奉行 Edge マイナンバークラウド 利用ガイド < 管理者向け > 第 1 部はじめに第 2 部導入処理第 3 部業務処理 - 個人番号の登録第 4 部業務処理 - 個人番号の管理第 5 部 奉行製品 との連携

Transcription

1 奉行 Edge マイナンバークラウド 利用ガイド < 管理者向け > 1 部はじめに 2 部導入処理 3 部業務処理 - 個人番号の登録 4 部業務処理 - 個人番号の管理 5 部 奉行製品 との連携

2 はじめに この度は 弊社の 奉行 Edge マイナンバークラウド をご利用いただき 誠にありがとうございます 当サービスは 個人番号を確実かつ安全に収集 保管し 安全に利用 提供 廃棄までの管理を実現するサービスです クラウドを活用して 個人番号を正確 効率的かつ安全に取得し 保管することで 漏洩等のリスクを低減します 当サービスを末永くご愛用いただきますよう お願い申し上げます

3 CONTENTS 目 次 1 部 はじめに 当サービスの概要 当サービスと 奉行製品 を利用した業務フロー 当サービスのセキュリティ対策 その他 運用上のセキュリティ対策 当サービスを運用するにあたって 事前にメールアドレスを収集する メールが届かない場合 部 導入処理 2-1 序 導入の流れ 会社の情報を登録する 利用者を登録する 利用者を出力する メニュー権限を設定する 電子証明書を発行 通知する 送信するメールのテンプレートを登録する 提出を依頼する 2-26

4 3 部業務処理 - 個人番号の登録 3-1 序 はじめに 従業員が個人番号を提出する 個人番号を代理入力する 本人かを確認する 部 業務処理 - 個人番号の管理 個人番号を一括で受け入れる 個人番号を参照する 個人番号を出力する 扶養から外れた配偶者 扶養親族の個人番号を保管する 不要になった個人番号を削除する 個人番号に関するログを参照 出力する 部 奉行製品 との連携 給与奉行クラウド と連携する 給与奉行クラウド 以外の奉行製品と連携する 5-8

5 登録商標 商標 当サービスのマニュアルまたは製品上で使用している 会社名および製品名の登録商標または商標について記載します Microsoft Windows Internet Explorer Excel は 米国 Microsoft Corporation の 米国 日本およびその他の国における登録商標です 奉行 奉行クラウドは 株式会社オービックビジネスコンサルタントの登録商標または商標です その他 記載されている会社名および製品名は 各社の登録商標または商標です

6 1 部 はじめに 1 当サービスの概要 当サービスと 奉行製品 を利用した業務フロー 当サービスのセキュリティ対策 その他 運用上のセキュリティ対策 当サービスを運用するにあたって 事前にメールアドレスを収集する メールが届かない場合

7 1 当サービスの概要 奉行 Edge マイナンバークラウド は 個人番号を確実かつ安全に収集 保管し 安全に利用 提供 廃棄までの管理を実現するサービスです 奉行 Edge マイナンバークラウド とは 従業員または個人支払先の個人番号を確実かつ安全に収集 保管し 利用から廃棄まで管理できる 弊社のクラウドサービスです 奉行製品 と個人番号データを連携して利用することができます 従業員 個人支払先 管理者 個人番号通知カード 本人確認書類 収 集 保 管 従業員および個人支払先が当サービスにアクセスし 個人番号や本人確認書類等をスムーズに提出できます 本人が直接個人番号を登録できるので情報収集や入力の手間が省けます 個人番号などのデータは クラウド上で保有することができるため 奉行製品 で個人番号を保有する必要がなく 安全な番号保管 運用ができます 利 用 廃 棄 管理者だけが 個人番号データを利用できます 他の人が個人番号データを利用することはできません 退職社員や扶養から外れた親族などの個人番号を 手間なく きちんと廃棄できます 安全管理 個人番号を記載した書類などの漏えい 不正利用への対策として システムのアクセス制御やログ管理ができます 1-2

8 2 当サービスと 奉行製品 を利用した業務フロー 当サービスと 奉行製品 をご利用の場合は 個人番号の収集から廃棄までの作業が システム上で完結できます おおまかな業務フローは以下の通りです 収集 奉行 Edge マイナンバークラウド < 事務実施者 > 利用者情報登録 提出依頼通知 番号提出状況確認 本人確認 2 部参照 個人番号の提出依頼をメールで通知します 提出された個人番号を 確認書類をもとに本人確認を行います 3 部参照 個人番号提出 利用者として連携 < 従業員 個人支払先 > 利用ガイド ( 提出者向け ) 参照 奉行製品 奉行製品 に登録されている社員および受給者 ( 個人 ) を 奉行 Edge マイナンバークラウド の利用者として登録します 5 部参照 スマートフォンやコンピュータから 個人番号や確認書類の画像を 従業員および個人支払先が直接提出します < 事務実施者 > 代理で個人番号入力郵送や対面などで従業員および個人支払先から個人番号を取得し 本人確認を済ませている場合は 事務実施者が個人番号を代理で入力できます 3 部参照 安全管理 1-3 奉行 Edge マイナンバークラウド + 奉行製品 アクセス認証アクセス権限管理操作履歴管理 1-3

9 保管利用廃棄 奉行製品 個人番号の保管 < 事務実施者 > 個人番号利用 個人番号を 奉行製品 で利用できます この際 奉行製品 には個人番号のデータは一切保存されません 個人番号と確認書類は セキュアなクラウド上に保管されます 高度なセキュリティ環境下で漏えいや紛失 不正利用のリスクを低減し 安全な保管と運用を実現します 個人番号削除個人番号の管理が不要となった社員や扶養家族 個人支払先の個人番号を削除できます 給与奉行クラウド での個人番号削除は 2019 年 3 月頃を予定 5 部参照 当サービスで行っている安全管理措置については 次ページ 当サービスのセキュリティ対策 をご確認ください 1-4

10 3 当サービスのセキュリティ対策 個人番号を管理する際は 特定個人情報保護委員会の 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) に沿って 適切な安全管理措置を講じる必要があります 当サービスと 奉行製品 をあわせてご利用いただくことで実現できるセキュリティ対策 当サービスと 奉行製品 をあわせてご利用いただくことで 手間や費用がかかる セキュリティ対策 を最小限に抑えることができます 自社に個人番号を持たない運用が可能 個人番号は 強固なセキュリティ対策が施されたセキュアなクラウド上で安全に保管されます ISO 27001( 情報セキュリティマネジメントシステム ) 堅牢な日本のデータセンターで企業別に保管 SSL 暗号化によるデータ通信 アクセス認証 奉行製品 とサービスがシームレスに連携源泉徴収票や支払調書などへの個人番号の出力は いつもの 奉行製品 の操作で行えます 電子証明書を保持したパソコンから ID パスワード認証を経てサービスに保管された個人番号を照会し 帳票に出力します この際 奉行製品 には個人番号データは一切残りませんので 特に意識することなく 安全に個人番号を利用できます 操作履歴を自動的に記録個人番号の操作履歴をすべて自動的に記録します 操作履歴は 日付や操作内容 ( 入力 修正 削除 印刷など ) の任意の条件に合致した履歴のみを瞬時に表示しますので 簡単に利用状況を確認できます 特定個人情報保護委員会の 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) では コンピュータやネットワークを含めたセキュリティ対策が必要とされています 漏えいリスクへの最高のセキュリティ対策は 個人番号を自社内に 持たない ことです 1-5

11 4 その他 運用上のセキュリティ対策 当サービスを より安全にご利用いただくために 以下の内容も是非ご確認ください サービス起動時 運用時 当サービスを起動する際は URL や電子証明書が正しいかをご確認の上 起動することをおすすめします [ ログ参照 ] メニューで 定期的に不正なログインや操作などがないかをご確認ください [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号等を出力 ( ダウンロード ) される際は パスワードを設定し RMS などを用いて厳重に保管してください [ 個人番号出力 ] メニュー以外 ([ 利用者情報出力 ] メニューや [ ログ出力 ] メニュー [ メールアドレス受入 ] メニュー ) から 出力 ( ダウンロード ) する際も同様です 離席する際は 必ず当サービスからログアウトし コンピュータもログアウトすることをおすすめします 作業終了時 コンピュータの電源を切ってください 参考 その他にも 例えば ワンタイムパスワードのお知らせ メールについて 当サービスを操作するコンピュータとは別のコンピュータや携帯等でメールを受け取るようにすると さらにセキュリティを高めることができます 1-6

12 5 当サービスを運用するにあたって []-[] メニュー画面 [ システム運用設定 ] メニュー 当サービスのメニュー画面やシステム運用設定などを紹介します 当サービスのメニュー画面 当サービスのメニュー画面です [ 導入処理 ] メニューで 当サービスを運用するための前準備 ( 利用者の登録や通知用メールの作成 ) を行います その後 [ 業務処理 ] メニューで 個人番号の収集 管理 利用 廃棄を行います 導入処理 2-1 ページ参照 収集 3-1 ページ参照 利用 4-6 ページ参照 廃棄 4-9 ページ参照 利用 4-5 ページ参照 1-15 ページ参照 運用監査 1-10 ページ参照 4-11 ページ参照 1-12 ページ参照 各メニュー画面で戻ります をクリックすると 上記のメインメニュー画面に 参考 1-7

