参加者メニュー 全体の流れ ( 参加者 ) 日程調整一覧
10. 全体の流れ ( 参加者 ) < 参加者 > < 起案者 > 起案者にて日程調整の有無 あり Ⅰ. 起案者が参加者の日程調整をしたうえで 会議の予約を行う場合退院カンファレンスの判断 なし 1 カンファレンス内容を確認 回答 起案者より会議案内のメールを受信 院内スタッフの予定確認 カンファレンス参加者の日程調整 ホーム 又は 日程調整一覧 機能 日程確認 会議内容の確認 会議資料 ( ファイル ) の閲覧など 返信期日までに回答してください P35 起案者へ出欠の回答を返信 会議日程の確定及び日程確定 起案者より会議確定のメールを受信 会議開催案内 2 会議開催案内の通知 会議一覧 機能に自動的に会議の予定が登録される 会議当日に 会議参加 機能より会議に参加します Ⅱ. 起案者が参加者の日程調整を行わず 会議の予約のみ行う場合 起案者より会議確定のメールを受信 会議開催案内 3 会議開催案内の通知 会議一覧 機能に自動的に会議の予定が登録される 会議当日に 会議参加 機能より会議に参加します 2
11. 日程調整一覧 起案者からの回覧が確認できる機能です 起動方法下記の2つの方法があります Ⅰ. ホーム画面 起案者が回覧を作成すると 設定したメールアドレスにメールが届きます その回覧についての確認 回答を この 日程調整一覧 から行ってください Ⅰ. ホーム画面は回答期限後 7 日までの回覧しか表示されません Ⅱ. 日程調整一覧 画面では すべての回覧が確認できます Ⅱ. 日程調整一覧 画面 ホーム画面左のメニュー一覧の中から 参加者メニュー 内の 自分のスケジュールを回答する をクリックします 3
11-1. 日程調整一覧 _ 日程調整一覧 機能 こんなときは? 日程調整一覧 機能 こんなときは? 回覧を検索したい P39へ 回覧を確認したい P41へ 回覧に回答したい P41へ 回答を編集したい P41へ 4
11-2. 日程調整一覧 _ 回覧の一覧 画面説明 Ⅰ. ホーム画面 1 カンファレンス内容が表示されています 新着の回覧にはのマークがついています このマークは 回覧に回答するか 3 日経つと表示されなくなります 1 2 3 4 5 6 2 自分が起案者として作成した回覧の状態を表示します 3 起案者から送られてきた回覧に対して自分の回答状況が表示されます 4 回覧を作成した人が表示されます 5 回覧の回答期限が表示されます 回答期限を過ぎると 赤字で表示されます 注意回答期限内に回答するようにしてください 回答期限後も回答可能です 6 回覧の作成日が表示されます 5
11-2. 日程調整一覧 _ 回覧の一覧 Ⅱ. 日程調整一覧 画面 1. ホーム画面左のボタンの中から 参加者 をクリックし 自分のスケジュールを回答する を開きます 用語説明 未回答の回覧 起案者から届いた回覧に対してまだ回答していない回覧 回答済の回覧 起案者から届いた回覧に対して回答した回覧 2. 以下の画面が開きます 回覧の一覧より 起案者からの回覧を確認します 作成した回覧 自分が起案者となり作成した回覧 検索欄 回覧の一覧 起案者から送られてきた回覧は 未回答の回覧 回答済の回覧 の 2 つのタブに分かれています 起案者に回答するときは 未回答の回覧 回答を修正するときは 回答済の回覧 タブより回覧を選択してください 注意回答期限内に回答するようにしてください 回答期限後も回答可能です 6
11-3. 日程調整一覧 _ 回覧の検索 操作手順 1. ホーム画面左のメニュー一覧の中から 参加者メニュー 内の 日程調整一覧 の画面を開きます 検索 回覧の一覧 2. 回覧の一覧より検索したい区分選択します 回覧の一覧 3. その上で検索欄より検索します 検索欄 4. 利用目的 を 全て 退院カンファレンス 汎用 より選択します 用語説明 汎用 退院前カンファレンス以外での Web 会議利用 7
11-3. 日程調整一覧 _ 回覧の検索 5. 入力した内容で検索します 検索項目すべてを入力しなくても 検索をしたい項目を入力するだけで検索が可能です ボタン クリックすると 回覧の一覧に該当の回覧が表示されます ボタン 入力した検索項目がクリアされ 初期表示に戻ります 8
