会議結果報告書 平成 27 年 5 月 19 日 会議の名称 志木市情報公開 個人情報保護審議会委嘱状交付式及び平成 27 年度第 1 回会議 開催日時 平成 27 年 5 月 11 日 ( 月 )15 時 30 分 ~17 時 15 分 開催場所 市役所 4 階第三委員会室 出席委員 武藤英夫委員 ( 会長 ) 大貫結子委員 ( 会長職務代理 ) 渡邊英敏委員 武藤貴洋委員 木下武三委員 鈴木和雄委員 羽賀佳和委員 三角義明委員 ( 計 8 人 ) 欠席委員竹前栄二委員 ( 計 1 人 ) 説明員職氏名 ( 産業観光課 ) 古屋主幹 藤崎主事 ( 計 2 人 ) 議 結 題 果 委嘱状の交付 1 会長の選出について 2 会長職務代理の選出について 3 諮問事項 個人情報の取扱いに係る業務の外部委託( 条例第 12 条 ) (1) 市民農園管理業務委託 ( 産業観光課 ) 4 報告事項 平成 26 年度情報公開制度及び個人情報保護制度の運用状況 5 その他 委嘱状を交付する 互選により 武藤英夫委員が会長に選任される 会長職務代理に大貫結子委員が指名される 諮問事項について 審議の結果 承認された ( 傍聴者 0 人 ) 事務局職員 尾﨑部長 菊池課長 真島主幹 藤田主査
審議内容の記録 ( 審議経過 結論等 ) 1 開会 2 委嘱状交付 櫻井副市長( 市長代理 ) より委嘱状を交付する 3 あいさつ 櫻井副市長あいさつ 委員及び事務局職員自己紹介 4 議題 (1) 会長の選出について条例第 6 条第 1 項の規定に基づき 互選により武藤英夫委員が会長に選任される (2) 会長職務代理の選出について条例第 6 条第 3 項の規定に基づき 大貫結子委員が会長職務代理に指名される (3) 諮問事項 市民農園管理業務の外部委託について 個人情報保護条例第 12 条の規定による諮問 ( 産業観光課 ) < 説明者 > 市民農園管理業務の委託については 市民農園の問合せ対応 巡回業務 空き地区画の雑草処理業務 使用者への通知発送業務 更新に係る業務を委託するものである 取扱う個人情報の記録の内容については 氏名 住所 電話番号 で 個人情報の記録の件数は約 600 件 委託業務の予定年月日は平成 27 年 5 月末を予定している なお 個人情報の取扱いについては 個人情報の取扱いに関する特記仕様書 を遵守するようお願いする < 質疑応答 > 会長 ) 市民農園は市の物か 借りているのか 説明者 ) 農家から借りて市が管理している 会長 ) 区画数はいくつあるのか 説明者 ) 全部で9か所あり 区画数は580 区画ある 会長 ) 個人情報の記録の件数の約 600 件というのは この区画数のことか 説明者 ) そのとおり 委員 ) この業務は市でやっていたのか 委託していたのか ここで初めてなら 委託する何か理由があったのか 説明者 ) 朝霞シルバー人材センター への委託を考えているが その会員の中の農業に精通している高齢者に委託することによって 市民農園のアドバイザー的な存在になってもらい 使いやすい市民農園のすることと 高齢者の雇用を促進することを目的に委託するものである
委員 ) 提出された書類には 情報の公開区分がきっちり書かれていない また 借りる側の個人情報を受託者が どういう形で書類を作成する等が明確になっていない 個人情報の記録の内容 のところにある 氏名 住所 電話番号 以外に見る権限の有無はどうか 処理の区分が マニュアル処理 電算処理 を市職員の管理下で行うのか不明 そのあたりの説明が必要ではないか 説明者 ) 全体の管理は市の職員が行い 受託者はその管理下で氏名等の個人情報を取り扱う 委託内容のうち 市民農園の問合せ対応事務 市民農園使用者への通知発送事務 及び 市民農園の更新に係る事務 については 市民農園使用者の名簿を見ながら業務を行う 会長 ) バラバラに説明されると整理ができないので まず 業務委託契約書 ( 案 ) と 市民農園管理業務の委託仕様書 ( 案 ) について説明しては そのあとで疑問がある部分について