13 当サービスの管理者について 当サービスには 役割ごとに以下の3 種類の管理者を設定できます お客様の運用にあわせて 管理者を設定してください 個人番号関係事務実施者 4 4 個人番号の利用事務全般を行う管理者です すべてのメニューが利用できます 個人番号関係事務担当者 4 4 個人番号の利用事務の一部を行う担当者です 個人番号関係事務実施者 に比べ 利用できるメニューを制限 できます その際は [ メニュー権限登録 ] メニューでチェックを付けたメニューだけが利用できます ( 2-20 ページ参照 ) 個人番号確認担当者 個人番号の本人確認や代理入力を行う担当者です 以下の6メニューだけが利用できます [ メール受信確認 ][ 提出依頼通知 ][ 個人番号代理入力 ][ 個人番号提出状況確認 ] [ 本人確認 ][ パスワード変更 ] の6メニュー 上記の管理者は [ 利用者情報登録 ] メニューで利用者として登録する際に 利用者種類 で設定します ( 2-7 ページ参照 ) 管理者には電子証明書が必要です ( 2-21 ページ参照 ) 1-8

14 メインメニュー画面右上の よくあるお問い合わせ をクリックすると OBC Net サービスの よくあるお問い合わせ をご覧いただけます 当サービスの操作の確認方法 はじめに 当 利用ガイド で当サービスの運用方法をご確認ください 実際に各メニュー画面で操作される際は 以下の方法で詳細を確認できます 各メニューの操作手順を動画で丁寧に説明します 当サービスのログイン画面から 提出者向けの 利用ガイド や 操作説明動画 も確認できます 提出者が当サービスから個人番号を提出する際も 画面上で提出者向けの 利用ガイド や 操作説明動画 は参照することができますが 事前に管理者から提出者に配布する場合などにご利用ください こちら を クリックします 1-9

15 システム運用設定 はじめに [ システム運用設定 ] メニューで 当サービスの運用に関する設定を行います [ アカウントポリシー ] ページ 当サービスにログインする際のパスワードとロックアウトについて設定します パスワードに関する要件を登録します アカウントのロックアウトに関する要件を登録します ロックアウトするのは 管理者だけです アカウントのロックアウトとは 何度もログインに失敗したときに その利用者を一時的にログインできないようにロックすることです ロックすることで 不正侵入者がパスワードを推測しながら繰り返しログインを試みることを防ぎます <ロックアウトの解除方法 > 以下の2 通りを用意しています 1アカウントロックポリシーの [ しきい値 ] と [ 自動解除 ] の設定により 一定時間を経過すると解除されます 2 [ 利用者情報登録 ] メニューで ロックアウトされた利用者の [ ロックアウト状態 ] のチェックを外します [ 利用者情報登録 ] メニューの [ ロックアウト状態 ] は 管理者にだけ表示されます 1-10

16 [ 利用時間制御 ] ページ 当サービスを利用できる時間帯を登録します は現在の時間帯を指しています [ IP アドレス制御 ] ページ当サービスへの接続を許可する IP アドレスを登録します グレーの時間帯は 当サービスにログインできません [ システム連携 ] ページ 当サービスと 奉行製品 や 外部システム を連携する場合に設定します 給与奉行 法定調書奉行 人事奉行 から当サービスに直接接続して 利用者や個人番号データを連携する場合は する を選択します 奉行製品 との連携については 5 部をご参照ください 1-11

17 6 [ 事前にメールアドレスを収集する 空メール送信先情報 ] メニュー [ メールアドレス受入 ] メニュー 個人番号提出者に提出依頼通知のメールを送信するために 事前に個人番号提出者のメールアドレスを収集できます パートやアルバイトなど 個人のメールアドレスを収集する際に便利です 個人番号提出者が事前に確認しておく内容 からのメールが受信できるように設定されていないと メールが正しく収集できない可能性があります スマートフォンでメールを受信する場合 パソコンなどでメールを受信し スマートフォンに自動転送設定している場合 管理者 個人番号提出者 注意! 事前に以下の内容を 個人番号提出者に確認しておいてもらってください < 設定方法 > NTT ドコモの場合 au の場合 ソフトバンクモバイルの場合 上記の手順書は 以下の弊社ホームページ 製品ツールダウンロード サイトでも公開しています こちらもあわせてご利用ください

18 作業の流れ 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務担当者 1 [ 空メール送信先情報 ] メニューから QR コード ( およびメールアドレス ) を取得し 社内サイトなどを利用して個人番号提出者に公開します P で紹介している注意や 携帯電話会社ごとの設定手順書などもあわせて社内サイトなどに公開いただくと メールアドレスの収集をよりスムーズに行えます 個人番号提出者 2 社内サイトなどで公開された QR コードを読み込み 表示されたメールアドレスに空メールを送信します QR コードを読み込めない機種の場合は 公開されたメールアドレスに空メールを送信します 4 3 当サービスから自動でメールが返信されてきます ( 件名 マイナンバー メールアドレスの提出をお願いします ) メールに記載されている URL をクリックし メールアドレスの登録画面を表示します 収集したメールアドレスを [ メールアドレス受入 ] メニューを利用して [ 利用者情報登録 ] メニューのメールアドレス欄に受け入れます これで個人番号提出者に提出依頼通知を送信できます 必要事項を入力し 提出します < 注意 > 上記の流れで 2から3の間の返信メール ( 件名 マイナンバー メールアドレスの提出をお願いします ) が個人番号提出者に届かない場合は P をご参照ください 1-13

19 []-[] メニュー [ 空メール送信先情報 ] メニュー 従業員または個人支払先の空メールアドレスおよび QR コードが表示されますので 社内サイトや個人支払先への連絡等などで公開してください クリックすると QR コードを ダウンロードできます メールアドレスをコピーできます メールアドレスを変更した場合に再発行できます [ メールアドレス受入 ] メニュー 注意! 当メニューでは 従業員から空メールで提出されたメールアドレスを [ 利用者情報登録 ] メニューに受け入れる際に 氏名 ( フリガナ ) で判断しています 事前に [ 利用者情報登録 ] メニューで 氏名 ( フリガナ ) が入力されていることを確認しておいてください 左右の内容が正しいかを確認します [ メールアドレス出力 ] ページでは 収集したメールアドレスを別システムで利用したり 一度 Excel 等でチェックし 他の利用者情報とあわせて [ 利用者情報登録 ] メニューの [ 利用者情報受入 ] ページで受け入れる際などに利用できます 1-14

20 7 メールが届かない場合 [ メール送信停止確認 ] メニュー [ メール受信確認 ]/[ 提出依頼通知 ]/[ 個人番号提出状況確認 ] メニュー 当サービスから個人番号提出者へメールを送信 ( 返信 ) した際に メールが正しく届かない場合にご確認ください 1 送信されていないメールアドレスがあるかを確認します < メールアドレス収集の際の 空メールへの返信で発生している場合 > [ メール送信停止確認 ] メニューを表示します 送信停止一覧に メールアドレスが表示されているかを確認します 表示されている場合は [ 送信停止解除 ] ボタンをクリックします <[ メール受信確認 ]/[ 提出依頼通知 ]/[ 個人番号提出状況確認 ] メニューで発生している場合 > 各メニューを表示します 画面は [ メール受信確認 ] メニューの場合 アイコンが表示されているメールアドレスがあるかを確認します 表示されている場合は そのメールアドレスの アイコンをクリックします 上記の作業は 同じメールアドレスに対して 1 日 3 回までしか行えませんので ご注意ください 1-15

21 2 すでにメールアドレスが [ 利用者情報登録 ] メニュー (P. 2-5) に登録済みの場合は そのメールアドレスが本当に正しいかを 念のため確認してください 本当に正しいかを再度確認します 3 以下の場合は からのメールが受信できる設定になっているかをご確認ください スマートフォンでメールを受信する場合 パソコンなどでメールを受信し スマートフォンに自動転送設定している場合 < 設定方法 > NTT ドコモの場合 au の場合 ソフトバンクモバイルの場合 上記の手順書は 以下の弊社ホームページ 製品ツールダウンロード サイトでも公開しています こちらもあわせてご利用ください 4 再度 メールが送信できるかを確認します <メールアドレス収集の際の 空メールへの返信で発生している場合 > 個人番号提出者に 再度 空メールを送信してもらってください <[ メール受信確認 ]/[ 提出依頼通知 ]/[ 個人番号提出状況確認 ] メニューで発生している場合 > 各メニューで 再度 メールを送信してください 1-16

