平成 19 年 4 月 26 日掲載平成 19 年 6 月 6 日追加 科学研究費補助金 Q& 科学研究費補助金の執行にあたっては 補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律 ( 昭和 30 年法律第 179 号 ) 文部科学省又は独立行政法人日本学術振興会の定める科学研究費補助金補助条件 茨城大学の定める予算執行に係る各規則等に基づき 適切に実施することが求められています この 科研費 Q& は 各研究代表者等からしばしば質問される事項について 関係者の共通理解を図るため 財務部及び学術企画部の担当職員により作成されたものです 今後 順次 充実 改善を図っていくこととしています 者関係 Q1: 者とは 研究代表者及び研究分担者以外の者で研究計画に随時参加し その研究への協力をする者のことをいう ( 例 : 日本学術振興会の特別研究員 海外共同研究者 企業の研究者等 ) となっているが 学生 ( 大学院生 学部学生 ) は者にすることができるか また 他大学の学生を者にすることはどうか : 者は 例に記載のように主に研究者を想定していると思われるので 学生については 大学院博士後期課程の学生が望ましいと考えられます しかし 大学院修士課程 学部学生であっても 研究遂行上 その役割が十分に遂行できると研究代表者が判断した場合は この限りではありません 者にあっては その者から協力が得られること その者が学生の場合には 学業に支障がないことが前提条件となります 他大学の学生を者にする場合は上記を参考にしてください なお その場合は 先方の大学が定めたルールや手続きに従ってください なお 単に実験補助や資料整理などを行う学生は補助者であり 者とすることはできません 旅費関係 Q1: 学生が学会等 ( 海外も含む ) において研究成果の発表を行うため 学会参加費及び旅費を支給することは可能か : 研究成果は研究組織を構成している研究代表者又は研究分担者が発表することが原則です ただし 学生が者になっており 直接的に関わった役割分の研究成果を当該学生が発表する必要があると研究代表者が判断した場合に限り学会参加費及び旅費を支給することができます Q2: 学会への出席のみを目的とした旅費は支給可能か - 1 -
: 研究代表者又は研究分担者が 科研費の研究に直接関係しない場合は 科研費から旅費を支出できません 学会において 科研費の研究課題の研究成果発表 情報収集 資料収集及び研究者との打ち合わせなど 科研費の研究に直接的に関係する目的であれば旅費を支出できます なお 学会等に出席する場合には 旅行伺にスケジュールの入ったプログラムの写しを添付してください Q3: 外国出張の際に必要となる書類は どんなものがあるのか : 所定の請求書に必要な書類と規定されていますので 計算の基になる外国旅行計画書 旅行業者の見積書 ( 航空賃や空港利用税 ) をいいます なお 帰国後に精算することになりますが その場合は 航空券の半券 パスポートの写しが必要になります Q4: 海外の共同研究者を招へいする場合の注意点は何か : 海外の共同研究者の招へいを行う場合は 研究代表者は 招へいの必要性 研究計画の遂行に果たす役割を記した書類を作成し 招へい後に作成される出張報告書に添付してください Q5: 継続が内約されている場合で 2 年度にわたる旅行をする場合は 当該年度の研究費及び新年度の研究費からそれぞれから支給することになるのか : そのとおりです 3 月 31 日までの旅費は当該年度の科学研究費から支払い 4 月 1 日以降の旅費は新年度分の科学研究費から支払うことになります しかし年度当初には まだ科学研究費が本学に入金されていないことから 入金されるまでの期間は 事前に役員会の議を経て学長の承認を得ることにより 法人の余裕金より旅費の立替えができますので 必要に応じ 立替え申込書 を所属部局長経由で学術企画部に提出して下さい 謝金等関係 Q1: 者 ( 研究に随時参加する者 ) が ある専門的知識を有しており 研究代表者等にその専門的知識を提供する場合 その対価として謝金を支給することは可能か : 者であっても 専門的知識や専門的技術を要する役務の提供が明らかである場合には 支給して差し支えありません Q2: アンケート調査回答者への対価として 謝金を支給することは可能か あるいは そのお礼としてボールペンなどを配付することはどうか また アンケート会社と契約し 対価を払って ( 業務委託 ) アンケートを行う - 2 -
