はじめにこの度は弊社の奉行 Edge マイナンバークラウド Value をご利用いただき誠にありがとうございます当サービスはお客様自身が収集した個人番号を確実かつ安全に保管し安全に利用提供廃棄までの管理を実現するサービスですクラウドを活用して個人番号を安全に保管することで漏洩

奉行 Edge マイナンバークラウド Value 利用ガイド < 管理者向け > 第 1 部はじめに第 2 部導入処理第 3 部業務処理 - 個人番号の登録第 4 部業務処理 - 個人番号の管理

はじめにこの度は弊社の奉行 Edge マイナンバークラウド Value をご利用いただき誠にありがとうございます当サービスはお客様自身が収集した個人番号を確実かつ安全に保管し安全に利用提供廃棄までの管理を実現するサービスですクラウドを活用して個人番号を安全に保管することで漏洩等のリスクを低減します当サービスを末永くご愛用いただきますようお願い申し上げます

CONTENTS 目次第 1 部はじめに 1-1 第 1 章当サービスの概要 1-2 第 2 章当サービスと奉行製品を利用した業務フロー 1-3 第 3 章当サービスのセキュリティ対策 1-5 第 4 章その他運用上のセキュリティ対策 1-6 第 5 章当サービスを運用するにあたって 1-7 第 2 部導入処理 2-1 序章導入の流れ 2-2 第 1 章会社の情報を登録する 2-4 第 2 章管理者を登録する 2-5 第 3 章電子証明書を発行通知する 2-12 第 4 章奉行製品と連携する 2-14 第 5 章管理者と社員を関連付ける 2-17 第 6 章奉行製品の社員を当サービスに追加する 2-19 第 7 章利用者を出力する 2-27 第 3 部業務処理 - 個人番号の登録 3-1 第 1 章奉行製品で個人番号を入力する 3-2 第 2 章当サービスで個人番号を入力する 3-6

第 4 部業務処理 - 個人番号の管理 4-1 第 1 章個人番号を参照する 4-2 第 2 章個人番号を利用する 4-5 第 3 章個人番号を出力する 4-7 第 4 章扶養から外れた配偶者扶養親族の個人番号を保管する 4-11 第 5 章不要になった個人番号を削除する 4-14 第 6 章個人番号に関するログを参照出力する 4-17

登録商標商標当サービスのマニュアルまたは製品上で使用している会社名および製品名の登録商標または商標について記載します Microsoft Windows Internet Explorer Excel は米国 Microsoft Corporation の米国日本およびその他の国における登録商標です奉行奉行クラウド奉行クラウド Edge は株式会社オービックビジネスコンサルタントの登録商標または商標ですその他記載されている会社名および製品名は各社の登録商標または商標です

第 1 部はじめに第 1 章当サービスの概要 1-2 第 2 章当サービスと奉行製品を利用した業務フロー 1-3 第 3 章当サービスのセキュリティ対策 1-5 第 4 章その他運用上のセキュリティ対策 1-6 第 5 章当サービスを運用するにあたって 1-7 1-1

第 1 章当サービスの概要奉行 Edge マイナンバークラウド Value は個人番号を安全に保管し安全に利用提供廃棄までの管理を実現するサービスです奉行 Edge マイナンバークラウド Value とは従業員または個人支払先の個人番号を確実かつ安全に保管し利用から廃棄まで管理できる弊社のクラウドサービスです奉行製品と個人番号データを連携して利用することができます管理者従業員個人番号通知カード本人確認書類保管安全管理郵送や対面などで従業員または個人支払先から収集した個人番号などのデータはクラウド上で保有することができるため奉行製品で個人番号を保有する必要がなく安全な番号保管運用ができます個人番号を記載した書類などの漏えい不正利用への対策としてシステムのアクセス制御やログ管理ができます利用廃棄管理者だけが個人番号データを利用できます他の人が個人番号データを利用することはできません退職社員や扶養から外れた親族などの個人番号を手間なくきちんと廃棄できます 1-2

第 2 章当サービスと奉行製品を利用した業務フロー別途郵送や対面などで収集した従業員や扶養家族または個人支払先の個人番号を奉行製品 ( または当サービス ) で入力しクラウド上に保管しますおおまかな業務フローは以下の通りです収集登録事前に郵送や対面などで従業員または個人支払先から個人番号を収集し本人確認を行います個人番号の収集と本人確認はマイナンバークラウド Value や奉行製品で行うことはできません奉行製品 ( またはマイナンバークラウド Value ) 個人番号提出本人確認個人番号入力 < 従業員 > < 事務実施者 > 本人確認を終えた従業員や扶養家族または個人支払先の個人番号を正確に入力します郵送や対面などで従業員または個人支払先から個人番号を収集し本人確認を行います正社員だけでなくパートやアルバイトも含めた個人番号を収集するすべての従業員に対して番号確認書類と身元確認書類をもとに本人の実在性と番号の真正性を確認する必要があります安全管理第 3 部参照奉行製品 + マイナンバークラウド Value 1-3

保管利用廃棄マイナンバークラウド Value 奉行製品個人番号の保管 < 事務実施者 > 個人番号利用個人番号を奉行製品で利用できますこの際奉行製品には個人番号のデータは一切保存されません個人番号はセキュアなクラウド上に保管されます高度なセキュリティ環境下で漏えいや紛失不正利用のリスクを低減し安全な保管と運用を実現します個人番号削除個人番号の管理が不要となった社員や扶養家族個人支払先の個人番号を削除できます給与奉行クラウドでの [ 個人番号一括削除 ] メニューは 2019 年 3 月頃を予定第 4 部参照アクセス認証アクセス権限管理操作履歴管理当サービスで行っている安全管理措置については次ページ当サービスのセキュリティ対策をご確認ください 1-4