どのように対処するか話をしてはどうか 委員 ) 名簿の様式がどのようなものかもわからない 処理の区分が マニュアル処理 と 電算処理 が一括チェックされているが 本来別々のものではないか 会長 ) 業務委託契約書( 案 ) について説明してほしい 説明者 )( 業務委託契約書( 案 ) について説明) 会長 ) 基本的なことだが 契約期間は1 年近くあるが 委託料は年間 70 万円で良いのか 1か月 70 万円ではないのか 説明員 ) 総額が70 万円以内でということで委託する 会長 ) 次の 市民農園管理業務の委託仕様書 ( 案 ) は どういう業務をどのように頼むかが書かれているが 簡単に説明をしてほしい 説明者 )( 市民農園管理業務の委託仕様書( 案 ) について説明) 委員 ) 委託内容のうち 市民農園の問合せ対応事務 市民農園使用者への通知発送事務 及び 市民農園の更新に係る事務 については電算処理となり 市民農園の問合せ対応事務 は電算処理だけで印刷物は出ないと思うが 市民農園使用者への通知発送事務 と 市民農園の更新に係る事務 は印刷物が出るのであれば その旨を書くこと 取扱うのは一人だけか 説明者 ) そのとおり 委員 ) 一人だけで無くローテーションを組んで来るのでは 説明者 ) 何人かでのローテーションを予定しており 原則一人を配置してもらう 委員 ) 配置場所は庁舎内か 説明員 ) 産業観光課の事務室内 委員 ) 外部の人間が電算機を使用するに当たって 市職員の管理下にあるのであれば 印刷権限を与える必要は無いのでは 印刷物は紙に出してしまうと情報漏洩の発信元になってしまう 特に受託者がシルバー人材であれば パソコンが使えても誤操作すること
が考えられるので 受託者に印刷させるか検討した方が良い 特に 市民農園の問合せ対応事務 に電算の画面上の作業と思うので 市民農園使用者への通知発送事務 と 市民農園の更新に係る事務 については封筒を作ると思うが 印刷物については 必ず市の職員が確認してから必要な枚数だけ印刷するという形でお願いしたい トラブルのもとになる 委員 ) 業務の流れのわかるフローチャートがあった方が良い 当落選の通知はどのようにしているのか 説明者 ) 当選者と落選者の何れにも通知している 応募は往復はがきでしてもらい 当落選の決定を返信している 委員 ) 業務改善命令のところに 受託者 と 受諾者 の記載がある 説明者 ) 受諾者 は誤りなので 訂正する 委員 ) どこかの会社での個人情報の漏洩事件後 経済産業省が外部委託する際に内容が強化されている それとのすり合わせをした方が良いと思う 会長 ) 個人情報の外部委託に関する調書 の 個人情報の記載の内容 についてであるが キャンセル待ちの人や雑草放置者への連絡 使用料滞納者への通知は 個人情報に当たるのではないか これらが漏れた方が個人へのダメージは大きいと思う 委員 ) 個人情報の記録されている名簿に書かれているのは 氏名等の三つだけなのか 性別や生年月日は無いのか 説明者 ) 氏名 住所 電話番号 だけ 委員 ) 滞納者の情報や雑草放置者の情報とか 他にも個人情報の記録の内容があるのでは 委員 ) 名簿には滞納者である記録はないのか 説明者 ) 納付済みの人にはチェックしており チェックがない人は滞納者となる 会長 ) 個人情報の記録の内容 について 滞納記録 希望農園も個人情報として挙げるべきであり 件数についても当落者を含めての件数となるなど 再考をするようにお願いしたい 委員 ) 処理の区分の マニュアル処理 に関わる個人情報と 電算処理 に関わる個人情報のフローを分けるようにしないと 仮に個人情報が漏れてしまった場合 どこの部分から個人情報が漏れたのか特定ができない 当審議会は個人情報を漏らさないのが目的ではなく もし漏れてしまった場合 どこに問題があったということころが審議会の仕事になるので もう少しつめてほしい 会長 ) 次に 個人情報の取扱い について どういう趣旨であるか説明してほしい 説明者 )( 個人情報の取扱いに関する特記仕様書 について説明) 委員 ) 今までの委託に出ている特記仕様書とは全く別の物か 産業観光課独自で作ったものか そうであれば変更点を説明すれば良いのでは 説明者 ) 志木市で作ったものであり 内容は変更していない
