サイボウズ ユーザーズマニュアル 2014 年 2 月 23 日 ( 月 )
目 次 1. はじめに... 6 1-1. 本マニュアルについて... 6 1-2. 個人設定の注意点... 6 1-3. 基本的な操作... 6 1-3-1. 画面の更新... 6 1-3-2. ユーザーの選択... 6 1-3-3. 書式編集の使い方... 7 1-3-4. ファイルの添付... 8 2. ログイン ログアウト... 10 2-1. ログイン... 10 2-2. ログアウト... 10 3. トップページ... 11 3-1. アイコン... 12 3-2. インフォメーション... 12 3-3. スケジュール... 13 3-4. ToDo リスト... 14 3-5. カレンダー... 15 3-6. 最新情報... 16 4. メッセージ... 17 4-1. 初期設定... 17 4-1-1. 振り分け保存の設定... 17 4-1-2. 更新通知の設定... 17 4-2. 基本操作... 17 4-2-1. メッセージを閲覧する... 17 4-2-2. メッセージを送信する... 20 4-2-3. メッセージを返信する ( コメントする )... 22 4-2-4. メッセージを削除する... 28 4-2-5. メッセージを転送する... 32 4-2-6. メッセージを再利用する... 33 4-3. 便利な機能... 35 4-3-1. メッセージのフォルダの設定... 35 4-3-2. 振り分け機能... 40 4-3-3. メッセージの検索... 45 4-3-4. メッセージの移動... 46 4-3-5. メモの使用... 47 4-3-6. メッセージのファイル出力... 49 4-3-7. メッセージの更新通知の設定... 50 4-3-8. 宛先ユーザーの予定を登録 確認する... 51
4-3-9. 宛先ユーザーを My グループに追加する... 53 4-3-10. ToDo に登録する... 54 5. スケジュール 施設予約... 55 5-1. スケジュールの種類... 55 5-1-1. 予定の種類... 55 5-2. 予定の背景色... 60 5-3. 基本操作... 61 5-3-1. スケジュール 施設予約を閲覧する... 61 5-3-2. スケジュール 施設予約を登録する... 68 5-3-3. スケジュール 施設予約を変更する... 83 5-3-4. スケジュール 施設予約を削除する... 86 5-3-5. 予定に参加する 抜ける... 89 5-3-6. スケジュール 施設予約を再利用する... 91 5-4. 便利な機能... 93 5-4-1. スケジュール 施設予約の印刷... 93 5-4-2. スケジュール 施設予約から My グループに追加する... 99 5-4-3. スケジュール 施設予約の詳細画面から日表示を見る... 100 5-4-4. スケジュール 施設予約の詳細画面から週表示を見る... 101 5-4-5. スケジュール 施設予約からメッセージを送る... 102 5-4-6. スケジュール 施設予約のコメント... 104 5-4-7. スケジュール 施設予約の検索... 105 5-4-8. スケジュール 施設予約のデータ書き出し... 108 5-5. スケジュール 施設予約の更新通知の設定... 110 6. 電話メモ... 111 6-1. 基本操作... 111 6-1-1. 電話メモを閲覧する... 111 6-1-2. 電話メモを登録する... 113 6-1-3. 電話メモを変更する... 114 6-1-4. 電話メモを削除する... 114 6-2. 便利な機能... 115 6-2-1. 電話メモからグループの予定を表示する... 115 7. ToDo リスト... 116 7-1. 初期設定... 116 7-1-1. ToDo リストのカテゴリを追加する... 116 7-2. 基本操作... 116 7-2-1. ToDo リストを閲覧する... 116 7-2-2. ToDo を登録する... 118 7-2-3. ToDo を変更する... 119 7-2-4. ToDo を完了させる... 119 7-2-5. ToDo の完了を取り消す... 120
7-2-6. ToDo を削除する... 120 7-3. 便利な機能... 123 7-3-1. ToDo の検索... 123 7-3-2. ToDo と他のアプリケーションとの連携... 126 7-4. ToDo リストのカテゴリの設定... 130 7-4-1. ToDo リストのカテゴリを追加する... 130 7-4-2. ToDo リストのカテゴリを変更する... 131 7-4-3. ToDo リストのカテゴリを削除する... 132 8. ファイル管理... 134 8-1. 基本操作... 134 8-1-1. ファイルを閲覧する... 134 8-1-2. フォルダを閲覧する... 135 8-1-3. ファイルを追加する... 136 8-1-4. ファイルをダウンロードする... 137 8-1-5. 最新ファイルへ更新する... 140 8-1-6. ファイルを移動する... 141 8-1-7. ファイルを削除する... 143 8-1-8. 削除したファイルを復旧する... 145 8-2. 便利な機能... 146 8-2-1. ファイルの検索... 146 8-2-2. ファイル管理の更新通知の設定... 148 9. ユーザー名簿... 152 9-1. 基本操作... 152 9-1-1. ユーザー名簿を閲覧する... 152 9-1-2. ユーザー情報から別アプリケーションを使用する... 154 9-2. 便利な機能... 157 9-2-1. ユーザー名簿の検索... 157 10. 掲示板... 160 10-1. 基本操作... 160 10-1-1. 掲示板を閲覧する... 160 10-1-2. 掲示板を登録する... 162 10-1-3. 掲示板を変更する... 164 10-1-4. 掲示板を削除する... 165 10-1-5. 掲示板を再利用する... 165 10-2. 便利な機能... 166 10-2-1. 掲示板の検索... 166 10-2-2. 掲示板の印刷... 166 11. 報告書... 170 11-1. 基本操作... 170 11-1-1. 報告書を閲覧する... 170
11-1-2. 報告書を作成する... 172 11-1-3. 報告書を変更する... 174 11-1-4. 報告書を削除する... 175 11-1-5. 報告書にコメントする... 176 11-1-6. 報告書を再利用する... 177 11-2. 便利な機能... 178 11-2-1. ファイル出力... 178 11-2-2. 報告書の検索... 178 11-2-3. 他のアプリケーションと連携する場合... 181 11-2-4. 報告書の更新通知の設定... 185 12. 個人設定... 187 12-1. My グループ... 187 12-1-1. My グループを追加する... 187 12-1-2. My グループを変更する... 189 12-1-3. My グループを削除する... 190 12-2. 最初に表示するグループの設定... 191 13. デスクトップ ( 更新通知 )... 193 13-1. 常駐アイコンの起動を確認する... 193 13-2. 新着通知... 193 13-3. 通知画面... 194 13-3-1. アプリケーション画面... 195 13-3-2. アプリケーション画面 ( 予定表示 )... 196 13-3-3. 予定の通知... 196 13-3-4. 新着通知... 197 13-3-5. アプリケーションアイコン... 198
1. はじめに 1-1. 本マニュアルについて本マニュアルはサイボウズの機能のうち 福島県酪農協様 酪王乳業様 らくのう乳販様の業務に合った機能と使い方を記載しています ご使用の前に必ず本マニュアルを熟読して頂き マニュアルに記載された使用方法以外では使用しないで下さい 1-2. 個人設定の注意点一部 ユーザー毎に設定を変更できる箇所があります マニュアルに記載されている箇所以外を変更すると 意図しない動作になることがありますので 記載された箇所のみ設定して下さい 1-3. 基本的な操作 1-3-1. 画面の更新画面に表示されるデータは 自動更新されません 時間の経過とともに最新のデータを表示させるには 手動で画面を更新する必要があります 現在表示している画面を更新する場合 [F5] キーを押します トップページを更新する場合 画面左上のアイコンを クリックします 1-3-2. ユーザーの選択 メッセージの宛先や予定の参加者を設定する際の ユーザーの選択方法を説明します 1) 右側の検索やドロップダウンリストを使って選択候補を表示します 検索する場合 名字等を 入力し [ ユーザー検索 ] をクリックします 選択候補 リストから選択する場合 リスト内の組織を選択すると そこに所属するユーザーが下に表示されます 2) 目的のユーザーを選択して [ 追加 ] または [ 入力 ] をクリックします 削除する際は 左側欄で削除するユーザーを選択し [ 削除 ] をクリックします 3) 必要に応じて ユーザーの表示順を変更します : 選択しているユーザーを 1 つ上の位置に移動します : 選択しているユーザーを 1 つ下の位置に移動します
操作する画面によっては 表示順を変更できません この場合 表示順はユーザーを追加した順になります 表示順を変更するには 選択したユーザーを全 て削除し 選択をし直します 1-3-3. 書式編集の使い方 文字を太くしたり 色を付けたりする書式編集の操作を説明します [ 書式編集 ] を選択します 利用する書式編集機能をク リックして テキストを入 力します 使用できる書式は以下の通りです 機能 説明 文字のフォントサイズを変更します 文字を太字に変更します 文字を斜体文字に変更します 文字にアンダーラインを追加します 文字にハイパーリンクを設定します クリックすると 設定画面が表示され リンクの表示方法と URL を設定できます ハイパーリンクを削除します 選択している行を左揃え 中央揃え または右揃 えにします 文字の色を変更します
文字の背景色を変更します 書式設定を解除する場合 [ テキスト (A)] を選択します 1-3-4. ファイルの添付 ファイルの添付方法には 1 つずつ添付する方法と 複数のファイルを一括で添付する方法があります ただし ファイルの一括添付は 利用できる環境に制限があります 1-3-4-1.1 つずつ添付する 1) ファイルセクションで [ 参照...] をクリックします 1-3-4-2. まとめて添付する 以下の表示がある箇所は一括添付することができます 添付ファイルは 添付した順番に表示されます 表示順を変更する場合は 添付ファイルを削除し 操作をやり直す必要があります 1-3-4-2-1.[ ファイルを選択する ] をクリックする 1)[ ファイルを選択する ] をクリックします 2) 添付するファイルを範囲選択します
1-3-4-2-2. ドラッグアンドドロップ機能を使用する 1) ファイルセクションに 添付するファイルをドラッグアンドドロップします
2. ログイン ログアウト 2-1. ログイン 指定の URL にアクセスすると 以下のログイン画面が表示されます 名前 パスワードを指定して [ ログイン ] をクリックします ログインに失敗する場合 以下のことが考えられます 1) パスワードが間違っている パスワードは大文字と小文字を区別し 正しく入力する必要があります 2) お使いの Web ブラウザーで Cookie の設定を無効にしている お使いの Web ブラウザーで Cookie の設定を無効にしていると エラーメッセージが表示され ログインできません ログインする前に Cookie の設定を有効にして下さい 2-2. ログアウト [ ユーザー名 ] -[ ログアウト ] をクリックします
3. トップページ ログイン後に表示される画面です または [ トップページ ] をクリックすると 表示されます 3-1. アイコン 3-2. インフォメーション 3-3. スケジュール 3-4. ToDo リスト 3-6. 最新情報 3-5. カレンダー
3-1. アイコン 使用するアプリケーションが画面上にアイコンで表示されます 3-2. インフォメーション 全てのユーザーに向けた連絡事項が表示されます 管理者のみ 書き込むことができます
3-3. スケジュール 一週間の予定が一覧で表示されます
3-4.ToDo リスト 完了していない作業の一覧が表示されます 重要度 ( 星 2 つ ) 以上のもののみ 〆切日順に表示されます
3-5. カレンダー 1 ヶ月のカレンダーを表示します
3-6. 最新情報 新規もしくは更新された メッセージ 予定 掲示 ファイル管理等がある場合 最新情報に表示され ます 表示される内容は以下の通りです お知らせ 宛先指定されたメッセージ 未確認メッセージ 電話メモ 自分宛ての電話メモ 個人フォルダ ( メッセージ ) 自分宛てのメッセージ スケジュール 自分に関わるスケジュールで 追加 変更 削除があるもの 報告書 自分を通知先に指定した報告書で 追加 更新されたもの
4. メッセージ メッセージは特定のユーザー間でコミュニケーションするためのアプリケーションです メッセージの内容を閲覧できるのは 宛先に設定されたユーザーだけです 管理者も閲覧できません 4-1. 初期設定 最初にメッセージを使用する場合 設定します 以下の設定は 必ず行って頂くことではなく 設定しておくと便利な機能です 4-1-1. 振り分け保存の設定 メッセージの受信時に条件ごとに指定したフォルダへメッセージを分類する機能です この設定はユーザー毎に行います 受信メッセージを振り分ける場合のみ 設定を行って下さい 何も設定しない場合 受信メッセージは全て受信箱に入ります 振り分け保存は 設定後に受信するメッセージに適用されます 設定前に受信したメッセージには適 用されないため 必要であれば使用前に設定しておくことをお勧めします 設定を行う場合は 4-3-2. 振り分け機能を参照して下さい 4-1-2. 更新通知の設定更新通知とは メッセージの作成やコメントの書き込みなど データの更新があったことを送信先のユーザーに知らせる機能です 更新通知が設定されている場合 トップページの最新情報に情報が表示されます この通知をフォルダ毎に設定することができます 初期設定では [ 下書き ] フォルダ以外は 更新通知が設定されています そのため 更新通知を解除する場合 解除した設定を再度設定する時のみ 設定が必要となります 設定を行う場合は 4-3-7. メッセージの更新通知の設定を参照して下さい 4-2. 基本操作 4-2-1. メッセージを閲覧する [ 個人フォルダ ] をクリックすると 個人フォルダの一覧画面が表示されます 4-2-1-1. 一覧画面 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 左のフォルダを選択して 一覧を表示します
未読のメッセージは背景色が黄色となります 標題をクリックして内容を確認すると 既読となり 背景色は白となります また 一覧画面にて チェックを付けて [ 既読にする ] をクリックすると 一括で既読になります 一覧画面から本文を確認することができます 左横にある [+] をクリックすると 本文が表示されます ここで確認した場合 既読にはなりません 4-2-1-2. 詳細画面 4-2-1-1. 一覧画面にて 閲覧する標題をクリックすると 詳細画面が表示されます
添付ファイルがある場合 ファイルのタイトルをクリックして ファイルを保存します [ 詳細 ] をクリックすると ファイル情報が表示されます
4-2-2. メッセージを送信する 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2)[ メッセージを送る ] をクリックします 3) メッセージの標題と本文を入力します 書式編集を選択すると 本文を装飾できます ( 詳細は 1-3-3. 書式編集の使い方を参照して下さい ) 4) 必要に応じてファイルを添付します 複数のファイルを添付できます ( 詳細は 1-3-4-2. まとめて添付するを参照して下さい ) 5) 宛先を選択します ( 詳細は 1-3-2. ユーザーの選択を参照して下さい )
6) 宛先のユーザーに メッセージの変更を許可するかどうかを選択します 変更を許可すると 宛先のユーザーがメッセージの本文や宛先の変更をできるようになります また ファイルを添付した場合 他のユーザーがファイルを削除することもできます 7) 閲覧状況確認機能を有効にするかどうかを設定します [ 閲覧状況を確認する ] にチェックを付けると メッセージを受信した際に [ 確認しました ] ボタンが表示さ れるようになります 受信したメッセージ 受信者が [ 確認しました ] をクリックすると 閲覧状況に反映され 誰が閲覧したかが分かります 8) リアクションを許可するかどうか設定します リアクションはメッセージに対し コメントを書き込まなくても 共感や確認しました という意思を 表現できる機能です