第 3 章当サービスのセキュリティ対策個人番号を管理する際は特定個人情報保護委員会の特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) に沿って適切な安全管理措置を講じる必要があります当サービスと奉行製品をあわせてご利用いただくことで実現できるセキュリティ対策当サービスと奉行製品をあわせてご利用いただくことで手間や費用がかかるセキュリティ対策を最小限に抑えることができます自社に個人番号を持たない運用が可能個人番号は強固なセキュリティ対策が施されたセキュアなクラウド上で安全に保管されます ISO 27001( 情報セキュリティマネジメントシステム ) 堅牢な日本のデータセンターで企業別に保管 SSL 暗号化によるデータ通信アクセス認証奉行製品とサービスがシームレスに連携源泉徴収票や支払調書などへの個人番号の出力はいつもの奉行製品の操作で行えます電子証明書を保持したパソコンから ID パスワード認証を経てサービスに保管された個人番号を照会し帳票に出力しますこの際奉行製品には個人番号データは一切残りませんので特に意識することなく安全に個人番号を利用できます操作履歴を自動的に記録個人番号の操作履歴をすべて自動的に記録します操作履歴は日付や操作内容 ( 入力修正削除印刷など ) の任意の条件に合致した履歴のみを瞬時に表示しますので簡単に利用状況を確認できます特定個人情報保護委員会の特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) ではコンピュータやネットワークを含めたセキュリティ対策が必要とされています漏えいリスクへの最高のセキュリティ対策は個人番号を自社内に持たないことです 1-5

第 4 章その他運用上のセキュリティ対策当サービスをより安全にご利用いただくために以下の内容も是非ご確認くださいサービス起動時運用時当サービスを起動する際は URL や電子証明書が正しいかをご確認の上起動することをおすすめします [ ログ参照 ] メニューで定期的に不正なログインや操作などがないかをご確認ください [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号等を出力 ( ダウンロード ) される際はパスワードを設定し RMS などを用いて厳重に保管してください [ 個人番号出力 ] メニュー以外 ([ 利用者情報出力 ] メニューや [ ログ出力 ] メニュー ) から出力 ( ダウンロード ) する際も同様です離席する際は必ず当サービスからログアウトしコンピュータもログアウトすることをおすすめします作業終了時コンピュータの電源を切ってください参考その他にも例えばワンタイムパスワードのお知らせメールについて当サービスを操作するコンピュータとは別のコンピュータや携帯等でメールを受け取るようにするとさらにセキュリティを高めることができます 1-6

第 5 章当サービスを運用するにあたってメニュー画面 [ システム運用設定 ] メニュー当サービスのメニュー画面やシステム運用設定などを紹介します当サービスのメニュー画面当サービスのメニュー画面です [ 導入処理 ] メニューで当サービスを運用するための前準備 ( 利用者の登録メニュー権限の登録 ) を行いますその後 [ 業務処理 ] メニューで個人番号の管理利用廃棄を行います導入処理 2-1 ページ参照入力 3-8 ページ参照利用 4-4 4-9 ページ参照廃棄 4-16 ページ参照 1-10 ページ参照運用監査 4-19 ページ参照各メニュー画面で戻りますをクリックすると上記のメインメニュー画面に参考 1-7

当サービスの管理者について当サービスには役割ごとに以下の2 種類の管理者を設定できますお客様の運用にあわせて管理者を設定してください個人番号関係事務実施者 4 4 個人番号の利用事務全般を行う管理者ですすべてのメニューが利用できます個人番号関係事務担当者 4 4 個人番号の利用事務の一部を行う担当者です個人番号関係事務実施者に比べ利用できるメニューを制限できますその際は [ メニュー権限登録 ] メニューでチェックを付けたメニューだけが利用できます ( 2-11 ページ参照 ) 上記の管理者は [ 利用者情報登録 ] メニューで利用者として登録する際に利用者種類で設定します ( 2-7 ページ参照 ) 管理者には電子証明書が必要です ( 2-12 ページ参照 ) 1-8

当サービスの操作の確認方法はじめに当利用ガイドで当サービスの運用方法をご確認ください実際に各メニュー画面で操作される際は以下の方法で詳細を確認できます各メニューの操作手順を動画で丁寧に説明します参考メインメニュー画面右上のよくあるお問い合わせをクリックすると OBC Net サービスのよくあるお問い合わせをご覧いただけます 1-9

システム運用設定はじめに [ システム運用設定 ] メニューで当サービスの運用に関する設定を行います [ アカウントポリシー ] ページ当サービスにログインする際のパスワードとロックアウトについて設定しますパスワードに関する要件を登録しますアカウントのロックアウトに関する要件を登録しますアカウントのロックアウトとは何度もログインに失敗したときにその利用者を一時的にログインできないようにロックすることですロックすることで不正侵入者がパスワードを推測しながら繰り返しログインを試みることを防ぎます <ロックアウトの解除方法 > 以下の2 通りを用意しています 1アカウントロックポリシーの [ しきい値 ] と [ 自動解除 ] の設定により一定時間を経過すると解除されます 2 [ 利用者情報登録 ] メニューでロックアウトされた利用者の [ ロックアウト状態 ] のチェックを外します 1-10

[ 利用時間制御 ] ページ当サービスを利用できる時間帯を登録しますは現在の時間帯を指しています [ IP アドレス制御 ] ページ当サービスへの接続を許可する IP アドレスを登録しますグレーの時間帯は当サービスにログインできません [ システム連携 ] ページ当サービスと奉行製品を連携する場合に設定します奉行製品から当サービスに直接接続して利用者や個人番号データを連携する場合はするを選択します奉行製品との連携については第 2 部 - 第 4 章をご参照ください 1-11

第 2 部導入処理序章導入の流れ 2-2 第 1 章会社の情報を登録する 2-4 第 2 章管理者を登録する 2-5 第 3 章電子証明書を発行通知する 2-12 第 4 章奉行製品と連携する 2-14 第 5 章管理者と社員を関連付ける 2-17 第 6 章奉行製品の社員を当サービスに追加する 2-19 第 7 章利用者を出力する 2-27 2-1