11-4. 日程調整一覧 _ 回覧の確認 回答 操作手順 1. ホーム画面の 日程調整一覧 から 回答する回覧を選択します メニュー一覧から 日程調整一覧 の画面を開いても 同様の操作ができます クリック 2. 会議の詳細 日程調整確認 画面が開きます 会議の内容が確認できます 1 患者情報が表示されます ( 利用目的 が 退院前カンファレンス の場合 ) 1 2 作成者 作成日時 回答期限日時 が表示されます 2 5 8 3 4 5 6 7 3 カンファレンス内容 が表示されます 4 連絡内容 が表示されます 5 添付ファイル の閲覧ができます 6 出欠を で回答します 7 コメントを入力します 返信欄にコメントとして表示されます 8 入力した内容で日程回答します 9
11-4. 日程調整一覧 _ 回覧の確認 回答 操作手順 9 他の参加者の出欠状況が候補日単位で表示されます 10 他の参加者の回答状況が表示されます 返信時のコメントも表示されます 9 10 10
11-5. 日程調整一覧 _ 補足 補足 -1 参加者は 起案者から案内がきた会議に新たに参加者を追加することもできます 参加者を追加したい会議の詳細画面 日程調整確認 の 参加者追加 ボタンより追加します 詳細は P55 をご参照ください 注意参加者は 自施設のメンバーのみ参加者の追加ができます 他施設のメンバーを追加することはできません 注意会議開始 30 分前からは参加者追加はできません 参加者追加 ボタンも表示されなくなります 補足 -2 起案者によって削除された回覧は 詳細画面を開くと以下のように表示されます 回覧が削除されても 複製 ファイル管理 ( 新規作成 ) ボタンはそのまま使うことができます 11
起案者 参加者共通メニュー 会議一覧 会議参加 参加者追加 お気に入り ファイル共有 会議参加者数表示 12
12. 会議一覧 自分の参加する会議の一覧を確認できる機能です 起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から 会議日時を確認する をクリックします ホーム画面にも 週表示 で 会議一覧 が表示されています 2. 会議一覧 の画面が表示されます 13
12. 会議一覧 操作手順 1. 表示区分を 日表示 週表示 月表示 一覧 の 4 つから選択します 初期設定では 一覧 で表示されています 2. 表示区分をクリックすると 下に表示される会議の一覧画面が切り替わります 14
12. 会議一覧 画面説明 Ⅰ. 表示区分 1. 一覧 表示 1 1 会議ごとに 日付 開始時刻 終了時刻 利用目的 カンファレンス内容 連絡内容 作成者 参加者 が表示されます 2 2 詳細 を開くと会議の詳細が確認できます 詳しくは P4 9 をご参照下さい 2. 月表示 3 3 表示したい月を選択できます 4 5 4 会議の予定をクリックすると その会議の詳細画面が開きます 詳細は P49 をご参照ください 5 をクリックすると日付を指定して 会議開催案内 の画面を開くことができます 詳細は P29 をご参照ください 15
12. 会議一覧 3. 週表示 7 6 8 6 表示したい週を選択できます 7 会議の予定をクリックすると その会議の詳細画面が開きます 詳細は P49 をご参照ください 8 をクリックすると日付を指定して 会議開催案内 の画面を開くことができます 詳細は P29 をご参照ください 4. 日表示 10 9 9 表示したい日を選択できます 10 会議の予定をクリックすると その会議の詳細画面が開きます 詳細は P49 をご参照ください 16
12. 会議一覧 Ⅱ. 会議の詳細画面 11 12 11 会議の取消ができます 取消 をクリックすると 自動で参加者全員に会議取消のメールが配信され 会議一覧 からも予定が削除されます 注意一度取消をすると元には戻せません 12 参加者を追加できます 詳細は P55 をご参照ください 注意参加者の削除はできません 注意会議開始 30 分前からは参加者追加はできません 参加者追加 ボタンも表示されなくなります 取消 は 自分が起案者の会議の詳細画面にのみ表示されます 参加者として参加する会議の詳細画面には表示されません 過去の会議の詳細画面には のボタンは表示されません 17