リアクションをした場合 以下のようなアイコンが表示されます 9) 設定項目を確認し [ 送信する ] をクリックします 4-2-3. メッセージを返信する ( コメントする ) サイボウズの返信は 通常のメールの返信とは異なります 返信する場合は 受信したメッセージにコメントします 4-2-3-1. コメントする 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) コメントを書き込むメッセージの標題をクリックします 3) コメントの入力欄が表示されていない場合は [ 確認しました ] をクリックします 4) コメントを入力します 書式編集を選択すると 本文を装飾できます ( 詳細は 1-3-3. 書式編集の使い方を参照して下さい ) 5) 必要に応じてファイルを添付します 複数のファイルを添付できます ( 詳細は 1-3-4-2. まとめて添付するを参照して下さい ) 6)[ 書き込む ] をクリックします コメントすると 宛先に設定されたユーザーのトップページに更新が通知されます 未読コメントが複数あった場合でも トップページには 1 件のみ表示されます
4-2-3-2. 宛先を指定してコメントするメッセージの宛先になっているユーザーの中から ユーザーを指定し コメントします これにより 誰宛てであるのかを明確に指定し ユーザーに通知することができます ( コメントは宛先指定したユーザーだけでなく 宛先に含まれるユーザー全員が閲覧できます また 更新も通知されます 宛先に複数人指定されているメッセージに対し 特定の 1 名のみに返信する方法は 4-2-3-3. 特定のユーザーのみに返信するを参照して下さい ) 自分宛てのコメントがある場合 トップページに表示されます 宛先を指定した場合 以下のように表示されます 例 : 佐藤幸光さんが管理部の方へ送信し 根津光夫さんが佐藤幸光さんのみ宛先を指定してコメントし た場合
1)4-2-3-1. コメントするの手順 5 の前に [@ 宛先指定 ] をクリックします 2) 入力欄にユーザー名を入力し 宛先を指定します ユーザー情報の一部 ( 漢字 ひらがな ) を入力すると 宛先の候補が表示されるので その中から選択 します
3) 指定した宛先や表示順を確認します [ ] をクリックすると 指定した宛先を削除できます 宛先の表示順は変更できます 4) コメントを入力し [ 書き込む ] をクリックします
4-2-3-3. 特定のユーザーのみに返信するコメントは宛先指定したユーザーだけでなく 宛先に含まれるユーザー全員が閲覧できます そのため 宛先に複数人指定されているメッセージに対し 特定の 1 名のみに返信するには新規メッセージを作成します 例 : 佐藤幸光さんが管理部の方へ送信し 根津光夫さんが佐藤幸光さんのみに返信する場合 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 返信するメッセージの標題をクリックします 3) 送信メッセージを利用して返信する場合は [ その他の操作 ] -[ 再利用する ] をクリックします 4-2-3-4. コメントに返信する 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) コメントに返信するメッセージの標題をクリックします 3) 返信対象のコメントで [ 返信する ] をクリックします をクリックすると コメントへの返信をキャンセルできます 4) 返信対象のコメントを引用する場合は [>1 を引用する ] をクリックします ( 引用するコメント番号により 数値は異なります )
5) コメントを入力し [ 書き込む ] をクリックします 4-2-3-5. コメントを削除する コメントを削除できるのは コメントを書き込んだユーザーだけです コメントを削除しても 更新通知は通知されません 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) コメントを削除するメッセージの標題をクリックします 3) 削除するコメントにマウスオーバーし [ 削除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 4-2-3-6. コメントの確認をする 最新コメントの確認をすることができます 閲覧確認が設定されていない場合 [ 書き込み情報 ] ボタンをクリックします [ 書き込み情報画面 ]
閲覧確認が設定されている場合 [ 閲覧状況 ] ボタンをクリックします 4-2-4. メッセージを削除する 削除したメッセージはごみ箱に移動し 一定期間保存されます ごみ箱の保存期間 (5 日 ) を過ぎるか ごみ箱から自分で削除したメッセージは完全に削除されます 自分が送信したメッセージを削除する場合 宛先のユーザー全員の個人フォルダから メッセージを 完全に削除するかどうかを選択できます 完全削除を選択すると メッセージはごみ箱に保存されず 完全に削除されます 4-2-4-1. 一覧画面から削除する場合 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 削除するメッセージにチェックを付け [ 削除する ] をクリックします
削除前に内容を確認したい場合は 左横の [+] をクリックして本文を表示します 1 件のみ削除する場合は 表示した本文の右下にある [ 削除する ] をクリックしても削除できます 3) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 4-2-4-2. 詳細画面から削除する場合 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 削除するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ 削除する ] をクリックします
4-2-4-3. フォルダ内の全データを削除する場合 フォルダ内のすべてのデータを削除します フォルダ内にメモがあれば メッセージと一緒に削除され ます 削除したあとはごみ箱に保存されます 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 左のフォルダから削除対象のフォルダを選択します 3)[ その他の操作 ] -[ フォルダ内の全データを削除する ] をクリックします
4) 確認画面で [ 移動する ] をクリックします 4-2-4-4. ごみ箱から削除する場合 ごみ箱に保存されているメッセージを完全に削除します 削除したメッセージとメモは元に戻せません 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 左のフォルダから [ ごみ箱 ] を選択します 3)[ その他の操作 ] -[ ごみ箱を空にする ] をクリックします
4) 確認画面で [ ごみ箱を空にする ] をクリックします 4-2-5. メッセージを転送するサイボウズの転送は今までの転送とは方法が異なります 通常のメールの場合 B さんが A さんから受信したメールを B さんが C さんへ転送しますが サイボウズで転送を行う場合 B さんが A さんから受信したメッセージの宛先に C さんを追加します 宛先に追加すると C さんのトップページの最新情報にメッセージが来た旨が通知されます 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 転送するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ] -[ 宛先を変更する ] をクリックします
4) 転送するユーザーを追加し [ 変更する ] をクリックします 4-2-6. メッセージを再利用するメッセージを複製して 新しいメッセージを作成します 再送 同じような内容のメッセージを送信する場合に 入力する手間が省けて便利です また 宛先のみ再利用することもできます 4-2-6-1. 本文を再利用する すべての項目を複製して 新しいメッセージを作成します コメントの内容は再利用できません 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 再利用するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ] -[ 再利用する ] をクリックします
4) 必要な項目を設定し [ 送信する ] をクリックします 4-2-6-2. 宛先のみ再利用する 宛先だけ複製して 新しいメッセージを作成します 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 再利用するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ] -[ 別のメッセージを送る ] をクリックします
4) 必要な項目を設定し [ 送信する ] をクリックします 4-3. 便利な機能 4-3-1. メッセージのフォルダの設定送受信したメッセージと作成したメモは すべて個人フォルダに保存されます フォルダの設定はユーザー毎に設定できます 4-3-1-1. フォルダの追加 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2)[ フォルダを追加する ] をクリックします 3) フォルダ名 フォルダの 位置 メモがあれば メモ を入力して [ 追加する ] をクリックします 位置 を指定する際 ユーザーが独自に作成したフォルダを指定すれば サブフォルダとして階層化することができます フォルダを追加する場合 受信箱や送信箱と同じ階層に配置されます 受信箱や送信箱のサブフォルダとしては配置できません
4-3-1-2. フォルダの更新 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 左のフォルダから変更するフォルダ選択します 3)[ その他の操作 ] -[ フォルダの詳細 ] をクリックします 4)[ 変更する ] をクリックします
5) 必要な項目を変更し [ 変更する ] をクリックします 受信箱 送信箱 下書きフォルダ メモ のみ変更できます ユーザーが追加したフォルダ 全て変更できます 4-3-1-3. フォルダの削除 個人で追加したフォルダのみ 削除することができます 受信箱 送信箱 下書き ごみ箱フォルダは削除できません 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 左のフォルダから削除するフォルダ選択します
3)[ その他の操作 ] -[ フォルダを削除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 4-3-1-4. フォルダの表示順の変更 個人で追加したフォルダのみ 表示順を変更することができます 受信箱 送信箱 下書き ごみ箱フォルダは表示順を変更できません
1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 左のフォルダから表示順を変更するフォルダを選択し [ フォルダの順番変更 ] をクリックします 受信箱と同じ階層のフォルダの表示順を変更する場合 サブフォルダの表示順を変更する場合
3) 表示順を変更し [ 変更する ] をクリックします 4-3-2. 振り分け機能 メッセージの受信時に条件ごとに指定したフォルダへメッセージを分類する機能です この設定はユーザー毎に設定できます 受信メッセージを振り分ける場合のみ 設定を行って下さい 何も設定しない場合 受信メッセージは全て受信箱に入ります 振り分け保存は 設定後に受信するメッセージに適用されます 設定前に受信したメッセージには適用されないため 必要であれば使用前に設定しておくことをお勧めします ( ただし 設定前に受信した振り分けされていないメッセージは 選択して別フォルダへ移動することができます 詳細は 4-3-4. メッセージの移動を参照して下さい )
4-3-2-1. 振り分け保存を追加する受信したメッセージを どのフォルダに振り分けるかを設定します 振り分け先のフォルダは手順 5 にて自動で作成するか 事前に作成しておきます ( フォルダの追加 更新の詳細は 4-3-1-1. フォルダの追加 4-3-1-2. フォルダの更新を参照して下さい ) 1) ユーザー名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2 ) 各アプリケーションの [ 個人フォルダ ] をクリックします 3) [ 振り分け保存 ] をクリックします 4)[ 追加する ] をクリックします 5) 振り分ける条件を入力し [ 追加する ] をクリックします 複数の条件を指定する場合 [ 条件を増やす ] をクリックします
例 : 保存先フォルダの選択時に ( 新規作成 ) を選択すると 振り分け保存名 に入力した振り分け保存 名と同名のフォルダが作成されます 振り分け保存の設定は複数登録することができます その場合 一覧で上位に表示されている設定か ら順に適用されます
適用される順番を変更する場合 [ 順番を変更する ] をクリックして 順番を変更します 4-3-2-2. 振り分け保存を変更する 1) ユーザー名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2 ) 各アプリケーションの [ 個人フォルダ ] をクリックします 3) [ 振り分け保存 ] をクリックします 4) 変更する振り分け保存の [ 変更する ] をクリックします 5) 必要な項目を設定し [ 変更する ] をクリックします 振り分け条件では 登録済みの条件を変更するセクションと 新しい条件を追加するセクションが表示
されます 4-3-2-3. 振り分け保存を削除する 1) ユーザー名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2 ) 各アプリケーションの [ 個人フォルダ ] をクリックします 3) [ 振り分け保存 ] をクリックします 4) 削除する振り分け保存の [ 削除する ] をクリックします 5) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします
4-3-3. メッセージの検索 キーワードや条件を指定して メッセージを検索することができます 検索対象は 次の項目です 標題 本文 作成者 宛先 コメント 4-3-3-1. 簡易検索一覧画面の右上に キーワードを直接入力して検索します 表示されているフォルダに関係なく すべてのフォルダのデータを検索します 検索対象は 過去 500 件のデータです 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) キーワードを入力して [ 個人フォルダ検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します 3) 検索結果画面が表示されます 検索結果は作成日時が新しい順に表示されます 標題をクリックすると 詳細画面が表示されます
4-3-3-2. 詳細検索 検索対象のフォルダや検索項目などを絞り込んで検索します 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) [ 詳細検索 ] をクリックします 3) 条件を指定し [ 検索する ] をクリックします 検索文字列 複数指定できます 結果表示 1 画面に表示する件数を指定します 4) 検索結果画面が表示されます 検索結果は作成日時が新しい順に表示されます 標題をクリックすると 詳細画面が表示されます 4-3-4. メッセージの移動 メッセージを別のフォルダに移動します 移動方法は 一覧画面で移動するか 詳細画面で移動するかによって異なります 4-3-4-1. 一覧画面から移動する 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします
2) 移動するメッセージにチェックを付け [ 移動する ] をクリックします 移動前に内容を確認したい場合は 左横の [+] をクリックして本文を表示します 1 件のみ移動する場合は 表示した本文の下にあるドロップダウンリストから移動先フォルダを選択し [ 移動する ] をクリックしても移動できます 4-3-4-2. 詳細画面から移動する 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 移動するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します 3) ドロップダウンリストから 移動先のフォルダを選択し [ 移動する ] をクリックします 4-3-5. メモの使用 メモは 個人フォルダの中に存在します 覚えておきたい情報をメモしたり 個人的なファイルを管理したりするアプリケーションです メッセージの下書きにも使用できます 作成済のメモを閲覧できるのは メモを作成したユーザーだけです 他のユーザーから閲覧されることはありません