序章導入の流れここでは個人番号を保管する前の前準備を行います実際に運用をはじめる前に導入の流れを確認しておきましょう当サービス側の操作会社の情報を登録する [ 会社情報登録 ] メニュー会社の情報を登録します従業員の扶養親族についても個人番号確認用の添付書類を提出してもらうか管理者のパスワードを自動生成させるかなどを設定します 2-4 ページ参照管理者を登録する [ 利用者情報登録 ] メニュー自身の利用者情報を登録しますもう1 人管理者が必要な場合は当サービスの管理者 ( 個人番号関係事務実施者または個人番号関係事務担当者 ) の利用者 ID やパスワードメールアドレスなどの情報を登録します 2-5 ページ参照メニュー権限を設定する ( 個人番号関係事務担当者がいる場合 ) [ メニュー権限登録 ] メニュー登録した個人番号関係事務担当者に対してメニュー権限を設定します 2-11 ページ参照電子証明書を発行する [ 電子証明書設定 ] メニューもう1 人の管理者に電子証明書を発行しメールを送信します 2-12 ページ参照奉行製品と連携する [ システム運用設定 ] メニュー奉行連携の利用をするにし登録します接続情報をコピーします 2-14 ページ参照続いて次ページの奉行製品側の操作を行います 2-2

奉行製品側の操作当サービスと連携する [ マイナンバークラウド ( 運用設定 )] メニュー接続情報を貼り付けて当サービスと連携します 2-15 ページ参照管理者と社員を関連付ける [ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニュー当サービスの管理者と奉行製品の社員情報を関連付けます 2-17 ページ参照社員を当サービスに追加するとして追加します [ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニュー 2-19 ページ参照奉行製品の社員を当サービスの提出者個人番号をアップロードする ( 奉行製品で個人番号を管理していた場合 ) [ 個人番号アップロード ] メニューすでに奉行製品で個人番号を管理していた場合は当サービスに個人番号をアップロードします 2-22 ページ参照参考奉行製品では個人番号利用権限機能を利用して利用者ごとに個人番号を利用するメニューの操作について権限を設定することができます個人番号の利用に権限を設定することによって奉行製品上で個人番号を利用するメニューの操作や帳票への個人番号の印字を制限できます給与奉行クラウドをご利用の場合はメインメニュー右上のの [ 利用者権限 ] メニューで設定します給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合は [ 導入処理 ]-[ 運用設定 ]- [ 会社運用設定 ] メニューの [ システム設定 ] ページで設定します奉行 J 給与編は個人番号利用権限は利用できません 2-3

第 1 章会社の情報を登録する [ 会社情報登録 ] メニュー [ 会社情報登録 ] メニューを選択して会社の情報を登録します管理者が当サービスを利用するには電子証明書が必要です電子証明書を発行する際に使用する貴社の会社名等を英語 ( 半角 ) で入力しますあくまで任意の名称になります 2 ー 12 ページの [ 電子証明書設定 ] メニューから発行した電子証明書を管理者が自身のコンピュータに取得した際に正しい電子証明書なのかを確認する際にこの名称で確認できます運用途中で変更することもできます当サービスから管理者にメールを送信する際の差出人名です必要に応じて変更してください従業員配偶者扶養親族個人支払先の確認書類を当サービスに画像ファイルで保管する場合は提出ありを選択します一時的に保管した確認書類を一括で削除することもできます 4-12 ページ参照管理者が当サービスにログインする際に利用するパスワードを自動生成して通知する場合はするを選択します [ 電子証明書設定 ] メニューで管理者に電子証明書取得用 URL および管理用 URLのメールを送信する際にパスワードが自動生成されて通知されますすでに決められたパスワードを設定したい場合はしないを選択します利用目的を個人番号操作ログに記録する場合はするを選択しますするの場合は [ 個人番号参照 ] メニューまたは [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号を利用する際に利用目的の入力が必要になります 2-4

第 2 章管理者を登録する [ 利用者情報登録 ] メニュー当サービスを利用する管理者 ( 個人番号関係事務実施者や個人番号関係事務担当者 ) の情報を登録します [ 利用者情報登録 ] メニューを開きます 1 [ 利用者情報一覧 ] ページに自身が管理者として表示されていますのでをクリックして必要に応じて内容を修正します 2 管理者がもう1 名いる場合は [ 利用者情報登録 ] ページをクリックしもう1 名の管理者も登録します 2 1 参考個人番号を提出する従業員等についても当メニューで管理しますただし導入時は管理者だけを登録しておき後から奉行製品で登録されている従業員 ( 社員 ) のデータをもとに一括で提出者を登録すると便利です 2-19 ページ参照 2-5

管理者を登録する基本情報 2-7 ページ参照個人番号入力設定 2-8 ページ参照配偶者 ( 特別 ) 控除対象または健保の扶養となる配偶者情報扶養親族情報 2-8 ページ参照 2-6

基本情報利用者の種類 ( 役割 ) を選択します個人番号関係事務実施者 : 個人番号の利用事務全般を行う管理者個人番号関係事務担当者 : 個人番号の利用事務の一部を行う担当者未設定 : 奉行 Edge 年末調整申告書クラウドと統合してお使いの場合で当サービス側では使用しない利用者 < 個人番号関係事務実施者個人番号関係事務担当者の場合 > 管理者が当サービスで自身の個人番号を保管する場合は必ず以下のチェックを外してください管理者が委託業務等により自身の個人番号を当サービスで保管しない場合だけチェックを付けます利用者 ID は任意の名称を設定します各利用者が当サービスにログインする際の ID のため重複しないように入力してください所属は一意な名称で入力します 2-9 ページ参照利用者の居住者区分 ( 個人番号保管対象 ) 当サービスにログインできるかを設定します退職予定がある場合などは有効期限に退職年月日を登録することで退職年月日より後はサービスにログインできなくできますロックアウト状態は管理者の場合に表示されます間違ったパスワードを入力してロックアウト状態になってしまった際はここにチェックが付きますのでロックアウト状態を解除するにはこのチェックを外してください 2-7

