第 4 章 Microsoft Outlook 利用マニュアル ( 利用者向け )/ MacOSX 版 第 1.1 版 作成日 :2011/10/14 株式会社オーシーシー.
更新履歴 日付 版 更新内容 2011/05/31 1.0 初版の作成 2011/10/14 1.1 文言修正 by 尾崎 @OIST i
目次 1. 概要... 1 1.1. 概要... 1 1.2. Microsoft Exchange Server とは... 1 1.3. ご利用前に... 1 2. Outlook 新メールシステム用アカウントの設定... 2 2.1. 新メールシステム用アカウントの設定方法... 2 2.2. Outlook の起動及び証明書のインストール... 6 3. Microsoft Outlook の構成... 7 3.1. Microsoft Outlook の構成... 7 3.1.1. 新メールシステムでの Outlook 上の表示... 8 4. アドレス帳の閲覧... 9 4.1. アドレス帳の表示方法... 9 4.2. 連絡先の作成方法... 11 4.2.2. 連絡先グループの作成方法... 13 4.2.3. 連絡先グループの確認... 16 5. 新メールシステムによるメールの送受信... 17 5.1. メール送信... 17 5.2. メール受信... 21 6. フォルダー間のメール移動... 22 6.1. クライアント PC にメールデータファイルの追加... 22 6.2. クライアント PC のローカルフォルダーに移動先フォルダーの作成... 24 6.3. メールサーバー上のメールをクライアント PC のローカルフォルダーに移動... 29 6.4. クライアント PC のローカルフォルダーに保存されているメールをメールサーバー上に移動... 32 7. Outloook からのメールサーバー使用容量の確認... 35 7.1. メールサーバー使用容量の確認... 35 8. 個人の予定表 ( スケジュール ) 操作... 37 8.1. 個人の予定表 ( スケジュール ) の作成及び 予定表の閲覧... 37 8.2. 予定表 ( スケジュール ) の共有... 42 8.2.1. 特定ユーザーに閲覧権限を付与する... 42 8.2.2. 特定ユーザーに編集権限を付与する... 45 8.3. メンバーと会議予定を共有する... 48 ii
8.3.1. メンバーに会議出席依頼を出す... 48 8.3.2. 会議出席依頼に返信する... 48 9. [ タスク ] で ToDo 管理... 50 9.1. タスクの作成... 51 10. 仕分けルールによるメール転送設定方法... 54 10.1. ルールの作成... 54 11. 代表アドレスを閲覧する方法... 55 11.1. 代表アドレス追加方法... 55 11.2. 代表アドレス確認方法... 57 12. 自動応答 ( 不在時 ) を設定する方法... 58 12.1. 自動応答 ( 不在時 ) の設定を行います... 58 iii
1. 概要 1.1. 概要本書は 新メールシステム (Microsoft Exchange Server) 設定後の Microsoft Outlook 利用者向けマニュアルになります 1.2. Microsoft Exchange Server とはマイクロソフトの開発した電子メール製品 Microsoft Exchange Server の主な機能は 電子メール / 予定表 / 連絡先 ( アドレス帳 ) などの共有と Microsoft Exchange Server 上にメールの格納をサポートしています 1.3. ご利用前に Microsoft Office の最新版 (Microsoft Office 2011) へのアップグレードが必要です 1
2. Outlook 新メールシステム用アカウントの設定 2.1. 新メールシステム用アカウントの設定方法 Outlook に新メールシステム (Microsoft Exchange Server) 用の設定方法を 以下に記します 1 Outlook を起動します 2 ツール より アカウント をクリックします 2
3 アカウントの追加で Exchange アカウント を選択します 3
4 Exchange アカウント情報を入力します 下記情報を入力して下さい メールアドレス : あなたのメールアドレス ( 変更はありません ) ユーザー名 : oist\ + 通知されたユーザー名パスワード : 通知されたパスワード自動構成 : チェックを外すサーバー : mail.oist.jp チェックを外す 4
5 アカウントの追加が完了します 詳細設定 を押下します 5