メモの削除 再利用 移動はメッセージと同じ手順で行います 4-3-5-1. メモを作成する 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2)[ メモを書く ] をクリックします 3) メモの標題を入力します 4) ドロップダウンリストから メモを保存するフォルダを選択します 5) メモの内容を入力します 書式編集を選択すると 本文を装飾できます ( 詳細は 1-3-3. 書式編集の使い方を参照して下さい ) 6) 必要に応じてファイルを添付します 複数のファイルを添付できます ( 詳細は 1-3-4-2. まとめて添付するを参照して下さい ) 7) 内容を確認し [ 書き込む ] をクリックします メモが作成されると一覧画面には以下のように表示されます
4-3-5-2. メモをメッセージとして使用する 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 使用するメモの標題をクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ メッセージで送る ] をクリックします 4) メッセージを送信します ( 詳細は 4-2-2. 送信するを参照して下さい ) 4-3-6. メッセージのファイル出力メッセージの本文とすべてのコメントをファイルに出力します ただし 添付ファイルはファイル名のみ出力されます 差出人または宛先に設定されているメッセージのみ操作できます 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) ファイルに出力するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ]-[ ファイルに出力する ] をクリックします
4) ファイルを保存します 4-3-7. メッセージの更新通知の設定 更新通知とは メッセージの作成やコメントの書き込みなど データの更新を知らせる機能です この 通知をフォルダ毎に設定することができます 更新通知が設定されている場合 トップページの最新情報には以下のように表示されます 更新通知を解除した場合 メッセージが送信されていても トップページの最新情報には何も表示され ず メッセージの一覧画面を表示した時のみ 未読メッセージがあることを確認できます 初期設定では [ 下書き ] フォルダ以外は 更新通知が設定されています そのため 更新通知を解除す る場合 解除した設定を再度設定する場合のみ 以下の設定が必要となります 更新通知はフォルダ単位 メッセージ単位で設定することができます
4-3-7-1. フォルダの更新通知を設定する場合 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2)[ 通知するフォルダの設定 ] をクリックします 3) 更新通知を解除するフォルダがある場合 そのフォルダのチェックを外し [ 変更する ] をクリック します 4-3-7-2. メッセージの更新通知を設定する場合 4-3-8. 宛先ユーザーの予定を登録 確認する 宛先に指定したユーザーの予定を登録 または確認することができます 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2) 予定を登録 もしくは確認するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します
3)[ その他の操作 ] をクリックします 予定を登録する場合 [ 予定を登録する ] をクリックします ( 予定を登録する手順は 5-3-2. スケジュール 施設予約を登録するを参照して下さい ) 予定が登録されるのは 宛先に指定したユーザーのみです 自分の予定にも登録する場合は 宛先に自分を追加して下さい 予定を確認する場合 [ 予定を確認する ] をクリックします 自分の予定と宛先に指定したユーザーの予定が表示されます 初期値は本日の予定が表示されます 別の日を確認する場合は 右上のボタンをクリックします
4-3-9. 宛先ユーザーを My グループに追加する My グループは ユーザーが任意に作成するグループです 作成したユーザーだけが使用できます 所属組織をまたぐメンバーの集まりや 業務上よく選択するユーザーや施設を グループとして作成すると便利です My グループを設定すると 組織と同じように扱われるため 以下の場合に便利です メッセージの宛先や スケジュールの参加者等 ユーザーを選択する時 スケジュールをグループ単位で閲覧する時(My グループに指定したユーザーのみ一覧で表示できます ) スケジュールの組織を選択する時 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2)My グループに設定するユーザーが宛先となっているメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表 示します 3)[ その他の操作 ] -[My グループに追加する ] をクリックします
4-3-10.ToDo に登録する メッセージの標題を ToDo 名として ToDo を作成します 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2)ToDo に登録するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ] -[ToDo に登録する ] をクリックします (ToDo を登録する手順は 7-2-2.ToDo を登録するを参照して下さい )
5. スケジュール 施設予約 スケジュールは 予定を管理するアプリケーションです 当日や週の予定は 常にトップページに表示されるため 直近の予定を一目で確認できます また 他 のユーザーと予定を共有したり 打ち合わせの予定にあわせて施設を予約したりできます 空き時間検索を使用すれば 施設や参加者が 他の予定と重複することなく スムーズに予定を登録で きます 予定の表示は ユーザーの用途に合わせて 日 週 月 年と切り替えられます 誰でも全てのユーザーの予定に登録 変更 削除することができます 予定を更新した場合 対象ユーザーのトップページに更新された旨が通知されます 5-1. スケジュールの種類 5-1-1. 予定の種類予定の種類には 通常予定 翌日以降まで続く予定 期間予定 繰り返し予定 非公開の予定 重複予定 仮予定 施設の予定 組織の予定 共有予定 時間枠に色を付けた予定があります 5-1-1-1. 通常予定 1 日の範囲内で設定されている予定です 予定時刻を設定せずに登録することもできます 開始時刻と終了時刻を設定している場合
開始時刻と終了時刻が設定されていない場合 5-1-1-2. 翌日以降まで続く予定 予定の開始日時と終了日時が日をまたぐ予定です 5-1-1-3. 期間予定 予定の開始日と終了日のみが設定されている予定です 色付きの帯で表示されます 5-1-1-4. 繰り返し予定一定の条件で繰り返し行われる予定です 予定のタイトルの右横にが表示されます 5-1-1-5. 非公開の予定
参加者と登録者以外は閲覧できない予定です 参加者でないユーザーは予定の詳細を閲覧できません 自分が参加者または登録者の場合 タイトルの横に ( 非公開 ) が表示されます 自分が参加者または登録者でない場合 予定あり が表示されます 施設の予定は 予定あり ( 登録者 ) が表示されます 時間が指定され ていない予定は表示されません 5-1-1-6. 重複予定 予定の時刻が他の予定と重複している予定です が表示されます 施設が重複した場合は その予定を登録できません 週表示画面 予定の詳細画面 重複予定がある参加者の右に他の予定と重複している予定が表示されます
予定の種類や条件によって 重複予定でもが表示されない場合があります が表示される予定 : 自分が登録者または参加者の予定通常予定繰り返し予定非公開予定が表示されない予定 : 期間予定自分が登録者または参加者でない予定 5-1-1-7. 仮予定時間が確定していない予定です 仮予定は 他の予定とは違う色で予定のタイトルが表示されます 表示される色は個人設定で選択するデザインにより異なります 5-1-1-8. 施設の予定 施設の予定です 予定内容と登録者が表示されます
5-1-1-9. 組織の予定 組織に登録された予定です グループを 県酪農協 もしくは ( 全員 ) とした場合 県酪農協 組合長 の予定が表示されま す 5-1-1-10. 共有予定 複数の参加者が設定されている予定や 使用する施設が設定されている予定です 5-1-1-11. 時間枠に色を付けた予定 ユーザーが 予定の詳細画面で 予定の色を指定している予定です
5-2. 予定の背景色 背景色の意味 色 図 現在時間 日 緑 祝日 赤 土曜 青 マウスオーバー 紫
予定メニュー 管理者が設定したメ ニューと色 5-3. 基本操作 5-3-1. スケジュール 施設予約を閲覧する 5-3-1-1. 一覧画面 [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックして [ グループ日 ] [ グループ週 ] [ 個人日 ] [ 個人週 ] [ 個人月 ] [ 個人年 ] タブのいずれかを選択します グループ週表示画面 1) グループに所属するユーザーや施設の 1 週間の予定を閲覧する場合 [ グループ週 ] タブをクリックし ます 2) ドロップダウンリストから 表示する対象を選択します 選択できるグループは 次のとおりです 組織 My グループ 施設グループ ( 全員 ) ( 全施設 ) ( 組織一覧 )
グループ日表示画面 1) グループに所属するユーザーや施設の 1 日の予定を閲覧する場合 [ グループ日 ] タブをクリックしま す 2) ドロップダウンリストから 表示する対象を選択します 選択できるグループは 次のとおりです 組織 My グループ 施設グループ ( 全員 ) ( 全施設 ) ( 組織一覧 )
個人日表示画面 1) ユーザー 組織 または施設の 1 日の予定を閲覧する場合 [ 個人日 ] タブをクリックします 2) ドロップダウンリストで 予定を表示するユーザーを選択します
個人週表示画面 1) ユーザー 組織 または施設の 1 週間の予定を閲覧する場合 [ 個人週 ] タブをクリックします 2) ドロップダウンリストで 予定を表示するユーザーを選択します
個人月表示画面 1) ユーザー 組織 または施設の 1 ヶ月の予定を閲覧する場合 [ 個人月 ] タブをクリックします 2) ドロップダウンリストで 予定を表示するユーザーを選択します
個人年表示画面 ユーザー 組織 または施設の 1 年の予定を閲覧する場合 [ 個人年 ] タブをクリックします
5-3-1-2. 詳細画面 5-3-1-1. 一覧画面にて 閲覧する予定のタイトルをクリックすると 詳細画面が表示されます 詳細画面は 予定の詳細と 一覧画面で選択したユーザーの 1 日の予定を表示します ユーザーの 1 日の予定は 初期表示時 非表示となっているため 表示する場合は [ この日の予定を表示する ] をクリックします
5-3-2. スケジュール 施設予約を登録するスケジュールや施設予約に 通常予定 期間予定 繰り返し予定などを登録します 参加者を設定せずに 施設だけを予約することもできます ただし すでに施設が予約されている時間と重複する予約は登録できません 予定を登録すると 参加者に更新情報が通知されます 5-3-2-1. 通常予定を登録する 通常予定を登録します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2)[ 予定を登録する ] をクリックします
3)[ 通常予定 ] タブを選択します 4) 予定を登録する日付と時刻を設定します 時刻を指定しないこともできますが 施設を予約する場合は 必ず日付と時刻を設定して下さい 時間を指定した場合 指定しなかった場合 開始 終了どちらかのみ指定することもできます 1 つの予定だけを登録する場合 日付と時刻を選択し 手順 5 に進みます 複数の予定を一括登録する場合 4-1)[ 複数の日付を指定する ] をクリックします 4-2) 日付を選択します
[ 選択中の日付 ] をクリックすると 日付パネルで選択した日付を一覧で確認できます 一覧上で選 択を解除する場合は 日付横の をクリックします 複数の予定を一括登録した場合 各予定の登録通知が 各予定の参加者に送信されます 例えば 9 件の予定を一括登録すると 9 件の通 知が送信されます 複数の予定の一括登録に失敗した場合 指定した日付のうち 1 つでも予定の登録に失敗すると すべての予定の登録が中断されます 一部の み登録されることはありません 5) 予定メニューとタイトルを入力します
6) 予定のメモを入力します 7) 予定の参加者を選択します 8) 施設を選択します 参加者や施設の空き時間を確認する場合は [ 空き時間を確認する ] をクリックします 9) 必要に応じてファイルを添付します 複数のファイルを添付できます ( 詳細は 1-3-4-2. まとめて添付するを参照して下さい ) 10) 予定を公開するかどうかを選択します 非公開にすると 登録する予定は登録者と参加者だけが閲覧できます 11) 設定内容を確認し [ 登録する ] をクリックします 5-3-2-2. 翌日以降まで続く予定を登録する 翌日以降まで続く予定を登録します 夜勤の予定など 日付をまたぐ予定を登録するのに便利です
1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2)[ 予定を登録する ] をクリックします 3)[ 翌日以降まで続く予定 ] タブを選択します 4) 予定の開始日時と終了日時を設定します 施設を予約する場合は 日時を設定しないと 予定を登録できません 5) 予定メニューとタイトルを入力します 6) 予定のメモを入力します 7) 予定の参加者を選択します
8) 施設を選択します 参加者や施設の空き時間を確認する場合は [ 空き時間を確認する ] をクリックします 9) 必要に応じてファイルを添付します 複数のファイルを添付できます ( 詳細は 1-3-4-2. まとめて添付するを参照して下さい ) 10) 予定を公開するかどうかを選択します 非公開にすると 登録する予定は登録者と参加者だけが閲覧できます 11) 設定内容を確認し [ 登録する ] をクリックします 9/29 8:00~ 9/30 15:00 で登録した場合 以下のように表示されます 5-3-2-3. 期間予定を登録する予定の開始日と終了日のみを設定した期間予定を登録します 出張など 長期の予定を登録するのに便利です 期間予定には施設を設定できません 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2)[ 予定を登録する ] をクリックします
3)[ 期間予定 ] タブを選択します 4) 予定の開始日と終了日を設定します 5) 予定メニューとタイトルを入力します 6) 予定のメモを入力します 7) 予定の参加者を選択します 8) 参加者の空き時間を確認する場合は [ 空き時間を確認する ] をクリックします 9) 必要に応じてファイルを添付します 複数のファイルを添付できます ( 詳細は 1-3-4-2. まとめて添付するを参照して下さい )
10) 設定内容を確認し [ 登録する ] をクリックします 登録後 以下のように表示されます 5-3-2-4. 繰り返し予定を登録する 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2)[ 予定を登録する ] をクリックします 3)[ 繰り返し予定 ] タブを選択します 4) 繰り返し条件と期間を設定します 5) 時刻を指定します
6) 予定メニューとタイトルを入力します 7) 予定のメモを入力します 8) 予定の参加者を選択します 9) 施設を選択します 参加者や施設の空き時間を確認する場合は [ 空き時間を確認する ] をクリックします 10) 予定を公開するかどうかを選択します 非公開にすると 登録する予定は登録者と参加者だけが閲覧できます 11) 設定内容を確認し [ 登録する ] をクリックします 登録後 以下のように表示されます
繰り返し予定には ファイルを添付できません 5-3-2-5. かんたん登録する スケジュールや施設予約のポップアップウィンドウから 予定を簡易登録できます かんたん登録が可能なのは通常予定のみです 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 以下のいずれかのタブを選択します 3) 手順 2 で選択したタブに応じて 次の操作をし ポップアップウィンドウを表示します [ グループ日 ] [ グループ週 ] または[ 個人週 ] タブをクリックした場合予定を登録するユーザーまたは施設の日付欄で をクリックします 他のユーザーや施設のスケジュールで簡易登録をする場合は 参加者に自分は含まれません
[ 個人日 ] または [ 個人週 ] タブを選択した場合 空欄部分にマウスオーバーすると 色が変わります そのままクリックします