22 2 部 導入処理 序 導入の流れ 会社の情報を登録する 利用者を登録する 利用者を出力する メニュー権限を設定する 電子証明書を発行 通知する 送信するメールのテンプレートを登録する 提出を依頼する 部は 個人番号関係事務実施者 または 個人番号関係事務担当者 が行う作業です [ メール受信確認 ] メニューと [ 提出依頼通知 ] メニューは 個人番号確認担当者 も利用できます 2-1

23 序 導入の流れ ここでは 個人番号を収集する前の前準備を行います 実際に運用を始める前に 導入の流れを確認しておきましょう 会社の情報を登録する [ 会社情報登録 ] メニュー 会社の情報を登録します 従業員の扶養親族についても個人番号確認用の添付書類を提出してもらうか 利用者のパスワードを自動生成させるかなどを設定します 2-3 ページ参照 利用者を登録する [ 利用者情報登録 ] メニュー 当サービスで個人番号を収集 保管する利用者 ( 従業員や個人支払先 ) の ID やパスワード メールアドレスなどの情報を登録します 2-5 ページ参照 通知テンプレートを登録する [ 通知テンプレート登録 ] メニュー 利用者へ送信するメールの文面を [ 通知テンプレート登録 ] メニューで あらかじめ登録しておくことができます 2-23 ページ参照 メールアドレスが正しいかを確認する [ メール受信確認 ] メニュー [ 空メール送信先情報 ] メニュー [ メールアドレス受入 ] メニュー 利用者を登録したら [ メール受信確認 ] メニューで利用者へメールを送信し 登録されているメールアドレスが正しいかを確認します 2-16 ページ参照また [ 空メール送信先情報 ] メニューや [ メールアドレス受入 ] メニューで 事前に利用者のメールアドレスを収集できます 1-12 ページ参照 電子証明書を発行する ( 管理者だけ ) [ 電子証明書設定 ] メニュー メールの受信確認が完了したら [ 電子証明書設定 ] メニューで 他の管理者だけに電子証明書を発行し メールを送信します 2-21 ページ参照 提出依頼通知を送信する [ 提出依頼通知 ] メニュー 電子証明書の発行が完了したら 個人番号を自身で登録する利用者へ 提出依頼通知メールを送信します 提出依頼通知には 当サービスにログインするために必要な情報が記載されています 2-26 ページ参照 2-2

24 1 会社の情報を登録する [ 会社情報登録 ] メニュー [ 会社情報登録 ] メニューを選択して 会社の情報を登録します 管理者が当サービスを利用するには 電子証明書が必要です 電子証明書を発行する際に使用する 貴社の会社名等を英語 ( 半角 ) で入力します あくまで任意の名称になります 2 ー 21 ページの [ 電子証明書設定 ] メニューから発行した電子証明書を 管理者が自身のコンピュータに取得した際に 正しい電子証明書なのかを確認する場合は この名称で確認できます 運用途中で変更することもできます 当サービスから 個人番号提出者にメールを送信する際の差出人名です 必要に応じて変更してください 従業員 配偶者 扶養親族 個人支払先から確認書類を提出してもらう必要がある場合は 提出あり を選択します 本人確認のためだけに 一度確認書類を収集し 本人確認後に一括で削除することもできます 4-9 ページ参照 従業員等から個人番号を提供された後に 管理者が 個人番号および身元を確認する回数を選択します より慎重に確認したい場合は 2 回 を選択します 2 名の個人番号確認担当者で 二重にチェックできます 本人確認は [ 本人確認 ] メニューで行います 2-3

25 利用目的 を個人番号操作ログに記録する場合は する を選択します する の場合は [ 個人番号参照 ] メニューまたは [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号利用する際に 利用目的 の入力が必要になります 利用者が当サービスにログインする際に利用するパスワードを 自動生成して通知する場合は する を選択します [ 提出依頼通知 ] メニューで 利用者に当サービスの提出依頼通知のメールを送信する際に パスワードが自動生成されて通知されます すでに決められたパスワードを設定したい場合は しない を選択します 奉行 Edge 年末調整申告書クラウド と統合してお使いの場合に表示されます チェックを付けると 従業員が当サービスに最初にログインしたタイミングで以下の [ パスワード変更 ] 画面が表示され パスワードを変更できます また 従業員の [ 個人番号提出 ] 画面に パスワード変更 が表示されますので 従業員が任意のタイミングでパスワードを変更できます 2-4

26 2 利用者を登録する [ 利用者情報登録 ] メニュー [ メール受信確認 ] メニュー 個人番号の提出者 ( 従業員や個人支払先 ) および当サービスを利用する管理者の情報を登録します [ 利用者情報登録 ] メニューを開きます 個人番号や個人番号確認書類を提出してもらう前に 利用者の情報を事前に登録します 利用者 とは? 利用者とは 従業員や個人支払先などの個人番号提出者と 管理者を指します 個人番号提出者のうち 当サービスではなく紙などで個人番号を提出される場合でも 当サービスで個人番号を保管される場合は利用者として登録してください 管理者が 委託業務などで自身の個人番号を保管しない場合でも 利用者として登録してください 参考 奉行製品 と連携して利用する場合は 各 奉行製品 側で登録されている従業員 ( 社員 ) や個人支払先 ( 受給者 ) の情報をもとに 利用者を登録できます 5-4 ページ参照 利用者を 1 人ずつ登録します 2-6 ページ参照 規定の形式 ( カンマ区切り ) で作成した利用者情報のファイルを受け入れます 2-13 ページ参照 2-5

27 利用者を登録する [ 利用者情報登録 ] ページをクリックし 利用者を登録します 利用者種類 ( 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務担当者 個人番号確認担当者 個人番号提出者 ( 従業員 ) 個人番号提出者( 個人支払先 ) ) によって 登録内容が異なる箇所があります 基本情報 2-7 ページ参照 本人確認設定 2-8 ページ参照 利用者種類が 個人番号提出者 ( 従業員 ) 個人番号提出者 ( 個人 支払先 ) の場合は 表示されません 配偶者 ( 特別 ) 控除対象または健保の扶養となる配偶者情報扶養親族情報 2-8 ページ参照 利用者種類が 個人番号提出者 ( 個人支払先 ) の場合は 表示 されません 2-6

28 利用者の種類 ( 役割 ) を選択します 個人番号関係事務実施者 : 個人番号の利用事務全般を行う管理者 個人番号関係事務担当者 : 個人番号の利用事務の一部を行う担当者 個人番号確認担当者 : 個人番号の代理入力や本人確認を行う担当者 個人番号提出者 ( 従業員 ) : 当サービスで個人番号を保管する従業員 個人番号提出者 ( 個人支払先 ): 当サービスで個人番号を保管する個人支払先 未設定 : 奉行 Edge 年末調整申告書クラウド と統合してお使いの場合で 当サービス側では使用しない利用者 基本情報利用者種類によって 以下のチェック項目が表示されます 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務担当者 個人番号確認担当者 の場合 委託業務等で 自身の個人番号を当サービスで保管しない場合にチェックを付けます 個人番号提出者( 従業員 ) 個人番号提出者( 個人支払先 ) の場合 当サービスを利用せず 書類などで個人番号を提出し 対面で本人確認するなどの場合にチェックを付けます 利用者 ID は 任意の名称を設定します 各利用者が当サービスにログインする際の ID のため 重複しないように入力してください メールアドレス収集機能 ( 1-12 ページ参照 ) を利用して 個人番号提出者のメールアドレスを収集する場合は フリガナ は必ず入力してください 所属は 一意な名称で入力します 2-9 ページ参照 利用者の居住者区分 ( 個人番号保管対象 ) 当サービスにログインできるかを設定します 退職予定がある場合などは 有効期限に退職年月日を登録することで 退職年月日より後は 当サービスにログインできなくできます ロックアウト状態は 管理者の場合に表示されます 間違ったパスワードを入力してロックアウト状態になってしまった際はここにチェックが付きますので ロックアウト状態を解除するには このチェックを外してください 2-7

29 本人確認設定 管理者が 誰の個人番号を確認するかを入力します 本人確認する対象を 従業員 個人支払先 従業員 個人支払先 から選択します 個人番号を確認する所属を設定する を選択した場合は 確認する所属を指定します 複数の所属を確認する場合は 所属の間に, ( 半角のカンマ ) を挿入します ここで設定した内容は [ 個人番号代理入力 ] メニューや [ 本人確認 ] メニューだけでなく [ 個人番号参照 ] メニューや [ 個人番号出力 ] メニューなどの個人番号を管理するすべてのメニューで反映されます 個人番号を確認する所属を設定する を選択した場合の入力方法は 2-10 ページ 本人確認設定の 従業員に対する確認担当所属 欄の入力方法 をご参照ください 配偶者 ( 特別 ) 控除対象または健保の扶養となる配偶者情報 扶養親族情報個人番号を提出する配偶者 ( 特別 ) 控除対象または健保の扶養となる配偶者 扶養親族がいる場合に入力します 従業員が個人番号を提出する際に 配偶者や扶養親族を追加することはできません 扶養親族に変更があり 個人番号を提出する扶養親族が増えている場合などは あらかじめ 当メニューで追加します 配偶者以外の扶養親族が複数名いる場合は その人数を選択します 利用者の情報を入力したら [ 登録 ] ボタンをクリックします 登録すると [ 利用者情報一覧 ] ページに登録した利用者が表示されます 2-8

