Ⅰ 操作ガイド 2017.12

名刺受発注システムの概要 1. システム概要 2. 注文の流れ 3. 多重承認の流れ 4. 管理 ID と部署コードについて

1. システム概要 名刺受発注システムには 3 つのユーザ権限が設定されています 各ユーザ権限により 行える操作が異なります 一般社員自分の名刺を注文申請できます ( 自分の上司へ注文申請 ) 承認担当者 自分の名刺と 部下の名刺を注文申請できます自分の注文申請 部下の注文申請を承認できます 管理者すべての名刺を注文申請できますすべての注文申請を承認できます他の管理操作が行えます ユーザ権限と操作メニューの一覧表 名刺データ管理メニュー 社員マスタ管理メニュー 一般社員承認担当者管理者 名刺注文の申請 名刺の追加 修正 パスワード変更 ( 1) 承認 注文 注文履歴管理 名刺データ削除 名刺データインポート / エクスポート 社員マスタ管理 社員マスタインポート / エクスポート 住所マスタ管理メニュー 項目置換 期替わり処理 凡例 : 全ての機能を使用可能 自分の管理範囲内で使用可能 ログイン中の本人のみ 使用不可 1 社員マスタのインポート / エクスポート機能で可能

2. 注文の流れ 名刺受発注システム e- 名刺 [ 一般社員様 ] 注文申請を行い メール通知を受けた [ 承認担当者様 ] が承認処理を行うことで 弊社に注文メールが送信されます [ 承認担当者様 ] 注文申請を承認するだけでなく 自身もしくは部下の名刺を注文申請がなくとも 注文することが可能です [ 管理者様 ] すべての名刺を注文申請 承認ができます 名刺受発注システム上の構成図例 弊社に印刷発注できるグループ

3. 多重承認の流れ 承認レベル :3 ( 一般社員の社員マスタ管理で E-Mail が登録されている場合 ) ( 弊社より自動送信されます ) ( 管理者の社員マスタ管理で申請メールを受信する場合 ) 承認レベル :2 ( 承認者 2 の社員マスタ管理で申請メールを受信する場合 ) 承認レベル :1 ( 承認者 1 の社員マスタ管理で申請メールを受信する場合 ) 承認レベル : なし ( 一般社員の社員マスタ管理で E-Mail が登録されている場合 ) 却下メール : 申請を却下した際に送信されるメール申請した社員に送信されます ( 多重承認を使用する場合は 最初に申請した社員に送信されます ) 上記の例では 一般社員 が最初に申請した社員となります

4. 管理 ID と部署コードについて 管理 ID 社員マスタ管理 の 管理 ID を基本 0 としていますが 社員を承認者毎のグループで分ける場合に使用します 部署コード 名刺データ を部署毎のグループで分ける場合に使用します 名刺検索画面でデータの絞り込みができます 管理 ID 社員マスタで 部署 を入力されても 名刺データに反映されません 権限レベル 管理者 全社員の情報を編集 参照できます 承認担当者 同じ管理 ID で 管理者 以外の情報を編集 参照できます 一般社員 自身の情報のみ編集 参照できます 管理 ID をこのように設定すると 右図のようなグループとなります 管理 ID 0 管理 ID 01 管理 ID 02 管理 ID を分けた場合 管理 ID によってデータが絞り込まれます 承認者 ( 社員番号 :06) でログインした場合 管理 ID=01 のグループ 管理者 ( 社員番号 :05) でログインした場合 承認者 ( 社員番号 :10) でログインした場合 管理 ID=02 のグループ 部署コード

Ⅰ 操作ガイド - 目次 - 名刺の注文 1. ログイン画面... 1 2. メニュー画面... 3 3. 名刺注文の申請... 5 4. パスワード変更... 13 5. 承認 注文... 14 注文管理 6. 注文履歴管理... 21 7. 名刺データ管理メニュー... 24 8. 社員マスタ管理メニュー... 31 9. 住所マスタ管理メニュー... 39 10. 項目置換処理... 47 11. 期替わり処理... 50

1. ログイン画面 企業 ID パスワード 社員番号 パスワードを入力します 各フィールドの説明企業 ID パスワード ( 企業 ID) 社員番号パスワード ( 社員番号 ) : 企業マスタで登録した企業 ID を入力します : 企業 ID に対するパスワードを入力します : 登録済みの社員番号を入力します : 社員番号に対するパスワードを入力します 各ボタンの説明ログイン : ログインします ログイン時のユーザー権限により 表示されるメニューが異なります その他パスワード忘れた場合はこちら : 社員番号入力画面に移動します ( 次頁へ ) お知らせ情報 : 弊社からの お知らせ情報 が表示されます - 1 -

社員のパスワードを忘れた場合 登録されているメールアドレス先に パスワード情報を送信します 各フィールドの説明企業 ID : 企業 ID を入力します 必須 パスワード ( 企業 ID 用 ) : パスワードを入力します 必須 社員番号 : 社員番号を入力します 必須 各ボタンの説明クリア送信 : 入力した内容を消去します : パスワード情報を登録されているメールアドレス先に送信します - 2 -

2. メニュー画面 管理者権限でログインした場合のメニュー表示です 一般社員でログインすると 名刺注文の申請 ( 名刺データ一覧 ) 画面が表示されます 承認担当者でログインすると 承認 注文 ( 名刺検索 ) または 名刺承認 発注 ( 名刺データ一覧 ) が表示されます それぞれ 左上の [TopMenu] でメニュー画面が表示されます 一般社員 / 承認担当者にはデータ管理メニュー下に パスワード変更 が表示されます 一般社員承認担当者 一般社員権限でログインした場合のメニュー表示 データ管理メニューの下部分 承認担当者権限でログインした場合のメニュー表示 データ管理メニューの下部分 - 3 -