4) 必要な項目を入力します 詳細な項目を設定する場合は [ 詳細設定へ ] をクリックします 通常の予定の登録画面が表示されます 5) 設定内容を確認し [ 登録する ] をクリックします 5-3-2-6. 仮予定を登録する 予定の期間や時間帯などの条件を指定し 参加者や施設の空き時間を検索します 検索結果のなかから 候補日を絞り込み 仮予定として登録します 仮予定は 最大 10 件まで登録できます 5-3-2-6-1. 仮予定を登録する 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2)[ その他の操作 ] -[ 予定を調整する ] をクリックします
3) 空き時間を確認する参加者や施設を選択し [ 条件を指定する ] をクリックします 参加者や施設は 複数選択できます [ 条件を指定する ] をクリックすると 選択した参加者や施設の予定がグループ週で表示されます 4) 手順 3 で複数の施設を選択している場合 施設の検索条件を選択します 5) 予定の候補日を設定します 6) 予定の候補時間を設定します 7) 候補から除外する時間帯を設定します すでに登録されている予定の前後の時間帯と 昼休憩の時間帯を除外できます ただし 昼休憩を除外する設定を有効にするには 手順 3 で参加者を指定する必要があります
8) 設定内容を確認し [ 空き時間を確認する ] をクリックします 9) 検索結果を確認します 空き時間の検索結果には 直近 10 件の候補が表示されます 10) 予定を登録する日時を選択します [ 前後の予定 ] をクリックすると 別ウィンドウが開き 検索した参加者や施設の予定がグループ日表示 で表示されます 11) 予定のタイトルとメモを設定します 12) 予定を公開するかどうかを選択します 13) 仮予定として登録する を選択します 仮予定として登録する の選択を外した場合 手順 10 で選択したすべての候補日が通常の予定と して登録されます
14) 設定内容を確認し [ 登録する ] をクリックします 仮予定には ファイルを添付できません 5-3-2-6-2. 仮予定を確定する 仮予定として登録されている予定を確定させます 仮予定を確定すると 参加者に設定されているユーザーに通知されます 1 度確定した予定は仮予定に戻せません 仮予定を確定すると 残りの候補日は自動的に削除されます 予定の参加者のうち 1 人でも確定をすると 確定した予定が通常予定になります 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 仮予定のタイトルをクリックします 仮予定は 他の予定とは違う色で予定のタイトルが表示されます 表示される色は個人設定で選択するデザインにより異なります 仮予定のタイトルが同じであれば どの予定をクリックしても 共通の詳細画面が表示されます 3) コメント欄などで開催日時を調整します
4) 日付候補から 確定する日時の [ 確定する ] をクリックします 5-3-3. スケジュール 施設予約を変更するスケジュールや施設予約に登録されている 予定の内容を変更します 予定を変更すると 参加者に更新情報が通知されます 予定を変更した本人に更新情報は通知されません 5-3-3-1. 通常予定や期間予定を変更する場合通常予定や期間予定で 予定の種類や日時などを変更します ただし 予定の種類を変更できるのは 通常予定から翌日以降まで続く予定への変更 および翌日以降まで続く予定から通常予定への変更のみです 通常予定から 期間予定や繰り返し予定などへの変更はできません
1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 変更する予定のタイトルをクリックします 3)[ 変更する ] をクリックします 4) タブで予定の種類を選択します 通常予定の場合 通常予定か 翌日以降まで続く予定かを選択できます 期間予定の場合 他の予定の種類への変更はできません 5) 必要な項目を変更し [ 登録する ] をクリックします 5-3-3-2. 繰り返し予定を変更する場合 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 変更する予定のタイトルをクリックします 3)[ 変更する ] をクリックします 4) 予定を変更する対象を設定します 手順 2 で選択した予定だけを変更する場合 今回だけ を選択します 指定する日付以降のすべての繰り返し予定を変更する場合 年 月 日 ( 曜日 ) 以降の予定 を選択します すべての繰り返し予定を変更する場合 すべての予定 を選択し 繰り返し条件と期限を設定しなおします
5) 必要な項目を変更し [ 変更する ] をクリックします 5-3-3-3. 仮予定の場合 仮予定のタイトルやメモなどを変更します 仮予定では 日時候補 施設 参加者は変更できません 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 変更する仮予定のタイトルをクリックします 仮予定は 他の予定とは違う色で予定のタイトルが表示されます 表示される色は個人設定で選択する デザインにより異なります 3)[ 変更する ] をクリックします
4) 予定のタイトル メモを変更し [ 変更する ] をクリックします 5-3-3-4. ドラッグアンドドロップで変更する予定の一覧画面上で 自分の予定の日時を直接変更できます 使用できる画面は 個人日表示画面 個人週表示画面のみです 変更できる予定は通常予定と繰り返し予定のみです ドラッグアンドドロップで変更した日時は Web ブラウザーの 戻る ボタンをクリックしても元に 戻せません 目的の日時に正しく予定を移動していることを確認してから変更して下さい 1) 変更する予定を表示します 2) 予定を変更します 変更する予定を選択して ドラッグアンドドロップします つまんで時間を延長したり 短縮したりすることもできます 3) 確認画面が表示される場合は [ 変更する ] をクリックします 5-3-4. スケジュール 施設予約を削除するスケジュールや施設予約に登録されている 予定を削除します 予定を削除すると 参加者に更新情報が通知されます 予定を削除した本人に更新情報は通知されません 5-3-4-1. 参加者が 1 人の場合 参加者が 1 人だけの予定を削除します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします
2) 削除する予定のタイトルをクリックします 3)[ 削除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 5-3-4-2. 参加者が複数人の場合 参加者が複数人いる予定を削除します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 削除する予定のタイトルをクリックします 3)[ 削除する ] をクリックします 4) 削除する対象を選択します 削除するユーザー自身が 参加者に含まれている場合のみ 削除する対象を選択します 参加者に予定を削除するユーザー自身が含まれていない場合削除する対象を選択する必要はありません 手順 5 に進みます 参加者に予定を削除するユーザー自身が含まれている場合予定を削除するか 自分だけ予定から抜けるかのどちらかを選択します 5)[ 削除する ] をクリックします 5-3-4-3. 繰り返し予定の場合 繰り返し予定を削除します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします
2) 削除する予定のタイトルをクリックします 繰り返し予定は が付いています 3)[ 削除する ] をクリックします 4) 削除する予定の範囲を選択します いつの予定を削除するのかを選択します 5)[ 削除する ] をクリックします 5-3-4-4. 仮予定の場合 仮予定として登録されている予定を削除します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 削除する予定のタイトルをクリックします 仮予定は 他の予定とは違う色で予定のタイトルが表示されます 表示される色は個人設定で選択する デザインにより異なります
3)[ 削除する ] をクリックします 4) 削除する日付候補を選択します 5)[ 削除する ] をクリックします 5-3-5. 予定に参加する 抜ける 5-3-5-1. 予定に参加するスケジュールや施設予約から 自分が参加者に設定されていない予定に参加します 予定に参加すると 予定の参加者欄の一番下に自分の名前が追加されます 予定に参加すると 参加者に更新情報が通知されます 仮予定には参加できません 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 参加する予定のタイトルをクリックします 3)[ この予定に参加する ] をクリックします
4) 繰り返し予定の場合 参加する予定の範囲を選択します いつの予定に参加するのかを選択します 5)[ 参加する ] をクリックします 5-3-5-2. 予定から抜けるスケジュールや施設予約の 自分が参加者に設定されている予定から抜けます 予定から抜けると 参加者に更新情報が通知されます 予定から抜けた本人に更新情報は通知されません 仮予定から抜けられません 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 抜ける予定のタイトルをクリックします 3)[ この予定から抜ける ] をクリックします 4) 繰り返し予定の場合 予定から抜ける範囲を選択します いつの予定から抜けるのかを選択します
5)[ 予定から抜ける ] をクリックします 5-3-6. スケジュール 施設予約を再利用するスケジュールや施設予約の 作成済みの予定を複製して 新しい予定を作成します 同じ内容の予定を追加する場合に 入力する手間が省けます ただし コメントは複製されません 5-3-6-1. 全項目を再利用する すべての項目を複製して 新しい予定を作成します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 再利用するタイトルをクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ 再利用する ] をクリックします
4) 必要に応じて項目を変更し [ 登録する ] をクリックします 5-3-6-2. 参加者と施設だけ再利用する 参加者と施設だけを複製して 新しい予定を作成します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 再利用するタイトルをクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ 別の予定を登録する ] をクリックします
参加者と施設の内容が複製された状態で 予定の登録画面が表示されます 4) 必要に応じて項目を変更し [ 登録する ] をクリックします 5-4. 便利な機能 5-4-1. スケジュール 施設予約の印刷スケジュールや施設予約の 一覧画面や詳細画面を印刷します 次の画面の予定を印刷できます 個人日表示画面 個人週表示画面 個人月表示画面 予定の詳細画面 ( 本文の添付ファイルは ファイル名のみ印刷されます ) 5-4-1-1. 個人日表示画面 個人の 1 日の予定を印刷します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2)[ 個人日 ] タブを選択します 3)[ その他の操作 ] -[ 印刷用画面 ] をクリックします 4)[ 印刷設定 ] をクリックします
5) 印刷する幅を設定します 初期値は 620 ピクセルに設定されています 変更する場合は 数値を入力し [ 変更する ] をクリックします 他の予定と重複する予定があると 設定した幅より 広く表示される場合があります また Web ブラウザーの種類によっても表示する幅は異なります 6) フォントサイズを設定します 初期値は 10pt に設定されています 8pt から 20pt の中から選択できます 印刷する文字はすべて同じサイズになります 7) 印刷する予定の範囲を時刻で設定します 8) 印刷する項目を選択します 記念日を表示する 天気 六曜を表示する は表示不可となっています そのため チェックが付いていても表示されません 9) プレビュー画面で確認し Web ブラウザーの機能を使用して印刷します 5-4-1-2. 個人週表示画面 個人の 1 週間の予定を印刷します
1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2)[ 個人週 ] タブを選択します 3)[ その他の操作 ] -[ 印刷用画面 ] をクリックします 4)[ 印刷設定 ] をクリックします 5) 印刷する幅を設定します 初期値は 620 ピクセルに設定されています 変更する場合は 数値を入力し [ 変更する ] をクリックします 他の予定と重複する予定があると 設定した幅より 広く表示される場合があります また Web ブラウザーの種類によっても表示する幅は異なります 6) フォントサイズを設定します 初期値は 10pt に設定されています
8pt から 20pt の中から選択できます 印刷する文字はすべて同じサイズになります 7) 印刷する予定のタイトルの範囲を選択します 文字の単位は半角です 文字数には 予定メニューの文字数も含まれます 8) 印刷する予定の範囲を時刻で設定します 9) 印刷する項目を選択します 記念日を表示する 天気 六曜を表示する は表示不可となっています そのため チェックが付いていても表示されません 10) プレビュー画面で確認し Web ブラウザーの機能を使用して印刷します 5-4-1-3. 個人月表示画面 個人の 1 ヶ月の予定を印刷します 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2)[ 個人月 ] タブを選択します 3)[ その他の操作 ] -[ 印刷用画面 ] をクリックします
4)[ 印刷設定 ] をクリックします 5) 印刷する幅を設定します 初期値は 620 ピクセルに設定されています 変更する場合は 数値を入力し [ 変更する ] をクリックします 他の予定と重複する予定があると 設定した幅より 広く表示される場合があります また Web ブラウザーの種類によっても表示する幅は異なります 6) フォントサイズを設定します 初期値は 10pt に設定されています 8pt から 20pt の中から選択できます 印刷する文字はすべて同じサイズになります 7) 印刷する予定のタイトルの範囲を選択します 文字の単位は半角です 文字数には 予定メニューの文字数も含まれます 8) 印刷する予定の範囲を時刻で設定します
9) 印刷する項目を選択します 記念日を表示する 天気 六曜を表示する は表示不可となっています そのため チェックが付いていても表示されません 10) プレビュー画面で確認し Web ブラウザーの機能を使用して印刷します 5-4-1-4. 予定の詳細画面予定の詳細画面を印刷します 詳細画面には 印刷設定はありません 印刷される項目は 予定の日時 タイトル メモ 参加者 施設のみです 登録情報やコメントは印刷されません 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) 印刷する予定のタイトルをクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ 印刷用画面 ] をクリックします 4) プレビュー画面で確認し Web ブラウザーの機能を使用して印刷します
5-4-2. スケジュール 施設予約から My グループに追加する予定に設定されている参加者や施設を My グループとして登録できます 予定の参加メンバーが決まっている場合に 参加者や施設を My グループとして登録しておくと 予定の登録時に対象を選択する手間が省け便利です 1) 詳細画面を表示します 2)[ その他の操作 ] -[My グループに追加する ] をクリックします 3)My グループの情報を設定し [ 追加する ] をクリックします
予定に設定されている参加者や施設が自動的に設定されます ( 詳細は 12-1.My グループを参照して下さい ) 5-4-3. スケジュール 施設予約の詳細画面から日表示を見る 予定に参加しているユーザー 施設の 1 日の予定を一覧で確認します 1) 詳細画面を表示します 2)[ その他の操作 ] -[ 日表示を見る ] をクリックします
5-4-4. スケジュール 施設予約の詳細画面から週表示を見る 予定に参加しているユーザー 施設の 1 週間の予定を一覧で確認します 1) 詳細画面を表示します 2)[ その他の操作 ] -[ 週表示を見る ] をクリックします
5-4-5. スケジュール 施設予約からメッセージを送る 予定の参加者を宛先として メッセージを作成します 1) 詳細画面を表示します 2)[ その他の操作 ] -[ メッセージを送る ] をクリックします
予定に設定されている参加者が自動的に設定されます ( 詳細は 4-2-2. メッセージを送信するを参照して下さい )