個人番号入力設定管理者が誰の個人番号を確認入力するかを設定します入力対象を従業員個人支払先従業員個人支払先から選択します個人番号を入力する所属を設定するを選択した場合は確認する所属を指定します複数の所属を確認する場合は所属の間に, ( 半角のカンマ ) を挿入しますここで設定した内容は [ 個人番号代理入力 ] メニューや [ 個人番号参照 ] メニューなどの個人番号を管理するすべてのメニューに反映されます個人番号を入力する所属を設定するを選択した場合の入力方法は 2-10 ページ個人番号入力設定の従業員に対する入力担当所属欄の入力方法をご参照ください配偶者 ( 特別 ) 控除対象または健保の扶養となる配偶者情報扶養親族情報個人番号を保管する配偶者 ( 特別 ) 控除対象または健保の扶養となる配偶者または扶養親族がいる場合に入力します配偶者以外の扶養親族が複数名いる場合はその人数を選択します管理者の情報を入力したら [ 登録 ] ボタンをクリックします登録すると [ 利用者情報一覧 ] ページに登録した管理者が表示されます 2-8

所属の入力方法所属を入力すると [ 個人番号代理入力 ] メニューで所属名で検索絞り込みをする際に便利です ( 3-6 ページ参照 ) また複数の管理者で個人番号の入力を分担して行う際に所属名を指定して分担できます ( 次ページ参照 ) 営業部第 1 課 Aグループ B グループ第 2 課 A グループ B グループ営業部 - 第 1 課 - A グループに所属する従業員の場合 < 入力例 1> 所属ココ部署名の間を詰めて入力してもよいですが見やすいように間にスペースや -( ハイフン ) を入れて入力していただいても大丈夫です入力した所属に対して入力を行う担当者を確認できます < 入力例 2> 同じ部署名が存在しない場合は以下のように省略して入力しても大丈夫です所属 2-9

個人番号入力設定の従業員に対する入力担当所属欄の入力方法複数の管理者で個人番号の入力を分担する場合は従業員に対する入力担当所属欄にどこの所属の入力を担当するかを指定します営業部第 1 課 A グループ B グループ第 2 課 A グループ B グループ A 氏が営業部第 1 課 B 氏が営業部第 2 課の従業員に対して入力を担当する場合 A 氏従業員に対する入力担当所属 B 氏従業員に対する入力担当所属入力する所属が複数ある場合は間に, ( 半角のカンマ ) を入力します入力する個人番号提出者について一覧で確認できます注意! A 氏は営業部第 1 課の入力担当ですが営業部第 1 課だけを入力しても正しく入力できません必ず営業部第 1 課 Aグループと各従業員の所属欄に登録されている所属名称で入力してください 2-10

メニュー権限を設定する [ メニュー権限登録 ] メニューで個人番号関係事務実施者が個人番号関係事務担当者に対して利用できるメニューを設定します利用者を選択します利用者種類が個人番号関係事務担当者として登録された利用者だけが表示されます権限を設定したい利用者をクリックしますメニューごとに権限を設定しますメニュー単位での設定になります以下の 4 つのメニューはメニュー権限の有無に関わらず利用できません個人番号関係事務実施者だけが利用できます [ メニュー権限登録 ] メニュー [ 電子証明書設定 ] メニュー [ ログ参照 ] メニュー [ ログ出力 ] メニュー利用できるメニューにチェックを付けます 2-11

第 3 章電子証明書を発行通知する [ 電子証明書設定 ] メニュー管理者が当サービスを利用するには利用者ごとに電子証明書のライセンス発行と取得が必要になります同じ管理者でも複数のコンピュータで当サービスを利用したい場合は利用するコンピュータごとに電子証明書が必要になります当サービスを利用する管理者が 2 名の場合は 2 名分の電子証明書が必要です個人番号関係事務実施者 A 氏個人番号関係事務担当者 B 氏当サービスを最初に起動した A 氏はすでに電子証明書は発行取得済みなので当メニューで残りの B 氏分の電子証明書を発行し B 氏のコンピュータに取得してもらうように通知します同一の管理者であっても 2 台のコンピュータで利用する場合は電子証明書はコンピュータごとに必要です例えば当サービスを利用するコンピュータと連携操作を行う奉行製品がセットアップされているコンピュータが異なる場合はそれぞれのコンピュータで電子証明書が必要です 2-12

A 氏 B 氏 / 1 [ 電子証明書設定 ] メニューで電子証明書のライセンスを発行します 3 電子証明書の取得更新手順および管理用 URL のお知らせのメールが届きます発行する利用者を選択して [ 発行 ] ボタンをクリックしますすでに発行済みの利用者に対しても複数のコンピュータで利用させる目的で選択できます http://www.obcnet.jp/mynumber/ electronic_certificate_acquisition02.html 電子証明書の取得更新手順の URL をクリックし手順書を取得します 2 発行した利用者を再度選択して [ 電子証明書通知 ] ボタンをクリックします 4 電子証明書の取得手順は 3で取得した手順書にそって操作してください 5 電子証明書の取得が完了したら 3 のメールに記載されている管理用 URL をクリックして当サービスにログインします 2-13

第 4 章奉行製品と連携する [ システム運用設定 ] メニュー給与奉行クラウドまたは給与奉行クラウド以外の奉行製品 ( 給与奉行 i 10/ i 8/ i 給与奉行 V ERP10/V ERP8/V ERP 奉行 J - 給与編 - 法定調書奉行 i 10/ i 8/ i 法定調書奉行 V ERP10/V ERP8/V ERP 人事奉行 i 10/ i 8/ i 人事奉行 V ERP10/V ERP8/V ERP ) と連携するための手順を記載します連携する奉行製品を操作しているコンピュータに当サービスの電子証明書を取得しておく必要があります当サービスと奉行製品を同じコンピュータで使用している場合は電子証明書はすでに取得されています当サービス側の操作 [ システム運用設定 ] メニューの [ システム連携 ] ページで奉行連携の利用をするに設定します続いて [ コピー ] ボタンをクリックして接続情報をコピーしますこの段階では設定が反映しておらず奉行製品と連携できません必ず [ 登録 ] ボタンをクリックし設定を反映させてください [ 登録 ] ボタンをクリックします右図のメッセージが表示された場合は [ アクセスを許可する ] をクリックします 2-14