各メニューの説明 名刺注文の申請 名刺の作成 / 編集 / 確認 / 注文申請を行います 申請後 承認 注文 されると印刷いたします 承認 注文 注文申請の承認を行います 弊社に名刺発注の指示メールが送られ 印刷いたします 注文履歴管理 履歴の集計及び管理を行います 承認 ( 注文 ) した名刺の履歴が確認できます 名刺データ管理メニュー 社員マスタ管理メニュー 住所マスタ管理メニュー 項目置換処理 期替わり処理 1) 不要な名刺データを削除します 2) 名刺データのインポート / エクスポートを行います 1) 社員情報の参照 / 更新 / 追加 / 削除を行います 2) 社員データのインポート / エクスポートを行います 住所情報の参照 / 更新 / 追加 / 削除を行います 名刺データの項目内容の置換を行います 名刺データの入れ替えを行います 補足 インポート ( 一括登録 )... ご使用のパソコンから 名刺発注システム にデータを登録します エクスポート ( 一括ダウンロード )... 名刺発注システム からご使用のパソコンにデータを書き出します - 4 -

3. 名刺注文の申請 ( 名刺の作成 / 編集 / 確認 / 注文申請 ) 3-1. 画面構成図 名刺編集画面までの流れ ( 一般社員 ) ( 承認権限者 ) ( 管理者 ) 自分の名刺のみ 編集 及び申請可能 名刺検索 編集する名刺の社員番号を入力して検索します 名刺一覧既に名刺データが登録されている場合 名刺一覧画面を表示します 編集する対象の名刺を選択又は新規作成します 名刺編集画面 1 : パターンの選択 データの入力 2 : プレビュー表示 3 : データ登録 4 : 名刺注文の申請 ( 裏面もある場合は 1~3 を繰り返し 4 を行います ) - 5 -

3-2. 名刺検索 申請 発注 編集対象の名刺を持つ社員番号を入力します 一般社員権限でログインした場合 他人のデータを参照できないため この画面は表示されません 各フィールドの説明社員番号 : 社員番号を入力します ボタンの説明クリア検索 : 入力した内容を消去します : 入力した内容で検索します 社員番号 を入力せずに [ 検索 ] すると エラーメッセージが表示されます - 6 -

3-3. 名刺一覧 指定された社員番号の名刺データを一覧表示します 各ボタンの説明再検索する : 名刺検索画面に戻ります ( 一般社員権限の場合は表示されません ) 新規 : 指定された社員番号の名刺を新規追加します 編集 : 一覧で選択されている名刺の名刺編集画面へ移動します 注文申請 : 一覧で選択されている名刺の注文を申請します 注文申請入力画面に移動します 補足名刺番号とは 同一人物で名刺を複数持つ場合 ( 異なる部署を兼務 肩書きが2つある等 ) があるため 名刺データを最大 5 件まで作成することができます をクリックすると 名刺内容の一部が表示されます をクリックすると上記画面に戻ります - 7 -

3-4. 名刺編集 名刺データ一覧から選択された名刺を編集します また名刺の新規作成の編集も同じ画面となります 画面構成 画面は左右に分かれています 左側の画面 裏表の切り替えやプレビュー データ保存 注文申請等の操作を行う画面です プレビュー上で修正したい文字の上をクリックすると 右側の原稿入力フォームに移動します 右側の画面 原稿の入力を行う画面です 選択しているパターンに設定されていない項目は 背景がグレー色になっています パターン : ドロップダウンリストより 作成する名刺のパターンを選択します - 8 -

各ボタンの説明 左側の画面 拡大 裏面へ : プレビュー画面を拡大表示します : 両面名刺の場合 裏面のデータ入力に切り替えます 裏面を編集中は 表面入力 の表示になります 操作性は表面と同様です 両面 片面 : 名刺の面の種別を選びます 両面から片面へ切り替えると裏面のデータは消去されます ご注意ください 両面名刺として作成した名刺データを片面データに変更する場合両面データの編集画面で 左側の画面 の [ 片面 ] を選び [ データ保存 ] ボタンをクリックすると 片面データの名刺になります 裏面データは削除されます ご注意ください プレビュー : 編集中の内容で印刷イメージが 左側の画面 に表示されます データ保存 : 名刺データを保存します ( データを変更した場合は 必ず データ保存 してください ) データ保存せずに画面移動すると変更内容が失われます ご注意ください 注文申請 : 名刺を注文申請します 注文数 を選択し [ 注文申請 ] ボタンをクリックします 注文に関する備考 には 申請に際しての伝達事項やメモ等にお使いください 例 : メール便速達サービス希望, 営業所に発送 月 日迄に納品希望 と記入されている場合は 通常のメール便で発送いたします 期日指定の場合は 宅配便希望 または ネコポス希望 のようにご指定ください 名刺注文の申請メニューから [ 注文申請 ] をされると表示されます 戻る : メニューに戻ります 補足 DM 便以外に次のような配送方法もありますが 別途送料がかかりますのでご注意ください ネコポス( 速達 ) は別途送料 200 円 宅配便は別途送料 700 円 タイムサービスは別途送料 1000 円 サービス名を記入していただくことで 料金加算の承諾とさせていただきます ご記入されない場合は 通常配達となる場合がありますのでご注意ください - 9 -

右側の画面 入力データの参照 : 以前保存した名刺データの検索を行い 参照することができます 姓名以外のデータはすべて参照データが反映されます 一般社員権限の場合は使用できません ( 表示されません ) 承認担当者は自分もしくは部下の名刺の中からのみ参照できます 管理者は制限なしで すべての名刺から参照できます [ 入力データの参照 ] ボタンをクリックすると 参照名刺検索画面が表示されます 社員番号 氏名 部署名等から参照したい名刺を検索します 対象の名刺を選択後 [ 入力データの参照 ] ボタンをクリックすると 姓名以外の入力内容を名刺データ編集画面に取り込むことができます 社員番号 02 を検索した場合 ルビ及び外字機能の取り扱い方法は [ こちら ] ボタンをご覧ください 字取りについての説明は? マークをクリックしてご覧ください - 10 -

