この章では 名刺管理の機能についてご案内しています アクセス履歴の確認 170 付箋の設定 173 新着の設定 175 名刺データのファイル出力 176 名刺データの管理 179 エクスポート権限の設定 183 共有範囲の設定 184
アクセス履歴の確認 アクセス履歴の確認 名刺データへのアクセス履歴を 日単位で確認または月単位でファイル出力できます 日単位の履歴を確認する 名刺データへの過去 1 ヵ月のアクセス履歴を 日単位で確認できます 1 名刺管理画面を表示し 名刺管理 アクセス履歴 の順にクリックします 名刺管理画面の表示方法 管理者メニューの画面説明 (P.18) アクセス履歴画面が表示されます 2 下の表のボタンをクリックし 履歴を確認する日付を選択します 前の日を表示します 次の日を表示します 日付 該当の日付を表示します 選択した日付の履歴が表示されます 一覧を並び替えるには 日時 ( 降順 ) に表示された一覧を 他の表示項目をクリックして並び替えることができます 操作者 名刺 No. 氏名 会社名 名刺所有者 操作 昇順に並び替えます 操作の種類順に並び替えます もう一度クリックすると 逆順になります 170
アクセス履歴の確認 月単位の履歴をファイル出力する 名刺データへの過去 1 年間のアクセス履歴を 月単位で CSV ファイル形式で出力します 1 アクセス履歴画面を表示し ファイル出力 ボタンをクリックします アクセス履歴画面の表示方法 日単位の履歴を確認する (P.170) 2 対象月 を選択し ダウンロード ボタンをクリックします 3 ファイルのダウンロード画面が表示されるので 任意の場所に保存します 4 保存したファイルを開くと その内容が画面に表示されます 日時操作操作者名刺 No. 氏名会社名名刺所有者元名刺所有者 アクセスが行われた日時が表示されます 行われた操作の内容が表示されます アクセスを行ったユーザーの名前が表示されます 名刺データの管理番号が表示されます アクセスが行われた名刺データの氏名が表示されます アクセスが行われた名刺データの会社名が表示されます アクセスが行われた名刺データの名刺所有者が表示されます 名刺の所有者変更の操作を行った場合 変更前の所有者が表示されます 所有者変更以外の操作の場合 空欄で表示されます 171
アクセス履歴の確認 MFP から登録された名刺データの場合 操作者は MFP と表示されます 172
付箋の設定 付箋の設定 スマートデバイス画面で 名刺データをグルーピングするための付箋を設定できます 付箋設定画面を表示する 付箋を設定するための画面は 以下の方法で表示します 1 名刺管理画面を表示し 名刺管理 付箋設定 の順にクリックします 名刺管理画面の表示方法 管理者メニューの画面説明 (P.18) 2 付箋設定画面が表示されます 付箋を設定する 付箋の名称と表示設定を設定します 1 付箋設定画面で 設定する付箋を選択して 変更 ボタンをクリックします 付箋設定画面の表示方法 付箋設定画面を表示する (P.173) 173
付箋の設定 2 必要事項を入力し 変更 ボタンをクリックします 名称 表示設定 付箋の名称を入力します スマートデバイス画面に表示するかどうか選択します 入力制限について 付箋の設定 (P.189) 正常に設定されると 完了画面が表示されます 3 OK ボタンをクリックします 設定が有効になります 4 さらに設定する場合は 1 ~ 3 の手順を繰り返します 174
新着の設定 新着の設定 登録された名刺データを 新着データとして表示させる日数を設定します 1 名刺管理画面を表示し 名刺管理 新着設定 の順にクリックします 名刺管理画面の表示方法 管理者メニューの画面説明 (P.18) 新着設定画面が表示されます 2 新着データとして表示させる日数を選択し 設定 ボタンをクリックします 正常に設定されると 完了画面が表示されます 3 OK ボタンをクリックします 設定が有効になります 175
名刺データのファイル出力 名刺データのファイル出力 名刺データのファイル出力が行えます 名刺データファイル出力画面を表示する 名刺データをファイル出力するための画面は 以下の方法で表示します 1 名刺管理画面を表示し 名刺管理 名刺データファイル出力 の順にクリックします 名刺管理画面の表示方法 管理者メニューの画面説明 (P.18) 2 名刺データファイル出力画面が表示されます 名刺情報をファイル出力する 条件を指定した名刺データを CSV 形式で出力します 1 名刺データファイル出力画面を表示し 名刺情報のデータ をクリックします 名刺データファイル出力画面の表示方法 名刺データファイル出力画面を表示する (P.176) 名刺データファイル出力 ( 名刺情報のデータ ) 画面が表示されます 176