30 所属の入力方法 所属を入力すると [ 個人番号代理入力 ] メニューや [ 本人確認 ] メニューなどで 所属名で検索 絞り込みをする際に便利です ( 3-3 ページ参照 ) また 本人確認を分担して行う際に 所属名を指定して分担できます ( 次ページ参照 ) 営業部 1 課 A グループ B グループ 2 課 A グループ B グループ 営業部 - 1 課 - A グループに所属する従業員の場合 < 入力例 1> 所属 コ コ 部署名の間を詰めて入力してもよいですが 見やすいように間にスペースや -( ハイフン ) を入れて 入力していただいても大丈夫です 入力した所属に対して 本人確認を行う担当者を確認できます < 入力例 2> 同じ部署名が存在しない場合は 以下のように省略して入力しても大丈夫です 所属 2-9

31 本人確認設定の 従業員に対する確認担当所属 欄の入力方法 複数の管理者で本人確認を分担する場合は 従業員に対する確認担当所属 欄に どこの所属の本人確認を担当するかを指定します 営業部 1 課 A グループ B グループ 2 課 A グループ B グループ A 氏が 営業部 1 課 B 氏が 営業部 2 課 の従業員に対して本人確認を担当する場合 A 氏従業員に対する確認担当所属 B 氏 本人確認する所属が複数ある場合は 間に, ( 半角のカンマ ) を入力します 本人確認する個人番号提出者について一覧で確認できます 従業員に対する 確認担当所属 注意! A 氏は 営業部 1 課 の本人確認担当ですが 営業部 1 課 だけを入力しても 正しく本人確認できません 必ず 営業部 1 課 Aグループ と 各従業員の所属欄に登録されている所属名称で入力してください 2-10

32 < 設定例 1> 人事部で分担して 1 回だけ本人確認する場合 ( 本人確認が 1 回の場合 ) 人事部 A 氏 B 氏 C 氏 (B 氏が 営業部 1 課 C 氏が 営業部 2 課 の 従業員に対して本人確認を担当 ) 営業部 1 課 A グループ B グループ D 氏 2 課 A グループ B グループ A 氏 ( 人事部部長 ) B 氏 ( 人事部 ) 役割 個人番号関係事務実施者 役割 営業部 1 課 の個人番号確認担当者 利用者種類 利用者種類 所属 所属 従業員に対する確認担当所属 従業員に対する確認担当所属 C 氏 ( 人事部 ) D 氏 ( 営業部 1 課 A グループ ) 役割 営業部 2 課 の個人番号確認担当者 役割 個人番号を提出 利用者種類 利用者種類 所属 所属 従業員に対する確認担当所属 従業員に対する確認担当所属 所属欄に A グループ だけを入力すると 1 課と 2 課のどちらの A グループ なのか判断できないため 営業部 1 課 A グループ と入力します 2-11

33 []-[] メニュー < 設定例 2> 地方の店舗については 人事部とは別に各店舗の店長が 自身の店舗の従業員について本人確認する場合 ( 本人確認が2 回の場合 ) 本社 人事部 A 氏 B 氏 横浜店 埼玉店 C 氏 D 氏 千葉店 工場 A 氏 ( 本社人事部 ) B 氏 ( 本社人事部 ) 役割 個人番号関係実務実施者 役割 関東店舗の個人番号確認担当 利用者種類 利用者種類 所属 所属 従業員に対する 従業員に対する 確認担当所属 確認担当所属 C 氏 ( 横浜店店長 ) D 氏 ( 横浜店従業員 ) 役割 横浜店の個人番号確認担当 役割 個人番号を提出 利用者種類 利用者種類 所属 所属 従業員に対する 従業員に対する 確認担当所属 確認担当所属 同じ店舗名が存在しないため 横浜店 で判断できるため 横浜店 と入力します 2-12

34 []-[] メニュー 規定の形式 ( カンマ区切り ) で作成した利用者情報のファイルを受け入れる 受け入れられるファイルの形式 当メニューで受け入れられるファイルは カンマ区切り ( 拡張子が.txt または.csv ) のファイルです 受入方法 [ 利用者情報受入 ] ページで 受入形式一覧.xlsx を参考に利用者情報受入ファイルを作成し 当サービスに受け入れます 1 受入形式一覧表.xlsx を参考に 受け入れ できる項目や文字数などを確認します 2 受け入れたい利用者のテンプレートファイルをダウンロードして エクセルなどで開きます 3 すでに登録済みで 今回は受け入れしない項目は列ごと削除します < 例 > 所属が変動したため 最新の内容に更新したい場合今回変更のない氏名 ( フリガナ ) 等の列は削除しておきます 2-13

35 4 受入形式一覧.xlsx を参考に 受け入れる利用者情報を入力します 2 行目以降に利用者の情報を入力します 1 行目の項目名は 修正しないでください すでに登録済みの利用者に対して 利用者情報データを受け入れる場合 奉行 Edge 年末調整申告書クラウド と統合してお使いの場合は すでに 奉行 Edge 年末調整申告書クラウド 側で登録されている利用者に対して 当サービスで利用者情報データを受け入れる場合も 同様にご注意ください すでに登録済みの利用者に対して 登録内容の変更や追加などで利用者情報を受け入れる場合は 受入ファイル内に空欄の項目があると その項目は空欄のデータで上書きされますので ご注意ください 空欄のデータに上書きしたくない場合は すでに登録済みの内容と同じデータを今回の受入ファイルにも入力するか 前ページの 3 のようにその項目を列ごと削除してください 注意! また その利用者の配偶者や扶養親族が扶養から外れるなどで 配偶者や扶養親族の情報を受入時に一緒に削除したい場合は 受入ファイルの配偶者または扶養親族の 氏名 を空欄にし 以下にチェックを付けて受け入れます < 注 > 配偶者または扶養親族を削除すると 登録されている個人番号も削除されます 重要!! 配偶者や扶養親族を削除する場合だけ 受入ファイルでその配偶者または扶養親族の 氏名 を空欄にして受け入れます < 例 > 扶養親族 1- 氏名 が空欄なので その扶養親族の情報は削除されます 2-14

36 5 ファイルを CSV 形式 で保存します エクセルの場合は 保存時にファイルの種類で CSV( カンマ区切り )(*.csv) を選択します エクセルで作成して CSV 形式 で保存すると 以下のメッセージが表示されます [ はい ] ボタンをクリックして 利用者情報受入ファイルを保存します 6[ 参照...] ボタンをクリックし 作成したファイルを指定します 7[ 受入開始 ] ボタンをクリック します 以上で 利用者情報の受け入れが完了です 参考 奉行製品 と連携して運用している場合に 当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューで利用者 またはその扶養家族を削除しても 奉行製品 側に登録 されている社員またはその扶養家族 受給者などのデータは削除されません 2-15

37 メールアドレスが正しいかを確認する [ メール受信確認 ] メニューで利用者へメールを送信して 正しくメールアドレスが登録されているかを確認します 事前に [ 空メール送信先情報 ] メニュー ( 1-12 ページ参照 ) で 空メールからメールアドレスを収集している個人番号提出者については あらためてメール受信確認を行う必要はありません メールを送信する前に 利用者が確認しておく内容 からのメールが受信できるように設定されていないと メールが正しく受信できない可能性があります スマートフォンでメールを受信する場合 パソコンなどでメールを受信し スマートフォンに自動転送設定している場合 管理者 個人番号提出者 注意! 事前に以下の内容を 利用者に確認しておいてもらってください < 設定方法 > NTT ドコモの場合 au の場合 ソフトバンクモバイルの場合 上記の手順書は 以下の弊社ホームページ 製品ツールダウンロード サイトでも公開しています こちらもあわせてご利用ください

38 作業の流れ 管理者 個人番号提出者 1 利用者に確認メールを送信します 事前に P で紹介している注意や 携帯電話会社ごとの設定手順書などを確認しておいてもらうと メール受信確認をよりスムーズに行えます 一括で送信 個別で送信 利用者に 当サービスを利用するための手続きを依頼するメールが届きます 3 リンクをクリックします 2 クリックして送信します 確認状況が 確認中 に変更されます [ 通知テンプレート登録 ] メニューで メールの文面をテンプレートとして事前に登録しておくことができます 2-23 ページ参照 5 確認状況が 確認済 に変更されます 4 上記の画面が表示されたら 完了です 以上でメールアドレスが正しく登録されているかの確認が完了です < 注意 > 上記の流れで 2から3の間のメールが個人番号提出者に届かない場合は P をご参照ください 2-17