5-4-6. スケジュール 施設予約のコメント予定に対する意見や返答を書き込みます 書き込まれたコメントは 更新日時が最近のコメントから順番に 上から表示されます コメントを書き込むと 更新通知を設定しているユーザーに 更新情報が通知されます コメントを書き込んだ本人に更新情報は通知されません 5-4-6-1. コメントする 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) コメントを書き込む予定のタイトルをクリックします 3) コメントを入力します 4)[ 書き込む ] をクリックします
5-4-6-2. コメントを削除する削除できるコメントは ユーザー自身が書き込んだコメントのみです ほかのユーザーが書き込んだコメントは削除できません コメントを削除しても 更新情報は通知されません 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) コメントを削除する予定のタイトルをクリックします 3) 削除するコメントにマウスオーバーし [ 削除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 5-4-7. スケジュール 施設予約の検索 スケジュールの一覧画面 トップページのスケジュールから予定を検索できます 5-4-7-1. ユーザー名や施設名から検索するユーザー名や施設名を指定して スケジュールや施設予約に登録されている予定を検索します 予定の一覧画面の右上の検索ボックスを利用します [ トップページのスケジュール ] 検索対象は 次の項目です ユーザー : 名前 よみ E-mail 施設 : 施設名 ユーザー名や施設で検索できるのは グループ日表示 グループ週表示 トップページのみです 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックし グループ日 または グループ週 タ ブを選択します もしくは [ トップページ ] をクリックします
2) キーワードを入力して [ ユーザー / 施設検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します 3) グループ日または グループ週表示画面にて 検索結果が表示されます 5-4-7-2. キーワードから検索する 予定のタイトルやメモなどに含まれるキーワードを指定して スケジュールや施設予約に登録されてい る予定を検索します 予定の一覧画面の右上の検索ボックスを利用します 5-4-7-2-1. 簡易検索 自分が参加者に含まれる予定のみ検索します 検索対象のユーザーを指定したり 検索範囲を指定した りする場合は 詳細検索を使用します 簡易検索の対象は 次の項目です タイトル メモ 繰り返しの予定は 1 つの予定として検索されます 予定のコメントは検索されません 検索期間は 今日を起点とする前後 3 ヶ月 ( 合計 6 ヶ月 ) です 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) キーワードを入力して [ スケジュール検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します 3) 検索結果画面が表示されます
検索結果は予定の日付が古い順に表示されます 予定のタイトルをクリックすると 詳細画面が表示されます *: 繰り返し予定を表します +: 施設を含む予定を表します 5-4-7-2-2. 詳細検索 検索キーワードだけでなく 検索する項目 ユーザー 期間を設定し 検索対象を絞り込んで検索しま す 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックします 2) [ 詳細検索 ] をクリックします 3) 条件を指定し [ 検索する ] をクリックします 検索文字列 複数指定できます 検索項目 会社情報 は使用しない項目です そのため チェックが付いていても検索結果に影響しません
4) 検索結果画面が表示されます 検索結果は予定の日付が古い順に表示されます 予定のタイトルをクリックすると 詳細画面が表示されます *: 繰り返し予定を表します +: 施設を含む予定を表します 5-4-8. スケジュール 施設予約のデータ書き出し 書き出す期間を指定して 日時 予定メニュー 予定のタイトルを書き出します 予定メニュー毎の合計時間が表示されるため 週報や日報などに使用できます 書き出せる予定は ユーザー本人の予定と組織の予定のみです 書き出せる期間は最大 1 ヶ月です 1 ヶ月以上の期間を指定した場合 開始日から 1 か月までの予定 が書き出されます
例 :2014/01/01~2014/03/01 までの期間を指定した場合 2014/01/01~2014/01/31 までの予定が書き出されます 書き出される内容は日付 予定メニュー 予定のタイトルです 予定は 上から順に時系列で書き出されます また ファイルの最後に 予定メニューごとに 予定の合計時間が表示されます 合計時間が集計される項目は 管理者が設定した予定メニューです 指定した期間の 予定メニューごとに掛かった時間が分かるため 日報や週報に利用できます 以下の予定 内容はファイルに書き出されません 書き出されない予定 時刻を指定していない終日の予定 開始時刻のみ指定している予定 開始時刻と終了時刻が同じ予定 非公開の予定 期間予定 他のユーザーの予定 書き出されない内容 参加者 予約している施設 メモ欄の内容 予定のコメント 1) [ スケジュール ] をクリックします 2)[ その他の操作 ] -[ ファイルに書き出す ( 日報 )] をクリックします
3) 期間を指定し [ 書き出す ] をクリックします 5-5. スケジュール 施設予約の更新通知の設定 通知が発生する操作と条件は以下の通りです 操作 発生条件 未読一覧 / トップページ メール通知 の最新情報 予定の登録 予定の参加者に設定さ 仮予定の確定予定の変更予定に参加する予定から抜ける予定の削除予定の一括削除 れている場合 予定を操作した本人ではない場合 予定の保存期間を過ぎた予定の削除コメントの書き込み 管理者が操作した場合 予定の参加者に設定されている場合 コメントの削除 予定を操作した本人ではない場合
6. 電話メモ 自分宛の伝言を確認したり 他のユーザー宛てに電話の伝言や用件を登録できるアプリケーションです トップページで電話メモの通知を表示できるので 連絡漏れ防止になります また 紙のメモに記入す る必要がないため 電話を受けたユーザーの手間の簡略化も期待できます 6-1. 基本操作 6-1-1. 電話メモを閲覧する 閲覧できるのは 自分が登録したメモと自分宛てのメモのみです 6-1-1-1. 一覧画面 [ 電話メモ ] をクリックすると 電話メモの一覧画面が表示されます : 未確認の電話メモがあることを表します : 電話メモのメール転送の設定が完了したことを表します 在籍情報 現在の予定 は使用しない項目です 6-1-1-2. 履歴一覧画面 6-1-1-1. 一覧画面にて 閲覧するユーザーの [ 一覧 ] をクリックすると 電話メモの履歴が一覧で表示され ます
時刻 電話メモの登録日時です 状態 未読のものは 確認 ボタンが表示されます 既読のものは 確認済 と表示されます また 確認した時刻も表示されます 6-1-1-3. 自分の電話メモを閲覧する登録された電話メモを確認し 既読にする手順を説明します 電話メモの宛先のユーザーだけが 未読の電話メモを既読にできます 電話メモを確認しても 電話メモの登録者に更新情報は通知されません 1) [ 電話メモ ] をクリックします 2) 自分の名前の [ 一覧 ] をクリックします 3) 電話メモの内容を確認して [ 確認 ] をクリックします トップページの 最新情報 に表示される電話メモは 手順 3 にて [ 確認 ] をクリックしない限り 表 示され続けます
6-1-1-4. 他のユーザーの電話メモを閲覧する 自分が登録した電話メモのみ閲覧することができます 6-1-1-4-1. 一覧画面から閲覧する 1) [ 電話メモ ] をクリックします 2) 閲覧するユーザーの [ 一覧 ] をクリックします 6-1-1-4-2. 登録画面から閲覧する 登録中に送り先のユーザーの履歴を閲覧します 1) [ 電話メモ ] をクリックします 2) 送り先のユーザーの [ 登録 ] をクリックします 3)[ 履歴を見る ] をクリックします 6-1-2. 電話メモを登録する 電話メモを登録すると 電話メモの持ち主に登録情報が通知されます 1) [ 電話メモ ] をクリックします 2) 送り先のユーザーの [ 登録 ] をクリックします 3) 時刻を設定します 4) 依頼主の欄には 誰から電話があったのかを入力します
5) 用件を選択します 6) 伝言を入力します 7) 設定内容を確認し [ 登録する ] をクリックします 6-1-3. 電話メモを変更する 登録したメモは変更できません 間違って登録してしまった場合は 一度削除して 再登録する必要が あります 6-1-4. 電話メモを削除する 自分宛ての電話メモ 自分が登録した電話メモのみ閲覧することができます 電話メモを削除しても 更新情報は通知されません また 最新情報 パーツに電話メモの登録通知が残っている場合 該当の電話メモを削除すると 通 知は削除されパーツ上に表示されません 1) [ 電話メモ ] をクリックします 2) 削除するユーザーの [ 一覧 ] をクリックします 3) 削除する電話メモにチェックを付け [ 削除する ] をクリックします
4) 確認画面で 削除する件数を確認して [ 一括削除する ] をクリックします 6-2. 便利な機能 6-2-1. 電話メモからグループの予定を表示する 電話メモ一覧画面からグループ日 またはグループ週のスケジュールが表示されます 1) [ 電話メモ ] をクリックします 2)[ その他の操作 ] -[ グループ日表示 ] または [ グループ週表示 ] をクリックします
7.ToDo リスト 7-1. 初期設定最初に ToDo リストを使用する場合 設定します 以下の設定は 必ず行って頂くことではなく 設定しておくと便利な機能です 7-1-1.ToDo リストのカテゴリを追加する ToDo を分類するカテゴリを設定します ToDo を登録する前にカテゴリを設定すると 登録操作がスムーズです 設定を行う場合は 7-4-1.ToDo リストのカテゴリを追加するを参照して下さい 7-2. 基本操作 7-2-1.ToDo リストを閲覧する [ToDo リスト ] をクリックすると ToDo リストの一覧画面が表示されます 7-2-1-1. 一覧画面 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) 左のフォルダを選択して 一覧を表示します [ToDo 一覧 ] タブ 未完了の ToDo を一覧で表示します [ 完了 ToDo] タブ 未完了の ToDo を一覧で表示します / ソートができる項目です カテゴリ : カテゴリ名称の昇順 降順で並び替えます 〆切日 : 〆切日の昇順 降順で並び替えます 重要度 : 重要度の昇順 降順で並び替えます
7-2-1-2. 詳細画面 7-2-1-1. 一覧画面にて 閲覧する ToDo 名をクリックすると 詳細画面が表示されます 7-2-1-3. スケジュールから閲覧する スケジュールにて をクリックします 画面には自分の ToDo のみ表示されます 他のユーザーから閲覧されることはありません 〆切日を過ぎた ToDo は ToDo を完了 または削除されるまで表示され続けます
7-2-2.ToDo を登録する 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2)[ToDo を追加する ] をクリックします 3)ToDo を追加するカテゴリをドロップダウンリストから選択します 該当するカテゴリがない場合は カテゴリの設定をクリックすると カテゴリを追加できます 4)ToDo 名を入力します 5) 必要に応じて 〆切日を設定します 〆切日を設定する 〆切なし の選択を外し 年月日をドロップダウンリストから選択します 〆切日を設定しない 〆切なし を選択します 6) 重要度をドロップダウンリストから選択します 7) 必要に応じて ToDo の内容をメモに入力します 8) 登録内容を確認し [ 追加する ] をクリックします
7-2-3.ToDo を変更する 完了の ToDo は変更できません 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) 変更する ToDo の ToDo 名をクリックします 3)[ 変更する ] をクリックします 4) 必要な項目を変更します 5) 変更内容を確認し [ 変更する ] をクリックします 7-2-4.ToDo を完了させる 作業が終わった ToDo のステータスを 未完了から完了に変更します 完了した ToDo は スケジュールの画面や ToDo リストパーツに表示されません 7-2-4-1.1 件ずつ完了にする 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) 完了にする ToDo 名クリックします 3)[ 完了する ] をクリックします 完了した ToDo は [ 完了 ToDo] タブへ移動します 7-2-4-2. まとめて完了にする 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) 完了にする ToDo にチェックを付けます 3) 選択した ToDo を確認し [ 完了する ] をクリックします 完了した ToDo は [ 完了 ToDo] タブへ移動します
7-2-5.ToDo の完了を取り消す 誤って未完了の ToDo を完了させてしまった場合は ToDo の完了を取り消します 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2)[ 完了 ToDo] タブを選択します 2) 未完了に戻す ToDo の ToDo 名をクリックします 3)[ 完了を取り消す ] をクリックします 7-2-6.ToDo を削除する削除した ToDo は元に戻せません 未完了の ToDo は 1 件ずつ削除します まとめて削除できません 完了した ToDo はまとめて削除できます
7-2-6-1. 未完了の ToDo を削除する 未完了の ToDo を 1 件ずつ削除します 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) 削除する ToDo の ToDo 名をクリックします 3)[ 削除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 7-2-6-2. 完了した ToDo を削除する 完了した ToDo を次のいずれかの方法で削除します 7-2-6-2-1.1 件ずつ削除する 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2)[ 完了 ToDo] タブを選択します 3) 削除する ToDo の ToDo 名をクリックします 4) 詳細画面で [ 削除する ] をクリックします 5) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 7-2-6-2-2. 複数の ToDo を削除する 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2)[ 完了 ToDo] タブを選択します
3) 削除する ToDo にチェックを付けます 4) 選択した ToDo を確認し [ 削除する ] をクリックします 5) 確認画面で [ 一括削除する ] をクリックします 7-2-6-2-3. 全 ToDo を削除する 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2)[ 完了 ToDo] タブを選択します 3)[ 完了したすべての ToDo を削除する ] をクリックします 5) 確認画面で [ すべて削除する ] をクリックします
7-3. 便利な機能 7-3-1.ToDo の検索キーワードや条件を指定し ToDo を検索します ToDo リストの一覧画面 トップページの ToDo リストから検索ができます 未完了の ToDo と完了した ToDo を同時に検索できません 7-3-1-1. 簡易検索 一覧画面の右上に キーワードを直接入力して検索します 検索対象は 次の項目です ToDo 名 カテゴリ メモ 7-3-1-1-1. 未完了の ToDo を検索する 未完了の ToDo を簡易検索します 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) キーワードを入力して [ToDo 一覧検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します 3) 検索結果画面が表示されます ToDo 名をクリックすると 詳細画面が表示されます
