目次 送る 1. 新規メールを送信する... 3 2. メールを返信する... 6 3. 承認依頼をして送信する... 8 3-1. 承認とは... 8 3-2. 承認依頼を上げる... 9 3-3. 返却されたメールを再編集する... 10 4. 承認する... 11 4-1. そのまま送信する... 12 4-2. 編集して送信する... 12 4-3. 承認せずに担当者に返却する... 13 4-4. 複数メールを一括で承認する... 13 5. 転送する... 15 6. 転送メールを管理する... 16 6-1. 管理の流れ... 16 6-2. 管理したいメールの転送方法... 17 6-3. 回答メールを確認する... 17 6-4. 元メールに返信する... 18 7. 複数メールに一括で返信する... 19 8. アドレス帳を利用する... 20 8-1. 登録... 20 8-1-1. アドレス帳... 20 8-1-2. メール作成画面... 20 8-1-3. メール本文閲覧画面... 21 8-1-4. 顧客情報閲覧画... 21 8-2. 編集... 21 8-3. 削除... 22 8-4. 検索... 22 8-5. 登録アドレスへのメール送信... 23
8-5-1. 1 件ずつ挿入する... 23 8-5-2. 一括で複数アドレスを挿入する... 23 8-6. アドレス帳のエクスポート... 24 8-7. アドレス帳のインポート... 24 9. テンプレートを登録する... 25 9-1. テンプレート登録までの流れ... 25 9-2. テンプレートグループを登録する... 26 9-3. テンプレートを登録する... 27 9-3-1. 置き換え文字... 27 9-3-2. 登録... 28 9-3-3. 編集... 29 9-3-4. コピー... 29 9-3-5. お気に入り登録... 29 9-3-6. 移動... 30 9-3-7. 表示順変更... 31 9-3-8. 削除... 31 9-3-9. 検索... 32 2
1. 新規メールを送信する 2. 利用するテンプレート To/From 署名を選択する 3. 次へ をクリックする ここでは 新規にメールを作成して送信する方法を説明します 4. メールを作成する 1. 画面左上の 新規メール作成 をクリックする ポイント 多言語機能オプション ( 有料 ) の申し込みが必要 日本語 (ISO-2022-JP) 以外の言語でメール送信 参考 新規メール作成画面を別ウィンドウで立ち上げたい新規メール作成画面を別ウィンドウに表示するか 同じウィンドウに表示するかは 管理設定 >> 詳細設定 >> メールボックスの詳細設定 >> 基本設定 にて選択できます 送信言語 文字を装飾する (HTML 形式 ) 送信言語の初期値は 管理設定 >( タブ ) 詳細設定 >メールボックスの詳細設定 > 基本設定 >メール送信設定 で一番上にある言語となります 送信内容確認画面および送信完了画面では選択した送信言語で表示されます 送信内容確認画面が表示されない場合 メール作成画面の プレビュー リンクをクリックすると別ウィンドウが立ち上がり 選択した送信言語で確認できます HTML 形式でメールを送信新規メール作成時 初期値はテキスト形式となります HTML メールを作成したい場合は 文字装飾する (HTML 3
形式 ) をクリックして 作成画面を切り替えてください HTML メールは HTML エディタを使用して作成します HTML エディタの機能一覧は HTML エディタを参照メール作成途中でのテンプレート挿入 参考 メール送信時の From アドレスについてメール送信時の From アドレスの初期値は メールボックスアドレス ですが To/From を選択すれば メールボックスアドレス以外のアドレスを From アドレスにすることができます メール本文の指定した位置にテンプレートを挿入することがテンプレートできます 件名 本文を挿入 をクリックした場合 件名は上書きされます ドラッグ & ドロップで最大 20MB までのファイルを添付 ドラック & ドロップは Internet Explorer11 Chrome ファイルの添付 Firefox で利用できます 半角カナ 機種依存文字等を含むファイル名のファイルは正しく添付されない可能性があります 添付ファイル数に制限はありません 5. 送信確認 をクリックする 中断する場合は 一時保存する をクリックする 送信先アドレスの入力補完について To/Cc/Bcc にアドレス帳に登録されているメールアドレスを指定する場合 入力補完機能を利用することができます 1. 画面右上 さん ( ユーザ ID)>> 個人設定 をクリック 2. メール作成画面 ( タブ ) にて メールアドレス入力候補の表示 より 使用する にチェック 3. 変更 をクリック ユーザ毎に設定が必要です アドレス帳への登録方法は 8. アドレス帳を利用する を参照してください 一時保存したメールについて一時保存したメールは マイメール で確認できます 6. メールの内容を確認する 7. 送信する をクリックする 4