外字設定インターネット画面では通常表示されない ( 旧字など ) 文字を外字といいます このような文字は外字指定することで 実際の名刺に印刷することができます 外字はプレビュー上には反映されません 1. 外字の指定方法 (1) 入力されている姓 名の各文字に対して 外字を割り当てます クリック ここをクリックすると氏名で該当する 外字一覧 が開きます 例 ) 渡辺一郎 の 辺 の字に外字を割り当てる場合 左から 2 番目の をクリックします 入力されていない文字に対応する外字は指定できません この場合 渡辺一郎 の場合 左から 5 番目以降のボタンをクリックしても 外字指定はできません データ登録時に 入力されていない文字に外字が指定されていた場合 ないものとして扱われます (2) 外字一覧が表示されます 例 ) 辺 入力した親文字に対して外字がある場合は対応する外字一覧が表示されます クリック クリックすると 外字一覧 が閉じます (3) 一覧から 使用したい外字をクリックすると に反映されます 数秒かかる場合があります 2. 外字の解除方法割り当てられた外字上をクリックします クリック 別ウィンドウが表示され OK を選択すると 解除されます - 11 -

3. 外字の検索方法入力した親文字に対して 外字がない場合は検索条件画面が表示されます ここから条件を入力して探すこともできます クリック 検索結果で一覧を表示させ 使用したい文字をクリックすると 外字フィールドに指定した外字が表示されます 4. 外字が画像扱いの場合 外字一覧で表示されない文字を弊社で外字作成した場合 氏名 項目の姓 名それぞれに全角スペースを 1 つ入力してください 全角スペースを 1 つ入力する 氏名 項目に名前を入力すると 画像と名前が重なって表示されます - 12 -

4. パスワード変更 ( 一般社員 / 承認担当者 ) ログインした本人のパスワードを変更します 各フィールドの説明古いパスワード新しいパスワード新しいパスワード各ボタンの説明クリア登録 : 現在のパスワードを入力します : 変更後のパスワードを入力します : 念のため変更後のパスワードを確認入力します : 入力した内容を消去します : 入力した内容を登録します - 13 -

5. 承認 注文 5-1. 名刺検索 検索する項目を選択又は入力して 名刺データの検索を行います 項目が未入力の場合は全件検索を行います ログインしたアカウントより権限が上 又は管理 ID が異なる場合 名刺データは表示されません ( 管理者権限は全ての名刺データが閲覧可能です ) 各フィールドの説明社員番号 : 社員番号を入力します 名刺の状態 : 申請の有無を選択します 申請中 注文申請されているデータが表示されます 申請データ一覧を表示して一度に承認 注文することができます 未申請 注文申請していないデータが表示されます 全て 申請中 / 未申請の両方のデータが表示されます 全て にチェックを入れ 他項目を空白のまま [ 検索 ] ボタンを押すと 全件表示されます 部署コード : 部署コードを入力します 部署名 1~2 : 部署名 1 2の項目を入力します 名刺番号 : 名刺番号を入力します 各社員 1~5 番まで保持できる番号です 氏名 : 氏名を入力します 姓又は名のみでの検索も可能です 住所 1-1 : 住所 1-1の項目を入力します 管理 ID : 管理 ID を入力します 各ボタンの説明クリア : 入力した内容を消去します 検索 : 入力した内容で検索します - 14 -

5-2. 名刺一覧 検索条件に一致したデータを一覧表示します この画面では 申請を承認して発注したり 申請を却下したりすることができます 各フィールドの説明選択 : 承認 / 却下 / 変更するデータにチェックを入れます 承認及び却下は複数選択することができます 社員番号名刺番号氏名変更刷面種別状態プレビュー 注文数備考 : 社員番号を表示します : 名刺番号を表示します : 氏名を表示します : 前回登録したデータから原稿が変更されている場合に 印が付きます : 片面 / 両面を表示します : 未申請 / 申請中を表示します : 片面の場合は [ 表 ] 両面の場合は[ 表 ][ 裏 ] ボタンが表示されます 各ボタンをクリックすると別ウィンドウが開き プレビュー及び入力内容が表示されます : 申請時に指定した注文数を表示します 承認時に変更することも可能です : 申請時に入力した備考を表示します 承認時に変更することも可能です 月 日迄に納品希望 と記入されている場合は 通常のメール便で発送いたします 期日指定の場合は 宅急便 または メール速達サービス をご指定ください 各ボタンの説明全選択全解除再検索却下編集一括指定承認 : 全てのデータを選択します : 選択されているデータを全て解除します : 検索条件入力画面を表示します : 選択中の申請を却下 ( 取り消し ) します : 名刺編集画面を表示します : 選択されている名刺の 注文数 と 備考 を一括で入力します 一括指定で承認すると 選択している名刺の 注文数 と 備考 が全て同じ内容になります よって名刺毎に 注文数 と 備考 が異なる場合は 使わないでください : 選択中の申請を承認します 注文確認画面へ進みます 補足 DM 便以外に次のような配送方法もありますが 別途送料がかかりますのでご注意ください ネコポス ( 速達 ) は別途送料 200 円 宅配便は別途送料 700 円 タイムサービスは別途送料 1000 円 - 15 -

フィールド内の項目 変更について 変更 とみなされる条件は以下の通りです A. 編集画面又はインポート機能により新規作成された場合 B. 前回の注文以降に編集画面又はインポート機能により登録変更された場合 C. 前回注文時の刷り面 ( 片面 / 両面 ) と異なる場合 ( 未申請の場合を除く ) をクリックすると別ウィンドウが開き 直近の注文履歴との比較内容が表示されます 直近の注文内容との比較表示 前回の注文と項目を比較し 変更されている項目だけを表示します 比較対象となる項目は 更新日 刷り面 各名刺項目 ( 表 裏 ) です 各項目に変更がないまま 登録 された場合は 更新日のみ表示されます 初めて注文する場合 又は履歴データが全て削除されている場合は比較できません 注文履歴から直近のデータを削除した場合 その一つ前のデータと比較されます プレビューについて名刺一覧の [ プレビュー ] ボタンをクリックすると印刷イメージ及び原稿内容が表示されます 片面両面 表面 裏面 一括指定 について名刺データ一覧画面で 一括指定 ボタンを押すと 下図のような画面が表示されます必要事項を入力し 承認 ボタンを押すと 注文数 と 備考 が全て同じ内容で注文されます - 16 -