名刺データのファイル出力 2 検索条件を指定し ファイル出力 ボタンをクリックします 名刺所有者 名刺 No.( 範囲指定 ) 会社名 氏名 付箋 登録日 チェック状態 削除状態 名刺所有者を入力します 検索対象とする名刺 No. の範囲を入力します 会社名を入力します 氏名を入力します 検索対象とする付箋を選択します 検索対象とする登録日の範囲を設定します 未チェックの名刺データを含むかどうか選択します 利用者機能で削除された名刺データを含むかどうか選択します 入力制限について 名刺データのファイル出力 (P.189) 3 ファイルのダウンロード画面が表示されるので 任意の場所に保存します 4 保存したファイルを開くと その内容が画面に表示されます 名刺 No. 氏名 ( 姓 ) 氏名 ( 名 ) 氏名読み ( 姓 ) 氏名読み ( 名 ) 社名 社名読み 所属 役職 電子メール 携帯 URL 名刺交換日 名刺所有者 備考 登録日 登録者 更新日 更新者 チェック済み 共有 利用者機能での削除 名刺 No. が表示されます 氏名 ( 姓 ) が表示されます 氏名 ( 名 ) が表示されます 氏名読み ( 姓 ) が表示されます 氏名読み ( 名 ) が表示されます 社名が表示されます 社名読みが表示されます 所属が表示されます 役職が表示されます 電子メールアドレスが表示されます 携帯電話番号が表示されます URL が表示されます 名刺交換日が表示されます 名刺所有者が表示されます 備考が表示されます 登録日が表示されます 登録者が表示されます 更新日が表示されます 更新者が表示されます チェック済みの場合は が表示されます 共有されている場合は が表示されます 利用者機能で削除された場合は 削除 が表示されます 177
名刺データのファイル出力 事業所名 (1) (1) 住所 (1) ( 都道府県 ) 住所 (1) ( 市区町村 ) 住所 (1) ( 番地 ) 住所 2(1) ( ビル名等 ) TEL(1) FAX(1) 経度 (1) 緯度 (1) 事業所名 (2) (2) 住所 (2) ( 都道府県 ) 住所 (2) ( 市区町村 ) 住所 (2) ( 番地 ) 住所 2(2) ( ビル名等 ) TEL(2) FAX(2) 経度 (2) 緯度 (2) 事業所名 (3) (3) 住所 (3) ( 都道府県 ) 住所 (3) ( 市区町村 ) 住所 (3) ( 番地 ) 住所 2(3) ( ビル名等 ) TEL(3) FAX(3) 経度 (3) 緯度 (3) 付箋 1 ~ 10 事業所名 (1) が表示されます 郵便番号 (1) が表示されます 住所 (1) の都道府県が表示されます 住所 (1) の市区町村が表示されます 住所 (1) の番地が表示されます 住所 2(1) のビル名等が表示されます 電話番号 (1) が表示されます FAX(1) が表示されます 経度 (1) が表示されます 緯度 (1) が表示されます 事業所名 (2) が表示されます 郵便番号 (2) が表示されます 住所 (2) の都道府県が表示されます 住所 (2) の市区町村が表示されます 住所 (2) の番地が表示されます 住所 2(2) のビル名等が表示されます 電話番号 (2) が表示されます FAX(2) が表示されます 経度 (2) が表示されます 緯度 (2) が表示されます 事業所名 (3) が表示されます 郵便番号 (3) が表示されます 住所 (3) の都道府県が表示されます 住所 (3) の市区町村が表示されます 住所 (3) の番地が表示されます 住所 2(3) のビル名等が表示されます 電話番号 (3) が表示されます FAX(3) が表示されます 経度 (3) が表示されます 緯度 (3) が表示されます 設定されている場合は が表示されます 付箋 1 ~ 10 のタイトルとして 付箋設定で登録した付箋の名称が表示されます 178
名刺データの管理 名刺データの管理 名刺データの参照 名刺所有者の変更 削除が行えます 名刺データ管理画面を表示する 名刺データを管理するための画面は 以下の方法で表示します 1 名刺管理画面を表示し 名刺管理 名刺データ管理 の順にクリックします 名刺管理画面の表示方法 管理者メニューの画面説明 (P.18) 2 名刺データ管理画面が表示されます 179
