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まれあそや
5 years ago
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1 平成 30 年度採用内定者向け採用手続きポータルサイトの使い方本書類を参考に採用内定者の方はポータルサイトを使用して採用手続き書類を作成してください押印が必要な書類が存在するためポータルサイトの入力のみでは手続きが完了しない様式もありますのでご留意ください

2 目次ポータルサイトの推奨動作環境についてログイン操作メニュー画面での操作住所振込銀行口座の入力はこちら直下のボタン群提出必須書類印刷用ページ直下のボタン群各種変更はこちらから直下のボタン群内定辞退の手続きはこちらチェックリスト送付用封筒はこちら採用手続のご案内採用中の遵守事項などポータルサイトの推奨動作環境についてポータルサイトはお使いの OS ブラウザの組み合わせによっては動作しないことがあります以下の組み合わせについては本会で動作を確認しておりますが以下の表に無い組み合わせについては正しく動作しないことがありますその際は本会 HP から様式をダウンロードし採用手続のご案内に沿って書類を作成し本会に提出してください IE11 Safari Chrome FireFox Edge Windows - MacOS p. 1

3 1. ログイン操作電子申請システムの審査結果画面に記載の URL を開くと以下のログイン画面が表示されます審査結果画面に記載の ID とパスワードを入力しログインボタンを押下します ID とパスワードの組み合わせが正しければメニュー画面に遷移します結果開示画面に記載の ID とパスワードを入力パスワードがわからなくなった方はページ下部のパスワードの ( 再 ) 発行はこちらをクリックして画面の案内に沿って再発行の手続きを行ってください 2. メニュー画面での操作ログインすると 4 ページの画像のようにメニュー画面が表示されますまず画面上部の採用年度資格登録名が正しいかご確認くださいもし他者の名前が表示されているなどの誤りがありましたらお手数ですが p. 2

4 メニュー画面下部の連絡先にご連絡をお願いしますポータルサイトでは大きく 6 つのボタン群に分かれておりそれぞれのボタンが各種採用手続きの様式の書類に対応しています基本的にポータルサイトで行っていただくことは 1. Web で必要な情報の入力 2. 押印して提出する書類の印刷の 2 つですそれぞれのボタンの詳細な入力使用方法については以下のページを参考にしてください住所振込銀行口座の入力はこちら直下のボタン群 5 ページから 11 ページ提出必須書類印刷用ページ直下のボタン群 11 ページから 16 ページ各種変更はこちらから直下のボタン群 17 ページから 26 ページ内定辞退の手続きはこちら直下のボタン 27 ページから 28 ページチェックリスト送付用封筒はこちら直下のボタン 29 ページ採用手続のご案内採用中の遵守事項など直下のボタン 29 ページ以降はそれぞれのボタンについての詳細な入力使用方法を記載しています p. 3

5 11 ページから 16 ページ参照 5 ページから 11 ページ参照 17 ページから 26 ページ参照 29 ページ参照 27 ページから 28 ページ参照 29 ページ参照 p. 4

6 3. 住所振込銀行口座の入力はこちら直下のボタン群住所振込銀行口座の入力はこちらには 1. 研究遂行経費の希望の有無入力 2. 住所等調書入力 3. 振込銀行調書入力という 3 つのボタンがありこれらは全て Web で必要な情報を入力する機能となりますボタンをクリックするとそれぞれの入力画面に遷移しますそれぞれの入力画面の詳細は以下を参照してくださいまた情報を入力すると登録内容確認メールが希望連絡先メールアドレス宛に送られます 3-1 研究遂行経費の希望の有無入力研究遂行経費希望の有無入力画面では研究遂行経費の取り扱いを希望するかどうかをチェックボックスで選択します研究遂行経費の取り扱いに関しての詳細は採用手続のご案内および p. 5

7 遵守事項および諸手続の手引を参照してください必ずアイのどちらかを選択してください選択後確認画面へボタンをクリックすると確認画面に遷移します入力内容に誤りが無いことを確認し登録ボタンをクリックしてください以上で研究遂行経費の希望の有無の入力は完了ですなお研究遂行経費の取り扱い希望の有無については < 採用 4> の様式として別途押印付きの書類の提出が必要ですので紙媒体での提出も忘れ無いようにしてください (< 採用 4> のボタンについては 15 ページ参照 ) p. 6