状態について 多重承認機能が設定されている企業の承認者が 検索条件に 申請中 を含めた場合 検索結果は承認者が持つ管理 ID と承認権限レベルが一致するデータのみが表示される 例 ) 多重承認設定における申請中データの検索結果一般社員 ( 社員番号 2 3) が申請し 承認権限レベル 1 の承認者が 名刺の状態 を 申請中 で条件検索した結果 承認権限レベル 1 なので 申請中 [1] となる 承認権限レベル 1 の承認者が社員番号 2 のデータのみ承認する 承認権限レベル 1 の承認者は 申請 ができるだけで 名刺印刷の注文 はできません 承認権限レベル 2 の承認者が 申請中 で条件検索すると 申請中 [2] のデータが表示される 承認権限レベル 2 なので 申請中 [2] となる - 17 -

承認権限レベル 2 の承認者が 全て で条件検索すると 自分の持つ承認権限レベル以下のデータが全て表示される 承認権限レベル 2 以下のデータが表示される 承認権限レベル 1 は管理 ID でグループ分けされた各拠点の担当者に レベル 2 は本社の管理者に設定して運用することが可能 拠点 A 拠点 B 一般社員 一般社員 申請 申請 承認担当者承認権限レベル1 承認担当者承認権限レベル1 承認 1 承認 1 管理者 承認権限レベル 2 承認 2 発 注 - 18 -

5-3. 承認 注文の確認 [ 承認 ] ボタンをクリックすると 以下の画面が表示されます 注文担当者情報及び注文内容をよく確認し [ 承認 ] ボタンをクリックします 各ボタンの説明承認 : 表示された内容で発注します 承認 ボタンをクリックすると確認ウィンドウが表示されます 5-4. 注文完了画面注文が完了すると 以下の画面が表示されます - 19 -

5-5. 注文却下画面データの申請を却下すると 以下の画面が表示されます 1 2 3 OK ボタンをクリックすると以下の画面が表示されます 申請を却下された人の情報が表示されます 却下通知メール送信結果 について 却下された名刺が一般社員のもので 社員マスタ登録時に E-mail アドレスを記入していない場合 以下のようなメッセージが表示されます - 20 -

6. 注文履歴管理 6-1. 履歴検索 検索する項目を選択又は入力して 履歴データの検索を行います 検索条件の項目が未入力の場合は全件検索します 検索条件に基づき 履歴ファイルを生成します 各フィールドの説明 注文番号 : 注文番号を入力します 社員番号 : 社員番号を入力します 部署コード : 部署コードを入力します 部署 : 部署を入力します 名刺番号 : 名刺番号を入力します 氏名 : 姓名を入力します 姓 ( 名 ) のみでの検索も可能です 注文日 : 注文日を選択します 片方指定した場合は期日指定 両方指定した場合は期間指定となります 刷り面ソート対象 ソート順 : 全て / 片面 / 両面より選択します : 一覧に表示する順番を指定する場合に 注文番号/ 社員番号 / 部署コード より選択します : 昇順 / 降順を指定します 各ボタンの説明暦 : カレンダーを表示し 日付を選択します 検索 : 入力した内容で検索します クリア : 入力した内容を消去します - 21 -

6-2. 履歴データエクスポート 検索結果画面 検索条件に一致した履歴データが CSV ファイルに書き出されます ファイル名を右クリックし 対象をファイルに保存 等によりファイルをダウンロードしてください 各ボタンの説明再検索 : 検索条件入力画面に移動します 一覧を表示 : 検索結果一覧をウェブ上で表示します CSV ファイルをエクセルで編集する場合 01 などの数値が 1 に置き換わります 別の名刺データとして扱われてしまいますのでご注意ください 詳しくは 27 頁 ~29 頁の 注意 をご覧ください - 22 -

6-3. 履歴一覧 詳細 リンクをクリックすると 別ウィンドウにて発注情報の詳細を参照することができます 履歴データを削除する場合は 対象となるデータを選択して [ 削除 ] ボタンをクリックします 履歴データは 申請中データの比較する機能で使用しています 直近のデータを削除した場合は 前々回の注文内容と比較しますのでご注意ください (3/15= 日付 ) 例 ) 3/15,3/12,3/10 と履歴がある場合 申請中のデータは 3/15 のものと比較されます ここで 3/15 のデータを削除すると 比較対象は自動的に 3/12 のものに変わります 各ボタンの説明全選択 : 全てのデータを選択します 全解除 : 選択されているデータを全て解除します 再検索する : 検索条件入力画面へ移動します 削除 : 選択されているデータを削除します - 23 -

7. 名刺データ管理メニュー 不要な名刺データを削除します 名刺データのインポート / エクスポートを行います 各機能について 検索条件入力 ( エクスポート条件入力 ) : 名刺データを検索し削除を行います 検索条件を元に名刺データを CSV 形式でエクスポートすることができます インポート : 名刺データ (CSV 形式 ) のインポートを行います - 24 -

検索条件入力 ( エクスポート条件入力 ) 各フィールドの説明 社員番号 : 社員番号を入力します 名刺番号 : 名刺番号を入力します 部署コード : 部署コードを入力します 部署名 1 : 名刺原稿の部署名 1に該当する内容を入力します 部署名 2 : 名刺原稿の部署名 2に該当する内容を入力します 氏名 : 姓名を入力します 姓 又は 名 のみ入力検索も可能です 住所 1-1 : 名刺原稿の住所 1-1に該当する内容を入力します 各ボタンの説明 クリア : 入力した内容を消去します 検索 : 入力した内容で検索します エクスポート : 検索条件を元に名刺データをCSV 形式でエクスポートすることができます インポート各フィールドの説明ファイル : 名刺データ (CSV 形式 ) 名を入力します ( 例 ) C:\ 名刺データ \ 名刺データ.csv 各ボタンの説明参照 クリアインポート : ファイル選択画面が表示されます 登録したい CSV ファイルを選択してください : 入力した内容を消去します : 名刺データ (CSV 形式 ) のインポートを行います 補足 インポート ( 一括登録 )... ご使用のパソコンから 名刺発注システム にデータを登録します エクスポート ( 一括ダウンロード )... 名刺発注システム からご使用のパソコンにデータを書き出します - 25 -

