広島工業大学 Office365 Outlook Web App 操作手順書 2016 年 4 月 16 日 1
1 はじめに...4 1.1 はじめに... 4 1.2 お問い合わせ窓口... 4 2 OUTLOOK WEB APP システムの利用...5 2.1 接続方法 ( サインイン )... 5 2.2 初回サインイン時の利用開始処理... 7 2.3 2 回目以降のサインイン... 7 2.4 EXCHANGE ONLINE の画面構成... 9 2.5 サインアウト... 10 3 メールの閲覧 削除 スレッドの設定... 12 3.1 受信メールの閲覧... 12 3.2 メールの表示更新... 14 3.3 添付ファイルの表示 ダウンロード... 15 3.4 メールの削除... 16 3.5 スレッドをオフに設定する... 17 4 メールの送信 返信 転送... 18 4.1 メールの送信... 18 4.2 個人アドレス帳の利用... 20 4.3 ファイルの添付... 21 4.4 メールの返信... 24 4.5 編集中のメールの保存... 25 4.6 メールの転送... 26 5 個人設定... 27 5.1 メールの署名設定... 27 5.2 連絡先の登録... 29 5.3 連絡先グループの登録... 31 5.4 メールの振り分け... 37 2
6 予定表を利用する... 41 6.1 予定表の登録... 41 6.2 タスクの登録... 43 3
1 はじめに 1.1 はじめに 2016 年 4 月 1 日より 新しく Office365 サービスを開始します 現在のサービス : GoogleApps(Gmail) 新しいサービス : Office365(Exchange Online) 新しいサービスに移行しますが メールは Office365 から転送され そのまま Gmail にも届く ように構成されています ( 平成 28 年度以降に登録した学生教職員は除く ) 現在のサービス Gmail は 予定では 2019 年 3 月末ごろにサービスを終了予定です 新しいメールサービスとなります Office365(Exchange Online) の利用につきまして メー ルアドレスは これまで使用していたものと同じ ユーザ名 @cc.it-hiroshima.ac.jp をお使い 下さい パスワードは 学内のパソコンにログインする際に利用するパスワードをお使い下さい (Gmail のパスワードではありませんので ご注意ください ) 1.2 お問い合わせ窓口 不明な点がございましたら 情報システムメディアセンター (ISMC) までお問い合わせくださ い 4
2 Outlook Web App システムの利用 2.1 接続方法 ( サインイン ) 1.InternetExplorer 等のブラウザを起動し 下記の URL を入力して下さい https://outlook.office365.com/ 2. 以下のようなサインインページが開きます ログインユーザ名 (***@cc.it-hiroshima.ac.jp) を入 力して パスワードの入力欄をクリックします 5
3. ページが自動的に学内の認証画面にリダイレクトされます 4. 学内の認証画面で パスワードを入力して [ サインイン ] をクリックします 6
2.2 初回サインイン時の利用開始処理 1. タイムゾーン (UTC+09:00) 大阪 札幌 東京 を選択し [ 保存 ] をクリックします 2.3 2 回目以降のサインイン 1.InternetExplorer 等のブラウザを起動し 下記の URL を入力して下さい https://outlook.office365.com/ 7
2. 以下のようなサインインページが開きます ログインユーザ名 (***@cc.it-hiroshima.ac.jp) をクリックします 前回サインインしたユーザ以外でサインインしたい場合は 別のアカウントを使用する をクリックしてください 3. ページが自動的に学内の認証画面にリダイレクトされます 8
4. 学内の認証画面で パスワードを入力して [ サインイン ] をクリックします 2.4 Exchange Online の画面構成 サインインすると Outlook(Exchange Online) の画面が表示されます < メールを選択していない画面 > < メールを選択した場合の画面 > 9
