カイポケ住まい初期設定マニュアル

カイポケ住まい初期設定マニュアル Ver1.13 2016/8/29

目次 1. 基本情報の登録 P3 初期設定の前に P4 住宅事業所の登録 P5 住まいサービスの無料体験契約 P7 職員情報の登録 P8 利用者情報の登録 P12 2. 住まい情報の登録 P14 家賃情報の登録 P15 居室情報の登録 P16 初期データ登録サポート P18 保険内 保険外 ( 自費 ) サポート登録 P19 3. 住まいサービスの初期設定 P20 カイポケ住まい を使ってみる P21 居室と利用者の紐付け登録 P22 月次シフトの設定 P23 住宅固定業務のシフト設定 P24 記録の設定 P25 職員の権限設定 P27 2

1. 基本情報の登録 1. 基本情報の登録 2. 住まい情報の登録 3. 住まいサービスの初期設定

CopyrightSMSCO.,LTD 4 初期設定の前に はじめにご確認ください ログインするアカウントの権限によって 利用できる機能が異なります 初期設定を行う前に 1~4 をご確認ください 枠に囲まれているリンクがクリックできるとき 手続きを行えます リンクがクリックできない または表示できないときは 管理者にお問合せください 4 1 2 3 住宅事業所の登録を行う場合住まいサービスの無料体験契約を行う場合職員情報の登録を行う場合利用者情報の登録を行う場合 1をご確認ください 2をご確認ください 3をご確認ください 4をご確認ください

1-1. 住宅事業所の登録 1/2 1-1 1-2 1-3 1-4 高齢者住宅の登録 1 ログイン画面にアクセス 2 レセプトの 自社情報 をクリック https://r.kaipoke.biz/kaipokebiz/login/com020102.do パスワードはメールで通知します 3 拠点を選択して新規追加 4 住宅情報の登録 CopyrightSMSCO.,LTD 5

1-1. 住宅事業所の登録 2/2 1-1 1-2 1-3 1-4 高齢者住宅の登録 5 事業所情報の登録 6 住宅情報の登録が完了 事業所名はサービス付き高齢者住宅の名称を推奨します *1: 拠点名称が住宅の名称でない場合 住宅の事業者番号にはランダムの英数字が表示されますが 会員様の請求など 業務には影響しません *2: 拠点名称の変更完了 変更画面 より変更下さい ( 住まいサービスの画面に表示されます ) CopyrightSMSCO.,LTD 6

1-2. 住まいサービスの無料体験契約 1-1 1-2 1-3 1-4 運営する高齢者住宅の情報を登録 1 レセプトの 契約情報 をクリック 2 契約情報を追加 契約手続きを行わないと居室や利用者などの管理ができません 3 契約手続きを行う をクリック 4 契約手続きの完了 月額料金 ( 税抜 ) が表示されておりますが通常 2 ヶ月の無料体験期間は付与されてます 契約状態が契約中になりましたら 各機能がご利用いただけます 契約手続き後 カイポケで承認手続きを行います CopyrightSMSCO.,LTD 7

1-3-1. 職員情報の登録 1-3 1-1 1-2 1-4 新規職員の登録 1 レセプトの 職員情報 をクリック 2 職員情報を追加 3 レセプトの ユーザー情報 をクリック 4 職員のユーザ ID 権限を設定 スーパーユーザー以外の職員が表示されますスーパーユーザーを追加する場合はお問合せ下さい ユーザ ID 登録後 再度 3 でユーザ ID 選択して 操作対象情報 を設定することも可能です CopyrightSMSCO.,LTD 8

1-3-2. 職員情報の登録 1-3 1-1 1-2 1-4 既存職員が住宅サービスでも業務をする場合 1レセプトの 職員情報 をクリック 2 契約した 住宅 にチェック 3 レセプトの ユーザー情報 をクリック 4 職員のユーザ ID 権限を設定 スーパーユーザー以外の職員が表示されますスーパーユーザーを追加する場合はお問合せ下さい ユーザ ID 登録後 再度 3 でユーザ ID 選択して 操作対象情報 を設定することも可能です CopyrightSMSCO.,LTD 9

CopyrightSMSCO.,LTD 10 1-4. 利用者情報の登録 1-1 1-2 1-3 1-4 被保険者証情報に 他社の事業者ならびにケアマネを登録する場合 他社の居宅介護支援事業者やケアマネを登録しない場合は このページを飛ばして進んでください すでに他社事業所や他社ケアマネが登録済みの方は 手順 1~3 を飛ばして手順 4 へお進みください 1 住宅以外の事業所を選択 2 他社事業所 または 他社ケアマネ情報 を選択 3 他社事業者 他社ケアマネ情報を登録