名刺データの管理 名刺データを参照する 1 名刺データ管理画面を表示し 検索条件を指定して 検索 ボタンをクリックします 名刺データ管理画面の表示方法 名刺データ管理画面を表示する (P.179) 名刺所有者 名刺 No.( 範囲指定 ) 会社名 氏名 付箋 登録日 チェック状態 削除状態 名刺所有者を入力します 検索対象とする名刺 No. の範囲を入力します 会社名を入力します 氏名を入力します 検索対象とする付箋を選択します 検索対象とする登録日の範囲を設定します 未チェックの名刺データを含むかどうか選択します 利用者機能で削除された名刺データを含むかどうか選択します 入力制限について 名刺データの管理 (P.190) 名刺データ一覧画面が表示されます 2 参照する名刺データの名刺 No. をクリックします 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します 削除された名刺データの場合氏名の右にアイコンが表示されます 一覧を並び替えるには更新日時 ( 降順 ) に表示された一覧を 他の表示項目をクリックして並び替えることができます 会社名 氏名 名刺所有者 名刺 No. 昇順に並び替えます 降順に並び替えます もう一度クリックすると 逆順になります 180
名刺データの管理 3 名刺データが表示されます 名刺の所有者を変更する 1 名刺データ一覧画面を表示し 所有者を変更する名刺データを選択して 所有者変更 ボタンをクリックします 名刺データ一覧画面の表示方法 名刺データを参照する (P.180) 全選択 解除 表示されている項目をすべて選択します 選択をすべて解除します 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します 2 新しい名刺所有者を選択し 変更 ボタンをクリックします 確認画面が表示されます ユーザーをグループで絞り込む グループ選択 でグループ名を選択すると 選択したグループに所属するユーザーのみが表示されます 所有者変更の履歴は 名刺管理 のアクセス履歴で確認できます 元所有者の変更履歴は 月単位の履歴ファイルで確認してください アクセス履歴については アクセス履歴の確認 (P.170) をご覧ください 181
名刺データの管理 3 OK ボタンをクリックします 4 OK ボタンをクリックします 設定が有効になります 名刺データを削除する 不要になった名刺データは 管理者が削除することができます 1 名刺データ一覧画面を表示し 削除する名刺データを選択して 削除 ボタンをクリックします 名刺データ一覧画面の表示方法 名刺データを参照する (P.180) 全選択 解除 表示されている項目をすべて選択します 選択をすべて解除します 前のページを表示します 次のページを表示します 数字 該当のページを表示します 2 削除してよければ OK ボタンをクリックします 一覧が表示されます 3 さらに削除する場合は 1 ~ 2 の手順を繰り返します 182
エクスポート権限の設定 エクスポート権限の設定 名刺データのエクスポートをユーザーに許可するかどうかを設定します エクスポート権限を設定する 1 名刺管理画面を表示し 名刺管理 エクスポート権限設定 の順にクリックします 名刺管理画面の表示方法 管理者メニューの画面説明 (P.18) エクスポート権限設定画面が表示されます 2 必要事項を選択し 設定 ボタンをクリックします エクスポートを許可する エクスポートを許可しない 名刺データのエクスポートをユーザーに許可します 名刺データのエクスポートをユーザーに許可しません 正常に設定されると 次手順のような画面が表示されます エクスポートを許可する を設定した 場合利用者のツール画面に 名刺データエクスポート が表示されます ツール機能の利用を許可していない場合 ツール画面が表示されません ツール機能の利用も許可するように設定してください ツール機能の利用を許可する 利用機能の設定 (P.52) 3 OK ボタンをクリックします 設定が有効になります 183
共有範囲の設定 共有範囲の設定 名刺データの共有範囲を設定します 共有範囲を設定する 1 名刺管理画面を表示し 名刺管理 共有範囲設定 の順にクリックします 名刺管理画面の表示方法 管理者メニューの画面説明 (P.18) 共有範囲設定画面が表示されます 2 必要事項を選択し 設定 ボタンをクリックします すべてのユーザー 所属するグループ 名刺データをすべてのユーザーで共有します 名刺データを所属するグループのメンバーで共有します 3 OK ボタンをクリックします設定が有効になります 184