HTML エディタ (HTML 形式の場合のみ ) HTML エディタの機能一覧 プレビュー で作成した HTML メール内容を確認することができます 一つ前の状態に戻る 一つ先の状態に進む 段落番号付きの段落を作成する 箇条書きを作成する 選択部分を左に移動する ( インデントを増やす ) 選択部分を右に移動する ( インデントを減らす ) 左に揃える 中央に揃える 右に揃える 両端に揃える リンクを貼る 5
リンクを解除する 画像を挿入する 画像の URL を指定します 注意 HTML メールの編集について HTML メールはエディタを使用して作成可能です HTML ソースでの編集はできません 文字列を太字にする 文字列を斜体にする 文字列に下線を引く 文字列に取り消し線を引く 2. メールを返信する 太字 斜体 下線 取り消し線 を取り消すフォントを指定する MSP ゴシック MSP 明朝 MS ゴシック MS 明朝 のみフォントサイズを指定する 8~72 まで指定可能 1. 返信したいメールの件名をクリックし メール本文閲覧画面を表示する 2. 返信内容の条件を指定する 文字列の色を指定する 文字列の背景色を指定する 6
ポイント To/From 設定 署名 返信メールの内容に合致した挿入する To や From アドレス 署名を選択どちらも選択しない場合 From アドレスは メールボックスアドレス 署名は なし が挿入されます 複数のメールアドレスを管理している場合 振り分け設定で To/From 設定と署名の初期値を設定しておくことをお勧めします 返信内容に適したテンプレートを選択 推奨テンプレート 1. 推奨テンプレート をクリックする 2. 推奨度順に表示された中から 使用したいテンプレートを確認する 3. 送信内容の条件を選択する 4. このテンプレートで返信 をクリックする 推奨テンプレートのキーワードは テンプレートの登録を参照 3. 返信 をクリックする テンプレート検索 や 推奨テンプレート で使用したいテン プレートを効率的に選択することができます テンプレート テンプレート検索 1. テンプレート検索 をクリックする 2. キーワードを入力して をクリックする 3. 使用したいテンプレートを確認する 4. 送信内容の条件を選択する 5. このテンプレートで返信 をクリックする 4. 以降の操作は 1. 新規メールを送信する の 4. 以降と同じです 7
警告 返信を中止したい場合返信を中止したい場合は [ キャンセル ] 返信内容を保存したい場合は [ 一時保存する ] をクリックして下さい そのままブラウザを閉じると 作成中のメールが削除されると共に 元メールは [ 返信処理中 のままとなり 他のユーザが返信できなくなりますので ご注意下さい 3. 承認依頼をして送信する 3-1. 承認とは メールを送信する際 作成したメールの内容を上司や他のユーザに確認してもらい 承認を得てから送信する機能です 承認依頼を行ったメールは 承認者がメールを確認後 そのまま送信 もしくは 編集して送信 もしくは 担当者に返却 されます 参考 関連メールの一括状態変更についてメール送信時に過去にやり取りした関連メールのメール状態を 一括で 対応完了 に変更することができます メール送信時 メール作成画面最下部の 関連メールを 対応完了 にする にチェックを入れてください なお 関連メールが一括変更対象外の状態のメール ( 迷惑メール / ゴミ箱メール / 送信メール / 転送メール / 回答メール / メールボックス移動メール / 保管メール / 承認待ち / 非承認返却 ) のみの場合は チェックボックスは表示されません そのまま送信 もしくは 編集して送信 については 承認者が承認依頼を行ったユーザの代わりにメール送信を行っているので ユーザ側で特に行うことはありません 担当者に返却 された場合は メールの内容を編集 修正して再度承認依頼を上げます 返却メールの再編集方法については 2-2 返却メールの再編集 をご確認ください 承認依頼を上げたメール 返却されたメールはマイメールの 承認待ちメール / 返却メール一覧 にて確認できます ログインしているユーザの返却メールが存在する場合 フォルダ一覧下部のマイメ ールに が表示されます 8