8 3-2 住所等調書入力住所等調書入力画面では採用後の住所等の連絡先情報を入力します入力する連絡先情報は以下の 3 種類です 1. 住民登録住所年末調整等の税務に使用します 2. 送付先住所源泉徴収票などの書類の送付先に使用しますまた採用決定後はここに入力した電話番号メールアドレス宛に連絡します 3. 緊急連絡先送付先住所に入力した連絡先に連絡がつかない際に連絡先として使用しますなおこちらに入力する内容は全て 4 月 1 日以降の情報としてください 1. 住民登録住所住民票記載の住所と一致するように入力してください p. 7

9 2. 送付先住所郵便物を受け取れる住所を入力してくださいまた電話番号とメールアドレスについても不通とならないものを入力してください 3. 緊急連絡先送付先住所の連絡先が不通の状態が続いた際に連絡いたしますそのため送付先住所等とは異なる住所電話番号およびメールアドレスとしてください p. 8

10 全ての情報を入力後確認画面へボタンをクリックしてください入力内容の確認画面が表示されます入力内容に誤りが無いことを確認し登録ボタンをクリックしてください以上で住所等調書の入力は完了です p. 9

11 3-3 振込銀行調書入力振込銀行調書入力画面では採用後の奨励金の振込先銀行口座に関する情報を入力しますこの画面に入力した情報に誤りがあった場合は奨励金の振込ができませんので誤りのないように十分に確認してくださいゆうちょ銀行を振込先として登録する際は店名等に十分ご注意ください必要事項を入力後確認画面へボタンをクリックします p. 10

12 入力内容に誤りが無いことを確認し登録ボタンをクリックしてください以上で振込銀行調書の入力は完了です 4. 提出必須書類印刷用ページ直下のボタン群提出必須書類印刷用ページには 1. < 採用 2> 受入承諾書 2. < 採用 3> 誓約書 3. < 採用 4> 研究遂行経費に関する調書 4. < 採用 5> 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書 5. < 採用 6> 特別研究員 -DC 資格確認書という 5 つのボタンがありこれらの内 < 採用 5> 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書以外は全て印刷後押印して本会に提出するものとなります p. 11

注意書きのとおり < 採用 5> 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書は pdf 形式のみの提供となります印刷後紙面の案内に沿って必要事項を記入し押印して本会に提出してくださいなお印刷の際は A4 サイズ一枚に収まるように各自拡大縮小してくださいその際 PC ブラウザによっては余白が大きくなることがありますが A4 サイズに収まれば問題ありません

13 注意書きのとおり < 採用 5> 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書は pdf 形式のみの提供となります印刷後紙面の案内に沿って必要事項を記入し押印して本会に提出してくださいなお印刷の際は A4 サイズ一枚に収まるように各自拡大縮小してくださいその際 PC ブラウザによっては余白が大きくなることがありますが A4 サイズに収まれば問題ありませんそれぞれの画面の詳細は以降のページを参照してください 4-1< 採用 2> 受入承諾書ボタンをクリックすると下記のような印刷画面が表示されますこの画面には < 採用 2> 受入承諾書の各種必要事項を記載する箇所に申請所記載の情報 ( 後述の各種変更届入力後は変更後の情報 ) が自動的に挿入されます図の青枠で囲んだ箇所は本会で関知していない情報を記入する箇所ですので空欄となっています受入研究機関にて公印の押印を依頼する際に必要事項を記入してください p. 12

14 表示されている内容で問題が無いことを確認の上画面上部のこのページを印刷するボタンをクリックし印刷してください印刷後受入研究機関にて公印を押印し本会に提出してください自動的に表示されている情報に誤りがある際は後述の変更届の記入と提出を行った上で印刷してください以上で < 採用 2> 受入承諾書の印刷操作は完了です p. 13

15 4-2< 採用 3> 誓約書ボタンをクリックすると下記のような印刷画面が表示されます < 採用 2> 受入承諾書同様に必要事項は自動的に表示されています青枠の箇所については印刷後記入押印の上本会に提出してください誓約書に記載する日付は研究倫理教育教材の受講日以前とはしないでください以上で < 採用 3> 誓約書の印刷操作は完了です p. 14

16 4-3< 採用 4> 研究遂行経費に関する調書ボタンをクリックすると下記のような印刷画面が表示されます 3-1 研究遂行経費の希望の有無入力で選択した取り扱いにがついていることを確認してください青枠の箇所については印刷後記入押印の上本会に提出してください研究遂行経費の取り扱いについて選択を変更したい場合は 3-1 研究遂行経費の希望の有無入力を参考に選択を変更してくださいただし本会に提出した紙面と電子データが異なる場合紙面に記載されている選択を優先しますのでご留意ください以上で < 採用 4> 研究遂行経費に関する調書の印刷操作は完了です p. 15