39 3 利用者を出力する [ 利用者情報出力 ] メニュー 利用者情報ファイルを CSV 形式でダウンロードして出力します 例えば 登録内容を確認する場合や 手入力で登録した利用者情報を修正して [ 利用者情報登録 ] メニューの [ 利用者情報受入 ] ページで受け入れる場合などに利用します [ 利用者情報出力 ] メニューから 利用者情報ファイルをダウンロードして利用します 利用者情報ファイルには 従業員や個人支払先の氏名 従業員番号 配偶者 扶養親族を含みます パスワードは出力しません 利用者情報ファイルの対象を選択します 出力した利用者情報ファイルを開くための パスワードを入力します 利用者情報ファイルの作成が完了すると 完了メールが送信されます 2-18

40 画面にボタンが表示されますので クリックしてダウンロードします ダウンロードした利用者情報ファイルは download_( 日付 )_( 時間 ).zip というファイル名で保存されます をクリックし [ 名前を付けて保存 ] を選択して任意の場所に保存することもできます 上記で保存した Zip ファイルを展開します 利用者情報ファイルを開くときは ステップ 2で設定したパスワードを入力します 参考 ステップ3でダウンロードできる期限が表示されますので それまでにダウンロードしてください すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は その旨のメッセージが画面に表示され 自動的にステップ1に戻ります 再度 利用者情報ファイルを作成してダウンロードしてください 2-19

41 4 メニュー権限を設定する [ メニュー権限登録 ] メニュー 個人番号関係事務実施者 が 個人番号関係事務担当者 に対して利用できるメニューを設定します 利用者を選択します 利用者種類が 個人番号関係事務担当者 として登録された利用者だけが表示されます 権限を設定したい利用者をクリックします メニューに対する権限をメニューごとに設定します メニュー単位での設定になります 以下の 4 つのメニューは メニュー権限の有無に関わらず利用できません 個人番号関係事務実施者 だけが利用できます [ メニュー権限登録 ] メニュー [ 電子証明書設定 ] メニュー [ ログ参照 ] メニュー [ ログ出力 ] メニュー 利用させたいメニューにチェックを付けます 2-20

42 5 電子証明書を発行 通知する [ 電子証明書設定 ] メニュー管理者が当サービスを利用するには 利用者ごとに 電子証明書 のライセンス発行と取得が必要になります 同じ管理者でも複数のコンピュータで当サービスを利用したい場合は 利用するコンピュータごとに 電子証明書 が必要になります 当サービスを利用する管理者が 4 名の場合は 4 名分の 電子証明書 が必要です 個人番号関係事務実施者 A 氏 個人番号関係事務担当者 B 氏 個人番号確認担当者 C 氏 個人番号確認担当者 D 氏 当サービスを最初に起動した A 氏は すでに電子証明書は発行 取得済みなので 当メニューで残りの B 氏 C 氏 D 氏の分の電子証明書を発行し 各自のコンピュータに取得してもらうように通知します 同じ管理者でも 複数のコンピュータで当サービスを利用する場合は さらに利用するコンピュータ分の 電子証明書 が必要です 個人番号関係事務実施者 A 氏 A 氏が別のコンピュータでも当サービスを利用する場合は 今のコンピュータとは別に もう1つのコンピュータ用の電子証明書を発行し 使用するコンピュータに取得します 奉行製品 と連携して利用する場合は 当サービスと連携操作を行う 奉行製品 がセットアップされているコンピュータにも 電子証明書 が必要です 奉行製品 当サービスと 社員情報の利用者連携や個人番号の利用作業を行う 奉行製品 のコンピュータにも電子証明書が必要です 2-21

43 注意! 電子証明書を通知する前に あらかじめ [ メール受信確認 ] メニューで 管理者に対しても メールアドレスの確認を済ませておいてください A 氏 / 他の管理者または 他のコンピュータ 1 [ 電子証明書設定 ] メニューで 電子証明書のライセンスを発行します 3 電子証明書の取得 更新手順および管理用 URL のお知らせ のメールが届きます 発行する利用者を選択して [ 発行 ] ボタンをクリックします すでに発行済みの利用者に対しても 複数のコンピュータで利用させる目的で選択できます electronic_certificate_acquisition02.html 電子証明書の取得 更新手順 の URL を クリックし 手順書を取得します 2 発行した利用者を再度選択して [ 電子証明書通知 ] ボタンをクリックします 4 電子証明書の取得手順は 3で取得した手順書にそって操作してください 5 電子証明書の取得が完了したら 3 のメール に記載されている 管理用 URL をクリックして 当サービスにログインします 2-22

44 6 [ 送信するメールのテンプレートを登録する 通知テンプレート登録 ] メニュー [ 通知テンプレート登録 ] メニューを選択して 当サービスから送信するメールの文面を変更し テンプレートとして登録できます 通知書類ごとに 従業員用 個人支払先用 を登録できます 通知する目的ごとに メールのテンプレートが用意されています 変更したい通知を選択します 宛先 ( 従業員用 個人支払先用 ) によって 別のテンプレートを登録できます 提出完了通知 以外は さらにテンプレート 3~ 10 が用意されています 役職や職種などによって テンプレートを分けて登録する場合にご利用ください メールには ファイルを1つだけ添付して一緒に送信できます 必要に応じて 個人番号利用目的の通知書や個人番号に関する社内ルールなどのファイルを添付してご利用ください 2MBを超えるファイルは添付できません グレーで表示された文は 当サービスで固定の内容になるため 編集できません メールの文面を編集し [ 登録 ] ボタンをクリックします 2-23

45 はじめから用意されているテンプレート メール受信確認通知 従業員用 個人支払先用 提出依頼通知 従業員用 個人支払先用 管理者の場合は 提出依頼通知には 提出者用 URL だけが記載されています 利用者 ID とパスワードについては 電子証明書発行を行った際のメール ( 件名 マイナンバー 管理用 URLのお知らせ ) に記載されている内容でログインしてください 自身の個人番号を提出する際の 提出用 URL 2-24

46 催促通知 従業員用 個人支払先用 提出完了通知 従業員用 個人支払先用 差戻通知 従業員用 個人支払先用 2-25

47 7 [ 提出を依頼する 提出依頼通知 ] メニュー メールの受信確認や通知テンプレートの登録が終了したら [ 提出依頼通知 ] メニューから 提出依頼通知を送信します 管理者 個人番号提出者 1 利用者に提出依頼通知を送信します 一括で送信 個別で送信 3 利用者に提出依頼のお知らせが届きます リンクをクリックします 2 クリックして送信します 通知状況が 通知済 に変更されます 4 当サービスのログイン画面が表示されます ので ログインしてください < 注意 > 上記の流れで 2から3の間のメールが個人番号提出者に届かない場合は P をご参照ください 2-26

48 参考 管理者宛の提出依頼通知のメールには 提出用 URL が通知されます 2-24 ページ参照 提出用 URL をクリックすると 以下の画面が表示されます < ログイン後の利用者の作業 > 当サービスにログインしたら 個人番号などの情報を登録します 1 通知された利用者 ID とパスワードを入力し [ ログイン ] ボタンをクリックします 2 [ ワンタイムパスワード ] 画面へ進みます ワンタイムパスワードのお知らせメールが送信されます ワンタイムパスワードとは 今回のログイン用に用意されたパスワードです セキュリティを考慮し 毎回ログイン時にワンタイムパスワードは変更され メールで通知されます 以前のワンタイムパスワードは利用できませんので ご注意ください 送信されたメールを確認し ワンタイムパスワードを入力して [ 次へ ] ボタンをクリックします 3 [ 個人番号提出 ] 画面が開きますので 個人番号の入力や番号確認書類等を添付し [ 提出 ] してください 続きは 3-5ページをご参照ください 提出者には 提出者用の 利用ガイド や 詳細説明動画 が用意され 提出者が提出者用のログイン画面などから参照できます 管理者が事前に確認したい場合は 管理者用ログイン画面または製品ツールダウンロード ( からも確認できます 2-27

49 3 部 業務処理 - 個人番号の登録 序 はじめに 従業員が個人番号を提出する 個人番号を代理入力する 本人かを確認する 部は 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務担当者 および 個人番号確認担当者 が行う作業です 3-1

50 序 はじめに 当サービスを運用するにあたって 運用の流れ ( 個人番号の収集から本人確認 ) や共通の操作方法を説明します 運用の流れ パソコンやスマートフォンなどで当サービスから個人番号を提出してもらう場合 書類などで個人番号を提出してもらう場合 個人番号提出者 個人番号提出者 従業員が個人番号を入力する 従業員が個人番号を提出する [ 個人番号提出 ] 画面 管理者 管理者 従業員の提出状況を確認する 個人番号を代理で入力する [ 個人番号提出状況確認 ] メニュー [ 個人番号代理入力 ] メニュー 本人かを確認する [ 本人確認 ] メニュー 3-2

51 []-[] メニュー ここでは 共通の操作方法 当サービスで 処理したい従業員を検索する際の操作方法を説明します 検索キーワードに処理したい従業員の 利用者 ID 従業員番号 氏名 所属 などを入力し [ 検索 ] ボタンをクリックします また 検索キーワードを組み合わせて 絞り込みができます 複数の検索キーワードを使って絞り込む場合は キーワードの間にスペースを入れて入力します 3-3