委員 ) 第 3 条の作業責任者の届出について 作業責任者や作業従事者に変更がある場合は届出が必要となるが 何人かでのローテーションで行うとなると 不特定多数の人が業務を持ちまわすことになると この表現では厳しいのでは 特に電算に関する業務の引継ぐ時 毎回この書面を出すのか 専任でないと扱い方を変えた方が良いのでは 第 4 条の作業場所の特定についても似たような話が出てくると思う 第 6 条の秘密保持に関する誓約書も お金に関することや 使用状況が出てくるので もう少し考えた方が良いのでは また 作業従事者間で個人情報を共有するので 守秘義務について もう少し書いた方が良いのではと思う 説明者 ) 委託にあたっては 一人の人にお願いしたいと考えている ただ 高齢者のため 1 日通して働けない人もいるので 大きく分かれても午前一人 午後一人になるかもしれない しかし 農業又は市民農園の経験者ということで対象者は限定されると思う 委員 ) 業務の具体的な流れのわかる表を作るとか 個人情報を取扱うフォーマットがあった方がわかりやすい 新しく勤める方に教育をしてほしい 第 2 条にある個人情報の安全管理についての責任体制の整備や 第 14 条にある個人情報の漏洩等の事故が発生した場合への対応などについて しっかりやってほしい 会長 ) この委託は 来年度も更新するのか その場合は 第 11 条の個人情報の返還又は廃棄については どのようになるのか 説明者 ) 来年度も更新の予定である 個人情報を取扱う業務は 産業観光課内に机とコンピュータを置き市職員の管理下で行う 委員 ) 農園巡回用のマニュアルがあった方が良い 就業前の研修までには説明できるようにしておいてほしい 例えば これは個人情報だから置き忘れしないようにとか 市政の個人情報に携わっているということをきちんと説明してほしい 会長 ) まとめると 個人情報の外部委託に関する調書 の 委託する個人情報の記録の内容 件数 について見直すこと 業務委託契約書 ( 案 ) の金額について 年額等であることがわかるようにすること 情報の移動 移転の際の注意や紛失等を防ぐためのマニュアルがあった方が良い 市民農園管理業務の委託仕様書 ( 案 ) の業務改善命令の 就業者の仕事の能率及び執務態度等が好ましくないと判断したとき とは どのような基準か決めておかないと 解雇したときにトラブルがおこる可能性がある そして 個人情報の取扱いに関する特記仕様書 では 個人情報を取扱う人は一人の方が良い 終了時 更新時の個人情報の取扱いについてわかりやすくした方が良い 以上のことを踏まえて進めてほしい < 結論 > 委託するにあたっては 当審議会から出された意見に沿った仕様書等に改め 事前の研 修実施の際には 業務に係る個人情報の取扱いについて十分注意するよう指導し 当審議
会での懸念事項を解消するようにしてほしい (4) 報告事項 平成 26 年度情報公開 個人情報保護制度の運用状況について < 説明員 > 平成 26 年度の運用状況の概要を以下のとおり説明する 公文書公開請求処理状況受理対象情報公開部分公開非公開 ( 内不存在 ) 存否拒否取下げ 14 件 34 件 16 件 12 件 0 件 (0 件 ) 0 件 6 件 個人情報取扱事務登録状況 703 件 個人情報ファイル登録状況 546 件 個人情報開示請求処理状況受理対象情報開示部分開示不開示 ( 内不存在 ) 存否拒否取下げ 1 件 5 件 0 件 5 件 0 件 (0 件 ) 0 件 0 件 情報公開 個人情報保護審査会開催状況開催回数 1 回 諮問件数 ( 不服申立 ) 0 件 情報公開 個人情報保護審議会開催状況開催回数 1 回 諮問件数 6 件 < 質疑応答 > 特になし その他は特なし 5 閉会