2.2. Outlook の起動及び証明書のインストール 1 アプリケーション Microsoft Office 2011 Microsoft Outlook を選択します 2 Outlook の初回起動は Exchange サーバーとの同期が完了するまで時間がかかる場合があり ます すべてのメールがダウンロード完了するまで時間がかかる場合があります 6
3. Microsoft Outlook の構成 3.1. Microsoft Outlook の構成これまで クライアント PC 上 (PC 本体のハードディスク (C ドライブ )) にメールを保存していましたが 新メールシステムの設定後は 基本的にはすべてのメールがメールサーバー上に保存されます メールサーバーのディスク容量には上限がある為 添付ファイル付きのメールは メールサ ーバーに溜め過ぎず 定期的にクライアント PC 上 (PC 本体のハードディスク (C ドライブ )) に保存して頂きます様お願いします 7
3.1.1. 新メールシステムでの Outlook 上の表示 以下の例図に示す赤枠の上部に [ 受信トレイ ] と表示されたフォルダー階層がメールサーバー上 に保存されるメールの表示となります 8
4. アドレス帳の閲覧 4.1. アドレス帳の表示方法アドレス帳の表示方法を以下に記します アドレス帳にはあらかじめすべてのユーザー ( 各部署を代表するアドレス 各研究ユニットを代表するアドレス ) が登録されております 1 右上 アドレス帳 をクリックします 2 検索したい人の名前 メールアドレスを入力してください 9
3 表示したいアドレスが表示されます 4 表示させたいアドレスをダブルクリックすると詳細情報が閲覧できます 10
4.2. 連絡先の作成方法 アドレス帳に表示されるアドレスを 連絡先 に作成する方法を 以下に記します 1 右上 アドレス帳 をクリックします 2 連絡先 に追加したい相手を選択し 右クリックします 3 右クリック後 窓枠が表示されますので 個人用の連絡先に追加 をクリックします 4 手順 3 にて 連絡先に登録したユーザーは 連絡先 を選択し 追加されていることを確認 11
します 5 引き続き 連絡先に追加したい場合 手順 1 から 3 を繰り返し操作します 登録した連絡先は個人アドレス帳に登録となっておりますので 他の人からは閲覧できませ ん 12
4.2.2. 連絡先グループの作成方法 1 連絡先 を選択し 連絡先グループ をクリックします 2 グループ名を入力し 名前入力箇所をダブルクリックします 今回は例としてグローバルアドレス帳に登録されている方の登録を行います 13
3 名前の箇所をダブルクリックし名前の入力を行ってください 同様にメールアドレスの入力も可能です 名前 メールアドレスにかかわらず連絡先 グローバル連絡帳に登録されている場合は候補が表示されます 14
4 保存して閉じる をクリックします 15
4.2.3. 連絡先グループの確認 1 連絡先 をクリックします 2 連絡先 に作成されたグループが追加されていることを確認します 16
5. 新メールシステムによるメールの送受信 5.1. メール送信メールの新規作成方法を 以下に記します 1 電子メール をクリックします 17
2 メール作成画面が表示されますので 宛先 に相手メールアドレスを入力します OIST の職員であれば名前での補完が可能です 複数名にメールを送信する場合は 送信したい相手を検索し 宛先 に追加することも可能 です 18
3 宛先 に送信したい相手が表示されていることを確認し 件名やメール本文を入力後 メール内容などに問題がなければ 送信 をクリックします 19
4 手順 3 にてメールの送信後 [ 送信済みアイテム ] フォルダーをクリックし メールが送信 されていることを確認します 20
5.2. メール受信 基本的には 受信したメールは自動的に受信トレイに入ります もしメールを強制的に受信したい場合は 送受信 をクリックします 21
6. フォルダー間のメール移動 6.1. クライアント PC にメールデータファイルの追加 1 メニューより 環境設定 を選択します 2 Outlook 環境設定の全般を選択します 22
3 [ このコンピューター上 ] のフォルダーを非表示にする のチェックを外します 4 このコンピューター上が表示されることを確認して下さい 23
6.2. クライアント PC のローカルフォルダーに移動先フォルダーの作成 メールサーバー上に保存されているメールをクライアント PC のローカルフォルダーに保存 ( 移 動 ) する際に必要な 移動先フォルダーの作成方法を 以下に記します 1 このコンピューター上を選択し 新規をクリックします 2 フォルダー を選択します 24
3 名称未設定フォルダー に名前を入力します 例 ) [2011/1Q] にします 4 [ このコンピューター上 ] に [2011/1Q] フォルダーが作成されたことを確認します 25