5. 承認依頼を上げるメールの内容に問題がないかを確認する 6. 問題がなければ 承認依頼 をクリックし 再度編集する場合は 再編集 を クリックする 3-2. 承認依頼を上げる 1. 返信するメールの件名をクリックし メール本文閲覧画面を表示する 2. 返信 をクリックし 返信メール作成画面を表示する 3. メールの内容を作成する 参考 承認依頼を行ったら 承認依頼を行ったメールは [ マイメール で確認できます 4. 承認依頼確認 をクリックする 9
3-3. 返却されたメールを再編集する 3. コメントで承認者からの指摘内容を確認する 1. 画面左側のフォルダ群下部 マイメール をクリックする 4. 編集して再承認依頼 をクリックする 2. 返却メール にて 自分が担当の返却されたメールの件名をクリックする 5. メールの内容を修正する 10
6. 再承認依頼確認 をクリックする 4. 承認する 1. 画面左側のフォルダ群下部 マイメール をクリックする 2. 承認待ちメール にて 承認可否 の欄にと入っている 自分が承認できるメー ルの件名をクリックし 内容を確認する 7. 再承認依頼 を上げるメールの内容に間違いがないか再度確認する 8. 内容に問題がない場合は 再承認依頼 をクリックする 内容に問題がある場合は 再編集 をクリックする ( 手順 5 へ戻る ) 参考 承認待ちメール / 返却メールの表示についてログインしているユーザが承認できるメール または再承認依頼できるメールのみを表示させることができます 画面右上 ユーザ名 > 個人設定 > マイメール より設定してください 11
4-1. そのまま送信する 承認依頼されたメールの内容に問題がない場合 そのまま送信 をクリックし メールを送信します 4-2. 編集して送信する 承認依頼されたメールの内容に問題があるが 誤字脱字程度のものである等 承認者が修正しても問題ない場合 編集して送信 をクリックし 内容を編集してメールを送信します 編集作業中にメールを一時保存することも可能です 参考 最終承認者のメール編集について最終承認者のメール編集を許可していない場合 編集して送信 ボタンは表示されません 12
4-3. 承認せずに担当者に返却する 承認依頼されたメールの内容に問題があり 承認依頼したユーザ側での修正が必要な場合 担当者に返却 ( 承認しない ) をクリックし メールを返却します 必要に応じて 返却メッセージを入力して下さい 返却されたメールを修正中に一時保存することも可能です 4-4. 複数メールを一括で承認する 承認者は 承認依頼された複数のメールをまとめて承認することができます 1. 画面左側のフォルダ群下部 マイメール をクリックする 2. 確認したい承認依頼されたメールにチェックを入れて チェックをつけた承認待ちメールを一括表示 をクリックする 注意 選択できるメール数一括表示できる承認依頼メールの件数は 最大 20 件です 20 件以上のメールを承認したい場合は 複数回に分けて承認してください 一括返信メールの一括承認一括返信で作成した承認依頼メール かつ 最終承認者による承認の場合は 一括承認は利用できません 13
3. 承認しても問題ないメールの左上にある 承認 にチェックを入れる 承認権限のないメールは 承認できません とメッセージが表示され チェックボックスは表示されません 4. チェックをつけたメールを一括承認 ( 送信 ) をクリックする 5. 承認するメールの一覧を確認して 承認 をクリックする 14
5. 転送する 5. 送信する をクリックする 転送メールを管理したい場合 転送メールと 転送メールに対する返信を メールディーラーで管理する にチェックを入れて送信する 1. 転送したいメールの件名をクリックし メール本文閲覧画面を開く 2. 転送の際に利用するテンプレート To/From 設定 署名を選択する 3. メール転送 をクリックする 4. メールを作成する 15
