Exceed One Easy Workflow for SharePoint Online 操作マニュアル 株式会社エクシード ワン 1
目次 1 はじめに...3 2 基本的な仕組み...4 3 セットアップ方法...5 3.1 発行する...5 3.2 サイトコンテンツに追加する...6 4 使い方...8 4.1 初期画面...8 4.2 申請タイプ定義の管理...9 4.2.1 登録と編集...9 4.2.2 添付ファイル... 11 4.3 申請一覧... 11 4.4 申請書詳細... 13 4.5 承認 却下... 14 2
1 はじめに Exceed One Easy Workflow ( 以下 EOW) は 簡単で便利なワークフローを提供する SharePoint Online 用のアプリケーションです EOW で作成した申請書は SharePoint のリストに保持されます EOW に関する最新の情報は 当社ホームページもしくは製品ページを参照ください 当社ホームページ : http://www.exceedone.co.jp 製品ホームページ : http://www.exceedone.co.jp/eow/ 3
2 基本的な仕組み EOW は Office365 で動作する SharePoint 用アプリケーションです Office365 の SharePoint と Microsoft Azure が連携して動作します EOW の起動は SharePoint より行います 使用する際は SharePoint(Office365) にサインインしている必要があります EOW の申請書データや申請タイプはすべて SharePoint に保存されます 1 ユーザー 2 3 SharePoint Web (Office365) Web サーバー (Microsoft Azure) 4
3 セットアップ方法 EOW のインストールには自社の SharePoint にカタログが必要です 詳しくは以下のマイクロソフトのページを参照してください https://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/office/dn574752.aspx SharePoint にカタログに EOW を発行し その SharePoint にアクセスするユーザーが EOW を使用できるようにします 3.1 発行する 1 カタログサイトの SharePoint 用アプリ をクリックします 2 配布された EOW のアドインカタログ (app ファイル ) を画面にドラッグ & ドロップします 5
3.2 サイトコンテンツに追加する 1 インストールするサイト ( 社内ポータルサイトなど 利用するユーザーがアクセスしやす いサイト ) に移動し アプリの追加 をクリックします 2 追加できるアプリの中から Easy Workflow のタイルをクリックします 6
3 ダイアログが開き appeow.azurewebsites.net を信頼しますか? と表示されるので 信頼する をクリックします ( appeow.azurewebsites.net は EOW の Web アプリケーションが配置されている場所です ) 4 追加されると Easy Workflow のタイルがサイトのアプリに表示されます 7
4 使い方 画面ごとの使い方を説明します 運用 管理 4.4 申請書詳細 4.5 承認 却下 管理者 4.2 申請タイプ定義の管理 4.3 申請一覧 4.1 初期画面 サイトコンテンツに追加後 初回起動時のみに表示します このとき申請書を分類する申請タ イプを 1 つだけ初期登録しています ( 後で変更できます ) 次へ ボタンをクリックすると 4.3 申請一覧画面へ遷移します 8
4.2 申請タイプ定義の管理 4.2.1 登録と編集申請をする前に 申請書を作成するための申請タイプを登録します 申請一覧画面のヘッダのメメニュー 申請タイプ定義リスト をクリックします クリックすると ブラウザの別のタブに SharePoint Web サイトに作成されたカスタムリスト 申請タイプ を表示します 申請タイプには 初期登録された 休暇 ( 初期セット ) のアイテムが表示されています まず このアイテムを修正します アイテムを選択し ヘッダメニューの アイテム をクリックします 表示されたサブメニュ ーから アイテムの編集 をクリックすると 編集画面になりますので 必要な箇所を修正し ます 運用に合わせてカスタマイズしてください 9
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 No.( 必須 ) キーになる No です 各アイテムに重複しない No をセットします この No を使った申請書を作成した後は このアイテムを削除しないようにしてください 2 申請種類名 ( 必須 ) 申請タイプの名称をセットします 重複しない名称にしてください 3 期限日数 ( 必須 ) 承認期限の日数を数字で入力します 新規作成時に承認期日を初期セットするために使用します 承認期日は申請者によって変更することができます 4 承認段階 ( 必須 ) 承認段階を 1 ~ 3 まで選択します 5 承認者リスト ( 必須 ) 該当の申請タイプを承認できるユーザー (Office 365 のユーザーアカウント ) をセットします 複数指定可能です 6 代理承認者リスト ( 必須 ) 該当の申請タイプを代理承認できるユーザー (Office 365 のユーザーアカウント ) をセットします 複数指定可能です 7 第 2 承認者リスト 8 第 2 代理承認者リスト 7と8は 4 承認段階を 2 または 3 にしたときに必須です 9 第 3 承認者リスト 10 第 3 代理承認者リスト 9と10は 4 承認段階を 3 にしたときに必須です 11 修正後は 保存 ボタンをクリックしてください 10
