目次 メールシステム利用マニュアル I. メールシステムについて P.1 2018/05 情報メディア課 II. メールアドレスの配布 / ログインページ P.1 III. ログイン / ログアウトの方法および SWU Mail 初期設定 P.2 IV.SWU Mailの機能説明 P.4 1. メールを送信する 受信する P.4 2. メールを読む P.4 3. メールを返信する 転送する P.4 4. メールを印刷する P.5 5. メールの整理 P.5 6. その他の設定 ( 署名など ) P.8 7.Gmailの新機能 P.9 V. メールソフトでの送受信設定 P.10 ---------------------------------------------- 問合せ先情報メディア課 (8 号館 6 階コンピュータ事務室 ) jimusys@swu.ac.jp 03-3411-5127 内線 :1960-1966 ---------------------------------------------- I. メールシステムについて 本学のメールシステムは Google 社の Gmail を利用した SWU Mail です メールサーバが学外にあるため 震災時や停電時でもつながり易い Android 端末や iphone でメールを閲覧できる Google Apps の機能 ( ドライブ ドキュメント スケジュールなど ) も利用可能 II. メールアドレスの配布 / ログインページ 学生メールアドレスは入学時に配布されます (@ 前は学籍番号になります ) 常勤教職員メールアドレスはユーザID 申請後に配布されます 対象 メールアドレス ログインページ 学生 *****@st.swu.ac.jp http://mail.st.swu.ac.jp 教職員 *****@swu.ac.jp http://mail.swu.ac.jp 1
III. ログイン / ログアウト方法および SWU Mail 初期設定 1. 教職員 WEB の [SWU Mail] をクリックするとログインページ一覧が表示されます 2. メールアドレスとパスワードを入力してログインします 3.SWU Mail にログインしました ( 初回のみ ) アカウント作成に同意し 仮パスワードを変更します 引き続き 画面右上の歯車マークをクリックして [ 設定 ] をクリックします 4. 設定画面に切り替わりますので [ メール転送と POP/IMAP] をクリックします 5.IMAP アクセスの項目で [IMAP を有効にする ] を選択し [ 変更を保存 ] をクリックします POP と IMAP POP と IMAP はメールサーバーからメールを受信するためのプロトコル ( 通信手順 ) のことです IMAP は ThunderBird などメーラーを利用して Gmail サーバに保管されているメールをダウンロードせずに閲覧できます 大学 自宅 外出先など複数の環境や 大学 PC 自宅 PC スマートフォンなど複数の端末から同じメールを見るには IMAP が適しています ( 推奨 ) POP は Gmail サーバに保管されているメールを ThunderBird などメーラーにダウンロードしてから閲覧します 2
6.2 回目ログイン時に再度パスワード変更を行う手順を記します 画面右上のメールアドレスをクリックして [ アカウント ] をクリックします 7. アカウント設定画面が表示されます [ ログインとセキュリティ ] をクリックします 8. パスワードとログイン方法 のパスワードをクリックします 9. 変更の際にパスワードの安全度が表示されます 安全度が 良好 となるパスワードにしてください 10. ログアウトしてください Googleの自動ログイン機能が働いていると ブラウザを閉じただけではログアウトされませんので 端末を共用している方はご注意ください 以上で SWU Mail の初期設定が完了しました 次ページへ続きます 3
IV.SWU Mail 機能説明 1. メールを送信する 受信する 1-1.[ 作成 ] をクリックします 右下部に 新規メッセージ 入力フォームが表示されます 1-2. 宛先 件名 本文を入力して [ 送信 ] ボタンをクリックするとメールを送信できます 1-3. メールは自動的に受信され 受信トレイに表示されます 特別な操作をする必要はありません 2. メールを読む 2-1. メールをクリックするとメール本文が表示されます 3. メールを返信する 転送する 3-1. メール本文右上のます をクリックすると 返信用のフィールドが開きます 文章の入力して [ 送信 ] をクリックし 4
4. メールを印刷する 4-1. メール本文右上の [ プリンタのマーク ] をクリックすると印刷画面が表示されます 5. メールの整理 5-1. スターマーク機能差出人名の左の白星は クリックすると黄色くなります このメールは左側メニューの [ スター付き ] をクリックすると抽出できるので分類に便利です 5-2. スヌーズ機能指定した日時にメールが表示されるように設定できます 1 メールを選択する 2 選択したメールに対してツールバーで操作 ( アーカイブ 削除 スヌーズ 移動 ラベルを付けるなど ) スターマーク スヌーズマーク 印をつけたメール を簡単に抽出できる 5
5-3. ラベル機能 SWU Mail ではフォルダ分け機能が無い代わりに ラベル をつけてメールを分類します ラベルはここが便利 ( フォルダとの違い ) ラベル管理の場合は1 通のメールに複数のラベルをつけることができます たとえば 仕事 クライアント名 打合せ と3 種類のラベルをつけておくと それぞれのラベルから1 通のメールを参照できます ( フォルダ管理の場合は1 通のメールを複数フォルダに保存することはできません ) ラベルをつけても メールは受信フォルダから移動しません 受信トレイ上でメールを一覧 で探すことも ラベルごとにメールを一覧 で探すことも 両方を行えます ラベルは 色分けを行い視覚的に管理できます ラベルにサブラベルを追加してラベルの階層を作成することもできます たとえば 休暇のラベルがあり 休暇中の沖縄旅行のラベルを別に作成する場合に 休暇 ラベルの中に 沖縄旅 というラベルをネストすることができます ラベルの作成 5-3-1. メールを選択し [ ラベル ] > [ 新規作成 ] をクリックして ラベルを作成します 5-3-2. ラベルが新規作成されました ( メールとラベルリストに表示されます ) 1 通のメールに複数のラベルが付 けられます ラベルの色を選択できます 6