CopyrightSMSCO.,LTD 11 1-4. 利用者情報の登録 1-1 1-2 1-3 1-4 被保険者証情報に 他社の事業者ならびにケアマネを登録する場合 他社の居宅介護支援事業者やケアマネを登録しない場合は このページを飛ばして進んでください 4 管理用の画面へ クリック 5 他社事業所 または 他社ケアマネ情報 を選択 6 住宅 をチェックし 登録する

1-4-1. 利用者情報の登録 1-1 1-2 1-3 1-4 新規利用者の登録 1 レセプト 住宅事業所 利用者情報 2 利用者を追加 被保険者証情報の以下の項目に選択肢が表示されない場合 居宅介護支援事業所 担当ケアマネージャー 地域包括支援センター 被保険者証情報に 他社の事業者ならびにケアマネを登録する場合 をご確認ください 3 拠点内全事業所への台帳反映設定 3 対象事業所の一部変更 OK 併設する介護事業所にも利用者登録したい場合キャンセル 介護事業所の利用者登録が不要の場合 CopyrightSMSCO.,LTD 12

1-4-2. 利用者情報の登録 1-1 1-2 1-3 1-4 登録済の利用者が住宅入居している場合 1 管理用の画面へ から 利用者情報 2 利用者を選択後 変更する をクリック 3 登録先選択 で住宅事業所にチェック この設定をしないと居室との紐付け (3-1) が設定できません住宅事業所を選択した状態で 台帳管理 > 利用者情報 を表示して確認ができます この後の画面で 登録する をクリックしたら完了です CopyrightSMSCO.,LTD 13

2. 住まい情報の登録 1. 基本情報の登録 2. 住まい情報の登録 3. 住まいサービスの初期設定

2-1. 家賃情報の登録 2-1 2-2 2-3 2-4 家賃情報の登録 エクセルのデータをいただければ簡単に初期データの登録が可能です (2 ー 3 章参照 ) 1 住宅事業所の台帳画面で 家賃情報 を選択 2 家賃情報を入力 *1: コピーして登録画面へ *2: 登録内容の変更 確認画面で 登録する をクリックしてください 登録した家賃情報に対して 一部変更して登録ができます 登録した家賃情報をクリックして 変更ができます CopyrightSMSCO.,LTD 15

2-2-1. 居室情報の登録 2-1 2-2 2-3 2-4 居室情報の登録 エクセルのデータをいただければ簡単に初期データの登録が可能です (2 ー 3 章参照 ) 1 住宅事業所の台帳画面で 家賃情報 を選択 2 家賃情報を入力 2-1 で登録した 家賃情報が表示されます *1: コピーして登録画面へ *2: 登録内容の変更 確認画面で 登録する をクリックしてください 登録した居室情報に対して 一部変更して登録ができます 登録した居室情報をクリックして 変更ができます CopyrightSMSCO.,LTD 16

2-2-2. 家賃 居室情報の変更 2-1 2-2 2-3 2-4 家賃 居室情報の変更 家賃 居室情報で利用者に紐づいている場合 変更を行うと修正方法の画面が表示されます 1 家賃または居室情報の修正方法を選択 登録した内容が住まい画面に反映 家賃等の改定を行う場合 誤った家賃等を修正する場合 履歴マークが表示されます 履歴マークが表示されません 変更した居室情報に対して 履歴が作成されます 変更した居室情報に対して 履歴が作成されません CopyrightSMSCO.,LTD 17

CopyrightSMSCO.,LTD 18 2-3. 初期データ登録サポート 2-1 2-2 2-3 2-4 初期データ登録サポート 家賃情報と居室情報の登録をカイポケが行います お申し込みの流れは下記をご確認ください 家賃の設定 家賃を登録する 共益費を登録する 住宅サービス費を登録する 居室の設定 居室を登録する 居室に家賃を設定する 入居者の設定 居室に利用者を設定する 住まいスタート! 初期データ登録サポートでは 家賃と居室の記入をします 入居者の設定は 入居者情報画面で行うため ここでの記入は不要です 1 お申し込み 日程決めお電話 (0120-560-029) で 住まいの初期データ登録の件 とお伝えください ここで 初期データを登録する日を決定します 2 申込書 登録用エクセル送付カイポケから FAX で申込書を BIZ メール宛に登録用エクセルを送付します 入力内容などはエクセルをご確認の上 登録日までに入力をお願いします お客様 3 データ入力後 申込書を返信登録日までに FAX で記入済の申込書をご返信ください 4 データ登録後 完了報告データ登録後 お客様のお電話 BIZ メールに完了報告を差し上げます また FAX で検収書を送付します 5 検収書の返却登録されてあるデータをご確認いただいた後 FAX で検収書をご返却ください カイポケ

