目 次 0.はじめに 1.インポートの 流 れ 2. 事 前 準 備 3.マッピング 4.データ 移 行 5. 移 行 用 データ 変 換 6.アップロード 作 業 7. 確 認 作 業

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1 CSVらくらくデータ 取 込 機 能 ポーターズ 株 式 会 社

2 目 次 0.はじめに 1.インポートの 流 れ 2. 事 前 準 備 3.マッピング 4.データ 移 行 5. 移 行 用 データ 変 換 6.アップロード 作 業 7. 確 認 作 業

3 0.はじめに 自 社 内 でのキャンディデイトデータ 移 行 作 業 は 以 下 の 場 合 に 可 能 です 1エクセル 及 びテキストエディターの 基 本 操 作 ( 検 索 置 換 の 操 作 )が 分 かる 方 が 作 業 を 行 う 必 要 があります ( 作 業 時 間 は 少 なくとも1 日 程 度 は 必 要 になります) 2 移 行 する 項 目 数 が 少 ない もしくはある 程 度 限 定 しても 問 題 がない 氏 名 フリガナ 住 所 電 話 番 号 メールアドレス 卒 業 学 校 社 名 職 歴 (2 社 ま で) コンサルタントメモ に 関 してはサポートできますが それ 以 外 の 項 目 の 移 行 をご 希 望 される 場 合 は メモ として 移 行 する 形 でのサポートとなります キャンディデイトのすべてのデータを 漏 れなく 移 行 する 必 要 がある 場 合 は 適 していません 3 移 行 するデータ 数 (キャンディデイトデータ )が1 回 で500 名 以 内 に 収 まる 移 行 する 項 目 数 によって 異 なります 複 数 回 実 施 する 事 で 500 名 以 上 の 移 行 を 行 う 事 は 可 能 です 4 移 行 タイミングが 流 動 的 に 設 定 できる 月 日 までは 旧 システム 月 日 からはプロ エージェントを 利 用 で 変 更 が 不 可 といったケースだとリスクが 高 く 適 していません

4 1.インポートの 流 れ 1 自 社 のデータをプロ エージェントで 取 り 込 める 形 に 変 換 する(エクセルでの 作 業 ) 自 社 データ 自 社 項 目 自 社 形 式 (エクセル) PA 項 目 PA 形 式 (エクセル) エクセルとして 抽 出 (CSVファイルをエクセルで 利 用 ) STEP1: 項 目 をつき 合 わせてマッピング 自 社 データの 各 項 目 をPAでどこに 表 示 させるかを 確 定 させる STEP2:マッピングに 沿 って 自 社 データ をPA 形 式 データに 変 換 する 自 社 データ PA 形 式 (エクセル) 4

5 1.インポートの 流 れ 2 エクセルで 開 いたファイルを Csv 形 式 に 変 換 する 自 社 データ PA 形 式 (エクセル) STEP3: 移 行 用 のデータ 変 換 移 行 の 為 に 必 要 な 作 業 を 実 施 自 社 データ PA 形 式 ( 変 換 用 ) エクセル ポイント エクセルでCsvファイルを 開 けると データが 不 適 切 に 変 更 されて しまいます STEP3,4では エクセルで 作 業 した 後 に 適 切 なCsvファイルに 戻 す 作 業 を 行 います PA STEP4:CSVエディターを 利 用 しCSVに 正 しく 変 換 を 行 う ここではサクラエディタを 利 用 アップロード 自 社 データ PA 形 式 (CSV) STEP5:キャンインポート 仮 エントリへ 楽 々インポート 本 登 録 へ 5

6 2. 事 前 準 備 1サクラエディタのダウンロード 秀 丸 等 のテキストエディタがあればそちらをご 利 用 いただくことも 可 能 です (このマニュアルではサクラエディタの 例 をご 紹 介 しています) ここからダウンロードし 実 行 します