7-3-1-1-2. 完了した ToDo を検索する 完了した ToDo を簡易検索します 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2)[ 完了 ToDo] タブを選択します 3) キーワードを入力して [ 完了 ToDo 検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します 4) 検索結果画面が表示されます ToDo 名をクリックすると 詳細画面が表示されます 7-3-1-2. 詳細検索 検索キーワードだけでなく 検索するカテゴリや項目などを設定し 検索範囲を絞り込んで検索します 7-3-1-2-1. 未完了の ToDo を検索する 未完了の ToDo を詳細検索します 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) [ 詳細検索 ] をクリックします
3) 条件を指定し [ 検索する ] をクリックします 検索文字列 複数指定できます 4) 検索結果画面が表示されます ToDo 名をクリックすると 詳細画面が表示されます 7-3-1-2-2. 完了した ToDo を検索する 完了の ToDo を詳細検索します 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2)[ 完了 ToDo] タブを選択します
3) [ 詳細検索 ] をクリックします 4) 条件を指定し [ 検索する ] をクリックします 検索文字列 複数指定できます 5) 検索結果画面が表示されます ToDo 名をクリックすると 詳細画面が表示されます 7-3-2.ToDo と他のアプリケーションとの連携 7-3-2-1. スケジュールとの連携 スケジュールと連携する場合 ToDo の閲覧 登録が可能です
7-3-2-1-1. スケジュールから ToDo の一覧を確認する 1) [ スケジュール ] をクリックします 2)[ グループ日 ] または [ グループ週 ] タブをクリックします 3)[ 担当確認 ] -[ToDo リスト ] をクリックします 一覧画面が表示されます 7-3-2-1-2. スケジュールから〆切日を設定して ToDo を登録する 1) [ スケジュール ] をクリックします 2) [ グループ週 ] タブをクリックします 3)ToDo の〆切日として設定する日付の枠内にマウスカーソルを乗せます 4) -[ToDo リスト ] をクリックします
5)ToDo を登録します (ToDo を登録する手順は 7-2-2.ToDo を登録するを参照して下さい ) 7-3-2-1-3. スケジュールから〆切日を設定せずに ToDo を登録する 1) [ スケジュール ] をクリックします 2)[ グループ日 ] または [ グループ週 ] タブをクリックします 3)[ 担当確認 ] -[ToDo リスト ] - をクリックします 4)ToDo を登録します (ToDo を登録する手順は 7-2-2.ToDo を登録するを参照して下さい ) 7-3-2-2. メッセージとの連携 メッセージと連携する場合 ToDo の登録 連携するメッセージへコメントの書き込みが可能です 7-3-2-2-1. メッセージと連携する ToDo を登録する メッセージの詳細画面から メッセージと連携する ToDo を登録します 1) [ 個人フォルダ ] をクリックします 2)ToDo と連携するメッセージの標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ] -[ToDo に登録する ] をクリックします
4) 必要に応じて項目を編集します ( 詳細は 7-2-2.ToDo を登録するを参照して下さい ) 5) 登録内容を確認し [ 追加する ] をクリックします 7-3-2-2-2.ToDo からメッセージにコメントを書き込む ToDo 画面から連携するメッセージにコメントを書き込みます 完了した ToDo からは メッセージに コメントを書き込めません
1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) メッセージと連携した ToDo の ToDo 名をクリックします 3)[ コメントを書き込む ] をクリックします 4) メッセージにコメントを書き込みます ( メッセージにコメントを書き込む手順は 4-2-3-1. コメントするを参照して下さい ) 7-4.ToDo リストのカテゴリの設定 ToDo を分類するカテゴリを設定します ToDo を登録する前にカテゴリを設定すると 登録操作がスムーズです 7-4-1.ToDo リストのカテゴリを追加する 1) 画面右上のログイン名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2)[ 詳細設定 ] タブ -[ToDo リスト ] をクリックします
3) カテゴリ名を 1 行に 1 つずつ入力し [ 設定する ] をクリックします 7-4-2.ToDo リストのカテゴリを変更する カテゴリ名を変更しても 登録済の ToDo の詳細画面には カテゴリ名の変更は反映されません 1) 画面右上のログイン名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2)[ 詳細設定 ] タブ -[ToDo リスト ] をクリックします
3) カテゴリ名や表示順を変更し [ 設定する ] をクリックします 7-4-3.ToDo リストのカテゴリを削除する カテゴリを削除しても 登録済の ToDo の詳細画面には カテゴリの削除は反映されません 1) 画面右上のログイン名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2)[ 詳細設定 ] タブ -[ToDo リスト ] をクリックします
3) カテゴリを削除し [ 設定する ] をクリックします 削除されたカテゴリの ToDo リストは すべてを選択した時のみ一覧に表示されます
8. ファイル管理 ファイル管理は酪王乳業営業部に所属するユーザーのみ お使い頂くアプリケーションです 酪王乳業営業部に所属していないユーザーはアクセス権がなく 閲覧することができません ファイル管理は 社内で共有するファイルを管理するアプリケーションです 複数のメンバー間でファイルを編集する場合でも 常に最新のファイルが表示されるため 古いファイ ルを編集するトラブルを防げます 8-1. 基本操作 8-1-1. ファイルを閲覧する [ ファイル管理 ] をクリックすると ファイルの一覧画面が表示されます 8-1-1-1. 一覧画面 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 左のフォルダを選択して 一覧を表示します アクセス権が設定されているフォルダです 更新通知が設定されているフォルダです 更新通知の詳細は 8-2-2. ファイル管理の更新通知の設定を参照して下さい ファイルが追加されていないフォルダです ファイルが追加されているフォルダです / ソートができる項目です タイトル : タイトルの昇順 降順で並び替えます ファイル : ファイル名の昇順 降順で並び替えます 更新者 : 更新者の昇順 降順で並び替えます
日時 : 更新日時の昇順 降順で並び替えます サイズ : ファイルサイズの昇順 降順で並び替えます 8-1-1-2. 詳細画面 8-1-1-1. 一覧画面にて 閲覧するタイトルをクリックすると 詳細画面が表示されます 8-1-2. フォルダを閲覧する ファイルが保存されているフォルダの情報が閲覧できます 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 情報を閲覧するフォルダをクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ フォルダの詳細 ] をクリックします
さんの設定情報 各ユーザーの設定情報のみを表示します アクセス権 [ 詳細を確認する ] をクリックすると 誰がこのフォルダにアクセスできるのか 確認で きます 8-1-3. ファイルを追加する 同じフォルダ内に 同じ名前のファイルは追加できません 更新通知が設定されている場合 ファイルを追加すると 更新情報が通知されます 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) ファイルを追加するフォルダ名をクリックし [ ファイルを追加する ] をクリックします
3) アップロードするファイルを選択します ( ファイルを添付する手順は 1-3-4-1.1 つずつ添付するを参照して下さい ) 4) 必要に応じてタイトルを入力します 入力しない場合 ファイル名がタイトルとなります 5) 必要に応じてメモを入力します 7) 設定項目を確認し [ 追加する ] をクリックします 8-1-4. ファイルをダウンロードする ファイルをダウンロードするには 1 つずつダウンロードする方法とまとめてファイルをダウンロード する方法があります 8-1-4-1.1 つずつダウンロードする 8-1-4-1-1. 一覧画面からダウンロードする 一覧画面からダウンロードします 少ない操作で最新のファイルをダウンロードする場合に便利です 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) ダウンロードするファイルが保存されているフォルダ名をクリックします 3) ダウンロードするファイルをクリックします 4) ファイルを保存します 8-1-4-1-2. 詳細画面からダウンロードする 詳細画面からダウンロードします ファイルのメモや更新履歴を確認してから ファイルをダウンロー ドできます
1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) ダウンロードされているファイルが保存されているフォルダ名をクリックします 3) ダウンロードするファイル名のタイトルをクリックします 4) 詳細画面でファイル名をクリックします 5) ファイルを保存します 8-1-4-1-3. 画像ファイルをダウンロードする 詳細画面からダウンロードします ファイルのメモや更新履歴を確認してから ファイルをダウンロー ドできます 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) ファイルの一覧画面 または詳細画面を表示します 3) ダウンロードするファイルのファイル名の横のアイコンをクリックします 4) 画像を確認し [ ダウンロード ] をクリックします
5) ファイルを保存します 8-1-4-2. まとめてダウンロードする一度に複数のファイルをダウンロードします 一覧画面からのみ操作が可能です ダウンロードするファイルは zip ファイル形式でまとめられます zip ファイルの名前には ファイルが保存されているフォルダ名が自動的に設定されます ダウンロードするファイルの合計サイズが制限値 (200MB) を超えている場合 ファイルをまとめてダ ウンロードできません 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) ダウンロードするファイルが保存されているフォルダ名をクリックします 3) ダウンロードするファイルを選択し [ まとめてダウンロードする ] をクリックします 選択したファイルの合計サイズは 一覧の上部に表示されます 合計サイズが 200MB を超えている場合は ダウンロードできません ダウンロードするファイル数を減らして下さい 4) ファイルを保存します zip ファイルに格納されるファイルの更新日時は zip ファイルをダウンロードした時点のサーバー日時です まとめてダウンロードしたファイルの中に同一のファイル名があった場合 連番が付与されます 連番は更新された日時の早い順にファイル名の末尾に (2) (3) (4) と順に付与されます
8-1-5. 最新ファイルへ更新する ユーザーが編集したファイルを最新のファイルとして更新します 更新通知が設定されている場合 ファイルを更新すると 更新情報が通知されます 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 更新するファイルが保存されているフォルダ名をクリックします 3) 更新するファイルのタイトルをクリックします 4)[ 編集を開始する ] をクリックします
5) ファイルの編集画面で [ アップロード ] をクリックします 6) 必要な項目を変更し [ 更新する ] をクリックします コメントを入力すると 詳細画面の更新履歴に表示されます 8-1-6. ファイルを移動する ファイルを別のフォルダに移動します 更新通知が設定されている場合 ファイルを移動すると 更新情報が通知されます ロックされているファイルでは ファイルを移動できません ロックの解除は 編集中のユーザー もしくは管理者に依頼して下さい
8-1-6-1.1 つずつ移動する 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 移動するファイルが保存されているフォルダ名をクリックします 3) 移動するファイルのタイトルをクリックします 4)[ 位置を移動する ] をクリックします 5) 移動後の親フォルダ で 移動先のフォルダ名をクリックします 現在位置から 1 つ上の階層のフォルダが表示されます 6) 設定した内容を確認し [ 移動する ] をクリックします 8-1-6-2. まとめて移動する フォルダ内で選択するファイルを まとめて別のフォルダに移動します
移動先のフォルダ内に 移動するファイルと同じタイトルのファイルがあると エラーが表示され操作できません タイトルが重複しないように 移動するファイル または移動先のフォルダ内のファイルのファイル情報を変更して下さい 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 移動するファイルが保存されているフォルダ名をクリックします 3) 移動するファイルを選択し [ 移動する ] をクリックします 4) 移動後の親フォルダ で 移動先のフォルダ名をクリックします 現在位置から 1 つ上の階層のフォルダが表示されます 5) 設定した内容を確認し [ 移動する ] をクリックします 8-1-7. ファイルを削除する 更新通知を設定していても ファイルを削除する場合 更新情報は通知されません
ロックされているファイルでは ファイルを削除できません ロックの解除は 編集中のユーザー もしくはシステム管理者に依頼して下さい 8-1-7-1.1 つずつ削除する 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 削除するファイルが保存されているフォルダ名をクリックします 3) 削除するファイルのタイトルをクリックします 4)[ 削除する ] をクリックします 5) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 8-1-7-2. まとめて削除する フォルダ内で選択するファイルを まとめて削除します 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) まとめて削除するファイルが保存されているフォルダ名をクリックします 3) 削除するファイルを選択し [ 削除する ] をクリックします
4) 確認画面で [ 一括削除する ] をクリックします 8-1-8. 削除したファイルを復旧する 削除したファイルを削除前の状態に復旧します 更新通知を設定していても ファイルを復旧する場合 更新情報は通知されません 復旧できるファイルは削除から 10 日以内のファイルです 10 日以上経過すると システム側から完全に削除され 復旧できません 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 復旧するファイルが保存されていたフォルダ名をクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ フォルダの詳細 ] をクリックします 4) 復旧したいファイルの [ 復旧 ] をクリックします
5) 確認画面で [ 復旧する ] をクリックします 8-2. 便利な機能 8-2-1. ファイルの検索 キーワードや条件を指定して メッセージを検索することができます 検索対象は 次の項目です フォルダ : フォルダ名 メモ ファイル : ファイル名 タイトル メモ 作成者 最終更新者 8-2-1-1. 簡易検索 一覧画面の右上に キーワードを直接入力して検索します 表示されているフォルダに関係なく すべてのフォルダを検索します 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) キーワードを入力して [ ファイル管理検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します