CopyrightSMSCO.,LTD 19 2-4. 自費サービス登録 2-1 2-2 2-3 2-4 自費サービス登録 高齢者住宅を運営する上で提供する 介護保険以外の有料サービスを登録できます介護保険に関するサービス登録は レセプト画面のマニュアルをご参照下さい 1 住宅事業所の台帳管理で 保険外サービス情報 を選択 2 自費サービス情報を登録 保険外サービス名に日付をあわせて入力すると適用期間を簡単に把握することができます 3 自費サービスの登録が完了 登録した内容が住まい画面で選択可能 日次シフト画面の自費サービス記録画面の食費連携設定請求画面の自費登録

3. 住まいサービスの初期設定 1. 基本情報の登録 2. 住まい情報の登録 3. 住まいサービスの初期設定

３ カイポケ住まい を使ってみる カイポケ住まい を使ってみる 住宅業務をご支援する カイポケ住まい サービスは サイトトップの 住まい アイコンからご利用いただけます ① カイポケ住まい サービスを開く 1.レセプト右上部の サイトトップへ をクリック 2. 高齢者向け住宅 をクリック 3. 住まい アイコンをクリック ② カイポケ住まい TOP画面 ここでは 基本設定 台帳管理 の初期登録をご説明します 職員シフト 記録 請求 は 説明書 をご覧下さい 画面上部のアイコンを押すと簡単に不明点が確認できます 簡単ナビ 各画面の簡単な使い方をナビゲーション 説明書 住まいサービス全体の説明書をダウンロード カイポケ住まいTOP画面イメージ CopyrightSMSCO.,LTD 21

CopyrightSMSCO.,LTD 22 3-1. 居室への利用者の登録 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 カイポケ住まい サービスに入居者を登録 1 台帳管理の 入居者情報 を選択 2 入居者を登録 請求の支払月を設定してください 2-2 で設定した居室番号が表示されます 入居者を登録する居室をクリックしてください 1-4 で設定した利用者が表示されます 3 入居者の登録が完了 登録した内容が住まい画面で選択可能 記録画面に表示 請求の管理 請求書発行が可能

CopyrightSMSCO.,LTD 23 3-2. 月次シフトの設定 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 月次シフトの設定 1 シフト法人設定で法人設定 勤務体系を登録 2 シフト職員設定で職員ごとのシフトを選択 1 で設定した勤務体系が表示されます 設定した内容が月次シフト画面で選択可能 1 で設定した勤務体系が表示されます 2 で設定した職員のシフトを選択し 反映することができます

CopyrightSMSCO.,LTD 24 3-3. 住宅固定業務のシフト設定 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 固定業務のシフト設定 担当職員未定の定期業務を登録しておくことで 日々の職員の割り当て作業がより便利にご利用いただけます 1 サービス予定 画面で定期業務を登録 2 完了 登録したサービス予定が表示されます 登録した内容が日次シフトに反映 本日の業務を担当する職員に業務を割り当てることができます

3-4-1. 記録の設定 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 基本設定 記録設定でカイポケタブレット ( 通 ) への連携や 項目のカスタマイズを行います 1 連携設定 2 表示列設定 項目設定 連携設定をすると 昼食の食事 水分量 バイタル をカイポケタブレット ( 通 ) に保存することができます 登録した内容が記録画面に反映 1 により食事 バイタルで連携可能に 2 の設定で各画面が利用可能 CopyrightSMSCO.,LTD 25

3-4-2. 記録の設定 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 食事費用連携設定 食費連携設定を行うことで 食事記録と請求を連動させることができます 1 追加 をクリック 2 食費の連携情報を設定する 2-4 で設定した保険外サービスで 課金単位が 1 回の内容が表示されます 登録した内容が請求画面に反映 主食 副食などの項目に入力し 保存します 保存した記録の日付に請求情報が追加されます CopyrightSMSCO.,LTD 26

CopyrightSMSCO.,LTD 27 3-5. 職員の権限設定 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 職員権限設定 職員ごとに 機能の適切な更新権限を設定することができます 1 職員権限設定 をクリック 2 職員の権限を設定する 以下のユーザーに表示されます スーパーユーザー 職員権限設定画面にて許可された一般ユーザー ( 初期状態では一般ユーザーに表示されません ) ワンクリックで権限を変更できます *1: 操作不可 の機能は表示されません *2: コピー でより楽に設定できます 1 コピー をクリック 3 権限がコピーされます 2 コピー先をチェック 例 : 帳票ダウンロード が操作不可の場合画面の上メニューから 帳票ダウンロード が表示されなくなります

カイポケ住まいを是非ご利用下さい!