ニフティクラウドビジネスメール メール共有サービスユーザーズガイド 第 1.0 版平成 24 年 2 月 7 日 ニフティ株式会社
目次 はじめに... 3 1. 共有メールボックスとは... 4 2. 共有メールボックスを表示する... 5 3. 閲覧履歴 操作履歴を表示する... 8 4. 共有メールボックスからメールを送信する... 10 4-1. メールの新規作成... 10 4-2. メールの返信 転送... 12 5. 共有メールボックスを管理する... 14 5-1. 直接入力による共有ユーザーの登録... 14 5-2. ユーザー検索による共有ユーザーの登録... 16 6. モバイルメールで利用する... 19 6-1. メールボックスの選択... 19 6-2. メールの送信... 20 6-3. メールの返信 転送... 22 7. スマートフォンメールで利用する... 23 7-1. メールボックスの選択... 23 7-2. メールの送信... 24 7-3. メールの返信 転送... 26 8. 共有メールボックスの制限事項... 27 8-1. 共有メールボックスで共有ユーザーが行うことができない操作... 27 8-2. 共有メールボックスの共有ユーザー間で共有される設定... 27 2
はじめに 本ヘルプの概要 本ヘルプは WebMail の 共有メールボックス 機能を使用してメールを送受信する方法などを説明しています なお 本ヘルプに掲載されている画面は WebMail のご利用の環境によって 実際に表示される画面と異なる場合があります 略称 総称について 本ヘルプでは 以下の略称および総称を使用しています 略称 総称 Windows XP 意味 Microsoft Windows XP の略称です 本ヘルプ使用上の留意事項 本ヘルプに掲載されている画面は Windows XP の環境で表示された画面を使用しています なお WebMail をご利用の環境によって 実際に表示される画面と色合いやボタンの形などが多少異なる場合があります 商標について Microsoft Windows は 米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標または商標です その他 本ヘルプに記載されている会社名や製品名などは それぞれ各社の登録商標または商標です 3
1. 共有メールボックスとは 共有メールボックス 機能は 一つのメールボックスに対して 複数の利用者が WebMail 上で共有すること ができるようにする機能です 共有メールボックスとは 複数の利用者が共有することができるメールボックスのことです 自分のメールボックスを共有メールボックスにするには 特定のメールボックスを共有メールボックスに設定する操作は管理者のみ可能であり 利用者は行 うことができません 本ヘルプでは 利用者を操作権限ごとに以下のように呼びます 共有メールボックス所有者 共有メールボックスの本来の所有者です 共有メールボックスの利用許可など 共有メールボックスに関 する設定を行うことができます 共有ユーザー 共有メールボックスを利用することが許可された利用者です 自身のログイン ID およびパスワードで WebMail にログインすることで 共有メールボックスも利用できます 4
2. 共有メールボックスを表示する 共有メールボックスを表示するためには 共有メールボックス所有者から 事前に共有メールボックスの利用を許可されている必要があります 共有メールボックスの利用許可設定を受けた状態で WebMail にログインすると 通常のツリー ( フォルダ一覧 ) とは別に 新たに共有メールボックスのツリーが表示されます ログイン直後の共有メールボックスはツリーが必ず閉じた状態で表示されます をクリックすることで ツリーが展開されます 共有メールボックスの未読情報を確認するには ログイン直後は閉じた状態で表示されるため 共有メールボックスはツリーを開くまでフォルダごとの未読件数等は確認することができません ただし 未読の存在するツリーにはツリー名 ( 共有メールボックス名 ) の末尾に (+) の記号がつくため ツリーが閉じた状態でも未読の有無については把握することができます ( ツリーが閉じている場合のみ 上記のように表示されます ) 5