52 []-[] メニュー ここでは < 所属から検索する例 > 個人番号関係事務実施者 が 営業部 1 課 A グループ B グループ 1 課 のすべてのグループの従業員を検索したい場合 2 課 C グループ A グループ B グループ 営業部 1 課 の個人番号確認担当者が 1 課の中から A グループ の従業員を検索したい場合 個人番号関係事務実施者 が 1 課 のすべてのグループの従業員を検索したい場合 検索キーワードに 1 課 と入力して [ 検索 ] ボタンをクリックします 営業部 1 課 の個人番号確認担当者が 1 課の中から A グループ の従業員を検索したい場合 検索キーワードに 1 課 A グループ と入力して [ 検索 ] ボタンをクリックします 3-4

53 1 従業員が個人番号を提出する 従業員から個人番号を収集します 従業員の提出状況を確認できます [ 個人番号提出 ] メニュー [ 個人番号提出状況確認 ] メニュー 従業員が個人番号を提出する 従業員や個人支払先が当サービスにログインすると [ 個人番号提出 ] メニューが開きますので 必要な情報を入力して個人番号を提出します 番号確認書類 身元確認書類などの画像ファイルを [ 画像添付 ] ボタンから選択して添付します jpeg jpg png gif の形式の画像ファイルを指定できます PDF は添付できませんので ご注意ください [ ログアウト ] ボタンをクリックしたら 従業員側の作業は完了です 入力が完了したら [ 次へ ] ボタンをクリックします 作業が完了すると 個人番号を提出した従業員に 内容を確認し [ 提出 ] ボタンをクリックします あらためて提出が完了した旨のメールが届きます 参考 [ 提出 ] ボタンをクリックして提出した後は 従業員は登録した情報を修正することはできません 誤りがあった場合は 個人番号確認担当者が [ 本人確認 ] メニューから差戻して 従業員に修正してもらいます 3-5

54 提出者には 提出者用の利用ガイドや詳細説明動画が用意されています 提出者用のログイン画面などから参照できます 管理者が事前に確認 したい場合は 管理者用ログイン画面または製品ツールダウンロード ( からも確認できます ここでは []-[] メニュー 従業員の個人番号の提出状況を確認する [ 個人番号提出状況確認 ] メニューから従業員の個人番号の提出状況を確認できます 個人番号がまだ提出されていない従業員には メールで提出を促すことができます 管理者 1 提出状況が 未提出 の従業員に メールで提出を促します 個人番号提出者 < 注意 > 2から3の間のメールが個人番号提出者に届かない場合は P をご参照ください 3 個人番号提出者にメールが届きます 一括で送信 個別で送信 リンクをクリックし 当サービスにログインします 2 必要に応じて文を修正し クリックして送信します 4 個人番号を提出します 5 提出状況が 提出済 に変更されます [ 本人確認 ] アイコンをクリックすると そのまま [ 本人確認 ] メニューへ進めます 3-9ページ参照 3-6

55 2 [ 個人番号を代理入力する 個人番号代理入力 []-[]] メニュー ここでは 従業員の個人番号を代理で入力します スマートフォンやコンピュータがない提出者が 郵送や対面などで提出した個人番号を 代理で入力します 注意あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください 対面や郵送など 個人番号が書類で提出されてきた場合などに [ 個人番号代理入力 ] メニューから代理で個人番号を登録します 本人確認情報 には 対面などで 従業員の本人確認を担当した確認者と確認日付を入力します チェックを付けると [ 個人番号提出 ] メニューまたは [ 個人番号代理入力 ] メニューで 個人番号提出確認が 個人番号を提出しない で提出した利用者も表示されます 配偶者の個人番号の提出を省略した後に 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書 や 配偶者控除等申告書 に記載する配偶者 または健康保険の被保険者に該当する配偶者であることがわかった場合は チェックを付けて配偶者の個人番号を入力します 代理入力する従業員の ボタンをクリックします 3-7

56 参考 添付した画像ファイルの 向きを調整したい場合は ボタンをクリックすると 左へ 90 度回転します ここでは []-[] メニュー 画面を下にスクロールすると 以下の画面が表示されます 個人番号を入力し 番号確認書類 身元確認書類などの画像ファイルを添付して [ 登録 ] ボタンをクリックします チェックを付けると 画像の添付を省略できます 番号確認書類 身元確認書類などの画像ファイルを [ 画像添付 ] ボタンから選択して添付します jpeg jpg png gif の形式の画像ファイルを指定できます PDF は添付できませんので ご注意ください 3-8

57 3 本人かを確認する [ 本人確認 ] メニュー 管理者が 提出された利用者の個人番号に対して 本人かを確認します [ 本人確認 ] メニューで 番号確認書類をもとに番号が正しいかを確認します また 身元確認書類をもとに番号の持ち主が正しいかを確認します 個人番号が一致しているかを確認します 氏名が一致しているかを確認します 配偶者控除対象者 配偶者特別控除対象者または健康保険の扶養となる配偶者 および扶養親族の個人番号が入力されているかを確認します 確認書類が提出されている場合 ( 画像が表示されている場合 ) は 確認書類と一致しているかを確認します 確認して問題がなければ チェックを付けて登録します 登録内容に不備があった場合は [ 差戻 ] ボタンから差戻します 同時に 従業員に差戻メールを送信します 3-9

58 []-[] メニュー ここでは <2 名の個人番号確認担当者で本人確認する場合 > 本社 人事部 人事部は 各店舗の店長が本人確認した後に 各店舗の従業員に対して本人確認する 横浜店 埼玉店 横浜店 の店長は 横浜店 の従業員に対して本人確認する 前準備 [ 会社情報登録 ] メニューで 本人確認設定を 2 回 に設定します 作業の流れ 1. 横浜店の従業員が個人番号を提出する 2. 横浜店の店長が本人確認する (1 回目 ) 確認状況は 確認済 になります 3-10

59 []-[] メニュー ここでは 3. 人事部が本人確認する (2 回目 ) すでに 横浜店 の店長が1 回目の本人確認を済ませている従業員だけを表示させたい場合は チェックを付けます 確認者 1 に 1 回目に本人確認した 横浜店 の店長の氏名が表示されます 確認状況は 確認済 になります 本人確認が完了すると 個人番号と添付ファイルが非表示になります 確認者 2 に 2 回目に本人確認した人事部の確認担当者の氏名が表示されます 3-11

60 4 部 業務処理 - 個人番号の管理 1 個人番号を一括で受け入れる 個人番号を参照する 個人番号を出力する 扶養から外れた配偶者 扶養親族の個人番号を保管する 不要になった個人番号を削除する 個人番号に関するログを参照 出力する 部は 個人番号関係事務実施者 または 個人番号関係事務担当者 が行う作業です 4-1

61 1 個人番号を一括で受け入れる [ 個人番号受入 ] メニュー 規定の形式 ( カンマ区切り ) で作成した個人番号のファイルを受け入れます 注意あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください 受け入れられるファイルの形式 受け入れられるファイルは カンマ区切り ( 拡張子が.txt または.csv ) のファイルです 受入方法 [ 個人番号受入 ] メニューで 受入形式一覧.xlsx を参考に個人番号受入ファイルを作成し 当サービスに受け入れます 1 受入形式一覧.xlsx を参考に 受け入れ られる項目や文字数などを確認します 2 受け入れたい個人番号のテンプレートファイルをダウンロード します 4-2

62 []-[] メニュー ここでは 3 ダウンロードしたテンプレートファイルを Excel などで開き 受入形式一覧.xlsx を参考に 受け入れる個人番号を入力します 1 行目は修正しません 2 行目以降に 個人番号などの情報を入力します 受け入れる必要がない項目は 何も入力せず 空欄のままにします 4 ファイルを CSV 形式 で保存します エクセルの場合は 保存時にファイルの種類で CSV( カンマ区切り )(*.csv) を選択します エクセルで作成して CSV 形式 で保存すると 以下のメッセージが表示されます [ はい ] ボタンをクリックして 個人番号受入ファイルを保存します 4-3

63 []-[] メニュー ここでは 5[ 参照...] ボタンをクリックし 作成したファイルを指定します 6[ 受入開始 ] ボタンをクリック します 以上で 個人番号の受け入れが完了です 確認書類も同様に受け入れできます 参考 あらかじめ 以下のように命名規則にしたがって確認書類のファイル名を設定しておきます _ 本人 _0.jpg 従業員番号です 利用者 ID ではありませんのでご注意ください 2 4 _ 半角のアンダーバーです 3 本人 配偶 扶 01 扶 02 扶養者については 番号を間違えないようにご注意ください 5 個人番号確認書類が 0 身元確認書類が 1 以降です 6 jpeg jpg png gif のいずれかです 4-4