[]-[] メニュー奉行製品側の操作給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 法人情報 ]-[ サービス連携 ]-[ マイナンバークラウド ] メニューを選択します [ 貼り付け ]([F8 キー ]) を押して当サービスでコピーした接続情報を貼り付けます [ 接続テスト ]([F9 キー ]) を押すと接続テストを開始します接続情報を貼り付けたら登録します 2-15

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 導入処理 ]-[ 運用設定 ]-[ マイナンバークラウド運用設定 ] メニューを選択します [ 接続情報登録 ] 画面で [ 貼り付け ] ボタンをクリックし当サービスでコピーした接続情報を貼り付けます当サービスを利用する際の利用者 IDとパスワードを入力しますマイナンバークラウドを選択します < すでに給与奉行クラウド以外の奉行製品で個人番号を入力していた場合 > 右記のメッセージが表示されマイナンバークラウドを選択できませんその際は先に2-22 ページの作業 ( すでに給与奉行以外の奉行製品で個人番号を入力していた場合の個人番号のアップロードまで ) をしてから再度マイナンバークラウドを選択してください 2-16

第 5 章管理者と社員を関連付ける奉行製品の [ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューで当サービスの管理者を奉行製品の社員情報と関連付けます奉行製品側の操作給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューを選択します当サービスだけを利用する管理者の場合は関連付ける必要はありません既存の利用者情報との関連付けを選択します当サービスと奉行製品の社員番号氏名が一致している場合は自動的に表示されます表示されない場合は奉行製品で登録されている社員番号を指定します [ 登録 ]([F12] キー ) を押します 2-17

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューを選択します当サービスだけを利用する管理者の場合は関連付ける必要はありません既存の利用者情報との関連付けを選択します当サービスと奉行製品の社員番号氏名が一致している場合は自動的に表示されます表示されない場合は奉行製品で登録されている社員番号を指定します [ 登録 ]([F12] キー ) を押します 2-18

第 6 章奉行製品の社員を当サービスに追加する奉行製品で登録されている社員のうち当サービスで個人番号を保管する社員の情報を当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューに追加します奉行製品側の操作給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューを選択します利用者情報の初期設定を選択しますスクロールすると各社員に対して当サービスで個人番号を管理する扶養家族も設定できます 2-19

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューを選択します利用者情報の初期設定を選択します入力項目や当メニューの操作方法の詳細な説明は [ 操作説明 ] ボタンを押してご確認くださいスクロールすると各社員に対して当サービスで個人番号を管理する扶養家族も設定できます 2-20

当サービス側の操作 [ 利用者情報登録 ] メニューで利用者に追加されたかを確認します 2-21

第章参考すでに給与奉行クラウド以外の奉行製品で個人番号を入力していた場合奉行製品の [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド連携 ] -[ 個人番号アップロード ] メニューで奉行製品で入力されている個人番号を当サービスにアップロードできます詳細は奉行製品の操作説明 ( ヘルプ ) をご確認ください < 注意 > 奉行製品から当サービス側に個人番号データが移行され奉行製品 ( 貴社のコンピュータ上 ) からなくなります当サービスでも個人番号を入力していた場合は奉行製品側の内容で上書きされます個人番号のアップロードが終了すると左記のメッセージが表示されますので [OK] ボタンをクリックしますマイナンバークラウドを選択し [ 登録 ]([F12] キー ) を押します 2-22

参考社員情報や扶養家族に追加や変更があった際の操作方法 ( 給与奉行クラウドをご利用の場合 ) < 給与奉行クラウド側の操作 > 1 給与奉行クラウドの社員情報を追加変更します 2 [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューでマイナンバークラウドに反映します新入社員など新たに社員を追加した場合はこちらすでに利用者として登録されている社員の扶養家族が増えた場合はこちらすでに利用者として登録されている社員の氏名や住所メールアドレスなどに変更があった場合はこちら 2-23

< 当サービス側の操作 > 3 [ 利用者情報登録 ] メニューで 1 で行った変更がマイナンバークラウドに反映されているかを確認します 4 新入社員や扶養家族が追加になった際には郵送や対面等で追加で個人番号の収集を行います < 給与奉行クラウド側の操作 > 5 [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで個人番号を入力保管すると収集した個人番号についても給与奉行クラウドで利用できます 2-24

参考社員情報や扶養家族に追加や変更があった際の操作方法 ( 給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 ) < 奉行製品側の操作 > 1 奉行製品の社員情報を追加変更します 2 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ マイナンバークラウド利用者設定 ] メニューでマイナンバークラウドに反映します新入社員など新たに社員を追加した場合はこちらすでに利用者として登録されている社員の扶養家族が増えた場合はこちらすでに利用者として登録されている社員の氏名や住所メールアドレスなどに変更があった場合はこちら入力項目や当メニューの操作方法の詳細な説明は [ 操作説明 ] ボタンをクリックしてご確認ください 2-25

< 当サービス側の操作 > 3 [ 利用者情報登録 ] メニューで 1 で行った変更がマイナンバークラウドに反映されているかを確認します 4 新入社員や扶養家族が追加になった際には郵送や対面等で追加で個人番号の収集を行います < 奉行製品側の操作 > 5 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで個人番号を入力保管すると収集した個人番号についても奉行製品で利用できます 2-26