7-1. 名刺削除 検索結果の名刺データ一覧より 削除したいデータを選択後 [ 削除 ] ボタンをクリックします 申請中のデータを削除することはできません 各ボタンの説明全選択 : 全てのデータを選択します 全解除 : 選択されているデータを全て解除します 再検索する : 検索条件入力画面へ移動します 削除 : 選択されているデータを削除します [ 削除 ] ボタンをクリックすると以下のメッセージが表示されます [OK] ボタンをクリックすると削除されます [OK] ボタンをクリックすると以下のメッセージが表示されます [ 再検索 ] で検索画面に戻ります 補足上記画面は 社員番号 02 で検索した結果です 全ての項目 ( 社員番号 名刺番号 部署コード 部署名 1 部署名 2 氏名 住所 -1) を空白のまま 検索 を実行すると 全社員様のデータが表示されます - 26 -

7-2. 名刺データインポート エクスポート 7-2-1. エクスポート画面 検索条件入力 ( エクスポート条件入力 ) で指定したデータを対象となります [ エクスポート ] ボタンをクリックすると表示されます ファイル名を右クリックし 対象をファイルに保存 等によりファイルをダウンロード ( ご使用のパソコンにデータを保存 ) してください 補足 多人数の名刺訂正が発生した場合はインポート エクスポートをご利用されると便利です 1 訂正するデータを エクスポート し CSV ファイルを作成します 2CSV ファイルを Excel 等で開き データを訂正します 3 訂正されたデータを インポート し CSV ファイルを登録します エクスポートで作成された CSV ファイルを訂正前データとして残しておくと インポート後に不具合が発生した場合 データを訂正前に戻すことができます 注意 エクスポートで書き出された CSV ファイルを Excel で訂正する場合はご注意ください CSV ファイルを W クリックで開くとセル内容が自動的に変更される場合があります かならず 文字列 として Excel に取り込んでください 例 ) 001 や +81-000-0000 ( 国際電話 ) などのデータで前のゼロが消えたり 計算されたり 思わぬ不具合が表示されます W クリックで開いた場合 文字列で開いた場合 - 27 -

CSV ファイルを Excel(2003) で開く場合 メニューバーから データ 外部データの取り込み データの取り込み.csv を選択し開く v で 日本語 ( シフト JIS) を選択 2 Sift を押しながらココをクリック 3 全項目が選択されると 文字列 を選択 1 右移動し最終項目を表示させます 4 表示が 文字列 になると 完了 をクリック データの取り込み 画面でそのまま OK をクリックするとデータが開きます 補足訂正後の CSV ファイルを保存する方法 Excel(2003) [ ファイル ] [ 名前を付けて保存 ] ファイル名を入力し ファイルの種類を選択する ファイル名: 訂正後 ファイルの種類:CSV( カンマ区切り )(*.csv) [ 保存 ] 選択したファイルの種類は いません とメッセージが表示される [OK] で保存する 訂正後.csv には CSV 保存しますか? とメッセージが表示される [ はい (Y)] 保存完了です Excel を終了する 訂正後.csv への変更を保存しますか? とメッセージが表示される [ いいえ (N)] - 28 -

CSV ファイルを Excel(2010) で開く場合 メニューバーから データ 外部データの取り込み テキストファイル.csv を選択しインポート v で 日本語 ( シフト JIS) を選択 2 Sift を押しながらココをクリック 3 全項目が選択されると 文字列 を選択 1 右移動し最終項目を表示させます 4 表示が 文字列 になると 完了 をクリック データの取り込み 画面でそのまま OK をクリックするとデータが開きます 補足訂正後の CSV ファイルを保存する方法 Excel(2010) [ ファイル ] [ 名前を付けて保存 ] ファイル名を入力し ファイルの種類を選択する ファイル名: 訂正後 ファイルの種類:CSV( カンマ区切り )(*.csv) [ 保存 ] 選択したファイルの種類は いません とメッセージが表示される [OK] で保存する 訂正後.csv には CSV 保存しますか? とメッセージが表示される [ はい (Y)] 保存完了です Excel を終了する 訂正後.csv への変更を保存しますか? とメッセージが表示される [ 保存しない (N)] - 29 -

7-2-2. 名刺データインポート 取り込むファイルを指定 名刺データのインポートが完了しました インポート時に ブラウザ上からCSVファイルを指定します エラーがあった場合 インポート処理が止まり その原因が表示されます CSVデータの中に 社員マスタに登録されていない社員の名刺データがあった場合 以下の条件で社員マスタに登録されます パスワード : 社員 IDと同じ値権限レベル : 一般社員氏名 ( 姓 ) : 表面の氏名 ( 姓 ) と同じ値氏名 ( 名 ) : 表面の氏名 ( 名 ) と同じ値管理 ID : インポート処理を行う人と同じ管理 ID CSVデータの値が空 もしくは項目名がない場合は 既存のデータが削除されます 社員番号と名刺番号の組み合わせが同じデータが存在する場合 CSV ファイル上のデータを上から順に読み込まれるため 同じ組み合わせの社員番号 / 名刺番号があった場合 下に位置するデータが上書きされて登録されます インポートで CSV ファイルを登録する場合 名刺データインポート エクスポート メニューから エクスポート で書き出された CSV ファイルと同じ形式の CSV ファイルをインポートしてください 項目名の変更 や 項目 ( 列 ) の削除 をせずに 書き出された CSV ファイルの形式でインポートしてください 補足 CSV ファイルとは カンマ区切りのテキストファイルです Excel や Access などで作成したデータも CSV 形式 で保存できます Excel 名前を付けて保存 ファイルの種類(CSV 形式 ) Access テーブル選択 エクスポート テキストファイル CSV - 30 -