13. 会議参加 会議当日に会議に参加できる機能です 起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から 会議に参加する をクリックします 会議開始の 30 分前から入室できます 会議開始の 30 分前から 会議に参加する のボタンがクリックできるようになります 普段はクリックできません 2. 会議参加 の画面が表示されます 18
13-1. 会議参加 _ 入室 操作手順 1. 会議内容を確認します 会議内容は 患者情報 ( 利用目的 : 退院前カンファレンス の場合 ) アジェンダ 参加者 が表示されます 用語説明アジェンダ 会議の議題 2. 会議資料を確認します ファイル共有画面へ ボタンをクリックすると ファイル共有 の画面が開きます 会議に必要な資料が閲覧できます ファイル共有 の使い方は P62 をご参照ください フォルダ選択は自動では行われません 該当フォルダを手動で選択し ファイル参照等を行ってください 19
13-1. 会議参加 _ 入室 3. 会議に参加します 会議画面へ ボタンをクリックします 4. meetingplaza の画面が開きます 会議に参加 ボタンをクリックします 5. 会議画面が開き 会議に参加できます 20
13-2. 会議参加 _ 退室 操作手順 1. 退室する際は 閉じる ボタンで閉じてください 2. 会議参加 画面の 閉じる ボタンをクリックすると 遠隔カンファレンスシステムのホーム画面に戻ります 21
13-3. 会議参加 _ 会議参加時間について 会議参加時間について 1 会議開始時間の 30 分前から会議終了時間後の 60 分間まで 会議予定時間内は何度でも入退室が可能です 2 会議終了時間を過ぎ 延長で会議を行った場合は 6 時間までは強制終了されることなく会議が行えます 6 時間を過ぎ会議を行っている場合 0 時 6 時 12 時 18 時のタイミングで強制終了されます ( 最長 12 時間まで会議が可能です ) 3 1 時間以上の会議延長後 全員が退室した場合は 会議終了とし再入室はできなくなります 利用できない時間帯 : システムメンテナンスの為 AM2 時 ~AM4 時の間は利用できません ( 会議を行っていても 強制終了となりますのでご注意ください ) 例. 会議予定時間が 11 時 ~14 時の場合 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 会議予定時間 22 23 24 1 強制終了 入室可能時間 延長時間 (6 時間 ) 延長時間 (+α ) 1 会議開始時間の 30 分前 会議終了時間後の 60 分間 会議予定時間内は何度でも入退室が可能です 3 全員退室した場合 再入室不可です 例. 会議予定時間が 18 時 ~21 時の場合 ( システムメンテナンスの為 2 時で強制終了がかかります ) 17 18 19 20 21 22 23 24 1 2 3 4 5 6 7 会議予定時間 入室可能時間 システムメンテナンス強制終了 延長時間 (6 時間 ) 22
14. 参加者追加 参加者を追加できる機能です 操作手順 1. 登録 編集 をクリックします フォルダの開き方 をクリックすると フォルダが開きます 2. 以下の画面が開きます その中に子フォルダが作成されている場合は さらにをクリックしていくと 登録されているメンバーが表示されます 3. 検索機能 Ⅰ を使うか 一覧 Ⅱ または お気に入り Ⅲ から参加者を選択します Ⅰ でフォルダを閉じます Ⅱ Ⅲ 23
14. 参加者追加 Ⅰ. 検索機能 Ⅰ-1. 施設名 利用者名 メールアドレス より検索ができます 検索項目を入力し 検索をします クリア ボタンをクリックすると 入力した検索項目がクリアされ 初期表示に戻ります Ⅰ-2. 検索対象者が入っているフォルダだけ開くことができ その対象者のみ表示されます 検索対象者が入っていないフォルダも表示はされますが フォルダは開きません Ⅱ. 一覧 一覧 をクリックします 下に参加者のフォルダの一覧が表示されます Ⅲ. お気に入り お気に入り をクリックします 登録してあるお気に入りのフォルダの一覧が表示されます 用語説明 お気に入り よく会議を開くメンバー等 参加者リストの雛形が登録できる機能です 登録方法は P59 をご参照ください 24