第 7 章利用者を出力する [ 利用者情報出力 ] メニュー利用者情報ファイルを CSV 形式でダウンロードして出力します例えば登録内容を確認する場合などに利用します [ 利用者情報出力 ] メニューから利用者情報ファイルをダウンロードして利用します利用者情報ファイルには従業員の氏名従業員番号配偶者扶養親族を含みます管理者のパスワードは出力しません利用者情報ファイルの対象を選択します出力した利用者情報ファイルを開くためのパスワードを入力します利用者情報ファイルの作成が完了すると完了メールが送信されます 2-27

画面にボタンが表示されますのでクリックしてダウンロードしますダウンロードした利用者情報ファイルは download_( 日付 )_( 時間 ).zip というファイル名で保存されますをクリックし [ 名前を付けて保存 ] を選択して任意の場所に保存することもできます上記で保存した Zip ファイルを展開します利用者情報ファイルを開くときはステップ 2で設定したパスワードを入力します参考ステップ3でダウンロードできる期限が表示されますのでそれまでにダウンロードしてくださいすでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合はその旨のメッセージが画面に表示され自動的にステップ1に戻ります再度利用者情報ファイルを作成してダウンロードしてください 2-28

第 3 部業務処理 - 個人番号の登録第 1 章奉行製品で個人番号を入力する 3-2 第 2 章当サービスで個人番号を入力する 3-6 3-1

第 1 章奉行製品で個人番号を入力する奉行製品の [ 個人番号一括入力 ] メニュー従業員が郵送や対面などで提出した個人番号を奉行製品で入力しますあらかじめ本人確認を済ませておいてください社員や扶養家族の個人番号を入力する給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューを選択します [ 基本 ] ページで処理区分に入力を選択します確認書類 ( 番号確認書類身元確認書類 ) の画像ファイルも登録保管する場合は [ 詳細 ] ページでチェックを付けます 3-2

当サービスに接続する際に当サービスのログイン画面が表示されますのでログインします画面が表示されます社員およびその扶養家族が表示されますあらかじめ社員から収集した個人番号を入力します確認書類を登録する場合は [ 参照...] ボタンをクリックし画像ファイルを選択してください保存できるファイルの拡張子は以下になります jpeg jpg png gif 3-3

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューを選択しますパターンを選択し [OK] ボタンをクリックしますパターンがない場合は [ 新規 ] ボタンをクリックします [ 基本設定 ] ページで処理区分に入力を選択します確認書類 ( 番号確認書類身元確認書類 ) の画像ファイルも登録保管する場合は [ 詳細設定 ] ページでチェックを付けます 3-4

第 2 章当サービスで個人番号を入力する [ 個人番号代理入力 ] メニュー従業員が郵送や対面などで提出した個人番号を当サービスで入力します入力する前に当サービスを運用するにあたって共通の従業員の検索方法を説明します共通の操作方法当サービスで処理したい従業員を検索する際の操作方法を説明します検索キーワードに処理したい従業員の利用者 ID 従業員番号氏名所属などを入力し [ 検索 ] ボタンをクリックしますまた検索キーワードを組み合わせて絞り込みができます複数の検索キーワードを使って絞り込む場合はキーワードの間にスペースを入れて入力します 3-6

第章 []-[] メニューここでは < 所属から検索する例 > 第 1 課のすべてのグループの営業部第 1 課 A グループ従業員を検索したい場合 B グループ C グループ第 2 課 A グループ第 1 課の中から A グループの従業員を検索したい場合 B グループ第 1 課のすべてのグループの従業員を検索したい場合検索キーワードに第 1 課と入力して [ 検索 ] ボタンをクリックします第 1 課の中から A グループの従業員を検索したい場合検索キーワードに第 1 課 A グループと入力して [ 検索 ] ボタンをクリックします 3-7

第章 []-[] メニューここでは個人番号を入力する注意あらかじめ対面等で本人確認を済ませておいてください対面や郵送など個人番号が書類で提出されてきた場合などに [ 個人番号代理入力 ] メニューで個人番号を入力します本人確認情報には対面などで従業員の本人確認を担当した確認者と確認日付を入力しますチェックを付けると個人番号を提出していない利用者も表示されます配偶者の個人番号の提出を省略した後に扶養控除等 ( 異動 ) 申告書や配偶者控除等申告書に記載する配偶者または健康保険の被保険者に該当する配偶者であることがわかった場合はチェックを付けて配偶者の個人番号を入力します入力する従業員のボタンをクリックします 3-8

第参考添付した画像ファイルの章向きを調整したい場合はボタンをクリックすると左へ 90 度回転しますここでは []-[] メニュー画面を下にスクロールすると以下の画面が表示されます個人番号を入力し [ 登録 ] ボタンをクリックしますチェックを付けると画像の添付を省略できます番号確認書類身元確認書類などの画像ファイルを登録する場合は [ 画像添付 ] ボタンから選択して添付します jpeg jpg png gif の形式の画像ファイルを指定できます PDF は添付できませんのでご注意ください 3-9

第 4 部業務処理 - 個人番号の管理第 1 章個人番号を参照する 4-2 第 2 章個人番号を利用する 4-5 第 3 章個人番号を出力する 4-7 第 4 章扶養から外れた配偶者扶養親族の個人番号を保管する 4-11 第 5 章不要になった個人番号を削除する 4-14 第 6 章個人番号に関するログを参照出力する 4-17 4-1

第 1 章個人番号を参照する奉行製品の [ 個人番号一括入力 ] メニュー当サービスの [ 個人番号参照 ] メニュー各種手続きに個人番号を記載する場合などに登録されている個人番号を参照します奉行製品と当サービスどちらからでも参照できます奉行製品で参照する給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで個人番号を参照できます [ 基本 ] ページで処理区分に参照を選択します当サービスに接続する際に当サービスのログイン画面が表示されますのでログインします画面が表示されます 4-2

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで個人番号を参照できます [ 基本設定 ] ページで処理区分に参照を選択します当サービスに接続する際に当サービスのログイン画面が表示されますのでログインします画面が表示されます 4-3