8. 社員マスタ管理メニュー 社員情報の参照 / 更新 / 追加 / 削除を行います 社員データのインポート / エクスポートを行います 各機能について 検索条件入力 ( エクスポート入力 ) : 入力した内容を元に社員データを検索 社員データのエクスポートを行います また新規登録画面に移動します インポート : CSV 形式ファイルで作成された社員データの取り込みを行います - 31 -

検索条件入力 ( エクスポート入力 ) 各フィールドの説明 社員番号 : 社員番号を入力します 氏名 : 姓名を入力します 権限レベル : 権限レベルを選択します 管理 ID : 管理 ID を入力します E-mail : メールアドレスを入力します 部署 : 部署名 1 を入力します 申請メール受信 : 指定しない / しない / するを選択します 各ボタンの説明クリア新規登録検索エクスポート : 入力した内容を消去します : 新規登録画面へ移動します : 入力した条件で検索します : 入力した条件を元に社員データのエクスポートを行います インポート各フィールドの説明ファイル : 社員データ (CSV 形式 ) 名を入力します ( 例 ) C:\ 社員データ \ 社員データ.csv 各ボタンの説明参照 クリアインポート : ファイル選択画面が表示されます 登録したい社員データ (CSV) を選択してください : 入力した内容を消去します : 社員データ (CSV 形式 ) のインポートを行います 補足 インポート ( 一括登録 )... ご使用のパソコンから 名刺発注システム にデータを登録します エクスポート ( 一括ダウンロード )... 名刺発注システム からご使用のパソコンにデータを書き出します - 32 -

8-1. 社員一覧 ~ 検索結果一覧 ~ 各ボタンの説明全選択 : 全てのデータを選択します 全解除 : 選択されているデータを全て解除します 再検索する : 検索条件入力画面へ移動します 削除 : 選択されているデータを削除します 編集 : 選択されているデータの編集画面に移動します ( 社員番号は変更できません ) 新規 : 新規登録画面に移動します 補足 全ての項目 ( 社員番号 氏名 権限レベル 管理 ID E-Mail 部署 申請メール受信 ) を空白のまま [ 検索 ] を実 行すると 全社員様のデータが表示されます - 33 -

8-2. 社員登録 社員マスタ一覧から新規ボタンで社員登録画面へ移動します 更新ボタンで選択された社員の編集を行う場合も同じ画面となります 各フィールドの説明 社員番号 : 社員番号を入力します ( 名刺原稿を新規作成する際に表示されます ) パスワード : パスワードを入力します 氏名 : 姓名を入力します ( 名刺原稿を新規作成する際に表示されます ) 権限レベル : ドロップダウンリストより権限レベルを選択します 管理 ID : 管理 ID を入力します 承認担当者は 同じ管理 ID を持つ一般社員の承認やデータの更新等を行う 権限を持ちます 特に指定の無い場合は 0 ゼロにしてください E-mail 部署申請メール受信 : メールアドレスを入力します 承認担当者以上では必須 一般社員は任意の項目です 社員マスタ管理で一般社員の E-mail を登録すると 名刺の 申請 承認 時にメールが配信されます 一般社員が申請した名刺を 承認担当者または管理者が却下すると一般社員に 却下 メールが配信されます ( 多重承認の場合 却下 メールは最初に申請した社員へ配信されます ) : 所属部署名を入力します 承認担当者以上では必須項目です : 注文申請があった際に 承認依頼メールを受信する場合は [ する / しない ] を選択します 承認担当者 管理者でのみ反映されます 各ボタンの説明クリア登録 : 入力した内容を消去します : 入力した内容を登録します 社員マスタ管理で新規作成したデータは 社員番号 氏名 E-mail のみ名刺原稿に反映されます - 34 -

承認レベル 承認レベル を設定されている場合 一般社員と承認者 管理者では表示内容が異なります 承認レベル 項目の表示は 弊社で設定いたします 初期値は 承認レベル を 非表示 設定にしております レベル数は 御社で設定してください 編集の場合社員番号は変更できません その他の項目は 登録済みの内容を初期値とした状態で画面表示します 例 ) 社員番号 05 番の社員を選択した場合 - 35 -

8-3. 社員データ削除 一覧画面より 削除したいデータを選択して [ 削除 ] ボタンをクリックします 以下のメッセージが表示されますので [OK] ボタンをクリックすると削除されます - 36 -

8-4. 社員データエクスポート 検索条件入力 ( エクスポート条件入力 ) で指定したデータが対象となります 社員データのエクスポートが完了しました ファイル名を右クリックし 対象をファイルに保存 等によりファイルをダウンロード ( ご使用のパソコンにデータを保存 ) してください 補足 多人数の名刺訂正が発生した場合はインポート エクスポートをご利用されると便利です 1 訂正するデータを エクスポート し CSV ファイルを作成します 2CSV ファイルを Excel 等で開き データを訂正します 3 訂正されたデータを インポート し CSV ファイルを登録します エクスポートで作成された CSV ファイルを訂正前データとして残しておくと インポート後に不具合が発生した場合 データを訂正前に戻すことができます 注意 エクスポートで書き出された CSV ファイルを Excel で訂正する場合はご注意ください 詳しくは 27 頁 ~29 頁の 注意 をご覧ください CSV ファイルを W クリックで開くとセル内容が自動的に変更される場合があります かならず 文字列 として Excel に取り込んでください 例 ) 001 や +81-000-0000 ( 国際電話 ) などのデータで前のゼロが消えたり 計算されたり 思わぬ不具合が表示されます W クリックで開いた場合 文字列で開いた場合 - 37 -

