2010.09 版社団法人日本医療社会事業協会データベース管理委員会 SWHSソーシャルワークデータシステム 2010 追加マニュアル 2010.09 版 協会へ寄せられた Q&A やシステムの解説を追加マニュアルとして作成しました 基本ルール * システムの使用は 会員のいる病院です 会員のいる病院であれば 非会員のソーシャルワーカーも入力することができます * システムの項目の変更は システムが壊れますのでできません 改造して使用することも禁止しています 操作手引書 1. SW データシステムのインストール方法 1.CD より SW データシステムインストールをダブルクリックします 2. インストール画面 : 指示に従って操作して下さい 3. インストールが終了すると OS が XP 以前の場合には自動的にデスクトップに SW データシステ ムのショートカットが作成されます OS が 2007 以降の物は C ドライブに作成されますので 任 意でコピーしデスクトップに貼り付けてください
社団法人日本医療社会事業協会 2010.09 版データベース管理委員会 2. 共有 DB の設定方法 1. 任意の場所 ( この場合デスクトップ ) にホルダを作成します 2. 名前の変更を行い共有 DB 等の名前をつけて下さい 3.C ドライブを開きます 4.C ドライブの中の msw を開きます
社団法人日本医療社会事業協会 2010.09 版データベース管理委員会 5.DB ホルダを開きます 6. この中の 4 つのファイルをコピーします 7. 先程作成した共有 DB ホルダを開きます 8. 貼り付けをクリックし ACCESS ファイルを共有 DB ホルダ内に貼り付けます 9. これで共有 DB 設定を行った際に データを保存する場所が作成されました
社団法人日本医療社会事業協会 2010.09 版データベース管理委員会 10.LAN 接続されている全ての PC で次の作業を行います D ドライブ ( 前記 3.4.5 の操作を参照 ) から MSW 共有 DB 設定をダブルクリックします 11. マクロを有効にします なお エクセル 2007の場合下記の画面が出ますので オプションをクリックし このコンテンツを有効にするにチェックを入れ OKをクリックします これでこの PCの共有設定は終了しました この作業は共有する全ての PCで作業を行って下さい なお 共有を行おうとする PC 全てにデータシステムをインストールする必要があります 3.SWデータシステム起動前の準備作業 Excel のバージョンについて 操作手引書には 2000 2002とありますが 2003 2007でも動作は可能です OSのバージョンは基本的には XPとなっておりますが 2000であってもエクセル 2000 2002 2003 2007が起動する環境であれば問題なく利用可能です 入力支援ソフト MicrosoftIME2007を使用しているとキーボードの半角 / 全角キーを押下しても正しく入力できない場合があります その場合 NumLKをはずしていただくか それでも現象が改善できない場合には Microsoftのサポートをご利用下さい 7. サマリ入力 依頼日数 : 外来から依頼を受け 援助を開始し その後入院になり支援を継続した場合 依頼日数は 入院から依頼までの日数 で計算されますので マイナスの日数表記になります したがって 月報の依頼日数の平均値は マイナスも合計された平均値となります クリニカルインジケーターは サマリを書かないと 集計されませんので クリニカルインジケーターを作成するためには 入院患者すべてを入力する必要があります 日報を入力し 引き続きサマリを入力した場合には 日報で確定ボタンを押す前にサマリ入力ボタンをおすとサマリが入力できます ただし この場合には サマリ入力後日報に戻り 日報を確定する必要があります 10. マスタメンテ ( 任意項目の登録 ) マスタメンテは現在登録できる件数が決まっています これ以上の入力は行えません
社団法人日本医療社会事業協会 2010.09 版データベース管理委員会 10-1. 診療科 各病院において設定された診療科以外に診療科がある場合には 任意設定で診療科を入力し 入力してください それ以外は 内科に入力するなど各病院で取り決めを行って入力してください 設定された診療科の変更はできません 10-5.F1~F4 介護保険の介護度 医療処置の内容などを登録することで サマリ画面に表示することができます 11. 協会送付用集計 データをお送りいただく場合 当協会の会員が 1 名いることが必要となります 今年度は 2 回集約を行います 現在入力が行えていない病院であっても 間に合う時期から入力をおこなっていただき お送りください お送りいただく期日は改めてご連絡致します 講習会にて 初年度は 4~6 月と 7~3 月の 2 回資料の送付を行うとありましたが バージョンアップ作業等の遅れがあり 4 月 ~8 月分をまずはお送りいただくことになると思います (2010.09) 送付時期や送付方法 送付先については 近日中にご案内します (2010.09) 協会集計は個人情報 ( 氏名 住所等 ) を抜いたものが送られます お送りいただいたデータは 委員会で集計 検討し 報告書を作成する予定です 報告書は送付された病院へ配布します 基本ルール キーワード解説 12. 医療機関登録. 医療機番号は 病院ごとに レセプト等を提出する際に記載する番号をいいます 各病院の医事課でご確認ください また 番号には (.) が記載されていますが これは入力せず数字のみ入力して下さい 入退院患者総数は 病院全体で 当月に入退院した患者数を記載します この入力を行うことで クリニカルインジケーターのデータが作成されます 2 台以上のパソコンを利用し共有データベース設定を行っている場合の医療機関登録については 1 台のパソコンで登録してあれば全てのパソコン上で反映されます しかし 2 台以上のパソコンを使用していても 共有データベース設定を行っていない場合は 各端末での登録が必要となります (2010.09) 13. ソーシャルワーカー入力 このシステムはソーシャルワーカーのエビデンスを作成するためのシステムです ソーシャルワーカーの業務指針に基づいた援助内容の項目ですので 退院調整看護師は入力の対象ではありません なお 看護師のチェック欄は ソーシャルワーカーでかつ看護師資格を持っている場合にチェックします