64 2 個人番号を参照する [ 個人番号参照 ] メニュー 各種手続きに個人番号を記載する場合などに 登録されている個人番号を参照します [ 個人番号参照 ] メニューから個人番号を参照します [ 本人確認 ] メニューで確認が済んでいない提出者 ( または [ 個人番号代理入力 ] が完了していない提出者 ) の個人番号は参照できません セキュリティを重視し はじめは * マークで隠してあります チェックを付けた対象者の個人番号だけが表示されます 添付ファイルがある場合は クリックして確認できます < [ 会社情報登録 ] メニューの 利用目的の記録 が する になっている場合 > 個人番号を参照したい従業員 家族にチェックを付けると 利用目的を入力する画面が表示されます 利用目的を入力すると 個人番号が参照できます 入力した 利用目的 は [ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニューで確認できます 4-5

65 3 個人番号を出力する [ 個人番号出力 ] メニュー 個人番号情報ファイルを CSV 形式でダウンロードして出力します 例えば 別システムなどへ個人番号をファイル連動する場合などに利用します [ 個人番号出力 ] メニューから 個人番号情報ファイルをダウンロードして利用します 個人番号情報ファイルには 従業員や個人支払先の氏名 個人番号 確認書類 ( 画像ファイル ) などが含まれます [ 利用者情報登録 ] メニューの 本人確認設定 で 確認対象に指定している利用者の個人番号情報ファイルがダウンロードできます [ 本人確認 ] メニューで確認が完了していない ( または [ 個人番号代理入力 ] が完了していない ) 個人番号は ダウンロードできません 番号確認書類や身元確認書類などの添付ファイルを含めてダウンロードするかを選択します [ 会社情報登録 ] メニューの 利用目的の記録 が する になっている場合は 利用目的 を必ず入力してください 入力した 利用目的 は [ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニューで確認できます 出力した個人番号情報ファイルを開くための パスワードを入力します 個人番号情報ファイルの作成が完了すると 完了メールが送信されます 画面にボタンが表示されますので クリックしてダウンロードします 4-6

66 []-[] メニュー ここでは ダウンロードした個人番号情報ファイルは download_( 日付 )_( 時間 ).zip という ファイル名で保存されます をクリックし [ 名前を付けて保存 ] を選択して任意の場所に保存することもできます ステップ 3 でダウンロードできる期限が表示されますので それまでにダウンロードしてください すでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合は その旨のメッセージが画面に表示され 自動的にステップ 1 に戻ります 再度 個人番号情報ファイルを作成してダウンロードしてください 上記で保存した Zip ファイルを展開します 個人番号情報ファイルや添付ファイルを開くときは ステップ2 で設定したパスワードを入力します 上記で作成された個人番号一覧ファイルを開きます 添付ファイルをダウンロードした場合は Images フォルダから確認できます 出力される画像ファイルの命名規則は 受け入れの際と同様ですので 4-4ページの参考をご確認ください Microsoft Excel で開くと 個人番号の一部が E+11 という形式で表示されます この状態で編集 保存すると 不正なデータとなるため Microsoft Excel で セルの書式設定 を変更してから保存する必要があります 以下の手順をご確認ください 出力した個人番号情報ファイルを編集する必要がない場合は 以下の手順は必要ありません < 個人番号を出力したファイルを Microsoft Excel で編集する方法 > 4-7

67 4 扶養から外れた配偶者 扶養親族の個人番号を保管する [ 利用者情報登録 ] メニュー 離婚した場合や扶養から外れた場合に 配偶者控除対象 配偶者特別控除対象または健康保険の扶養となる配偶者情報 扶養親族情報を 過去配偶者情報 過去扶養親族情報 として個人番号を保管することができます 離婚した場合や扶養から外れた場合に [ 利用者情報登録 ] メニューで 配偶者控除対象 配偶者特別控除対象または健康保険の扶養となる配偶者情報 扶養親族情報から 過去配偶者情報 過去扶養親族情報 に移動させます 過去配偶者情報に移動する 過去扶養親族情報に移動する にチェックを付けて [ 登録 ] ボタンをクリックします 注意! 過去の配偶者 扶養親族として個人番号を保管しない場合は 配偶者を削除する 扶養親族を削除する にチェックを付けて登録してください 奉行製品 と連携して運用している場合は 奉行製品 の [ 社員情報登録 ] メニューで 配偶者を選択して [ 配偶者削除 ]([F 7] キー ) または扶養親族を選択して [ 行削除 ]([F 7] キー ) を押して削除してください 当サービスの配偶者が 過去配偶者情報 に 扶養親族が 過去扶養親族情報 に移動されます 4-8

68 5 不要になった個人番号を削除する [ 個人番号削除 ] メニュー 不要になった個人番号を削除します 従業員が退職したり 扶養家族が扶養から外れて個人番号の管理が不要になった場合や 確認書類を本人確認のためだけに収集し 当サービスでは保管しない場合などに使用します 退職社員や扶養から外れた家族の個人番号を [ 個人番号削除 ] メニューの [ 個人番号削除 ] ページで削除します 注意! 一度削除した個人番号は もとに戻せません 退職社員の個人番号であっても 提出書類の再提出などで利用する場合があるため 一定期間保管した後に削除することをおすすめします 複数の従業員を一度に選択できません 複数の従業員の個人番号を削除したい場合は 1 名ずつ選択して削除してください 一括でチェックを付けたい場合は 一番上のチェックを付けます 注意! あくまで個人番号と確認書類の削除です [ 利用者情報登録 ] メニューからは 本人や扶養家族は削除されません 利用者情報からも削除したい場合は [ 利用者情報登録 ] メニューで別途 削除してください 奉行製品 と連携して運用している場合で 奉行製品 側で個人番号を 保管していない 場合は 奉行製品 側でも個人番号が利用できなくなりますので ご注意ください 5-3ページ参照 4-9

69 ここでは 確認書類を一括で削除する 本人確認のためだけに収集した確認書類 ( 番号確認書類 身元確認書類 ) の画像について 本人確認後は当サービスで保管しておきたくない場合に [ 確認書類一括削除 ] ページで一括で削除できます 4-10

70 6 個人番号に関するログを参照 出力する [ ログ参照 ] メニュー [ ログ出力 ] メニュー 認証ログ 操作ログ 個人番号操作ログ メール送信ログの 4 つのログを参照できます また ファイルに出力することもできます [ ログ参照 ] メニューから 認証ログ 操作ログ 個人番号操作ログ メール送信ログを参照できます 確認したいログを選択します 単独のキーワードを入力します 認証ログ操作ログ個人番号操作ログメール送信ログ いつ誰が 当サービスにログインしたのかを確認できます いつ誰が どのメニューで 誰に対して操作を行ったのかを確認できます いつ誰が 誰の個人番号データに対して どのような操作を行ったのかを確認できます いつ誰が どの利用者に対して 何のメールを送信したのかを確認できます 4-11

71 [ 操作ログ ] ページでどの利用者に対して操作したのかを確認するには 備考 欄から表示します ボタンをクリックすると どの利用者に対して操作したのかが表示されます 4-12

72 [ ログ出力 ] メニューでは ログファイルを Excel 等に出力して確認できます [ ログ参照 ] メニューで確認できる 認証ログ 操作ログ 個人番号操作ログ メール送信ログがダウンロードできます 出力したいログの種類を選択します 日時の範囲を指定します ログファイルを開くための パスワードを入力します 画面にボタンが表示されますので クリックしてダウンロードします ログファイルの作成が完了すると 完了メールが送信されます 4-13

73 5 部 奉行製品 との連携 1 給与奉行クラウド と連携する 給与奉行クラウド 以外の奉行製品と連携する 部は 個人番号関係事務実施者 または 個人番号関係事務担当者 が行う作業です 5-1

74 1 給与奉行クラウド と連携する [ システム運用設定 ] メニュー 給与奉行クラウド と連携するための手順を記載します 給与奉行クラウド を操作しているコンピュータに 当サービスの電子証明書を取得しておく 必要があります 当サービスと 給与奉行クラウド を 同じコンピュータで使用している場合は 電子証明書はすでに取得されています < 当サービス側の操作 > 1 [ システム運用設定 ] メニューの [ システム連携 ] ページで 奉行連携の利用を する に設定します 続いて [ コピー ] ボタンをクリックして接続情報をコピーします この段階では設定が反映しておらず 給与奉行クラウド と連携できません 必ず [ 登録 ] ボタンをクリックし 設定を反映させてください [ 登録 ] ボタンをクリックします 右図のメッセージが表示された場合は [ アクセスを許可する ] をクリックします 5-2

75 < 給与奉行クラウド 側の操作 > 2 [ 法人情報 ]-[ サービス連携 ]-[ マイナンバークラウド ] メニューを選択します [ 貼り付け ] を押して 1 でコピーした接続情報を貼り付けます 接続情報を貼り付けたら 登録します 5-3

76 < 給与奉行クラウド 側の操作 > 3 [ 社員管理 ]-[ 個人番号 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューで 給与奉行クラウド に登録されている社員のうち 当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューの利用者 ( または個人番号提出者 ) として登録したい社員を設定します 利用者情報の初期設定 を選択します スクロールして 個人番号を 管理する扶養家族も設定します 5-4