4.2.2 添付ファイル 申請書を新規作成時に 初期セットされる添付ファイルを申請タイプごとに登録できます 申請タイプの登録 編集画面のヘッダにある ファイルの添付 をクリックします 申請タイプに添付するテンプレート ファイルを指定し OK をクリックします するとファイ ルがアップロードされますので 編集画面に戻り 保存 ボタンをクリックします 4.3 申請一覧 EOW を起動すると表示されるメイン画面です 登録された申請一覧を表示します 下書き 中の申請書は 自分が作成したものだけが表示されます 1 2 3 4 6 7 8 5 9 10 1 ログインログインユーザー名を表示します 2 再取得一覧や申請タイプを取得し 一覧を再表示します 11
3 申請タイプ新規作成するときに 登録されている申請タイプを選択します 4 新規作成 3で選択した申請タイプの申請書を作成するダイアログを開きます 5 申請書一覧作成された申請書の一覧を表示します 申請日時の降順 ( 直近のもの ) で最大 1,000 件の申請書を取得し 一覧に表示します 6 絞り込み一覧の項目のうち 状況 ( 以下 ステータス ) と 申請タイプ は 選択した値で表示を絞り込みできます 7 並び替え一覧のうち 申請日時 と 承認期日 は 並び替えの指定ができます 8 編集対象行の申請内容を表示するダイアログを開きます 一覧の行上でダブルクリックでも同じ処理を行います 9 ページング一覧が複数ページに渡るとき ページングするためのボタンを表示します 10 1ページ表示数 1ページに表示する行数を 10,50,100 から選択します デフォルトは 10 です 12
4.4 申請書詳細 申請書の作成 修正 削除を行うための画面です 1 3 5 2 4 6 7 8 9 10 11 12 13 1 申請者申請書を作成したユーザー名を表示します 2 申請タイプ選択された申請タイプを表示します 3 申請日時作成した日時を表示します 申請したタイミングで更新されます 4 承認期日申請日時に申請タイプで定義されている期日をプラスした日付を初期表示します 申請者が変更することもできます 5 第 1 承認者申請タイプで定義されている承認者を表示します 申請タイプの承認段階に合わせて 第 2 承認者 第 3 承認者が表示されます 6 第 1 代理承認者申請タイプで定義されている代理承認者を表示します 申請タイプの承認段階に合わせて 第 2 代理承認者 第 3 代理承認者が表示されます 7 通信欄申請者から承認者へメッセージを入力します 8 添付ファイル申請書に添付したいファイルをアップロードします クリップ アイコンをクリックすると ファイルを指定するダイアログが開きます 申請者のみアイコンが表示されます 申請後はファイルを削除 追加することはできません 9 ファイル名申請書に添付するファイルを表示します 添付ファイルのテンプレートがあらかじめ定義されている申請タイプの場合は 新規作成時に自動でそのテンプレートが添付されます 13
ファイルをクリックすると Office Online で開くか またはダウンロードします Office Online で開くファイルは 以下の拡張子です 拡張子 :doc / docx / xlsx / ppt / pptx / one 10 下書き保存 ボタン作成した下書き用としてドラフトとして保存します 下書きの申請書は他の人の一覧には表示されません 11 申請する ボタンクリックすると 第 1 承認者と第 1 代理承認者に 承認依頼 のメールが送信され ステータスは 申請中 になります その後 申請書の修正はできません 12 削除 ボタンクリックすると 申請書を削除します ( 復元できません ) 申請する前の下書きのみ削除できます 13 閉じる ボタンダイアログを閉じます 4.5 承認 却下申請者が申請すると 承認者に 承認依頼 のメールが届きます メール本分にあるリンクをクリックすることで 対象の申請書にアクセスできます メール内容 ( サンプル ): テスト二郎様テスト三郎様承認依頼がきています 申請者 : テスト一郎申請内容 : 休暇申請承認期限 : 2015/09/01 以下の URL から承認をお願いします https:////appeow.azurewebsites.net/?sphosturl=https:%2f%2fxxx.sharepoint.co m%2fsites%2fportal&listid=10 このメールは自動送信のため返信できません 14
リンクをクリックすると以下のような画面が開きます 1 2 3 4 1 一覧画面へクリックすると メイン画面の一覧表示へ遷移します 2 承認 却下理由承認者から申請者へのメッセージを入力します 3 承認 ボタン 1 段階承認の場合 : クリックするとステータスは 承認済み になり 申請者に 承認されました のメールが送信されます 2 段階承認の場合 : 1 段階目の承認で第 1 承認者がクリックするとステータスは 第 2 承認待ち になり 第 2 承認者に 承認依頼 のメールが送信されます 2 段階目で承認すると 承認済み になり 申請者に 承認されました のメールが送信されます 3 段階承認の場合 : 1 段階目の承認で第 1 承認者がクリックするとステータスは 第 2 承認待ち になり 第 2 承認者に 承認依頼 のメールが送信されます 2 段階目で承認するとステータスは 第 3 承認待ち になり 第 3 承認者に 承認依頼 のメールが送信されます 3 段階目で承認すると 承認済み になり 申請者に 承認されました のメールが送信されます 4 却下 ボタンクリックするとステータスは 却下 になり 申請者に 却下されました のメールが送信されます 15
Exceed One Easy Workflow マニュアル 製造 販売 : 株式会社エクシード ワン 発行日 :2015/09/10 EOW Ver. 1.0.0 16