17 4-4< 採用 5> 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書このボタンは JSPS の採用手続きの様式集ホームページ ( が開きます画面の一覧から < 採用 5> 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書の PDF をダウンロードしてください印刷後紙面の案内に沿って必要事項を記入押印し本会に提出してください特にマイナンバーについては別途収集しますので記入はしないでください 4-5< 採用 6> 特別研究員 -DC 資格確認書この様式は DC の採用内定者のみ使用する様式です SPD PD RPD の採用内定者の方は提出不要ですボタンをクリックすると下記のような印刷画面が表示されます < 採用 2> 受入承諾書同様に必要事項は自動的に表示されています青枠の箇所については印刷後記入押印の上本会に提出してください下部の日付は採用年度 4 月 1 日以降の日付としてください以上で < 採用 6> 特別研究員 -DC 資格確認書の印刷操作は完了です p. 16

18 5. 各種変更はこちらから直下のボタン群各種変更はこちらからには 1. < 採用 7> 採用時氏名等変更届 2. < 採用 8> 採用時特別研究員受入研究機関等変更願 3. < 採用 9> 採用時特別研究員受入研究者変更届 ( 兼受入研究者所属部局職名及び特別研究員所属部局変更届 ) 4. < 採用 10> 採用時特別研究員資格変更願という 4 つのボタンがありますこれらは全て Web で変更後の情報を入力後各自で印刷用ページから様式を印刷必要事項を記入押印し本会に提出していただくものですまたこれらの機能を使用する際は入力後に提出必須書類印刷用ページに情報が反映されるため反映後の提出必須書類を本会に提出するようにご留意くださいすでに本会に提出必須書類を提出済みの場合も変更後の情報を反映したものを再提出する必要がありますそれぞれの入力画面の詳細は次ページ以降を参照してくださいまた情報を入力すると登録内容確認メールが希望連絡先メールアドレス宛に送られます p. 17

19 5-1< 採用 7> 採用時氏名等変更届登録名戸籍名ローマ字氏名を変更したい方が使用しますボタンをクリックすると採用時氏名等変更届入力画面が開きます変更したい氏名のチェックボックスのはいにチェックを入れてください問題が無ければ確認画面へをクリックしてください確認画面が表示されます p. 18

20 入力内容と相違が無いか確認の上登録ボタンをクリックしてください特に変更しない項目のチェックボックスのはいにチェックが入っていないかの確認をお願いします登録ボタンをクリック後印刷画面が表示されます青枠の箇所については印刷後記入押印の上本会に提出してください p. 19

21 なお戸籍名を変更する場合は戸籍謄本等の公的な証拠書類も提出していただきますのでご留意ください以上で氏名等変更届の入力と印刷操作は完了です p. 20

5-2< 採用 8> 採用時特別研究員受入研究機関等変更願 SPD PD RPD の場合は受入研究者の異動等やむを得ない場合を除き原則として採用当初から受入研究機関を変更することはできませんので入力前に必ず本会に相談してくださいボタンをクリックすると採用時特別研究員受入研究機関等変更願入力画面が開きます

22 5-2< 採用 8> 採用時特別研究員受入研究機関等変更願 SPD PD RPD の場合は受入研究者の異動等やむを得ない場合を除き原則として採用当初から受入研究機関を変更することはできませんので入力前に必ず本会に相談してくださいボタンをクリックすると採用時特別研究員受入研究機関等変更願入力画面が開きます画面右側の入力欄に新しい受入研究機関受入研究者特別研究員の所属部局に関する情報を入力してくださいその後画面下部に受入研究機関変更の理由を記入してください入力欄に理由を書ききれない場合もしくは本会から理由書としての提出を求められた場合は画面例のように別添の理由書のとおりと入力し A4 サイズで変更の詳細な理由を記載し採用時 p. 21

23 特別研究員受入研究機関等変更願と併せて本会に提出してください入力後確認画面へボタンをクリックすると確認画面が表示されます登録ボタンをクリック後印刷画面が表示されます青枠の箇所については印刷後記入押印の上本会に提出してください以上で採用時特別研究員受入研究機関等変更願の入力と印刷操作は完了です p. 22

5-3< 採用 9> 採用時特別研究員受入研究者変更届 ( 兼受入研究者所属部局職名及び特別研究員所属部局変更届 ) SPD PD RPD の場合は受入研究者の異動等やむを得ない場合を除き原則として採用当初から受入研究者変更することはできませんので入力前に必ず本会に相談してくださいボタンをクリックすると採用時特別研究員受入研究者変更届入力画面が開きます