1 3 2 7 4 5 6 1 メニュー切り替 えボタン Outlook( メール ) 予定表 People( 連絡先 ) などの各ウィンドウに移動するシ ョートカットボタンです 2 メール作成 [ 新規作成 ] をクリックして 新しいメッセージを作成します 3 [ 検索 ] ウィン ドウ メッセージの送信者の名前や本文中のテキストなど 検索する内容をここに 入力します 4 フォルダ一覧フォルダ一覧には メールボックス内のフォルダーが表示されます 5 メッセージ一覧 現在のフォルダにあるメッセージの一覧です 一番上にはフィルターがあり 未開封 ( 未読メッセージ ) 自分宛([ 宛先 ] または [CC] 行に自分の名前が含まれているメッセージ ) またはフラグが付いたメッセージを見つけることができます 6 閲覧ウィンドウ 選択したメールが表示されます メッセージの一番上にある [ 全員に返信 ] または横の三角で [ 返信 ] [ 転送 ] を選択すると メッセージに返信することができます 7 操作メニュー 受信したメールを選択すると どのような処理を行うか選択できるアイコンが表示されます 2.5 サインアウト 名前をクリックし [ サインアウト ] をクリックします 10
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3 メールの閲覧 削除 スレッドの設定 3.1 受信メールの閲覧 1 3 2 4 1 受信トレイ等メッセージ一覧には 現在のフォルダにあるメッセージが表示されます 表示されたメッセージは フィルタ すべて未開封自分宛フラグあり を選ぶか 検索を使って管理できます 2 メッセージ一覧の右側にあるアイコンを選ぶと メッセージやスレッドを削除したり フラグを追加したりすることができます また 添付ファイルがあるメッセージ スレッドにある未読アイテムの数を示します 3 メッセージを右クリックすると メッセージを既読または未読としてマークするオプション メッセージを別のフォルダに移動するオプション そのメッセージに基づいてルールを作成するオプションなど オプションのメニューが表示されます 4 右上の三角形をクリックすると スレッドを展開してそのスレッド内のすべてのメッセージを表示できます 12
8 7 5 6 5 日付順のスレッド表示と日付順のアイテム表示を切り替えるには メッセージ一覧の一番上のアイテムメニューを使います 6 未読のメールは左側に色の線が表示されます 7 閲覧ウィンドウ ( プレビュー ) を表示させている場合は メール一覧から読みたいメールをクリックすると 閲覧ウィンドウ内に本文が表示されます 8 表示しているメッセージを別のウィンドウで開くには 右上にある拡張メニューアイコンをクリックして [ 別のウィンドウで開く ] を選びます 13
3.2 メールの表示更新 受信トレイを開いて作業している際に新しいメッセージの受信を確認するには [ 表示 ] の右にあるア イコン をクリックし [ 更新 ] をクリックします 14
3.3 添付ファイルの表示 ダウンロード メッセージに添付ファイルが含まれている場合は メッセージの横にクリップアイコンが表示されます メールの閲覧ウィンドウに表示されている添付ファイル名をクリックすることで 添付ファイルを開くことができます テキストファイルやイメージファイルはクリックするだけで 直接 Webブラウザで閲覧可能です ファイルをダウンロードする場合は ファイルの右側をクリックして [ ダウンロード ] をクリックします 15
3.4 メールの削除 削除したいメールを選択し ゴミ箱をクリックします 削除されたメールは 受信トレイ から消え 削除済みアイテム へ移動します 削除したいメールを複数選択し 一度に削除する場合は Shift キーまたは [Ctrl] キーとクリックで 複数選択し 閲覧ウィンドウの [ 削除 ] をクリックします 16
3.5 スレッドをオフに設定する メッセージ一覧の一番上のアイテム設定で 表示形式を選択することが出来ます メッセージを選択 すると すべてのメールが一覧表示されるようになります 17
4 メールの送信 返信 転送 4.1 メールの送信 1. 上の [+ 新規作成 ] をクリックします 2. 画面右半分にメール作成画面が表示されます 画面左上のアイコンから別ブラウザで表示することも 可能です 宛先 件名 本文を入力して [ 送信 ] をクリックすることで メールが送信できます 18
3. BCC を利用する場合は [ ] をクリックして [BCC を表示 ] を選択することで 表示されます 19