共有メールボックスのツリー内では 通常の WebMail と同様の操作によるメールの閲覧が可能です ただし メールの移動や削除等 共有メールボックス内では実行できない操作もあります 8. 共有メールボックスの制限事項 を参照してください 共有メールボックスは利用許可設定を受けている数だけ ツリーとして表示されます 共有メールボックスでは ホームアイコン 上で右クリックにより表示されるメニューから 共有メールボックスツリーの上下移動 共有メールボックスの色指定を行うことができます 共有メールボックスごとの表示 非表示を選択することはできません 6
共有メールボックスの位置を移動するには 共有メールボックスのホームアイコン上で 右クリックにより表示されるメニューから メールボックスを上に移動 メールボックスを下に移動 を選択することで 選択した共有メールボックスのツリー位置を移動させることができます 上や下にこれ以上移動できない場合は メニューが灰色表示となり選択できなくなります なお 移動できるのは共有メールボックスのみで ユーザ自身のメールボックス ( ホーム ) は移動することはできません 共有メールボックスの配色を変更するには 共有メールボックスの共有メールボックス名の文字色を変更することで 複数の共有メールボックスを 利用する場合に分類しやすくなります 配色を変更するためには 共有メールボックスのホームアイコン 上で 右クリックにより表示される メニューから メールボックスカラー設定 を選択し 表示されるサブメニューから任意の色を選択します 変更した配色は ホームアイコンの文字色 メール作成画面の選択プロファイル メイン画面左上で現在選択されているメールボックスの表示名に反映されます ただし ここで設定する配色は共有ユーザーの個人設定として保存され 同じ共有メールボックスの共有ユーザー間では共有されません 7
3. 閲覧履歴 操作履歴を表示する 閲覧履歴を確認する 共有メールボックスでは メールを閲覧した共有ユーザーの履歴を WebMail 上から確認することができま す メール内容表示領域の右上の 閲覧 をクリックすると 共有ユーザーの閲覧履歴が本文領域内に表 示されます 閲覧履歴では 以下の情報が表示されます タイトル No 閲覧日時共有ユーザ 説明メールが閲覧された順序メールが閲覧された日時閲覧した共有ユーザーの氏名およびメールアドレス 閲覧履歴の削除について 閲覧履歴を消去することは 共有ユーザー 共有メールボックス所有者 管理者のいずれも行うこと ができません 8
操作履歴を確認する 共有メールボックスでは 共有ユーザーが行ったメール操作履歴を WebMail 上から確認する ことができます メール内容表示領域の右上の 閲覧 をクリックすると 閲覧履歴が本文領域内に表示されます 操作履歴では 以下の情報が表示されます タイトル No 操作保存日時送信日時共有ユーザコメント メールが操作された順序 説明 表示される操作内容は以下の通りです 送信済み 返信済み 転送済み 草稿保存 メールが保存または操作された日時 操作した共有ユーザーの氏名およびメールアドレス 操作の際に記入されたコメント 操作履歴の削除について 操作履歴を消去することは 共有ユーザー 共有メールボックス所有者 管理者のいずれも行うことができません 操作履歴の記録について 操作履歴は新規作成 返信 転送の操作ごとに 1 件ずつ記録され 送信または保存のタイミングで操作内容および入力されたコメントが上書きされます 9
4. 共有メールボックスからメールを送信する 共有メールボックスの共有ユーザーは その共有メールボックスのメールアドレスを送信者とするメールの送 信や返信 転送を行うことができます 4-1. メールの新規作成 メール送信を行いたい共有メールボックスを選択した状態で ( 作成アイコン ) をクリックし メー ル作成画面を開きます 10
メール作成画面でプロファイルを選択します 共有メールボックスの設定で 個人プロファイルを利用することが許可されている場合は 送信者 をプ ルダウンで選択し 個人プロファイルも選択することができます 個人プロファイルの利用について 共有メールボックス内での個人プロファイルの使用については管理者が設定します ご利用の環境によっては 共有メールボックス上で個人プロファイルが使用できない場合があります プロファイルを判別しやすくするには 共有メールボックスのプロファイルには 共有メールボックスに設定した配色が文字色として使用されます 個人プロファイルとの区別が付きにくい場合は 共有メールボックスに配色をしておくと判別しやすくなります 個人プロファイルを使用して送信したメールについて 個人プロファイルに変更して送信したメールも 共有メールボックスに送信済みとして保存されます また 操作履歴も残ります 11