3) 検索結果画面が表示されます 検索結果は登録日時が新しい順に表示されます タイトル または [ 詳細 ] をクリックすると 詳細画面が表示されます ファイル名をクリックすると ファイルをダウンロードできます 画像ファイル名の横にあるをクリックすると 画像が表示されます 8-2-1-2. 詳細検索 検索対象のフォルダや検索項目などを絞り込んで検索します 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) [ 詳細検索 ] をクリックします 3) 条件を指定し [ 検索する ] をクリックします 検索文字列 複数指定できます 対象フォルダ 検索対象となるフォルダを設定します サブフォルダは使用しません そのため チェックが付いていても検索結果に影響しません [ フォルダを変更する ] をクリックした場合 フォルダの変更画面でフォルダを設定し [ 変更する ] をクリックします
4) 検索結果画面が表示されます 検索結果は登録日時が新しい順に表示されます タイトル または [ 詳細 ] をクリックすると 詳細画面が表示されます ファイル名をクリックすると ファイルをダウンロードできます 画像ファイル名の横にあるをクリックすると 画像が表示されます 8-2-2. ファイル管理の更新通知の設定更新通知とは ファイルの追加や変更など データの更新があったことを知らせる機能です 更新通知が設定されている場合 トップページの最新情報に情報が表示されます この通知をフォルダ毎に設定することができます ファイル単位では設定できません 初期設定では 更新通知が設定されていません そのため 更新通知を設定する場合は 設定を行って下さい 通知が発生する操作は以下の通りです 更新通知を設定したフォルダにファイルが追加される 更新通知を設定したフォルダ配下のファイルが更新される 更新通知を設定したフォルダ配下のファイルのファイル情報が変更される 更新通知を設定したフォルダにファイルが移動される
8-2-2-1. フォルダの更新通知の設定 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 更新通知を設定するフォルダをクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ 更新通知を設定する ] をクリックします 4)[ 更新通知を設定する ] をクリックします サブフォルダは使用しないため サブフォルダの更新も通知する の選択を外します 8-2-2-2. フォルダの更新通知の解除 8-2-2-2-1. ファイルの一覧画面から解除する 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 更新通知を解除するフォルダをクリックします
3)[ その他の操作 ] -[ 更新通知を解除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 通知を解除する ] をクリックします 8-2-2-2-2. フォルダの詳細画面から解除する 1) [ ファイル管理 ] をクリックします 2) 更新通知を解除するフォルダをクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ フォルダの詳細 ] をクリックします 4)[ 更新通知を解除する ] をクリックします
5) 確認画面で [ 通知を解除する ] をクリックします
9. ユーザー名簿 サイボウズに登録されているユーザーの情報を閲覧できるアプリケーションです ユーザーの連絡先や所属先を確認できます 9-1. 基本操作 9-1-1. ユーザー名簿を閲覧する [ ユーザー名簿 ] をクリックすると 個人フォルダの一覧画面が表示されます 9-1-1-1. 一覧画面 1) [ ユーザー名簿 ] をクリックします 2)[ グループ ] のドロップダウンリストから 表示する対象を選択します 選択できるグループは 次のとおりです 組織 My グループ ( 全員 ) ( 組織一覧 )
9-1-1-2. 詳細画面 9-1-1-1. 一覧画面にて 閲覧する名前をクリックすると 詳細画面が表示されます 9-1-1-3. 組織情報の詳細画面 9-1-1-1. 一覧画面のグループで [( 組織一覧 )] を選択して 閲覧する名前をクリックすると 組織情報の 詳細画面が表示されます
9-1-2. ユーザー情報から別アプリケーションを使用する ユーザー情報の詳細画面から 表示しているユーザーに電話メモ登録 メッセージ送信 予定の登録 閲覧ができます 9-1-2-1. 電話メモを書く 表示しているユーザー宛の電話メモを登録します 1) [ ユーザー名簿 ] をクリックします 2) 電話メモを送るユーザーの名前をクリックします 3)[ さんへ ] -[ 電話メモを書く ] をクリックします ( 電話メモを登録する手順は 6-1-2. 電話メモを登録するを参照して下さい )
9-1-2-2. メッセージを送る 9-1-2-2-1. 特定のユーザーにメッセージを送る 表示しているユーザー宛のメッセージを送信します 1) [ ユーザー名簿 ] をクリックします 2) メッセージを送るユーザーの名前をクリックします 3)[ さんへ ] -[ メッセージを送る ] をクリックします ( メッセージを送信する手順は 4-2-2. メッセージを送信するを参照して下さい ) 9-1-2-2-2. 組織に所属しているユーザーにメッセージを送る 組織に所属しているユーザーを宛先としたメッセージを送信します 1) [ ユーザー名簿 ] をクリックします 2) グループで [( 組織一覧 )] を選択して メッセージを送る組織の名前をクリックします 3)[ へ ] -[ メッセージを送る ] をクリックします ( メッセージを送信する手順は 4-2-2. メッセージを送信するを参照して下さい )
9-1-2-3. 予定を登録する 表示しているユーザーの予定を登録します 1) [ ユーザー名簿 ] をクリックします 2) 予定を登録するユーザーの名前をクリックします 3)[ さんへ ] -[ 予定を登録する ] をクリックします ( 予定を登録する手順は 5-3-2. スケジュール 施設予約を登録するを参照して下さい ) 9-1-2-4. 予定を閲覧する 表示しているユーザーの予定を閲覧します 1) [ ユーザー名簿 ] をクリックします 2) 予定を閲覧するユーザーの名前をクリックします 3) 予定をどの単位で閲覧するかを選択します 1 日の予定を閲覧する場合 [ さんへ] -[ 日表示 ] をクリックします 1 週間の予定を閲覧する場合 [ さんへ] -[ 週表示 ] をクリックします 1 ヶ月の予定を閲覧する場合 [ さんへ] -[ 月表示 ] をクリックします
( 予定を閲覧する手順は 5-3-1. スケジュール 施設予約を閲覧するを参照して下さい ) 9-2. 便利な機能 9-2-1. ユーザー名簿の検索キーワードや条件を指定して ユーザー名簿を検索することができます ユーザー名簿の検索は ユーザー名簿の一覧画面に表示している組織や My グループに関係なく すべての組織 / グループから検索します 検索対象は 次の項目です ユーザー名 よみ E-mail URL 連絡先 9-2-1-1. 簡易検索 一覧画面の右上に キーワードを直接入力して検索します キーワードに組織名を入力しても 組織情報や組織に所属するユーザーは検索できません 1) [ ユーザー名簿 ] をクリックします 2) キーワードを入力して [ ユーザー名簿検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します
3) 検索結果画面が表示されます 検索結果に表示されるユーザーは 登録時に設定されるユーザー ID 順に表示されます 名前をクリックすると 詳細画面が表示されます 9-2-1-2. 詳細検索 検索対象のフォルダや検索項目などを絞り込んで検索します 1) [ ユーザー名簿 ] をクリックします 2) [ 詳細検索 ] をクリックします 3) 条件を指定します 複数条件を指定する場合は [ 条件を増やす ] をクリックして 条件を指定します
結果表示 1 画面に表示する件数を指定します 4)[ 検索する ] をクリックします 5) 検索結果画面が表示されます 検索結果に表示されるユーザーは 登録時に設定されるユーザー ID 順に表示されます 名前をクリックすると 詳細画面が表示されます
10. 掲示板 ノーツ掲示板の代わりとなるアプリケーションです 全ユーザーへのアナウンスや情報を掲示します 10-1. 基本操作 10-1-1. 掲示板を閲覧する 10-1-1-1. 一覧画面 1) [ 掲示板 ] をクリックします 2) 左のフォルダを選択して 一覧を表示します フォルダは部課毎になっています ( すべて ) を選択すると 全掲示板の一覧が表示されます 一覧はカテゴリ毎に表示されます カテゴリ内の一覧は登録日時の新しい順に表示されます / ソートができる項目です カテゴリ名称 : カテゴリ名称の昇順 降順で並び替えます [ 閲覧 ] 詳細画面が表示されます [ 編集 ] 編集画面が表示されます ( 自分が作成した掲示板のみ表示されます )
添付ファイルは複数添付されている場合でも 1 つだけ表示されます 表示されているファイルのテキストをクリックすると ファイルの内容が確認できます 10-1-1-2. 詳細画面 10-1-1-1. 一覧画面にて 閲覧する掲示板のをクリックすると 詳細画面が表示されます
添付ファイルがある場合 ファイルのタイトルをクリックして ファイルを保存します ヘッダーについて ビュー 使用しません 先頭へ 一覧画面で表示した時 先頭行に表示される掲示板を表示します 前へ 一覧画面で表示した時 現在閲覧している掲示板の 1 行上の掲示板を表示します 次へ 一覧画面で表示した時 現在閲覧している掲示板の 1 行下の掲示板を表示します 末尾へ 一覧画面で表示した時 最終行に表示される掲示板を表示します 10-1-2. 掲示板を登録する 掲示板は誰でも登録することができます
1) [ 掲示板 ] をクリックします 2)[ 掲示板を登録する ] をクリックします 3) 部署名称を選択します 例 : 県酪農協管理部総務課を選択した場合 県酪農協管理部総務課のフォルダへ振り分けられます 4) カテゴリ名称を選択します 例 : 財務関係を選択した場合 財務関係の一覧に表示されます
5) 掲示板のタイトルと本文を入力します 6) 必要に応じてファイルを添付します 1 つの項目に 1 つのファイルを添付します 添付ファイル 1~10 まで最大 10 ファイルまで添付できます ( 詳細は 1-3-4-1.1 つずつ添付するを参照して下さい ) 7) 設定項目を確認し [ 登録する ] をクリックします 10-1-3. 掲示板を変更する 掲示板を変更できるのは 管理者と登録者のみです 変更する場合 編集画面から行う場合と 詳細画面から編集画面を表示して行う場合があります 10-1-3-1. 編集画面から変更する 1) [ 掲示板 ] をクリックします 2) をクリックします 変更する掲示版の をクリックします ( 自分が作成した掲示板のみが表示されます ) 3) 必要な項目を変更し [ 更新する ] をクリックします 10-1-3-2. 詳細画面から編集画面を表示して変更する 1) 詳細画面を表示します 2)[ 編集する ] をクリックします ( 自分が作成した掲示板のみ [ 編集する ] が表示されます ) 3) 必要な項目を変更し [ 更新する ] をクリックします
10-1-4. 掲示板を削除する 掲示板を変更できるのは 管理者と登録者のみです 掲示板の削除は 1 件ずつ行います 1) [ 掲示板 ] をクリックします 2) 削除する掲示板のをクリックします 3)[ 削除する ] をクリックします ( 自分が作成した掲示板のみ [ 削除する ] が表示されます ) 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 10-1-5. 掲示板を再利用する 掲示板を複製して 新しい掲示板を作成します 同じような内容の掲示板を追加する場合に 入力する手間が省けて便利です 1) [ 掲示板 ] をクリックします 2) 再利用する掲示板のをクリックします 3)[ 再利用する ] をクリックします 4) 必要な項目を設定し [ 登録する ] をクリックします
10-2. 便利な機能 10-2-1. 掲示板の検索 キーワードを指定して 掲示板を検索することができます 検索対象は 全データ 全項目です そのため 件数が多い場合は 検索に時間がかかります 1) [ 掲示板 ] をクリックします 2) キーワードを入力して [ 掲示文書検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します 3) 検索結果画面が表示されます 10-2-2. 掲示板の印刷 一覧画面 詳細画面の内容が印刷できます 10-2-2-1. 一覧画面を印刷する 1) [ 掲示板 ] をクリックします
2) 印刷する部課を左のフォルダから選択して 一覧を表示します ( すべて ) を選択すると 全掲示板の一覧が表示されます 3)[ その他の操作 ] -[ 印刷用画面 ] をクリックします 4) 表題を指定します 変更する 表題変更後 クリックすると下の印刷プレビューに反映されます アプリ名に戻す 変更した表題を元に戻します
5) 印刷掲示文書数 表題フォント 内容フォントに変更があれば 設定します 6) 白黒印刷かカラー印刷かを選択します 7) 印刷する場合は [ 印刷する ] をクリックします ファイルに出力する場合は [ ファイルに出力する ] をクリックします 8)[ 閉じる ] をクリックするか Web ブラウザーの [ 閉じる ] をクリックして 画面を閉じます 10-2-2-2. 詳細画面を印刷する 1) [ 掲示板 ] をクリックします 2) 印刷する掲示板のをクリックします 3)[ 印刷用画面 ] をクリックします 4) 表題を指定します 変更する 表題変更後 クリックすると下の印刷プレビューに反映されます アプリ名に戻す 変更した表題を元に戻します 5) 印刷掲示文書数 表題フォント 内容フォントに変更があれば 設定します 6) 白黒印刷かカラー印刷かを選択します 7) 印刷する場合は [ 印刷する ] をクリックします ファイルに出力する場合は [ ファイルに出力する ] をクリックします
8)[ 閉じる ] をクリックするか Web ブラウザーの [ 閉じる ] をクリックして 画面を閉じます
11. 報告書 報告書は県酪農協に所属するユーザーのみ お使い頂くアプリケーションです 県酪農協に所属していないユーザーのトップページには 報告書のアイコンが表示されません ノーツ業務報告書の代わりとなる機能です 決められたフォーマットで報告書を作成するアプリケーションです 11-1. 基本操作 11-1-1. 報告書を閲覧する 11-1-1-1. 一覧画面 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) 左のフォルダを選択して 一覧を表示します 個人報告書一覧 作成または受信した報告書が一覧で表示されます 作成一覧 自分が作成した報告書が一覧で表示されます 下書き 自分が作成途中で下書きとして保存した報告書が一覧で表示されます 全報告書一覧 公開されているすべての報告書が一覧で表示されます 一覧は日付が新しい順に表示されます 未作成一覧 使用しません 未読のメッセージは標題が太字になります コメントが書き込まれたり 内容が更新された報告書です
通知先が限定されている非公開の報告書です 11-1-1-2. 詳細画面 11-1-1-1. 一覧画面にて 閲覧する標題をクリックすると 詳細画面が表示されます
11-1-2. 報告書を作成する 1) [ 報告書 ] をクリックします 2)[ 報告書を作成する ] をクリックします
3) 報告書の表題を入力します 4) 参加者を選択します 5) 日付をドロップダウンリストから選択します 6) 内容を入力します 7) 必要に応じてファイルを添付します 1 つの項目に 1 つのファイルを添付します 添付ファイル 1~10 まで最大 10 ファイルまで添付できます ( 詳細は 1-3-4-1.1 つずつを添付するを参照して下さい ) 8) 報告書を通知するユーザーを選択します 報告書の公開範囲 チェックを外した場合 全ユーザーに公開します 通知するユーザー 更新するユーザーに設定した場合 トップページの最新情報に報告書の更新情報が表示されます 報告書は福島県酪農協様のみ使用されますが 酪王乳業様 らくのう乳販様に所属しているユーザー
を設定した場合 更新情報が通知され 報告書の内容が閲覧できます 9) リアクションを許可するかどうか設定します リアクションは報告書に対し 共感や確認しました という意思を表現できる機能です リアクションをした場合 以下のようなアイコンが表示されます 10) 設定した内容を確認し すぐに公開する場合は [ 内容を確認する ] をクリックします 作成した報告書を下書きとして保存する場合は [ 下書きに保存する ] をクリックします 下書きとなった報告書は [ 下書き ] フォルダに保存されます 後日再編集して 報告書として登録します 11) 手順 10 で [ 内容を確認する ] をクリックした場合は 確認画面で [ 作成する ] をクリックします 11-1-3. 報告書を変更する 参加者および通知先の設定を変更し どちらからも設定を外されたユーザーは 報告書を閲覧できなく なります 11-1-3-1. 報告内容を変更する 報告書の内容を変更しても 更新情報は通知されません ただし 通知先のユーザーを変更した場合は 通知先に設定されたユーザーに更新情報が通知されます 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) 変更する報告書の標題をクリックします