4.2 個人アドレス帳の利用 1. 左端の [ 宛先 ] をクリックします 2. 連絡先をダブルクリックまたは [+] をクリックすることで 宛先に登録されます 登録が完了したら [ 保存 ] をクリックします 20
4.3 ファイルの添付 1. ファイルを添付する場合は 画面上の 添付 をクリックします 2. OneDrive のメッセージが表示された場合は 閉じる からファイルを選択します 21
3. 画面上の コンピューター をクリックします 4. ファイルを選択します 22
5. コピーとして添付 をクリックします 6. ファイルが添付されていることを確認します 23
4.4 メールの返信 1. 返信するメールを表示し 右上の 返信 全員に返信 のいずれかをクリックします 2. 本文を入力し送信をクリックします 返信時に元のメールに引用符をつけることはできません 24
4.5 編集中のメールの保存 1. メールを作成する画面で [ ] [ 下書きの保存 ] をクリックします 2. メッセージは下書きフォルダに保存されます 再度開くことで メールの送信ができます 25
4.6 メールの転送 1. 転送するメールを表示し 右上の 転送 をクリックします 2. 本文を入力し送信をクリックします 26
5 個人設定 5.1 メールの署名設定 1. 右上の歯車のマーク ( 設定 ) をクリックし [ オプション ] をクリックします 2. 画面左のオプション一覧 [ レイアウト ] の メールの署名 をクリックします 27
3. 電子メールの署名 の項目に 署名を登録します [ 作成する新しいメッセージに自動的に署名を 追加する ] もしくは [ 転送または返信するメッセージに自動的に書名を追加する ] にチェックをつける ことで 自動的に署名付きのメールが送信できるようになります 4. 設定が完了したら [ 保存 ] をクリックします 28
5.2 連絡先の登録 1. 連絡先 メニューにアクセスして [ 新規作成 ] をクリックします 29
2. 姓 名 メールアドレス 表示名を入力して [ 保存 ] をクリックします 30
5.3 連絡先グループの登録 グループを使用すると メッセージに各連絡先を個別に入力することなく 同じメッセージを複数の連絡 先に送信することができます 1. 連絡先 メニューにアクセスして [ グループ ] の横の + をクリックします 31
2. グループ名を入力して グループ ID が 使用可能 になっていることを確認します グループ ID はグループ名に半角英数字が含まれている場合に自動生成されます 3. プライバシーは 非公開 を設定し 作成 をクリックします 32
4. メンバーの名前を [ ユーザーの追加 ] に入力し検索することで アドレスで一致したものを探し出し 登録できます 5. メンバーを [ 追加 ] し [ 保存 ] をクリックします 33
6. グループが登録されました 7. [ ] をクリックし 詳細の表示をクリックします 34
8. [ グループの編集 ] をクリックします 9. [ グループ関連通知の言語 ] から [ 日本語 ] を選択します 35
10. [ 保存 ] をクリックします 36
5.6 メールの振り分け ルールを使用すると 送信者 メッセージの送信先 メッセージの重要度などに応じて 受信した電子メ ールを自動的に各フォルダに振り分けることができます 1. 右上の歯車のマーク ( 設定 ) をクリックし [ オプション ] をクリックします 2. [ 受信トレイと一括処理ルール ] をクリックします 37
3. [+] をクリックします 38
4. ルールの名前と処理を指定し [OK] をクリックします 39
5. メールからルールを作成する場合は メールを右クリックし [ ルールの作成 ] をクリックします 40
6 予定表を利用する 6.1 予定表の登録 1. メニューから [ 予定表 ] をクリックします 2. 予定を登録する日を選択して [ 新規作成 ] をクリックします 41
3. イベント名 開始時間 期間 アラーム 本文を入力して [ 保存 ] をクリックします 4. 予定が登録されたことを確認します 42
5. アラームの時間になると アラームが表示されます 6.2 タスクの登録 1. メニューから [ タスク ] をクリックします 43
2. [ 新規作成 ] をクリックします 3. 件名 期間 本文を入力して [ 保存 ] をクリックします 44
4. タスクが登録されたことを確認します 45