14. 参加者追加 4. 参加者に追加したい人にチェックを入れます ( 全てをチェックする ) にチェックを入れると そのフォルダの人すべてにチェックが入ります 5. チェックが入った状態で 参加者に追加 をクリックすると 画面右側に参加者が追加されます 追加 6. をクリックすると 参加者のリストから削除できます 7. 参加者を確定します ボタン 参加者が確定できます ボタン 内容が保存されないまま 日程調整起案 の画面に戻ります 注意参加者を確定した後に 参加者の削除はできません 25
15. お気に入り よく会議を開くメンバー等 参加者リストの雛形が登録できる機能です 起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から お気に入り をクリックします 2. お気に入り の画面が表示されます 26
15-1. お気に入り _ 新規登録 操作手順 1. お気に入りのグループを作成します 新規登録 をクリックします 2. 登録画面が開きます 状態 を選択 名称 を入力します 1 入力は必須です 1 2 用語説明 有効 参加者追加 をする際に お気に入り の一覧に表示されます 無効 参加者追加 をする際に お気に入り の一覧に表示されません 3. 参加者 を登録します 有効 無効 はあとで変更できます 2 入力は必須です 3 3 登録方法の詳細は P55 をご参照ください 27
15-1. お気に入り _ 新規登録 4. 入力した内容でお気に入りグループを登録します ボタン お気に入りグループが登録できます ボタン 入力した内容が保存されないまま お気に入り設定 の画面に戻ります 5. お気に入りグループが登録され 作成したお気に入りグループが一覧に表示されます 28
15-2. お気に入り _ 編集 操作手順 1. 編集したいお気に入りグループを選択します 2. 選択したお気に入りグループの詳細画面が開きます 編集する場合は 編集 ボタン 削除する場合は 削除 ボタンをクリックします ボタン 状態 名称 の変更や 参加者の編集ができます ボタン 選択したお気に入りグループを削除します 3. 編集 ボタンをクリックすると編集画面が開き 状態 名称 と 参加者 の編集ができます 編集した内容でよければ更新 ( 保存 ) します 詳細は P55 をご参照ください ボタン 編集した内容が更新できます ボタン 編集した内容を保存せずに お気に入り設定 の画面に戻ります 参加者 は追加と削除ができます 29
16. ファイル共有 ファイルの共有 閲覧ができる機能です 起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から 共有ファイルを登録 参照する をクリックします 2. ファイル共有 画面が開きます 検索欄 ファイルの検索ができます フォルダにファイルを追加したり 削除したりできます フォルダ欄 ファイル欄 フォルダの追加 編集ができます 30
16-1. ファイル共有 _ ファイル共有機能 こんなときは? ファイル共有機能 こんなときは? フォルダ ファイルを閲覧したい P64へ 検索したい P65へ フォルダを追加したい P66へ ファイルを追加したい P69へ 子フォルダを追加したい P70へ フォルダを編集 削除したい P71へ ファイルを削除したい P72へ 31
16-2. ファイル共有 _ フォルダの閲覧 操作手順 1. フォルダ欄より 見たいフォルダをクリックします クリック フォルダ欄 2. そのフォルダの中にファイルが登録されていれば ファイル欄にファイルが表示されます ファイル欄 3. そのフォルダの 利用目的 が 退院前カンファレンス であれば 登録された 患者情報 が下に表示されます 32
16-3. ファイル共有 _ フォルダの検索 操作手順 1. 検索欄より検索します 検索欄 2. 利用目的 を 全て 退院カンファレンス 汎用 より選択します 用語説明 イベント番号 キビタン健康ネットのイベント番号 用語説明 汎用 退院前カンファレンス以外での Web 会議利用 3. 検索項目を入力し 検索をします 利用目的 が 全て または 汎用 の場合は フォルダ名 フォルダ作成者 より検索ができます 利用目的 が 退院前カンファレンス の場合は すべての検索項目より検索ができます ボタン クリックすると フォルダ欄に該当のフォルダが表示されます ボタン 入力した検索項目がクリアされ 初期表示に戻ります 検索されるのは親フォルダだけです 子フォルダは検索できません 33