6. 転送メールを管理する メールディーラーで受信したメールの返信内容 ( 回答 ) を別の部署や取引先等に確認するために 受信メールを転送し 回答の確認から返信までを管理する機能です 別の部署や取引先に確認するために新しくメールを作成しなくても 受信したメールに紐づけて まとめて管理することができます 6-1. 管理の流れ 転送管理を行いたい場合は メール送信時に 転送メールと 転送メールに対する返信をメールディーラーで管理する にチェックを入れて送信してください 転送した受信メール 及び回答メールは マイメール上で管理することができます 注意 転送メールのメール ID 件名について転送管理されている転送メールは メールの件名に メール ID ( 例 )[1234-1fw] が付与されます 返信時に メール ID を削除すると 管理できなくなりますのでご注意ください 16
6-2. 管理したいメールの転送方法 6-3. 回答メールを確認する 1. 転送したいメールの件名をクリックし メール本文閲覧画面を開く 1. マイメールを表示する 2. 転送の際に利用するテンプレート To/From 設定 署名を選択する 2. 転送メール一覧 にある回答メールを確認する 3. メール転送 をクリックする 4. メールを作成する 5. 転送メールと 転送メールに対する返信をメールディーラーで管理する に チェックを入れる 作成中のメールを一時保存することも可能です 参考 回答メールの再転送について回答メールに対して 再度転送先に確認等が必要な場合は 回答メールに対して返信を行ってください その場合 転送メールおよび回答メールを含めたやり取りは すべて関連メールとして紐づきます 6. 送信する をクリックする 17
6-4. 元メールに返信する 4. 選択したメールを使用して元メールに返信 をクリックする 1. マイメールを表示し 転送メール一覧 を確認する 2. 元メールへの返信に利用したいメールがある場合にはチェックを入れる 5. メールの内容を確認 修正し メールを送信する 3. 元メールの引用や返信先の設定を行う 注意 マイメールの 転送メール一覧 に表示されるメールについて転送メール一覧には 自身がメール転送を行ったメールのみ表示され 他ユーザが転送したメールは表示されません 転送管理しているメールへの返信について 転送管理しているメールについては メール一覧画面からの返信はできません 必ず マイメールから返信する必要があります 18
参考 転送メールと 転送メールに対する返信をメールディーラーで管理する にチェックを入れなかった場合について 7. 複数メールに一括で返信する 新着 と 対応継続中 の状態のメールに限り 一括で複数メールに対して同じ文面で返信することができます マイメールの [ 転送メール一覧 ] には何も表示されません 転送メールの件名に元メールのメール ID が付与されません 転送メールに対する返信は [ 回答メール ] として届かず [ 新着 ] になります 1. メール一覧画面で 新着 もしくは 対応継続中 の状態を表示する 2. 一括返信をしたいメールにチェックを入れる 転送できないメールの状態について 以下のメールは転送することができません 3. 一括返信 をクリックする 返信処理中 転送中回答待ち 承認待ち メールボックス移動 非承認返却 ゴミ箱内のメール 対応継続中 保管メール 参考 HTML メールに一括返信する場合表示されるメール作成画面はテキスト形式となります HTML メールで送信したい場合は 文字を装飾する (HTML 形式 ) をクリックして 作成画面を切り替えてください 4. 以降の操作は 1. 新規のメールを送信する の 2 以降を参照 19
8. アドレス帳を利用する 利用頻度が高いメールアドレスを登録しておき メールに挿入できる機能です To From Reply-to など さまざまな部分から アドレス帳に登録することができます 8-1-2. メール作成画面 1. メール作成画面の アドレス帳を開く をクリックする 2. アドレス登録 タブをクリックする 8-1. 登録 8-1-1. アドレス帳 3. 内容を入力する 4. 登録 をクリックする 1. 画面上部の アドレス帳 をクリックする 2. アドレス登録 タブをクリックする 3. 内容を入力する 4. 登録 をクリックする 20
8-1-3. メール本文閲覧画面 1. エラー! 参照元が見つかりません の アドレス帳登録 をクリックする 8-1-4. 顧客情報閲覧画 1. 顧客情報閲覧画面の アドレス帳登録 をクリックする 2. 内容を入力する 2. 内容を入力する 3. 登録 をクリックする 3. 登録 をクリックする 8-2. 編集 アドレス帳 と メール作成画面 からアドレス帳を開いた場合のみ編集できます 1. アドレス一覧 タブをクリックする 2. 編集したいメールアドレスの 編集 をクリックする 21