当サービスで参照する当サービスの [ 個人番号参照 ] メニューで個人番号を参照できます [ 利用者情報登録 ] メニューの個人番号入力設定で入力対象に指定している利用者の個人番号情報を参照できますセキュリティを重視しはじめは * マークで隠してありますチェックを付けた対象者の個人番号だけが表示されます添付ファイルがある場合はクリックして確認できます < [ 会社情報登録 ] メニューの利用目的の記録がするになっている場合 > 個人番号を参照したい従業員家族にチェックを付けると利用目的を入力する画面が表示されます利用目的を入力すると個人番号が参照できます入力した利用目的は [ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニューで確認できます 4-4

第 2 章個人番号を利用する奉行製品の [ 源泉徴収票 ] メニュー奉行製品で当サービスで保管されている個人番号を利用できます源泉徴収票に個人番号を出力する給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 年末調整 ]-[ 源泉徴収票 ]-[ 源泉徴収票 ] メニューで源泉徴収票に個人番号を印字できます [ 源泉徴収票 ] 画面で [ 発行 ]([ F2] キー ) を押します [ 源泉徴収票 - 印刷条件設定 ] 画面が開きます [ 基本 ] ページで個人番号を印字するにチェックを付けます当サービスに接続する際に当サービスのログイン画面が表示されますのでログインします源泉徴収票に個人番号が印字されます 4-5

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 年末調整 ]-[ 源泉徴収票 ]-[ 源泉徴収票 ] メニューで源泉徴収票に個人番号を印字できます [ 源泉徴収票 ] 画面で [ 印刷 ]([ F2] キー ) を押します [ 源泉徴収票 - 印刷条件設定 ] 画面が開きます [ 基本設定 ] ページで個人番号を印字するにチェックを付けます当サービスに接続する際に当サービスのログイン画面が表示されますのでログインします源泉徴収票に個人番号が印字されます 4-6

第 3 章個人番号を出力する奉行製品の [ 個人番号データ作成 ] メニュー当サービスの [ 個人番号出力 ] メニュー個人番号情報ファイルを CSV 形式で出力します奉行製品と当サービスどちらからでも出力できます奉行製品で出力する給与奉行クラウドをご利用の場合個人番号データ作成は現時点では作成できません給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号データ作成 ] メニューで個人番号を出力できます [ 基本設定 ] ページで範囲指定などを設定します [ 出力設定 ] ページで出力先ファイル名などを設定します [ 項目選択 ] ページで出力する項目を選択し [ 出力開始 ] ボタンをクリックします 4-7

当サービスに接続する際に当サービスのログイン画面が表示されますのでログインします当サービスの [ 会社情報登録 ] メニューの利用目的の記録がするになっている場合は利用目的を必ず入力してください入力した利用目的は当サービスの [ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニューで確認できます上記で作成されたファイルを開きます Microsoft Excel で開くと個人番号の一部が E+11 という形式で表示されますこの状態で編集保存すると不正なデータとなるため Microsoft Excel でセルの書式設定を変更してから保存する必要があります以下の手順をご確認ください出力した個人番号情報ファイルを編集する必要がない場合は以下の手順は必要ありません < 個人番号を出力したファイルを Microsoft Excel で編集する方法 > http://www.obcnet.jp/mynumber/faq/index01.html 4-8

第章 []-[] メニューここでは当サービスで出力する当サービスの [ 個人番号出力 ] メニューで個人番号情報ファイルをダウンロードして出力します個人番号情報ファイルには従業員の氏名個人番号確認書類 ( 画像ファイル ) などが含まれます [ 利用者情報登録 ] メニューの個人番号入力設定で入力対象に指定している利用者の個人番号情報ファイルがダウンロードできます番号確認書類や身元確認書類などの添付ファイルを含めてダウンロードするかを選択します [ 会社情報登録 ] メニューの利用目的の記録がするになっている場合は利用目的を必ず入力してください入力した利用目的は [ ログ参照 ] メニューまたは [ ログ出力 ] メニューで確認できます出力した個人番号情報ファイルを開くためのパスワードを入力します個人番号情報ファイルの作成が完了すると完了メールが送信されます画面にボタンが表示されますのでクリックしてダウンロードします 4-9

参考出力される画像ファイルの命名規則 100000_ 本人 _0.jpg 1 2 3 4 5 6 1 従業員番号です利用者 ID ではありませんのでご注意ください 2 4 _ 半角のアンダーバーです 3 本人配偶扶 01 扶 02 扶養者については番号を間違えないようにご注意ください 5 個人番号確認書類が 0 身元確認書類が 1 以降です 6 jpeg jpg png gif のいずれかですダウンロードした個人番号情報ファイルは download_ ( 日付 )_( 時間 ).zip というファイル名で保存されますをクリックし [ 名前を付けて保存 ] を選択して任意の場所に保存することもできますステップ3でダウンロードできる期限が表示されますのでそれまでにダウンロードしてくださいすでにダウンロードできる期限が過ぎてしまった場合はその旨のメッセージが画面に表示され自動的にステップ1 に戻ります再度個人番号情報ファイルを作成してダウンロードしてください上記で保存した Zip ファイルを展開します個人番号情報ファイルや添付ファイルを開くときはステップ2 で設定したパスワードを入力します添付ファイルをダウンロードした場合は Images フォルダから確認できます出力される画像ファイルの命名規則は上記の参考をご確認ください上記で作成された個人番号一覧ファイルを開きます Microsoft Excel で開くと個人番号の一部が E+11 という形式で表示されますこの状態で編集保存すると不正なデータとなるため Microsoft Excel でセルの書式設定を変更してから保存する必要があります以下の手順をご確認ください出力した個人番号情報ファイルを編集する必要がない場合は以下の手順は必要ありません < 個人番号を出力したファイルを Microsoft Excel で編集する方法 > http://www.obcnet.jp/mynumber/faq/index01.html 4-10