コメント にはメールを送信した際のコメントを任意で登録することができます 入力されたコメントは 操作履歴 から閲覧することができます 入力した内容に問題がなければ ( 送信アイコン ) をクリックし メールを送信します 未登録アドレス帳の登録処理について 共有ユーザーは共有メールボックスの個人アドレス帳にメールアドレスの登録を行うことはできません そのため 利用者のオプション設定で メッセージを送信後に アドレス帳登録確認画面を表示する が有効になっている状態でも アドレス帳登録確認画面は表示されません 8. 共有メールボックスの制限事項 共有メールボックス上での上司承認処理について 利用する共有メールボックスが上司承認の対象となっている場合 共有メールボックスから送信したメールは 共有メールボックス所有者に指定された承認者の承認を受けないと 送信することができません ( メールは申請箱に入ります ) 申請処理については 個人のメールボックスの場合と同じです 上司承認機能については Web メールユーザーズガイド を参照してください 4-2. メールの返信 転送 メールの返信や転送についても 通常の WebMail と同様の操作で行うことができます 返信の際のプ ロファイルの選択やコメントの入力は 4-1. メールの新規作成 と同じ操作となります メールの送信や転送については Web メールユーザーズガイド を参照してください 12
他の共有ユーザが編集中です と表示された場合 返信や転送を行おうとした際に 以下のようなダイアログボックスが表示される場合があります これは同時に複数の共有ユーザーが同じメールに返信してしまわないようにする共有メールボックスの排他制御機能によるものです 他の共有ユーザーが編集中のメールを編集するには 排他制御されているメールを選択し 右クリックメニューから 排他解除 を選択することで 他の共有ユーザーが編集中でも返信や転送の操作を行うことができるようになります 13
5. 共有メールボックスを管理する 共有メールボックス所有者は 利用者に共有メールボックスの利用許可を設定することができます 共有メールボックスへの共有ユーザーの登録は 以下の方法があります 登録したい利用者のメールアドレスを直接入力する ( アドレス直接入力で登録 ) 登録可能な利用者を検索し 検索結果から共有ユーザーを登録する ( 検索結果から登録 ) 共有メンバーの登録について 共有メールボックスにおける共有メンバーの登録は その共有メールボックスの所有者のみ可能です 管理者によって共有メールボックスに設定されていない場合 共有ユーザーの設定メニューは表示されません 5-1. 直接入力による共有ユーザーの登録 共有メールボックス所有者の ID およびパスワードで WebMail にログインし ホームアイコン の右ク リックにより表示されるメニューから 共有ユーザの設定 をクリックし サブメニューから アドレス直 接入力で登録... を選択します 14
共有ユーザの設定 ダイアログが開きます テキストエリアに 共有を許可したい利用者のメールアドレスを入力します 複数のメールアドレスを入力する場合は メールアドレスを改行で区切って入力してください 共有ユーザーの登録件数について 登録できる件数は ご利用の環境で設定されている上限を超えて入力ことはできません 上限を 超える場合は警告が表示されます 入力に問題がなければ [OK] をクリックします 入力を取り消したい場合は [ キャンセル ] をクリックします キャンセルすると入力された内容は登録さ れず それまでの設定のままとなります 15