ことは可能か : アンケートの内容にもよると思われますが 本学においては 次のように取り扱います アンケートは 回答者の善意によるところも大きく その対価として謝金や物品を支給しなければならないとは 必ずしも言い切れないと思われます ただし 研究遂行上 やむを得ずアンケート協力者に物品を配付する必要がある場合は 事前にその理由 対象人数 実施場所 配付物品名などを明記し 事務担当者に提出してください 案 : 本学としては 安価な物品 ( 例 : ボールペンなどの文房具類など ) を基本とする ただし アンケート調査内容 量等によっては 図書券 ( 学術月報の科研費質疑応答に掲載 ) 等も可能とする なお アンケート会社への業務委託については アンケートの規模や内容によると思われますが 研究代表者等が行うよりも研究遂行上 効果が期待できる場合は 上述の単価等に留意の上 利用できると思われます < 図書券は金券に該当するので 国立大学法人茨城大学金券等管理事務取扱要項及び国立大学法人茨城大学たな卸資産管理細則の定めにより 厳格に取り扱うことになります > Q3: 学生等に謝金を支給する場合の注意点は何か : 謝金は 純粋に科研費の研究遂行に必要な作業として 役務の提供を受ける場合に支払うことができます 学生の作業が 教育活動の一環として行われる場合は 謝金は支払いできません また 学生が行う作業時間は 学生の授業時間及び T R チューターの業務時間と重複しないよう注意が必要です 謝金は必ず 従事した本人が直接受給しなければなりません なお 役務提供を依頼した研究者に謝金を環流させるような不正行為は厳しく罰せられます Q4: 海外の現地において 現地の人による説明や案内業務への対価として謝金を支給する際の設定金額 支給のために必要な書類はどのようなものか : 現地の物価 賃金等の実情を考慮し 謝金単価を設定して 過大にならないように留意してください ( 本学が定める謝金を単純に現地通貨に換算して支払うことは 過大に支払うこととなる場合があります ) 支給のために必要な書類は 設定金額の算出方法 役務の実施時間 本人に支払ったときの領収書です Q5: 科研費で雇用していた者が産前 産後休暇を取得することになった場合 社会保険料 ( 事業主負担分 ) の支出はできるか : 科研費で支出することはできません 年度区分関係 - 3 -
Q1: 翌年度に継続の内約を受けている者が 当該年度の年度末近くに残金があるため 翌年度に使用する備品や消耗品を購入することは可能か : 当該年度から翌年度に補助事業 ( 研究 ) が継続する場合であっても 次のことは 会計年度独立の原則に反しますので 行えません (1) 当該年度に全く使用せず 翌年度のみにおいて使用する物品を 前年度の補助金で購入すること (2) 翌年度の出張のための航空券購入費用 宿泊費用等を 前年度の補助金で予め支払っておくこと (3) 翌年度に開催される国際学会に参加するための登録料 ( 当該年度の 3 月中に支払わなければ参加できない ) を 前年度の補助金で予め支払っておくこと 学会発表の論文投稿料についても同様です 物品関係 Q1: 研究成果をまとめた書籍を市販するための経費を支出することは可能か : 科研費を使用することができるのは 研究成果の取りまとめに必要な経費ですので この場合は使用できません 参考に 研究成果をまとめた書籍を出版 市販したい場合には 日本学術振興会に 研究成果公開促進費 ( 学術図書 ) という種目が設けられていますので 別途申請してください Q2: 設備備品の購入時期が 11 月以降の場合は その理由を記載した調書を保管する必要があったが 現在はどのようになっているか : 本学においては次のとおり取り扱います 次に掲げる 1 2 及び 3 に該当する場合は 理由書を必ず作成してください 11 品 ( 組 式 )50 万円以上の備品で 交付申請書提出時に納品時期が 11 月以降となることが判明している場合 21 品 ( 組 式 )50 万円以上の備品で 交付申請書提出時には納品時期が 10 月以前の予定であったが やむを得ず 11 月以降の納品になる場合 3 交付申請書提出時には予定していなかったが 研究の過程で 1 品 ( 組 式 ) 50 万円以上の備品が必要になり 11 月以降に納品になる場合理由書を必要とする理由は 次のとおりです 交付申請書には 主要な設備備品の内訳 (1 品又は 1 