3) 報告書の詳細画面で [ 変更する ] をクリックします 4) 必要な項目を設定し [ 変更 ] をクリックします 11-1-3-2. 通知先を変更する 通知先の設定を変更すると 通知先に設定されたユーザーに更新情報が通知されます 通知先からユーザーを削除しても 削除されたユーザーの更新通知の設定は解除されません 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) 通知先を変更する報告書の標題をクリックします 3)[ 通知先の変更 ] をクリックします [ その他の操作 ] -[ 通知先を変更する ] をクリックしても 通知先の変更画面が表示されます 4) 通知先のユーザーを設定し [ 変更する ] をクリックします 11-1-4. 報告書を削除する 報告書を削除できるのは 報告書の作成者とシステム管理者だけです 報告書を削除しても 更新情報は通知されません 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) 削除する報告書の標題をクリックします
3) 報告書の詳細画面で [ 削除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 11-1-5. 報告書にコメントするコメント欄とは 報告書の本文に対する意見や返答を書き込む部分です 書き込まれたコメントは 更新日時が新しいコメントが 上から順に表示されます コメントを書き込むと 更新通知を設定しているユーザーに 更新情報が通知されます 11-1-5-1. コメントを書き込む 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) コメントを書き込む報告書の標題をクリックします 3) コメントを入力します 4) 必要に応じてファイルを添付します ( 詳細は 1-3-4-1.1 つずつ添付するを参照して下さい ) 5) コメントの内容を確認し [ 書き込む ] をクリックします 11-1-5-2. コメントを返信する 書き込まれたコメントに返信します 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) コメントを書き込む報告書の標題をクリックします 3) 返信対象のコメントで [ 返信する ] をクリックします をクリックすると コメントへの返信をキャンセルできます 4) 返信対象のコメントを引用する場合は [>1 を引用する ] をクリックします ( 引用するコメント番号により 数値は異なります )
5) コメントを入力します 6) 必要に応じてファイルを添付します ( 詳細は 1-3-4-1.1 つずつ添付するを参照して下さい ) 7) コメントの内容を確認し [ 書き込む ] をクリックします 11-1-5-3. コメントを削除する コメントを削除できるのは コメントを書き込んだユーザーだけです コメントを削除しても 更新通知は通知されません 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) コメントを削除する報告書の標題をクリックします 3) 削除するコメントにマウスオーバーし [ 削除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 11-1-6. 報告書を再利用する 作成済みの報告書を複製して 新しい報告書を作成します 同じような内容の報告書を追加する場合に 入力する手間が省けて便利です
ただし コメントは複製されません 11-2. 便利な機能 11-2-1. ファイル出力報告書の本文とすべてのコメントをファイルに出力します ただし 添付ファイルはファイル名のみ出力されます 閲覧可能な報告書で操作できます 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) ファイルに出力する報告書の標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ]-[ ファイルに出力する ] をクリックします 4) ファイルを保存します 11-2-2. 報告書の検索 キーワードや条件を指定して メッセージを検索することができます
検索対象は 次の項目です 作成者 標題 参加者 内容 コメント報告書の検索は 表示している一覧に関係なく 登録されているすべての報告書から検索します ただし 下書き と 未作成一覧 は検索対象外です 11-2-2-1. 簡易検索 一覧画面の右上に キーワードを直接入力して検索します 表示している一覧に関係なく 登録されているすべての報告書から検索します 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) キーワードを入力して [ 報告書検索 ] をクリックします AND 検索する場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入力します 3) 検索結果画面が表示されます 検索結果は日付が新しい順に表示されます 標題をクリックすると 詳細画面が表示されます 11-2-2-2. 詳細検索 検索する項目を絞り込んで検索します 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) [ 詳細検索 ] をクリックします
3) 条件を指定します 複数条件を指定する場合は [ 条件を増やす ] をクリックして 条件を指定します 結果表示 1 画面に表示する件数を指定します 検索条件 以下の項目が選択可能ですが 会社 は使用しない項目です 4)[ 検索する ] をクリックします 5) 検索結果画面が表示されます
検索結果は日付が新しい順に表示されます 標題をクリックすると 詳細画面が表示されます 11-2-3. 他のアプリケーションと連携する場合 11-2-3-1. スケジュールと連携する場合スケジュールに対して報告書を作成する場合 スケジュールの画面から報告書を作成できます また作成後は スケジュール画面から報告書を閲覧することもできるようになります 11-2-3-1-1. スケジュールから報告書を作成する スケジュールから報告書を作成できます この手順で作成した報告書はスケジュールから閲覧することができます スケジュールは酪王乳業様 らくのう乳販様に所属しているユーザーも閲覧可能なため 報告書も閲覧 することができます 1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックし グループ日 または グループ週 タ ブを選択します 2) 報告書を作成する予定のタイトルをクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ 報告書 ( 議事録 ) を書く ] をクリックします 11-2-3-1-2. スケジュールから報告書を閲覧する 11-2-3-1-1. スケジュールから報告書を作成するにて 報告書を作成した場合 紐付いたスケジュールか ら報告書を閲覧できます
1) [ スケジュール ] または [ 施設予約 ] をクリックし グループ日 または グループ週 タ ブを選択します 2) 報告書を作成する予定のタイトルをクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ 報告書 ( 議事録 ) を閲覧する ] をクリックします 11-2-3-2.ToDo と連携する場合 報告書閲覧後 するべき作業が発生した場合 報告書の詳細画面から ToDo リストを登録できます また登録後は ToDo リストの詳細画面から報告書を閲覧することもできるようになります 11-2-3-2-1. 報告書から ToDo を登録する 報告書の詳細画面から 報告書と連携する ToDo を登録します 1) [ 報告書 ] をクリックします 2)ToDo と連携する報告書の標題をクリックします 3)[ その他の操作 ] -[ToDo に登録する ] をクリックします
4) 必要に応じて項目を編集します 5) 登録内容を確認し [ 追加する ] をクリックします ToDo リストと連携すると ToDo リスト画面から報告書が閲覧できます 11-2-3-2-2.ToDo から報告書にコメントを書き込む ToDo 画面から連携する報告書にコメントを書き込みます 完了した ToDo からは 報告書にコメント を書き込めません 1) [ToDo リスト ] をクリックします 2) 報告書と連携した ToDo の ToDo 名をクリックします ( 報告書と連携した ToDo は詳細画面の ToDo 名にが表示されています ) 3)[ コメントを書き込む ] をクリックします
( 報告書にコメントする手順は 11-1-5. 報告書にコメントするを参照して下さい )
11-2-4. 報告書の更新通知の設定 通知が発生する操作と条件は以下の通りです 操作 発生条件 トップページの最新情報 メール通知 報告書の作成 参加者または通知先に 報告書の変更コメントの書き込み 設定されている場合 参加者または通知先に設定されていないユーザーが 公開されている報告書に 個別に更新通知を設定した場合 通知先の追加追加されたユーザーのみ 報告書の削除 参加者または通知先に [ 通知先の変更 ] ボタンにて通知先のユーザーを削除コメントの削除 設定されている場合 参加者または通知先に設定されていないユーザーが 公開されている報告書に 個別に更新通知を設定した場合 公開から非公開とした参加者または通知先に場合設定されている場合 参加者または通知先に 設定されていないユー ザーが 公開されている 報告書に 個別に更新通 知を設定した場合 初期設定では 一覧画面の [ 個人報告書一覧 ] フォルダに保存された報告書 ( 作成 受信した報告書 ) は 更新通知が設定されています そのため 更新通知を解除する場合 解除した設定を再度設定する場合 のみ 以下の設定が必要となります 11-2-4-1. 更新通知を設定する場合 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) 更新情報を設定する報告書の標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ] -[ 更新通知を設定する ] をクリックします
4) 更新通知の設定画面で [ 更新する ] をクリックします 11-2-4-2. 更新通知を解除する場合 1) [ 報告書 ] をクリックします 2) 更新情報を解除する報告書の標題をクリックし 詳細画面を表示します 3)[ その他の操作 ] -[ 更新通知を解除する ] をクリックします 4) 更新通知の設定画面で [ 解除する ] をクリックします
12. 個人設定 個人設定は ユーザー毎に設定を変更できる画面です マニュアルに記載されている箇所以外を変更すると 意図しない動作になることがありますので 記載 された箇所のみ設定して下さい 12-1.My グループ My グループは ユーザーが任意に作成するグループです 作成したユーザーだけが利用できます 所属組織をまたぐメンバーの集まりや 業務上よく選択するユーザーや施設を グループとして作成すると便利です 例 年入社の同期グループ プロジェクトのグループ 12-1-1.My グループを追加する 1) 画面右上のログイン名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2)[ 詳細設定 ] タブ -[My グループ ] をクリックします
3)[ 追加する ] をクリックします 4) 必要な項目を設定し [ 追加する ] をクリックします 最初に表示するグループ を設定すると グループの一覧を表示する際に 設定したグループを優先的に表示します 追加後 変更画面には表示されないため 設定する場合は追加時に設定するか [ 個人設定 ] -[ ユーザー情報 ] にて設定します ([ 個人設定 ] -[ ユーザー情報 ] の詳細は 12-2. 最初に表示するグループの設定を参照して下さい )
12-1-2.My グループを変更する 1) 画面右上のログイン名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2)[ 詳細設定 ] タブ -[My グループ ] をクリックします
3) 変更するグループの [ 変更する ] をクリックします 4) 必要な項目を変更し [ 変更する ] をクリックします 12-1-3.My グループを削除する 1) 画面右上のログイン名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2)[ 詳細設定 ] タブ -[My グループ ] をクリックします
3) 削除するグループの [ 削除する ] をクリックします 4) 確認画面で [ 削除する ] をクリックします 12-2. 最初に表示するグループの設定最初に表示するグループは グループの一覧を表示する際に 設定したグループを優先的に表示する機能です よく使う組織や所属組織を設定すると グループ選択の手間が省けて便利です 1) 画面右上のログイン名をクリックし [ 個人設定 ] をクリックします 2)[ 詳細設定 ] タブ -[ ユーザー情報 ] をクリックします
3) 最初に表示するグループ で 組織または My グループをドロップダウンリストから選択し [ 変更 する ] をクリックします
13. デスクトップ ( 更新通知 ) タスクトレイに常駐し メッセージ等の到着を知らせます ノーツのように点滅はしません メッセージが表示されますが 5 秒程度で自動的に消えてしまいます 13-1. 常駐アイコンの起動を確認する Cybozu Desktop を起動していると タスクトレイに マークが表示されます タスクトレイに表示されない場合は をクリックして隠れているインジケーターを表示します 13-2. 新着通知更新通知が来た場合 以下のように表示されます このメッセージは 5 秒程度で自動的に消えるため 通知を確認する場合は タスクトレイのをクリックして下さい
13-3. 通知画面 10 分間隔で更新の確認を行い 最新情報を表示します 通知には 次の種類があります 予定の時刻が来たことを知らせる通知 ( 予定の通知 ) Windows デスクトップの右上に表示されます 詳細は 13-3-3. 予定の通知を参照して下さい アプリケーションでデータが登録されたり更新されたりしたことを知らせる通知 ( 新着通知 ) Windows デスクトップの右下に数秒の間表示されます 以下の時 通知が表示されます メッセージを受信した時 電話メモを受信した時 掲示板が登録 更新された時 詳細は 13-3-4. 新着通知を参照して下さい
13-3-1. アプリケーション画面 すべての通知が表示されます パーツの説明 No パーツ 説明 1 通知予定 通知と予定の表示を切り替えます 予定を選んだ場合は 13-3-2. アプリケーション画面 ( 予定表示 ) を参照して下さい 2 クリックの数に応じて 前に表示した画面に戻ります 3 設定 導入時に設定します 通常は使用しないで下さい 4 ウィンドウの最小化 最大化を行います でウィンドウを閉じても Cybozu Desktop は終了しません 5 すべての通知 使用しません 6 通知エリア 通知を一覧表示します 7 ラベル サービスを色分けして表示します 8 アプリケーションアイコン サイボウズのアプリケーションを表します 詳細は 13-3-5. アプリケーションアイコンを参照して下さい 9 タイトル マウスオーバーすると タイトルとメモの内容が表示されます クリックすると 詳細画面を表示します 10 更新時刻 通知を最後に更新した時間を表します
13-3-2. アプリケーション画面 ( 予定表示 ) スケジュールに登録されている予定をまとめて表示する画面です パーツの説明 No パーツ 説明 1 通知予定来週すべての予定 予定を表示する単位を切り替えます 全ての予定を選択した場合 前後 1 ヶ月の予定を確認できます 2 タイトルと日付 マウスオーバーすると 予定のタイトルと メモの内容が表示されます クリックすると 詳細画面を表示します 3 選択されている予定は通知されます 通知されないようにするには 選択を外します No.1 予定の表示 ( 折り畳み ) をクリックして 折りたたまれている予定を 閉じたり開いたりします 13-3-3. 予定の通知 予定の 15 分前に通知されます
パーツの説明 No パーツ 説明 1 タイトル クリックすると 詳細画面を表示します 2 表示された通知をすべて閉じます 3 表示された通知を 1 件ずつ閉じます 4 再通知なし今から 5 分後今から 10 分後終了時刻終了 5 分前終了 10 分前 予定ごとに 通知を再表示するタイミングを設定します 13-3-4. 新着通知 データの登録や更新の通知は Windows デスクトップの右下に表示されます 通知を数秒ごとにスラ イド表示します