7 2. 事 前 準 備 2プロ エージェントのマスタ 設 定 移 行 作 業 中 に マスタの 登 録 をすると エラーの 発 生 や 移 行 ミスが 発 生 しますので 事 前 にマスタを 設 定 しておき 移 行 が 完 了 するまでマスタの 追 加 変 更 は 行 わないで 下 さい 3ダミーデータ(キャンディデイト)をプロ エージェントに 登 録 マッピング 作 業 時 に 分 かりやすくする 為 ダミーでキャンディデイトを 何 名 か 登 録 してください 登 録 は 出 来 る 限 り 複 数 のパターンで 実 施 したほうが マッピングの 際 に 理 解 しやすく なります ただし 明 らかに 移 行 しない 項 目 は 入 力 しなくても 問 題 ありません

8 2. 事 前 準 備 4 登 録 したキャンディデイトをキャンディデイト 一 覧 からダウンロードして 下 さい CSVダウンロード(キャンディデイト 情 報 )を 選 択 実 行 します 名 前 をつけてデスクトップに 保 存 し ます(CSVファイルで 保 存 されます) 8

9 2. 事 前 準 備 5 自 社 データのダウンロード 自 社 システムから 移 行 するキャンディデイトをCSV 形 式 (もしくはエクセル 形 式 )にて ダウンロードしてください 6 自 社 データの 項 目 の 保 存 5にてダウンロードしたデータから 項 目 とキャンディデイト 複 数 名 を 残 して 名 前 を つけて 保 存 してください 出 来 るだけ 沢 山 のデータが 入 っているキャンディデイトを 残 した 方 が マッピングがより 分 かりやすくなります 例 )1 行 目 の 項 目 2 行 目 3 行 目 のキャンディデイトを 残 し て 削 除 (4 行 目 以 降 を 削 除 )し 別 の 名 前 で 保 存 する 9

10 3.マッピング 1 自 社 データ 項 目 のコピー 2-6で 保 存 したデータを 選 択 し 新 しいファイルに 貼 り 付 けます この 際 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け を 選 択 し 行 列 を 入 れ 替 える にチェックを 入 れます 10

11 3.マッピング 2プロ エージェント 項 目 のコピー 2-4で 保 存 したデータを 選 択 し 1で 作 成 したファイルに 貼 り 付 けます この 際 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け を 選 択 し 行 列 を 入 れ 替 える にチェックを 入 れます プロ エージェントのデータ 項 目 及 びデータ 例 自 社 のデータ 項 目 及 びデータ 例 11

12 3.マッピング 3マッピング 作 業 の 実 施 自 社 の 項 目 をPAのどの 項 目 に 移 行 するか 確 定 させます この 際 に PA 移 行 ルール を 確 認 しながら 確 定 をお 願 いします このように PAの 項 目 に 自 社 の 何 を 移 行 するかを 決 めていきま す 12

13 3.マッピング 3マッピング 作 業 の 実 施 PA 移 行 ルールの 見 かた(PA 移 行 ルール.xls) a)point に がついているもの PAのマスタで 使 用 している 文 字 列 しか 利 用 できません 大 文 字 小 文 字 / 半 角 全 角 の 違 い 等 が 異 なるだ けでもエラーとなりますので 注 意 が 必 要 です この 項 目 を 出 来 る 限 り 少 なくする 事 が 移 行 のポイントとなります どの 項 目 が 利 用 できるかはプロ エージェントで 確 認 できますので( 備 考 に 記 載 ) そこからコピーして 変 換 をおねがい 致 します b)point に がついているもの 値 に で 記 載 されている 文 字 しか 利 用 できません 大 文 字 小 文 字 / 半 角 全 角 の 違 い 等 が 異 なるだけ でもエラーとなりますので 注 意 が 必 要 です 内 をコピーして 変 換 をおねがい 致 します c)point に がついているもの 文 字 の 指 定 はありません 但 し 文 字 制 限 がありますので 元 データの 文 字 数 が 超 えていないかのチェック が 必 要 です d)point に がついているもの 特 に 指 定 はありません 出 来 る 限 りこちらへの 移 行 をお 勧 めいたします e)point に がついているもの こちらへの 移 行 は 出 来 ません この 項 目 は 空 白 としてください 13