組若しくは 1 式の価格が 50 万円以上のもの = 重要物品と位置付けられる ) 欄が設けられています 主要な設備備品 は 当該研究を遂行する上で必要不可欠であるため購入するものですから 補助金内定時期 入金時期を考慮しても 当該研究期間の前半には入手し 研究に使用すべきものと考えられますので 納品まで長期間を要するのはなぜか 11 月以降の納入でも十分な研究成果が得られるのか ( 活用できるのか ) 等を明らかにする必要があるためです なお 1 品 ( 組 式 )50 万円以下の備品の場合にも 11 月以降に納品されるものについては 残存研究期間で当該備品を十分活用できる旨のメモを添付してください - 4 -
財務課 Q3: 研究代表者が 他機関の研究分担者 ( 分担金の配分がない場合 ) 用に購入した備品の寄附はどのようにすべきか : 科研費ハンドブックでは 研究代表者及び研究分担者は 直接経費により購入した設備等を 購入後直ちに研究代表者又は研究分担者が所属する研究機関に寄附しなければならないとされています このため 次のとおりに手続きを行うことになります (1) 本学教職員が研究代表者で 他機関の教職員が研究分担者である場合備品の納品場所が他機関になりますので 研究分担者である他機関の教職員が 所属する他機関において寄附手続きを行うことになります したがって 購入した備品は 本学において購入したものであっても 他機関の所有になります (2) 他機関の教職員が研究代表者で 本学教職員が研究分担者である場合研究分担者である本学教職員は 備品を受領したときは直ちに本学に寄附手続きを行わなければなりません 寄附の受入は 寄附者の申し出により 所属する学部等の固定資産管理責任者 ( 学部長等 ) が行いますので 学部等事務の会計担当者にその旨連絡願います 財務課 Q4: 日本学術振興会特別研究員 ( 外国人特別研究員及びその 受入研究者 を含む ) が特別研究員奨励費により購入した設備備品の取扱いは 他の種目と同様の取扱いでよいか : 本学においては 購入価格が 10 万円以上の物品について 備品として管理しており 科学研究費補助金で購入した備品についても 研究代表者等からの申し出 ( 科学研究費補助金の経理を行っている管理事務システムで作成される 寄附物品受納書 ) により直ちに寄附受入を行っています 科研費ハンドブックの特別研究員奨励費に関する使用ルールでは 研究代表者は 直接経費により購入した設備等 (5 万円以上のものに限る ) を 購入後直ちに研究機関に寄附しなければならないとされているため 特別研究員奨励費の場合は 購入価格が 5 万円以上の物品についても 寄附物品受納書 により 寄附受入の手続きを行ってください なお これにより寄附受入した 5 万円以上 10 万円未満の物品は 整理上 消耗品として取り扱うこととなりますが 使用者において備品と同様適正な管理が必要となります Q5: インターネット通販で安価な物品等を購入することは可能か その場合の支払いに要する書類はどのようなものが必要か : インターネット通販でも 相手業者が次の条件を了承すれば 取引が可能です (1) 見積書 納品書 請求書の各書類が必要であること (2) 支払期日が納品日の月末締め翌月払いであること (3) 支払方法が銀行振込であること Q6: インターネット通販で安価な物品等を購入したいが クレジットカード決済や宅配便の代引きのみを決済条件としている場合 購入できるか - 5 -
: 本学が直接クレジットカード決済や宅配便の代引きの支払いをすることはできません この場合は 購入を希望する研究代表者等が立替払いをすることになりますので 立替払いの要件について回答します 国立大学法人茨城大学立替払い事務取扱要項により 立替払いは 軽微なもので かつ 立替払いを行わないと業務に著しく支障を来すと認められる場合で 必要やむを得ない場合に限られ 事前に契約責任者の承認を得なければなりません このような条件がありますので 単に安価であるという理由だけでは立替払いはできません 具体の取引については 以下のとおりです (1) 宅配便の代引きについて Q5 における回答の 3 条件が満たされない場合で 次の各号すべてに該当する場合のみ 立替払いが可能です 1 当該物品が当該研究に必要不可欠で他の物品等では代用できない場合 2 当該物品が他の販売店等から入手できない場合 (2) クレジットカード決済について上記 (1) の条件に加えて 次の各号のいずれかに該当する場合に 