Gmail の利用方法 ( 教職員向け ) 学校法人白梅学園情報システム課
1. Gmail について これまで学内のメールサーバにて運用しておりましたが 学内停電時に利用できない点や 耐障害性を勘案し Gmail(Google Apps for Education) を利用できるようにいたします Gmail は パソコンや携帯電話 スマートフォンなど インターネットに接続可能な様々な端末から利用することができます Gmailの特徴 メールアドレスはこれまでのものと変更ありません (@shiraume.ac.jp) 学外からもメールを閲覧することができるようになります Gmailは基本的にInternet ExplorerなどのWEBブラウザをから利用するWEBメールです WEBメールは送受信したメールをパソコン側に取り込まず サーバ側に置いてまま管理する仕組みなので WEBブラウザがあれば学内学外を問わず どこからでも同じメールにアクセス可能です 白梅アドレス宛のメールを自宅などで読むために 他のアドレスに転送する といった使い方をする必要はなくなります 自宅など外部からでも @shiraume.ac.jpの発信アドレスを持ったメールを送信することが可能です メールソフト ( AL-Mail や Outlook Express Windows Live メール など ) を使用せずにメールの読み書きが可能です 従来のメールソフトを使用してGmailを利用する場合 以下の WEBサイトから IMAPを有効にする を参考に設定を行ってください https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960 停電等で学内のネットワークが使えない期間でも 学外からはメールの送受信が可能になります 1 人当たりのメールボックス容量が約 30GBに増加します 障害発生の可能性がほとんどありません 強力な迷惑メールフィルタを標準で搭載しています Gmailの迷惑メールフィルタは強力で ほぼ100% の迷惑メールを分類しますが しばしば通常のメールを迷惑メールと判定することがあります しばらくの間は必要なメールが除外されていないか 週に1 度くらい迷惑メールフォルダを確認してください メールを素早く検索することができます Gmail が利用可能なブラウザにつきましては 以下の WEB ページをご確認ください ブラウザサポート状況一覧 -Gmail ヘルプ https://support.google.com/mail/answer/6557?hl=ja 2
2. ログイン / ログアウト 2-1: ログイングループセッションのメニュー または以下の URL よりログインページにアクセスしてください 学校法人白梅学園 Gmail ログインページ http://mail.google.com/a/shiraume.ac.jp ページが表示されたら メールアドレス と パスワード を入力し ログインしてください 3
初回ログイン時は利用規約が表示される場合があります 規約をご確認の上 同意します 続けてアカウントに移動します をクリックしてください 場合によって 以下のような非常に読みにくいアルファベットの画像が表示されることがあります これは Captcha と呼ばれる認証で 機械的に不正な利用を防止する仕組みです お手数ですが 表示されているアルファベットを読み取って入力してください この例では unestimbe と入力します 4
2-2: 複数のGmailアカウントを同時に使用する右上に表示されているご自身のメールアドレス部分をクリックすると アカウントを追加 ボタンが表示されます ここをクリックし 別のアカウントでログインしてください 2-3: ログアウト右上に表示されているご自身のメールアドレス部分をクリックすると ログアウトボタンが表示されます ログアウトボタンをクリックしてください 5
3. メールの受信 / 閲覧 3-1: 受信トレイログインすると 受信トレイが表示されます 受信したメールを閲覧することができます 送信メールを作成します 受信したメールから検索できます ページ送りボタンです 現在ログインしているユーザーです メールを分類するためのラベル ( フォルダのようなもの ) です 開く をクリックするとその他のラベル ( 迷惑メールなど ) が表示されます 迷惑メールに分類されたメールも 開く から確認できます Gmail の迷惑メール対策は強力でほぼ 100% の迷惑メールを分類しますが しばしば通常のメールを迷惑メールと判定することがあります しばらくの間は必要なメールが除外されていないか 週に 1 度くらい迷惑メールフォルダを確認してください 受信トレイのメール一覧です 閲覧したいメールをクリックするとメールが表示されます 標準では未読メールは 白 既読メールは グレー で表示されています 6
3-2: メール閲覧受信トレイで閲覧したいメールをクリックすると メールの内容が表示されます この画面から返信等を行うことができます 受信トレイに戻ります メッセージを削除します メッセージにラベルをつけたり移動したりします 返信ボタンです 転送 印刷 などその他の処理を行いたい場合 をクリックします 同じ件名で最後にやりとりしている最新のメールが表示されています 同じ件名で返信等のやりとりをおこなった場合 このように過去のメールがまとめて表示されます クリックすると折りたたまれているメールの内容を表示できます この表示をやめ 1 通ごとに表示したい場合は 右上の歯車マークから 設定 をクリックし スレッド表示 OFF を選択して保存してください この欄をクリックすると返信が行えます クリックして返信 ( 全員に返信 ) または転送 と表示されている場合 下線の引いてある部分をクリックすると それぞれ返信 / 全員に返信 / 転送を行うことができます