14 3.マッピング 3マッピング 作 業 の 実 施 注 意 点 (NoはPA 移 行 ルールに 記 載 されているNoとなります) No1: 人 材 担 当 ユーザID 必 須 項 目 となりますので 必 ず 入 力 してください PAのお 客 様 編 集 画 面 で 確 認 出 来 るオープンになっているユーザーIDをコピー&ペーストしてください No2: 人 材 担 当 No1の 人 材 担 当 ユーザーIDで 自 動 的 に 入 力 されますので 入 力 しないでください No11: 氏 名 必 須 項 目 となります ただし 全 角 のみですので 半 角 がないかチェックをして 下 さい 例 ) 英 語 で 入 力 している 場 合 は 半 角 になっているケースが 多 々あります No12:フリガナ No11の 氏 名 と 同 様 です 全 角 のみ 入 力 可 能 です ただし ひらがな で 入 力 して 構 いません No14: 都 道 府 県 都 道 府 県 ( 漢 字 )のみしか 入 力 できません また 複 数 の 選 択 も 不 可 です No28:その 他 連 絡 先 連 絡 先 が3つ 以 上 ある 場 合 に 3 番 目 以 降 をこちらに 移 行 できます ただしルールが 複 雑 な 為 ここには 移 行 せずNo5( 社 内 データメモ) 等 に 移 行 される 事 をお 勧 めします またここでの 期 間 はXXXX/XXでの 入 力 が 必 須 です (1994/1は 不 可 1994/04とする) (No55:その 他 学 歴 /No81:その 他 勤 務 歴 も 同 様 ) No31: 生 年 月 日 yyyy/mm/ddの 形 式 のみとなります 但 し1 桁 の 場 合 は0はなくても 移 行 可 能 です ( 例 1969/1/5 でも 1969/01/05 でも 移 行 可 能 です) ただしS44.1.5といった 形 式 での 入 力 は 不 可 です No57 No58; 開 始 年 開 始 月 それぞれ 半 角 数 字 4 桁 2 桁 となります こちらも1 桁 の 場 合 は0はなくても 移 行 可 能 です ( 例 元 データが1998 年 4 月 No57に1998 No58に4を 入 力 すれば 移 行 可 能 です) その 他 : 複 数 選 択 時 No141: 勤 務 地 等 一 部 複 数 選 択 が 可 能 な 項 目 があります この 場 合 は1つのセルに 改 行 して 記 載 することにより 可 能 です 例 ) 北 海 道 青 森 東 京 と 選 択 させたい 場 合 エクセルでは ALT を 押 しながら Enter を 押 すと 改 行 できます 北 海 道 青 森 東 京 と 記 載 14

15 4.データ 移 行 3で 実 施 したマッピングに 沿 ってデータを 移 行 します 2-4で 保 存 したPA 項 目 ファイルを 利 用 し マッピングにそってデータをコピー&ペーストします 2-4で 保 存 した 項 目 をそのまま 利 用 します 3でマッピングしたルールに 沿 って 自 社 データをコピー&ペーストしていきます このようにして 自 社 データをPA 形 式 に 変 換 します 15

16 5. 移 行 用 データ 変 換 4で 作 成 した 自 社 データ(PA 形 式 )を 移 行 用 にデータ 変 換 を 行 います この 変 換 は 1エクセルでの 変 換 作 業 (4 工 程 ) 2サクラエディタでの 変 換 作 業 (4 工 程 ) の 順 番 で 行 います < 変 換 の 目 的 > CSVファイルをエクセルで 作 業 した 後 保 存 すると CSV 形 式 で 保 存 しても が 一 部 削 除 されてしまいます 次 ページ 参 考 :CSVファイルをエクセルで 作 業 した 場 合 の 問 題 点 を 参 照 下 さい) これを 本 来 のCSV 形 式 に 戻 す 為 テキストエディタで 変 換 を 行 います 1エクセルでの 変 換 作 業 でやる 事 2の 作 業 にて,(コンマ) 行 の 初 め 行 の 終 わり を 一 斉 に 変 換 します この 為 元 のデータにこれらの 文 字 が 入 っていると 間 違 って 変 換 してしまいますので a),(コンマ) 行 の 初 め 行 の 終 わり が 元 のデータに 無 いようにする(あれば 別 の 文 字 に 置 き 換 える) b) c) エクセルの 各 行 の 初 めに 行 の 初 め という 文 字 を 挿 入 する d) エクセルの 各 行 の 終 わりに 行 の 終 わり という 文 字 を 挿 入 する 2サクラエディタでの 変 換 作 業 でやる 事 1で 作 成 したファイルをサクラエディタにて 開 き a) をすべて 削 除 する ( 中 途 半 端 に がついているので 一 旦 すべて 削 除 しておく) b),(コンマ) をすべて, に 変 換 する c) 行 の 初 め をすべて に 変 換 する d) 行 の 終 わり をすべて に 変 換 する の 作 業 を 行 う 事 により 正 しいCsvを 作 成 する 事 が 出 来 ます 16