5-2. ユーザー検索による共有ユーザーの登録 共有メールボックス所有者の ID およびパスワードで WebMail にログインし ホームアイコン の右ク リックにより表示されるメニューから 共有ユーザの設定 をクリックし サブメニューから 検索結果か ら登録... を選択します 共有ユーザ検索 登録 画面が開きます ダイアログ左上の入力エリアに検索キーワードを入力します プルダウンで検索対象を メールアドレス もしくは 名前 から選びます [ 検索 ] をクリックします 検索キーワードは部分一致で検索されます 16
検索結果が アカウント検索結果 に一覧表示されます 検索結果が多い場合は ページ単位で表示されます [ 前へ ][ 次へ ] ボタンをクリックするか またはペ ージ番号を入力して [ ページ ] ボタンをクリックすることで指定したページに移動します アカウント検索結果の一覧から 共有ユーザーとして登録したいアカウントを選択し [ 登録 ] ボタンをク リックすると 右側の 登録済みアカウント一覧 に追加されます 登録済みアカウント一覧には 既に登録されている共有ユーザーの一覧が表示されています このア カウントを選択し [ 削除 ] ボタンをクリックすることで 共有ユーザーの登録を解除することができます 17
共有ユーザーの選択について アカウント検索結果および登録済みアカウント一覧に表示される共有ユーザーは Ctrl キーを押しなが らクリックすることで複数選択できます 共有ユーザの登録 削除が完了したら [ 確定 ] ボタンをクリックします 取り消す場合は [ キャンセル ] ボタンをクリックします 登録済みアカウント一覧に変更があった場合は 確認ダイアログが表示されます 18
6. モバイルメールで利用する WebMail で共有許可されていれば モバイルメールでも共有メールボックスを利用することができます 6-1. メールボックスの選択 共有ユーザーがモバイルメールにログインすると メイン画面に [9] メールボックス選択 項目が表示さ れます [9] メールボックス選択 を押下すると メールボックス選択画面へ移動します メールボックス選択画面では 個人メールボックスと共有メールボックスが表示されます メールボックス名をクリックすることで個人 / 共有メールボックスの切り替えが行えます 選択中のメールボックス名の右側に ( 選択中 ) と表示されます 19
6-2. メールの送信 メールボックス選択画面で共有メールボックスを選択したら [2] 新規メール作成 作成を選択します メール作成画面でプロファイルを選択します プロファイル選択 ボタンを選択すると プロファイル選択画面 へ移動します 20
ラジオボタンでプロファイルを選択します 共有メールボックスで個人プロファイルを利用することが許可されている場合は 個人プロファイルを選択することもできます => 内容確認 を選択するとプロファイルの詳細を確認することができます 個人プロファイルの利用について 共有メールボックス内での個人プロファイルの使用については管理者が設定するため 共有メールボックス上で個人プロファイルが使用できない場合があります 個人プロファイルを使用して送信したメールについて 個人プロファイルに変更して送信したメールも 共有メールボックスに送信済みとして保存されます 入力した内容に問題がなければ 送信 ボタンを選択し メールを送信します 共有メールボックス上での上司承認処理について 利用する共有メールボックスが上司承認の対象となっている場合 共有メールボックスから送信したメールは共有メールボックス所有者に指定された承認者の承認を受けないと送信することができません ( メールは申請箱に入ります ) 申請処理については 個人のメールボックスの場合と同じです 上司承認機能については Web メールユーザーズガイド を参照してください 21
6-3. メールの返信 転送 メールの返信や転送についても 通常の新規作成手順と同様の操作で行うことができます 返信の際 のプロファイルの選択やメールの送信 転送については 6-2 メールの送信 と同じ操作になります メール詳細画面のメニューに 排他解除 と表示された場合 返信や転送を行おうとした際に 以下のようなメニューが表示される場合があります これは同時に複数の共有ユーザーが同じメールに返信してしまわないようする共有メールボックスの排他制御機能によるものです 他の共有ユーザーが編集中のメールを編集したい場合は 排他制御されているメールを選択し メニューから 排他解除 を選択することで 他の共有ユーザーが編集中でも返信や転送の操作を行うことができるようになります 22