8-5. 社員データインポート 30 頁の 名刺データインポート とおなじ手順です インポートで CSV ファイルを登録する場合 名刺データインポート エクスポート メニューから エクスポート で書き出された CSV ファイルと同じ形式の CSV ファイルをインポートしてください 項目名の変更 や 項目 ( 列 ) の削除 をせずに 書き出された CSV ファイルの形式でインポートしてください 補足 CSV ファイルとは カンマ区切りのテキストファイルです Excel や Access などで作成したデータも CSV 形式 で保存できます Excel 名前を付けて保存 ファイルの種類(CSV 形式 ) Access テーブル選択 エクスポート テキストファイル CSV - 38 -

9. 住所マスタ管理メニュー ( 管理者 ) あらかじめ住所データを登録し 名刺編集画面で選択することができます 検索条件入力 ( エクスポート条件入力 ) 各フィールドの説明 オフィス ID : オフィス ID を入力します オフィス名 : オフィス名を入力します 名刺編集画面で選択する際の表示名となります 刷面 : 刷面を選択します [ 指定しない / 表面 / 裏面 ] 住所名称 : 住所名称を入力します 郵便番号 : 郵便番号を入力します 住所 1~3 : 住所を入力します 3 件まで入力できます Tel/Fax1~6 : 電話番号 FAX 番号を入力します 6 件まで入力できます - 39 -

各ボタンの説明クリア新規登録検索エクスポート : 入力した内容を消去します : 新規企業登録画面へ移動します : 入力した条件で検索します : 検索条件を元に住所データを CSV 形式でエクスポートすることができます インポート各フィールドの説明ファイル : 住所データ (CSV 形式 ) 名を入力します ( 例 ) C:\ 住所データ \ 住所データ.csv 各ボタンの説明参照 クリアインポート : ファイル選択画面が表示されます 登録したい住所データ (CSV) を選択してください : 入力した内容を消去します : 住所データ (CSV 形式 ) のインポートを行います 補足 インポート ( 一括登録 )... ご使用のパソコンから 名刺発注システム にデータを登録します エクスポート ( 一括ダウンロード )... 名刺発注システム からご使用のパソコンにデータを書き出します - 40 -

9-1. 住所マスタ一覧 ~ 検索結果一覧 ~ 登録されている住所マスタを選択し 更新 / 削除を行うことができます 各ボタンの説明 全選択 : 全てのデータを選択します 全解除 : 選択されているデータを全て解除します 再検索する : 検索条件入力画面へ移動します : パターンの詳細内容が表示されます で詳細内容が閉じます 削除 : 選択されているデータを削除します 編集 : 選択されているデータの編集画面に移動します 新規 : 新規登録画面に移動します 補足 全ての項目 ( オフィス ID オフィス名 刷面 住所名称 郵便番号 住所 1~3 Tel/Fax1~6) を空白のまま [ 検 索 ] を実行すると 全てのデータが表示されます - 41 -

9-2. 住所マスタ登録 新規登録 ボタンをクリックすると 表示されます 新規住所マスタを登録します 登録した内容は 名刺編集画面で反映されます 各フィールドの説明 オフィス ID : オフィス ID を入力します 後で変更することは出来ません オフィス名 : オフィス名を入力します 編集画面で選択する時の表示名となります 刷面 : 刷面を選択します [ 指定しない / 表面 / 裏面 ] 住所名称 : 住所名称を入力します 郵便番号 : 郵便番号を入力します 住所 1~3 : 住所を入力します 3 件まで入力できます Tel/Fax1~6 : 電話番号 FAX 番号を入力します 6 件まで入力できます 各ボタンの説明クリア登録戻る : 入力した内容を消去します : 入力した内容を登録します : 前画面に戻ります - 42 -

見本住所マスターで 住所情報 を登録しておくと 名刺編集画面で 住所 を選択することができます 名刺編集画面のグレー色項目は 文字 BOX が設定されていない部分です 文字 BOX のない所に入力された 住所情報 は 名刺編集画面に反映されません - 43 -

9-3. 住所マスタ削除 一覧画面より 削除したいデータを選択して [ 削除 ] ボタンをクリックします 以下のメッセージが表示されますので [OK] ボタンをクリックすると削除されます - 44 -

9-4. 住所データエクスポート 検索条件入力 ( エクスポート条件入力 ) で指定したデータが対象となります [ エクスポート ] ボタンをクリックすると表示されます ファイル名を右クリックし 対象をファイルに保存 等によりファイルをダウンロード ( ご使用のパソコンにデータを保存 ) してください 補足 多人数の名刺訂正が発生した場合はインポート エクスポートをご利用されると便利です 1 訂正するデータを エクスポート し CSV ファイルを作成します 2CSV ファイルを Excel 等で開き データを訂正します 3 訂正されたデータを インポート し CSV ファイルを登録します エクスポートで作成された CSV ファイルを訂正前データとして残しておくと インポート後に不具合が発生した場合 データを訂正前に戻すことができます 注意 エクスポートで書き出された CSV ファイルを Excel で訂正する場合はご注意ください 詳しくは 27 頁 ~29 頁 注意 をご覧ください CSV ファイルを W クリックで開くとセル内容が自動的に変更される場合があります かならず 文字列 として Excel に取り込んでください 例 ) 001 や +81-000-0000 ( 国際電話 ) などのデータで前のゼロが消えたり 計算されたり 思わぬ不具合が表示されます W クリックで開いた場合 文字列で開いた場合 - 45 -

9-5. 住所データインポート 30 頁の 名刺データインポート とおなじ手順です インポートで CSV ファイルを登録する場合 名刺データインポート エクスポート メニューから エクスポート で書き出された CSV ファイルと同じ形式の CSV ファイルをインポートしてください 項目名の変更 や 項目 ( 列 ) の削除 をせずに 書き出された CSV ファイルの形式でインポートしてください 補足 CSV ファイルとは カンマ区切りのテキストファイルです Excel や Access などで作成したデータも CSV 形式 で保存できます Excel 名前を付けて保存 ファイルの種類(CSV 形式 ) Access テーブル選択 エクスポート テキストファイル CSV - 46 -