16-4. ファイル共有 _ フォルダの新規作成 操作手順 1. フォルダ欄の フォルダ追加 をクリックします フォルダ欄 2. ファイル共有 ( 新規作成 ) 画面が開きます 34
16-4. ファイル共有 _ フォルダの新規作成 3. 患者情報 を入力します 35
16-4. ファイル共有 _ フォルダの新規作成 5. フォルダ名 を入力します 入力は必須です 6. フォルダを閲覧できるメンバー ( 参加者 ) を選択します 参加者の登録方法は P55 をご参照ください 7. 入力した内容でフォルダを作成します ボタン クリックするとフォルダが作成されます ボタン 内容が保存されないまま ファイル共有 の画面に戻ります 36
16-5. ファイル共有 _ ファイルの追加 操作手順 1. フォルダ欄より ファイルを追加したいフォルダを選択します クリック フォルダ欄 2. ファイル欄の ファイル追加 をクリックします クリック ファイル欄 3. 以下の画面が開きます 4. 参照 をクリックし 追加したいファイルを選択します 5. フォルダにファイルを追加します ボタン 該当のフォルダにファイルが登録されます ボタン ファイルが登録されないまま ファイル共有 の画面に戻ります 37
16-6. ファイル共有 _ 子フォルダの追加 操作手順 1. フォルダ欄より 子フォルダを追加したいフォルダを選択した上で 子フォルダ追加 をクリックします クリック 既存のフォルダ ( 親フォルダ ) 内に新しくフォルダ ( 子フォルダ ) が作成できます フォルダ欄 2. 以下の画面が開きます フォルダ名 を入力します 3. 子フォルダを作成します ボタン クリックすると子フォルダが作成されます ボタン クリックすると内容が保存されないまま ファイル共有 の画面に戻ります 38
16-7. ファイル共有 _ フォルダの編集 操作手順 1. フォルダ欄の編集したいフォルダを選択した上で 編集 をクリックします クリック フォルダ欄 2. 以下の画面が開き フォルダ名 の編集と 参加者 の追加ができます 参加者の登録方法は P55 をご参照ください 作成者以外が参加者を追加する場合は 同じ施設のユーザのみ追加ができます 3. 編集した内容を登録します ボタン 編集した内容を登録できます ボタン 編集した内容が保存されないまま ファイル共有 の画面に戻ります 注意参加者の削除はできません 誤って フォルダを参照されたくない人を参加者に追加してしまった場合は フォルダを一度削除し 再度フォルダを作り直してください 4. フォルダを削除する場合は 削除する ボタンから削除します ボタン フォルダが削除されます 注意親フォルダを削除した場合 その中に作成した子フォルダおよびファイルも一緒に削除されます デスクトップ等にファイルを退避させてから削除してください 39
16-8. ファイル共有 _ ファイルの削除 操作手順 1. 削除したいファイルを選択した上で 削除 ボタンをクリックします ファイルが削除されます クリック 40
17. 会議参加者数表示 会議予約状況の確認ができる機能です 起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から 会議参加者数を表示 をクリックします 2. 会議参加者数表示 画面が開きます 41
17-1. 会議参加者数表示 _ 参加状況 参加可能数表示切替 操作手順 1. 表示欄より表示したい情報を切り替えます 当月の情報がカレンダ形式で各時間帯ごとに表示されます 1 1 参加者数表示を 参加状況 参加可能数 で切り替えることができます 参加状況 会議に参加している人数を表示します 参加可能数 会議に参加できる人数を表示します 2. 閉じる ボタンで画面を閉じます 参加可能数 算出式 会議を同時に参加できる人数 に表示されている人数から 参加状況 選択時に表示されて 2 42