数ベース ) の 議決権を有する総株主数に対する割合 1% 未満 24 7% 1% 以上 78 24% 2% 以上 60 19% 3% 以上 45 14% 5% 以上 25 8% 10% 以上 16 5% 20% 以上 12 4% 30% 以上 51 16% 無回答 10 3% 合計 % 3.ICJ プラットフォームへの参加の有無 参加している % 参加予定 50 7% 参加予定なし % 未定 % 無回答 15 2% ( 以下 ICJプラットフォームへの参加を予定しないと回答した企業 (251 社 ) の回答を集計 ) 4.ICJプラットフォームへの不参加の理由 ( 複数回答 ) 株主構成等から必要性を感じない % 費用の問題 % その他 ( ) 14 6% 回答社数 ( ) その他の理由 ( 回答を分類のうえ 主な理由を記載 ) 自社株主に占める外国人比率が低く 書面行使で十分な行使率を確保出来ているため 株主総会が集中日から離れており 参加による( 株主の ) メリットは限定的なため ICJへの参加により 費用以上の効果を期待できないため 等 Ⅳ.WEB 開示によるみなし提供について 1. 定款規定の有無 定款がある % 定款がない 33 5% 2. WEB 開示によるみなし提供 の採用の有無 採用している % 採用していない % 無回答 4 1% 合計 % 6

8 ( 以下 3. から 9. まで WEB 開示によるみなし提供 採用企業 (375 社 ) の回答を集計 ) 3.WEB 開示の対象書類 ( 複数回答 ) 構成割合 株主総会参考書類 17 5% 財産および損益の状況 10 3% 主要な事業内容 16 4% 主要な営業所等 使用人の状況 13 3% 直前三事業年度の財産及び損益の状況 9 2% 主要な借入先 借入額 10 3% その他会社の現況に関する重要な事項 8 2% 株式に関する事項 11 3% 新株予約権に関する事項 22 6% 会社役員に関する事項 12 3% 社外役員に関する事項 12 3% 会計監査人に関する事項 20 5% 業務の適正を確保するための体制 48 13% 会社の支配に関する基本方針 31 8% 株主資本等変動計算書 63 17% 連結株主資本等変動計算書 59 16% 個別注記表 % 連結注記表 % その他の連結計算書類 13 3% 連結計算書類に関する監査報告書 11 3% 回答社数 WEB 開示によるみなし提供の採用理由 ( 複数回答 ) 構成割合郵送コスト削減効果が期待出来る % 株主にとって相対的に重要性が低いと 思われる % 印刷レイアウトにとらわれずに記載可 25 7% 印刷の校了期限にとらわれずに作成可 % その他 33 9% 回答社数 定款規定に関わらず WEB 開示によるみなし提供を採用しない理由 ( 回答を分類のうえ 主な理由を記載 ) 自社の株主構成に照らして 株主のニーズやメリットが薄いため 株主の利便性を考えると 情報を分散させるよりも一括化すべきだがら 招集通知の分量等に鑑みて WEB 開示を利用する必要性が不十分なため 書面送付が情報伝達の確実性に優れ 株主の利便性の確保にも資すると考えるため 自社の開示量に鑑みると 印刷コストの削減効果等のメリットが不十分なため みなし開示する部分と紙で郵送する部分の区分作業に対応する体制の不備のため 自らが所属する業界等を見渡してみて 他社が採用していないため WEB 開示によるみなし提供により 議決権行使率が低下すると考えるため等 6.WEB 開示によるみなし提供の範囲が拡大しました が 昨年度と比較して対象書類は増加しましたか 増加した 65 17% 変わらない ( 増えていない ) % 今年から採用 62 17% 無回答 6 2% 合計 % 7

9 7. 昨年に比べて 増加した資料は何ですか ( 複数回答 ) 株主総会参考書類 1 0% 財産および損益の状況 0 0% 主要な事業内容 4 1% 主要な営業所等 使用人の状況 6 2% 直前三事業年度の財産及び損益の状況 2 1% 主要な借入先 借入額 3 1% その他会の現況に関する重要な事項 1 0% 株式に関する事項 2 1% 新株予約権に関する事項 12 3% 会社役員に関する事項 3 1% 社外役員に関する事項 2 1% 会計監査人に関する事項 2 1% 業務の適正を確保するための体制 2 1% 会社の支配に関する基本方針 2 1% 株主資本等変動計算書 46 12% 連結株主資本等変動計算書 42 11% 個別注記表 3 1% 連結注記表 3 1% その他の連結計算書類 0 0% 連結計算書類に関する監査報告書 0 0% 回答社数 WEBみなし開示の対象書類が増えない理由 ( 回答を分類のうえ 主な理由を記載 ) 現状 WEBみなし開示の対象としていない情報は 紙で提供すべきと考えるため WEB 開示の拡大が 開示書類の一覧性を低下させ 株主の利便性低下を招くため 書面提供を基本とし 紙幅の関係上 やむなくWEB 開示を利用しているため 他社の動向等を様子見しており 対象範囲の拡大という結論に至らなかったため ページ削減効果を望めず コスト削減効果が不十分なため WEB 開示の採用に対して株主からクレームがあり 今後も苦情が予想されるため等 9.WEB 開示によるみなし提供による印刷コストの削減 削減効果なし 30 8% 1~5% 61 16% 6~10% 35 9% 11~20% 37 10% 21~30% 6 2% 31~40% 2 1% 41~50% 1 1% 51% 以上 0 0% 効果はあったが割合は不明 % 無回答 57 15% 合計 % V. 招集通知添付書類の原則電子化に際しての実務面の課題 ( 自由記入欄の内容を分類したもの ) 回答 件数 書面請求対応等に関する管理コスト 117 高齢者などのデジタルデバイドへの対応 116 議決権行使率の低下 18 電子化を選択制とするか義務化すべきかへの対応 14 WEBが中断 改ざんされた場合等への対応 11 総会当日の対応 ( 紙の用意等 ) 6 株主が確実に見たかどうかの確認 6 個人情報の管理等 4 PFなどインフラ化が必要 4 誤記の修正方法の整備 3 その他 49 全体 282 割合 41.5% 41.1% 6.4% 5.0% 3.9% 2.1% 2.1% 1.4% 1.4% 1.1% 17.4% - 8