17 参 考 :Csvファイルをエクセルで 作 業 した 場 合 の 問 題 点 Csvファイルをエクセルで 開 くと 下 記 問 題 点 が 発 生 します 移 行 の 作 業 はエクセルで 行 いますので このファイルを 元 の 状 態 ( で 囲 まれ, で 区 切 られている 状 態 )に 戻 す 必 要 があります 元 データ 1つのセルの 内 容 が で 囲 まれ そ れぞれ,(コンマ) で 区 切 られている エクセルで 表 示 エクセルで 開 いた 後 のデータ エクセルで 開 いた 後 に 保 存 すると が 削 除 さ れてしまう ( 一 部 削 除 されないものもある) 17

18 5. 移 行 用 データ 変 換 a)エクセルで, ( 半 角 ) ( 半 角 ) 行 の 初 め 行 の 終 わり があるかどうかをチェック もし 存 在 した 場 合 は 削 除 するか 別 の 表 記 に 置 換 します 全 シート を 選 択 し Ctrl + F をクリックして 検 索 を 実 施, 行 の 初 め 行 の 終 わり があれば 他 の 文 字 に 置 換 する 例 :,, ( 半 角 全 角 ) 等 ここで 一 つでも 上 記 4つの 文 字 が 残 っているとエラーになります 18

19 5. 移 行 用 データ 変 換 b) 一 番 左 の 列 ( 人 材 担 当 )に 行 の 初 め という 文 字 を 挿 入 一 番 左 の 列 はXXX00( 個 人 ID)になっており XXX の 部 分 は 固 定 なので エクセルで A 列 のみ 選 択 をして XXX 行 の 初 めXXX に 変 換 をします c)1 行 目 1 列 目 (A1セル)は 人 材 担 当 ユーザーID となっている 為 行 の 初 め 人 材 担 当 ユーザーID に 変 更 する A 列 を 選 択 し Ctrl + F をク リックして 置 換 を 実 施 この 列 は 人 材 担 当 IDが 必 ず 入 力 されており 企 業 ID+ 数 字 2 桁 となっています この 例 では 企 業 IDがSPOの 為 SPO 行 の 初 めSPO と 変 換 します 19

20 5. 移 行 用 データ 変 換 d) 一 番 最 後 の 列 の 隣 に 一 列 すべて 行 の 終 わり という 文 字 が 挿 入 された 列 を 作 成 します この 例 では 最 終 列 がFH 列 の 海 外 勤 務 地 になっています この 次 の 列 (FH 列 )すべてに 行 の 終 わり を 入 力 (コピー&ペースト) を 行 います 20

21 5. 移 行 用 データ 変 換 a),(コンマ) 行 の 初 め 行 の 終 わり の 文 言 をすべて 他 の 文 字 に 変 換 する b) c)すべての 行 の 初 めに 行 の 初 め を 挿 入 d)すべての 行 の 終 わりに 行 のの 終 わり を 挿 入 サクラエディタでの 作 業 へ 21