8-4. 検索 アドレス帳 と メール作成画面 からアドレス帳を開いた場合のみ検索できます 3. 登録内容を変更する 1. アドレス一覧 をクリックする 4. 変更 をクリックする 2. 検索ボックスに検索条件を入力する 8-3. 削除 アドレス帳 と メール作成画面 からアドレス帳を開いた場合のみ削除できます 1. アドレス一覧 をクリックする 2. 削除したいメールアドレスにチェックを入れる 3. 画面下部 削除する をクリックする 3. 検索 をクリックする 参考 所属グループでの絞り込みについて事前に登録した所属グループを条件に絞り込み表示することができます 4. OK をクリックする 22
8-5. 登録アドレスへのメール送信 画面上部 アドレス帳 または メール作成画面 からアドレス帳を開き From/To/Cc/Bcc に挿入することができます 8-5-1.1 件ずつ挿入する 8-5-2. 一括で複数アドレスを挿入する 1. 挿入したいアドレスにチェックを入れる 2. アドレスに追加する をクリックする 1. 挿入したいメールアドレスの From/To/Cc/Bcc をクリックする 2. 上記アドレスをメールに挿入する をクリックする 3. 上記アドレスをメールに挿入する をクリックする 3. 新規メール作成画面に選択したメールアドレスが挿入される 4. 新規メール作成画面に選択したメールアドレスが挿入される 23
8-6. アドレス帳のエクスポート 2. インポートするファイルを指定して 次へ をクリックする 登録されているアドレス帳を CSV 形式でエクスポートすることができます 1. アドレス一覧 タブをクリックする 2. エクスポート (CSV 形式 ) をクリックする 3. インポートする CSV ファイルの 1 行目と 左側に表示される項目名のプルダウンを突 き合わせる 4. インポート実行 をクリックする 5. インポート結果を確認する 3. ファイルを保存する 注意 [ 多言語 (UTF-8) でエクスポート ] した場合の注意点 多言語(UTF-8) でエクスポート にチェックを入れてエクスポートしたファイルは Excel で開くと文字化けします CSV ファイルを閲覧 編集する場合は UTF-8 に対応したテキストエディタ等のアプリケーションをご利用下さい 8-7. アドレス帳のインポート アドレス帳のデータを登録する際のルールは以下の通りです メールソフト等からエクスポートしたアドレス帳を CSV 形式でインポートすることができま す 1. アドレスのインポート タブをクリックする 24
注意 インポート時の注意点 CSV ファイルの文字コードは Shift_JIS か UTF-8 で作成してください CSV ファイルの文字コードが UTF-8 ではない場合 Shift_JIS でインポートされます 空白行が含まれている場合はエラーになります 9. テンプレートを登録する テンプレートとは メール送信時によく利用する文面を事前に登録し ユーザ全員で共有して利用できる機能です 9-1. テンプレート登録までの流れ テンプレートはグループ ( カテゴリ ) に分けて管理されるため 以下の流れで登録していき ます 1 テンプレートグループを登録する 2 テンプレートを登録する 25
9-2. テンプレートグループを登録する 1. 画面上部の テンプレート をクリックする 2. 画面左側 新規登録 をクリックする 4. 登録 をクリックする 3. 必要項目を入力する テンプレートグループ名 メールボックス 任意で入力 作成するテンプレートグループを利用するメール ボックスを選択 26
9-3. テンプレートを登録する メールに利用するテンプレートを登録します 9-3-1. 置き換え文字 テンプレートには 置き換え文字 を用意しています テンプレートの本文に 置き換え文字 を記述すると メール送信時に文字が置き換 えられます 置き換え文字 置き換えられる内容 詳細 メール作成した担当者の氏名 ##_U_NAME_## ユーザ氏名 ユーザの設定 で 氏名 ( 担当者名 ) に入力されている文字列 が 反映される メールを作成する担当者の ##_U_MAIL_ADDR_## メールアドレスユーザの ユーザの設定 で メーメールアドレスルアドレス に入力され ている文字列が反映 ユーザのメールアドレス が登録されていない場 合 メールボックスアドレス が 反映 ##_REP_DATE_## 返信日現在の日付 ( メール作成日 ) (2003/9/14 形式 ) ##_REP_TIME_## 返信時刻現在の時刻 ( メール作成時 (12:34:56 形式 ) 刻 ) ##_ORI_SUBJECT_## 元メールの件名 元メール ( 受信メール ) の件名 ##_ORI_FROM_ADDR_## 元メールの元メール ( 受信メール ) の From アドレス From アドレス ##_ORI_FROM_NAME_## 元メールの元メール ( 受信メール ) の From 名称 Fron アドレスの表示名 ##_ORI_TO_ADDR_## 元メールの元メール ( 受信メール ) のTo To アドレスアドレスが挿入 参考 新規メール作成時に利用できる自動置き換え文字について 新規メール作成時に利用できるのは %U %M %D %T のみとなります 27