立替払いが可能です 1 現金での支払いを取引の相手方が受け付けない場合 2 クレジットカード決済が現金での支払いに比べ著しく安価になる場合 3 海外において支払いをする場合なお クレジットカード決済を行う場合は 証拠書類として その物品を購入したことが確認できる支払明細書 ( 原則として本紙 ) を添付して下さい Q7: 補助条件には 直接経費の使用制限があるが 例外的に使用を認められることはないのか 補助条件の 使用の制限 は 次のように記載されている 直接経費は 次の経費として使用してはならない 1 建物等の施設に関する経費 ( 直接経費により購入した物品を導入することにより必要となる軽微な据付費等のための経費を除く ) 2 机 いす 複写機等 研究機関で通常備えるべき物品を購入するための経費 3 補助事業遂行中に発生した事故 災害の処理のための経費 4 その他 間接経費を使用することが適切な経費 :1 2 関係直接経費は机 いす 複写機等 研究機関で通常備えるべき物品を購入するための経費としては使用できないが これは 机 いす 複写機等は通常 研究機関において備えるべき物品であり 研究に直接使用するものとは言えないからです ただし こうした物品でも 研究を実施する上で直接使用するものであれば直接経費で購入できます ( 例えば 補助研究者用の机 椅子 及び温度 湿度を一定に保つ必要のある実験に使用する空調設備等 ) その場合 研究機関においては必要となる理由を明確にしておく必要があります ( ただし書きは 平成 19 年 4 月 18 日科研費説明会で今年度から執行ができる旨説明があった ) 財務課 Q8:Q7 に関連して 直接経費により購入した設備備品について 直接経費により - 6 -
当該設備備品の紛失 喪失等に対応するための保険料を支出することは可能か : 設備備品に個別に保険をかけ 紛失 喪失等の補償に備えるような間接的なものには支出することはできません ただし 設備備品の購入時に その保険料が強制的なもので その設備備品と一体になっており そのような扱いをしないと購入できないものについては 直接経費から支出することは可能です その他 財務課 Q1: 会議費から昼食 ( 弁当 ) を出す場合の注意点や単価等はどうなっているか : 当該研究課題の研究遂行上真に必要と認められる場合で 学外者が出席する会議 研究会 シンポジウム等で日程上食事の時間帯に開催時間を設定せざるを得ない理由がある場合は 一人当たり 1,000 円 ( 消費税を除く ) 以内の弁当の支払いはできますが ビールやワイン等のアルコール類の支払いはできません なお 弁当の数については 会議等の出席者分は提供できますが 記録等の陪席者分は提供できませんので ご注意願います 国立大学法人茨城大学における会議費支出基準 ( 平成 19 年 3 月 7 日事務局長裁定 ) による 財務課 Q2: 国際会議等の参加登録費には 以下のものが含まれていることが多いが このうち どれを支払うことができるか 1 参加費 (2~6が含まれていない純粋な参加費) 2Coffee Break 3Lunch 4Welcome(Opening)Reception 5Banquet 6Optional Tour : 本学の取り扱いは次のとおりです (1) 支払うことができるもの 1 2 及び3です また 6は 科学研究費の研究遂行上 直接関係すると認められる場合に支払うことができますので 必ず理由書 説明資料等を添付して下さい なお 科学研究費の研究遂行と経費の支出に係る説明責任は教員が負いますので 十分注意願います (2) 支払うことができないもの 4 及び 5 です これらは概ね 科学研究費を使用することができないアルコール類を含む食事であることなどが理由です (3) 支払いのための内訳の確認 ( ア ) 参加登録費の内訳が公式に確認できる場合 ( 主催者のパンフレット等に内訳が明記されている場合など ) 1 2 3 及び 6 に該当する金額を確認し 支払うことができます ( イ ) 参加登録費の内訳が公式に確認できない場合次の方法などにより内訳の金額を確認し 1 2 3 及び 6 に該当する金 - 7 -