77 < 当サービス側の操作 > 4 [ 利用者情報登録 ] メニューで 利用者に追加されたかを確認します 5 当サービスで個人番号を収集 保管します [ 本人確認 ] メニュー ( または [ 個人番号代理入力 ] メニュー ) まで完了させます 2 部 ~ 3 部参照 < 給与奉行クラウド 側の操作 > 6 当サービスで個人番号の収集および本人確認が完了すると 給与奉行クラウド 側でも個人番号データを利用できます < 例 > [ 社員管理 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで 社員の個人番号を参照できます 5-5

78 社員情報や扶養家族に追加 変更があった際の操作方法 給与奉行クラウド で社員や扶養家族に追加 変更があった際に その内容を マイナンバークラウ ド に反映させる方法です < 給与奉行クラウド 側の操作 > 1 給与奉行クラウド の社員情報を追加 変更します 2 [ 社員管理 ]-[ 個人番号 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューで マイナンバークラウド に反映します 新入社員など 新たに社員を追加した場合はこちら すでに利用者として登録されている社員の 扶養家族が増えた場合はこちら すでに利用者として登録されている社員の氏名や住所 メールアドレスなどに変更があった場合はこちら 5-6

79 < 当サービス側の操作 > 3 [ 利用者情報登録 ] メニューで 1 で行った変更が マイナンバークラウド に 反映されているかを確認します 4 新入社員や扶養家族が追加になった際には 追加で個人番号の収集を行います また 本人確認 ( または個人番号代理入力 ) を行います 2 部 ~ 3 部参照 < 給与奉行クラウド 側の操作 > 5 追加で収集した個人番号についても 給与奉行クラウド で利用できます 5-7

80 2 給与奉行クラウド 以外の奉行製品と連携する [ システム運用設定 ] メニュー 給与奉行 i 10/ i 8/ i 給与奉行 V ERP10/ V ERP8/ V ERP 奉行 J - 給与編 - 法定調書奉行 i 10/ i 8/ i 法定調書奉行 V ERP10/ V ERP8/ V ERP 人事奉行 i 10/ i 8/ i 人事奉行 V ERP10/ V ERP8/ V ERP と連携する手順 連携する 奉行製品 を操作しているコンピュータに 当サービスの電子証明書を取得しておく必要があります 当サービスと 奉行製品 を 同じコンピュータで使用している場合は 電子証明書はすでに取得されています < 当サービス側の操作 > 1 [ システム運用設定 ] メニューの [ システム連携 ] ページで 奉行連携の利用を する に設定します 続いて [ コピー ] ボタンをクリックして接続情報をコピーします この段階では設定が反映しておらず 奉行製品 と連携できません 必ず [ 登録 ] ボタンをクリックし 設定を反映させてください [ 登録 ] ボタンをクリックします 右図のメッセージが表示された場合は [ アクセスを許可する ] をクリックします 5-8

81 < 奉行製品 側の操作 > 2 [ 導入処理 ]-[ 運用設定 ]-[ マイナンバークラウド運用設定 ] メニューを選択します [ 接続情報登録 ] 画面で [ 貼り付け ] ボタンをクリックして 1でコピーした接続情報を貼り付けます 当サービスを利用する際の利用 IDとパスワードを入力します 個人番号データを当サービスだけで保管するか 奉行製品 側でも保管するかを選択できます セキュリティ上の関係から マイナンバークラウド を選択されることをおすすめします 5-9

82 < 奉行製品 側の操作 > 3 [ 社員情報 ( または受給者情報 )]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニュー で 奉行製品 に登録されている社員 ( または受給者 ) のうち 当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューの利用者 ( または個人番号提出者 ) として登録したい社員 ( または受給者 ) を設定します 利用者情報の初期設定 を選択します 入力項目や当メニューの操作方法の詳細な説明は [ 操作説明 ] ボタンを押してご確認ください スクロールして 個人番号を 管理する扶養家族も設定します 5-10

83 < 当サービス側の操作 > 4 [ 利用者情報登録 ] メニューで 利用者に追加されたかを確認します すでに 奉行製品 側で個人番号を入力していた場合 参考 奉行製品 の [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド連携 ]- [ 個人番号アップロード ] メニューで 奉行製品 で入力されている個人番号を当サービス側にアップロードできます 詳細は 奉行製品 側の操作説明 ( ヘルプ ) をご確認ください < 注意 > 奉行製品 側から当サービス側に個人番号データが移行され 奉行製品 側 ( 貴社のコンピュータ上 ) からなくなります 当サービス側でも個人番号を入力していた場合は 奉行製品 側の内容で上書きされます 5-11

84 < 当サービス側の操作 > 5 当サービスで個人番号を収集 保管します [ 本人確認 ] メニュー ( または [ 個人番号代理入力 ] メニュー ) まで完了させます 2 部 ~ 3 部参照 < 奉行製品 側の操作 > 6 当サービスで個人番号の収集および本人確認が完了すると 奉行製品 側でも個人番号データを利用できます < 例 > 人事奉行の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一覧照会 ] メニューで 社員の個人番号を参照できます 5-12

85 個人番号を 奉行製品 側で管理する場合 参考 < 前提 > 特定個人情報保護委員会の 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) では コンピュータやネットワークを含めたセキュリティ対策が必要とされています 漏えいリスクへの最高のセキュリティ対策は 個人番号を自社内に 持たない ことです 奉行製品 側で個人番号を保管する場合は 以下のようなセキュリティ対策を講じる必要があります 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) の ( 別添 ) 特定個人情報に関する安全管理措置 ( 事業者編 ) ( 2 - F - c 外部からの不正 アクセス等の防止 ) より抜粋 〇情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に ファイアウォール等を設置し 不正アクセスを遮断する 〇情報システムおよび機器にセキュリティ対策ソフトウェア等 ( ウィルス対策ソフトウェア等 ) を導入する 〇導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により 入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する 〇機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により ソフトウェア等を最新の状態とする 〇ログ等の分析を定期的に行い 不正アクセス等を検知する 奉行製品 の [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド連携 ]- [ 個人番号ダウンロード ] メニューで 当サービスで収集 保管した個人番号データを取得して 奉行製品 側でも保管できます 5-13

86 社員情報や扶養家族に追加 変更があった際の操作方法 奉行製品 で社員や扶養家族に追加 変更があった際に その内容を マイナンバークラウド に 反映させる方法です < 奉行製品 側の操作 > 1 奉行製品 の社員情報を追加 変更します 2 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューで マイナンバークラウド に反映します 新入社員など 新たに社員を追加した場合はこちら すでに利用者として登録されている社員の 扶養家族が増えた場合はこちら すでに利用者として登録されている社員の氏名や住所 メールアドレスなどに変更があった場合はこちら 入力項目や当メニューの操作方法の詳細な説明は [ 操作説明 ] ボタンをクリックしてご確認ください 5-14

87 < 当サービス側の操作 > 3 [ 利用者情報登録 ] メニューで 1 で行った変更が マイナンバークラウド に 反映されているかを確認します 4 新入社員や扶養家族が追加になった際には 追加で個人番号の収集を行います また 本人確認 ( または個人番号代理入力 ) を行います 2 部 ~ 3 部参照 < 奉行製品 側の操作 > 5 追加で収集した個人番号についても 奉行製品 で利用できます 5-15

88 奉行製品 と CSV 形式のファイルを使用して連動する 当サービスと直接連携せずに CSV 形式で個人場の号データを連動する場合の手順です < 利用者情報のやり取り > 1 奉行製品 の [ 随時処理 ]-[ 汎用データ作成 ] メニューで 社員情報や受給者情報を出力します 2 当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューの [ 利用者情報受入 ] ページで受け入れます あらかじめ [ 利用者情報受入 ] ページの画面にある 受入形式一覧.xlsx を参考に 1で出力したファイルを当サービスで受け入れ可能な形式に整えておいてください < 個人番号データのやり取り> 当サービスから 奉行製品 へ 1 当サービスの [ 個人番号出力 ] メニューで 個人番号データを出力します 2 奉行製品 の [ 個人番号データ受入 ] メニューで受け入れます あらかじめ 1で出力したファイルを 奉行製品 側で受け入れ可能な形式に整えておいてください 奉行製品 から当サービスへ 1 奉行製品 の [ 個人番号データ作成 ] メニューで 個人番号データを出力します 2 当サービスの [ 個人番号受入 ] メニューで受け入れます あらかじめ [ 個人番号受入 ] メニューの画面上にある 受入形式一覧.xlsx を参考に 1で出力したファイルを当サービスで受け入れ可能な形式に整えておいてください 5-16

89 禁無断転載 平成 30 年 10 月 9 日 14 版 著者発行所 株式会社オービックビジネスコンサルタントシステム開発グループ株式会社オービックビジネスコンサルタント出版部 東京都新宿区西新宿 6 丁目 8 番 1 号住友不動産新宿オークタワー TEL 落丁 乱丁がございましたら お取りかえ致します