24 5-3< 採用 9> 採用時特別研究員受入研究者変更届 ( 兼受入研究者所属部局職名及び特別研究員所属部局変更届 ) SPD PD RPD の場合は受入研究者の異動等やむを得ない場合を除き原則として採用当初から受入研究者変更することはできませんので入力前に必ず本会に相談してくださいボタンをクリックすると採用時特別研究員受入研究者変更届入力画面が開きます画面右側の入力欄に新しい受入研究者特別研究員の所属部局に関する情報を入力してくださいその後画面下部に受入研究者変更の理由を記入してください入力欄に理由を書ききれない場合もしくは本会から理由書としての提出を求められた場合は画面例のように別添の理由書のとおりと入力し A4 サイズで変更の詳細な理由を記載し採用時特別研究員受入研究者変更届と併せて本会に提出してください入力後確認画面へボタンをクリックすると確認画面が表示されます p. 23

25 登録ボタンをクリック後印刷画面が表示されます青枠の箇所については印刷後記入押印の上本会に提出してください以上で採用時特別研究員受入研究者変更届の入力と印刷操作は完了です p. 24

26 5-4< 採用 10> 採用時特別研究員資格変更願 DC に申請後採用時までの間に学位を取得することにより採用時に資格を PD に変更する場合提出しますボタンをクリックすると採用時特別研究員資格変更願入力画面が開きます入力欄に学位取得年月日 ( 学位記に記載される年月日 ) および学位の種類 ( 学位記に記載されているもの ) を入力してください入力後確認画面へボタンをクリックすると確認画面が表示されます p. 25

27 登録ボタンをクリック後印刷画面が表示されます青枠の箇所については印刷後記入押印の上本会に提出してください資格変更届を入力したのみでは各種提出必須書類および各種変更届の資格は変更となりません入力後本会から確認のご連絡を差し上げますのでその後以下の書類を再作成してください各種提出必須書類資格変更届以外の各種変更届資格以外に氏名や受入研究機関変更の手続きを行っていた場合のみ以上で採用時特別研究員資格変更願の入力と印刷操作は完了です p. 26

28 6. 内定辞退の手続きはこちら採用内定を辞退される方が使用します他の方は使用しないでくださいボタンをクリックすると内定辞退届の入力画面が表示されます辞退理由の種別を選択しその詳細を入力してください入力後確認画面へボタンをクリックすると確認画面が表示されます登録ボタンをクリック後印刷画面が表示されます青枠の箇所については印刷後記入押印の上本会に提出してください p. 27

29 なお登録ボタンをクリックした後は内定辞退届の印刷以外の操作ができません誤って登録ボタンをクリックした場合は至急本会に連絡してください本会連絡先 : Tel: ( 平日 9:00~12:00 / 13:00~17:00) yousei2@jsps.go.jp p. 28

30 7. チェックリスト送付用封筒はこちらこのボタンは JSPS の採用手続きの様式集ホームページ ( が開きます画面の一覧から < 採用 1-1>~< 採用 1-6> チェックリスト ( 採用される資格提出する締め切りにより種類は変わります ) および < 採用 11-1>~< 採用 11-2> 送付用封筒表紙 ( 提出する締め切りにより種類は変わります ) をダウンロードして採用手続のご案内に沿って必要事項を記入の上期日までに本会に提出してください 8. 採用手続のご案内採用中の遵守事項などこの項目の 2 つのボタンはそれぞれ以下の URL にリンクしていますどちらも非常に重要な情報ですので必ずダウンロードし熟読の上採用手続きを行ってください採用手続のご案内遷移後の画面上部に採用手続きのご案内の PDF リンクがありますのでそちらからダウンロードしてください遵守事項および諸手続きの手引遷移後の画面に遵守事項および諸手続きの手引 H30 年度の変更点およびよくある質問の P DF リンクがありますのでそれぞれダウンロードしてください p. 29

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目次 1. ログイン操作メニュー画面での操作住所振込銀行口座の入力はこちら直下のボタン群提出必須書類印刷用ページ直下のボタン群各種変更はこちらから直下のボタン群内定辞退の手続はこちら独立行政法人日本学術振興会平成 31 年度採用内定者向け採用手続ポータルサイトの使い方採用内定者は本書類を参考にポータルサイトを使用して採用手続書類を作成してください押印が必要な書類が存在するためポータルサイトの入力のみでは手続が完結しない様式もありますので注意してくださいポータルサイトに関する問い合わせ先日本学術振興会研究者養成課特別研究員事業担当 102-0083 東京都千代田区麹町

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