5 引き続き [2011/1Q] フォルダー内に新しいフォルダーを作成します 6 [2011/1Q] フォルダーを選択し 新規をクリックします 26
7 フォルダー を選択します 8 名称未設定フォルダー に名前を入力します 例 ) [ML] フォルダーを [2011/1Q] フォルダーに作成します 27
9 [2011/1Q] フォルダーに [ML] フォルダーが作成されたことを確認します 28
6.3. メールサーバー上のメールをクライアント PC のローカルフォルダーに移動 メールサーバー上に保存されているメールをクライアント PC のローカルフォルダーに保存す る方法を以下に記します 1 移動するメールを選択します 複数のメールを移動する場合 キーボードの Command キーを押しながらメールタイトルを選択します 例 ) 移動対象メールとして TEST TEST MAIL2 を選択します 2 移動 をクリックします 29
3 該当メールの移動先を選択クリックします 例 ) 本書では [2011/1Q] フォルダーの [ML] フォルダーを選択します ここでは [ML] フォルダーを移動先フォルダーとしていますが これはクライアント PC 上を指しますので メールサーバー上にあったメールがクライアント PC 上に移動してくることになります 4 [ 受信トレイ ] フォルダーから TEST MAIL と TEST MAIL2 のメールがないことを 確認します 30
5 [2011/1Q] フォルダーの ML フォルダーに メールが移動されていることを確認します 31
6.4. クライアント PC のローカルフォルダーに保存されているメールをメールサーバー上に移動クライアント PC のローカルフォルダーに保存されているメールをメールサーバー上に保存する方法を以下に記します 1 移動したいメールを選択します 2 移動 をクリックします 3 フォルダの選択を をクリックします 32
4 該当メールの移動先を検索します 移動先が決定しましたら 移動 を押下してください ここでは [ 受信トレイ ] を選択していますが これはメールサーバー上を指しますので クライアント PC 上にあったメールがサーバー上に移動してくることになります 33
5 手順 4 にて [2011/1Q] の [ML] フォルダーに当該メールがないことを確認します 6 [ 受信トレイ ] フォルダーに メールが移動されていることを確認します 34
7. Outloook からのメールサーバー使用容量の確認 7.1. メールサーバー使用容量の確認 Outlook にて メールサーバーの使用容量を確認する方法を 以下に記します Mac 版 Outlook では個々のフォルダーの容量のみ参照することが可能です 1 使用量を確認するフォルダーに対して Control を押しながら選択します フォルダーのプロパティ を選択します 35
2 フォルダプロパティが表示されますので フォルダーサイズ をクリックします フォルダーサイズ画面が表示されますので メールサーバー上で使用している容量を確認す ることが可能です 合計サイズの容量が 1GB 以上となっている場合は 6 章の フォルダー間のメール移動 を参照の上 クライアント PC へメールを移動して頂くようお願いします 36
8. 個人の予定表 ( スケジュール ) 操作 8.1. 個人の予定表 ( スケジュール ) の作成及び 予定表の閲覧 個人の予定表の新規作成方法及び 予定表の閲覧方法を以下に記します 1 左メニューの 予定表 をクリックします 37
2 予定表が表示されますので 予定 をクリックします 3 予定表の作成画面が表示されますので 件名 場所 本文 を入力の上 予定時間の 開始時刻及び 終了時間を決めます 38
4 予定時間が来る 前の時間に アラーム にてお知らせすることが可能です 既定では 15 分です 本書では アラームの設定を行います 予定表の作成が完了後 保存して閉じる をクリックします 5 開始時間の 15 分前にアラーム画面が表示されます Outlook を起動していないと アラーム画面は表示されません 39
6 作成した予定は 予定表より確認ができます 7 予定表を日 週 月毎で表示することが可能です 40
8 予定表を編集したい場合は 該当の予定にてダブルクリックします 予定表を削除したい場 合は Control+ 削除したい予定をクリックし 削除 をクリックします 41
8.2. 予定表 ( スケジュール ) の共有 Outlook では Microsoft Exchange アカウントを使用して他のユーザーとの予定表情報を下記 手順で共有することができます 8.2.1. 特定ユーザーに閲覧権限を付与する 1 左メニューの 予定表 をクリックします 2 個人の予定表を選択し アクセス権 を押下します 42