第 4 章扶養から外れた配偶者扶養親族の個人番号を保管する奉行製品の [ 社員情報登録 ] メニュー当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニュー離婚した場合や扶養から外れた場合に配偶者 ( 特別 ) 控除対象または健保の扶養となる配偶者情報扶養親族情報を過去配偶者情報過去扶養親族情報として移動することで個人番号を保管することができます奉行製品で移動する給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 社員情報 ]-[ 社員情報 ] メニューで配偶者扶養親族を削除すると当サービスの過去配偶者情報過去扶養親族情報に移動します扶養親族の場合は扶養親族を選択し [ 行削除 ]([ F7] キー ) をクリックします 4-11

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 社員情報登録 ]-[ 社員情報登録 ] メニューで配偶者扶養親族を削除すると当サービスの過去配偶者情報過去扶養親族情報に移動します扶養親族の場合は扶養親族を選択し [ 行削除 ]([ F7] キー ) をクリックします 4-12

当サービスで移動する当サービスの [ 利用者情報登録 ] メニューで配偶者 ( 特別 ) 控除対象または健保の扶養となる配偶者情報扶養親族情報から過去配偶者情報過去扶養親族情報に移動させます過去配偶者情報に移動する過去扶養親族情報に移動するにチェックを付けて [ 登録 ] ボタンをクリックします注意! 過去の配偶者扶養親族として個人番号を保管しない場合は配偶者を削除する扶養親族を削除するにチェックを付けて登録してください奉行製品から配偶者削除扶養親族削除を行った場合は必ず過去配偶者情報過去扶養親族情報に移動します削除したい場合は当サービスにログインし [ 利用者情報登録 ] メニューから削除してください 4-13

第 5 奉行製品の章不要になった個人番号を削除する [ 個人番号一括入力 ] メニュー当サービスの [ 個人番号削除 ] メニュー不要になった個人番号を削除します社員が退職したり扶養家族が扶養から外れて個人番号の管理が不要になった場合などに使用します注意! 一度削除した個人番号はもとに戻せません退職社員の個人番号であっても提出書類の再提出などで利用する場合があるため一定期間保管した後に削除することをおすすめします奉行製品で削除する給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで個人番号を削除できます [ 基本 ] ページで処理区分に削除を選択します当サービスに接続する際に当サービスのログイン画面が表示されますのでログインします画面が表示されます個人番号を削除する社員または扶養家族にチェックを付け [ 実行 ]([F2] キー ) を押します 4-14

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号一括入力 ] メニューで個人番号を削除できます [ 基本設定 ] ページで処理区分に削除を選択します当サービスに接続する際に当サービスのログイン画面が表示されますのでログインします個人番号を削除する社員または扶養家族にチェックを付け [ 実行 ]([F2] キー ) を押します 4-15

当サービスで削除する当サービスの [ 個人番号削除 ] メニューの [ 個人番号削除 ] ページで不要になった個人番号を削除できます [ 利用者情報登録 ] メニューの個人番号入力設定で入力対象に指定している利用者の個人番号を削除できます複数の従業員を一度に選択できません複数の従業員の個人番号を削除したい場合は 1 名ずつ選択して削除してください一括でチェックを付けたい場合は一番上のチェックを付けます注意! あくまで個人番号と確認書類の削除です [ 利用者情報登録 ] メニューからは本人や扶養家族は削除されません利用者情報からも削除したい場合は [ 利用者情報登録 ] メニューで別途削除してください < 確認書類を一括で削除する> 確認書類 ( 番号確認書類身元確認書類 ) の画像を削除する場合は [ 確認書類一括削除 ] ページで一括で削除できます 4-16

第 6 章個人番号に関するログを参照出力する奉行製品の [ 個人番号操作履歴 ] メニュー当サービスの [ ログ参照 ] メニュー [ ログ出力 ] メニュー奉行製品や当サービスの個人番号に関するログを参照できますまたファイルに出力することもできます奉行製品で参照出力する給与奉行クラウドをご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号 ]-[ 個人番号操作履歴 ] メニューで個人番号に関するログを参照出力できますログをファイルに出力できます操作日時や検索キーワードで絞り込みできます 4-17

給与奉行クラウド以外の奉行製品をご利用の場合 [ 社員情報 ]-[ 個人番号処理 ]-[ 個人番号操作履歴 ] メニューで個人番号に関するログを参照出力できます操作区分や社員番号などを絞り込んでログを確認する場合はチェックを付けますログをファイルに出力できます注意! 奉行製品の [ 個人番号操作履歴 ] メニューでは当サービスの履歴を参照することはできません奉行製品の個人番号に関する各メニューの履歴についてだけ確認することができます奉行製品と当サービスの両方のログを確認したい場合は当サービスの [ ログ参照 ] メニューをご利用ください 4-18

当サービスで参照出力する当サービスの [ ログ参照 ] メニューで認証ログ操作ログ個人番号操作ログメール送信ログを参照できます確認したいログを選択します単独のキーワードを入力します認証ログ操作ログ個人番号操作ログメール送信ログいつ誰が当サービスにログインしたのかを確認できますいつ誰がどのメニューで誰に対して操作を行ったのかを確認できますいつ誰が誰の個人番号データに対してどのような操作を行ったのかを確認できますいつ誰がどの利用者に対して何のメールを送信したのかを確認できます 4-19

[ 操作ログ ] ページでどの提出者に対して操作したのかを確認するには備考欄から表示しますボタンをクリックするとどの提出者に対して操作したのかが表示されます 4-20

[ ログ出力 ] メニューではログファイルを Excel 等に出力して確認できます [ ログ参照 ] メニューで確認できる認証ログ操作ログ個人番号操作ログメール送信ログがダウンロードできます出力したいログの種類を選択します日時の範囲を指定しますログファイルを開くためのパスワードを入力します画面にボタンが表示されますのでクリックしてダウンロードしますログファイルの作成が完了すると完了メールが送信されます 4-21