7. スマートフォンメールで利用する WebMail で共有許可設定されていれば スマートフォンメールでも共有メールボックスを利用することができ ます 7-1. メールボックスの選択 共有ユーザーがスマートフォンメールにログインすると メイン画面に メールボックス選択 項目が表示 されます メールボックス選択 を押下すると メールボックス選択画面へ移動します メールボックス選択画面では 個人メールボックスと共有メールボックスが表示されます メールボックス名をクリックすることで個人 / 共有メールボックスの切り替えが行えます 選択中のメールボックス名の右側に ( 選択中 ) と表示されます 23
7-2. メールの送信 メールボックス選択画面で共有メールボックスを選択したら メール作成選択画面で 新規メール作成 を選択します メール作成画面でプロファイルを選択します プロファイル選択 ボタンを選択すると プロファイル選択画面 へ移動します 24
ラジオボタンでプロファイルを選択します 共有メールボックスで個人プロファイルを利用することが許可されている場合は 個人プロファイルを選択することもできます > を選択することで プロファイルの詳細を確認することができます 個人プロファイルの利用について 共有メールボックス内での個人プロファイルの使用については管理者が設定するため 共有メールボックス上で個人プロファイルが使用できない場合があります 個人プロファイルを使用して送信したメールについて 個人プロファイルに変更して送信したメールも 共有メールボックスに送信済みとして保存されます 入力した内容に問題がなければ 送信 ボタンを選択し メールを送信します 共有メールボックス上での上司承認処理について 利用する共有メールボックスが上司承認の対象となっている場合 共有メールボックスから送信したメールは共有メールボックスの所有者に指定された承認者の承認を受けないと送信することができません ( メールは申請箱に入ります ) 申請処理については 個人のメールボックスの場合と同じです 上司承認機能については Web メールユーザーズガイド を参照してください 25
7-3. メールの返信 転送 メールの返信や転送についても 通常の新規作成手順と同様の操作で行うことができます 返信の際 のプロファイルの選択やメールの送信 転送については 7-2 メールの送信 と同じ操作になります メール詳細画面のセレクトボックスに 排他解除 と表示された場合 返信や転送を行おうとした際に セレクトボックスに以下のようなメニューが表示される場合があります これは同時に複数の共有ユーザーが同じメールに返信してしまわないようにする共有メールボックスの排他制御機能によるものです 他の共有ユーザーが編集中のメールを編集したい場合は 排他制御されているメールを選択し メニューから 排他解除 を選択することで 他の共有ユーザーが編集中でも返信や転送を行うことができるようになります 26
8. 共有メールボックスの制限事項 8-1. 共有メールボックスで共有ユーザーが行うことができない操作 以下の項目は 共有メールボックスに対して 共有ユーザーが行うことができない操作です 共有メールボックス所有者については これらの操作を含めた通常の WebMail と同様の操作ができます メールの移動 メールの削除 ( ごみ箱を空にする SPAM フォルダを空にする を含む ) メールの未読化 メールのインポート フォルダの作成 変更 削除 オプション設定の操作 メール詳細設定 プロファイルの設定 振り分け条件の設定 個人アドレス帳でのメールアドレス ( フォルダ グループ ) 登録 変更 削除 SPAM ブロックの登録 以下の項目はモバイルメールやスマートフォンメールの利用時に 共有メールボックスで利用者が行うことが出来ない操作です 宛先選択画面で 共通アドレス帳 個人 / 共通アドレス帳 の表示 共有メールボックスのメールの閲覧履歴 操作履歴の表示 直接入力による共有ユーザーの追加 ユーザ検索による共有ユーザーの追加 8-2. 共有メールボックスの共有ユーザー間で共有される設定 以下の項目については 共有メールボックスの共有ユーザー間で設定が共有されます そのため ある共有ユーザーが設定した操作が他の共有ユーザにも影響します 検索結果 ラベル フラグ 27