22 5. 移 行 用 データ 変 換 サクラエディタにて 編 集 1 保 存 したファイルを サクラエディタ にて 開 く 2 開 いたファイルを 置 換 していく 1) ( 半 角 )の 削 除 2), ( 半 角 ), ( 半 角 )への 置 換 3) 行 の 初 め への 置 換 アップロード 人 数 +1 件 が 置 換 されましたとのメッセージが 出 る 4) 行 の 終 わり への 置 換 アップロード 人 数 +1 件 が 置 換 されましたとのメッセージが 出 る < 注 意 > 必 ず 上 記 の 順 番 で 実 施 してください 3ファイルを 保 存 < 注 意 >このファイルはエクセルで 開 かないで 下 さい 22

23 5. 移 行 用 データ 変 換 2 開 いたファイルを 置 換 していく 検 索 - 置 換 を 選 択 し ます 23

24 5. 移 行 用 データ 変 換 置 換 方 法 1) の 削 除 置 換 前 に をいれ 置 換 後 には 何 も 入 れません 置 換 (R)をクリック 2), ( 半 角 ), ( 半 角 ) 置 換 前 に, をいれ 置 換 後 に, をいれます 置 換 (R)をクリック 3) 行 の 初 め 置 換 前 に 行 の 初 め をいれ 置 換 後 に をいれます 置 換 (R)をクリック 4) 行 の 終 わり 置 換 前 に 行 の 終 わり をいれ 置 換 後 に をいれます 置 換 (R)をクリック 24

25 6.アップロード 作 業 4 楽 々もしくはcsvインポートでアップロードする a) 仮 登 録 へ 移 行 キャンディデイト-キャンディデイトインポート csvファイルインポート を 選 択 し 次 へ プロ エージェント 形 式 を 選 択 し ファイルを 選 択 インポートする ボタンをクリック アップ ロードされます <メリット> 一 旦 仮 エントリ 画 面 への 移 行 となりますので 重 複 チェックをする 事 が 出 来 ます いきなり 本 登 録 とならない 為 内 容 チェックが 可 能 となります <デメリット>20 件 ずつ 本 登 録 しなくてはいけない 為 大 量 のデータだと 大 変 です b) 本 登 録 へ 移 行 システム 管 理 -らくらくデータ 取 りこみ タイプ 選 択 で キャンディデイト を 選 択 し ファイルを 選 択 次 へ をクリック アップロードされます <メリット>いっきに 本 登 録 されますので 仮 エントリ 本 登 録 の 手 間 が 省 けます <デメリット> 重 複 チェックがかかりませんので 既 に 本 登 録 に 入 力 されている 人 材 がいれば 2 重 に 登 録 されます 25

26 6.アップロード 作 業 ~ 仮 登 録 へ 移 行 ~ プロ エージェント 形 式 を 選 択 26

27 6.アップロード 作 業 ~ 仮 登 録 へ 移 行 ~ 仮 エントリー 画 面 にアップロードされます インポートした 件 数 に 問 題 がないか 確 認 し 仮 エントリ 画 面 より 本 登 録 ( 重 複 チェックがかかります)をして 下 さい 27

28 6.アップロード 作 業 ~ 本 登 録 へ 移 行 ~ 本 登 録 としてアップロードされます インポートした 件 数 に 問 題 がないか 確 認 して 下 さい 28

29 7. 確 認 作 業 無 事 アップロードできたら 確 認 作 業 を 行 って 完 了 です 確 認 ポイント 1 アップロードした 人 数 に 間 違 いがないか 2 想 定 どおりに 移 行 されているか( 何 名 かのキャンディデイトをチェックしてください) 3 リスト 全 体 を 見 て 問 題 がないかチェック アップロード 後 に 再 度 CSVダウンロードを 実 施 (3.プロ エージェントでの 作 業 参 照 のこと) バックアップファイル と 比 較 をし 問 題 がないかをチェック 特 にメールアドレス 電 話 番 号 をチェックしてください エクセルのVLOOKUP 機 能 を 用 いてメール 電 話 番 号 をチェックされることをお 勧 めいたします くれぐれも エクセルで 開 いたファイルをアップロードしないで 下 さい!!! 29

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