3 ユーザーの追加 を押下します 4 追加するユーザーを検索して OK を押下します 43
5 ユーザーが追加されたことを確認してアクセス権のレベルを 参照者 に変更します OK を押下してください 今回は test.exchange10 を参照者に変更します 上記作業で特定ユーザーに閲覧権限を付与することが可能です 44
8.2.2. 特定ユーザーに編集権限を付与する 1 左メニューの 予定表 をクリックします 2 個人の予定表を選択し アクセス権 を押下します 45
3 ユーザーの追加 を押下します 4 追加するユーザーを検索して OK を押下します 今回は test.exchange3 を追加します 46
5 アクセス権のレベルを 編集者 にし OK を押下します 追加したユーザーが自分の予定表に予定を書き込むことが可能となります 47
8.3. メンバーと会議予定を共有する 8.3.1. メンバーに会議出席依頼を出す 他 Exchange ユーザーに会議出席を出す場合には Outlook Web App をご利用ください 第 5 章 Outlook Web App 利用マニュアル ( 利用者向け ) をご覧ください 8.3.2. 会議出席依頼に返信する 会議出席依頼先メンバーへ依頼メールが届きます 会議出席依頼先メンバーはその依頼メール に対して 承諾 仮承諾 辞退 を選択することができます 1 承諾 は予定表に追加され 依頼元に承諾通知が送信されます 承諾から コメントをつけて返信する すぐに返信する 返信しない が選択できます 48
コメントをつけて返信する と すぐに返信する は会議主催者に承諾したメールが届き ます 2 仮承諾 は予定表に追加され 依頼元に仮予定として通知が送信されます 仮承諾から コメントをつけて返信する すぐに返信する 返信しない が選択できます コメントをつけて返信する と すぐに返信する は会議主催者に仮承諾したメールが届きます 3 辞退 は予定表に追加されません 辞退から コメントをつけて返信する すぐに返信する 返信しない が選択できます コメントをつけて返信する と すぐに返信する は会議主催者に辞退したメールが届きます 49
9. [ タスク ] で ToDo 管理 期限付きの処理や忘れずに対処する必要があることを [ 仕事 ] にて管理することができます ToDo リストを作成し 漏れのない管理を行うことができます 50
9.1. タスクの作成 1 [ タスク ] をクリックします 2 [ 件名 ] を入力します 3 [ 開始日 ] と [ 期限 ] を設定します 4 [ 優先度 ] を設定します ( 優先度は低 / 高と設定できます ) 51
5 アラームを鳴らす日時を設定します 6 タスクの 分類 を選択します 52
分類種別を選んで下さい 7 分類を設定しておくと 一覧で表示した際 分類項目ごとに並べ替えて表示されます [ 保存して閉じる ] をクリックします 53
10. 仕分けルールによるメール転送設定方法 業務メールを @oist.jp 以外のメールアドレスで受け取りたい場合 Outlook の [ 仕分けルール ] から自動転送設定を行う事が出来ます 10.1. ルールの作成 1 Outlook の ルール より ルールの作成 を押下します 2 ルール名 を決定し 条件を すべてのメッセージ 次の宛先にリダイレクト を選択 します リダイレクト先 ( 転送先 ) のアドレスを書いて OK ボタンを押下してください 上記作業で転送ルールが設定されます 54
11. 代表アドレスを閲覧する方法 11.1. 代表アドレス追加方法 3 Outlook を起動します 4 ツール より アカウント をクリックします 55
5 アカウントで左隅の + を選択後 Exchange を選択します 6 Exchange アカウント情報を入力します メールアドレスには代表アドレス ユーザー名 パスワードを入力してください 自動構成のチェックを外しサーバーには exch.oist.local を入力してください チェックを外す 56
11.2. 代表アドレス確認方法 1 Outlook2010 を起動します 2 通常のアカウントと同様に同期が開始され代表アカウントでのメール送受信が可能となります 57
12. 自動応答 ( 不在時 ) を設定する方法 12.1. 自動応答 ( 不在時 ) の設定を行います 1 Outlook を起動します 2 ツール より 自動応答( 不在時 ) をクリックします 58
3 自動応答の 不在時のメッセージを送信する にチェックを入れます 返信するメッセージ 不在期間 社外に返信する の設定を行います 設定終了後 OK を押下します 59