自動置き換え文字の追加 変更について自動置き換え文字は 追加 変更はできません 9-3-2. 登録 1. テンプレートを追加したいテンプレートグループの テンプレート登録 をクリックする 2. 内容を登録する ポイント To Cc Bcc 重要キーワードキーワード To / Cc / Bcc アドレスを追加 テンプレートで指定しているアドレスと元メールに指定されているアドレスが重複する場合 重複分は削除されます 推奨テンプレート機能で 推奨度を判定する条件となるキーワードを指定指定したキーワード ( 文字列 ) がメールの件名及び本文に含まれる場合に点数として換算され 点数の高い順に推奨テンプレートとして表示されます 点数件名本文重要キーワード 4.5 点 3 点キーワード 1.5 点 1 点 From From の表示名 From アドレス及び From の表示名を上書き変更 From の表示名に半角記号を入力する場合は ( ダブルクォーテーション ) で囲んで下さい ---------------------------- rakus_shop ---------------------------- 囲まない場合 メール送信時にエラーが表示され 送信できません 備考 件名及び本文に指定した文字列が複数存在する場合 すべて合算した点数で判定されます 例 重要キーワードが件名に 1 つ 本文に 2 つ含まれる (4.5 点 1 つ )+(3 点 2 つ )=10.5 点 スペース区切りで複数のキーワードを登録できます 大文字 / 小文字は区別されません テンプレートの補足事項を指定メール作成画面など テンプレート選択時に表示されます 28
3. 登録 をクリックする 参考 自動置き換え文字について自動置き換え文字は 置き換えられる内容を変更 追加することはできません 9-3-4. コピー 1. コピーしたいテンプレートの コピー をクリックする HTML 形式でテンプレートを作成する場合テンプレート内容の登録画面の初期値はテキスト形式になっています HTML 形式でテンプレートを作成する場合は 文字装飾する (HTML 形式 ) をクリックして表示を切り替えてください HTML メールの作成が許可されている場合のみ 9-3-3. 編集 1. 編集したいテンプレートの 編集 をクリックする 2. 登録内容を変更する 3. 登録 をクリックする 9-3-5. お気に入り登録 ユーザ単位でよく使用するテンプレートをお気に入り登録することができます お気に入りに登録したテンプレートは メール返信時にテンプレートを選択する際 プルダウンの上部にまとめて表示されます 2. 登録内容を変更する 登録する をクリックして登録する 3. 変更 をクリックする 29
テンプレートグループの 個人のお気に入り から お気に入り登録したテンプレートだ けをまとめて確認することができます 9-3-6. 移動 テンプレートを現在とは別のテンプレートグループに紐づけることができます 1. 移動したいテンプレートにチェックを入れる 2. 移動先のテンプレートグループを選択する 3. 移動する をクリックする 解除する 1. をクリックする 2. はい をクリックする 30
9-3-7. 表示順変更 同じテンプレートグループ内に登録されているテンプレートの表示順序を変更することができます 1. 表示順変更 をクリックする 9-3-8. 削除 1. 削除したいテンプレートにチェックを入れる 2. 削除する をクリックする 2. 任意の順序に並び替える 参考 異なるテンプレートグループ間での並び替え異なるテンプレートグループ間でテンプレートを並び替えたい場合 まずはテンプレートグループを移動させてから並び替えを行う必要があります 3. OK をクリックする 31
9-3-9. 検索 テンプレートの件名および本文に含まれる文字で 検索することができます 1. 検索ボックスに検索したいキーワードを入力する 2. をクリックする 32