10. 項目置換処理 10-1. 処理対象企業 ID 指定 複数の名刺データに対し 一括して内容を置換する機能を提供します これにより 編集画面で個別に編集する手間を省くことができます 各フィールドの説明 社員番号 : 社員番号を入力します 部署コード : 部署コードを入力します 部署名 : 部署名を入力します 3 件まで入力可能で 何れかを含む条件で検索します 住所 1-1 : 住所 1-1を入力します 氏名 : 姓名を入力します 姓 又は名のみでの検索も可能です 名刺番号 : 名刺番号を選択します [ 全て / 期替わりデータを除く / 期替わりデータのみ ] 期替わりデータは名刺番号 6~10 のものです 各ボタンの説明クリア検索 : 画面上の条件項目内容をクリアします : 検索画面へ移動します 補足 全ての項目 ( 社員番号 部署コード 部署名 住所 1-1 氏名 名刺番号 ) を空白のまま [ 検索 ] を実行すると 全てのデータが表示されます - 47 -

10-2. 名刺データ一覧 置換項目入力 検索条件入力で指定したデータが対象となります ここで表示されているデータは おもて面 です うら面 は 名刺データ編集画面 でご確認ください 1 対象データを選択 2 必要箇所に新しい情報を入力 選択イメージ項目はファイル名を直接入力します 3 項目置換実行 をクリックすると 2 で入力した内容が 選択中のデータに上書きされます 対象となるデータの内容を確認しながら 複数データの内容を一括して変更することができます ボタンの説明 1. データ一覧画面 ( 上フレーム ) 各ボタンの説明全選択 : 全てのデータを選択します 全解除 : 選択されているデータを全て解除します 再検索する : 検索条件入力画面へ移動します 編集 : 選択された名刺データの編集画面に移行します (1 件のみ選択可能 ) 2. 置換項目入力画面 ( 左側 : おもて面 / 右側 : うら面 ) 各ボタンの説明クリア : 画面上に入力されている項目内容を全てクリアします 3. 項目置換実行 各ボタンの説明項目置換実行 : 項目置換入力で入力した内容が選択中のデータに上書きされます 未入力項目は空のデータで置換 : チェック OFF 状態 空白 ( 未入力 ) の項目は 現状のまま置換されません チェック ON 状態 空白 ( 未入力 ) の項目は 既存のデータ内容が削除されます 置換実行の際は 名刺データのエクスポート機能により 事前にバックアップしておくことをお勧めいたします - 48 -

項目置換実行 をクリックすると以下のウィンドウが表示されます OK をクリックすると項目置換が完了します 見本 ( 上位 3 名の 部署名 1 の内容を 企画部 に変更する ) 1 2 3-49 -

11. 期替わり処理 期替り用名刺データは 名刺番号 で判別します 通常の名刺データは 1~5 の名刺番号となっていますが 期替り用データは名刺番号 6~10 を割り当てています 管理者権限の方は 期替り用データを通常の名刺データ同様に取り扱うことができます 公開 ( データ入れ替え ) 時には 名刺番号 1~5 の名刺データに対して 名刺番号 6~10 の期替り用データを上書きします 権限 期替り処理及び期替り用名刺データの取り扱いが可能な権限は 管理者 で 対象者のログインメニューに 期替り処理 が表示されます 権限のないユーザーに対しては 期替り用名刺データは表示されません 一般社員 承認担当者 管理者 期替り処理 ( 使用例 ) 人事異動発令前等 一般社員には公開できないデータを WEB 上で取り扱う場合に 名刺番号 6~10 番を使用します 発令後 名刺番号 6~10 番のデータを 1~5 番に入れ替えて 一般社員も確認できる状態にします < 上書きイメージ > 名刺番号 6 番は 1 番へ 7 番は 2 番へ 10 番は 5 番へそれぞれ上書きされます 通常の名刺データ 期替り用データ 名刺番号 名刺番号 1 6 2 7 3 8 4 9 5 10 ( 期替り実行時に上書き ) - 50 -

11-1 期替わり処理実行 社員データファイルアップロード期替り処理と同時に社員マスタも更新する場合は 社員データ CSV を事前にアップロードしておきます 各ボタンの説明参照 : アップロードする社員データファイルを指定します クリア : 参照 にて指定されたファイルをクリアします アップロード : 参照 にて指定されたファイルをサーバーに送信され アップロード済みデータファイル が あり と表示されます 削除 : アップロードされている社員データファイルを削除します 複数回アップロードされた場合は 最後にアップロードしたファイルのみ保持されます アップロード可能なファイルは 社員マスタ の社員データファイルと同じ形式になります 期替り処理実行通常の名刺データ ( 名刺番号 1~5) に 期替り用名刺データ ( 名刺番号 6~10) を上書きします 各ボタンの説明期替わり実行 : 期替り処理を実行します 社員データファイルがアップロードされている場合は 社員マスタにインポートされます 期替り用名刺データ ( 名刺番号 6~10) は削除されます 上書きされた名刺データ ( 名刺番号 1~5) は取り出すことはできなくなります 処理は取り消すことができません 十分ご確認のうえ実行してください - 51 -

http://www.houjinmeishi.com サービスに関するお問い合わせは 株式会社コトブキ企画 info@kotonet.co.jp 本社営業部 530-0015 大阪市北区中崎西 4-3-12 Tel : 06-6372-5669 / Fax : 06-6372-0586 操作方法 発送 に関するお問合せは 法人 e 名刺 技術サポートまで対応時間 9:30~12:00 13:00~17:00 ( 土 日 祝日及び 弊社休業日を除く ) Tel : 06-6372-5669 / Fax : 06-6372-0586 E-mail : meishi@elflow.com お問合せの前に数日経っても商品が納品されない場合は 承認担当者様 または 管理者様 による 承認作業が行われていない場合がございます ご注意くださいませ