額を支払うことができます (a) 会議主催者に問い合わせ等を行い 内訳金額を確認する (b) 教員の申立てにより 内訳金額を確認する 例 1: 教員が 会議開催地において 内訳相当額を調査するなどして帰国後 相当額の申立てを行う 例 2: 教員が 前年度の同じ会議 類似の会議等の内訳金額を参考にして 相当額の申立てを行う (4) 参加登録費の内訳が確認できない場合の取り扱い (3) の方法で参加登録費の内訳が確認できず 1~6 の金額の区分ができない場合は 参加登録費は支払うことができません 参加登録費の内訳が公式に確認できない国際会議等参加に当たっては 参加する教員等の申立書等の書類が必要です Q3: 本学における科学研究費補助金の応募資格はどのようになっているか : 本学においては 学長 理事 副学長 教授 准教授 講師 助教及び助手のほか 次の応募条件を満たしている名誉教授 非常勤研究員及び技術系職員となっております (1) 本学の名誉教授で次に掲げる事項のいずれにも該当する者ア本学以外の研究機関の研究者名簿に登録されていないこと イ応募時に本学の教員と共同研究を行っている者で かつ 当該補助金が採択された場合に 本学においてその研究活動を常時行うことができること ウ当該補助金による研究を実施する研究室を確保又は確保できる予定があること エ採択を受けた場合の初年度の年齢が 満 70 歳に達しないこと オ在職時に所属していた学部等の同意が得られていること (2) 本学の非常勤研究員として採用されている者で翌年度以降の採用が見込まれていること ただし 外部資金により本学に雇用されている者については 応募に当たって 委託機関の同意を得ることができ かつ 補助金が採択された場合に 非常勤研究員の本務に支障がなく 補助金による研究が実施できると所属学部等の長が認めたときに限るものとする (3) 本学の技術系職員で職務の一部に研究活動が含まれていると当該学部等の長が認めた者となっています 科学研究費補助金への応募資格に関する申合せ ( 平成 19 年 3 月 14 日学長裁定 ) による Q4: 本学の名誉教授及び本法人を退職した教員のうち 科研費の採択を受けた者が本学において当該補助金による研究 ( 研究代表者又は研究分担者として ) を実施する場合の手続は どうすればよいか その場合の職名は何で行うことになるのか : 茨城大学における名誉教授等の科学研究費補助金による研究実施に関する取扱要項 ( 平成 19 年 3 月 14 日要項第 225 号 ) による手続を行ってください 職名は 国立大学法人茨城大学特任教授等選考規則に基づき 付与された名称で研究を行ってください なお この選考は 教育研究評議会の議に基づき学長が行うことになっていますが 学長が認める場合は 在職時に所属していた当該学部の教授会又は研究科委員会等の議に基づき 行うことになります - 8 -
地域連携課 Q5: 研究者使用ルール ( 補助条件 ) の中に 法令等の遵守 として 適正化法同法施行令 ( 昭和 30 年政令第 255 号 ) 科学研究費補助金取扱規程 ( 昭和 40 年文部省告示第 110 号 ) 及びこの補助条件の既定を含む関係する法令等の規定はどこを見れば分かるか : 文部科学省及び ( 独 ) 日本学術振興会のホームページにも掲載されていますが茨城大学ガルーンの [ 全学文書庫 ]-[ 学術 研究関係 ]-[ 科研費補助金に関する法令等 ] に掲載しておりますのでご覧ください Q6: 随意契約とは どういうものなのか : 契約は本来 公告して申し込みをさせる一般競争を原則としています しかし 事務上の合理 簡素化の観点から指名競争あるいは随意契約を認めています 随意契約によることができる場合は 1 契約の性質または目的が競争を許さない場合 緊急の必要により競争に付すことができない場合及び競争に付すことが不利と認められる場合 2 国 地方公共団体その他の公益法人と契約するとき 3 外国で契約するときなど 4 財産の購入の場合は 予定価格が 500 万円以下のとき などが規則に定められています そのため 教員が特定の業者と契約を進めてしまうと その業者が必ずしも契約相手方となるとは限らず 事務上支障を来すことになります 交付内定後に関する手続き Q1: 研究代表者が応募資格を喪失したため 研究代表者が交代する場合 科研費ハンドブックによると 当該年度に新たに研究分担者に加わった者は 新たな研究代表者 になれないとあるが 新規の採択課題についても同様か : 研究計画調書の提出時点で研究分担者として記載していた者については 新たな研究代表者 になることはできます しかし 交付申請時に追加した研究分担者は当該年度に新たに研究分担者に加わった者に該当するため 研究代表者になれません - 9 -