4. メールの作成 / 送信 4-1: メールの作成左上の 作成 ボタンをクリックすると 新規メール作成画面が表示されます その他 メール作成画面の詳細につきましては 以下の WEB ページをご覧ください Gmail の新しい作成 / 返信画面 -Gmail ヘルプ https://support.google.com/mail/answer/2645922?hl=ja 宛先欄で メールアドレスや氏名の一部を入力すると 学内の教職員や過去にメールを送ったことのある人の候補が表示されます クリックして宛先にすることができます 書きかけのメールはここをクリックすると表示されます メール本文を記載する場所です Cc や Bcc を追加したい場合はここをクリックします ここをクリックするとメールが送信されます ファイルを添付する場合はここをクリックします メールを破棄する場合はここをクリックします 8
4-2: 組織アドレス帳の利用 組織アドレス帳 を利用することで 学内の教職員のメールアドレスを所属から探すことができます 以下の手順で初期設定を行ってからご利用ください Internet Explorer にて ツール インターネットオプション プライバシー 詳細設定 画面で 自動 Cookie 処理を上書きする にチェックを入れ サードパーティの Cookie を 受け入れる と設定してください 9
Google Apps 白梅学園メールログイン画面からログインし 検索フォームの右側にあるサービス選択アイコンをクリックし カレンダー を選択し 一度カレンダーの初期設定を行ってください ( ここで 日本語 に設定することで 組織アドレス帳を 日本語 メニューにて使用することができます http://mail.google.com/a/shiraume.ac.jp 再度 検索フォームの右側にあるサービス選択アイコンをクリックし もっと見る をクリックすると S アドレス帳 ( 組織アドレス帳 ) が表示されるのでクリックします 10
組織アドレス帳が表示されたら ポップアップアドレス帳を追加 をクリックして 画面の指示に従ってブックマークバーに追加します 追加できたら一度組織アドレス帳の画面を閉じてください 11
Gmail にて 作成 で新規メール作成画面を表示したあと ブックマークバーから先ほど追加した 組織アドレス帳 ( サテライトオフィス ) を選択すると To/Cc/Bcc が表示された組織アドレス帳が開きます ポップアップがブロックされた旨の警告が出た場合は このサイトのオプション 常に許可 をクリックした後 再度 組織アドレス帳 ( サテライトオフィス ) をクリックしてください 組織アドレス帳が完全に表示されるまで少し時間がかかる場合があります 画面上部の 読込中です... の文字が消えるまでしばらくお待ちください 12
左側の組織情報から目的の組織をクリックすると 所属している方が右側に表示されます 組織名の右側にある三角形をクリック ( もしくは組織名をダブルクリック ) すると 下位の組織名を表示できます メールの宛先にしたい方が表示されましたら 名前の左側にある にチェックを入れてから To/Cc/Bcc の該当するボタンをクリックすると 選択された方のメールアドレスが宛先に入ります 組織に所属しているメンバーが 50 人を超える場合 一度では表示しきれず最下部に さらに表示 と表示されます ここをクリックするとさらに 50 人分が表示されます 100 人を超えている場合はさらに さらに表示 が表示されますので お手数ですが全員表示されるまで何度かクリックしてください 13
左側の組織情報から目的の組織をクリックすると 所属している方が右側に表示されます 組織名の右側にある三角形をクリック ( もしくは組織名をダブルクリック ) すると 下位の組織名を表示できます メールの宛先にしたい方が表示されましたら 名前の左側にある にチェックを入れてから To/Cc/Bcc の該当するボタンをクリックすると 選択された方のメールアドレスが宛先に入ります 最後に メール画面にセット をクリックすれば メール作成画面の宛先にセットされます 14
5. その他 Q 重要度 マークとは何ですか? A Gmailでは よくメールする相手 閲覧したメール 興味のあるキーワード 返信したメール などの情報を元に自動的に 重要であると思われる メールにマークを付けます 参考 : 重要度のランク付けとマーク - Gmail ヘルプ https://support.google.com/mail/answer/186543?hl=ja Q 返信されたメールが1つにまとまってしまうのですが? A Gmail ではメールの前後関係をより理解しやすくするため 最初のメールへのすべての返信が1 つのスレッドにまとめられます これを解除するには 設定 全般 スレッド表示 を スレッド表示 OFF にしてください 参考 : スレッド - Gmail ヘルプ https://support.google.com/mail/answer/5900?hl=ja 15
その他の Gmail の機能 利用方法については Gmail の公式ヘルプページをご参照ください ヘルプページは 右上の設定ボタン ( 歯車のマーク ) または以下の URL からアクセスできます Gmail ヘルプ https://support.google.com/mail/?hl=ja#topic=3394144 または 以下の外部 WEB サイトなどを参考になさってください Gmail の使い方 Google Apps http://www.appsupport.jp/category/gmail/ こちらのサイトで紹介されていても使用できない機能もございます 16