2010.09 版社団法人日本医療社会事業協会データベース管理委員会 相談室で退院調整看護師がいる場合には 医療機関登録で 相談室の他職種の有無 欄にチェックをしてください また ケースの支援において 相談室の退院調整看護師と一緒に支援を行ったケースでは サマリで 他職種との協働の有無 にチェックしてください 入職日について 同一法人内に複数の機関があり 移動等で勤務先が変更になった場合 当システムはあくまでも医療機関単位の入力になるため 法人入職日ではなく現機関移動日が入職日となります (2010.09) 経験年数は通算のソーシャルワーカーを経験した年数となります (2010.09) 14. 患者基本項目 * 患者番号 受診前でカルテ番号がない場合は 各病院でケース番号などのルールを決めて入力する必要があります しかし その後カルテ番号ができた場合には 変更ができません メモ欄にカルテ番号を記載するか カルテ番号での登録に変更したい場合には それまでの日報を削除し 再度登録することが必要になります その際 前に作成した番号を削除しないと件数が重複します 15. 日報 * 新規 クリニカルインジケーターを作成するため 1 回の入院ごとに新規とします ただし 1 回目の入院において援助を行ったが 2 回目の入院のときに特に援助をしない場合には新規としません 入院患者の支援でたとえば 高額療養費制度の情報提供を行い その後退院支援を行ったケースなどは 1 回の入院において1 回の新規とカウントします 外来において入院前に医療費の相談対応を行った場合には 一度援助を終了し 入院した後退院支援を行った場合には 入院から新規とします 外来において入院相談を行い 入院し 入院後退院支援を行った場合には 入院までの日数にもよりますが たとえば 入院直前に入院調整を行って入院した場合には 新規の扱いにしないなど各病院において取り決めを行っていください * 援助方法 援助対象 援助内容 その日に行った援助の方法 対象 内容のすべてをチェックします ( 複数チェック可 ) * 援助時間 5 分 10 分の場合には 15 分でチェックしてください バージョンアップ版では 0.15 を入力できるように改善しました (2010.09) 援助時間はその日の合計時間を選択して下さい 10 分の面接 20 分の協議 カンファレンスであれば その日の合計援助時間は 30 分となります * 協議 カンファレンス 他職種と相談 方針決定することは協議に含まれます 電話で協議を行った場合にもこの欄でチ ェックしてください * 電話相談
2010.09 版社団法人日本医療社会事業協会データベース管理委員会 患者やその家族に対し 電話での相談支援を行った場合にチェックします * 電話 ( 調整 情報収集 ) 患者 家族との連絡調整 院内職員への連絡調整もここでチェックしてください 転院先の他病院 他施設の職員と電話で転院日の調整等を行った場合や患者家族と転院日やその時間の調整を行った場合もここでチェックしてください * 記録文書 フェースシート記入 カルテ記載 依頼票の返信も含まれます * メモ欄 援助メモでは簡単なケース記録を作成することはできます 詳細を詳しく記載する場合は別途ケ ース記録を作成して下さい 16. サマリ * 算定項目 後期高齢者退院調整加算のチェック欄に 2010 年に改定された急性期退院調整加算をチェックしてください * その他 診療科の編集 は 既にシステムに登録されている診療科を削除することはできません 日報入力の時間の反映は自動では行えません トータル時間を手入力で行って下さい 17. サマリ印刷 印刷される画面で 設計上の問題で関係機関のチェックが印刷されない項目があります 印刷後加筆をお願いします フリー入力は字数制限があります さらに書き込みをしたい場合には 手書きで加筆をお願いします 18. 個別援助以外の業務 * ソーシャルワーカーは 相談業務以外の業務を行っていることの報告をするために入力します * 時間は最大 5 時間までの入力となっています 5 時間以上になった場合には その他で5 時間以上の時間を入力して備考に記載するなどの方法とするなどの方法で入力してください バージョンアップ版ではこれを改善しています (2010.09) * マスタメンテで任意項目の設定ができます 問い合わせ対応 簡単な電話での取り次ぎ 案内などの件数や データ入力 日報等の入力などを各病院で決めて入力することができます * 個別援助以外の業務は日報として帳票に対応しておらず 毎日出力できるものではありません 月報として件数と時間が反映されます
2010.09 版社団法人日本医療社会事業協会データベース管理委員会 * コンサルテーションは 他職種や他機関からのコンサルテーションの返答等を行った際にチェックして下さい (2010.09) 19. その他 * ソーシャルワーカー検索で日にちを入力するとその日の一覧印刷ができます * システムの設定について当システムは ACCESSがインストールされていなくても動作は可能です * 当システムの使用環境として OSは Vistaまたは Windows7 等でも使用可能となっています (2010.09) * SWデータシステム.xlsへのショートカット を開こうとすると エラーメッセージが出る場合 インストールがきちんとされていない場合があります 再度インストールしていただくことで症状が改善する場合があります 再インストールにつきましてはマニュアル P1.SW データシステムのインストール方法をご覧ください (2010.09) * バックアップの方法容量はさほど大きくありません 下記の方法でバックアップが行えます (2010.09) 1. マイコンピューターの Cドライブを開きます 2.MSW のホルダを開きます 3. この中の DB ホルダを CD USB メモリ等に保存しバックアップを行って下さい