ラベルを確認する 5-3-3. 検索するか ページの左側にあるラベル名をクリックすると そのラベルの付いたメッセージを確認できます 1 ラベル名をクリック 2 そのラベルがついた メールだけが選ばれる 迷惑メールラベルを常に表示する / 迷惑メールを解除する 5-3-4.Gmailサーバで 迷惑メール と判断されたメールは [ 迷惑メール ] ラベルに分類されて受信トレイには表示されません [ 迷惑メール ] ラベルは非表示になっていますので次の手順で常時表示し 正常メールが迷惑メールと誤認識された場合は迷惑メール解除を行ってください 2 1 4 3 1Gmail 画面右上の歯車マークから [ 設定 ] をクリックします 2 設定画面で [ ラベル ] をクリックする 3[ 迷惑メール ] 表示を選択する 4 ラベルリストに [ 迷惑メール ] ラベルが常時表示されます 迷惑メールを解除するには正常メールが迷惑メールと誤認識された場合は迷惑メールを解除してください 5 6 7 5 ラベルリストから [ 迷惑メール ] をクリックする 6 解除したいメールを選択する 7[ 迷惑メールではない ] をクリックする 解除されたメールは受信トレイに移動されます 7
6. その他の設定 ( 署名など ) 6-1. 画面右上の歯車マークから [ 設定 ] をクリックします 6-2.[ 全般 ] > [ 署名 :] 好みの署名を作成しておくとメールに追加されます 6-3.[ 全般 ] > [ 不在通知 :] 一定期間メールの確認が不可能なときのために あらかじめ不在通知の定型文を作っておくことができます 6-4. フィルタの設定 [ フィルタとブロック中のアドレス ] > [ 新しいフィルタを作成 ] から振り分け条件を設定できます 6-5. アーカイブ機能アーカイブと削除不要なメールを削除すると 空き容量を増やすことができますが Gmail の無料の保存容量は大容量なので 不要なメールもそのまま置いておくことができます 今後メールやスレッドが必要になる可能性がある場合は アーカイブすることをおすすめします アーカイブしたメールは受信トレイから [ すべてのメール ] に移動されるため メールを削除しなくても受信トレイ内を整理することができます ゴミ箱に捨てるのではなく保管キャビネットに移動して安全に保管するのに似ています 移動したメールは何年経っても見つけることができます メールが今後絶対必要ないことがはっきりしている場合は [ 削除 ] ボタンを使用してメールを [ ゴミ箱 ] に移動します メールをアーカイブするには : 1. 受信トレイで 送信者名の横のチェックボックスをオンにしてメールを選択します 2. メールリストの上にあるツールバーの [ アーカイブ ] ボタンをクリックします ( メールを開いている場合は メール上部の [ アーカイブ ] ボタンをクリックして アーカイブすることもできます ) アーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法 : 1.[ すべてのメール ] をクリックします (Gmail ページの左側に [ すべてのメール ] が表示されない場合は ラベルリストの下部にある [ 開く ] プルダウンメニューをクリックします ) 2. 送信者名の横のチェックボックスをオンにします 3.[ 受信トレイに移動 ] ボタンをクリックします 8
7.Gmail の新機能 2018 年 4 月下旬から SWU メール (Gmail) の新機能が使用できるようになりました 新機能の表示方法 1. 画面右上の歯車マークから [ 新しい昭和女子大学教職員メールをお試しください ] をクリックすると 新機能の表示に切り替わります 新機能の詳細については 下記 URL をご参照ください https://support.google.com/mail/answer/7677724?hl=ja 9
V. メールソフトでの送受信設定以下に Thunderbird 最新版をダウンロードして セットアップする方法を記載します ( 学園から配布されたノート PC には Thuderbird がプレインストールされています 利用の際は Thunderbird アイコンをクリックしてウィザードの指示に従い初期設定を行ってください ) 1 事前に III. ログイン / ログアウトの方法および SWU Mail 初期設定 を行ないます 2 http://mozilla.jp/thunderbird/ から最新版のThunderbirdをダウンロードし ダウンロードしたファイルをダブルクリックします 3[ 次へ ] を数回クリックするとセットアップが完了します 4 初回起動すると 既定のメールクライアントとして使用するか出てきますので [ 既定として設定 ] をクリックします 5[ メールアカウントを設定する ] をクリックします 6 名前 メールアドレス 現在のパスワードを入力して [ 続ける ] をクリックします 7 アカウント検出されたら [IMAP] [ 手動設定 ] をクリックします 10
8 認証方式の 2 箇所を [OAuth2] に変更し [ 完了 ] をクリックします 9 ログインを促すページが表示されますのでアドレスを入力し [ 次へ ] をクリックします 9 で [ 次へ ] を選択しても先に進まない場合 Thuderbird のバージョンが古い場合があります 最新版への更新方法 : メニューバーの [ ヘルプ ] から [Thuderbird について ] を選択します 自動的に更新を確認します 最新でない場合 自動的に更新がダウンロードされます 10 パスワードを入力し [ 次へ ] をクリックします 11 許可のリクエストの画面で [ 許可 ] をクリックします 12 メールの送受信を確認してください 以上でセットアップが完了しました 11
Gmail 上で正常メールが 迷惑メール と誤認識され 受信トレイに表示されないことがあります [Gmail] > 迷惑メールをクリックして 正常なメールを受信トレイに移動してください Gmail 上で迷惑メール解除を行うには 7 ページの 迷惑メールを解除するには をご覧ください 以上 12